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A. NOTAS :
NOTA DE CRÉDITO:
NOTA DE DÉBITO:
Las empresas nunca deben realizar cargos de forma unilateral a la cuenta de sus clientes.
Por tanto, mediante la nota de débito se le avisa al cliente que la empresa estará
efectuando al momento del cobro de una determinada cuenta, cuota o pagaré un monto
adicional al valor original. Es decir, que la nota de débito, previa notificación al cliente,
faculta la empresa para incrementar el valor original en un documento.
Existe una diferencia fundamental entre la nota de débito y la nota crédito. Mediante la
nota de débito se modifica o restructura el monto de un documento a favor de la empresa
emisora. En tanto, mediante la nota de crédito se modifica o restructura el monto a favor
del cliente.
NOTA DE VENTAS
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que
toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y
el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a
realizar la operación en los términos establecidos.
B. GUÍAS:
Es el documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo
de su compra o venta y la prestación de servicios que involucran o no la transformación de
bienes, cesión en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma
empresa y otros.
C. VALE DE SALIDA
Los vales de salida de almacén es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona
compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota
de despacho o salida de mercancías, ordenando al almacén entregar el producto solicitado
al cliente.
Este vale sirve para el control interno de la empresa y para sus registros de inventario y
contables, por supuesto.
Se debe registrar toda salida que se haga del almacén ya que el producto o bien es
tangible y esta sujeto a un inventario físico.
D. ATENCIÓN
E. TRANSPARENCIA
Es decir, que toda información relativa a la empresa, en nuestro caso particular, debe
estar disponible para su consulta, además, esta información deber ser veraz, relevante,
útil, clara, verificable y, sobre todo, la empresa debe facilitarla de forma voluntaria, yendo
más allá de lo que exige la normativa vigente al respecto.
F. PESO DE VOLUMEN
Las medidas deben estar todas en las mismas unidades: Sistema Internacional de
Unidades (m, cm, kg y t) y Sistema anglosajón de unidades (pie, pulgada, libra) y el factor
de estiba debe expresarse de forma coherente con las unidades utilizadas. El factor de
estiba es la relación entre el volumen ocupado y el peso de una mercancía que se debe
transportar. Cada medio de transporte tiene un coeficiente propio:
G. CAMBIO DE CÓDIGO
El código es un conjunto de elementos que se combinan siguiendo ciertas reglas y que son
semánticamente interpretables, lo cual permite intercambiar información. El emisor y el
receptor deben utilizar el mismo código para que la comunicación sea posible. Aunque
todos los otros elementos del circuito comunicativo funcionen adecuadamente, la
comunicación no tendrá éxito si el emisor y el receptor no comparten el mismo código.
H. DEVOLUCIONES:
Transporte:
Es simplemente un coste. Asumido por el cliente o el proveedor según se haya
negociado, pero fácilmente valorable.
Aunque podría parecer una entrada más con destino a su venta y parecer que en
realidad esto no es un sobrecoste, el coste en este caso es mayor dado que,
mientras que en una entrada se ha hecho un trabajo previo de coordinación con el
proveedor definiendo el etiquetado externo de la unidad de carga, las unidades
por embalaje, etc con el objetivo de minimizar los movimientos y el tiempo
invertido, en este caso se trata de colocar una a una las unidades finales de venta.
b) Necesita acondicionamiento:
Será necesario dar de alta este producto o bien en un almacén intermedio o bien
como semi-elaborado, con el fin de proceder al abono al cliente, y posteriormente,
una vez acondicionado, darlo de baja de esta situación administrativa para volver a
darlo de alta como producto terminado y proceder como en el caso anterior.
c) Invendible – tirar:
Hay que tener en cuenta que la gestión de residuos debe hacerse de forma
correcta, solicitando la retirada en función de su composición y con el coste
correspondiente de esta gestión.
- Que no sea abonable al cliente: Aquí nos encontraremos con que soportamos
el coste de gestión de residuos que en realidad correspondía al cliente ya que
el producto recibido no era vendible por su mal estado o su obsolescencia.
Necesitaremos también espacio para almacenar estos residuos hasta tirarlos
definitivamente. Otra opción es volver a enviarlos al cliente y por tanto asumir
el transporte.
Nos encontramos con que el trabajo que habitualmente se realiza para disminuir los
costes logísticos (negociación con los proveedores, desarrollos para disminuir los tiempos
y movimientos, etc.) queda en parte anulado por el impacto de las devoluciones
comerciales.
I. MERMAS
Por tanto, una merma refleja la diferencia entre las existencias reales de las que dispone
una compañía y las existencias teóricas que aparecen en los libros contables.
Ejemplo de merma
Supongamos que una compañía tiene existencias contabilizadas por valor de 100 unidades
monetarias. Sin embargo, al realizar el inventario trimestral detecta que las existencias
reales en el almacén tienen un valor de 90 unidades monetarias. Esta compañía presenta
una merma en sus existencias de 10 unidades monetarias.
Tipos de merma:
Merma normal: Es la pérdida de valor provocada por la incorporación de las
existencias al proceso de producción. Ejemplos: evaporación del agua, un uso
incorrecto de una máquina, etc.
Merma anormal: Es la pérdida de valor provocada por accidentes de carácter
fortuito. También podría definirse como toda aquella merma que no tiene el
carácter de normal (es decir, todas las mermas producidas fuera del proceso de
producción). Ejemplo: Una humedad que puede deteriorar unas existencias y
dejarlas inservibles.
J. DESPERDICIOS
Existen varias formas de entender qué son los desperdicios. Para algunos es cualquier
ineficiencia en la que se incurre en el uso de equipo, material, trabajo o capital. Se refiere
tanto al material perdido como a la ejecución de trabajo innecesario. Obviamente, esto
ocasiona costos adicionales y no agrega valor al producto. En consecuencia, el
fundamento del concepto de desperdicio está relacionado con el hecho de originar costos
y no generar valor.
Clasificación de desperdicios:
Ahora veremos los tipos de desperdicios. El conocimiento de esta tipología ayuda a
identificar cuándo se producen:
K. PACKING LIST
Hay limitaciones que influyen a ciertas mercancías y países, esto quiere decir que, si
nuestra mercancía está restringida en un país terminara bloqueada en las aduanas.
En el momento de poner los datos en el impreso tenemos que prestar atención, ya que
como hemos comentado, cualquier dato erróneo puede marcar la distinción entre liberar
la mercancía de forma rápida o que haya hasta semanas de demora en la entrega, lo cual
puede suponer grandes cantidades de dinero en sobre costes.
No hay un único ejemplo de documento de lista de embalaje, sino que existen varios
modelos muy parecidos entre sí en lo referido a la estructura y la información que hay que
poner en ellos. No obstante, también es una práctica muy habitual que la empresa elabore
su propia lista de embalaje añadiendo pequeñas variaciones en función de sus gustos y
necesidades.
Es muy parecido a una hoja de cálculo y en ambas debemos añadir los siguientes datos: