EMPOPASTO S.A. E.S.

P
NIT 891200686-3
NOMBRE DEL FORMATO:
ACTA DE REUNIÓN
CÓDIGO VERSIÓN VIGENCIA
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL GI-FT-64 1 06-Sep-18

NOMBRE DE LA
REUNIÓN PROYECTO ACUEDUCTOS CONTRATO. 1588-19
REUNIÓN
FECHA: 26/05 /2020 LUGAR: VIDEO LLAMADA
HORA INICIO: 7:00 am HORA FINALIZACIÓN: 8:30 am
ACTA NÚMERO: 0513 PROCESO:

OBJETO DE LA REUNION: Revisión de la situación actual de los proyectos de acueductos veredales que se
desarrollan en el contrato interadministrativo 1588 19

MEDIO POR EL CUAL SE LLEVÓ A CABO LA REUNIÓN

PRESENCIAL: VIDEOCONFERENCIA: x OTRO: ¿Cuál?

ASISTENTES
CARGO
NOMBRE EMPRESA FIRMA
(Funcional)
SUBGERENTE
MARIA ALEJANDRA PANTOJA EMPOPASTO S.A. SOCIO
RODRIGUEZ E.S.P. AMBIENTAL
TERRITORIAL
EMPOPASTO S.A. DIRECTOR SOCIO
JOHN ALEXANDER MAYA GONZALEZ
E.S.P. AMBIENTAL
TERRITORIAL
EMPOPASTO S.A. JEFE OFICINA DE
MERCEDES SOUZA WEICH
E.S.P. PLANEACIÓN
EMPOPASTO S.A. SUBGERENTE
DIANA MERA VILLAREAL E.S.P. ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
EMPOPASTO S.A. JEFE OFICINA
PAULO JURADO E.S.P. ASESORA
JURÍDICA (E)
EMPOPASTO S.A. PROFESIONAL
TATIANA SANTANDER
E.S.P. SIGAE
EMPOPASTO S.A. DIRECTORA DE
JENNY PATRICIA OCAÑA E.S.P. PRESUPUESTO
Y CONTABILIDAD
CONTRATISTA COORDINADOR
CARLOS TRUJILLO TORRES EMPOPASTO S.A CONTRATO 1588-
E.S.P 19
MIRIAM JANETH OBANDO MELO CONTRATISTA PROFESIONAL
EMPOPASTO S.A ADMINISTRATIVA
E.S.P CONTRATO 1588-
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19
CONTRATISTA ABOGADO
JAVIER ANDRES BENAVIDES EMPOPASTO S.A CONTRATO 1588-
E.S.P. 19
EMPOPASTO S.A.
DAMARIS CISNEROS ROMERO SECRETARIA
E.S.P.
CONTRATISTA SECRETARIA
EVELYN YOMAIRA BENAVIDES
EMPOPASTO S.A CONTRATO 1588-
ACOSTA
E.S.P 19

AUSENTES
NOMBRE EMPRESA CARGO EXCUSA

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ORDEN DEL DÍA
1. Definir un procedimiento de unos entregables que buscan la articulación con otras áreas de
EMPOPASTO S.A. E.S.P
2. Definir la ruta para concretar el plan de inversiones del proyecto, debido a la situación que se ha
presentado por Covid-19

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES

La doctora María Alejandra saluda a los asistentes, y da a conocer que el objetivo de la reunión es la
revisión de la situación actual de los proyectos de acueductos veredales, que se desarrollan en el
contrato interadministrativo 1588-19 que firmó EMPOPASTO S.A. E.S.P con la Gobernación del
Departamento, este contrato tiene una interventoría que la desarrolla con JAM INGENIEROS cuyo
representante es el ingeniero Gerardo Pinto.
Menciona que este proyecto tiene la contratación de una unidad administrativa, la doctora María
Alejandra menciona el personal que constituye este proyecto, contextualiza en el inicio del contrato y
menciona que este, se ve afectado por dos situaciones difíciles.
En primer lugar el tiempo de contratación de Los profesionales administrativos y de Campo.
En segundo lugar, la situación que se ha presentado por Covid-19, situación que llevó a replantear el
plan de trabajo que se presentó como propuesta a la interventoría, este proyecto cuenta con la con el
acompañamiento de la Secretaría De Ambiente Y Desarrollo Sostenible del Departamento.
Por otra parte la doctora María Alejandra menciona que otra de las dificultades que se ha presentado
en el transcurso del proyecto, ha sido la postura del interventor debido a que hace requerimientos
reiterativos de información, aclarando que la obligación se encuentra explícito en el contrato , una
debilidad es la entrega a tiempo oportuno, aunque se ha dado respuesta a las solicitudes del
interventor está no ha sido en el tiempo señalado y tampoco oportunamente, por ello no se ha
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cumplido ni el plazo ni los compromisos establecidos en las actas, lo cual ha generado una situación de
malestar, el interventor optó por enviar un comunicado de incumplimiento y compromisos pactados a
la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sostenible de la Gobernación de Nariño, donde menciona que
no se cumple con los tiempos pactados, para la entrega de los compromisos adquiridos en las
diferentes reuniones virtuales. Manifiesta que algunas veces se ha enviado a la interventoría
información y que a él le ha faltado la lectura o detenimiento para revisar y en otras ocasiones si hay
incumplimiento de parte nuestra en la entrega de la información o siempre hay algo para modificar.
Debido a la situación que se está presentando la doctora María Alejandra pide apoyo a los invitados a la
mesa a establecer las acciones correctivas puesto que aún se está a tiempo, se propone determinar una
ruta metodológica para dar cumplimiento efectivo tanto en la parte administrativa, financiera y técnica.
Dicho lo anterior la doctora hace la invitación a los presentes de expresar sus sugerencias en cuanto a la
revisión del proyecto con el fin de establecer un procedimiento que permita cumplir los tiempos y una
respectiva revisión documental debido a que se avecina la entrega bimensual del segundo informe
técnico administrativo y financiero.
Interviene el ingeniero John Maya el objetivo de esta reunión es definir un procedimiento de unos
entregables que buscan la articulación con otras áreas de EMPOPASTO S.A E.S.P., además menciona
dos temas fundamentales que se debe definir.
1.- Establecer tiempos que se van a emplear para la entrega del informe financiero, comenta que en
días pasados se realizó una reunión con la doctora Diana Mera, para definir los tiempos para el proceso
de conciliación con la Subgerencia Administrativa y Financiera, sin embargo posteriormente se
abordaron algunos acercamientos entre la profesional financiera y la Subgerencia Administrativa y
Financiera, frente a los tiempos, lo que cambia la planeación, considerando que el quinto último día
hábil de cada mes se tenga el acercamiento con la doctora Jenny o quien haga sus veces y
posteriormente la doctora Diana tenga dos o tres días para que pueda hacer sus revisión y aprobación,
previa revisión de la Subgerencia Socio Ambiental.
El interventor por su parte requiere el informe bimensual técnico y financiero a fin de mes, pero los
extractos bancarios solo se tienen hasta el 7 de cada mes y las conciliaciones después del 22 del mes, lo
que modifica la ruta trazada inicialmente.
Aprovechando la presencia de la doctora Tatiana Santander, se puede definir en esta reunión la ruta
para concretar la presentación del informe financiero del proyecto y cumplir con los compromisos a
tiempo.

2. Hasta el momento se ha establecido un plan de inversión general y ha sido ajustado y aprobado por
el interventor, se pretende determinar la ruta y los roles de trabajo frente al plan de inversión. Con
motivo del aislamiento el interventor solicitado un ajuste al plan de inversiones, el cual ya está ajustado
por parte del equipo de acuerdo a la metodología establecida por interventoría.
A continuación, el ingeniero John establece la fecha de entrega del informe financiero del mes
inmediatamente anterior, será el 30 de cada mes, empezando por presentar el informe financiero
bimensual con corte a 30 de abril, el día 29 de mayo, este debe ser sustentado con la información
suministrada por la Subgerencia Administrativa y Financiera. De lo que se trata de dar a conocer a
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interventoría que la empresa maneja unos tiempos que no se pueden modificar.
La doctora Mercedes presenta la siguiente inquietud:
¿Cuáles son las obligaciones en términos de información y cada cuanto se deben suministrar de
acuerdo al convenio?
Responde el biólogo Carlos Trujillo, en cuanto a los tiempos de entrega de los informes técnicos y
financieros se ha destinado que estos deben ser de manera bimensual, en este mes se entregará el
tercer informe bimensual, los cuales se han ido ajustando los tiempos para su respectiva revisión,
también menciona que no se ha hecho la primera entrega del informe financiero debido a que no se
había realizado el avance por parte de la Gobernación, actualmente ya se ha realizado una ejecución
financiera. Manifiesta que se entregó el informe financiero con corte abril, de acuerdo a compromiso
definido en reunión con interventoría.
Además, expresa que el informe financiero bimensual con corte a mayo, no se podrá entregar en el
tiempo establecido, debido a que no se tiene la información necesaria para su conciliación, elaboración
y aprobación por parte de la empresa. La idea es revisar las fechas y ruta para de acuerdo a eso adquirir
compromisos de entrega de los informes.
La doctora Mercedes realiza la siguiente pregunta:
¿Por qué se habla de un informe mensual si el compromiso es bimensual?
El ingeniero John Maya responde, el informe bimensual es completo y detallado teniendo en cuenta
todos los componentes técnicos, administrativos, financieros y jurídicos; el informe mensual se
desarrolla atendiendo a cumplimientos y requerimientos de información, donde se presenta las
actividades de manera general que se están realizando por parte del equipo administrativo y las
dificultades que se puedan presentar en el transcurso del proyecto se lo puede definir como ficha
técnica.
La doctora Mercedes presenta la siguiente inquietud:
¿EL Convenio establece fecha de entrega de informes?
Responde el doctor Javier Benavides, no se establece, sin embargo se realizó un compromiso en una
mesa de trabajo junto con el interventor donde se definió entregar el informe bimensual y mensual el
último día de cada mes, el ingeniero John interviene y aclara que la fecha de entrega se estableció con
el supervisor y el interventor, entregando el informe el último día hábil de cada mes, para que el
interventor pueda realizar su informe en los siguientes 7 días y a su vez la supervisión analiza la
información y la carga GESPROY.
La doctora Mercedes considera dificultoso la entrega del informe el último día hábil de cada mes
puesto que no se cuenta con todo la información, ella propone la entrega de la parte técnica del
informe el día 30 de cada mes y la parte financiera y contractual se entregue el día 15 del mes.
Interviene la doctora Diana Mera, menciona que la información y los movimientos en los bancos puede
ser consultada todos los días, en cuanto a los extractos bancarios estos pueden ser consultados el día 7
de cada mes y únicamente cambiarían los intereses que se generan al final del periodo, la tesorera
puede generar y suministrarles de manera semanal el reporte de los movimientos, se podría hacer una
pre conciliación semanal y quedaría pendiente registrar los intereses.
La doctora Diana manifiesta que los extractos bancarios se pueden generar los primeros días del mes
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pero pide compromiso por parte de los contratistas en la entrega de cuentas de cobro y facturas con
anticipación a la fecha de corte de cada mes, aclara que algunos pagos quedaran pendientes para el
siguiente mes pero que ya se encuentran causados y por ende quedan registrados sea gasto o costo en
el mes.
La doctora María Alejandra expresa que se debe analizar para determinar si se puede cumplir con las
fechas de entrega y lo importante que es comprometerse a entregar los informes a la fecha
previamente establecida.
Participa la contadora Jenny, menciona que se debe tener en cuenta que el proceso de cierre se tarda
10 días hábiles y reitera que las cuentas de cobro no se entregan con anticipación, dicho lo anterior
solicita 10 días hábiles del siguiente mes para la entrega de información financiera.
Interviene el doctor Paulo Jurado propone identificar las causas internas y externas que impiden que
EMPOPASTO S.A E.S.P., entregue los informes como se estableció en la minuta contractual, menciona
que hay aspectos donde existen una imposibilidad técnica de cumplir o se ve la necesidad de cambiar
el procedimiento de entrega y acordar con la parte financiera como se hará la entrega definitiva de los
informes pero también se debe identificar las causas dentro del equipo que dificultan la entrega
oportuna del informe, sugiere que el compromiso sea de parte de todos, tanto desde la entrega de las
cuentas de cobro a tiempo como el apoyo de las demás dependencias.
El ingeniero John se compromete a socializar el producto de esta reunión en un comité del proyecto,
considera que establecer el procedimiento interno dará soporte al proyecto.
La doctora María Alejandra Pantoja en consecuencia con lo dicho por la doctora Mercedes Souza,
propone que los informes se entregan los primeros 10 días hábiles, aproximadamente 20 días y se
espera que esta propuesta sea aprobada.
Por otra parte menciona que se presentará un nuevo plan de trabajo o propuesta metodológica debido
a que se deben ajustar los tiempos frente a la emergencia de salud del Covid-19, esperando que el
equipo de trabajo pueda salir a campo a partir del mes de junio o julio teniendo en cuenta lo anterior
también se deberá ajustar el plan de inversión.
El biólogo Carlos Trujillo, solicita que para dar cumplimiento al nuevo plan de inversiones en una
reunión se consolide una versión final y aprobada por la subgerencia.
El ingeniero John Maya se compromete en la entrega de las propuestas de ajuste de inversión el día de
mañana.
Acuerdan la doctora Diana y la doctora Mercedes reunirse el día viernes con el objetivo de unificar
criterios en el área de planeación y área financiera.
La doctora María Alejandra sugiere que el procedimiento se haga de manera diligente para que este sea
revisado y aprobado con el fin de presentarlo a la Gobernación resalta que el día viernes ya se tendrá
una respuesta y la Ingeniera Tatiana haga la revisión previa.
La Ingeniera Tatiana Santander interviene menciona que para realizar el procedimiento se debe reunir
con el profesional a cargo del proyecto debido a que su idea es la que plasmamos en el formato para
elaborar el procedimiento.
La doctora María Alejandra solicita, al doctor Javier proyectar un oficio indicando la matriz de
cumplimiento del proyecto y recursos del área Jurídica con el fin de demostrar compromiso y
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responsabilidad frente al proyecto.
Interviene el doctor Paulo Jurado, menciona que el interventor tiene derecho a solicitar información
pero no puede extralimitarse solicitando información fuera de sus obligaciones contractuales,
EMPOPASTO S.A E.S.P como contratista también tiene derecho de entregar dicha información en unos
términos estipulados no cuando él los requiera por ello sugiere establecer límites y fechas específicas
en el mes para su entrega y sugiere que EMPOPASTO S.A E.S.P envié copia a la Gobernación, del
informe de cumplimiento que se proyecte.
La doctora María Alejandra agradece la participación y se despide de los asistentes.

COMPROMISOS
ACTIVIDADES A REALIZAR FECHA RESPONSABLE EFICAZ
Los contratistas deben entrega las cuentas
de cobro y facturas con anticipación a la CADA FIN MES CONTRATISTAS
fecha de corte de cada mes
Suministrar de manera semanal el reporte
SEMANALMENT
de los movimientos, una pre conciliación FINANCIERA
E
semanal
Entrega de las propuestas de ajuste del
Plan inversión el día de mañana. 27-mayo-2020 Ingeniero John Maya

Realizar una reunión para el día viernes Doctora Diana Mera

con el objetivo de unificar criterios en el Villarreal
29-mayo- 2020
área de planeación y área financiera. Doctora Mercedes
Souza Weich
Realizar el levantamiento de
Ingeniera Tatiana
procedimiento de riesgos y plasmarlo en el 26-mayo-2020
Santander
formato.
Proyectar un oficio indicando la matriz de
cumplimiento del proyecto y recursos del
área Jurídica con el fin de demostrar Doctor Javier
27-mayo-2020
compromiso y responsabilidad frente al Benavides
proyecto.
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ACTIVIDADES A REALIZAR FECHA RESPONSABLE EFICAZ

ELABORADA POR: DAMARIS CISNEROS

CARGO: SECRETARIA – SOCIO AMBIENTAL TERRITORIAL -
FECHA PRÓXIMA REUNIÓN: viernes 29 de mayo - 2020

Anexo. Fotográfico
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