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Reglamento de Organización y Funciones
Reglamento de Organización y Funciones
REGLAMENTO
DE ORGANIZACION
Y FUNCIONES
Instructivo
Reglamento de organización y funciones
Lima, Perú
Marzo, 2005
Elaboración de contenidos:
Programa Pro Descentralización - PRODES.
Área de Desarrollo y Fortalecimiento de Capacidades
Producción gráfica:
duArtes 247 2788
Ilustraciones :
Federico Gutiérrez
Lucia Córdova
@2005 PROGRAMA Pro Descentralización - PRODES, Consejo Nacional de la Descentralización - CND, Ministerio de Econo-
mía y Finanzas MEF- DNPP. La información contenida en este módulo puede ser reproducida total y parcialmente, siempre y
cuando se mencione la fuente de origen y se envíe un ejemplar a PRODES, CND y MEF.
Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo de USAID - PERÚ, bajo los términos del contrato N° 527-C-00-03-00049-00.
Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de la agencia.
E l presente instructivo se propone orientar la elaboración del reglamento de
organización y funciones (ROF) que constituye una de las herramientas de sig-
nificativa importancia para la gestión administrativa de la municipalidad. No se
trata sólo de un documento normativo que ordena funciones, responsabilida-
des y obligaciones, sino del instrumento en el que se plasma y ordena los proce-
sos clave identificados en el plan de desarrollo institucional (PDI).
1 2
Procesos de provisión de servi- Procesos de administración, que
cios, orientados a atender las de- constituyen el soporte básico para
mandas de la comunidad a tra- facilitar la gestión de los procesos
vés de las cuales las municipali- de provisión de servicios. Se ubi-
dades cumplen las funciones can en los denominados órganos
que son de su competencia. Es- de apoyo y asesoría. Generalmen-
tos procesos se ubican en los de- te son conocidos como los siste-
nominados órganos de línea. mas administrativos.
De ahí que toda estructura orgánica y todo reglamento que no tenga como
punto de partida los procesos clave, la misión institucional y los objetivos estra-
tégicos institucionales, devienen en instrumentos sin ninguna orientación y con
poca efectividad en el desarrollo de la localidad. Su actuación estaría condicio-
nada a la coyuntura y a las decisiones de contingencia que las autoridades y
funcionarios asuman, con alto riesgo de ineficiencia en el uso de los recursos y
potencialidades locales.
INSTRUCTIVO
PROBLEMATIZANDO
Total, se trata
de cumplir con
la norma ¿no?.
Actividad
3
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
IN FORMANDONOS
El reglamento de organización y
funciones
Pretende:
4
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
ORGANIZACIÓN MUNICIPAL
MISIÓN
OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE
DESARROLLO DESARROLLO
5
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
En realidad, no es obligatorio
que la municipalidad tenga todos
Pero, entonces, buena parte los órganos señalados. La misma
de las municipalidades del país norma indica que depende de su
tendrían dificultades para lograr capacidad de gasto.
una estructura básica como
señala la ley.
6
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
7
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
Actividad
1. Lee las circunstancias más comunes que traen consigo riesgos y errores en el
diseño de la organización municipal.
2. ¿Qué será lo que lleva a una municipalidad a cometer errores como los citados,
en su diseño organizacional?
8
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
ESTRUCTURA ORGÁNICA: MUNICIPALIDAD PEQUEÑA
NOTAS
COMISIÓN
CONCEJO MUNICIPAL Esta estructura orgánica es una
DE REGIDORES
aproximación de una estruc-
tura orgánica para una muni-
OFICINA DE AUDITORÍA CONCEJO DE cipalidad pequeña.
INSTITUCIONAL ALCALDÍA COORDINACIÓN LOCAL
No debe considerarse un mo-
delo tipo, ya que cada enti-
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
La unidad de planificación y presupuesto y la de asesoría legal pueden ser materia de servicios de terceros.
1) La oficina de auditoría institucional puede ser materia de implementación a través de convenio con la municipalidad pro-
INSTRUCTIVO
vincial.
2) En caso que la gerencia municipal no sea implementada, sus funciones pueden recaer en la unidad de administración y
finanzas.
9
10
MÓDULO
ESTRUCTURA ORGÁNICA: MUNICIPALIDAD PEQUEÑA RURAL
NOTAS
COORDINACIÓN se incluye en
LOCAL la estructura señar su organización en
función a objetivos de desa-
Agrupa
rrollo locales y a la realidad
ÁREA DE específica de su distrito.
funciones de
ADMINISTRACIÓN Y
administración
FINANZAS
y tributación Existen funciones que pue-
den realizarse a través de ter-
ceros: presupuesto, contabi-
lidad, asesoría legal, elabo-
ÁREA DE Relación con ración de proyectos, la
ÁREA DE DESARROLLO
PROMOCIÓN SOCIAL AGROPECUARIO Y
las unidades procuradoría y la auditoría
Y PARTICIPACIÓN productivas institucional puede llevarse
OBRAS
a través de convenios.
Relación con
organizaciones y
promueve la
participación
ESTRUCTURA ORGÁNICA: MUNICIPALIDAD MEDIANA
COMISIÓN
CONCEJO MUNICIPAL DE REGIDORES
OFICINA DE AUDITORÍA
INSTITUCIONAL
CONCEJO DE
COORDINACIÓN LOCAL
OFICINA PROCURADORÍA ALCALDÍA
MUNICIPAL
JUNTA DE DELEGADOS
VECINALES
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECRETARÍA GENERAL
GERENCIA MUNICIPAL
OFICINA DE
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y
ASESORÍA LEGAL
FINANZAS
UNIDAD DE CONTABILIDAD
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO PRESUPUESTO
UNIDAD DE RENTAS
INSTRUCTIVO
APOYO AL FOMENTO
PROGRAMA VASO DE LECHE
DE INVERSIONES
11
12
MÓDULO
ESTRUCTURA ORGÁNICA: MUNICIPALIDAD MEDIANA - GRANDE
ÓRGANOS DE GOBIERNO
CONCEJO DE
ÓRGANOS
COORDINACIÓN
CONSULTIVOS
LOCAL
SECRETARÍA GENERAL
ALCALDÍA AGENCIA DE PROMOCIÓN
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
DE INVERSIÓN PRIVADA
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
COMITÉ DE SEGURIDAD
CIUDADANA
GERENCIA MUNICIPAL
ÓRGANOS DE APOYO
ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
OFICINA DE RENTAS OFICINA DE
ADMINISTRACIÓN
OFI. DE PLANIFICACIÓN Y PRESU
U. ADM. TRIBUTARIA TESORERÍA
OFI. ASESORÍA JURÍDICA
U. RECAUDACIÓN TRIBUTARIA CONTABILIDAD
Actividad
13
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
3. Evaluar y priorizar
los procesos centrales
2. Hacer un diagnóstico
interno Evaluar la capacidad interna para
abordar los aspectos identificados
Conocer cómo estamos funcionan- y priorizar cuáles serían los
do en relación a la misión de la
atendidos.
municipalidad.
4. Propuesta de
1. Revisión de planes de DISEÑO DE LA estructura orgánica
desarrollo y estrategia ORGANIZACIÓN
Proponer una primera estructura
Se revisa el plan de desarrollo orgánica de la municipalidad. Ésta
institucional (PDI) y el plan de será analizada y validada en
desarrollo concertado (PDC). equipo.
5. Elaboración de reglamento de
organización y funciones (ROF)
Actividad
14
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
Dinámica:
«HACIA LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL».
Objetivo: Debatir acerca de los pasos básicos para un buen diseño organi-
zacional y manejarlos eficientemente.
Tiempo: 40 minutos.
¿Qué se necesita?
1234
1234
1234 Un papelote.
1234
1234
1234 Un dado.
1234
1234
1234 Cinta adhesiva.
1234
1234
1234 Plumones.
1234
1234
1234 5 tarjetas conteniendo los pasos básicos para la organización municipal. En
1234
su reverso se encuentra el contenido completo de cada paso. Deberás foto-
copiar las tarjetas, cortarlas y pegarlas de tal manera que a un lado quede el
título del paso y al otro lado el texto.
1234
1234
1234 11 tarjetas con preguntas. Solo necesitas fotocopiarlas y cortarlas , no tienen reverso.
¿Cómo se procede?
1234
1234
1234 Reúne un grupo de 4 a 6 personas y promueve la participación de todos.
1234
1234
1234
1234 Pon sobre la mesa secuencialmente las tarjetas de pasos básicos para dise-
ñar la organización municipal, llegando a formar cinco columnas.
1234
1234
1234 Ponte de acuerdo quién lanzará primero el dado; si esta persona obtiene 6, elige
una tarjeta con el ícono de interrogante; la lee en voz alta y responde de forma
individual, en pareja, o grupalmente, según las indicaciones.
1234
1234
1234 Con el grupo identifica ¿a qué paso corresponde esa tarjeta?, luego se colo-
ca en su respectiva columna.
1234
1234
1234 A un costado se colocan las tarjetas que consideran necesario debatirlas. Si
es necesario se puede recurrir a la lectura del contenido de cada paso (re-
verso de tarjeta de pasos).
1234
1234
1234
1234 Finalmente se pegan ordenadamente las tarjetas en un papelote, y se discu-
te por qué es importante seguir este procedimiento.
15
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MODELO DE TARJETAS DE PASOS BÁSICOS
(fotocopiar para recortar por fila, doblar y pegar los reversos)
16
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
MODELO DE TARJETAS DE PASOS BÁSICOS
(fotocopiar para recortar por fila, doblar y pegar los reversos)
17
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MODELO DE TARJETAS DE PREGUNTAS
(fotocopiar para recortar cada tarjeta)
¿
¿A qué paso corresponde conocer en deta-
lle los problemas y potencialidades de la lo-
¿
calidad, así como los objetivos estratégicos ¿Qué instrumento te permite conocer cómo
planteados? Si no recuerdas, pide ayuda al estamos funcionando en relación a la mi-
grupo. sión de la municipalidad?
¿
Pregunta a tu compañero(a) de la derecha:
¿por qué es importante este paso?
¿
¿ ¿
¿En qué momento ubicamos y definimos la Pregunta al grupo: ¿qué pasaría si se elabo-
orientación de la organización municipal? ra el ROF sin antes hacer el diagnóstico in-
Si no recuerdas, pide ayuda al grupo. terno de la municipalidad?
¿ ¿
¿
Recuerda y responde:
¿ prometidos? ¿
18
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
MODELO DE TARJETAS DE PREGUNTAS
(fotocopiar para recortar cada tarjeta)
¿
Ya revisamos los planes de desarrollo y es-
¿
Ya validamos la estructura orgánica, tene-
trategias e hicimos un diagnóstico interno, mos una en la que todos estamos de acuer-
evaluamos y priorizamos los procesos cen- do. Ahora pregunta al grupo: ¿qué nos toca
trales. Ahora, ¿qué hacemos? hacer?
¿ ¿
¿ ¿
Recuerda y responde: ¿Te parece importante identificar el conjunto
de funciones y competencias que corres-
¿Qué paso es el que ayuda a identificar los ponde a determinado nivel de gobierno?,
aspectos críticos, los problemas en los pro- ¿por qué?
cesos y analizar los recursos de que se dis-
pone? Pregunta al grupo: ¿qué pasa si no tomamos
¿ ¿
en cuenta este paso de diagnóstico interno?
¿
Comenta con el grupo acerca de:
12345
12345
12345
12345
12345 TENER UN ENFOQUE DE SISTEMAS
Actividad
20
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
12345
12345
12345
12345 BASADA EN LOS PROCESOS CLAVE
LO
EJEMP Si uno de los procesos clave está relacionado con el "fomento de
la actividad agropecuaria" puede suceder que por limitaciones presupues-
tarias o falta de cuadros profesionales la municipalidad no puede asumir
estas funciones, entonces una estrategia alternativa se orientaría a fortale-
cer alianzas o convenios con otras instituciones especializadas en el tema,
de tal forma que este proceso se pueda impulsar.
12345
12345
12345 SERVICIOS ORIENTADOS AL CLIENTE
12345
12345
12345
12345 ORGANIZACIÓN CENTRADA EN LAS PERSONAS
12345
Quienes dirigen y realizan actividades son las personas. Son éstas las que
finalmente producen los bienes y servicios. Por tanto debe existir criterios
de profesionalidad, especialización y de desarrollo permanente de las ca-
pacidades del personal de la municipalidad.
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
Actividad
La elaboración del
reglamento de organización y
funciones (ROF) parte de
tres insumos básicos:
RO
F
22
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
2.
1. La normativa municipal
(Ley orgánica de municipali- 3.
La información dades, normas sobre los siste-
sistematizada mas administrativos del sector La estructura
de funciones, de las público y otras. orgánica
potencialidades y / o
problemas priorizados.
ROF
Apoyados en estos insumos se procede a elaborar el ROF.
Actividad
Dinámica
"HACIENDO NUESTRO ROF"
¿Qué necesitas?
1234
1234
1234
1234 Papelógrafos, plumones, cinta adhesiva y tarjetas.
1234
1234 Organigrama estructural de la municipalidad.
Procedimiento:
1234
1234
1234 Divide los formatos del ROF en tres partes o momentos (ejemplo: del capítulo I – IV; V-VII y
del VIII al XII) y copia por separado (en papelotes) la estructura del reglamento y el conteni-
1234
1234
do de estos capítulos.
1234 Procede a coordinar y dirigir los tres momentos del taller.
23
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
1er momento
2do momento
3er momento
24
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
MODELO DE TARJETAS
Dinámica: haciendo nuestro ROF
(fotocopiar para recortar por fila, doblar y pegar los reversos)
1.
Para elaborar el propósito y alcance del
reglamento es necesario tomar en cuen-
ta la misión y los objetivos estratégicos
1er MOMENTO hacia donde se orienta la municipali-
dad.
2.
Para determinar fines, funciones y com-
petencias que le corresponde a tu insti-
tución, antes debes recordar y respon-
der:
1er MOMENTO
- ¿Cuál es la visión de tu municipali-
dad?
- ¿Cuáles son las potencialidades de la
localidad y los objetivos de desarro-
llo?
3.
Para determinar con qué comisiones
coordinará la municipalidad:
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MODELO DE TARJETAS
Dinámica: haciendo nuestro ROF
(fotocopiar para recortar por fila, doblar y pegar los reversos)
1.
Reflexiona y responde:
2do MOMENTO
¿En qué beneficia a la institución el que
su oficina de auditoría tenga mayor re-
lación con la Contraloría General de la
República?
2.
¿Por qué al momento de describir las
funciones y responsabilidades del más
2do MOMENTO alto nivel es importante articular los ob-
jetivos institucionales de corto plazo con
los objetivos de desarrollo?
3.
- ¿Cuáles son las funciones específicas
que las normas legales han determi-
nado para los órganos de asesora-
miento?
26
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
MODELO DE TARJETAS
Dinámica: haciendo nuestro ROF
(fotocopiar para recortar por fila, doblar y pegar los reversos)
1.
¿Qué órganos de línea tiene tu munici-
palidad? ¿cuáles son sus funciones y atri-
3er MOMENTO
buciones? ¿por qué los órganos de línea
son los entes vinculados a las operacio-
nes relacionadas directamente con la
población?
2.
¿Tu municipalidad se esfuerza en esta-
blecer relaciones con instituciones loca-
3er MOMENTO les y externas? ¿qué estrategias ayuda-
rían a fortalecer más esa relación? Ela-
bora una propuesta.
3.
- Recuerda: ¿cuál es el régimen labo-
ral al que pertenecen los trabajado-
res de las municipalidades?
3er MOMENTO
- ¿Sabías que se está reglamentando la
nueva ley del empleo en el sector
público?
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
TÍTULO SEGUNDO:
Confía en mí.
TÍTULO TERCERO:
LOM
Del órgano de gobierno Se describe las funciones y atri-
123
buciones en base a lo dispues-
123
123
123
Concejo municipal to por la ley orgánica de mu-
123
123 Alcaldía nicipalidades, tanto de la alcal-
día como del concejo munici-
pal.
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
ESTRUCTURA CONTENIDO
DEL REGLAMENTO BÁSICO
Recordemos que el
funcionario de este nivel
TÍTULO SEXTO: Los artículos deben des- debe articular los objetivos
cribir las funciones y res- institucionales de corto
De los órganos de dirección. ponsabilidades del más plazo, con los objetivos
alto nivel de dirección, de desarrollo.
123
123
123 Gerencia municipal. coordinación, planifica-
ción, supervisión y con-
trol.
29
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
ESTRUCTURA CONTENIDO
DEL REGLAMENTO BASICO
Si,
Entonces,
de orientación y
estos órganos tienen
conducción de
funciones bien
procesos con base
específicas, ¿no?
legal específica
TÍTULO SÉPTIMO: para cada uno
de ellos.
De los órganos de asesora- Los artículos deben incorporar
miento. las funciones y atribuciones
123
que cada norma específica ha
123
123 Procuraduría pública muni- determinado para estos órga-
123
cipal. nos.
123
123
123
Oficina de asesoría jurídica.
123
123 Oficina de planeamiento y
presupuesto.
30
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
ESTRUCTURA CONTENIDO
DEL REGLAMENTO BÁSICO
Estas gerencias son
fundamentales para la gestión
TÍTULO NOVENO: Se incorpora las atribuciones y municipal. En ella se traducen
funciones necesarias para que la misión y los objetivos de
cada órgano desarrolle sus ac- desarrollo.
De los órganos de línea.
tividades en función a los ám-
123
123
123 Gerencia de desarrollo ur- bitos de desarrollo a intervenir
123
bano y obras. o problemas identificados que
123
123
123 Gerencia de promoción del se haya determinado abordar
desarrollo económico. en la fase de diseño organi-
123
123
123 Gerencia de participación zacional.
ciudadana
123
123
123 Gerencia de servicios y me-
123
dio ambiente.
123 Son los entes
123 Gerencia de educación,
productores de bienes
cultura y deporte. y/o servicios dirigidos a
la población.
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
ESTRUCTURA CONTENIDO
DEL REGLAMENTO BÁSICO Recuerda que se está
reglamentando la nueva ley del
TÍTULO ONCEAVO: empleo en el sector público, es
necesario revisarla.
Régimen laboral. Régimen laboral al que perte-
necen los trabajadores. Régi-
men del sector público.
TÍTULO DOCEAVO:
ROF
El ROF es importante porque:
32
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
PDCL VISIÓN
OBJETIVOS
INSTITUCIONALES
PROGRAMAS Y
SUBPROGRAMAS
Py Act
POI
RESULTADOS
Py Act
PROCESOS
Funciones
Responsabilidades ROF Estructura
Relaciones organizada
Tiempos
Recursos Funciones
Tecnologias
Procedimientos
CAP MOF
Manuales de
gestión por servicios
Fuente: Consejo Nacional de Descentralización CND. Gerencia de fortalecimiento local. David Bastidas.
33
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
34
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
BASE LEGAL
35
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
ANEXOS
Definiciones básicas
SISTEMA
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGÁNICA
36
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL
INSTRUCTIVO
UNIDAD ORGÁNICA
NIVEL ORGANIZACIONAL
Primer nivel: constituido por los órganos de gobierno: concejo municipal y al-
caldía, y la alta dirección constituido por la gerencia municipal. A este nivel le
corresponde las decisiones y responsabilidades estratégicas de la municipalidad.
Tercer nivel: formado por las unidades orgánicas intermedias que dependen
directamente del segundo nivel. Constituyen los niveles técnico - operativos de
la organización municipal.
FUNCIONES
37
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
MÓDULO
COMPETENCIAS LABORALES
ATRIBUCIONES
PROCESO
38
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL MUNICIPAL