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Archivos de Gestion 1

Taller N° 5

Diagnóstico Integral de Archivos

Integrantes :
Jesus arley mendieta españa
Diana marcela palacio herrera
Karol alejandra fajardo rengifo
Arley coquis loaiza

Instructor:
Edwin Alonso Sossa Curz

Centro de gestion administrativa

Ficha 2183916

Bogota D.C.
Noviembre de 2020
Entrevista

Evaluación de aspectos administrativos instancias asesoras

1 ¿la entidad ha conformado el comité interno de archivo?

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2 ¿si la respuesta es afirmativa indicar el acto administrativo?

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3 ¿los miembros del comité interno cumplen funciones archivísticas?

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4 ¿la entidad tiene el organigrama por dependencias actualizado?


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5 ¿la entidad tiene un manual de funciones actualizado?

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6 ¿en el manual de funciones y procedimientos se ha regulado el recibido y entrega de


los documentos de archivo por parte de los servidores públicos?

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7 ¿la entidad cuenta con mapa de procesos actualizado?

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8 ¿ha desarrollado la entidad un normograma de acuerdo a su contexto legal?

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9 ¿la entidad ha sufrido restructuraciones cuántas y cuándo fue la última?

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10 ¿la entidad ha tenido cambios de estructura orgánico-funcional de la entidad?

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11 ¿existen actos administrativos u otras normas que indiquen la creación de


dependencias o grupos con la respectiva asignación de funciones?

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12 ¿indique el número dependencias de la entidad?

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13 ¿se ha designado a una dependencia especifica la función archivística de la entidad o


se ha creado la dependencia sección grupo de archivo indicar el acto administrativo?

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14 ¿la entidad ha formulado una política de gestión documental?

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15 ¿la entidad ha conformado el archivo central institucional?

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16 ¿la entidad tiene funciones relacionadas con la garantía protección y salvaguardia de


los derechos humanos y del derecho internacional humanitario se la entidad ha creado
archivo histórico?

Aspectos de financiación

17 ¿cuál fue el presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia?

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18 ¿cuánto presupuesto ha sido asignado en gastos de inversión para el archivo en


vigencias anteriores?

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19 ¿se ha contratado o ejecutado proyectos para el funcionamiento del archivo o en


sistemas de información?

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20 ¿ha sido suficiente el presupuesto asignado al área de archivos durante la vigencia


para cumplir con el PINAR o PGD

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Aspectos de formación y capacitación

21 ¿los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o


áreas de su labor?

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22 ¿si los servidores públicos han sido capacitados en temas relacionados al manejo y
organización de archivos?

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23 ¿los servidores públicos reciben o entregan los documentos o archivos inventariados?

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23 ¿los servidores públicos han sido capacitados y entrenados para la atención de


emergencias?
24 ¿la unidad de correspondencia cuenta con el personal suficiente y capacitado para
recibir enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial?

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aspectos de la función archivística

26 ¿la entidad ha elaborado cuadros de clasificación?

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27 ¿la entidad ha elaborado tablas de retención

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28 ¿las tablas de retención documental fueron aprobadas por la instancia competente?

29 ¿indique el acto administrativo por el cual se hizo que las tablas de retención?

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30 ¿que las tablas de retención documental fueron implementadas por la instancia?

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31 ¿las tablas de retención fueron publicadas en la página de la entidad?

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32 ¿las tablas de retención han sido actualizadas indicar la fecha y el motivo?

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33 ¿la entidad ha elaborado el programa de gestión documental?

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34 ¿el programa de gestión documental fue aprobado por la instancia competente?

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35 ¿se ha realizado la implementación del programa de gestión documental dentro de la
entidad?

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36 ¿se ha realizado el seguimiento al programa de gestión documental?

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37 ¿la entidad ha elaborado tablas de valoración documental?

38 ¿las tablas de valoración documental fueron aprobadas por la instancia competente?

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39 ¿las tablas de valoración documental fueron convalidadas por la instancia competente?

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40 ¿las tablas de valoración fueron implementadas en dicha empresa?

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41 ¿ha implementado la entidad la elaboración de inventarios documentales en los archivos


de gestión?

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42 ¿ha elaborado la entidad el modelo de requisitos para la gestión de documentos


electrónicos?

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43 ¿ha elaborado la entidad el banco terminológico de tipo series y subseries documentales?

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44 ¿ha desarrollado la entidad los mapas de procesos y flujos documentales y la descripción


de funciones de las unidades administrativas?

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45 ¿ha desarrollado la entidad las tablas de control de acceso para el establecimiento de


categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos?

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46 ¿ha elaborado la entidad el sistema integrado de conservación?

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47 ¿el comité interno de archivo emitió concepto para la aprobación del sistema integrado de
conservación

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48 ¿fue aprobado el sistema de integrado de conservación mediante algún acto administrativo

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49 ¿están conformando los expedientes de acuerdo a los cuadros de clasificación adoptados


por la empresa?

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50 ¿los expedientes son identificados de acuerdo al sistema de descripción adoptados por la


empresa?

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51 ¿las carpetas reflejan las series sub series documentales correspondientes a la unidad
administrativa?

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52 ¿ha implementado la hoja de control de documentos al interior del expediente?

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53 ¿la entidad ha desarrollado un programa de descripción documental?

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54 ¿la entidad ha elaborado instrumentos de descripción?

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55 ¿se realiza la foliación de los expedientes en su etapa de gestión?

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56 ¿el formato único de inventario documental se realiza y mantiene actualizado los


expedientes en los archivos de gestión?

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57 ¿el material gráfico, dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones prensa entre
otros es extraído y se deja en su lugar un testigo?

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58 ¿el material gráfico es almacenado en la sección del archivo dispuesto para conservar
distintos formatos?

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59 ¿se realiza el préstamo de documentos para trámites internos?

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60 ¿las dependencias realizan registros de préstamos y solicitan su devolución?

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61 ¿la entidad realiza o ha realizado procesos de digitalización de expedientes explicar el
motivo?

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62 ¿se ha realizado transferencias primarias?

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63 ¿las cajas usadas para la transferencia primaria se encuentran identificadas?

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64 ¿se ha establecido un procedimiento para la eliminación de documentos?

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65 ¿el procedimiento para la eliminación de documentos está acorde a lo dispuesto en el


acuerdo 04 del 2013?

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66 ¿tiene la entidad documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística o


sea fondos acumulados?

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67 ¿se ha perdido parcial o totalmente uno o más expedientes en la entidad

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68 ¿las historias laborales son organizadas?

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69 ¿de acuerdo a lo dispuesto en la circular 04 del 2003 los archivos de gestión utilizan
unidades como AZ o carpetas argolladas?

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70 ¿la entidad ha creado o conformado la unidad de correspondencia. indicar el acto


administrativo?

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71 ¿la entidad a adoptado una política respecto a las firmas de responsables y describe el
procedimiento de redacción de documentos?

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72 ¿han dispuesto servicios de alerta para el seguimiento de tiempos de respuesta?

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73 ¿la entidad ha publicado un horario de atención al público de la unidad de


correspondencia?
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