Proceso de auditoría a un sistema de

gestión de SST

Avanzamos a través del conocimiento

Índice de contenidos

Etapas del proceso de auditoría.................................................................................................................... 2

Introducción ............................................................................................................................................... 2
Proceso de auditoría ................................................................................................................................. 2
Gestión del tiempo .................................................................................................................................... 3
Entrevistas ................................................................................................................................................. 3
Muestreo .................................................................................................................................................... 6
Reunión de apertura y comunicación durante la auditoría ........................................................................... 8
Introducción ............................................................................................................................................... 8
Reunión de apertura .................................................................................................................................. 8
Comunicación durante el proceso ............................................................................................................. 9
Informes durante la auditoría .................................................................................................................. 10
Ejecución de la auditoría ............................................................................................................................. 11
Introducción ............................................................................................................................................. 11
Recopilación y verificación de la información ......................................................................................... 11
Búsqueda de evidencias ......................................................................................................................... 12
Evaluación y generación de hallazgos .................................................................................................... 12
Preparación de las conclusiones de la auditoría ..................................................................................... 16
Reunión de cierre ........................................................................................................................................ 17
Definición y objetivos ............................................................................................................................... 17
Procedimiento.......................................................................................................................................... 17
Bibliografía................................................................................................................................................... 19
Referencias bibliográficas ....................................................................................................................... 19
Bibliografía recomendada ....................................................................................................................... 19
Enlaces ........................................................................................................................................................ 20
Enlaces de la unidad ............................................................................................................................... 20

Proceso de auditoría a un sistema de gestión de SST

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Etapas del proceso de auditoría
Introducción

Conviene estructurar el proceso de auditoría en etapas útiles para llevarla a cabo. Si este proceso es
adaptado y se sigue, asegurará la realización de todas las actividades de auditoría necesarias.

La estructura puede ser muy diversa, llegando a variar de forma considerable de una empresa a otra y en
función del organismo certificador, en el caso de auditorías externas. En general, una buena distribución
es la que se muestra a continuación.

Figura 1: Procesos de la ejecución de la auditoría

Proceso de auditoría

El auditor debe verificar procesos dentro de los sistemas de gestión, pudiendo estructurar el sistema en
dos procesos diferentes:

 Vertical. Relacionado con lo propuesto en el manual (si existe), la política, objetivos y

planificación.
 Horizontal. Relacionado con el proceso de realización del producto, entradas, procesos, salidas,
clientes, etc.

Al finalizar el proceso de auditoría, el auditor debería haber verificado ambos procesos, tanto el vertical
como el horizontal.

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Gestión del tiempo

El auditor debe gestionar adecuadamente el tiempo. Esto, con frecuencia, puede acarrear dificultades,
sobre todo en auditores sin experiencia.

“¡Puf, no sé cómo voy a revisar todas las actividades de este área en el tiempo que me han
asignado! ¿Qué hago con el otro departamento que también debería auditar esta mañana?”

Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades
que se van a revisar.

El auditor deberá estudiar y establecer la ruta lógica y conveniente a través del sistema, que le ayudará a
controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes.

Entrevistas

Una técnica muy útil a la hora de recopilar información es la entrevista a la dirección y a los trabajadores.
El auditor deberá preguntar cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información reciben,
qué información transmiten, etc. Esta herramienta permitirá conocer el grado de liderazgo y compromiso
de la dirección, requisito clave en la Norma ISO 45001.

Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de
documentación, con poca aportación por parte de las personas que desempeñan las tareas. Para no caer
en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la máxima
información por parte del entrevistado, en el menor tiempo posible.

Para minimizar posibles errores durante la entrevista, se deben seguir una serie de pautas:

Fuentes de error

 Diferencia semántica. Desigual entendimiento del significado de las palabras en

una pregunta o respuesta.
 Entrevista sesgada. Proceso en el que la visión del entrevistador se refleja en las
preguntas e influencia las respuestas dadas por el entrevistado.
 Efecto halo. Interpretación positiva de todas las respuestas del entrevistado debido
a que las preguntas iniciales obtuvieron respuestas positivas.

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 Pautas de minimización de errores

 Elaborar listas de comprobación que guíen al auditor a través de la entrevista.

 Formular preguntas abiertas para obtener información.
 Realizar el mismo tipo de preguntas a personas distintas. Así el auditor podrá
juzgar la veracidad de las respuestas.
 Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
práctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.
 Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista.
 Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome.
 Evitar preguntas que predispongan respuestas.
 No cambiar el tono de voz ni modificar la expresión a raíz de las respuestas del
entrevistado, para evitar influenciarle.

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.

Realización de entrevistas en la auditoría

Vídeo

Entrevista con el auditor

Ejemplo

Entrevist a con el auditor

El auditor está llevando a cabo el examen de la formación inicial que reciben los trabajadores en
materia de prevención de riesgos laborales cuando empiezan a trabajar en la empresa.

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El auditor se dirige a uno de los empleados de la empresa que comenzó a trabajar en la misma la
semana pasada.

 Auditor: Hola buenos días. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si me permite.
 Trabajador: Muy bien, usted dirá.
 Auditor: ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando aquí?
 Trabajador: Pues empecé la semana pasada.
 Auditor: ¿Me podría contar cómo ha sido su proceso de incorporación a la empresa? ¿Ha
recibido usted alguna formación?
 Trabajador: El jefe de taller me enseñó mi lugar de trabajo y me presentó a mis
compañeros. El Responsable de Prevención me dio unos folletos para que los leyera, los
tengo en mi taquilla.
 Auditor: Una última pregunta ¿cómo actuaría usted en una situación de emergencia?
 Trabajador: Pues saldría corriendo.
 Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atención.

Una vez finalizada la entrevista con el trabajador el auditor se dirige al Responsable de Prevención
de Riesgos Laborales.

 Auditor: Buenos días. Permítame hacerle unas preguntas en relación con la formación de
los trabajadores. Según el procedimiento PG-08 de formación y cualificación, cuando un
trabajador se incorpora a un puesto de trabajo se le debe proporcionar una formación
¿Podría indicarme qué formación se le ha impartido al trabajador que se incorporó hace
una semana?
 Responsable de PRL: Pues el mismo día que comenzó a trabajar se le entregó la
evaluación de riesgos, el manual de seguridad y el plan de emergencias. Puede
comprobarlo aquí, en el registro de entregas. Puede ver además que se encuentra firmado
el recibí por parte del trabajador, que además indica que éste ha comprendido la
información recibida y que se compromete a aplicarla.
 Auditor: Muy bien, ¿alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado de lo
que significa toda esa documentación?
 Responsable de PRL: Está previsto que se realice a los trabajadores un examen
anualmente, pero aún no hemos realizado ninguno.

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Muestreo

Ante la imposibilidad de revisar uno a uno cada documento del sistema de gestión, el auditor deberá
tener claro cuántos documentos y de qué tipo es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar
por métodos diferentes:

 Aleatorio
 Estadístico
 Por objetivos
 Teniendo en cuenta un porcentaje determinado

Todos los métodos son aceptables, no obstante, debe primar el sentido común.

Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad
que está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentra una no conformidad o información
que pueda dar lugar a posibles problemas.

Se pueden distinguir dos técnicas de muestreo en auditorías: por cortes horizontales o verticales.

Muestreo por cortes horizontales Muestreo por cortes verticales

Muestreo por cortes horizont ales

Consiste en el examen de diferentes puntos, centrado en un sólo elemento del sistema y referido a
especificaciones consideradas en un documento.

Sirve para evaluar un elemento del sistema, con precisión y exactitud, en cuanto a su grado de
aplicación y cumplimiento.

Por ejemplo: examinar los documentos de control y seguimiento de los últimos 9 meses para confirmar
que las medidas de las sondas que valoran las emisiones de ruido de la centrifugadora de una fábrica
de cementos se encuentran dentro de los límites marcados.

Muestreo por cortes verticales

Consiste en el examen de un solo punto, centrado en varios elementos del sistema y referido a
especificaciones consideradas en varios documentos.

Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado número de elementos del sistema de gestión,
interrelacionados entre sí, a la vez que sirve para obtener evidencias de la prevención de los riesgos
para los trabajadores.

Por ejemplo: examinar un solo registro, correspondiente a la identificación de nivel de ruido, a la vez que
se verifica que:

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 El nivel de ruido está debidamente identificado.
 Están identificados debidamente los riesgos asociados.
 Están identificados los EPIs (equipos de protección individual) reglamentarios.

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Reunión de apertura y comunicación durante
la auditoría
Introducción

En auditorías externas la reunión de apertura es una actividad especialmente importante ya que, en

muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Durante
esta reunión es imprescindible recordar los objetivos y el alcance del proceso de auditoría, de manera
que se eviten posteriores confusiones.

En una auditoría interna la reunión de apertura es necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser
algo menos formal.

Reunión de apertura

Características

 Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta dirección de la organización y
los representantes de las áreas que van a ser auditadas.
 Está moderada por el líder del equipo auditor, el cual debe asegurar que todos los asistentes
entienden y aprueban los detalles de la auditoría.
 No debe aportar nueva información a la entidad auditada. El objetivo es confirmar lo que las
partes implicadas han aprobado anteriormente.

Objetivos

 Confirmar el plan de auditoría.

 Proporcionar una breve descripción de cómo se llevarán a cabo las actividades de
auditoría.
 Confirmar los canales de comunicación.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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 Puntos a tratar

 Presentación de los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.

 Recordar los objetivos y alcance de la auditoría.
 Presentar un resumen de métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la
auditoría.
 Establecer la forma oficial de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.
 Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor.
 Confirmar la hora y fecha para la reunión final y para cualquier otra reunión intermedia.
 Clarificar puntos oscuros del plan de auditoría.

Después de la reunión de apertura, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones
para familiarizarse con la disposición de la organización.

Comunicación durante el proceso

Durante la auditoría, debe mantenerse en todo momento una comunicación fluida a todos los niveles:

 Entre los miembros del equipo auditor: deberán informarse y consultarse periódicamente con
el fin de:
□ Intercambiar información.
□ Evaluar el progreso de la auditoría.
□ Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.
 Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el líder deberá comunicar
periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.
 Entre los miembros del equipo auditor y el cliente de la auditoría, cuando se considere
necesario.

Hay cosas que no se dicen porque se creen obvias. Pero lo obvio es obvio para uno solo.

Las no conformidades críticas deben ser puestas en conocimiento del auditado tan pronto se
descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunión diaria de información
y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestión.

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En caso de que las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son
alcanzables, el líder del equipo auditor deberá informar de las razones al cliente de la auditoría y al
auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:

 La modificación del plan de auditoría.

 Cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance.
 La finalización de la auditoría.

Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda evidenciarse a medida

que las actividades de auditoría progresen, deberá revisarse con el cliente de la auditoría y ser
aprobada por él, y cuando sea apropiado, por el auditado.

Informes durante la auditoría

Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones del auditado estará examinando y
registrando hechos de evidencias objetivas, que serán traducidos a observaciones que pueden
clasificarse como “buenas” o “malas” según indiquen conformidad o no conformidad con los objetivos del
cliente.

La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado de forma que garantice que se le ha
informado y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:

 La parte de la norma, especificación o plan de auditoría que es cuestionado por la evidencia

descubierta.
 La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.
 Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la evidencia.
 Receptor de la información de parte del auditado.

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Ejecución de la auditoría
Introducción

Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el auditor
deberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de auditoría.

El examen y visita de un área de trabajo significa realizar las siguientes actuaciones:

 Entrevistas con el personal del área a auditar.

 Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y servicios.
 Observación de los procesos, operaciones y actividades.
 Consulta de la documentación.

La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al área en curso. Para
ello, el auditor se podrá ayudar de la lista de verificación que previamente ha realizado.

El proceso a seguir es el siguiente:

Figura 2: Ejecución de la auditoría

Recopilación y verificación de la información

Durante el proceso de auditoría se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la información

pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información
relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su análisis, se extraerán
una serie de evidencias objetivas.

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 Fuentes de información

Las fuentes de información a las que se puede recurrir pueden variar en función del alcance y
complejidad de la auditoría. Pueden ser:

 Entrevistas con empleados u otras personas.

 Observación de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.
 Documentos tales como objetivos, política, procedimientos, normas, instrucciones,
especificaciones, etc.
 Registros tales como actas de reunión, informes de auditorías, resultados de mediciones, etc.
 Análisis e indicadores del desempeño.
 Informes de otras fuentes como, por ejemplo, retroalimentación del cliente, calificación de
proveedores, información externa y en general de todas las partes interesadas.

Búsqueda de evidencias

Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del sistema de gestión es
necesario realizar una búsqueda de evidencias objetivas.

Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser
fáciles de identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no se puede probar de una forma
tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo criterios de auditoría,
previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditoría.

Las evidencias de la auditoría se basan en muestras de la información disponible. Por tanto, siempre
habrá un cierto grado de incertidumbre, del cual deben ser conscientes los que actúan sobre las
conclusiones de la auditoría.

Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberán revisarse, junto con el
auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no
conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

Evaluación y generación de hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a
lo establecido en el sistema o norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una nota de no
conformidad o desviación.

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Estas notas deben ser estudiadas junto con el responsable del sistema de gestión o con el responsable
del área involucrada, con el fin de obtener su conformidad.

Figura 3: Evaluación generación de hallazgos

Categorización de hallazgos Documentación de hallazgos

Categorización de hallazgos

Una vez identificados los hallazgos, se procederá a su valoración. Para ello es necesario haber
establecido previamente una clasificación.

No existe una categorización estándar, pudiendo variar en función del organismo auditor, ya bien se
trate de una auditoría interna, externa o de certificación, dependiendo en este caso de cada Organismo
Certificador. En general, se suelen establecer tres categorías distintas de no cumplimiento.

 Incumplimiento sistemático de:

□ Un requisito de la norma o del sistema de gestión.
□ Requisitos legales u otros requisitos.
 Debe ser solucionado inmediatamente.
 Ejemplos:

No □ No se han rectificado deficiencias del sistema encontradas

conformidades durante la última auditoría.
□ No se ha podido comprobar la existencia de declaraciones
documentadas de una política de SST.
□ No se han definido objetivos de SST.
□ En la identificación de peligros y evaluación de riesgos no se
han tenido en cuenta las actividades de las subcontratas.

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  Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del
sistema de gestión, de la legislación u otro tipo de reglamentos.
 Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga
inmediatamente.
 Ejemplos:
□ Se ha detectado que uno de los calibres no está identificado tal
como establece el procedimiento de calibración de equipos de
trabajo.
Desviaciones
□ Se ha evidenciado que uno de los equipos de control de
emisiones no se ha calibrado con la periodicidad indicada en la
Instrucción Técnica de Calibrado de Equipos de Medida,
incumpliendo el punto 9.1. Seguimiento, medición, análisis y
evaluación del desempeño.
□ No se ha efectuado la acción formativa, “Uso del casco”, en
contra de lo establecido en el “programa de concienciación
para la rebaja de accidentes”.

 Situaciones que, no incumpliendo ningún punto del sistema de gestión

o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a
incumplimientos.
Observaciones
 Ejemplo:
□ Se detectan algunos documentos del sistema de gestión con
errores en la paginación.

Documentación de hallazgos

 La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa,

de forma que sirvan para:
□ Informar de los incumplimientos a la organización.
□ Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.
□ Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido solucionadas.
 Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que una persona que no estuviese
presente durante el proceso de auditoría pueda llegar a las mismas conclusiones que las
establecidas durante su desarrollo.

A la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear fórmulas del tipo “se ha evidenciado….en
contra de….”.

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 Nota de hallazgo de una auditoría

Ejemplo

Nota de hallazgo de una auditoría

A continuación, se expone un ejemplo de supuesto de auditoría en el que se redacta la nota de

hallazgo en base a las evidencias objetivas que se han detectado.

CASO:

Durante una auditoría del sistema de gestión de la SST según el estándar ISO 45001:2018, el
auditor interno visita el área de operaciones de soldadura, la cual está ventilada con extractores.
3
Observa que el medidor de flujo en el sistema marca 1,3 m /min y sin embargo, en las
especificaciones del proceso de ventilación forzada establece que dicho flujo debe estar entre 1.6 y
3
1.9 m /min. En el caso de que el flujo sea inferior se deberán parar los trabajos, para efectuar la
limpieza de los filtros.

El auditor se dirige al responsable de la sección y le pregunta con qué frecuencia se verifica el flujo,
y este le responde que lo normal es revisarlo cada 2 horas y anotarlo en un registro.

El auditor revisa el procedimiento correspondiente que dice lo siguiente: se deben realizar lecturas
de flujo cada 2 horas y, a continuación, anotar en el registro.

A continuación revisa los registros y observa que no han sido registrados los parámetros desde el
día anterior.

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 ANOTACIONES A LA NOTA DE HALLAZGO:

Acción correctora potencial:

 Asegurar suficientes recursos para que los trabajadores puedan hacer los controles.
 Mejorar la concienciación para asegurar la necesidad del seguimiento.
 Introducir un control automático.

Preparación de las conclusiones de la auditoría

Una vez auditadas todas las áreas y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá realizar una
puesta en común de la información obtenida con el fin de:

 Confirmar que se han realizado todas las actividades previstas en el plan de auditoría.
 Confirmar que se ha informado al auditado de las evidencias detectadas.
 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la
auditoría.
 Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del
proceso de auditoría. Es fundamental que todos los miembros del equipo auditor estén de
acuerdo con los hallazgos, no conformidades y conclusiones elaboradas.
 Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera especificado en la auditoría.
 Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido en el plan de auditoría.

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Reunión de cierre
Definición y objetivos

La reunión de cierre formaliza la clausura de la auditoría en las dependencias de la empresa auditada.

Deberá ser presidida por el líder del equipo auditor y a ella asistirán, en principio, los mismos miembros
que fueron convocados a la reunión de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los
representantes de la empresa y áreas auditadas.

Objetivos

 Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar
la correcta comprensión y aceptación de los resultados.
 Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado
presente un plan de acciones correctivas.
 Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equívocos, aunque
en ningún caso puede convertirse en un foro de discusión y debate.

Procedimiento

La reunión de cierre puede suponer:

En muchos casos, como por ejemplo en auditorías internas de pequeñas Organizaciones,

puede consistir únicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin
embargo, en otras situaciones, la reunión debería ser formal, debiendo conservarse las actas
y registros de asistencia.

En ocasiones, como por ejemplo en auditorías de certificación, durante la reunión de cierre

se suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditoría. No
obstante, en otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas
las partes implicadas.

Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría entre el equipo

auditor y el auditado, debería resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso
contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.

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 En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, se deberán presentar
recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

Portal de calidad
Enlace
externo

Portal de calidad

En el sitio web del portal de calidad se pueden encontrar muchos documentos de interés
relacionados con auditorías de PRL.

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Bibliografía
Referencias bibliográficas

1. Bureau Veritas Formación (s.f.). Elaboración del informe de auditoría de un sistema de gestión de SST.
Unidad didáctica 8 de la asignatura 2 del Curso online de Auditor Interno de Sistemas de Gestión
OHSAS 18001. Material no publicado.
2. International Organization for Standardization (2018). Norma ISO 45001. Sistemas de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo-Requisitos con orientación para su uso. ISO, 2018. Suiza.

Bibliografía recomendada

1. International Organization for Standardization (2018). Norma ISO 45001. Sistemas de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo-Requisitos con orientación para su uso. ISO, 2018. Suiza.

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Enlaces
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