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REVISIÓN DE SOLICITUDES, OFERTAS Y CONTRATOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO...........................................................................................................3
2. ALCANCE...........................................................................................................3
3. RESPONSABILIDAD..........................................................................................3
4. DEFINICIONES...................................................................................................3
5. RECURSOS........................................................................................................3
6. PROCEDIMIENTO..............................................................................................4
6.1. ATENCIÓN AL CLIENTE.............................................................................4
6.2. COTIZACIONES...........................................................................................4
6.3. CONTRATO..................................................................................................4
6.4. FLUJO-GRAMA PARA LA REVISIÓN DE PEDIDOS, OFERTAS Y
CONTRATOS.........................................................................................................5
7. OBSERVACIONES.............................................................................................6
8. SEGURIDAD INDUSTRIAL................................................................................6
9. FORMATOS RELACIONADOS..........................................................................6
10. CONTROL DE CAMBIOS................................................................................6
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1. OBJETIVO

Definir el procedimiento para evaluar las solicitudes de servicio, presentación de

oferta y formalización de contrato para las pruebas realizadas con el fin de
satisfacer los requisitos del cliente con la eficacia, eficiencia, confiabilidad y
confidencialidad requeridas.

2. ALCANCE

Todas las solicitudes de servicio que lleguen , correspondientes a cualquiera de

las pruebas y ensayos que se realizan en el laboratorio.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del jefe de laboratorio y del área comercial elaborar las

cotizaciones de los servicios ofrecidos y del Gerente General, Técnico y de
Instalaciones o quién él designe, revisar y aprobar las cotizaciones que requieran
una revisión exhaustiva dado que algunos de los análisis pueden ser no rutinarios
y requieren más atención a detalle, para finalmente ser enviadas al cliente.

Es responsabilidad del Gerente General, técnico y de Instalaciones, y del Área de

Departamento Legal cumplir y hacer cumplir este procedimiento en función de los
lineamientos legales de los contratos que se formalicen con los clientes para la
prestación del servicio.

4. ALCANCE

Son el Gerente General, Técnico y de Instalaciones y/o la Subgerencia General

del laboratorio, los cargos autorizados para asegurar en todo momento el
cumplimiento de este procedimiento, el supervisar la revisión y actualizaciones de
la información cuando sea pertinente para que posteriormente sea el área de
calidad quien realice las modificaciones y actualización correspondientes al
documento.
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5. TERMINOS Y DEFINICIONES

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y

eficacia del sistema.

 Cotización: Documento que informa y establece el valor de productos o

servicios que ofrece una persona natural o empresa.

 Oferta: Cantidad de bienes o servicios que los productores están dispuestos a

vender a los distintos precios del mercado.

 Contratista: Persona natural o jurídica, que presenta una propuesta

económica para llegar a suscribir un contrato con la compañía con el fin de
suministrar bienes, servicios, o ejecutar una obra.

 Contrato: Acuerdo de voluntades con el fin de regular una relación jurídica que
se establece entre la compañía Biogenuss Technical y una persona natural o
jurídica y que genera obligaciones de dar, hacer o no hacer y con plenas
formalidades contractuales.

 Día Corriente o Calendario: Es cualquier día de la semana, sin tener en

consideración si se trata o no de un día hábil o laboral.

 Día Hábil: Aquel generalmente comprendido entre lunes y viernes de cada

semana y que excluye los días de fines de semana y los días feriados no
laborales determinados en la Ley.

 Duración: Término dentro del cual se ejecutará el contrato.

 Otro Si: Modificaciones o Aclaraciones que se deban realizar a un contrato

para permitir su adecuada ejecución.
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6. REFERENCIAS NORMATIVAS

 Resolución 3619:2013 NVIMA, Manual de Buenas Prácticas de Laboratorio de

Control de Calidad de Productos Farmacéuticos.

 NTC-ISO/IEC 17025:2017 Requisitos Generales para la Competencia de los

Laboratorios de Ensayo y Calibración.

 NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

 Documento 1 OCDE, Principios Generales de Buenas Prácticas de

Laboratorio. BPL.

 NTC-ISO 31000:2011 Gestión del Riesgo. Principios y Directrices.

7. PROCEDIMIENTO

7.1 Generalidades

La comunicación con Biogenuss Technical se puede realizar por vía telefónica,

correo electrónico o directamente en las instalaciones del laboratorio. La persona
encargada de atender inicialmente estas comunicaciones es jefe del laboratorio,
quién identifica el tipo de servicio que se le puede ofrecer al cliente, de ser
necesario se consulta con el Gerente General, Técnico y de Instalaciones la
cobertura y alcance del servicio para comunicárselo al cliente.

Personalmente, en las instalaciones de atención es inicialmente a través del jefe y

la Subgerencia del laboratorio. En caso de información adicional, para resolver la
prestación del servicio, esta atención es apoyada por Gerente General, Técnico y
de instalaciones.

Cualquiera que sea la vía de recepción de una solicitud, es respaldada por el

envío de una Cotización de Servicios, según el formato “Cotizaciones F” la cual
contiene el detalle y la información suficiente para que el cliente tenga la entrada
de información necesaria y que permita a ambas partes tener plena claridad a la
hora de establecer un contrato de prestación de servicios.
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Esta cotización incluye datos tales como:

 Gestión para realizar el pago.

 Método de análisis y/o técnica aplicada.

 Tiempo de entrega de los resultados.

 Preparación necesaria de la muestra por parte del cliente y recepción en al

laboratorio.

7.2 Revisión y Aprobación de la Solicitud

Fundamentado en la planificación del servicio que se hace dentro del marco de los
de la revisión por la Gerencia General, Técnica y de Instalaciones, se establecen
los servicios que es posible prestar y para los cuales garantiza que:

 El Laboratorio cuenta con los equipos, técnicas y métodos adecuados, y de

presentarse alguna modificación en el método, estos serán estandarizados o
validados para prestar sus servicios y satisfacer las necesidades del cliente.

 El personal es suficiente para atender los requerimientos y el volumen de

trabajo que sea necesario y se cuenta con el apoyo de área de recursos
humanos y los lineamientos establecidos en el procedimiento “Selección,
Inducción y Entrenamiento de personal”, para contratar personal adicional, en
caso de volúmenes de trabajo mayores a los que se tiene normalmente.

 Que el laboratorio cuenta con los materiales de referencia, reactivos,

infraestructura y equipos con la exactitud necesaria para los servicios que
ofrece.
Las solicitudes son revisadas inicialmente por el jefe del laboratorio y en algunos
casos por el área comercial, dando respuesta a la cotización respectiva aclarando
todos los detalles del servicio por correo electrónico.
En caso de que haya dudas adicionales por parte del cliente, necesidades de
realización de ensayos aplicando métodos diferentes a los utilizados, necesidad
de muestreo por parte del cliente(aplica únicamente para materias primas
relacionadas con el área de cosméticos y para agua potable) o alguna desviación
de las condiciones propuestas por, la revisión de la solicitud la realiza el Gerente
General, Técnico y de instalaciones, así como la asesoría técnica necesaria, antes
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de enviar la cotización correspondiente. En este último caso, la cotización es

realizada por el jefe de laboratorio siguiendo los lineamientos de la revisión de la
Gerencia.
En caso de que el cliente dentro de su solicitud referencie información técnica
relacionada con el método de análisis solicitado que puede ser inapropiada u
obsoleta al momento de realizar los análisis, debe informarle al cliente de la
situación y sugerirle cuales pueden ser los métodos actualizados con el fin de
establecer las mejores condiciones de análisis y estas deben ser aprobadas por
este.
Es decisión y responsabilidad del cliente enviar las muestras para análisis
basados en información suministrada previamente o por el portafolio de servicios a
las instalaciones de, razón por la cual estas muestras no tendrán cotización
vigente del servicio y todas las aclaraciones o desviaciones del servicio serán
definidas por las partes antes de iniciar el proceso de análisis y seguirán los
lineamientos del procedimiento “Recepción, Manejo, Almacenamiento y
Eliminación de Muestras”.
En general todo cliente tendrá una cotización, luego de asegurarse que la misma
ha sido revisada convenientemente de ser necesario. Cada cotización posee un
consecutivo. Una vez enviada, es archivada, estos archivos magnéticos se
mantienen bajo lineamientos de protección de la información y de registros
establecido por la Norma Fundamental de la Elaboración y Control de Documentos
y Registros POS-GI-001”.
, para dar mayor cobertura a los servicios que ofrece a sus clientes, en algunos
casos ofrece los servicios que no realiza en sus instalaciones con un laboratorio
externo siguiendo todos los lineamientos establecidos en el procedimiento de
“Subcontratación de Análisis” y de “Compra de Servicios y Suministros POS-GI-
005”, esta información esta plenamente identificada en la cotización y el cliente
esta en todo su derecho de aprobar o no el servicio ofrecido.
Si después de enviada la cotización el cliente decide enviar las muestras para
análisis a las instalaciones de, se da por entendido que aprueba todas las
condiciones de trabajo propuestas en la cotización, incluido el trabajo con el
laboratorio subcontratado de ser el caso, a menos que en la solicitud informe o
aclare otra cosa.
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Cualquier diferencia entre la solicitud, la oferta o el contrato se debe resolver

preferiblemente antes de dar inicio con las actividades de análisis, y debe ser
aceptado y aprobado por ambas partes interesadas.
Después de aprobado el servicio, el cliente debe enviar las muestras a las
instalaciones de, y se debe realizar el ingreso cumpliendo con los lineamientos del
procedimiento “Recepción, Manejo, Almacenamiento y Eliminación de Muestras
POS-GI-016”.
genera un “Certificado de Análisis “, donde relaciona los análisis realizados, fechas
de ingreso y de análisis entre otras, la especificación a seguir referenciada en la
USP, BP, ASTM, EPA, Standar Methods, entre otros, la cual debe ser acordada
con el cliente previamente, a menos que sea inherente a la especificación o la
norma solicitada.
En caso de que el cliente solicite que el resultado emitido este acompañado de
una declaración de conformidad o cumplimiento con la especificación, debe
hacerla basado en la norma, técnica o método enviado por el cliente y No debe
hacer ninguna declaración de manera personal al cumplimiento o no de la
especificación.

7.3 Modificaciones a Servicios Solicitados y Ofertados.

trata de dejar las condiciones suficientemente claras desde la revisión de las

solicitudes y envio de la cotización al cliente, sin embargo, si un solicitud y/o
contrato necesitan ser modificados después de haber comenzado el trabajo, por
ejemplo, porque el cliente desea hacer una modificación en el tipo o número de
análisis, inicia el proceso solicitando al cliente que envie la nueva solicitud de
análisis o modificación por correo electrónico para tener su aprobación e iniciar
con los análisis solicitados.

Si son varios los cambios basados en la nueva solicitud del cliente, el laboratorio
elabora una nueva cotización de los análisis solicitados y la envía por correo
electrónico para que el cliente la revise y la apruebe para dar inicio al nuevo
trabajo.

De ser necesario realizar cambios en el contrato, el jefe del laboratorio, el área

legal y el Gerente General, Técnico y de Instalaciones son los responsables de
realizar la revisión de los cambios pertinentes y de todo el contrato en general, el
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área legal genera el otro si y el jefe del laboratorio por correo electrónico lo envía
al cliente informando los cambios, para revisión y aprobación por parte del cliente.

Estos cambios o deviaciones solicitadas por el cliente después de aprobar el

contrato no deben tener un impacto sobre la integridad de, ni sobre la validez de
los resultados.

El jefe del laboratorio debe asegurarse que todas las modificaciones solicitadas
por el cliente son envidas por escrito y que son aprobadas por este antes de iniciar
el proceso de programación y análisis en el laboratorio.

Si la solicitud de cambio fue realizada vía telefónica, el jefe del laboratorio o el

asistente administrativo deben enviar un correo al cliente solicitando la
confirmación y aprobación de lo acordado para iniciar la programación y análisis
solicitados.

Si el laboratorio no recibe aprobación escrita por parte del cliente, después de 3

días de enviado el correo por personal de, se enviará un nuevo correo de
seguimiento y se le informara al cliente que los análisis no se realizaran por falta
de confirmación escrita de los mismos.

Finalmente teniendo aprobados los cambios, es el jefe del laboratorio es el

encargado de comunicar al personal involucrado con el ensayo el cambio
solicitado por el cliente y las condiciones pactadas para dichos análisis.

Si la muestra inicialmente allegada a es suficiente, en este caso se registra en el

espacio de OBSERVACIONES de la segunda Orden de Trabajo la fuente de la
muestra para el ensayo respectivo.

En caso de que la muestra inicial no sea suficiente, deberá llevarse a cabo todo el
proceso de solicitud de servicios y envío de muestras, ya que las fechas de las
solicitudes son diferentes se le debe informar al cliente que el laboratorio, puede
emitir un informe de resultados diferente haciendo relación al primero en las
observaciones.

En caso de que el cliente o sus representantes soliciten un acompañamiento o

seguimiento a los análisis, ha establecido tener una cooperación constante con
ellos con el fin de aclarar solicitudes, seguimiento del desempeño del laboratorio
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relacionado con sus muestras y deben seguir los lineamientos establecidos en el

procedimiento “Ingreso de Personal y/o Visitantes al Laboratorio”.
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Valor del Contrato: Es la forma y condiciones en que se pagará el precio acordado

dentro del Contrato, menos retenciones a las que haya lugar.

Supervisión. Se indicará el cargo de quien deberá encargarse de verificar el

cumplimiento técnico del contrato durante su desarrollo y de acuerdo con los
parámetros establecidos.

Vigencia del Contrato: Es el vencimiento del término que tienen las partes para cumplir
con sus obligaciones, o en su defecto la que estipule el contrato.
5. PROCEDIMIENTO

5.1. ¿Requisitos para la elaboración de un contrato?

 Se deberán allegar mínimo tres (3) cotizaciones del servicio requerido.

 Gerencia seleccionara al contratista idóneo para la respectiva ejecución y prestación del servicio.
 El área de departamento legal procederá a pedir la documentación necesaria según corresponda:
a) La cotización
b) Cédula de Ciudadanía (Persona Natural y/o Representante Legal)
c) Cámara de Comercio (Persona Natural y/o Persona Jurídica)
d) Dirección de residencia (Persona Natural y/o Representante Legal)
e) Rut (Persona Natural y/o Persona Jurídica)
f) Certificación Bancaria (Persona Natural y/o Persona Jurídica)
 El área de departamento legal, revisara el cumplimiento de los requisitos legales previos a la
elaboración del contrato.

5.2. Contenido del Contrato

El área de departamento legal con la documentación recibida y luego de revisar el cumplimiento de los
requisitos legales, procede a realizar el documento (contrato) según consideraciones a que haya lugar y en
general las siguientes cláusulas, de acuerdo con el derecho comercial y civil, el cual deberá contener los
siguientes:
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1. Información general del contratante y del contratista

2. Objeto del contrato
3. Obligaciones del contratista
4. Obligaciones del contratante
5. Naturaleza del contrato
6. Duración del contrato
7. Prórroga del contrato
8. Valor del contrato
9. Vigencia del contrato
10. Terminación del contrato
11. Supervisión del servicio
12. Garantía del contrato
13. Cesión del contrato
14. Incumplimiento del contrato

 Después de realizado el documento se envía a revisión previa por parte de Gerencia para la
aprobación del mismo.
 Luego de la aprobación por parte de Gerencia se envía el borrador del documento (contrato) al
contratista para revisión y aprobación del mismo.
 Posterior a la aprobación por ambas partes, se procede a imprimir dos copias originales para su
respectiva firma.
 La copia del contrato se archivará en la carpeta de Contratos.
 Los documentos aportados por el Contratista junto con la cotización se archivará en la carpeta de
contratistas.

5.3. Seguimiento del Contrato

Posteriormente a la firma del contrato y del pago de anticipos según corresponda, se deberá hacer una
supervisión de los contratos por parte de las áreas: Legal, financiera, Logística, administrativa y Gerencia.

Dicho seguimiento se deberá realizar mensualmente, teniendo en cuenta los siguientes:

 Cumplimiento de fechas pactadas en el contrato.

 Entrega de Actas de los Avances del servicio y/o obra a realizar.

5.3.1. Pago de Aportes a seguridad social

Se aclara que es deber de los Contratistas realizar los Aportes a Seguridad Social, mensualmente.

Asimismo el Área de Departamento Legal luego de recibir las actas de avances, previo a realizar los pagos
(abonos) al contrato, deberá solicitar los certificados de seguridad social al contratista, los cuales deberán ser
archivados en la carpeta de creación para la documentación de cada contratista.

2.3.2 Pago de Abonos al Contrato

El contratista deberá realizar la entrega de actas que denoten el cumplimiento y el avance de la obra, para
poder solicitar los pagos correspondientes según se encuentra estipulado en el contrato.
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Además el contratista deberá facturar al contratante (Denova Pharmaceutical) de acuerdo al avance de la obra
y los abonos realizados, para fines contables en la compañía.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Esta información será documentada por medio del formato F-GI-008 Control de cambios
de los documentos