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AUDITORIA ADMINISTRATIVA Eje4 FINAL JR
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Eje4 FINAL JR
Administración de Empresas
Bogotá
2020
Tabla de Contenido
Introducción………………………………………………………………………….3
Justificación………………………………………………………………………….4
Objetivos…………………………………………………………………………….5
Alcances y Limitaciones…………………………………………………………….6
Historia………………………………………………………………………………6
Propósito……………………………………………………………………………..6
Servicios……………………………………………………………………………..7
Misión………………………………………………………………………………..7
Visión………………………………………………………………………………..7
Valores………………………………………………………………………………8
Propuesta…………………………………………………………………………….8
Información método…………………………………………………………………9
Resultados con base a las entrevistas realizadas a cada uno de los administradores
Ambiente laboral…………………………………………………………………...15
Ficha técnica………………………………………………………………………..19
Interpretación y resultados………………………………………………………….21
Conclusiones……………………………………………………………………......34
Dakar Spress S.A, en el cual se detallan las actividades necesarias para la realización del mismo.
informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o instrumentos de medición,
estas, así como una falta de organización jerárquica para delegar responsabilidades.
La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de aplicación
amplio análisis de la información obtenida, para poder llegar finalmente a los resultados y con
La empresa Dakar Spress carece de una estructura organizacional dentro de la empresa, con la
cual sus directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes
actividades realizadas por cada uno de los integrantes, así como la detección de los errores que se
están llevando a cabo, pero sobre todo la duplicidad de actividades y desperdicio de tiempo y
permitan detectar fácilmente las causas de las fallas que actualmente presentan.
hace actualmente, o si esta empresa puede obtener mayores resultados y generar competencias
Objetivos Específicos.
Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.
Alcances y Limitaciones
La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos de
acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la misma, y a la vez
diagnóstico, se pudo realizar el proceso en la oficina que es precisamente donde prestan sus
servicios diariamente.
HISTORIA DE LA EMPRESA
Dakar Spress S.A. Fundada en 2000, esta empresa nace de la mano del Ingeniero Industrial Diego
Mejia Suarez, con un capital humano de dos operarios y unas pocas escobas, traperos y equipos
que le permitieron iniciar su operación y hoy después de casi dos décadas se ha consolidado como
una empresa importante del sector con un equipo humano que trabaja para continuar posicionados
en el mercado.
PROPÓSITO DE LA EMPRESA.
La experiencia técnica, nos permite estar en la vanguardia y prestar servicios en las siguientes
áreas de especialidad.
• Lavado de Muebles
• Encerado de Pisos
• Lavado de albercas
• Arrendamiento de maquinaria
• Suministro de materiales
Misión
Dakar Spress S.A. Nace para satisfacer las necesidades que el estado tiene para el Mejoramiento
infraestructuras.
Visión
plazo no mayor a 10 años, además de ser reconocidos por nuestro apego a los estándares de calidad.
Valores
Los valores que se comparten en la empresa Dakar Spress .S.A. los hace ser una empresa única.
Confianza
Responsabilidad
Honestidad
Cumplimiento de palabra
Es importante que cada persona que forma parte de la empresa haga suyos estos valores que más
La entidad no cuenta con una estructura orgánica definida en un organigrama por lo que a través
ADMINISTRADOR
AUXILIAR
ASEADORES
ADMINISTRADOR
RESPONSABLE
AREA DE
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
Con esta figura se pretende que cada uno de los empleados se ubique en su puesto identificando
la posición jerárquica en la que se encuentran, y cuáles son los puestos que se encuentran a su
cargo.
Información de Método
de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe
Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante
vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el
Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y
objetivos.
Organización.
Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que existe).
Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y
departamentalización.
mejoramiento.
nacionales.
Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control,
Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área
evaluada.
Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las
De acuerdo con las respuestas ya que tienen objetivos generales, para su mercado en los próximos
2 años , así como metas específicas para el siguiente año, siendo estos objetivos realistas y
El administrador Auxiliar menciono no tener una clara determinación del puesto y sus actividades.
El administrador auxiliar menciono estar conforme con el puesto que desempeñan, ya que cuentan
con incentivos y manejo de la información adecuada para los demás empleados de la compañía,
En este apartado se describen brevemente los resultados obtenidos en las entrevistas de los temas
que tanto conoce el empleado la misión, visión, valores y objetivos de la compañía Mantenimiento
En la pregunta 3, el 40% de los empleados no están de acuerdo con lo que se les paga en la
En la pregunta 4, solo dos empleados consideran que existe un buen ambiente de trabajo dentro
de la compañía.
con la estabilidad económica suficiente, esto por no tener un contrato de planta dentro de la
empresa.
Conocimientos de los colaboradores de la Misión, visión, valores y Objetivos de la empresa.
En la consulta realizada a los empleados se puede reflejarse claramente, que solo los encargados
de los puestos más importantes conocen de los aspectos antes mencionados y que a medida que
sus rangos disminuyen en igual proporción disminuyen sus conocimientos de estos aspectos.
realizar en el área?
Se puede mostrar que un 95% de los empleados no cuentan con un manual de organización,
donde se describan claramente sus actividades, o funciones de cada uno de los empleados.
Área Contable
El área contable, cuenta con un auxiliar dentro de la empresa, el cual es un puesto de alta
puesto de carácter coordinador entre la dirección y todo el personal que conforma la empresa, así
Debido a sus funciones las aptitudes comprenden básicamente las de una persona de trato muy
Apoyo a la Administración
Rapidez de decisión
Salud
Capacidad de juicio
Atención
Nivel académico
Toma de decisiones
Calidad contable
Honradez
Disciplina
Se debe recalcar que los factores más importantes y preponderantes de este puesto debido a su
administrador auxiliar, es por ello que debe estar bien capacitado, para realizar sus actividades,
las cuales fueron analizadas por medio de cuestionarios y los resultados fueron los siguientes:
Las respuestas del área contable nos deja ver, que tanto el contador como el auxiliar desconocen
en un 40% sus objetivos ya que solo conocen las metas de sus objetivos a corto plazo, tomando
en cuenta sus respuesta podemos definir que el área contable, tiene los conocimientos pero no las
herramientas necesarias para el desempeño de sus labores ya que el 60% de sus actividades no se
AMBIENTE LABORAL
Objetivo
Conocer la situación actual del nivel de satisfacción y el ambiente laboral que prevalece entre los
Este análisis servirá a la compañía para dar pauta a un punto de partida a la Dirección para tomar
Los esfuerzos de la administración por el personal se refleja en un nivel muy bajo de satisfacción
para los empleados pues no sienten que se hagan suficientes esfuerzos por su superación.
Este sentimiento genera insatisfacción y falta de motivación, con lo que el trabajador decide
limitar sus esfuerzos orientándolos a las actividades mínimas necesarias que requiere el puesto.
nivel de satisfacción, pues la mayoría de los empleados mencionaron estar muy pocos satisfechos
con esto, esto puede limitar de manera significativa el desenvolvimiento de los trabajadores.
trabajadores se encuentran ampliamente satisfechos por la libertad que se les da para realizar su
Se puede observar claramente que los valores entre compañeros muestran un nivel medio de
satisfacción, en los valores de la empresa, problemas como este es necesario que la empresa los
Resultados.
Las políticas y la forma imparcial de actuar se puede ver que el nivel es muy bajo lo que nos da a
conocer que los empleados desconocen tanto las políticas, como la forma adecuada para
desarrollarlas.
nivel medio, lo que representa una oportunidad para que los trabajadores se sientan satisfechos.
Comunicación.
Es necesario tomar en cuenta que un buen funcionamiento e integración de las empresas recae
principalmente en la comunicación que se tenga con sus integrantes en la empresa pues estos
Desempeño laboral. Para la mayoría de los trabajadores, según los resultados de las entrevistas,
están insatisfechos con la evaluación de su trabajo, es importante que la empresa idee una forma
de supervisión personal en donde se les reconozcan las actividades realizadas y los errores
principio porque esto va de la mano con la confianza que se encuentra entre los empleados la
cual reflejo nivel muy bajo. Lo que limita la cooperación entre los mismos y limita actividades.
El reconocimiento de la empresa para los empleados está en un nivel medio y demuestra que es
necesario que se le de reconocimiento a los empleados sin importar el puesto que los mismos
desacuerdo con su puesto, pero con conocimiento que no tendrían opción de mejora.
Es importante que se les dé la oportunidad a todos los empleados de expresar sus ideas y darles
seguimiento, a los problemas que expongan los mismos, esto puede representar el principal paso
Remuneración. En cuanto a lo que gana los empleados en la empresa en comparación con otra,
se mostró un nivel de satisfacción medio pues, en las empresas del mismo giro las prestaciones
son menores pero el sueldo es un poco más por lo que no les muestra mucha importancia.
El pago de horas extras es un tema en el que todos coincidieron que si las trabajan son
El sueldo representa un nivel bajo de satisfacción, pero como se menciono antes este está dentro
Iniciativa Privada
Teléfono 3331930
Ausentes Ninguno
Duración 20 Minutos
Aplicación Individual
Observaciones Ninguna
Bogotá, 23 de Septiembre de 2020
Atención
Señor Diego Mejia Suarez
Director Administrativo
específicamente diseñado para el caso, el cual con su aceptación y la del titular del área. El
Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados a continuación mostramos informe
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta
dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión del
proceso administrativo, es decir, verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las fases
que componen dicho proceso. El objetivo del trabajo realizado fue encaminado, a conseguir
Auditoria Administrativa
Periodo. 2020
La unidad de análisis será la División de Operaciones de la Empresa Dakar Spress S.A. la cual
Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por las
que se hace necesario que el departamento de Auditoría Interna, realice en el área administrativas,
una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, debido a las
anteriormente descritos.
están adoptados a las características y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar.
y recuento.
Auditoría Administrativa
Miembros del equipo de auditoría: Estará a cargo del Auditor Interno quien es Contador
Lugar y fecha: La auditoría se realizará en las instalaciones Dakar Spress S.A. y la fecha de
Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de las áreas
objeto del examen, se les ha informado que se efectuará Una Auditoría Administrativa en las
fechas programadas.
Horario de trabajo: El equipo de auditoría trabajará viernes y sábados de 8:00 a 12:p.m. con
Spress S.A. con copia a Gerencia General, el día 28 de agosto de 2020 a las 15:00 Horas en las
Instalaciones de la entidad.
Políticas
• No se conocen en su totalidad
Procedimientos
Causas
• La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido
que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.
Políticas
de saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.
RECOMENDACIONES.
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Descripción de puestos
Causas
Organigrama
requiere.
Descripción de Puestos.
desempeñar en su puesto.
Instructivos especiales.
• La forma de darlos a conocerla a sido de manera parcial, ya que no se hace desde que
Organigrama
de la institución.
Descripción de puestos
Instructivos especiales
eventos o actividades que se realizan a lo largo del año, con la finalidad de establecer
por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó,
Inducción
Causas
Selección
organización.
empresa.
Inducción
Selección
• Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos del
Inducción
condiciones de la empresa.
DAKAR SPRESS S.A. HALLAZGOS
Auditoría Administrativa
Período: Año 2020
empleados y departamentos.
Motivación
Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos
departamentos.
El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo
o podría recibir.
Liderazgo
Causas
Comunicación
Motivación
flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas
RECOMENDACIONES
Comunicación
la institución.
Motivación
Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados.
Liderazgo
CONTROL
Fijación de Estándares
Causas
Fijación de estándares
Supervisión
realiza.
Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el
Fijación de estándares
Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se
rige la empresa.
Supervisión
Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el
trabajo ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio
servirán de evidencias.
Cada 6 meses se debe realizar una evaluación del desempeño a cada uno de los
no se tiene, definido en orden y por escrito, así como cada uno de los elementos que los integran,
organización, Manual de inducción, Métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo,
la empresa.
El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del
proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa,
aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue gracias a que ya se estaba laborando dentro de la
misma con lo cual se pudo fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el
proporcionada en las entrevistas, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y
otro empleado y así presentar datos lo más apegados a la realidad que vive la empresa. Tomando
en cuenta que siempre existirán variaciones entre los resultados y la realidad de la empresa.
BIBLIOGRAFÍA.
Desarrollado por Alfred Klein y Nathan Grabinsky, investigadores del Banco de México,
1(2), 19-31.
organizacion