AUDITORIAS INTERNAS

REVISIONES Y MODIFICACIONES

Revisión MODIFICACIONES
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DATOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre LILIANA VILLAMIL EDDY TORRICO EDDY TORRICO
Cargo COORDINADORA DEL GERENTE DE GERENTE DE
SIG PROYECTOS Y PROYECTOS Y
SERVICIOS SERVICIOS
Firma
1. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es el de establecer el sistema de auditoria,

instrucciones y asignar responsabilidades para evaluar la efectividad del Sistema
Integrado de Gestión de la compañía.

2. ALCANCE

Esto incluye, pero no está limitado, al sistema integrado de gestión y todos los
requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SIG: Sistema Integrado de Gestión

OPORTUNIDADES DE MEJORA: No Conformidades, Observaciones y Sugerencias

4. RESPONSABILIDADES

de Áreas
Responsables

del SIG
Coordinadora
Internos
Auditores
Servicios
Proyectos y
Gerente de
Elaboración del Programa de Auditorias Internas R I
Aprobación del Programa de Auditorias Internas R
Ejecución del Programa de Auditorias Internas R
Evaluación y Seguimiento R R R
Distribución de NC, Observaciones y Sugerencias del
R
Informe de Auditoria Interna
Elaborar los respectivos Programas de Mejoramiento R I I
R : Responsable I : Informado

1. DESARROLLO

Anualmente se realizan auditorias internas, las mismas que cubren todas las áreas y
requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, estas auditorias
proporcionan oportunidades de mejora para asegurar la eficacia del SIG y son un medio
para asegurar la conformidad con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001 y lo establecido en los documentos del SIG.

Se efectúan revisiones de auditorias para comunicar la efectividad del SIG y para

identificar las áreas donde se requieren mejorías.
Las auditorias del SIG que hayan sido desarrolladas por fuentes externas no son
usadas como sustitutas de las auditorias internas de la compañía. Sin embargo, dichas
auditorias y registros deben ser dirigidos a la gerencia de la compañía para ayudar en la
revisión por la dirección.

5.1. PROGRAMA DE AUDITORIA

5.1.1. SERVAIND BOLIVIA desarrolla su Programa de Auditorias Internas (RG-008) con

el objetivo de asegurar la conformidad y eficacia del SIG respecto a:

 Los requisitos de la norma,

 Los requisitos del sistema de gestión establecido por la organización, y
 El grado de implementación y eficacia del sistema de gestión implantado.

5.1.2. La Coordinadora del SIG es responsable por la elaboración del programa de

auditorias, el mismo que involucra a todos los departamentos que forman parte de la
organización, los cuales deben ser evaluados por lo menos una vez al año.

5.1.3. La Coordinadora del SIG antes de elaborar el programa de la empresa, identifica

los recursos necesarios para ejecutarla.

5.1.4. En la elaboración del programa se toman en cuenta los siguientes factores:

 Estado e importancia dentro del área a auditar para el SIG.

 Resultado de Auditorias previas.
 Alcance y metodología utilizados para su realización.
 Independencia de los auditores respecto al departamento auditado.
 Calificación del personal auditor.

5.1.5. El Gerente de Proyectos y Servicios aprueba el Programa de Auditorias Internas

(RG-008).

5.1.6. Además de las auditorias programadas anualmente la Coordinadora del SIG

puede seleccionar ciertas actividades para auditorias más frecuentes, dependiendo de
su condición, importancia y antecedentes de cumplimiento/incumplimiento.

5.1.7. El personal responsable del área a ser auditada es contactado con anticipación a
la fecha propuesta para la auditoria, los mismos confirman inmediatamente o proponen
otra fecha para dicha actividad.

5.2. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

5.2.1. En base al Programa de Auditoria Interna aprobado por el Gerente de Proyectos
y Servicios, el líder de la auditoria elabora con su equipo auditor el respectivo Plan de
Auditoria (RG-009).

5.2.2. Dichos planes contienen como mínimo:

 Los lugares y fechas donde se realizara la auditoria,

 Hora y duración aproximada de las actividades a desarrollar.
 Especificación de los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001 a auditarse en cada área de la empresa.

5.2.3. Los planes de auditorias internas serán revisados y aprobados por el Gerente de
Proyectos y Servicios antes de su difusión y posterior ejecución.

5.2.4. Una vez revisado y aprobado el Plan, éste deberá ser difundido entre los
miembros de la compañía involucrados con el mismo.

5.3. EJECUCION DE LA AUDITORIA

5.3.1. REUNIÓN DE APERTURA

En la reunión de apertura el líder de la auditoria presenta, a los auditados, a los

miembros del equipo de auditoria y el plan de la auditoria que aplicarán. En esta
reunión se aclaran las dudas que pudiesen surgir sobre el mecanismo de aplicación y
registro de la auditoria, dicha actividad se registra en el Informe de Auditoria Interna
(RG-010)

5.3.2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

5.3.2.1. Durante la conducción de una auditoria los auditores buscan evidencias

objetivas de si las actividades auditadas cumplen con las disposiciones planificadas,
con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con los
requisitos del SIG establecido por la organización y si se ha implementado y se
mantiene de forma eficaz el SIG.

5.3.2.2. Cuando se detecta un incumplimiento, se observa el mismo y se conversa al

respecto con el personal responsable.

5.3.2.3. Antes del fin del día de auditoria, el equipo auditor determina si los hallazgos
constituyen una No Conformidad y si es así se describen los mismos en el Informe de
Auditoria Interna (RG-010). Si los hallazgos no constituyen no conformidades se los
coloca en el informe de auditoria como: observaciones y/o sugerencias.

5.3.3. REUNIÓN DE CIERRE

En una reunión de cierre de la auditoria, el equipo auditor repasa conjuntamente con los
auditados el cumplimiento del plan de auditorias y presenta un resumen de los
hallazgos encontrados.

5.4. INFORME

Finalizada la auditoria el equipo auditor elabora un informe (RG-010) Informe de

Auditoria Interna) con todos los capítulos auditados, asimismo se detallan los hallazgos,
observaciones, sugerencias y conclusiones, dicho informe es entregado al Coordinador
del SIG para que éste revise si el informe contiene todos los puntos que fueron
auditados. Una vez verificado el informe se lo presenta a la Dirección para su
aprobación. Posteriormente, la Coordinadora del SIG distribuye una copia al encargado
o responsable del departamento auditado para que proceda a elaborar su programa de
mejoramiento respectivo (RG-011).

5.5. SEGUIMIENTO DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y ACCIONES

CORRECTIVAS/PREVENTIVAS

5.5.1. El responsable del departamento auditado dispondrá de siete días para elaborar
un Programa de Mejoramiento (RG-011) donde establezca las Acciones
Correctivas/preventivas adecuadas a la gravedad de las oportunidades de mejora
detectadas, siguiendo las directrices establecidas en el procedimiento PG-003.

5.5.2. El Gerente de Proyectos y Servicios y la Coordinadora del SIG revisan el

programa de mejoramiento propuesto y aceptan o rechazan el mismo, en caso de ser
necesario se convoca al Comité del SIG para revisar, aprobar o rechazar la causa raíz y
las acciones propuestas por el área afectada.

5.5.3. Si el programa de mejoramiento propuesto por el responsable de área es

rechazado en alguno de sus puntos o en su totalidad, el responsable realiza las
correcciones respectivas en un plazo no mayor a 3 días y vuelve a presentarlo para su
revisión.

5.5.4. Una vez aprobado el programa de mejoramiento, se informa al responsable del

área para que realice el seguimiento y cierre de las acciones propuestas, dentro del
plazo establecido, comprobando la eficacia de las mismas.

5.5.5. La Coordinadora del SIG abre un programa de mejoramiento por auditoria donde
consolida la información proporcionada y aprobada en los programas de cada área
(elaborados por sus responsables), este documento es usado para realizar el
seguimiento respectivo de la implementación y cierre de las acciones programadas.

5.5.6. El responsable o encargado de implementar la acción correctiva/preventiva

presenta a la Coordinadora del SIG en el plazo establecido para el cierre de las
oportunidades de mejora un informe de verificación de estado de las mismas.
5.5.7. En la fecha de vencimiento de implementación de una acción
correctiva/preventiva o inmediatamente después, el auditor o la Coordinadora del SIG
dan seguimiento con una investigación o una auditoria para determinar si la acción
correctiva/preventiva ha sido implementada y si es efectiva. Cuando existe evidencia
objetiva que la acción correctiva es efectiva se cierra la misma. Si se requiere más
trabajo para implementar completamente la acción, se acuerda una nueva fecha de
seguimiento.

5.5.8. Las auditorias externas realizadas por los contratistas o por la entidad
certificadora son tratadas de igual forma.

5.5.9. Se entrega una copia de todos los documentos generados en el presente punto al
Representante de la Dirección para la elaboración de la Revisión por la Dirección.

5.5.10. Un resumen de las auditorias internas es documentado por el Representante de

la Dirección y distribuido anualmente para revisión por la Dirección. Las auditorias
externas efectuadas entidades externas también son incluidas en estos resúmenes.

5.6. EVALUACION Y SELECCIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORES

5.6.1. La Coordinadora del SIG es responsable de seleccionar y entrenar a los nuevos

auditores del SIG.

5.6.2. El equipo de auditoria interna estará formado por lo menos con dos miembros,
de los cuales uno será el Auditor Líder y el otro será un Auditor Acompañante, si es
necesario se solicitara la presencia de un Auditor Observador.

5.6.3. El auditor líder deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 Cumplir con los lineamientos para selección de auditores internos.

 Haber realizado el curso de auditores internos dictado por un ente
certificador.
 Haber realizado por lo menos dos auditorias internas como auditor
acompañante.

5.6.4. Los auditores acompañantes deberán cumplir los siguientes requisitos:

 Cumplir con los lineamientos para selección de auditores internos.

 Haber realizado el curso de auditores internos dictado por un ente
certificador.

5.6.5. Los auditores internos son evaluados y seleccionados de acuerdo a los

lineamientos presentados en el registro de Evaluación y Selección de Auditores
Internos (RG-012), que son los siguientes:

AREA DE ATRIBUTOS, CONOCIMIENTOS, CRITERIOS DE

 COMPETENCIA HABILIDADES EVALUACION
ACTITUD PERSONAL Persona ética, de mentalidad abierta, diplomático, Buen desempeño en
observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido y el trabajo.
seguro de sí mismo
PRINCIPIOS, Aptitud para llevar a cabo una auditoria de acuerdo Haber completado el
PROCEDIMIENTOS Y con los procedimientos internos. curso de auditoria
DOCUMENTOS DE interna dictado por un
REFERENCIA organismo certificador.
Conocimiento del Manual del SIG y los Haber aprobado la
procedimientos relacionados. entrevista de auditoria
interna.
LEYES, Aptitud para Identificar y entender la aplicación de Haber aprobado la
REGLAMENTOS Y las leyes y reglamentos pertinentes a los procesos y entrevista de auditoria
OTROS REQUISITOS productos. interna.
APLICABLES
METODOS Y Aptitud para describir los métodos del SIG internos. Haber demostrado el
TECNICAS uso correcto de
RELACIONADAS CON procedimientos en su
LA CALIDAD, lugar de trabajo.
SEGURIDAD, SALUD Y
MEDIO AMBIENTE
PROCESOS Y Aptitud para identificar los productos / servicios, su Haber aprobado la
PRODUCTOS proceso, especificaciones y uso final. entrevista de auditoria
INCLUYENDO interna.
SERVICIOS

5.6.6. El auditor Líder que ha realizado la auditoria interna en conjunto con el

Coordinador del SIG realiza la evaluación de auditores internos una vez al año, lo cual
queda registrado en el registro de Evaluación y Selección de Auditores Internos (RG-
012). Para mantener la calificación el auditor interno tiene que aprobar nuevamente la
evaluación con un mínimo de 70 puntos y contar con por lo menos 4 horas de auditorias
ejecutas durante el último año de la evaluación.

5.6.7. La Coordinadora del SIG podrá reunirse cuando considere necesario con el
equipo auditor para realizar o programar capacitaciones y actualizaciones para los
mismos.

5.6.8. Las auditorias internas pueden ser realizadas por personeros de una institución
externa con experiencia en auditorias. La selección se realiza a través del currículum
del(los) auditor(es), una vez aceptado/s son archivados por la Asistente Administrativa.

5.7. LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Se contará con Listas de Verificación de auditoría (RG-023) modelos, las cuales

servirán como guía para realizar la auditoria.

6. REFERENCIAS
Norma ISO 19011
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007

7. REGISTROS

Programa de Auditorias Internas (RG-008)

Plan de Auditorias (RG-009)
Informe de Auditoria Interna (RG-010)
Programa de Mejoramiento (RG-011)
Evaluación y Selección de Auditores Internos (RG-012)
Lista de Verificación de auditoría (RG-023)