INFORME FINAL AUDITORIA ÁREA DE INVENTARIOS 1

TRABAJO DE AUDITORÍA EN EL ÁREA DE INVENTARIO

Presenta

Isaura María Amu Galeano ID.649636

Mayra Alejandra Cárdenas ID.636512

Jhon Henrry Martínez ID.632584

Auditoria II

NRC 16691

Contaduría Pública VII Semestre

Docente

Jose Albeiro Pardo Córdoba

Corporación Universitaria Minuto De Dios

Regional Orinoquia

Villavicencio – Meta

2020

Resumen
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Este trabajo esta direccionado a reconocer las dificultades existentes en la empresa

Insumos Bioselva Ltda la cual es una sociedad limitada matriculada el viernes 1 de febrero
de 2008 en la Cámara de comercio de Villavicencio con dirección CL 27 40-45 barrio 7 de
agosto. Esta empresa se dedica principalmente al comercio al por mayor y al por menor de
productos químicos básicos, cauchos y plásticos en formas primarias y productos químicos
de uso agropecuario, como resultado de la auditoría se emitirá un informe en donde se
darán recomendaciones y conclusiones, para evitar los riesgos, mejorar las políticas y
ayudar a la gerencia a la toma de decisiones.

Palabras claves: auditoría, control interno, decisiones, riesgos, informe.

Abstract

This work is aimed at recognizing the existing difficulties in the company Insumos
Bioselva which is a limited company registered on Friday, February 1, 2008 at the
Villavicencio Chamber of Commerce with address CL 27 40-45 neighborhood 7 de Agosto.
This company is mainly dedicated to the wholesale and retail trade of basic chemical
products, rubbers and plastics in primary forms and chemical products for agricultural use,
as a result of the audit a report will be issued where recommendations and conclusions will
be given, to avoid risks, improve policies and assist management in decision making.

Keywords: audit, internal control, decisions, risks, report

Introducción

En este trabajo es evidente que todas las empresas debe tener un buen sistema de control
de inventario que ayude a definir los procesos y políticas con el fin de salvaguardar toda la
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mercancía de la empresa apoyándonos en la auditoría de control interno se busca prevenir

la intención de fraudes, riesgos o malversaciones dentro de la entidad dándole la confianza
a los directivos para la toma de decisiones, INSUMO BIOSELVA es una entidad
económica que se dedica a la comercialización al por mayor y al por menor de productos
básicos, cauchos y plásticos y productos químicos de uso agropecuario. En esta empresa se
está plasmando un programa de auditoría sobre el área de inventarios donde es un campo de
gran importancia en la entidad, en determinado momento un auditor puede hacer
intervención e indagar sobre cada producto allí manejado, su ingreso, rotación, personas
quienes manejan el producto o mercancía, bodega etc. sobre el área de inventarios se
maneja ya que los inventarios cumplen un papel muy importante en los estados financieros
por lo cual es muy importante que cuenten con un sistema de control interno que ayude a
salvaguardar los intereses de la Empresa.

Objetivo General

Identificar y analizar las falencias de control interno mediante la realización de una

auditoría con el fin de emitir un informe que nos permita conocer los diferentes procesos
que se realizan en el momento de recepción, almacenamiento, entrega y manejo de
inventarios para así poder tomar las medidas correctivas necesarias.
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Objetivos específicos

● Realizar un cuestionario de auditoria

● Elaborar una programación de auditoría
● Realizar una matriz de riesgos
● emitir un informe con los resultados encontrados durante la auditoría proponiendo
recomendaciones que mejoren el control interno.

1. cuestionario de auditoria

Pregunta si no Observaciones

¿Manejan Kardex para el control de x

inventario?
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¿Existe una persona encargada del x

manejo de inventario?

¿Cuentan con un manual de x

funciones y procedimientos?

¿Todas las salidas están x

debidamente autorizadas?

¿Existe un registro de los ingresos y x

egresos de mercancía?

¿Se realiza conteo de inventario x Se realiza inventario el último

periódico o sorpresivo? sábado del mes donde se toman
cada cuánto? como muestra 50 productos y
se realiza inventario total los
primeros 3 días del año
siguiente

cuentan con una póliza de seguro? x cuentan con una póliza todo
riesgo

cuenta con un sistema de cámaras x cuentan con los dos sistemas

para vigilancia y/o circuito de de seguridad
alarma monitoreada.

¿Son adecuadas las instalaciones x

para el almacenaje de productos?

¿están divididos los inventarios x

según su ingrediente activo y/o nivel
de riesgo?

¿El encargado de almacén o bodega x a veces se ausenta para

está siempre disponible? entregar pedidos
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solo hay un encargado del almacén? x

Cuentan con algún sistema de x es función del encargado del

control de rotación de mercancías de almacén dejar los productos
acuerdo a sus fechas de anteriores en las primeras filas.
vencimiento.

¿Se manejan cantidades mínimas y cuando se van a realizar

máximas para la realización de compras se revisan los
pedidos? x inventarios para verificar
cantidades y así pedir lo que se
necesita y además el software
al momento de facturación va
alertando cantidades existentes

¿Al área de bodega solo ingresa x También ingresa personal del

personal autorizado? área de ventas y compras.

2. Programa de auditoría

● Tomar una muestra de las últimas 05 salidas de cada mes del inventario y verificar
si está debidamente autorizada.
● Verificar la póliza de seguros que estén adecuadamente asegurados.
● Tomar una muestra de 20 productos con mayor movimiento y verificar si este
registro de las entradas y salidas si es acorde las cantidades tanto en sistema, Kardex
y físico.
● Verificar que las instalaciones sean apropiadas para el almacenamiento de la
mercancía.
● Verificar que el sistema circuito cerrado de cámaras de seguridad esté funcionando
adecuadamente y estén bien ubicadas y cumpla con todas las condiciones de buena
calidad de almacenamiento e imagen de grabación.
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● Revisar que la empresa cumpla con el pago mensual por el servicio del sistema de
alarma monitoreada.
● verificar exceso o deficiencia de stop de mercancía.
● Verificar en el sistema o en su defecto los documentos soporte de la toma física de
inventarios anual.
● Verificar que los productos estén almacenados de acuerdo a los próximos a vencer.

3. Matriz de riesgo

RIESGO Ocurrencia Impacto Control existente

Presentaciones trocadas 1 3 1

Desgaste del empaque y del producto 1 3 1

Productos vencidos 3 3 1

Pérdida de mercancía interna 1 5 5

Pérdida por hurto externo 1 1 5

Exceso o faltantes de stop de 1 5 3

inventarios

Demoras en la entrega de pedidos 1 3 3

Los documentos de salidas de 1 3 3

inventarios no tengan la respectiva
firma del autorizado.

Los egresos de mercancías no 1 5 3

correspondan a lo estipulado en la
orden de compra.

Calificación:
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Baja: 1 Media: 3 Alta: 5

4. informe final

Villavicencio, 11 de noviembre del 2020

Señores

INSUMOS BIOSELVA LTDA

José Albeiro Pardo Córdoba
Gerente

Asunto: Informe de Auditoría Área de Inventarios.

Cordial saludo señor Pardo,

Nos permitimos presentar los resultados de la auditoría realizada en el área de inventarios

los días comprendidos entre octubre 11 a noviembre 10 de 2020.

La auditoría se realizó de tal forma que permitiera identificar las falencias e inconsistencias
que presentan los inventarios desde el momento de su adquisición hasta la entrega o venta
de los mismos, teniendo en cuenta que el inventario es el de mayor significación en el
activo corriente de la empresa y la importancia que estos tienen por que de ellos proceden
gran parte de las utilidades de la empresa, por ende es responsabilidad nuestra de expresar
nuestra opinión sobre las deficiencias y debilidades que presenta la empresa en el manejo
de los inventarios.
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HALLAZGOS:

1. Documentos soportes de salidas de almacén sin la respectiva firma de

autorización.

Las muestras tomadas de los últimos cinco documentos salidas de almacén de cada mes se
evidenció que de cincuenta (50) documentos expedidos seis (06) no contaban la firma.

TOMA MUESTRA LA ÚLTIMAS 5 SALIDAS DE CADA MES DEL INVENTARIO

AUTORIZADO
FECHA CONSECUTIVO OBSERVACIONES
SI NO
2025 X    
2026 X    
Se verificó el documento en físico sin la
31/01/2020
2027   X respectiva firma de autorización de salida.
2028 X    
2029 X    
Se verificó el documento en físico sin la
2030   X respectiva firma de autorización de salida.
2031 X    
28/02/2020
2032 X    
2033 X    
2034 X    
2035 X    
2036 X    
16/03/2020 2037 X    
2038 X    
2039 X    
2040 X    
2041 X    
2042 X    
30/04/2020
2043 X    
Se verificó el documento en físico sin la
2044   X respectiva firma de autorización de salida.
29/05/2020 2045 x    
2046 x    
2047 x    
2048   x Se verificó el documento en físico sin la
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0

respectiva firma de autorización de salida.

2049   x Se verificó el documento en físico sin la
respectiva firma de autorización de salida.
2050 x    
2051 x    
30/06/2020 2052 x    
2053 x    
2054 x    
2055 x    
2056 x    
31/07/2020 2057 x    
2058 x    
2059 x    
2060 x    
2061 x    
31/08/2020 2062 x    
2063 x    
2064 x    
2065 x    
2066 x    
30/09/2020 2067 x    
2068 x    
2069 x    
2070 x    
2071 x    
2072 x    
31/10/2020
2073   x Se verificó el documento en físico sin la
respectiva firma de autorización de salida.
2074 x    

Esto permite que no haya un control estricto en las salidas de mercancías generando un
riesgo de pérdidas o en su defecto mercancías que no corresponden a lo estipulado en las
órdenes de compra.

Recomendaciones: Se recomienda que siempre la persona responsable de verificar y

firmar esté disponible para dicha labor y sea su única función en la empresa ya que se pudo
evidenciar que hay buen flujo diario de salidas de mercancías.
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2. La persona responsable de bodega, no tiene póliza de manejo y valor

asegurado de los inventarios no coincide con el inventario físico de la empresa.

Se revisó la póliza Multirriesgo No.380319 adquirida con Liberty Seguros S.A con una
vigencia de 19 de marzo del 2020 a 19 de marzo de 2021, donde se pudo evidenciar que la
póliza no cubre este riesgo de manejo del responsable del área de inventarios.

PÓLIZA MULTIRRIESGO LIBERTY SEGUROS S. A

VR.
NÚMERO VIGENCIA AMPAROS ASEGURADO
Básico todo riesgo daños
materiales, AMIT - HAMCCP,
Terremoto, Maremoto, temblor o
erupción volcánica, sustracción
con violencia, corriente débil,
19/03/2020 A 19-03- rotura de maquinaria,
380319 2.360.000.000
2021 Responsabilidad civil
extracontractual, edificios,
muebles enseres, Inventarios,
maquinaria y equipo, Equipo
eléctrico. Electrónico, fraudes
empleados, daños por agua.
19/03/2020 A 19-03-
380319
2021 inventarios 750,000,000

Esto incurre y está en riesgo el patrimonio de la empresa ya que el responsable de los

inventarios no cuenta con el cubrimiento en la póliza el hecho de que se llegue a incurrir a
algún acto indebido apropiación indebida de bienes de su propiedad que aconteciera como
consecuencia de hurto, hurto calificado, abuso de confianza, falsedad y estafa, de acuerdo
con su definición legal, en que incurran siempre y cuando el hecho sea imputable a uno o
varios empleados determinados.

Recomendaciones: Se recomienda modificar o anexar en la póliza el cubrimiento de la

póliza de manejo del responsable del área de inventarios y realizar la respectiva
actualización del monto asegurado de los inventarios, aunque es incierto mantener siempre
un valor exacto es recomendable mantener el inventario actualizado o en su defecto realizar
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un prorrateo promedio de inventarios de la empresa, también se recomienda que en la

póliza se incluye el cubrimiento por Hurto simple.

3. Cámaras de seguridad mal posicionadas.

Se verificó el sistema de circuito cerrado de televisión y se evidenció que cuenta con varios
puntos ciegos y puntos clave de ubicación.

CAMARAS DE SEGURIDAD
CÁMAR
A UBICACIÓN OBSERVACIONES
1 ENTRADA A BODEGA SE VE INTERMITENTE
MEJORAR UBICACIÓN PARTE DEL
ENFOQUE LO CUBRE LA
2 ZONA DE REVISIÓN DE PEDIDOS INSTALACIÓN DE UN ESTANTE.
3 ZONA DE ALISTAMIENTO  
4 ZONA DE ALMACENAMIENTO 1  
5 ZONA DE ALMACENAMIENTO 2  
6 ZONA DE ALMACENAMIENTO 3  
ZONA DE CUBRIMIENTO PARTE
7 EXTERNA  
MEJORAR UBICACIÓN CUANDO
UBICAN VEHÍCULOS DE CARGA
PESADA NO SE VISUALIZA QUE SE
8 ZONA DE ENTREGA ESTÁ ENTREGANDO.

Cuenta con un muy buen equipo cerrado de televisión en esta área, aunque varios puntos
donde necesita ser reubicadas para tener control seguimiento y las respectivas evidencias
por si se presentan anomalías en las pérdidas de la mercancía.

Recomendaciones: Se recomienda que la empresa contrate los servicios con personas o

empresas que tengan experiencia y reconocidas en el mercado que presten los servicios de
mantenimiento de las cámaras de seguridad y su respectiva reubicación.

4. El área de Inventarios no cuenta con un manual de funciones

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Hemos hallado que no existe un manual de funciones y procedimientos en cuanto al área de

inventario por lo cual no contiene los lineamientos y parámetros necesarios para un buen
manejo de los mismos.

Recomendaciones: Se recomienda que los funcionarios encargados de la gestión

administrativa diseñen un manual de funciones donde se tenga en cuenta los cuplimientos y
alcances de los procesos y procedimientos que se deben tener en el manejo y control de
inventarios así como determinar las funciones que debe tener la persona contratada para
este cargo..

5. Tomar muestra de 20 productos con mayor movimiento, verificar si es acorde

las cantidades tanto en Kardex como en físico.
una vez realizado el inventario de los productos elegidos que se relacionan a continuación:

PRODUCTO PRESENTACIÓ CANTIDAD CANTIDAD DIFERENCIA

N FÍSICO KARDEX

CIPERMETRIN LITRO 720 720 0

A

CREDIT GALÓN 320 325 -5

CÚSPIDE LITRO 100 120 -20

KCL 50 KILOS 300 300 0

UREA 50 KILOS 615 617 -2

TRIPLE 18 50 KILOS 424 423 1

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4

FORMADOR 20 LITROS 300 300 0

LORSBAN 1 KILO 78 75 3

TODO EN UNO 1 KILO 116 120 -4

CARBENDAZI 1 KILO 320 358 -38

M

TRIPLE Q 1 LITRO 60 72 -12

AGITA 50 GRAMOS 520 435 85

OPERA 1 LITRO 350 356 -6

OPERA GALÓN 31 25 6

CREDIT 20 LITROS 60 75 -15

PARAQUAT 20 LITROS 65 50 15

FORMADOR 1 LITRO 72 60 12

FORMADOR GALÓN 48 42 6

FENDONA 50 GRAMOS 48 48 0

ROUNDUP 50 GRAMOS 72 85 -13

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se hace el hallazgo de que los productos relacionados en la tabla anterior se encuentran

físicamente en las instalaciones de la empresa pero existen unos faltantes y unos sobrantes
de productos.

Recomendaciones: El responsable del área de almacén deberá exigir los formatos de

solicitud y entrega de bienes debidamente diligenciados y anexar al orden de salida previo
entrega de los elementos a los usuarios. El formato de orden de salida debe estar
debidamente firmado por el funcionario que recibe, del funcionario que autoriza y el
funcionario que hace la entrega, no debe entregarse elementos o bienes sin la respectiva
orden de entrega firmada por quien autoriza.

6. Al área de bodega ingresa personal no autorizado

Se encuentra el hallazgo de que el empleado a cargo de la bodega no siempres está
disponible por lo que también ingresa a esta área el personal de ventas y compras cuando el
bodeguero está ausente.
Ejemplo:
En ocasiones cuando la persona de los despachos de mercancía está ausente la persona
encargada de la bodega es quien hace las entregas por lo tanto las personas no autorizadas
deben ingresar al almacén para buscar la mercancía requerida en el momento.
Resultados: Como resultado podemos evidenciar pérdidas de inventario, mal
almacenamiento y ocasional incertidumbre en la asignación de responsabilidades en
cualquier anormali en los inventarios.
Recomendaciones: Se recomienda tener una barrera de contención para que el personal no
autorizado no ingrese al almacén, también se recomienda asignar un auxiliar de entregas
para que el encargado de bodega no tenga que estar ausente y así mitigar cualquier
anomalía.
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