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ESQUEMA DE LA CUENTA T

Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que realiza una
empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan claro, explicito y completo, que con el
solo nombre se identifique lo que representa la cuenta.

La forma más simple de iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la
cuenta T. Sus partes son:

1. Nombre completo de la cuenta

2. El debe va al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos
3. El haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos.

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NOMBRE
DEBE HABER
 
2 3
Débito Crédito

REGISTROS EN LA CUENTA T

Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, en el debe; acreditar una cuenta
es registrar es registrar un valor en el lado derecho, es decir, en la columna del haber.

El movimiento debito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta; el movimiento
crédito es la suma de los valores registrados en el haber.

CUENTA
DEBE HABER
70.000 50.000
 
Debitar Acreditar

SALDOS EN LA CUENTA T

El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registros
en la columna del haber.
En el registro que se presenta el movimiento débito es de 120.000 y el movimiento crédito es 60.000

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CUENTA
DEBE HABER
70.000 40.000
50.000 20.000
120.000 60.000
 
Movimiento Movimiento
Débito Crédito

SALDO DEBITO

Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito.

Observe que en este registro el saldo débito es mayor en 50.000 con respecto al saldo crédito.

CUENTA
DEBE HABER
80.000 50.000
60.000 40.000
140.000 90.000
50.000  
Saldo débito  

SALDO CREDITO

Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

CUENTA
DEBE HABER
20.000 90.000
50.000 70.000
70.000 160.000
90.000
Saldo crédito

CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

Las cuentas representan las propiedades, los derechos y las deudas de una empresa en una fecha
determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

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De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance; nominales o de ganancias
y pérdidas, y de orden.

CUENTAS

Reales o de balance Nominales o

ganancias y perdidas

Activo Ingresos

Pasivo Gastos

Patrimonio Costo

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Estas representan los valores tangibles como las propiedades y obligaciones con terceros y los
intangibles como el prestigio y el reconocimiento y el saber hacer (Know how). Forman parte del
balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, son activo, pasivo y patrimonio.

ACTIVO

Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados,

del que la entidad espera obtener en el futuro, beneficios económicos
Características

 Estar en capacidad de generar beneficios económicos futuros.

 La empresa debe controlar los beneficios que se esperan que fluyan de la propiedad.
 Pueden ser tangibles o intangibles.

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Movimiento de las cuentas de activo

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber;

por lo general, su saldo es debito.

CUENTAS DE ACTIVO
DEBE HABER
+ -
Aquí Aquí
empiezan disminuyen y
y aumentan se cancelan
Saldo débito  
 

Ejemplo:

En la cuenta de activo, la compra de un vehículo por $5.000.000 constituye el primer registro; la

adquisición de otro vehículo por la suma de $7.000.000 significa otro registro y aumenta la cuenta;
sumado al valor anterior da un movimiento débito por un total de $12.000.000.
Al realizar la venta del primer vehículo, se registra $5.000.000 en el haber, porque constituye una
disminución del activo. El movimiento crédito es $5.000.000.

El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la diferencia de los débitos y créditos, o sea:
$12.000.000 - $5.000.000 = $7.000.000

Como son mayores los débitos, el saldo es débito.

Conforman la cuenta de activo: Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, vehículos, edificaciones,
maquinaria, muebles y enseres, equipo de computo y comunicaciones, gastos pagados por anticipado,
intangibles, entre otros.

FLOTA Y EQUIPO
DE TRANSPORTE
DEBE HABER
+ -
5.000.000 5.000.000
7.000.000  
12.000.000 5.000.000
7.000.000   4
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PASIVO

Representa las obligaciones contraídas por la empresa, para su pago en el futuro. Son las deudas que
debe pagar por cualquier concepto; se conoce también como pasivo externo o con terceros.

Características

. La obligación tiene que haberse causado, lo que implica el deber de realizar el pago.
. Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las cuentas del pasivo

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber; disminuyen y se cancelan en el debe;

por lo general, su saldo es crédito.

CUENTAS DE PASIVO
DEBE HABER
- +
Aquí Aquí
disminuyen y empiezan
se cancelan y aumentan
 
  Saldo crédito

Ejemplo:

La empresa tiene una deuda por $350.000. Este valor constituye el primer registro en el haber de
proveedores nacionales; otra deuda por $500.000 representa un aumento de la deuda. Esto es, otro
registro crédito que, sumado al anterior, da un movimiento crédito de $850.000. Al cancelar la primera
deuda, por $350.000, proveedores se debita por este valor, porque constituye una disminución del
pasivo.

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Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se establece la diferencia entre créditos y débitos, o sea:

$850.000 - $350.000 = $500.000; como son mayores los créditos el saldo es crédito.

PROVEEDORES NACIONALES
DEBE HABER
- +
350.000 350.000
  500.000
350.000 850.000
500.000
Saldo crédito

A las cuentas del pasivo pertenecen: Obligaciones con bancos, proveedores, salarios por pagar, ingresos
recibidos por anticipado, impuestos por pagar, retefuente por pagar, cuentas por pagar, entre otros.

PATRIMONIO

Representa los aportes del dueño o dueños de la empresa, e incluye, superávit, reservas y resultados del
ejercicio. Este grupo constituye el pasivo interno a favor de los dueños, por lo cual se maneja de igual
forma que las cuentas de pasivo.

Características

. Está constituido por el aporte inicial y los aportes adicionales de los dueños de la empresa.

. Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

Movimiento de las cuentas del patrimonio

Su movimiento es igual al de las cuentas de pasivo.

Ejemplo:

Para constituir una empresa, tres socios aportan $1.000.000, $2.000.000 y $4.000.000, respectivamente.

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Al contabilizar estos aportes, se registran en el haber, por ser un aumento del patrimonio.

El socio que aportó $1.000.000 se retira; por ser una disminución del patrimonio, el valor se registra en el
debe.

Para calcular el saldo de una cuenta de patrimonio se establece la diferencia entre créditos y débitos, así:
$7.000.000 - $1.000.000 = $6.000.000, Por ser mayores los créditos, el saldo es crédito.

APORTES SOCIALES
(Cuotas o partes de interés social)
DEBE HABER
- +
1.000.000 1.000.000
2.000.000
  4.000.000
1.000.000 7.000.000
6.000.000
Saldo crédito

CUENTAS NOMINALES O DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

También son llamadas de resultados o transitorias. De resultados porque al final de un ejercicio contable
dan a conocer las utilidades o perdidas, los ingresos, los costos y los gastos; y transitorias, porque se
cancelan al cierre del periodo contable.

Comprenden las cuentas de estado de resultados: ingresos, gastos, costo de venta, y costo de
producción o de operación.

INGRESOS

Son los valores que recibe la empresa por la venta de bienes o la prestación de servicios.

Movimiento de las cuentas de ingresos

Estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio,
para cancelar su saldo.

CUENTAS DE INGRESOS

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DEBE HABER
- +
Aquí Aquí
disminuyen empiezan
y se cancelan y aumentan
 
  Saldo crédito

Ejemplo:

Se reciben $250.000 mensual por concepto de arrendamiento de un local, por los meses de Enero,
Febrero y Marzo.

Estos valores se registran en le haber porque representan aumento de un ingreso.

Al sumar los ingresos registrados en la columna del haber, se obtiene el saldo crédito por la suma de
$750.000.

ARRENDAMIENTOS
(Ingresos)
DEBE HABER
- +
250.000
250.000
  250.000
750.000
  Saldo crédito

GASTOS

Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento;
esto constituye un gasto, porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: pago de sueldos,
arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimiento de las cuentas de gastos

Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe; disminuyen y se cancelan en el haber. Su saldo es

débito.

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CUENTAS DE GASTOS
DEBE HABER
+ -
Aquí Aquí
empiezan disminuyen
y aumentan y se cancelan
 
Saldo débito  

Ejemplo:

Se pagan servicios públicos del mes de Mayo, así:

Energía $75.000, agua $30.000 y teléfono $65.000; estos valores se registran en el debe, porque
representan aumento de gastos para la empresa.
Al sumar la columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma de $170.000.

GASTOS SERVICIOS
DEBE HABER
+ -
75.000  
30.000  
65.000  
170.000  
Saldo débito  
COSTO DE VENTAS

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de costo de ventas

Estas cuentas empiezan y aumentan en le debe, disminuyen y se cancelan en el haber; normalmente no
de acreditan y su saldo es débito.

CUENTAS DE COSTO DE
VENTAS

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DEBE HABER
+ -
Aquí Aquí
empiezan disminuyen
y aumentan y se cancelan
 
Saldo débito  

Ejemplo:

Se compran 10 vestidos por valor de $500.000, y 20 pares de zapatos por valor de $400.000.

Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma de $900.000.

COMPRAS DE
MERCANCIA
DEBE HABER
+ -
500.000  
400.000  
900.000  
Saldo débito  

COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN

Agrupa el conjunto de cuentas que representan las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la
elaboración o la producción de de los bienes, o la prestación de servicios, de los cuales el ente
económico obtiene sus ingresos.
El movimiento de estas cuentas se registra de forma similar al de las cuentas de costo de ventas.

CUENTAS DE ORDEN

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de la
empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control o de información general; además las

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que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las
declaraciones tributarias.

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Los dineros, los documentos y los bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se
manejan como las cuentas de activo; por tanto, su saldo es debito. Ejemplo: bienes y valores entregados
en custodia o en garantía.

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Los bienes que se han recibidos para custodia, manejo o negociación, constituyen un grupo de cuentas
de orden acreedoras; estas se manejan como cuentas de pasivo, por lo que su saldo es crédito. Ejemplo:
Bienes y valores recibidos en custodia o en garantía.

PLAN UNICO DE CUENTAS PAR A COMERCIANTES

OBJETIVO

El plan único de cuentas (PUC) busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas
realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por
consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

CONTENIDO

El plan único de cuentas está compuesto por un catalogo de cuentas, y la descripción y dinámica para su
aplicación, que debe observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.
CATALOGO DE CUENTAS

El catalogo de cuentas contiene la relación ordena de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas
del activo, del pasivo, del patrimonio, de los ingresos, de los gastos, del costo de ventas, del costo de
producción o de operación y de las cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su
respectiva denominación.

El PUC está estructurado a partir de de los siguientes niveles:

Clase El primer digito

Grupo Los dos primeros dígitos
Cuenta Los cuatro primeros dígitos

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Subcuenta Los seis primeros dígitos

Auxiliares Con siete o más dígitos

Las clases que identifica el primer digito, son:

Clase 1 Activo
Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Clase 5 Gastos
Clase 6 Costo de ventas
Clase 7 Costo de producción o de operación
Clase 8 Cuentas de orden deudoras
Clase 9 Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7
corresponden a las cuentas del estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

A partir del 1 de Enero de 1995, el PUC es obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas
obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en el código de comercio. El registro o
comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta con los seis primeros dígitos.

DESCRIPCIONES Y DINAMICAS

Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupo, cuentas incluidos en
el catalogo, e indican las operaciones por registrar en cada una de las cuentas y realizar los movimientos
contables que las afectan.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

De conformidad con el artículo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios de contabilidad

generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser
observados al registrare informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurídicas.

Con base en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,
evaluar e informar las operaciones de un ente económico de forma clara, completa y fidedigna.

NORMAS BASICAS DE CONTABILIDAD

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Las normas básicas de contabilidad son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que
fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que esta goce de las cualidades de la
información contable.

A continuación se mencionan algunas normas básicas de contabilidad.

Ente económico: Es la empresa, esto es la actividad económica organizada como unidad. El ente
económico puede ser individual (persona natural) o social (persona jurídica).

Continuidad o empresa en marcha: Los hechos económicos deben contabilizarse bajo la presunción de
que la empresa continuará. En caso de que el ente económico no vaya a continuar, la información
contable deberá expresarlo.

Unidad de medida: Los hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida en la
moneda funcional. La moneda funcional en Colombia es el peso.

Periodo contable: Durante su existencia, el ente económico debe preparar periódicamente estados
financieros. Los periodos se definen teniendo en cuenta las normas legales. Los entes económicos deben
emitir los estados financieros básicos por lo menos una vez al año, con corte al 31 de Diciembre.

Valuación o medición: Los recursos y hechos económicos deben ser apropiadamente cuantificados en
términos de la unidad de medida. Los criterios de medición aceptados son el valor histórico, el valor
actual, el valor de realización y el valor presente.

Causación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el que se realicen (adquirido
el derecho o la obligación) y no solo cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

Materialidad: Los hechos económicos deben reconocerse y presentarse de acuerdo con su importancia
relativa o materialidad. Un hecho económico es material cuando por su naturaleza o cuantía puede
alterar significativamente los estados financieros.

Prudencia: Cuando existan dificultades para medir de manera confiable un hecho económico se debe
optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidad de sobreestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos o gastos.

NORMAS TECNICAS GENERALES DE CONTABILIDAD

En desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas generales regulan el ciclo contable. El ciclo
contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los usuarios de la información.

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A continuación se mencionan algunas normas técnicas generales de contabilidad.

Reconocimiento de los hechos económicos: Las transacciones o hechos económicos deben ser
identificados y registrados en la contabilidad.

Medición al valor histórico: Los hechos económicos se deben reconocer inicialmente por su valor
histórico, es decir, por el valor original reconocido o pagado en el momento de la realización del hecho
económico.

Moneda funcional: La moneda funciona en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras
unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión
aplicable en la fecha de su ocurrencia.
Provisiones y contingencias: Se deben registrar provisiones para reconocer contingencias por pérdidas
probables. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Las contingencias pueden
ser probables, eventuales o remotas.

Clasificación de los hechos económicos: Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados,
es decir, contabilizados en las cuentas apropiadas. La contabilización debe hacerse con base en el plan
único de cuentas.

Asignación de ingresos, costos y gastos: Los ingresos, costos y gastos deben ser asignados o distribuidos
de manera sistemática y apropiada, en el periodo en que estos se causen.

Diferimiento de ingresos y gastos: Los ingresos recibidos deben contabilizarse como diferido hasta tanto
no se haya cumplido con la obligación adquirida, y los pagos efectuados no deben contabilizarse hasta
tanto no se haya recibido el beneficio esperado.

Asientos contables: los hechos económicos deben ser contabilizados en los comprobantes con base en
documentos que los soporten. Se deben registrar en idioma castellano y por el sistema de partida doble.

Las operaciones se deben registrar en orden cronológico. Los asientos respectivos se deben anotar en los
libros a más tardar en el mes siguiente a la realización de las operaciones.

Ajustes y correcciones: Antes de emitirse los estados financieros de fin de periodo deben cerrarse las
cuentas de resultado y trasladar el saldo de la utilidad o pérdida del ejercicio a la respectiva cuenta del
patrimonio.

Cierre contable: Antes de emitir los estados financieros de fin del periodo, deben cerrarse las cuentas de
resultado y trasladar el saldo de la utilidad o pérdida del ejercicio a la respectiva cuenta del patrimonio.

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ACTIVIDADES PARA EL PORTAFOLIO

Responda:

1. ¿Cómo están estructuradas y cuál es el código que identifica a las cuentas reales o de balance y
a las cuentas de resultado?

2. ¿Que representan y cuál es la diferencia entre las cuentas reales y las de resultado?

3. ¿De acuerdo con el movimiento y el saldo, responda en que se diferencian las cuentas de activo
y pasivo?

4. Responda en una cuenta T, donde inician, aumentan y disminuyen las cuentas ingresos, gastos y
costo de ventas.

5. Con que intención estableció el gobierno el plan único de cuentas para comerciantes?

6. La cuenta caja presenta el siguiente movimiento:

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Débitos: $130.000; $120.000; 150.000; $80.000

Crédito: $130.000; $120.000; $150.000.
Determine el saldo en una cuenta T, y diga si es débito o crédito.

7. Por medio de una cuenta T, calcule el saldo débito o crédito de la cuenta proveedores
nacionales, cuyo movimiento crédito es: $270.000; $185.000; $350.000 y débito: $135.000;
$150.000.

8. Por medio de una cuenta T, determine el saldo con los siguientes datos correspondientes al
movimiento crédito de la cuenta ingresos financieros: $480.520; $394.560; $189.430.

9. Por medio de la cuenta T, determine el saldo con los siguientes datos correspondientes al
movimiento débito de la cuenta costos de mercancías: $320.350; $245.910; $124.500.

10. Clasifique y codifique las siguientes cuentas reales y diga la naturaleza de su saldo.

a. Mercancías no fabricadas por la empresa

b. Terrenos
c. Reservas obligatorias
d. Bancos (ahorros)
e. Caja
f. Aportes sociales
g. Clientes
h. Nacionales (deudas)
i. Cesantías consolidadas
11. Codifique las siguientes cuentas nominales, y diga la naturaleza de su saldo.
a. (Ingresos) honorarios
b. Devoluciones en ventas
c. (Ingresos) hoteles y restaurantes
d. Gastos de personal
e. (Gastos) impuestos
f. Gastos legales
g. Utilidad en venta de inversiones
h. (ingresos) diversos

12. Escriba el nombre de las cuentas correspondientes a los siguientes códigos:

a. 1120 b. 1205 c. 2408 d. 2365

e. 4245 f. 3605 g. 3305 h. 2335

13. Según el plan único de cuentas, encuentre las diferencias entre las cuentas 5220 y 4220.

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14. ¿Cuál es el nombre de las cuentas que se presenta en cada uno de los siguientes enunciados y a
qué clase de cuentas pertenece?

a. Artículos comprados para la venta

b. Dinero depositado en entidades financieras
c. Valores que debe pagar la empresa por concepto de préstamos de entidades financieras.
d. Los dineros que debe cobrar la empresa por mercancías vendidas a crédito.
e. Pagos efectuados por la empresa para su funcionamiento, que no son recuperables.

15. Defina las siguientes normas básicas de contabilidad.

a. Ente económico
b. Periodo contable
c. Causación

16. Defina las siguientes normas generales de contabilidad.

a. Asientos contables
b. Ajustes y correcciones
c. Ciclo contable

17. Elabore un plan de cuentas que contenga 20 cuentas de activo, 15 de pasivo, 10 de patrimonio,
10 de ingresos, 15 de gastos, con el respectivo nombre de la cuenta, la subcuenta y el código.

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