I. Datos Generales Nombre de la Asignatura: PRINCIPIOS GERENCIALES Código: PGE-1501 Unidades
valorativas: 4 Duración del Módulo: 10 días
II. Desarrollo de Contenido
PRESENTACIONES EFECTIVAS
PLANIFICACION Y PREPARACION Conozca a su audiencia. ¿Qué les interesa, que esperan del curso? Propóngales la agenda y deles tiempo para hacer preguntas, plantear dudas, hacer sugerencias.
Prepárese. Tenga en cuenta el objetivo y el tema de la presentación. Sea
contundente con esa información.
Mire el ambiente. ¿Formal o Informal? ¿El aula es lo suficientemente grande? ¿Le
podrán ver/ oír sin problema? ¿Dónde se ubicara Ud.? ¿Sera necesario un plan de mesa con nombres?
Ensaye antes, sobre todo
introducción y cierre. Utilice un espejo o
un colega.
Compruebe su apariencia. ¿Cómo
va vestido? Analice a su audiencia y adecue su estilo. (J.D.Roman, 2004)
FIJAR OBJETIVOS Para conseguir una presentación bien estructurada, piense primero en lo que pretende conseguir. ¿Habrá una acción a continuación? ¿Cuál es el mensaje principal que quiere transmitir y cómo va a medir si lo consiguió o no?. (J.D.Roman, 2004)
En un resumen, se puede contestar a esas preguntas si ha tenido en cuenta el modelo SMART.
“Specifico” ¿Su objetivo está claro y sin
ambigüedades? Medible ¿Puede medir si ha tenido éxito o no?
Alcanzable ¿Es realista en el contexto actual?
Relevante ¿Es relevante en el contexto actual?
Tiempo Limite ¿Tenemos un imperativo de Plazo para medir resultados?
Apunte en el marco siguiente un objetivo para su presentación
LA AGENDA
Objetivo Ser un “mapa” para la presentación
Permite a la audiencia ver donde estarán los apuntes de interés
Ayuda a mantener un flujo lógico
Ayuda a evitar interrupciones y preguntas constantes
Uso de la agenda Enviada a los participantes antes de la presentación
Disponible el día de la presentación
Emplearla como “chuleta”. No leerla literalmente.
RUEGOS Y PREGUNTAS Esta parte es una oportunidad de reconducir si estima que algo no ha ido como estaba previsto. Algunos trucos a tener en cuenta.
Este alerta. No se relaje después de la parte principal de la
presentación. Cuidado con preguntas inesperadas. Asegurase de las intenciones de interlocutor. Si no está seguro, ¡pregunte! Piense antes de contestar. No se sienta obligado a contestar de inmediato. Incluso para las sencillas, pero sobre todo para las más complicadas.
Sea honesto. Si no conoce la respuesta, dígale y esté preparado con una respuesta de repuesto si estima que le hace falta. Vaya al grano. No aproveche la oportunidad para ganar tiempo. De ejemplos cuando explique un punto; esto añade credibilidad. Multi preguntas. Cuando hay varias preguntas en una, concéntrese en una sola. Por ejemplo” bien, aquí hay varios puntos interesantes” (J.D.Roman, 2004) ESTABLECER PUNTOS En este, vamos a repasar las tres partes de una presentación, es decir la introducción, el cuerpo y el resumen. A medida que vaya pasando de la una a la otra, es bueno que le vayamos enlazando, en lugar de saltar de forma brusca, sin ton ni son, de una parte a otra.
Estableciendo enlaces, la audiencia va captando por donde le está llevando. Igualmente, el
hecho de que haya un guion coherente le dará más confianza a usted.
Aquí un par de ejemplos:
• “……si estamos de acuerdo con la agenda, vayamos al primer tema……”
• “……y todo esto nos lleva al final de la presentación; resumiendo, los puntos clave han sido……” (J.D.Roman, 2004)
Apunte el suyo en el marco siguiente:
SECUENCIAR La secuencia de su presentación debería acoplarse al objetivo. Le sugerimos la siguiente para organizar su presentación
Intente ordenar el contenido de la manera siguiente:
Es preciso saber. Esta es la información vital. Hechos esenciales y ejemplos sin los cuales la presentación pierde impacto.
Sería bueno saber. Esto es información importante aunque no vital si se les olvida, tendrá poco efecto sobre la presentación. Se podría saber. Esto es material de relleno. Está bien tenerlo a mano en caso de que le sobre tiempo. Información poco prioritaria.
La clave está en ser contundente con la información presentada. Recuerde que intenta mantener la atención de su audiencia.
El momento más peligroso está a media presentación, cuando la atención se relaja.
(J.D.Roman, 2004)
EL RESUMEN
Propósito
Resumir los puntos clave
Reforzar el mensaje principal Reforzar los puntos clave Dar una última oportunidad para preguntar/ esclarecer Provocar retroalimentación. Conclusiones
El Proceso
Mostrar los puntos clave en transparencia
Dejar el proyecto el mensaje final hasta el fin de la presentación
Recoger las preguntas de la audiencia y reformule antes de responder, para estar
seguro de haber bien entendido la pregunta. Debería ser conciso. (J.D.Roman, 2004)
USO CORRECTO DE AYUDAS VISUALES Trucos
No ponga demasiado texto en sus transparencias. Emplee imágenes cuando sea apropiado
Emplee colores distintos para reforzar un punto importante
Ponga títulos en transparencias y el rotafolio
Cuando escriba algo, no se dirija al rotafolio, a la pantalla
o la pizarra No cruce por delante del proyector encendido. LENGUAJE CORPORAL Actitud corporal abierta.
No agreda con la mirada.
El contacto visual ha de ser un movimiento circular natural.
Sus movimientos han de ser deliberados y con propósitos.
No se mueva demasiado por el aula.
¡Sonría!. (J.D.Roman, 2004)
PRESENTACIONES EFECTIVAS EN PÚBLICO.
Hablar bien y con persuasión es una consigna para los hombres y mujeres de negocios y la meta más anhelada de muchos ejecutivos, dirigentes y profesionales de nuestro tiempo.
Conducta corporal.
La imagen del comunicador o comunicadora tiene que venir presidida por formas que manifiesten el interés de servir a los receptores de su mensaje. Las posturas erguidas desprovistas de toda actitud pedante o altiva revelan una suerte de disponibilidad corporal que, en definitiva, es lo primero que se capta por parte de quien exprese la voluntad de prestarnos su colaboración o su ayuda.
Posturas Activas Las posturas activas son el punto de partida para la acción y, a su vez, las más relajadas. Potencian la lucidez de la mente y aumentan la facilidad de palabra.
A continuación, pasamos a describirlas:
a) De pie: La postura puede comprobarse ante un espejo, de suerte que una línea vertical imaginaria pase por el lóbulo de la oreja, la punta del hueso de la cadera y el tobillo.
b) Caminando: En su movilidad, los brazos no deben rebasar la punta del
hueso de la cadera, ni aplicarse con la fuerza que requiere provocar el braceo. Tienen que desplazarse solos y actuar como auténticos sistemas de péndulo.
c) Sentados: En esta, el cuerpo debe descargar el peso del torso sobre el asiento a través de los huesos de la pelvis. Los brazos descargan su propio peso sobre las piernas o sobre la mesa según sea el caso. (Carbonell, 2006)
• Mitad delantera del asiento Centro del asiento
• Fondo del asiento. (Carbonell, 2006)
Comunicación eficiente con PowerPoint
Todo el mundo usa PowerPoint, pero, ¿consiguen que sus presentaciones alcancen los objetivos establecidos de forma eficiente? Una presentación excepcional es mucho más que una sucesión de diapositivas: tiene que extraer todo el potencial de PowerPoint para hacer que el mensaje llegue al público. En eso consiste precisamente conseguir la mejor comunicación con PowerPoint.
Es importante aprender a concebir, planear,
desarrollar y finalizar presentaciones académicas, empresariales y personales que, verdaderamente, sean efectivas y que vayan mucho más allá de las simples sesiones de diapositivas de PowerPoint. (Bunzel, 2008)
CHECKLIST PREVIO A LA PRESENTACION
Preguntas Comentarios El objetivo fijado
¿Es realista?
La audiencia esperada
¿Cuál es su función/ responsabilidad?
¿Qué esperan recibir? ¿Cómo lo van a recibir? ¿A cuántos se esperan? Compruebe la convocatoria
Preparación del material
¿Qué voy a proyectar?
¿Qué soportes voy a necesitar? ¿La agenda es completa? ¿Se les envió la agenda? ¿Mis soportes visuales son apropiados? ¿Qué les voy a entregar? Practique
Compruebe el entorno
¿El aula es lo suficientemente grande?
¿Cuál es la disposición del aula? ¿Dónde me voy a situar? ¿Las instalaciones están en estado?
Transmitiendo su mensaje Preguntas SI/ NO Comentarios Preparación Recopile toda la información que va a necesitar y agrupe por temas Priorice: Es preciso saber, sería bueno saber, se podría saber
¿Sus interlocutores/ clientes saben del tema
Antes de la presentación, envíe la agenda Introducción Informe a su audiencia de lo que les va a presentar.
Bienvenida y preséntese Comente la agenda Objetivos Normas a la hora de hacer preguntas Cuerpo Transmite el mensaje 3 o 4 títulos principales- uno por tema 3 o 4 por subtemas Un orden lógico. Por ejemplo situación actual, la problemática, opciones para el futuro, propuestas Apunte rases clave y coletillas para enlazar temas Apune los momentos en los que pedirá participación o ayuda
Apunte los momentos que necesitara las ayudas visuales
Emplee el: “Es una regla esencial”
Resumen Confirme lo que has venido presentando Repita los puntos/ mensajes principales Haga recomendaciones Infórmeles del paso siguiente SI presentando en equipo Definan el papel de cada uno: introducción, cierre, preguntas
Acuerde contenidos. Que no se soplen
Asegúrese que el mensaje es consistente Dígale a su colega como quiere ser presentado Pregúntele a su colega como quiere que se le presente
