ll

Integración de Sistemas de Gestión

Avanzamos a través del conocimiento

 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Para el desarrollo de esta competencia será necesario conocer y ser capaz de realizar la integración de los
Sistemas de Gestión, basados en varios estándares internacionales como es el caso de la calidad (ISO
9001), el medio ambiente (ISO 14001), la seguridad y salud en el trabajo (ISO 45001), etc. Consiguiendo de
este modo un aumento de la eficiencia, optimización de los recursos, simplificación de procesos, eliminación
de operaciones innecesarias, etc.

CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollarás los siguientes conocimientos disciplinares:

Conocer la Estructura de Alto Nivel: Requisitos
Comunes de los Sistemas de Gestión.
Conocer los Componentes del Sistema Integrado.
Comprender el Proceso de Integración de los
Sistemas.
Saber valorar los Beneficios de la Integración de
Sistemas.
Diferenciar los diferentes Tipos de Integración de
Sistemas.
Conocer Software de Gestión.

ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la siguiente actitud:

Conducta Preventiva.

AUTOEVALUACIÓN
Estructura de Alto Nivel: Requisitos Comunes de
Beneficios de la Integración de Sistemas.
los Sistemas de Gestión.
Componentes del Sistema Integrado. Diferentes Tipos de Integración de Sistemas.
Proceso de Integración de los Sistemas. Software de Gestión.

TEST DE EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Integración de los Sistemas de Gestión

2
ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL: REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN

Hasta el año 2015, las Normas ISO 9001 e ISO

14001 presentaban una estructura, unos requisitos y
una terminología diferente, por lo que la integración
de ambos estándares continuaba siendo un reto para
las organizaciones. Lo mismo ocurría hasta el año
2018 con la Norma ISO 45001.

Sin embargo, con la publicación de las nuevas

Normas, ISO ha querido ayudar a las organizaciones
a integrar y combinar de la mejor manera posible los
Sistemas de Gestión que tengan implantados, para lo
que ha desarrollado la Estructura de Alto Nivel que
está definida en el Anexo SL del documento ISO/IEC
Directivas, Parte 1, y que viene a establecer el
marco para un Sistema de Gestión Genérico y la
estructura para todas las normas de sistemas de
gestión nuevas y revisadas de 2015 en adelante.

El propósito de esta estructura es fomentar la compatibilidad entre las diversas normas de sistemas de
gestión para facilitar su integración y su implementación por las organizaciones, por medio de la
unificación de su estructura, textos y vocabulario fundamentales. Todas las Normas de Sistemas de
Gestión publicadas por ISO tendrán la misma estructura y requisitos generales. En función de cada
disciplina, la Norma correspondiente incorporará las características y las exigencias propias, sin que éstas
afecten, contradigan o socaven la Estructura de Alto Nivel.

Beneficios de la Estructura de Alto Nivel y de su Integración con otros Sistemas

El enfoque común para los sistemas de gestión nuevos o ediciones futuras de las existentes incrementa el
valor de las normas para todos los usuarios:

Integración de los Sistemas de Gestión

3
 Beneficios de la Estructura de Alto Nivel para las Partes Interesadas

La Estructura de Alto Nivel, proporciona:

■ A los normalizadores: una plantilla para su trabajo, ya que pueden concentrar sus esfuerzos en
las necesidades específicas de la disciplina a normalizar y generar la norma a partir de la estructura.
■ A los implementadores de sistemas de gestión: un marco general del sistema de gestión en el que
pueden escoger y elegir las normas específicas de la disciplina que desean incluir en el sistema
integrado, que parte de una gestión común para todas las normas.
■ A las empresas: un enfoque que fomenta el uso de un solo sistema de gestión integrado que
puede cumplir los requisitos de varias normas a la vez.
■ A los auditores de sistemas de gestión: un conjunto básico de requisitos genéricos que deben
abordarse sin importar qué disciplina esté siendo examinada.

Actualmente hay Normas que no siguen la Estructura de Alto Nivel, como la Norma SGE 21 de
Responsabilidad Corporativa (RC). Sin embargo, cada vez es mayor el número de Organizaciones que
integra la Gestión Ética en su actividad.

Beneficios de la Integración de la RC

Entre los beneficios que se pueden obtener de integrar la Responsabilidad Social Corporativa en el
Sistema de Gestión Integrado de la empresa, destacan los siguientes:

■ Aumento del valor de la marca

■ Más facilidades para conseguir financiación
■ Recursos laborales más seguros y fidelizados
■ Buen gobierno de la Organización
■ Trabajadores contentos y motivados
■ Clientes satisfechos y fidelizados
■ Partes interesadas confiadas
■ Buena imagen pública

Sistema Integrado de Gestión

El objetivo principal del desarrollo e implantación de un Sistema Integrado de Gestión es que la
Organización dé lugar a productos conformes y a resultados de inocuidad para los trabajadores y el
medio ambiente.

Es habitual que el Sistema Integrado de Gestión esté basado en la definición y gestión de los procesos,
lo que implica el desglose de las actividades de la Organización en partes bien definidas, estableciendo la

Integración de los Sistemas de Gestión

4
secuencia correcta y la adecuada interacción que pueda existir entre ellas y en el estudio y tratamiento de
las mismas.

Las organizaciones que disponen de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la ISO 9001 pueden
aplicar sus mapas de procesos para la identificación de los aspectos afectados por los requisitos de
las normas aplicadas en el resto de áreas de gestión.

Nota Importante

En la Norma ISO 9001:2015 se ha eliminado la obligación de redactar documentos específicos

referidos en las secciones 4 y 7.5.1 de la versión 2008 (manual de la calidad, procedimientos
documentados, instrucciones de trabajo) dejando a la organización la libertad de adoptar cualquier
soporte que cumpla lo establecido en el requisito “información documentada” referido en la cláusula
7.5, manteniéndose las necesidades de implantar y mantener vigente un Sistema de Gestión de la
Calidad, que debe estar sujeto a una mejora continua para que la eficacia sea mayor, y para ello debe
desglosar todas sus actividades para estudiarlas y definir su secuencia e interacciones.

De la misma forma, la Norma ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 establecen que todo el sistema
tiene que estar documentado, por lo que los procesos de integración documental que se describen a lo
largo de esta Unidad se hacen en base a los documentos que las organizaciones poseen habitualmente,
aunque algunos de ellos ya no sean obligatorios.

Requisitos Generales
La Organización, de acuerdo con los requisitos de las normas, debe establecer, documentar,
implementar, mantener y mejorar continuamente un SIG dentro de un alcance establecido y
determinar cómo cumplirá esos requisitos.

El alcance define los límites de la Organización dentro de los cuales se aplicará el SIG. Debe estar
documentado y se puede incluir, por ejemplo, en la Política Integrada o en el Manual Integrado del
Sistema, si se dispone de él.

Requisitos de la Documentación
La Organización debe establecer documentalmente y mantener al día un Sistema Integrado de Gestión
que asegure la conformidad con la totalidad de los requisitos especificados en las distintas normas.

Algunos de los documentos que las organizaciones suelen tener como “información documentada” y que
pueden integrarse son los siguientes:

Integración de los Sistemas de Gestión

5
Control de Documentos
La línea de integración de los Sistemas de Gestión debería ir por el camino de la unificación de políticas,
manuales, procedimientos y registros, todo ello en la medida de lo posible y dependiendo del tipo de
Organización.

Manual
Las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y de RC no exigen un Manual, pero es recomendable su
existencia pues proporciona una visión global de Sistema y de la Organización y es un documento que se
puede utilizar con fines comerciales o como material para la formación de nuevo personal.

Por tanto, se podría disponer de un manual para cada Sistema de Gestión o de un manual único o manual
integrado, descriptivo de todo el Sistema, que contemple los requisitos de todas las normas.

El manual integrado debe definir perfectamente el SIG aplicado por la Organización, describiendo la
interacción entre los distintos elementos del Sistema, presentando una imagen clara de su estructura
organizativa e informando sobre sus aspectos fundamentales.

Procedimientos
Ciertos procedimientos pueden integrarse con facilidad, son los denominados procedimientos
generales. En cambio, otros requieren mayores esfuerzos o incluso será conveniente mantenerlos
diferenciados, son los procedimientos específicos de cada Sistema de Gestión, de acuerdo con la
reglamentación o normalización aplicada.

Integración de los Sistemas de Gestión

6
En todas las normas de Sistemas de Gestión se exige que haya un control de la información documentada.

Información Fácilmente Integrable

■ Estructura y responsabilidades
■ Control de la información documentada
■ Competencia, toma de conciencia y formación
■ Comunicación
■ Selección de proveedores
■ Auditorías internas
■ Tratamiento de las anomalías o no conformidades
■ Seguimiento y control
■ Revisión por la dirección

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (a través de la Plataforma)

Navegando por esta Unidad de Competencia, se puede descargar un Ejemplo de
Procedimiento Integrado de Formación y Recursos Humanos.

Control de Registros
Los registros de Gestión Integrada son los documentos que evidencian el cumplimiento de los requisitos
establecidos en las distintas normas, en las actividades de la Organización.

Los requisitos establecidos por las normas para el control de los registros son totalmente comunes, de
forma que un mismo procedimiento da respuesta a todas las normas.

Integración de los Sistemas de Gestión

7
Responsabilidad de la Dirección
La alta dirección debe asumir un compromiso con el desarrollo e implementación del SIG, así como la
mejora continua de su eficacia. Las nuevas normas ISO exigen el liderazgo y compromiso de la alta
dirección.

Responsabilidades de la Dirección

■ Establecer y mantener actualizada la política integrada.

■ Elaborar y revisar el Código de Conducta.
■ Establecer y asegurar unos objetivos coherentes con la política integrada.
■ Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para la implantación del Sistema Integrado.
■ Definir y comunicar las responsabilidades dentro de la Organización.
■ Comunicar a la Organización la importancia de satisfacer los requisitos de los clientes, los
legales y reglamentarios y otros requisitos a los que la Organización se someta voluntariamente.
■ Asegurar la existencia de procesos de comunicación apropiados dentro de la Organización.
■ Llevar a cabo la revisión del Sistema Integrado de Gestión para asegurarse de su conveniencia,
adecuación y eficacia continuas.

Política
En todas las normas sobre Sistemas de Gestión se establece la obligación de definir una política que sea
aprobada por la alta dirección y cuente con el apoyo de los miembros de la Organización, que evidencie su
compromiso de satisfacer los requisitos incluidos en cada norma y establezca los principios generales de
funcionamiento del Sistema.

Por tanto, uno de los puntos clave a la hora de implantar un Sistema Integrado es definir una política
unitaria, pero que a su vez dé respuesta a los requisitos de cada norma en particular.

Una política integrada debe consistir en una declaración de principios y compromisos que promuevan
mejorar continuamente las condiciones de trabajo, la seguridad y la calidad de los productos y
procesos, garantizando el respeto al medio ambiente y la gestión ética.

DOCUMENTO PARA LA DESCARGA (Acceso través de la Plataforma)

Navegando por esta Unidad de Competencia, se puede descargar un Ejemplo de

Política Integrada.

Integración de los Sistemas de Gestión

8
Objetivos
La genérica declaración de compromiso de mejora continua expresada por la dirección a través de la
política integrada, debe concretarse estableciendo unos objetivos a conseguir en cada área de gestión en
periodos determinados.

Los objetivos establecidos pueden ir desgranándose en cascada a lo largo de todos los niveles de la
Organización, señalando para cada uno de ellos las metas concretas a alcanzar en relación con los
objetivos finales.

Estos objetivos deben establecerse en función de los niveles de la Organización y su logro debe poder
medirse.

Aunque el establecimiento de objetivos es un requisito común a todas las normas de gestión, es evidente
que, en general, los objetivos de calidad no sirven como objetivos para la parcela medioambiental, de
prevención o de responsabilidad social del Sistema, por lo cual, la Organización debe establecer objetivos
específicos para cada una de esas áreas.

Indicadores
En todas las normas se establece la necesidad de llevar a cabo un seguimiento y control del Sistema de
Gestión. Para ello, habitualmente se utilizan unos indicadores, que son herramientas muy útiles que
permiten medir objetivamente la evolución de un proceso o una actividad. La medición periódica de los
resultados de los indicadores establecidos sirve para verificar que la mejora se está llevando a cabo y que
los objetivos se están materializando.

Responsabilidad y Autoridad
La aplicación de las normas que rigen el SIG da lugar al criterio de que todo el personal que dirija o ejecute
un trabajo que incida sobre los procesos o sobre la coordinación, supervisión o asistencia a los mismos,
tenga perfectamente definidas sus responsabilidades con relación a las actividades de ejecución y
perfeccionamiento de dicho proceso. Con ello, se pretende evitar que haya actividades sin responsabilidad
definida o superposición de responsabilidades.

En la asignación de responsabilidades de un Sistema que cubre distintas áreas de gestión se plantea la

alternativa de que se nombre un único representante o expertos diferentes para cada área. En el caso de
asignar un representante para cada área, la comunicación entre los departamentos que dirigen debe ser
fluida y constante para asignar la adecuada coordinación entre los mismos.

Si se ha optado por un elevado nivel de integración del Sistema, el representante debería ser único y de
un nivel profesional suficiente como para poder gestionar todos los aspectos integrados,
independientemente de que tuviera bajo su responsabilidad otros expertos que colaborasen en la tarea.
Cabe destacar que, aunque ha dejado de ser un requisito el nombramiento de un representante de la
dirección al frente del sistema, esto no exime a la organización de tener una persona responsable del SIG.

La opción sobre el nombramiento de uno o varios representantes depende también de la magnitud de la

Organización y de la importancia que puedan tener unos aspectos de la gestión sobre los otros.

Integración de los Sistemas de Gestión

9
Matrices de Polivalencia
Las matrices de polivalencia representan de forma simplificada la correspondencia entre funciones y
responsabilidades. Proporcionan de forma rápida y sencilla información sobre las principales tareas a
desarrollar en un SIG y sobre los cargos responsables de su ejecución.

Comunicación
Si la implantación y mantenimiento de cualquier Sistema de Gestión unitaria requiere una elevada dosis de
convencimiento y mentalización hacia la totalidad de las partes interesadas, la gestión integrada exige un
esfuerzo aún mayor.

Las comunicaciones e informaciones de las materias relacionadas con el SIG deben ser objeto de análisis
adecuado, con el fin de que se produzca una correcta transmisión de las mismas. Igualmente ha de

Integración de los Sistemas de Gestión

10
establecerse un cauce de información que permita que todo el personal pueda aportar sus ideas a
cualquier nivel de la Organización.

Exigencias en cuanto a Comunicación de Cada Área de Gestión

■ Comunicación interna
Sistema de Calidad ■ Comunicación con el cliente
■ Comunicación con los proveedores externos

Sistema de Medio ■ Comunicación interna

Ambiente ■ Comunicación con partes interesadas externas

Sistema de Seguridad ■ Comunicación con empleados

y Salud en el Trabajo ■ Comunicación con partes interesadas

Comunicación con los grupos de interés o stakeholders:

■ Personas que integran la Organización

Sistema de
■ Clientes
Responsabilidad Social
■ Proveedores
■ Inversores
■ Etc.

Revisión por la Dirección

La alta dirección debe revisar periódicamente el funcionamiento del SIG para verificar la consistencia,
adecuación, efectividad y cambios del mismo, documentando los resultados de estas operaciones.

En función de los resultados obtenidos en la revisión, la alta dirección deberá tomar las decisiones y
acciones relacionadas con la mejora continua de la eficacia del SIG.

Los requisitos establecidos en las distintas normas sobre Sistemas de Gestión son totalmente
compatibles, de forma que un mismo procedimiento puede dar respuesta a todas las normas. Sin embargo,
conviene tener en cuenta que los aspectos a considerar en la revisión son distintos para cada Sistema.

Integración de los Sistemas de Gestión

11
Control Operacional
Este punto es uno de los más importantes a tener en cuenta a la hora de implantar cualquier Sistema, ya
que a través de su desarrollo se establecen las directrices para lograr la conformidad con los requisitos
establecidos.

Finalidad del Control Sobre las Operaciones del Sistema

■ Llevar a cabo la ejecución del producto o la prestación del servicio mediante procesos planificados
previamente, como garantía de que no se van a producir incertidumbres en el desarrollo de los
mismos.
■ Facilitar en todo momento las condiciones de trabajo, de manera que permitan un ambiente laboral
adecuado para el desarrollo del mismo.
■ Prestar atención a los posibles impactos ambientales, incluyendo aquellas acciones de operación o
de control que estén dedicadas exclusivamente a la mejora ambiental.
■ Controlar todos los posibles elementos inseguros de las operaciones y actividades que estén
asociadas con los riesgos identificados, exigiendo la planificación de dichas actividades.

El planteamiento general del requisito es el mismo para las distintas normas y se podría establecer un
procedimiento con directrices generales en cuanto a la identificación de los aspectos y actividades sobre los
que aplicarlo, asignar responsabilidades, etc., pero los factores que han de controlarse son distintos para
cada área de gestión, y de ahí que éste no sea un punto fácilmente integrable.

Por todo ello, lo más adecuado es disponer de procedimientos específicos para definir las directrices
aplicables en cada caso.

Requisitos Legales y Otros Requisitos

Para la adecuada definición de los objetivos y en todas las áreas de planificación, de mantenimiento y de
desarrollo del SIG, es fundamental el conocimiento y seguimiento de los requisitos legales y del resto de
requisitos que afectan al Sistema, para garantizar su cumplimiento.

Tanto en ISO 14001 como en ISO 45001 se exige identificar y acceder a los requisitos legales y otros
requisitos que la Organización suscriba. Por ello, un mismo procedimiento puede ser válido para dar
respuesta a las normas, siempre que contemple las pautas a seguir para identificar, acceder, registrar,
distribuir e informar y evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
aplicables a la actividad de la Organización.

Integración de los Sistemas de Gestión

12
COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO
Actualmente, en las empresas coexisten diferentes Sistemas de Gestión relacionados con diversos
aspectos de la política de la empresa, como pueden ser la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud
en el trabajo, la responsabilidad social, el financiero, el comercial, el jurídico, administrativo, etc.

Algunos de los Sistemas de Gestión que comúnmente son integrados dentro de las organizaciones se
muestran en la siguiente tabla:

Elementos del Sistema Integrado de Gestión

Sistema de Gestión de Pretende conseguir la calidad de productos y/o servicios y la satisfacción de

la Calidad los clientes mediante el control de los procesos.

Sistema de Gestión Pretende conseguir la protección ambiental y la prevención de la

Ambiental contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

Pretende conseguir la protección total de la seguridad y salud de los

Sistema de Seguridad
miembros de la Organización mediante la adecuación de las instalaciones y las
y Salud en el Trabajo
actividades.

Sistema de Gestión
Pretende conseguir que todas las actividades de la Organización se desarrollen
Ética y Socialmente
Responsable
con transparencia, integridad y sostenibilidad.

Es habitual que este Sistema Integrado de Gestión, esté basado en la definición y gestión de los
procesos, lo que implica el desglose de las actividades de la Organización en partes bien definidas,
estableciendo la adecuada interacción entre ellas y el estudio y tratamiento de las mismas, con la finalidad
de obtener:

■ Productos conformes
■ Resultados de inocuidad para los trabajadores y el medio ambiente
■ Gestión ética y socialmente responsable

Por ello se debe entender la introducción de Sistemas de Gestión como una oportunidad de valor añadido
y de mejora de la eficiencia de las organizaciones, capitalizando el esfuerzo que significa su implantación y
donde la gestión del riesgo también significa trabajar para alcanzar un perfeccionamiento continuo.

VIDEO EN LA PLATAFORMA (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma,

puedes visualizar un vídeo ilustrativo sobre la integración de Sistemas de
Gestión.

Integración de los Sistemas de Gestión

13
Principios Comunes de los Sistemas de Gestión
Para implantar un Sistema de Gestión Integrado existen normas certificables y compatibles entre sí que
definen los requisitos que se han de cumplir, redundando en un beneficio para la Organización, como
pueden ser:

■ Las normas ISO 9000, para Sistemas de Gestión de la Calidad.

■ Las normas ISO 14000, para Sistemas de Gestión Ambiental.
■ La norma ISO 45001, para Sistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
■ La norma SA8000 (u otros estándares de RC), para Sistemas de Gestión Ética y Socialmente
Responsable.

El conjunto de las normas anteriormente citadas permite establecer un Sistema Integrado de Gestión que
se puede considerar como una decisión estratégica de la Organización, no señalándose en ninguna de
ellas una metodología única para su desarrollo, aunque presenten una filosofía común de gestión.

La integración de Sistemas debe incluir los principios de mejora continua, de la gestión de la calidad, la
preservación del medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo y la responsabilidad social,
adecuados a la cultura, la política, los objetivos generales de la Organización y las expectativas y
necesidades de los clientes.

Principios Comunes de los Sistemas de Gestión

Compromiso y
Es necesario un compromiso y liderazgo claro por parte de la dirección, para
Liderazgo de la
Dirección lograr el éxito.

El Sistema de Gestión Integrado no puede ser estático, debe estar inmerso en

un proceso de innovación y mejora continua, ante la dinámica del mercado y
Proyecto Permanente
de los procesos, el desarrollo de la legislación y normativa y la aparición de
nuevos riesgos empresariales.

Es prioritario actuar antes de que ocurran los fallos, en lugar de controlar sus
resultados, que también deben ser considerados. Se basa fundamentalmente en
la prevención, mediante la realización de un plan de riesgos. La
Gestión del Riesgo
organización debe determinar los riesgos que deben abordarse y sobre los
que es necesario planificar y tomar medidas para hacerles frente y detectar
oportunidades.

El SIG sólo será eficaz, si es capaz de medir y evaluar la situación actual y

Sistema Medible futura. En todos los Sistemas de Gestión las técnicas de evaluación son
similares e incluso algunas idénticas.

Integración de los Sistemas de Gestión

14
 Es necesaria una implicación de todas las personas que trabajan en una
Implicación del Organización para obtener éxitos en calidad, medio ambiente, seguridad, y
Personal responsabilidad social, ya que es un proceso continuo e integrado en toda la
estructura de la Organización.

La formación es la clave principal de todos los aspectos que se desarrollan en

Formación las organizaciones. El personal debe tener las competencias apropiadas para
asegurar que las actividades se desarrollan de forma adecuada.

Aplicación del SIG en todas las fases del ciclo de vida de los productos y en
Análisis del Ciclo de
Vida todas las etapas de los procesos productivos en las condiciones normales,
anormales y de emergencia que puedan acontecer.

Integración de los Sistemas de Gestión

15
PROCESO DE INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS
Las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los ámbitos, tanto a nivel tecnológico como
de Sistemas de Gestión. Esto implica que deben hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo más
rápidamente posible a las nuevas situaciones para seguir siendo competitivas y eficientes en los
mercados en los que se desarrollan, sujetos inevitablemente al proceso de globalización.

Se pretende que la implantación de un Sistema Integrado de Gestión se dirija a la mejora de la gestión

ética y competitiva de la Organización, así como a la minimización de los riesgos para los trabajadores
y el medio ambiente, no centrándose únicamente en el cumplimiento de las especificaciones de las
Normas.

Para poder aplicar un Sistema de Gestión Integrado es necesario diferenciar los elementos comunes y
fácilmente integrables de las normas, de aquellos que requieren un trato específico.

Conviene en cualquier caso afrontar el proceso de integración mediante un programa definido, adaptado a
las particularidades de cada Organización.

Integración de los Sistemas de Gestión

16
 Etapas del Proceso de Interacción

Etapas del Proceso de Integración

Análisis de la Situación
Inicial
Es necesario conocer la situación en que se encuentra cada área de gestión.

Una vez valorada la situación actual se deben identificar las actividades y

Detección de las procesos sobre los que actuar, atendiendo a la legislación vigente de aplicación,
Acciones a Realizar la normativa de tipo voluntario a la que se somete la Organización, los requisitos
de los clientes, etc., como base para el establecimiento del Sistema.

Integración de los Sistemas de Gestión

17
 Definir el grado de integración a lograr, documentación, soporte, método de
Definición del Sistema
gestión y mantenimiento del Sistema.

Planificación de las tareas a realizar:

■ Definición de tareas
Establecimiento del
Programa de Trabajo
■ Orden de precedencia en el tiempo
■ Recursos necesarios: humanos, materiales y económicos
■ Responsables de la ejecución de cada tarea
■ Plazos estimados para ello

Desarrollo e
Ejecución de las actividades programadas y seguimiento y control de las
Implantación del
Sistema posibles desviaciones respecto a los requisitos y directrices establecidos.

Actividades a realizar en distintos momentos del proyecto con el fin de dar a

Formación y Difusión conocer el Sistema y las modificaciones que suponga en la sistemática de
trabajo habitual.

Condicionantes del Proceso de Integración

En el proceso de integración de Sistemas es necesario tener en cuenta una serie de condicionantes que
tendrán diferentes influencias en la gestión de una Organización.

Integración de los Sistemas de Gestión

18
 Condicionantes del Proceso de Integración

Dependiendo de su actividad, la Organización estará sometida a determinados

Marco Normativo requisitos legales y reglamentarios, además de los requisitos que adquiera
voluntariamente.

■ Calidad: suele existir un responsable con un amplio desarrollo

metodológico y una fuerte actividad verificadora de los productos y
supervisora de los métodos, que están apoyados en una estructura
documental amplia.
■ Medio Ambiente: suele existir un responsable con recursos compartidos
con otras funciones, en sectores con alto impacto en el medio ambiente. Su
actividad se orienta hacia la supervisión de los procesos de dichos sectores,
mediante un desarrollo metodológico centrado en las técnicas de control y
reducción del impacto.
Enfoque
■ Seguridad y Salud: en España se realiza según lo establecido en el
Organizacional
Reglamento de los Servicios de Prevención en función del tipo de
Organización. En general se llevan a cabo actividades centradas en la
eliminación o minimización de riesgos, con un enfoque más reactivo que
preventivo y más táctico que estratégico.
■ RC: suele existir un responsable de Gestión Ética y Responsabilidad Social
que tendrá, entre otras funciones, que velar por el cumplimiento,
seguimiento y coordinación del Sistema de Gestión Ética y Socialmente
Responsable y coordinar el Comité de Gestión Ética y Responsabilidad
Social.

La empresa debe obtener resultados rentables, para lo cual debe gestionar

sus recursos de una forma eficaz y eficiente. Una adecuada gestión de la
Gestión Empresarial
Calidad, el Medio Ambiente, la Seguridad y la RC deriva en beneficios
económicos.

Entre los condicionantes externos destacan los agentes sociales, ya que pueden
provocar una respuesta del mercado. Los condicionantes sociales según su
forma son:
Agentes Sociales
■ Informativos, como quejas y reclamaciones en el ámbito de calidad.
■ Sensibilizadores y de denuncia en medio ambiente, prevención de riesgos
laborales y RC.

Los clientes tienen una influencia fundamental en la Organización. En la calidad,

son un claro condicionante al aceptar o rechazar el producto o servicio, pero es
Clientes importante destacar que la sociedad tiene cada vez una mayor sensibilización
hacia la problemática ambiental y el bienestar social, lo que hace que los
clientes también sean factores condicionantes.

Integración de los Sistemas de Gestión

19
BENEFICIOS DE LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS

Cuando una Organización decide implantar un SIG

ha de ser consciente de que tendrá que superar una
serie de retos, que ha de interpretar como
oportunidades de mejora y que se sumarán a los
beneficios propios de la integración.

Beneficios de la Integración

Permite una simplificación y reducción de la documentación:

Simplificación de ■ Manual común

Sistemas ■ Procedimientos de gestión comunes
Documentales
■ Instrucciones operativas integradas

La reducción del número de documentos facilita y agiliza su gestión.

Eficacia de la
Posibilita conocer de un modo global los avances logrados por la
Evolución y
Seguimiento Organización en materia de calidad, seguridad, medio ambiente y RC.

Participación del Implica un nivel más alto de satisfacción de los trabajadores, sintiéndose más
Personal implicados en el proyecto empresarial.

Participación de los Implica una mejora de las rutinas y procesos técnicos de la empresa, que
Clientes y Proveedores redunda en el entorno laboral y los clientes.

Con la integración, los costes de implantación son menores:

Disminución de Costes ■ Menor coste en auditorías, que se pueden realizar de forma conjunta.
■ Aprovechamiento de documentación.
■ Aprovechamiento de estructuras y recursos comunes.

Integración de los Sistemas de Gestión

20
 Mejora del Control de Se obtiene una mejora del control de la gestión global de la Organización y de
la Organización las actividades y procesos.

Participación de forma solidaria en la mejora de la calidad y la responsabilidad

Compromiso de la social, en la reducción de los riesgos y en la preservación del medio ambiente,
Empresa traduciéndose en una optimización de su funcionamiento, un aumento de su
competitividad y un incentivo para la innovación.

Disminución del Realizar la implantación simultáneamente implica que el periodo de implantación

Periodo de total será más corto que la suma de los períodos de implantación de los
Implantación Sistemas de forma secuencial.

Retos que Plantea la Integración de los Sistemas

Uno de los principales retos que ha de afrontar la Organización que comienza la implantación de un
Sistema de Gestión Integrado es conseguir la implicación de todos sus miembros.

Es por esta razón que no se deben escatimar esfuerzos en hacer conscientes a los miembros de la
Organización de la importancia de realizar las funciones asignadas, según las directrices
establecidas, además de proporcionarles la formación necesaria para llevar a cabo esas funciones
adecuadamente.

Retos para la Integración

En general, implica una ampliación de la cultura existente en materia

Concienciación ambiental, de prevención de riesgos laborales y RC, debido a que el personal
está más habituado a los temas relacionados con la calidad.

El personal de la Organización debe disponer de las competencias adecuadas

para realizar las funciones que le han sido asignadas en la implementación y
Formación
mantenimiento del Sistema, siendo necesario un mayor esfuerzo en materia
de formación y un compromiso con el mismo por parte de la dirección.

Integración de los Sistemas de Gestión

21
MASTER CLASS (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma, puedes visualizar en diferido el

Webinar “Elementos Básicos de un Sistema de Gestión Integrado”, impartido por Eva María
Iglesias Guzmán, en el que se puede ver lo importante de la concienciación y formación para la
integración de los sistemas de gestión en las organizaciones.

Si deseas asistir a un Webinar en directo puedes ver la programación mensual e inscribirte a través del
campo TV Educativa BVBS, que encontrarás en el “Campus Virtual”.

Integración de los Sistemas de Gestión

22
MÉTODOS DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS
A la hora de definir las formas que se emplean más habitualmente para integrar los Sistemas de Gestión es
importante tener en cuenta que cada Organización adapta los requisitos de las Normas a su cultura y modo
de operación, de tal modo que no hay dos Sistemas de Gestión iguales.

La Organización debe seleccionar un estilo de gestión que le sea útil y práctico para llevar a cabo la
integración de los Sistemas.

Un aspecto relevante a la hora de implantar un Sistema Integrado de Gestión, es la elección de un

representante de la dirección que se encargue de su supervisión. Se plantea en este punto la alternativa
de nombrar uno o varios representantes.

Si se opta por un elevado nivel de integración del Sistema, el representante podría ser único, de un nivel
profesional suficiente como para poder gestionar todos los aspectos del Sistema, independientemente de
que tuviese bajo su responsabilidad otros mandos intermedios en los que delegar ciertas funciones.

Por otro lado, el nombramiento de uno o varios representantes depende también de la magnitud de la
Organización y de la importancia que puedan tener unos aspectos de la gestión sobre los otros, ya que por
ejemplo, en una empresa de servicios los temas ambientales, de prevención de riesgos y RC podrían ser
menos destacables comparados con los de calidad y, en este caso, el experto en calidad podría gestionar
con facilidad el Sistema completo.

Integración Documental
Un aspecto fundamental en la implantación de un Sistema Integrado es la unificación del propio sistema
de gestión documental de la Organización. Ésta será una herramienta básica de integración de Sistemas y
de la efectividad en su aplicación.

El sistema documental unitario debería definir fundamentalmente:

■ Mecanismos para la identificación de todos los documentos, con referencia a su fecha de

actualización.
■ Vías para la elaboración de la información documentada.
■ Métodos de aprobación y control de distribución.
■ Modo de archivo, centralizado o descentralizado.
■ Metodología para la revisión documental.

La jerarquía documental del Sistema Integrado de Gestión es análoga a la de los Sistemas de Gestión de
forma independiente. Las empresas deben adoptar la modalidad de Organización de la documentación que
más se adapte a sus necesidades, partiendo de una política para cada área de gestión o unificando los
compromisos establecidos en una política integrada.

Integración de los Sistemas de Gestión

23
Distintos Manuales, Procedimientos Generales y Específicos
Un posible método de documentación del SIG consiste en disponer de un manual para cada área de
gestión, un conjunto de procedimientos generales o comunes a todos los Sistemas y una serie de
procedimientos específicos para cada Sistema.

Este sistema puede ser recomendable cuando las auditorías de certificación no vayan a realizarse de
forma integrada.

Disponer de varios manuales tiene como ventaja que cada manual puede
seguir de forma literal los requisitos y estructura de aplicación de cada
Norma.
Manuales
Desde todos los manuales se debe hacer referencia a los procedimientos
comunes a todas las áreas de gestión, lo que obliga a que el método de
identificación y/o codificación de los procedimientos sea absolutamente
común.

Son los procedimientos derivados de aquellos requisitos de las normas que son
comunes y se refieren a aspectos generales de la gestión.

Los elementos del Sistema Integrado que generalmente se controlan mediante

procedimientos comunes son:

■ Control de la documentación
Procedimientos ■ Control de registros
Generales ■ Requisitos legales y otros requisitos
■ Tratamiento de no conformidades
■ Adopción de acciones correctivas
■ Formación
■ Comunicación
■ Auditorías
■ Revisión por la dirección

Son los procedimientos derivados del control operacional de cada área de

Procedimientos
gestión, pero también tendrán en cuenta las exigencias que determine el
Específicos
Sistema Integrado de Gestión.

Integración de los Sistemas de Gestión

24
Un Único Manual, Procedimientos Generales y Específicos
Otro método para la integración de la documentación de los requisitos de los Sistemas de Gestión se basa
en la elaboración de un único manual que contemple los requisitos de todas las normas, lo que se suele
conocer como Manual Integrado.

Disponer de un único manual tiene como ventaja un menor volumen de la documentación a controlar,
distribuir y mantener.

Integración de los Sistemas de Gestión

25
 Características del Manual Integrado

Debe dar respuesta a todas las normas.

■ Es conveniente que disponga de una tabla de referencias cruzadas entre los requisitos que
especifica cada una de las normas y los apartados del manual donde se contemplan. De este modo
se aprovechan al máximo las sinergias de cada uno de los Sistemas.
■ Debe describir de forma genérica la estructura de los Sistemas de Gestión particulares y hacer
referencia a los documentos de los mismos.

Integración Operativa
La integración operativa de los Sistemas ha de ser estudiada y planificada para lograr su implantación
gradual, que debe verse alimentada por la propia experiencia positiva que el proceso conlleva.

Los puntos clave para una correcta integración operativa de los Sistemas son:

■ Definir una política empresarial unitaria que debe ser aprobada por la dirección y contar con el apoyo
de sus trabajadores o representantes. Consistirá en una declaración de principios y compromisos que
promuevan mejorar continuamente las condiciones de trabajo, la calidad de los productos y procesos y
la responsabilidad social, garantizando el respeto al medio ambiente en un desarrollo sostenible.
■ Establecer una estructura organizativa del Sistema Integrado de Gestión, definiendo las funciones y
responsabilidades. Es necesario estructurar cómo se establecerán las relaciones de cooperación entre
unidades funcionales y personas con responsabilidades sobre los Sistemas, para coordinar la actuación
de las distintas áreas.

Integración de los Sistemas de Gestión

26
SOFTWARE DE GESTIÓN
Las nuevas tecnologías de la información suponen un soporte técnico que puede facilitar la gestión
integrada de Sistemas.

Las organizaciones deben aprovechar las ventajas de la aplicación de herramientas informáticas al

funcionamiento de su Sistema Integrado de Gestión.

SITIO DE INTERÉS EN LA WEB (Acceso a través de la Plataforma)

Accediendo a esta Unidad de Competencia a través de la Plataforma se puede consultar la página Web
de la Asociación Española para la Calidad, AEC, que ofrece un listado de programas para gestión de
la calidad, el medio ambiente, seguridad industrial y Sistemas Integrados ofrecidos por distintas
empresas.

Ventajas de la Aplicación de Software para la Gestión

■ Disminución de consumo de papel.

■ Preservar de forma integral la documentación existente.
■ Conocer fácilmente el estado de los documentos (obsoleto, modificado, aprobados, etc.)
■ Posibilitar fácilmente la visualización de datos.
■ Utilizar firmas digitales, las cuales están aceptadas por las Entidades de Certificación.
■ Ser utilizado por todos los departamentos de la compañía.
■ Facilitar la distribución eficaz de los recursos.
■ Seguir la programación periódica de auditorías, formación, calibraciones y revisiones de
equipos de inspección y ensayos, así como de máquinas, herramientas y utillajes.
■ Reducir el número y duración de las reuniones para informar, discutir, controlar, etc.
■ Realizar estadísticas y medición de la satisfacción del cliente por medio de encuestas
automáticas.
■ Comunicación electrónica, tanto interna como externa, por medio de informes y actas.
■ Tener un control de los históricos.
■ Simplificar el manejo de la información ante posibles cambios de normativas de referencia.

Integración de los Sistemas de Gestión

27
ACTITUD

CONDUCTA PREVENTIVA

Adoptar las medidas necesarias para evitar un problema o riesgo que puede causar una lesión o
enfermedad.

La prevención es el conjunto de acciones necesarias para disminuir la producción de un riesgo, adoptando

las medidas más adecuadas a la situación planteada.

Por ejemplo, en materia de seguridad alimentaria la higiene de las manos es fundamental para evitar
transmitir gérmenes que puedan provocar la contaminación de los alimentos. Además de la contaminación
microbiológica, las manos pueden entrar en contacto con posibles sustancias tóxicas nocivas para la salud.

Para que la prevención sea efectiva se deben modificar todos aquellos hábitos de comportamiento
inadecuados o de riesgo. Para ello es necesario:

■ Poseer información suficiente y válida sobre los diversos factores de riesgo.

■ Tener conciencia del riesgo que supone mantener ese hábito de conducta.
■ Tomar la decisión de modificar o evitar la acción o actividad causante del riesgo.

Mantener a lo largo del tiempo ese cambio de comportamiento.

Integración de los Sistemas de Gestión

28
 900 921 292
formacion@bvbs.es

www.bureauveritasformacion.com

Integración de los Sistemas de Gestión

 Bureau Veritas Formación, S.A. Unipersonal
Depósito Legal: M–7207–2012

Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra está protegido por la Ley. Queda prohibida toda reproducción total o parcial de la obra por cualquier
medio o procedimiento sin autorización previa.