EMPOPASTO S.A. E.S.

P
NIT 891200686-3
NOMBRE DEL FORMATO:
ACTA DE REUNIÓN
CÓDIGO VERSIÓN VIGENCIA
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL GI-FT-64 1 06-Sep-18

NOMBRE DE Seguimiento a compromisos del proyecto - Mesa de trabajo contrato

LA REUNIÓN interadministrativo 1588-19
FECHA: 18-06-2020 LUGAR: Meet.google
HORA INICIO: 07:30 HORA FINALIZACIÓN: 10:30am
ACTA NÚMERO: 0611 PROCESO:

OBJETO DE LA REUNIÓN: revisar las solicitudes pendientes desde la interventoría y el reporte de la

situación de Covid-19 en los municipios que hacen parte del proyecto.

MEDIO POR EL CUAL SE LLEVÓ A CABO LA REUNIÓN

PRESENCIAL: VIDEOCONFERENCIA: X OTRO: ¿Cuál?

ASISTENTES
NOMBRE EMPRESA
CARGO (Funcional) FIRMA
SUBGERENTE SOCIO
MARÍA ALEJANDRA PANTOJA EMPOPASTO S.A
AMBIENTAL
RODRÍGUEZ E.S.P
TERRITORIAL
DIRECTOR
JOHN ALEXANDER MAYA EMPOPASTO S.A SUBGERENCIA
GONZÁLEZ E.S.P SOCIO AMBIENTAL
TERRITORIAL
CONTRATISTA
CARLOS MAURICIO COORDINADOR
EMPOPASTO
TRUJILLO TORRES 1588-19
S.A E.S.P
JAVIER ANDRÉS BENAVIDES EMPOPASTO ABOGADO 1588-
MARTÍNEZ S.A E.P.S 19
CONTRATISTA
MIRIAM JANETH OBANDO ADMINISTRADOR
EMPOPASTO
MELO A 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
ANA ISABEL SANTANDER PROFESIONAL
EMPOPASTO
BENAVIDES SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
RICARDO ESTEBAN PROFESIONAL
EMPOPASTO
NARVÁEZ SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
MARÍA PAULA MARTÍNEZ PROFESIONAL
EMPOPASTO
FIGUEROA TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
ROBERT STEVEN MALES PROFESIONAL
EMPOPASTO
SÁNCHEZ TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
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CONTRATISTA
ANA MARITZA PROFESIONAL
EMPOPASTO
MONTENEGRO CORDOBA SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
PROFESIONAL
CARLOS ORTIZ EMPOPASTO
TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
EVELYN YOMAIRA SECRETARIA 1588-
EMPOPASTO
BENAVIDES ACOSTA 19
S.A E.S.P
EMPOPASTO S.A
DAMARIS CISNEROS SECRETARIA
E.S.P

AUSENTES
NOMBRE EMPRESA CARGO EXCUSA
N.A

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ORDEN DEL DÍA
1. Malla curricular
2. Informes de los profesionales contratistas.
3. Acta de reunión con interventoría del 29-05-2020
4. Fechas de plan de contingencia
5. Caracterización de los municipios por COVID-19
6. Protocolo de bioseguridad EMPOPASTO S.A E.S.P.
7. Términos de referencia
SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES
Se inicia reunión con un saludo de parte de la doctora María Alejandra, menciona que la idea de la
reunión es verificar las actividades pendientes del Contrato Interadministrativo 1588-19.

1. Malla curricular

La doctora María Alejandra menciona que es importante avanzar en la ruta metodológica para el
proceso de capacitación, Carlos Trujillo da a conocer que no se tiene claro cuál es la solicitud del
interventor puesto que dentro del documento técnico existe una malla curricular, la doctora María
Alejandra informa que la solicitud radica en: ¿que la metodología que se va a implementar?, ¿el
cómo? y ¿dónde se va a realizar las capacitaciones?, informa que la metodología debe de ser muy
pedagógica y lúdica.
La doctora manifiesta que con el apoyo del equipo social se puede desarrollar una ruta de aprendizaje
sencilla.
Interviene el ingeniero John Maya y menciona que los compañeros sociales han trabajado en una ruta
metodológica social la cual se compartió en el mes de mayo y da a conocer que es una ruta que carece
de metodología puesto que el propósito es construir una ruta de intervención, la doctora María
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Alejandra interviene y da a conocer que la ruta metodológica que el interventor solicita es diferente
a la que está en construcción menciona que son dos rutas diferentes y se deberá trabajar en una ruta
para abordar el componente de capacitación.
Toma la palabra Ana Isabel y manifiesta que el equipo social construyo una ruta para realizar la
intervención social en el proyecto e informa que sobre la ruta para las capacitaciones no se tenía
conocimiento, acatando la solicitud se la construirá.
Interviene la doctora María Alejandra e informa que esta metodología se debe construir tanto con el
equipo social como ambiental, menciona que se debe tener en cuenta; competencias, objetivo,
temáticas, fortalecimiento de competencias, duración de cada módulo, lugar, condiciones de
bioseguridad, a quien va dirigida la capacitación, para que cuando se elaboren los términos de
referencia el operador tenga claridad a quien va a capacitar.

La doctora María Alejandra, informa que compartirá la metodología de la Escuela del Agua de
EMPOPASTO S.A. E.S.P., para que identifiquen el cómo y para que se realiza una ruta, informa que es
importante trabajar en la caracterización de la población a la que se dirige la metodología.
Este compromiso de la metodología pedagógica para el tema de capacitación, queda a cargo de las
profesionales Ana Isabel Santander y María Paula Martínez Figueroa con apoyo del equipo de trabajo.

1. Informes de los profesionales contratistas.

La doctora manifiesta que interventor solicito hace un buen tiempo los informes de los contratistas y
que hasta el momento no se ha remitido esa información, Carlos Trujillo informa que el día de ayer
Damaris compartió los informes firmados y el día de hoy se enviara el oficio con sus anexos, de igual
forma se está consolidando una matriz para identificar las funciones y compromisos de cada
profesional, la doctora informa que es un requerimiento que está pendiente desde el mes de mayo y
el día de mañana se deberá enviar la respuesta a interventor con los contratos e informes de cada
contratista. Manifiesta que este compromiso lo realizara Janeth Obando y Evelyn Benavides y el día de
mañana a las 7:30 se harán la revisión del oficio y sus anexos.

2. Acta de reunión con interventoría del 29-05-2020

Carlos informa que está en revisión y en el transcurso del día se enviará, interviene el ingeniero John y
manifiesta que el acta con gobernación del 02-06-2020 también se deberá enviar puesto que se debe
recolectar más firmas, igualmente el acta del 09-06-2020 con gobernación e interventoría y sugiere
encontrar la solución de fondo puesto que hay actas que no se han compartido hasta el momento e
informa que es un compromiso de todos y la revisión de las actas se debe abordar en tres días
máximo.
La doctora informa que el día de mañana a las 7:30 se revisara cuáles son las actas que están
pendientes por firma.

3. Fechas de plan de contingencia

Ingeniero John Maya da a conocer que es una solicitud que llego hace un mes y medio, en la que se
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
solicita que se modifique la fecha de inicio de la ruta metodológica, ante esto, interviene Carlos
Trujillo e informa que no se tiene claridad puesto que el compromiso de reprogramar estaba a 15 de
junio, pero posteriormente se realizaron reuniones donde se hablaba de cambiar de fecha, pero luego
se habló de generar los insumos para luego realizar una reprogramación ajustada, por lo que se habló
con el ingeniero John para reprogramar desde mes cero, expresa que los profesionales han trabajado
en este insumo y el día de mañana esta para revisión del ingeniero John. A lo que el Ing. John
informa que no habría ningún problema además es muy fácil puesto que se acordó dejar en semanas y
se programa reunión para el día viernes 19 de junio en horas de la tarde.

4. Caracterización de los municipios por COVID-19

Carlos Trujillo proyecta el documento e informa que se estableció un formato en el cual están los
municipios de cada zona, continua con la exposición del documento y da a conocer que cada
municipio contiene; el mapa, información general, ruta de acceso al municipio, metas en cuanto a
restauración ecológica, formación y capacitación, situación de COVID-19 a corte de 15 de junio,
medidas administrativas y comunitarias, recomendaciones por parte de la administración de salud,
disponibilidad de los servicios, contactos claves para las visitas en cada municipio y los anexos de
protocolos.

Se continua con la verificación al documento y la doctora María Alejandra informa que el titulo seria;
“contextualización de la situación de emergencia a causa de la COVID-19 en los municipios
beneficiarios del proyecto”, se realiza modificaciones de redacción a la introducción y en el
documento se anexa a los profesionales responsables de cada zona, se revisa el contexto de los
municipios de Cumbal y Taminango.
La doctora informa que al documento le hace falta la contextualización de las situaciones críticas que
se presentan en cada municipio frente al COVID-19, interviene el ingeniero John e informa que al
inicio del documento se debe anotar las medidas que ha tomado el gobierno departamental y se
deberá realizar un análisis a la situación, a lo que Ana Isabel informa que todos los municipios se rigen
por la normativa presidencial departamental y los protocolos van por la misma línea. El ingeniero John
manifiesta que las medidas deben ir plasmadas en el documento y al final se deberá realizar un
análisis de la situación frente al transporte, servicio de alimentación, hospedaje y sobre todo realizar
la trazabilidad de las medidas que impidan el desarrollo del proyecto, al igual se debe establecer si
existen medidas de restricción de parte de las comunidades indígenas y sobre todo verificar el
transporte para llegar a cada municipio y a las veredas.

Toma la palabra la doctora María Alejandra e informa que el documento debe ser especifico, dando a
conocer la dificultad de cada zona, menciona que es un documento el cual no se debe demorar mucho
tiempo en su elaboración y se debe presentar un documento que permita tomar decisiones;
presupuestales, financieras, técnicas de bioseguridad, manifiesta que es preocupante que no se
tenga un informe para presentar al interventor.

La doctora María Alejandra concluye que se debe anexar un decreto general que es el de la
gobernación y los específicos serán los protocolos de cada municipio, informa que es importante
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realizar un análisis en cada municipio sobre la dificultad para el desarrollo del proyecto puesto que
esto va a permitir darse cuenta del cómo afecta el desarrollo del trabajo en campo y solicita de
manera comedida al grupo de trabajo entregar el documento como se requiere y a tiempo para poder
tomar decisiones, ya que el documento que se está presentando esta desordenado y no cumple con
las expectativas, informa que el día miércoles 24 de junio espera un documento organizado que refleje
las dificultades y el análisis en cada municipio frente al COVID-19.

5. Protocolo de Bioseguridad de EMPOPASTO S.A E.S.P.

La doctora María Alejandra, menciona que el protocolo de Bioseguridad de EMPOPASTO tiene como
propósito mitigar y minimizar el riesgo de contagio del COVID 19 de todos los trabajadores,
contratistas, clientes y proveedores de la Empresa. pregunta al grupo de trabajo si han revisado el
protocolo, interviene Carlos Trujillo e informa que el documento se compartió al correo y se informó a
los profesionales igualmente el día martes 16 de junio se dio a conocer que se deberá realizar el
reporte de COVID-19 dos veces al día y el día viernes enviar los pantallazos generados.
La doctora menciona que el autocuidado es fundamental e informa que compartirá un documento de
preguntas y respuestas para que se revise y sirva de apoyo para el autocuidado.

6. Términos de referencia

La doctora María Alejandra da a conocer una información importante frente a la dotación de

fontaneros e informa que el ingeniero Cristian Tabares realizo una articulación con Brasil para tener
una cotización aparte de JANA y así poder anexar en los términos de referencia.
La doctora menciona que se debe verificar los estados de los términos de referencia puesto que hasta
el momento no tienen el visto bueno de la oficina jurídica y este es un compromiso que se debe
entregar a interventoría, menciona que el doctor Javier Benavides tiene un contrato a término
definido y está próximo a terminar, a lo que Javier Benavides menciona que el contrato de el terminó
el 11 de junio y sobre los términos de referencia de kit de laboratorio expresa que está pendiente las
solicitudes a interventoría y ajustes adicionales, menciona que está presto para lo que necesiten y
sobre el compromiso de los términos de referencia informa que están en borrador y faltaría la revisión
con Carlos para enviarlos a jurídica y posteriormente la aprobación de interventoría, el doctor Javier
agradece al grupo de trabajo por la disposición y acompañamiento en este proceso que ha sido muy
enriquecedor y solicita hasta la próxima semana para entregar los términos. Interviene la doctora
María Alejandra y menciona que se debe llevar a liquidación del contrato pero hasta que no se
cumplan todas las obligaciones y compromisos no se podrá liquidar, informa que está pendiente 2 o 3
términos de referencia y manifiesta que estos términos de referencia deben estar con la revisión de
parte de jurídica y solicita comedidamente se pongan al día con los términos de referencia.
La doctora da a conocer que cuando se cierra un contrato se deberá entregar los documentos por
escrito y medio magnético y con oficio de entrega de los productos que se acordaron en la minuta del
contrato y este informe debe contar con la aprobación del coordinador del proyecto, revisión del
ingeniero John Maya y por ultimo recibe la doctora María Alejandra y remite los documentos al
sistema ORFEO para tener el recibo de satisfacción.
Toma la palabra el ingeniero John e invita al equipo administrativo para estar más pendientes de la
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
terminación de los contratos de cada profesional puesto que en comunicación con Carlos Trujillo
informo que la fecha de terminación del contrato de Javier Benavides era julio, informa que está
pendiente la creación de los términos de referencia de dotación.

Se concluye que el día 24 de junio a las 2:30 de la tarde se realizara nuevamente un comité para
verificar los compromisos adquiridos en esta reunión, el ingeniero John menciona que el estado del
proyecto es crítico por el incumplimiento de los diferentes compromisos y la calidad de los
entregables y el día miércoles se determinara una solución para estos inconvenientes puesto que se
tiene un excelente equipo de profesionales.

Siendo las 10:30 de la mañana la doctora María Alejandra da por terminada la reunión.

COMPROMISOS
ACTIVIDADES A REALIZAR FECHA RESPONSABLE EFICAZ
Enviar la metodología de aprendizaje de Doctora María
inmediato
Escuela del agua y territorio Alejandra
Respuesta a interventor de los informes de Janeth Obando – Evelyn
19-06-2020
los profesionales Benavides
Janeth Obando – Evelyn
Revisar actas pendiente por firma 19-06-2020
Benavides
Ingeniero John Maya –
Cronograma de actividades Carlos Trujillo – Robert
Males
Ana Isabel Santander –
Metodología pedagógica para el tema de
24-06-2020 María Paula Figueroa-
capacitación
Maritza Montenegro
Caracterización de los municipios por COVID- Grupo de trabajo 1588-
24-06-2020
19 19
Términos de referencia en medio escrito y
24-06-2020 Javier Benavides
magnético.

ELABORADA POR: Evelyn Yomaira Benavides Acosta

CARGO: Secretaria Contratista proyecto 1588-19
FECHA PRÓXIMA REUNIÓN: miércoles 24 de junio a las 2:30pm

Anexo. Fotográfico
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