PR Dashboard Guide Es

GUÍA DE INSTALACIÓN
Y CONFIGURACIÓN DEL
TABLERO DE MANDO PARA LA
GESTIÓN DEL RECEPTOR
PRINCIPAL
Versión 2.0 R4 – 15 de agosto de 2017
Herramientas de gestión para el enfoque de todo el

país
Resumen del MCP

Tablero de mando regional
El Tablero de mando para la gestión del receptor principal
Herramienta de gestión para el subreceptor
Esta publicación informe se presenta gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos a través de la Agencia del
Gobierno de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional y el Plan de Emergencia del Presidente de Estados
Unidos para la lucha contra el SIDA. GMS está financiada por el Plan de Emergencia del Presidente de los Estados
Unidos para el Alivio del Sida y por la Agencia del Gobierno de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional,
bajo el contrato Número AID-OAA-C-12-00040. El contenido de este informe es de responsabilidad absoluta del
proyecto Grant Management Solutions y no necesariamente refleja el punto de vista de USAID, del Gobierno de los
Estados Unidos o del Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria. GMS es un consorcio
subvencionado por el Gobierno de los Estados Unidos de América. Los socios son Management Sciences for
Health, Abt Associates, International HIV/AIDS Alliance, Pact, Palladium, Realizing Global Health, Training
Resources Group. Este consorcio tiene como finalidad apoyar el fortalecimiento del desempeño de las
subvenciones del Fondo Mundial.
Guía de instalación y configuración del Tablero de mando para la gestión del RP— Versión 2.0 R4 – 15
de agosto de 2017
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ÍNDICE DE MATERIAS
1. Introducción ....................................................................................................................... 6
1.1. Objetivo y organización de la guía de usuario ................................................................... 6
1.2. ¿Qué es un tablero de mando y cómo ayudará en la gestión del RP? ............................... 6
1.3. ¿Cómo funciona el Tablero de mando para la gestión del RP? ......................................... 6
1.4. ¿Por qué se desarrolló el Tablero de mando para la gestión del RP? ............................... 7
1.5. ¿Quién desarrolló el Tablero de mando para la gestión del RP? ...................................... 8
1.6. ¿Quiénes serán los beneficiarios del Tablero de mando para la gestión del RP? ............. 8
1.7. ¿Cómo se desarrolló el Tablero de mando para la gestión del RP? .................................. 9
1.7.1. Desarrollo inicial ................................................................................................................ 9
1.7.2. Pruebas de aceptación de usuarios .................................................................................... 9
1.7.3. Pruebas piloto en seis países .............................................................................................. 9
1.7.4. Entrega al Fondo Mundial y ampliación de acceso ......................................................... 10
1.8. Cómo encaja el Tablero de mando para la gestión del RP en el enfoque de todo el
país y la serie de herramientas de gestión ....................................................................... 10
2. Requisitos previos para la instalación y el uso del Tablero de mando para la gestion
del RP ............................................................................................................................... 13
2.1. Pasos clave para configurar el Tablero de mando para la gestión del RP ....................... 13
2.2. Requisitos previos para la instalación adecuada del Tablero de mando para la
gestión del RP ................................................................................................................... 13
2.2.1. Requisitos de equipo ........................................................................................................ 13
2.2.2. Requisitos del sistema ...................................................................................................... 14
2.2.3. Conectividad ..................................................................................................................... 15
2.2.4. Actores clave para la instalación del Tablero de mando para la gestión del RP y sus
conocimientos y habilidades necesarias .......................................................................... 15
3. Instrucciones detalladas para instalar, configurar y usar la aplicación de ingreso de

datos ................................................................................................................................. 19
3.1. Instalación de la aplicación de ingreso de datos de Excel ...............................................20
3.1.1. Obtener y gestionar archivos de aplicación de ingreso de datos .....................................20
3.1.2. Acceso a la pantalla del menú .......................................................................................... 22
3.2. Configuración de la aplicación de ingreso de datos de Excel—Proceso 1 ....................... 22
“Ir a configurar”........................................................................................................................... 23
3.3. Paso 1: Configuración> Ir a configurar > Informacion general .......................... 24
3.4. Paso 2: Configuración> Ir a configurar > Nombres de SR ............................... 25
3.5. Paso 3: Configuración > Ir a configurar > Crear hojas de cálculo para nuevos
SR...................................................................................................................................... 27
3.6. Paso 4: Configuración > Ir a configurar > Umbrales financieros .................. 31
3.7. Paso 5: Configuración > Ir a configurar > Vigilancia de productos ................................ 35
3.8. Paso 6: configuraciÓn de indicadores. ConfiguraciÓn de la hoja de ingreso de datos ... 37
3.8.1. Configuración > Ir a configurar > Configuración de indicadores ................................... 37
3.8.2. Proceso de selección de indicadores: Indicadores Financieros ...................................... 39
3.8.3. Proceso de selección de indicadores: Indicadores generales de gestión ......................... 41
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3.8.4. Proceso de selección de indicadores: Indicadores de gestión de adquisiciones y
suministros ....................................................................................................................... 41
3.8.5. Proceso de selección de indicadores: Indicadores programáticos .................................. 42
3.8.6. Proceso de selección de indicadores: Modificación o reemplazo de indicadores
programáticos estándares ................................................................................................ 44
3.8.7. Finalización de la selección de indicadores programáticos: Generación de los
cuadros programáticos y hojas de cálculo de SR ............................................................. 48
3.8.8. Si se necesitan cambios adicionales ................................................................................. 49
3.9. Paso 7: Actualizar lista de indicadores programáticos Configuración > Ir a
configurar ......................................................................................................................... 51
3.9.1. Configuración de la aplicación de ingreso de datos: Finalización de la configuración
de los indicadores programáticos—Paso 8: Umbrales programáticos
Configuración > Ir a configurar> ..................................................................................... 51
3.9.2. Paso 9: Verificación de los períodos. Configuración > Ir a configurar ........................... 52
3.9.3. Configuración > Eliminar hoja de cálculo de SR ............................................................. 53
3.9.4. Paso 10: Actualizar lista de indicadores programáticos Configuración > Ir a
configurar ......................................................................................................................... 55
3.10. creación de Hoja Ingreso de datos—Proceso 2: Seleccione Hoja de exportación ........... 56
3.11. Aplicación de ingreso de datos de Excel—Proceso 3: El SR finaliza las hojas de
ingreso de datos de SR (recopilación de datos) ............................................................... 56
3.12. Aplicación de ingreso de datos de Excel—continúa Proceso 4: Recopilación de
datos y carga de archivos SR ............................................................................................ 58
3.13. Ingresar datos al tablero de mando—Exportar todos los datos—Proceso 5 ...................60
4. Instrucciones detalladas para instalar y usar la aplicación Tablero de mando de

gestión del RP ................................................................................................................... 63
4.1. instalación de SAP Crystal Dashboard Design 2011 (software del Tablero de mando
para la gestión del RP) ..................................................................................................... 64
4.1.1. Verificar que la versión de Excel en la computadora del RP es compatible con el
software del tablero de mando ......................................................................................... 64
4.1.2. Instalación del software del tablero de mando ................................................................ 65
4.1.3. Pasos adicionales para instalar el tablero de mando ....................................................... 72
4.2. Cómo navegar el tablero de mando ................................................................................. 74
4.2.1. Importar datos de subvención en el tablero de mando ................................................... 74
4.2.2. Importar datos en el Tablero de mando para la gestión del RP ...................................... 76
4.2.3. Visualización del Tablero de mando para la gestión del RP............................................ 79
5. El Tablero de mando para la gestión del RP en detalle .................................................. 80
6. Solución de problemas: Mejores prácticas, preguntas frecuentes y el servicio de

asistencia .......................................................................................................................... 89
6.1. Preguntas frecuentes sobre la aplicación de ingreso de datos ........................................89
6.2. Preguntas frecuentes sobre el Tablero de mando para la gestión RP ............................. 92
6.3. Cómo obtener ayuda con el Tablero de mando para la gestión del RP ........................... 96
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ABREVIATURAS Y SIGLAS
ALF agente local del Fondo

CS condiciones especiales
Fondo Mundial El Fondo Mundial de lucha contra el Sida, la tuberculosis y
la malaria
GAS gestión de adquisiciones y suministros
GMS Grant Management Solutions
Guía de usuario Guía de instalación y configuración del Tablero de mando
para la gestión del receptor principal
HGSR Herramienta de gestión para el subreceptor
MAC mecanismo de adquisiciones conjuntas
MCP mecanismo de coordinación de país
MSH Management Sciences for Health
OGAC Oficina del Coordinador Global del Sida de los Estados
Unidos
PAU pruebas de aceptación de usuarios
PEPFAR Plan de Emergencia del Presidente de EE. UU. para la Lucha
contra el SIDA
RP receptor principal
SR subreceptor
SSR sub-SR
TI tecnología de la información
USAID Agencia del Gobierno de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional
USB bus universal en serie/flash drive
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1. INTRODUCCIÓN
1.1. OBJETIVO Y ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA DE USUARIO
Esta guía de usuario tiene como fin ayudar a los receptores principales (RP) y sus
subreceptores (SR) a entender la historia del Tablero de mando para la gestión del RP,
los requisitos previos para usarlo, los pasos específicos de instalación, configuración y
uso del tablero de mando, así como la diagramación del tablero de mando. Esta guía de
usuario, Guía de instalación y configuración del Tablero de mando para la gestión del
RP (Guía de usuario en lo sucesivo), se divide en tres partes principales: (1) una
introducción que explica los orígenes, el objetivo, el desarrollo y los planes para el
Tablero de mando para la gestión del RP, que comprende las secciones 1 y 2 de esta
Guía de usuario ; (2) instrucciones detalladas para usar el Tablero de mando para la
gestión del RP, en las secciones 3-6 de esta Guía de usuario ; y (3) anexos que incluyen
información detallada sobre los indicadores del tablero de mando.
1.2. ¿QUÉ ES UN TABLERO DE MANDO Y CÓMO AYUDARÁ EN LA GESTIÓN

DEL RP?
Un tablero de mando es una modalidad de visualización de la información más
importante que necesitan los gerentes y ejecutivos a cargo de decisiones para
monitorear el avance hacia de los objetivos de un proyecto u organización. Al usar los
datos del tablero de mando para la identificación oportuna de problemas y cuellos de
botella en la implementación del programa, los gerentes y otros ejecutivos pueden
adoptar medidas correctivas para mejorar el desempeño del programa.
El tablero de mando para la gestión del RP brinda a los RP un mecanismo altamente

visual y fácil de usar para obtener una visión instantánea de la ejecución de sus
subvenciones en un momento dado. De este modo, el tablero de mando orienta el
análisis de los RP de su propio desempeño y por lo tanto les da una oportunidad de
detectar problemas de ejecución de la subvención desde un principio y adoptar medidas
rápidas para realizar las debidas correcciones.
Muchas subvenciones del Fondo Mundial se ejecutan mediante acuerdos de cooperación

y subcontratación de actividades relacionadas con la subvención a subreceptores (SR)
nacionales y locales. La relación numérica de SR por PR puede variar mucho, y cada SR
debe informar sus gastos, ejecución y resultados al RP. Mediante la funcionalidad de
análisis descendente, el tablero de mando permite que el RP examine el desempeño de
cada SR en función de un número de indicadores, y permite que el RP también compare
el desempeño de varios SR en función del mismo indicador. Después de revisar estos
datos, el RP puede adoptar medidas para reforzar a los SR que no alcanzan un buen
nivel de desempeño.
1.3. ¿CÓMO FUNCIONA EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP?

El Tablero de mando para la gestión del RP comprende dos aplicaciones que se usan
conjuntamente: una aplicación de visualización del tablero de mando que usa el
software SAP Crystal Dashboard Design 2011 y una aplicación de ingreso de datos
basada en Excel. Cuando se usan juntas, estas dos aplicaciones permiten visualizar una
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selección de indicadores de gestión general, financieros, gestión de adquisiciones y
suministros, y programáticos que informan al RP respecto de los "signos vitales" de una
subvención. Los datos recopilados por el RP a nivel de SR se cargan en el tablero de
mando y se combinan con otros datos recopilados por el RP con fines de visualización,
análisis y uso en la toma de decisiones. La información generada por el tablero de
mando se puede revisar periódicamente (mensual, trimestral). Cabe esperar que los RP
utilicen el tablero de mando para informar a los mecanismos de coordinación de país
(MCP) del desempeño de la subvención y que los datos del tablero de mando se utilicen
para producir documentos que se envían rutinariamente al Secretariado del Fondo
Mundial.
1.4. ¿POR QUÉ SE DESARROLLÓ EL TABLERO DE MANDO PARA LA

GESTIÓN DEL RP?
Desde 2006, GMS ha desarrollado tres tableros de mando para países del Fondo
Mundial: dos prototipos de Tablero de mando para la gestión del RP (usando Excel y
Xcelsius) y un tablero de mando de supervisión para MCP. El tablero de mando del
MCP fue puesto a prueba con el Secretariado del Fondo Mundial en 2009 y se puede
obtener para los MCP en el sitio web del Fondo Mundial en
www.theglobalfund.org/es/country-coordinating-mechanism/oversight/. El Tablero de
mando para la gestión del RP se basa en los prototipos antedichos que se introdujeron
en Honduras y Nicaragua, respectivamente, en 2006 y 2008.
La iniciativa de desarrollar una versión mejorada de los primeros prototipos de tableros

de mando para la gestión del RP nace de un seguimiento de hallazgos derivados de la
evaluación del impacto producido por la introducción del tablero de mando de MCP,
que produjo una fuerte demanda entre los RP de un tablero de mando más detallado
que les permitiera visualizar y comparar el desempeño de sus socios ejecutores o
subreceptores (SR), así como de producir el tablero de mando de monitoreo estratégico
del MCP y los informes requeridos por el Fondo Mundial. Estos hallazgos figuran en el
informe, Fortalecimiento de los mecanismos de coordinación de país para una
supervisión eficaz incluida la introducción del tablero de mando para subvenciones.
Seguimiento de veinticuatro mecanismos de coordinación de país que está disponible
en el sitio web de GMS en www.gmsproject.org/news/index.cfm.
Las mejoras sobre las versiones anteriores del Tablero de mando para la gestión del RP
utilizados en Honduras y Nicaragua incluyen:
 La organización de los datos para diferentes tipos de indicadores (financieros, de

gestión y programáticos) incluida una gama más amplia de indicadores de gestión de
adquisiciones y suministros.
 La entrega de datos de parte de los SR ahora puede realizarse por correo electrónico
y los formularios con los datos pueden cargarse directamente en un archivo maestro
de datos.
 La creación de un mecanismo semiautomatizado para cargar los datos de los SR a la
carpeta del archivo maestro de datos del RP, que reduce los errores de transcripción
que resultarían de copiar y pegar.
de agosto de 2017
7
 La visualización de los datos del RP con acceso a los datos del SR para ciertos
indicadores
 Para ciertos indicadores, este tablero de mando permite comparar el cumplimiento
entre los diferentes SR
1.5. ¿QUIÉN DESARROLLÓ EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL

RP?
El proyecto Grant Management Solutions (GMS), el Secretariado del Fondo Mundial de
lucha contra el Sida, la tuberculosis y la malaria (Secretariado del Fondo Mundial y
Fondo Mundial para abreviar), y un socio del sector privado, la multinacional alemana
de tecnología informática (TI) SAP1, desarrollaron mancomunadamente el Tablero de
mando para la gestión del RP a fin de apoyar y mejorar la gestión de subvenciones del
Fondo Mundial a cargo de tales entidades. El personal de varios equipos internos del
Secretariado del Fondo Mundial trabajó con el personal de GMS y de SAP y
conjuntamente participaron en la selección de los indicadores del tablero de mando.
Asimismo, seis RP en cinco países (India, Nepal, Myanmar, la República Democrática
del Congo y Honduras) coordinaron la validación de los indicadores seleccionados por
los el tablero de mando para la gestión del RP.2
1.6. ¿QUIÉNES SERÁN LOS BENEFICIARIOS DEL TABLERO DE MANDO PARA

LA GESTIÓN DEL RP?
Los principales beneficiarios del Tablero de mando para la gestión del RP serán los RP y
los SR. Los RP firman acuerdos de subvención con el Fondo Mundial y asumen la
responsabilidad legal para la ejecución de tales subvenciones. Los RP son generalmente
ministerios de salud o de finanzas, organizaciones no gubernamentales nacionales o
internacionales, dependencias de la ONU, o en algunos casos instituciones del sector
privado con importantes programas de salud. Dado que las subvenciones del Fondo
Mundial involucran la puesta en marcha de alianzas, los RP seleccionan y subvencionan
a SR nacionales y locales cuyo número puede oscilar entre uno y más de 200, cada uno
de los cuales debe informar al RP sus gastos, ejecución y resultados. Muchos SR
también tienen a su vez sub-SR (SSR). Actualmente hay 296 RP en 140 países que
gestionan 472 subvenciones activas con un valor confirmado de $14.900 millones de
dólares.
Otras instancias interesadas que se beneficiarán de la información generada por los

tableros de mando son los SSR y los MCP. Además, los agentes locales del Fondo
Mundial (ALF) y el personal del Fondo Mundial que da seguimiento a la ejecución de las
subvenciones también tendrán interés en conocer la información generada por el
tablero de mando.
1. SAP es una corporación multinacional alemana fundada en 1972, cuya especialización es el desarrollo de
software para la gestión de operaciones comerciales y relaciones con los clientes. SAP es la sigla de Systeme,
Anwendungen un Produkte in der Datenverarbeitung [Sistemas, aplicaciones y productos en procesamiento de
datos].
2. Los RP que validaron los indicadores de tableros de mando fueron CHF (Honduras); Projet Santé Rurale o SANRU
(República Democrática del Congo); International AIDS Alliance (India); y Save the Children (Myanmar y Nepal).
de agosto de 2017
8
1.7. ¿CÓMO SE DESARROLLÓ EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN
DEL RP?
1.7.1. DESARROLLO INICIAL
El Tablero de mando para la gestión del RP se desarrolló gracias a una colaboración de
GMS, el Secretariado del Fondo Mundial (FM) y SAP, mediante un proceso estándar de
diseño de software. El Fondo Mundial, GMS y SAP identificaron en primer lugar los
datos de alto nivel y los requisitos funcionales. GMS y el FM seleccionaron los
indicadores de actividades financieras, de gestión general y de gestión de adquisiciones
y suministros, y los validaron con seis RP. A esto le siguió el diseño del tablero de
mando y de su correspondiente plantilla de ingreso de datos, y luego se realizó una
prueba interna para asegurar que el Tablero de mando para la gestión del RP funcionara
correctamente.
1.7.2. PRUEBAS DE ACEPTACIÓN DE USUARIOS

A la prueba interna le siguió una prueba de aceptación de usuario (PAU) en la República
Dominicana para confirmar que el tablero de mando puede ser utilizado por un RP y por
los SR en condiciones de campo reales y para verificar que podía obtenerse la mayoría,
si no la totalidad, de los datos requeridos para generar la información del tablero de
mando. Las lecciones aprendidas de la PAU dieron lugar a ajustes tanto a la aplicación
de visualización del tablero de mando como a la aplicación de ingreso de datos.
1.7.3. PRUEBAS PILOTO EN SEIS PAÍSES

El Tablero de mando para la gestión del RP se puso a prueba en seis países entre febrero
y agosto de 2014: Costa de Marfil, la República Dominicana, Laos, Senegal, Sudáfrica y
Uganda. Los países piloto recibieron una cantidad limitada de licencias de SAP Crystal
Dashboard Design 2011, necesarias para producir el tablero de mando. Los seis países
también recibieron un paquete de apoyo técnico de GMS a lo largo de tres visitas
destinadas a acompañar el despliegue del tablero de mando. Este apoyo técnico
comprendió una presentación facilitada del tablero de mando y apoyo para el uso
continuo del mismo. El apoyo técnico incluyó apoyo de instalación, adopción, operación
y mantenimiento del tablero de mando, así como un paquete de asistencia técnica para
actualizar y mejorar los sistemas, procesos y prácticas de gestión de subvenciones de
RP/SR, y subsiguientemente el buen desempeño de las mismas.
La prueba piloto fue un éxito. En cada uno de los seis países, los RP y SR se capacitaron
en materia de instalación y uso de los tableros de mando, se recopilaron los diversos
tipos de datos necesarios para producir el tablero de mando, y se produjeron los tableros
de mando. Cada uno de cinco países produjo un tablero de mando para una subvención;
se produjeron tableros de mando para dos subvenciones en un país, Senegal, que tuvo
una subvención con seguimiento por parte de dos RP. La mayoría de los países
explicaron y analizaron los tableros de mando producidos juntamente con instancias
interesadas clave del país, las cuales, según el país, abarcaron desde SR hasta miembros
del MCP y donantes. Algunos países recibieron amplia participación de gerentes de
cartera del Fondo Mundial durante la prueba piloto. GMS ha seguido evaluando el uso
de agosto de 2017
9
del tablero de mando después de las visitas finales de asistencia técnica a fin de ampliar
su comprensión de los factores que influyen en la adopción y el uso de tableros de
mando, y para determinar las formas en que el Tablero de mando para la gestión del RP
afectará el desempeño de la subvención.
1.7.4. ENTREGA AL FONDO MUNDIAL Y AMPLIACIÓN DE ACCESO

A continuación de las pruebas piloto, se realizarán otras modificaciones al Tablero de
mando para la gestión del RP basadas en las lecciones aprendidas de los proyectos
piloto. Se actualizaron las versiones del software y de la documentación del usuario
correspondiente en español, francés, inglés y en portugués. El tablero de mando y su
documento complementario se entregó luego al Fondo Mundial para su presentación a
nivel mundial.
1.8. CÓMO ENCAJA EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP EN

EL ENFOQUE DE TODO EL PAÍS Y LA SERIE DE HERRAMIENTAS DE
GESTIÓN
El Tablero de mando para la gestión del RP es uno de una serie de cuatro herramientas
de gestión creadas para ayudar a los países del Fondo Global supervisar y mejorar el
desempeño de su subvención. La serie completa consiste de las siguientes herramientas
por orden de creación:
1. El Tablero de mando para la gestión del RP, desarrollado por GMS, la Secretaría del
Fondo Mundial y SAP SE en 2013.
2. Resumen del MCP, desarrollado independientemente por GMS
3. Tablero de mandos regional, desarrollado independientemente por GMS
4. Herramienta de gestión para el SR (HGSR), desarrollada independientemente por
GMS
El Fondo Mundial ha adoptado el Tablero de mando para la gestión del RP y el Resumen

del MCP. Estas herramientas se están publicando progresivamente en el sitio web del
Fondo Mundial en www.theglobalfund.org/en/funding-model/technical-
cooperation/management-tools/.
En el cuadro de la página siguiente se muestra las cuatro herramientas y sus

características principales, donde las flechas de la columna izquierda indican el flujo de
datos entre las herramientas.
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Herramienta de gestión Características principales Ingreso de datos
 Utiliza una aplicación basada en Excel para

el ingreso de datos y una aplicación SAP
Resumen del MCP Crystal Dashboard Design 2011 para la
visualización
 Presenta resultados trimestrales
consolidando los datos de las subvenciones
del RP La configuración está a
 Presenta datos de indicadores por un cargo del MCP; los datos
periodo de hasta tres años del RP se importan del
 Los datos de desempeño se organizan por Tablero de mando para la
componente (VIH/SIDA, TB, malaria, gestión del RP
sistema de salud) y por RP dentro de cada
componente
Usuarios principales: mecanismos de  Contiene una sección para registrar las
Coordinación de País (MCP) recomendaciones del órgano supervisor
del MCP y el estado de la implementación
de las medidas recomendadas
Tablero de mando regional
 Utiliza una aplicación basada en Excel para

el ingreso de datos y una aplicación SAP
Crystal Dashboard Design 2011 para la
visualización
Datos importados del
 Presenta resultados trimestrales
archivo maestro de datos
consolidando los datos de las subvenciones
del tablero del RP
del SR
Tablero de mando
 Presenta datos de indicadores por un
periodo de hasta tres años
 Presenta información consolidada por país
Usuarios principales: RP con subvenciones  Tiene un mapa de los países involucrados
regionales que requieren disposiciones de
implementación complejas
Tablero de mando para la gestión del

RP
 Utiliza aplicaciones - un componente de
ingreso de datos basado en Excel y una
aplicación de visualización que utiliza SAP
Crystal Dashboard Design 2011 Los datos del RP
 Muestra los datos generales de la ingresados directamente
subvención en una página por el RP; los datos del
 Se puede ver en detalle los resultados de la SR importados al cargar
subvención en forma trimestral y las hojas de ingreso de
acumulativa los resultados de la datos de SR
subvención por SR
 Presenta datos de indicadores por un
Usuarios principales: RP con subvenciones periodo de tres años
tradicionales; RP con subvenciones regionales
que requieren disposiciones de
implementación sencillas
Herramienta de gestión para el SR
 Consiste en una sola aplicación basada en

Excel Posteriormente a la
 La configuración es dirigida por el RP en configuración realizada
estrecha colaboración con los SR por el RP, el ingreso de
 Muestra los datos acumulados trimestral y datos queda a cargo de
anualmente, durante un año los SR
 Incluye el resumen del desempeño del SR
mediante cuadros y gráficos
Usuario principal: SR
de agosto de 2017
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El Tablero de mando para la gestión del RP, el resumen del MCP y la HGSR están inter
vinculados: la HGSR produce hojas de cálculo que alimentan la producción del Tablero
de mando para la gestión del RP, y a su vez el Tablero de mando para la gestión del RP
produce archivos que se utilizan para crear el Resumen del MCP. Existen dos versiones
del Tablero de mando regional. Una es una versión del Tablero de mando para la gestión
del RP configurada (y posiblemente levemente modificada en su diseño) para
subvenciones regionales con disposiciones de implementación sencillas. La segunda
versión se ha diseñado para subvenciones regionales con disposiciones de
implementación más complejas y utiliza aplicaciones múltiples: el archivo maestro de
datos del Tablero de mando para la gestión del RP basado en Excel, el archivo maestro
de datos regional basado en Excel y una aplicación de visualización basada en SAP, para
producir el Tablero de mando regional.
de agosto de 2017
12
2. REQUISITOS PREVIOS PARA LA INSTALACIÓN Y EL USO DEL TABLERO DE
MANDO PARA LA GESTION DEL RP
2.1. PASOS CLAVE PARA CONFIGURAR EL TABLERO DE MANDO PARA LA
GESTIÓN DEL RP
A continuación se presentan los pasos clave para la configuración del Tablero de mando
para la gestión del RP:
 Instalación de la aplicación de ingreso de datos a nivel del RP

 Instalación del software SAP Crystal Dashboard Design 2011 a nivel del RP
 Configuración de la aplicación de ingreso de datos con la información básica sobre la
subvención, lo cual incluye:
o Ingreso de la información general sobre la subvención
o Ingreso de todos los SR para la subvención
o Establecimiento de umbrales para los indicadores de gestión financiera
o Selección de productos farmacéuticos que sean objeto de seguimiento e
indicación de los niveles seguros de stock de los mismos
o Selección de indicadores programáticos para que aparezcan en el tablero de
mando y configuración de sus umbrales
o Asignación de indicadores programáticos para los SR
 Generación de hojas de ingreso de datos de SR y envío de estas a los SR
Las secciones 3 y 4 del presente documento presentan estos pasos con mayor detalle.
2.2. REQUISITOS VIOS PARA LA INSTALACIÓN ADECUADA DEL TABLERO DE

MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP
El Tablero de mando para la gestión del RP se ha creado para que resulte utilizable en
un entorno de tecnología informática (TI) tanto de alto nivel como de bajo nivel. 3 En
esta sección se describen los sistemas, requisitos técnicos, actores clave y conocimientos
y habilidades afines que deben estar implantadas y disponibles para la instalación y el
uso eficaz del Tablero de mando para la gestión del RP.
2.2.1. REQUISITOS DE EQUIPO

Para usar adecuadamente el tablero de mando, el RP necesitará tener el siguiente
equipo:
3. La capacidad de TI baja se refiere a países caracterizados por: disponibilidad deficiente de computadoras en casi
todos los niveles de sus sistemas sanitarios, problemas de conectividad con internet y ancho de banda, así como
frágil capacidad de recursos humanos e infraestructura para apoyar el uso de la tecnología informática para la
recopilación, transferencia y procesamiento de datos. Los países con capacidad de TI alta tienen amplia
disponibilidad e computadoras en casi todos los niveles del sistema sanitario. Además, los países con alta capacidad
de TI disponen de una oferta adecuada de recursos humanos para el uso de la informática para la recopilación,
transferencia y procesamiento de datos.
de agosto de 2017
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 Laptop o computadora de escritorio
 Conexión a internet
 Capacidad de almacenamiento periódico de archivos de datos (disco duro, USB, otro
dispositivo de almacenamiento)
 Impresora a color
Es preferible que los SR tengan al menos una laptop o una computadora de escritorio
con Microsoft Excel 2010, así como la capacidad de guardar datos indicada
anteriormente.
2.2.2. REQUISITOS DEL SISTEMA

A fin de usar el Tablero de mando para la gestión del RP, los RP necesitarán derechos de
administrador para instalar nuevo software en las computadoras y laptops en las que se
utilizará el tablero de mando. Los derechos de administración también son necesarios
en caso de que el RP tenga que volver a instalar Microsoft Office para seleccionar la
versión (32-bit) que es compatible con SAP Crystal Dashboard Design 2011.
Los RP necesitarán tener las siguientes versiones de software (una cualquiera de la

lista para cada producto) ya instaladas en sus computadoras para poder instalar y
ejecutar el SAP Crystal Dashboard Design 2011.
Microsoft Windows
Windows XP Professional SP2 y SP3

Windows Server 2003 standard edition SP1 y SP2
Windows Server 2003 Enterprise Edition SP1 y SP2
Windows Vista SP1 y SP2
Windows 7
Windows 8
Windows 10
Windows Embedded Compact 2013
Microsoft Excel
Excel XP SP3 (o posterior)
Excel 2003 SP1, SP2, SP3
Excel 2007 versión 32-bit (64-bit no es compatible con el software del tablero de
mando)
mando)
mando)
Adobe Reader 11 o versión posterior

Adobe Flash Player 15 o versión posterior
Antivirus
Software de antivirus actualizado
de agosto de 2017
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Y por último el RP necesitará el SAP Crystal Dashboard Design 2011. El RP
recibirá el número de licencia de software requerido del Secretariado del Fondo
Mundial, el cual mantendrá una lista de licencias y las emitirá a los RP aprobados.
Los SR tienen los siguientes requisitos mínimos de software para ingresar datos
eficazmente en las hojas de ingreso de datos de SR y transmitirlos al RP. Los SR no
necesitan adquirir licencias de software para ver los tableros de mando producidos por
los RP y por lo tanto no se les emitirá licencias.
Microsoft Windows
Las mismas especificaciones indicadas para el RP (ver lo anterior)
Microsoft Excel
Excel XP SP3 (o posterior)
Excel 2003 SP1, SP2, SP3
Excel 2007
Excel 2010
Excel 2013
Adobe Reader 11 o versión posterior

Adobe Flash Player 15 o versión posterior
Antivirus
Software de antivirus actualizado
2.2.3. CONECTIVIDAD
Se da por sentado que las computadoras que utilizará el RP a los efectos del tablero de
mando tienen acceso a una conexión a internet funcional. En casos en que la conexión a
internet no sea fiable, sin embargo, los archivos pueden transferirse mediante memorias
flash USB o CD-ROM. Es preferible que los SR también tengan acceso a una conexión a
internet funcional.
2.2.4. ACTORES CLAVE PARA LA INSTALACIÓN DEL TABLERO DE MANDO

PARA LA GESTIÓN DEL RP Y SUS CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
NECESARIAS
El RP coordina la configuración del tablero de mando en colaboración con los
principales SR. El cuadro siguiente identifica el personal clave del RP y otros
interesados que participarían en la instalación y configuración del Tablero de mando
para la gestión del RP, sus principales responsabilidades y los conocimientos y
habilidades necesarios.
de agosto de 2017
15
Actor Responsabilidades clave para la configuración y el uso del tablero Habilidades y conocimientos requeridos
de mando
 Gerente de programas del  Asignar la responsabilidad de la producción de tablero del  Conocimiento exhaustivo de las actividades
RP para la subvención personal del RP relacionadas con la subvención
 Seleccionar las subvenciones que se utilizarán para los tableros
de mando
 Coordinar la selección de los indicadores que figurarán en el
tablero de mando
 Supervisar la producción de tableros de mando y celebrar
reuniones periódicas para revisar los resultados
 Presentar los resultados en las reuniones del MCP
 Coordinar la validación de los datos del tablero de mando
 Tomar y registrar decisiones
 Dar seguimiento a las decisiones adoptadas
 Gerente de datos del  Realizar la asignación de los indicadores del RP para los SR  Competencia en SAP Crystal Dashboard
Tablero de mando para la  Evaluar la capacidad del SR de presentar informes sobre los Design 2011, Microsoft Excel, salvaguarda
gestión del RP datos de archivos, uso de internet
(probablemente un  Capacitar al personal del RP y de los SR en el uso de los  Capacitación en S&E o en supervisión de
funcionario de seguimiento instrumentos estandarizados de recopilación de datos de Excel, programas/vigilancia de desempeño
y evaluación (S&E) del RP) en la identificación de principales fuentes de datos, y en el  Conocimiento exhaustivo de las actividades
proceso de enviar conjuntos de datos al RP relacionadas con la subvención
 Vigilar el envío de datos a cargo de los SR, incluida la calidad de
los datos
 Ingresar periódicamente datos en la hoja de datos maestros
 Realizar verificaciones de calidad en función de la integridad y
coherencia de los datos
 Asegurar la custodia adecuada de los archivos del tablero de
mando
 Realizar periódicamente copias de seguridad de los datos del
tablero de mando
 Orientar la supervisión de los SR que son ejecutores débiles.
 Asegurar la transmisión oportuna de los tableros de mando al
secretariado del MCP.
Guía de instalación y configuración del Tablero de mando para la gestión del RP— Versión 2.0 R4 – 15 de agosto de 2017
16
de mando
 Dirigir el análisis, la revisión y actualización de los procesos y
procedimientos de vigilancia, supervisión y evaluación de los SR
y del RP
 Desarrollar o actualizar la guía de vigilancia para los SR
Director(es) de finanzas del RP  Proporcionar información sobre el presupuesto al director de  Competencia en Microsoft Excel®,
S&E para su inserción en el tablero de mando protección de archivos, uso de internet
 Experiencia en gestión financiera de
subvenciones
 Pleno conocimiento de financiamiento de
subvenciones
Gerente de gestión de  Seleccionar los productos farmacéuticos e insumos médicos  Demostrar comprensión suficiente del
adquisiciones y suministros del que deben seguirse en el tablero de mando vínculo entre productos farmacéuticos y
RP  Confirmar fuentes de datos para los indicadores de medición sanitarios por subvención y el programa
de GAS global que se ejecuta a través de la
 Identificar y desarrollar herramientas y procesos necesarios subvención
para apoyar la recopilación de datos  Sólida comprensión de la estructura y el
 Establecer enlaces con los almacenes centrales de productos funcionamiento del sistema de suministro
farmacéuticos u otras fuentes de datos, según se necesite, para de productos farmacéuticos del país
obtener indicadores de GAS regulares y oportunos.  Conocimiento exhaustivo de las actividades
relacionadas con la subvención
Gerente de datos del tablero de  Transmitir puntualmente los datos de ejecución al RP mediante  Competencia en Microsoft Excel®, gestión
mando del SR (probablemente planillas Excel generadas por la aplicación de entrada de datos de archivos y uso de internet
será el director de S&E del SR).  Revisar los tableros de mando generados por el RP y dar  Conocimiento exhaustivo de las actividades
retroalimentación relacionadas con la subvención
 Revisar la implementación del seguimiento
17
de mando
Gerente de TI del RP (si  Apoyar al RP en la generación del tablero de mando  Competencia en SAP Crystal Dashboard
corresponde)  Apoyar al RP en la detección de problemas de la pantalla del Design 2011 y Microsoft Excel, salvaguarda
tablero de mando y de la aplicación de entrada de datos de archivos y uso de internet
 Experiencia de trabajo con exportación e
importación de datos en Excel
 Conocimiento o entendimiento de las bases
de datos relacionales, preferible
 Experiencia con errores de información
 Experiencia con detección de problemas
Comité de supervisión del MCP  Revisar la información del tablero de mando proporcionada por  Conocimiento básico del ciclo de
el RP subvenciones del Fondo Mundial
 Dar seguimiento con el RP para asegurar la ejecución de las  Comprensión de la interpretación de los
acciones de seguimiento a fin de mitigar problemas y abordar indicadores del tablero de mando
el desempeño insuficiente
18
3. INSTRUCCIONES DETALLADAS PARA INSTALAR, CONFIGURAR Y USAR LA
APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS
Como se menciona en las secciones precedentes de este manual, el Tablero de mando
para la gestión del RP comprende dos elementos: la aplicación de ingreso de datos y la
aplicación de visualización del tablero de mando, las cuales deben usarse
secuencialmente. El diagrama siguiente sirve para guiar al usuario con los pasos
específicos para configurar y usar el Tablero de mando para la gestión del RP. El
diagrama muestra cómo el flujo de datos necesario para generar el tablero de mando
refleja igualmente el flujo de datos del proceso de seguimiento y evaluación del RP. El
RP debe seguir todos los pasos en el orden correcto para producir efectivamente un
tablero de mando. Este diagrama representa todos los pasos descritos en las secciones
3 y 4 del presente manual.
En la sección 3 se describen los elementos “A,” “B” “C” y “D” del diagrama, la forma de
uso de la aplicación de ingreso de datos, desde el comienzo hasta el fin. Las
subsecciones 3.1 a 3.13 conducen al usuario a través de la instalación, configuración y
uso de la aplicación de ingreso de datos.
de agosto de 2017
19
La sección 4 explica “E” en el diagrama, paso a paso el uso de la aplicación tablero de mando-
visualización. Un diagrama más detallado del proceso del Tablero de mando para la gestión
del RP se incluye en el anexo 1 de esta Guía de usuario.
Los RP que reciben apoyo técnico para la introducción del tablero de mando recibirán
asistencia para entender e implementar el elemento "F" del diagrama.
3.1. INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE EXCEL

Esta sección explica cómo obtener e instalar la aplicación de ingreso de datos, que es
uno de los dos elementos principales del Tablero de mando para la gestión del RP.
La aplicación de ingreso de datos es una hoja de cálculos de Excel que permitirá que los
RP puedan:
 Configurar la información básica sobre la subvención, el RP, los SR, los indicadores y
sus umbrales
 Producir hojas de ingreso de datos para 49 SR como máximo
 Exportar hojas de ingreso de datos para cada SR
 Importar datos de SR de modo que se puedan integrar con los datos del RP en un
archivo maestro de datos
 Exportar datos al tablero de mando
Con la aplicación de ingreso de datos se utiliza un archivo adicional - el archivo de

alimentación del tablero de mando - para exportar datos a fin de producir el tablero de
mando.
3.1.1. OBTENER Y GESTIONAR ARCHIVOS DE APLICACIÓN DE INGRESO DE

DATOS
El RP obtendrá la aplicación de ingreso de datos ya sea a través del equipo técnico que le
ayuda a instalar el tablero de mando, ya sea disponible en un USB, o directamente del
sitio web del Fondo Mundial.
Para iniciar el proceso de configuración de archivos de la aplicación de ingreso de datos

para alimentar el tablero de mando, GMS recomienda que el RP siga estos pasos:
A. Crear una carpeta en el disco duro de la computadora donde se alojará el tablero de

mando llamada Tablero de mando para la gestión del RP
B. Crear una subcarpeta en la carpeta Tablero de mando para la gestión del RP

llamada Archivos maestros
C. Crear subcarpetas similares en la carpeta Tablero de mando para la gestión del

RP para cada subvención y cada ejercicio fiscal, configurando así una arquitectura
de agosto de 2017
20
de archivos lógica para todos los archivos relacionados con el Tablero de mando para
la gestión del RP.
A continuación se presenta una arquitectura de archivos de muestra:
A. Tablero de mando para la gestión del RP
B. Tablero de mando \ Archivos maestros_Versión [XXX]\
C. Tablero de mando para la gestión del RP \ Archivos maestros_Versión

[XXX]\Subvención [rellenar el nombre de la subvención No. x]
1. Subvención No. 1
Tablero de mando para la gestión del RP \ Subvención [rellenar el

nombre de la Subvención No. 1]\Periodo de la subvención 1_ [rellenar
[Día]_[Mes]_[Año] para la subvención No. 1]\[Llenar nombre del archivo, como
“archivo de datos maestro”]
2. Subvención No. 2
Tablero de mando para la gestión del RP > Subvención [rellenar el

nombre de la Subvención No. 2] \ [continuar con los nombres de archivo como
en el anterior para la subvención No. 1, para cada subvención adicional]
De acuerdo con el ejemplo de arquitectura anterior, un ejemplo de

denominación de archivos podría ser como sigue:
A. Tablero de mando para la gestión del RP
B. Tablero de mando para la gestión del RP \ Archivos maestros_Versión

2.0
C. Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-M
Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-

M\Período de la subvención 2_27_Junio_2013\Archivo de datos
maestros
Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-

M\Periodo de la subvención 2_27_Junio_2014\ [otros nombres de archivos,
ver arriba]
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21
Tablero de mando para la gestión del RP \ Subvención CCC-113_G13-T
[continuar con los nombres de archivo como en el anterior para la subvención CCC-
113_G13-T, para cada subvención adicional]
El RP podría preferir usar una arquitectura de archivos diferente con diferentes

convenciones de denominación de archivos. Esto es aceptable. Es importante que el RP
cree un sistema para nombrar y guardar todos los archivos relacionados con el tablero
de mando que (1) sea único, (2) siga una lógica que tenga sentido para sus usuarios, (3)
sea fácil de leer rápidamente, y (4) sea fácil de usar siempre. El RP podría consultar las
mejores prácticas sobre convenciones de nomenclatura; en el Internet se pueden
encontrar varias guías mediante una búsqueda en Google de "convenciones de
nomenclatura de archivos".
3.1.2. ACCESO A LA PANTALLA DEL MENÚ

Cuando el RP abre el archivo de Excel que ha copiado, se presenta la página MENU
que muestra cuatro procesos a seguir, así como un registro para anotar los cambios
realizados.
NOTA: A veces la versión de Excel que se está usando puede presentar el siguiente
mensaje en la parte superior de la pantalla: “Advertencia de seguridad: los macros
están inhabilitados” junto a una ventana con opciones.
En este caso, habilitar los macros y pulsar el botón “Accept” [aceptar].
Se presentará la Pantalla del menú como se muestra a continuación:
3.2. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE

EXCEL—PROCESO 1
El RP tomará las decisiones de configuración de la aplicación de ingreso de datos, con el
apoyo de algún proveedor de asistencia técnica que tenga a su disposición.
Normalmente, estas decisiones se tomarán durante el taller sobre indicadores asistido
por un facilitador. Las decisiones y las opciones se documentarán, a fin de orientar
de agosto de 2017
22
correctamente las acciones de configuración. El programador del tablero de mando
deberá referirse al documento de decisiones durante las tarea de configuración.
“IR A CONFIGURAR”
Dentro de la casilla Configuración, aparecerán otros dos botones: “Ir a Configurar”
y “Eliminar hoja de SR.”
El botón “Ir a configurar” es esencial para la operación del tablero de mando, dado
que permite definir la información general del RP, el ingreso de datos del SR, la
selección de indicadores y la definición de umbrales, identificación de productos y los
periodos posibles de seguimiento.
A continuación se presentan instrucciones detalladas para el RP sobre cada una de las

opciones incluidas en la pantalla del submenú.
Al configurar la aplicación de ingreso de datos, es importante evitar cortar

y pegar datos en el tablero de mando, dado que esta actividad podría afectar
la programación en las planillas Excel.
Configuración > Ir a configurar:
Cuando se selecciona “Ir a configurar” aparecerá la pantalla siguiente que muestra

los nueve pasos u opciones de configuración:
de agosto de 2017
23
El botón de configuración del RP presenta un submenú (ilustrado agrandado en el
gráfico precedente) que ilustra los 9 pasos que deben llevarse a cabo para completar la
configuración del RP. Inicialmente, el primer paso tendrá a su lado una marca de
exclamación amarilla. Los pasos subsiguientes tendrán cada uno una “X” a su lado.
Tan pronto como el RP comience a ingresar datos en “Información general”, aparecerá
una “” junto a cada ítem de dicho menú. Al completar cada paso, aparecerá una “”
para indicar que se ha completado satisfactoriamente. Si en cambio aparece una “X”,
esto indica que el paso no se ha completado. Todos los pasos deben estar marcados con
una “” antes de poder usarse la aplicación de ingreso de datos.
Esta pantalla también muestra una gran flecha negra, que dice Volver al Menú.
Hacer clic en esta flecha para regresar al menú principal.
3.3. PASO 1: CONFIGURACIÓN> IR A CONFIGURAR > INFORMACION

GENERAL
Paso 1, seleccionar INFORMACIÓN GENERAL, permite ingresar información general del
RP.
Unas celdas requieren que la persona que configura el tablero ingresa texto
directamente y otras celdas tienen menús despegables. Información general incluye
información como idioma4, país4, título de la subvención, número de la subvención,
nombre del RP, última calificación de la subvención4, fecha de inicio de la fase, fecha de
finalización de la fase, componente4 , convocatoria, moneda4, fecha de la última
calificación, periodo actual4, número del periodo actual y última actualización. Los
valores de los dos últimos elementos (periodo actual, número del periodo actual y
última actualización) son generados automáticamente.
Para que el programa reconozca que esta sección se ha completado, el RP deberá

ingresar datos en la hilera titulada “Convocatoria”; los datos “Convocatoria” podrían ser
un número o la designación "SSF" o "TFM" o lo que se aplique a la subvención
particular; en todo caso, el campo no puede dejarse en blanco. Es preciso tener en
cuenta que los números correspondientes al periodo en el tablero de mando no
corresponden a los números de los periodos de los informes de actualización de
avances a la fecha y solicitudes de desembolso PUDR.
NOTA: La fecha se debe ingresar conforme al formato de DD/MM/AAAA. En algunas

computadoras los usuarios tendrán que ingresar los datos de esta forma:
MM/DD/AAAA para que la fecha aparezca correctamente. Tan pronto como se ingrese
la fecha, aparecerá un “”.
4. Celdas con menús desplegables.
de agosto de 2017
24
Los periodos se generan automáticamente al ingresarse la Fecha de la fase de inicio
en el paso 1. Si esta primera fecha falta o es incorrecta, entonces los periodos indicados
estarán incorrectos.
Los datos que se generan automáticamente en la celda de la última actualización vienen
directamente del “registro de actividades” en la página Menú de la aplicación de ingreso
de datos. Por lo tanto, es importante que el RP actualice el registro de actividades cada
vez para asegurar que los últimos datos actualizados sean recogidos para ser
visualizados en el tablero de mando.
¡Acuérdese de grabar su trabajo!
3.4. PASO 2: CONFIGURACIÓN> IR A CONFIGURAR > NOMBRES DE SR
El paso 2 para NOMBRES DE SR permite el ingreso de los nombres de todos los SR

involucrados en la subvención. Puede ingresarse hasta 49 nombres de SR. El nombre del
RP aparece predeterminado en la parte superior de la lista. Aunque esta hoja tiene
varias columnas, solamente debe rellenarse la columna sombreada. En la columna
sombreada, cada fila tiene un límite de 50 caracteres.
Antes de ingresar los nombres de los SR, la hoja aparece en blanco como sigue:
de agosto de 2017
25
Información importante concerniente a la fila denominada Data SR 001:
La fila “Data SR 001” se usa como plantilla para la creación del resto de los SR. Los
usuarios NO DEBEN TOCAR ninguna de las celdas de la fila correspondiente a SR
001, incluidas las celdas H5, I5, J5, y K5 en la pestaña "PRSetup", así como tampoco
deben tocar la columna F en la página "Configuración De Indicadores".
Cuando se crean los SR, es obligatorio poner el nombre del SR en la columna H primero
(Paso 2) antes de pasar al paso 3, "Crear Nueva hoja de cálculo del SR". Si el
usuario ejecuta estas acciones en orden inverso, la aplicación de ingreso de datos
presentará un mensaje de error.
En la captura de la pantalla siguiente, se ingresaron los nombres de los SR. Sin

embargo, antes de que el usuario comience a ingresar nombres en la columna “PR/SRs
Nombres” el ítem “Nombres SR” del menú mostrará una "X" al lado. Cuando el usuario
ingresa nombres de SR en la columna “PR/SRs Nombres”, la "X" cambiará a una "".
de agosto de 2017
26
Luego de ingresados los nombres de los SR, la información correspondiente a las otras
columnas se genera automáticamente. NO SE DEBE manipular estas columnas. El
usuario puede pasar luego al paso 3 - Crear hojas de cálculo para nuevos SR
NOTA: Si el RP no tiene SR no es necesario crear nombres de SR. En este caso,

aparecerá solamente la columna del RP.
3.5. PASO 3: CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR > CREAR HOJAS DE

CÁLCULO PARA NUEVOS SR
Dos pasos (números 3 y 7) del submenú Configurar son macros que ejecutan
automáticamente varios procesos predefinidos .
Paso 3, CREAR HOJAS DE CÁLCULO PARA NUEVOS SR, es un paso crítico necesario para
configurar el mapeo de indicadores. Permite la creación de hojas de cálculo para cada
SR ingresado en la sección NOMBRES DE SR, en el paso 2. Cuando se selecciona
“CREAR HOJAS DE CÁLCULO PARA NUEVO SR", Excel ejecuta un proceso que generará
automáticamente una hoja de ingreso de datos para cada SR que se haya añadido en el
paso anterior. En el caso de RP que no tienen SR se generará solamente la hoja
correspondiente al RP.
Una vez pulsado el botón CREAR HOJAS DE CÁLCULO PARA NUEVO SR, aparece un
cuadro de diálogo con la lista de los SR para los cuales se crearán las hojas de cálculo,
como se ilustra a continuación.
de agosto de 2017
27
Cuando aparece este cuadro de diálogo, el RP presiona "OK".
Aparecerá entonces un mensaje como se muestra en la captura de las dos pantallas

siguientes para indicar que se han creado las hojas para cada SR.
de agosto de 2017
28
Después de pulsar "OK" en el cuadro de diálogo de Completar creación de nuevo
SR ilustrado arriba, desaparecerá la “X” y será reemplazada por una ““, lo cual indica
que se ha completado el proceso de creación de la hoja correspondiente. Este proceso
llevará unos minutos. Una vez completado el proceso, al pie de la pantalla deberá
aparecer una pestaña correspondiente a cada SR, como se muestra en la sección de la
captura de pantalla precedente que está marcada por un círculo rojo. Obsérvese que el
nombre de cada SR aparecerá en la pestaña correspondiente a cada hoja de SR como se
ve en el ejemplo.
Puede haber casos en que el usuario crea SR, luego decide que desea añadir más SR
después de haber terminado el proceso de creación de hojas de SR, pero antes de
completar los 9 pasos de la configuración. En este caso, lo único que tiene que
hacer el usuario es pulsar nuevamente el botón de CREAR HOJAS DE CÁLCULO PARA
NUEVO SR (paso 3). Entonces aparecerá una ventana diálogo solicitando confirmar si el
usuario desea Mostrar o No Mostrar las filas en base a la configuración actual. El
usuario deberá pulsar “OK” para completar la creación de hojas para los nuevos SR,
como aparece abajo:
de agosto de 2017
29
Luego de ingresar el nombre de un nuevo SR, haga clic en “OK” y aparecerá una
ventana di dialogo para confirmar la adición del nuevo SR tal como se muestra abajo.
Cuando el usuario hace clic en “OK”, la ventana di dialogo aparece indicando que el
nuevo SR está completo. El usuario hará clic en “OK” de la ventana de dialogo.
De manera alternativa, el usuario puede añadir SR en este momento presando el

nombre del SR en la sección de color naranja claro y haciendo clic en “Crear Nuevas
Hojas de SR”. Luego parece una ventana de dialogo que indica “Ocultar/Mostrar filas
de acuerdo al mapeo actual?” El usuario debe hacer clic en “OK” para completar el
proceso de creación de las hojas.
de agosto de 2017
30
Si el usario necesita añadir varios SR durante la configuración, el proceso descrito
arrriba se repetirá hasta que todos los SR estén incluidos.
El proceso para añadir SR luego de la configuración es más complejo. Por tanto será
necesario referirse a la sección de preguntas más frecuentes para tener una mejor
orientación.
A fin de confirmar que las nuevas hojas de SR se han creado correctamente se puede
revisar que el nombre del SR que aparece en la columna J corresponde con el de la
columna H.
3.6. PASO 4: CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR > UMBRALES

FINANCIEROS
Durante el proceso de configuración de tableros de mando, el RP debe establecer
umbrales para cada indicador de gestión financiera. En el PASO 4, UMBRALES
FINANCIEROS, el RP define estos umbrales. El Fondo Mundial utiliza umbrales estándar
para evaluar el desempeño financiero de las subvenciones. Por lo tanto, se recomienda
que el RP utilice los mismos umbrales. Se recomienda igualmente que la configuración
de los umbrales se realice dentro de la modalidad del taller de selección de indicadores a
fin de facilitar la participación de varios actores involucrados en la ejecución de la
subvención.5 Durante el taller, será necesario que el RP finalice los umbrales
correspondientes a los indicadores financieros "Desembolso" y "Gasto" y deberán
definirse el tipo de moneda en que se mostraran los datos en los tableros de mandos.
Los umbrales para el indicador "Desembolso" necesitarán un análisis detallado a fin de

asegurar que los participantes puedan interpretar correctamente este indicador y
puedan entender cómo puede variar la proporción de desembolsos a presupuesto
durante la vigencia de la subvención.
Se recomienda encarecidamente a los RP que unifiquen los umbrales en todas las

subvenciones de la cartera del país, dado que esto facilita la comparación de desempeño
entre subvenciones. La unificación se logra fácilmente si los RP utilizan los umbrales del
Fondo Mundial indicados. Sin embargo, los equipos de apoyo técnico que prestan
ayuda con la introducción de los tableros de mando deben estar preparados para
situaciones en las que los RP tengan buenos motivos para insistir en mantener umbrales
diferentes—por ejemplo, los RP pueden insistir en tener umbrales más altos para los
5. Se recomienda realizar un taller en el que se finalicen las siguientes tomas de decisiones: selección de umbrales
para indicadores financieros; selección de indicadores programáticos para que aparezcan en el tablero de mando;
selección de umbrales para indicadores programáticos; selección de productos farmacéuticos e insumos médicos
para que aparezcan en el tablero de mando; determinación de las cantidades de stock de seguridad para ingresar
en el tablero de mando para cada producto farmacéutico e insumo médico.
de agosto de 2017
31
indicadores "verde" a fin de desafiar al programa para lograr un desempeño más
elevado.
Debido a que los miembros del órgano de monitoreo estratégico de MCP probablemente
quieran contribuir a la determinación de los umbrales, se recomienda firmemente su
participación en el taller de selección de indicadores. Al abordar la selección de
umbrales, los equipos de apoyo técnico facilitan la negociación de umbrales entre los RP
y el órgano de monitoreo estratégico del MCP en situaciones en las que existen
divergencias entre los umbrales propuestos por el RP y los preferidos por los miembros
del órgano de monitoreo estratégico del MCP.
Respecto de los indicadores de gestión financiera en el tablero de mando, aparecerá uno

de tres colores: verde, amarillo o rojo, para indicar el desempeño del indicador frente al
avance previsto para ese período. En cualquier periodo dado, el verde indica que se ha
realizado el avance previsto, el amarillo indica un avance inadecuado y el rojo indica
avance extremadamente inadecuado.
El RP debe establecer los umbrales para cada indicador de gestión financiera que
resultarán en los colores verde, amarillo o rojo. Para establecer los umbrales que
muestren estos colores, el RP tiene que establecer el umbral para el color verde de
manera que un número igual que o mayor de ese número aparezca en color verde. Para
que el umbral muestre el color rojo, el RP tiene que establecer un valor menor de ese
valor.
Por lo tanto, los números entre los números que establecen los umbrales verde y rojo se
mostrarán automáticamente en color amarillo. Tal como se mencionó más arriba, se
recomienda que el RP seleccione los mismos umbrales financieros que son utilizados
por el Fondo Mundial, los cuales se presentan abajo para los umbrales “Gasto”.
A continuación se presentan dos ejemplos de umbrales configurados para dos

indicadores de gestión financiera—desembolsos por el Fondo Mundial (desembolsos
acumulados del Fondo Mundial al RP frente al presupuesto acumulado) y la tasa de
ejecución (gastos acumulados frente a presupuesto acumulado).
de agosto de 2017
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Desembolsado
Más que o igual a 112%
Verde
(≥112%)
Menos de 112% y más que o igual a 100%
Amarillo
(112% y ≥100%)
Menos de 100%
Rojo
(100%)
Gasto
Con respecto al indicador "Gasto ", los equipos de apoyo técnico estimularán a los RP a
utilizar los umbrales estándar del Fondo Mundial.6 Estos pueden fijarse para la duración
de la subvención de la siguiente manera.

Verde
(90%)
Amarillo
(90% y ≥60%)
Menos de 60%
Rojo
(60%)
El RP deberá ingresar los umbrales de los indicadores financieros en la sección color

naranja de la hoja Excel, como se muestra en la imagen siguiente. Una vez ingresados
los umbrales financieros, aparecerá una “” junto al elemento del menú Los
UMBRALES FINANCIEROS como se ilustra a continuación. Obsérvese que el ejemplo
siguiente muestra umbrales diferentes de los que se muestran en el gráfico precedente.
6. De la Operational Policy Note, 18 de septiembre de 2014, en el Operational Policy Manual, Ginebra, Suiza: El
Fondo Mundial para la lucha contra el sida, la tuberculosis y la malaria, Versión 2.7 (24 de julio de 2015)), 98, 106,
108.
de agosto de 2017
33
La captura de pantalla abajo muestra donde se ingresan los umbrales en el archivo
maestro de datos. Para el indicador de desembolso F12, un resultado igual a o mayor
que 115% aparecerá en verde en el tablero de mando. Para el umbral desembolsado rojo
100% se ingresa porque un resultado para este indicador menor que 100% aparecerá en
rojo en el tablero de mando. Un resultado menor que 115% y igual a o mayor que 100%
aparecerá en amarillo en el tablero de mando. La misma lógica se aplica a los umbrales
para el indicador de gasto F13.
En el cuadro siguiente se presentan los umbrales anuales para el indicador de

desembolsos para un RP específico. Tal como se mencionó más arriba (en la sección
6.1.1), si el MCP desea cambiar los umbrales, solamente será posible cambiarlos si todas
las subvenciones tienen la misma fecha de inicio.
Umbrales de desembolso anual especificos:
Umbral Año 1 Año 2 Año 3

Verde Más que 125% Más que 112.5% Más que 100 %
(>125%) (>112.5%) (>100%)

Amarillo Menos de o igual a Menos de o igual a
125% y más que 112.5% y más que
100% 100%
(125% y >100%) (112.5% y >100%)

Rojo Menos de o igual a Menos de o igual a Menos de o igual a
100% 100% 100%
100 % 100 % 100 %
de agosto de 2017
34
De costumbre, en el año 1, el Fondo Mundial adelanta 25% del presupuesto del año 2.
Así en el cuadro que se muestra arriba, el desembolso en el año 1 se muestra como 125%
del presupuesto del año 1. El umbral correspondiente al año 1 es mayor que el del año 2
debido a que el adelanto es una proporción mayor que el presupuesto total (adelanto de
un trimestre = 25 %). En el año 2, el adelanto sigue siendo 25%, pero como proporción
del presupuesto total es de tan sólo 12.5 %. La situación es diferente en el año 3 debido
a que al concluir un periodo de tres años el RP debería haber recibido todos los fondos
aprobados. Si no se desembolsan todos los fondos, esto es motivo de preocupación y el
indicador se mostrará en rojo.
3.7. PASO 5: CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR > VIGILANCIA DE

PRODUCTOS
Entre los indicadores del tablero de mando que se usan para la gestión de adquisiciones
y suministros (GAS) se encuentra el "monitoreo de las existencias de productos
farmacéuticos". El paso 5, VIGILANCIA DE PRODUCTOS, permite que el RP ingrese hasta
20 productos con su correspondiente cantidad de stock de seguridad.
Antes de iniciar este paso de configuración, aparece el elemento de menú VIGILANCIA
DE PRODUCTOS en la pestaña etiquetada “PR Setup Menu”, como se muestra a
continuación:
La cantidad de stock de seguridad es la cantidad de un producto farmacéutico o

sanitario retenido para mitigar demoras en la entrega o un incremento repentino del
consumo. El stock de seguridad debe expresarse en meses de stock. La cantidad
del stock de seguridad es determinada por el RP o por el ministerio de salud pública, y
puede variar de un producto a otro y de un país a otro (para el mismo producto). La
reserva de seguridad tiene como fin posibilitar que el RP suministre los productos
farmacéuticos o sanitarios cuando se los necesite aun cuando algún producto tarde en
llegar más de lo previsto, o se registre un incremento imprevisto en el consumo de dicho
de agosto de 2017
35
producto. En ambos casos, la demanda real puede ser superior a la demanda prevista,
lo cual agotaría las reservas más rápidamente de lo planeado, lo que justifica tener
reservas de seguridad.
La aplicación de ingreso de datos tiene una sección que enumera varios productos. Estos
datos que se deben ingresar de manera periódica corresponden a la cantidad corriente
de stock disponible.
Cuando la cantidad de stock disponible ingresada en la aplicación de ingreso de datos se
envía a la aplicación tablero de mando, esta aplicación compara la cantidad de stock
físico disponible con la cantidad de stock de seguridad que se ingresó para el mismo
producto durante la configuración.
Si el stock disponible es menor o igual al stock de seguridad, aparecerá una alerta (roja)
en el tablero de mando. Si la cantidad del stock disponible es superior a la cantidad del
stock de seguridad pero menor que el doble de la cantidad del nivel de stock de
seguridad, el tablero de mando muestra una alerta amarilla. Si el stock disponible es al
menos el doble del nivel del stock de seguridad pero menor del cuádruple del stock de
seguridad, esto se considera un resultado esperado y aparecerá una alerta verde.
Cuando el stock actual sobrepasa al cuádruple del stock de seguridad, aparecerá una
alerta morada, indicando un excedente de stock, lo cual significa riesgo de vencimiento
del producto. La imagen siguiente da un ejemplo:
> cuádruple
Más de 12
de la canti-
meses de
dad del stock
existencias
de seguridad
Entre el
doble y el Entre 6 y 12
cuádruple meses de
del stock de stock
seguridad
Entre el
nivel del
stock de
Entre 3 y 6
seguridad y
meses de
por debajo
reserva
Cantidad de stock del doble del
de seguridad: 3 stock de
meses seguridad
Por debajo
Menos de 3
de la canti-
meses de
dad del stock
stock
de seguridad
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36
Rojo: debajo de la cantidad de stock de seguridad establecido
Amarillo: entre la cantidad del stock de seguridad y por debajo del doble de dicha
cantidad
Verde: entre el doble del stock de seguridad y el cuádruple del stock de seguridad
Morado: más del cuádruple de la cantidad del stock de seguridad
Como se mencionó anteriormente, las cantidades de stock de seguridad varían entre los
diferentes productos. Algunos países definirán límites estándar para estos niveles de
stock, como se ilustra en el ejemplo siguiente. Cuando el RP haya terminado de llenar
la lista de productos farmacéuticos y sanitarios, la pantalla se verá como sigue:
3.8. PASO 6: CONFIGURACIÓN DE INDICADORES. CONFIGURACIÓN DE LA

HOJA DE INGRESO DE DATOS
3.8.1. CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR > CONFIGURACIÓN DE
INDICADORES
Paso 6. CONFIGURACIÓN DE INDICADORES, permite que el RP personalice y asigne
indicadores en los niveles de RP y SR mediante una serie de pasos. Una vez
completados estos pasos, el RP podrá generar hojas de ingreso de datos para cada SR.
Antes de que el RP inicie el proceso de CONFIGURACIÓN DE INDICADORES, aparecerá el

menú de configuración del RP como sigue, con una “X” al lado del elemento del menú
de agosto de 2017
37
CONFIGURACIÓN DE INDICADORES como se ilustra en la captura de pantalla siguiente.
Esta es la pantalla predeterminada que aparecerá para la configuración de indicadores.
La hoja de CONFIGURACIÓN DE INDICADORES tiene tres columnas con datos

predefinidos:
Columna Objectid: Este código ayuda a identificar cada indicador. Los códigos
resaltados en verde representan objetivos, mientras que los resaltados en blanco
representan valores actuales. Esta columna está protegida y no se puede modificar.
Indicador: Todos los indicadores que se utilizarán en el tablero de mando están
enumerados en esta columna. Esta lista es predefinida. Los anexos 2, 3 y 4 de esta Guía
de usuario proporcionan detalles sobre cada indicador seleccionado para el tablero de
mando.
Tipo: Esta columna identifica cada indicador por tipo: financiero, gestión, GAS o
programático.
Las demás columnas de SR de esta sección se generan automáticamente cuando el RP
selecciona nombres de SR. Se proporcionan múltiples columnas; una para el RP y una
para cada uno de los SR añadidos mediante la opción 3 del submenú. Estas columnas
son reconocidas por el nombre del SR, previamente definido, que aparece en la parte
superior de cada columna. Podrá observar que también aparece la columna de Datos
del SR 1 (que corresponde con la fila Data SR 001 en la página de configuración (PR
Setup) que contiene la plantilla para las hojas de ingreso de datos del SR). Sin
embargo, tenga en cuenta que nunca deben ingresarse datos en esta columna.
de agosto de 2017
38
El RP debe marcar luego “” desde el menú desplegable (o seleccionado) o “X” (para
no seleccionado) para cada indicador correspondiente al RP y a cada SR (excepto SR1,
que el usuario no debe tocar). Si el indicador se aplica solamente al RP, el RP marcará
solamente “” o “X” bajo la columna RP. El RP marcará “” bajo la columna
correspondiente a cada SR cuando las actividades de ese SR contribuyen al indicador
respectivo y "X" si las actividades del SR no contribuyen al indicador. Este proceso es
válido para todos los indicadores, sean financieros, de gestión, GAS o programáticos. Es
importante que, donde no pueda aplicarse la ““ en la pantalla predeterminada, el RP
cambia las columnas con celdas a "X", de lo contrario indicadores que no se aplican a la
subvención aparecerán en el tablero de mando.
Como se observó anteriormente, si el RP no tiene SR aparecerá solamente la columna

RP.
3.8.2. PROCESO DE SELECCIÓN DE INDICADORES: INDICADORES

FINANCIEROS
Esta sección explica el proceso de seleccionar tipos de indicadores para la aplicación de
ingreso de datos. Se utiliza un ejemplo ficticio pero realista para ilustrar cómo funciona
esta sección.
El proceso para personalizar la hoja de ingreso de datos empieza con la selección de los
indicadores financieros. Esto implica ingresar datos para "presupuesto",
"desembolsos" y "gastos" por periodo para el RP y para cada SR.
Las definiciones de las entradas correspondientes a "presupuesto", "desembolsos" y
"gastos" para el RP y los SR son diferentes y se ilustran en el cuadro siguiente.
Término Definición para el RP Definición para el SR
Presupuesto Presupuesto aprobado por el Fondo Mundial para Los presupuestos correspondientes al
toda la subvención (y por lo tanto en el acuerdo de acuerdo de sub-subvención entre el
subvención). RP y el SR.
Desembolsos Los fondos que recibió el RP del Fondo Mundial Los fondos que recibió el SR del RP
durante el periodo, incluidos los desembolsos durante el periodo.
realizados directamente por el Fondo Mundial a un
mecanismo de adquisiciones conjuntas (MAC) a
7
nombre del RP.
Gastos El dinero gastado solamente por el RP, más, si La suma de sus propios gastos más
corresponde, todo gasto indicado por el Fondo todos los desembolsos efectuados por
Mundial mediante un mecanismo de adquisiciones los SR a sus SSR durante el periodo.
conjuntas.
Los gastos de RP no incluyen los desembolsos del RP a
los SR.
7
El Fondo Mundial ha cambiado el nombre de lo que se conocía como el mecanismo de "adquisiciones conjuntas
voluntarias" por el de "mecanismo de adquisiciones conjuntas". Ambos términos se encuentran en el sitio web del
Fondo Mundial. En esta Guía del usuario, todas las referencias a este mecanismo se mencionarán simplemente
como mecanismo de adquisiciones conjuntas, o MAC.
de agosto de 2017
39
A continuación se presenta una explicación de la manera en que se completaría esta hoja
de Excel para un RP que tenga 10 SR. Un RP dado puede ingresar datos en la aplicación
de ingreso de datos para un número de SR, con un límite máximo de 49.
En el ejemplo, el "presupuesto", los "desembolsos", y los "gastos" correspondientes
tanto al RP como a los SR están marcados con “” debido a que tanto el RP como todos
los SR son responsables de recopilar y presentar los datos relacionados con estos
elementos. Tenga en cuenta que en el caso de estos tres indicadores, una vez que se
selecciona “” para el RP y para un SR, se seleccionará automáticamente “” para
todos los SR, dado que todos los SR recibirán fondos para el RP y por lo tanto deberán
presentar informes sobre estos indicadores financieros.
Con respecto a "Informes financieros planeados" y "Informes financieros

vencidos", ambos están marcados con una ““” porque ambos elementos representan
valores sujetos a datos ingresados por los SR y los RP.
Con respecto a "No. de recomendaciones de auditoría cumplidas", "No. de
recomendaciones de Auditoría no cumplidas pero dentro del plazo
establecido" y "No. de recomendaciones de Auditoría no cumplidas y fuera
del plazo establecido" solamente la columna RP está marcada con una “” porque
esta información le corresponde exclusivamente al RP.
Las definiciones de los datos pueden consultarse en el anexo 5 que contiene definiciones
más detalladas de estos indicadores.
de agosto de 2017
40
3.8.3. PROCESO DE SELECCIÓN DE INDICADORES: INDICADORES GENERALES
DE GESTIÓN
Al igual que en la sección anterior, el RP debe seleccionar indicadores de gestión. En el
ejemplo siguiente, la mayoría de los indicadores de gestión están bajo la responsabilidad
de un RP. En algunos casos, sin embargo, los datos de los SR pueden ser relevantes, por
ejemplo, donde cargos clave para la subvención se encuentran a nivel del SR.
Se recomienda revisar el anexo 3 para obtener más información sobre los indicadores
generales de gestión y el anexo 5 para examinar las definiciones de datos para cada
indicador y qué indicadores se aplican al RP o a los SR o a ambos.
3.8.4. PROCESO DE SELECCIÓN DE INDICADORES: INDICADORES DE GESTIÓN

DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
Esta sección proporciona información sobre la selección de indicadores de GAS.
Bajo el paso 3 se crearon varias hojas de indicadores para SR. En los pasos 5 y 6
descritos en la sección anterior, se identificó la lista de productos farmacéuticos e
insumos médicos gestionados por el RP y los SR. En el paso 6 se continúa el proceso de
selección de indicadores para la subvención.
Para algunas subvenciones, los SR puede contribuir a los indicadores de GAS. Un
ejemplo de esto sería cuando un centro de acopio de productos farmacéuticos se designa
como un SR a cargo de adquirir o almacenar o distribuir productos farmacéuticos e
insumos médicos o una combinación de estas actividades. En el diagrama siguiente, el
SR3 realiza la adquisición de los productos 1, 2, 3, y 4. Por eso hay tres celdas marcadas
como “” en las filas correspondientes de la columna SR3.
de agosto de 2017
41
En este ejemplo, los informes de situación de productos planeados son responsabilidad
del RP. Por lo tanto, se ha marcado “” para “Informes de situación de productos
planeados” e “Informes de situación de productos fuera de plazo”. De manera similar,
todos los elementos del presupuesto para productos farmacéuticos e insumos médicos
son la responsabilidad del RP y por lo tanto estos elementos se han marcado con la “”.
El anexo 5 contiene definiciones detalladas de estos y otros indicadores de GAS.
3.8.5. PROCESO DE SELECCIÓN DE INDICADORES: INDICADORES

PROGRAMÁTICOS
La hoja de selección de indicadores correspondiente a Número de
indicadores programáticos incluye una lista indicadores
predefinida de indicadores para cada una de las Componente disponibles por
enfermedad o
enfermedades o componentes. Esta lista viene de la
componente
lista de indicadores estándares del Fondo Mundial
(ver anexo 2). La lista predefinida permite usar el VIH/SIDA 25
tablero de mando de gestión para todo tipo de
subvención y todo tipo de RP. TB 20
Si bien los indicadores pueden presentarse Malaria 23

conjuntamente a fin de obtener una subvención, las
cifras sumatorias presentadas por los SR para estos FSS 14
indicadores no generarán una cifra exacta. Por lo
tanto, si se seleccionan estos indicadores Salud Comunitaria 2
programáticos, deben ser (1) ingresados por el RP
para la subvención en forma global o (2) si se deben ingresar los indicadores para los
SR, refiérase a las informaciones en la sección 3.8.6 para comprender como trabajar con
de agosto de 2017
42
los indicadores que se expriman en porcentaje. Las definiciones de los datos pueden
consultarse en el anexo 7 que contiene descripciones más detalladas de los indicadores
programáticos.
Cabe indicar que el tablero de mando permite visualizar hasta 15
indicadores programáticos para cada subvención. Por lo tanto, el RP debe
priorizar y seleccionar hasta 15 indicadores que desee ver en el tablero de mando
durante este paso.
Al igual que en las secciones anteriores de esta hoja de cálculo, “X” es el valor
predeterminado para cada indicador programático. Usando los resultados del taller de
selección de indicadores, el RP debe seleccionar el orden jerárquico de los principales
indicadores, hasta 15. El indicador más importante se categorizará como 1 y aparecerá
en la parte superior de la lista; el indicador menos importante aparecerá en la parte
inferior de la lista. A continuación, el RP marca “√” para cada indicador al que
contribuya un SR. Esto debe hacerse muy cuidadosamente, celda por celda.
Aquí sigue un ejemplo de priorización (ver la columna RP). Nótese que en el ejemplo el
RP ha priorizado 10 indicadores (de un total de 15, como ya se indicó más arriba).
La captura de pantalla precedente muestra los 25 indicadores principales que se han

seleccionado para esta subvención de VIH/Sida. La columna RP muestra la
categorización de 1-10 de los indicadores seleccionados. Las columnas SR muestran “”
donde cada SR contribuye a uno de los diez indicadores.
Para cambiar el rango de un indicador ya categorizado, el RP solo tiene que seleccionar
un nuevo número entre 1 y 10 para dicho indicador.
de agosto de 2017
43
El RP podrá seguir viendo los indicadores correspondientes a otros componentes de la
enfermedad al mismo tiempo que completa este paso mediante desplazamientos por la
pantalla. Los indicadores programáticos para cada enfermedad o componente aparecen
en un color diferente. Sin embargo, el RP deberá tener cuidado de dejar estas otras
secciones de indicadores programáticos tal cual las encuentre, con la "X"
predeterminada seleccionada para estas otras secciones.
La captura de pantalla siguiente muestra las listas restantes de indicadores para otras
enfermedades y componentes. Obsérvese los diferentes colores que se emplean para
diferenciar entre los diferentes grupos de indicadores:
3.8.6. PROCESO DE SELECCIÓN DE INDICADORES: MODIFICACIÓN O

REEMPLAZO DE INDICADORES PROGRAMÁTICOS ESTÁNDARES
El RP podría querer incluir indicadores que no encuentren en la lista estándar de
indicadores del Fondo Mundial. En esta situación, el RP puede añadir un indicador
de agosto de 2017
44
modificando uno de los indicadores existentes en la lista estándar. Esta modificación
puede realizarse al seguir estos pasos:
1. Ir a la pestaña correspondiente a configuración de indicadores ilustrada en la sección
3.8.5.
2. Identificar en la lista de indicadores el indicador pana la misma enfermedad o

componente que el RP desea reemplazar por un indicador nuevo modificado. Para
indicadores nuevos y modificados, el RP deberá tener en cuenta que en
la aplicación de ingreso de datos se utiliza la misma fórmula para todos
los indicadores. Esto significa que un RP deberá adoptar precauciones
especiales al introducir un nuevo indicador que requiera una fórmula
diferente. Se recomienda consultar el cuadro sobre situaciones
especiales con indicadores en las páginas siguientes. El ejemplo muestra
un indicador que se ha seleccionado para ser remplazado por un nuevo indicador.
3. Para reemplazar un indicador existente pero innecesario se escribe el nombre del

indicador nuevo o modificado en la misma celda.
de agosto de 2017
45
4. El RP puede entonces actualizar la lista de indicadores pulsando “Actualizar top
15.”
Obsérvese que este proceso de añadir indicadores modificando o reemplazando los

existentes puede ejecutarse después de que el RP haya categorizado sus primeros
indicadores top 15. Sin embargo, el RP también deberá asignar al nuevo indicador un
número de orden.
Indicadores medidos como valores numéricos y valores porcentuales
Los indicadores que se definen tanto en términos numérico y porcentual se referirán en

la Guía de usuario como “Indicadores Descriptivos Duales”. Un ejemplo de este tipo de
indicadores es "Número y porcentaje de bebés nacidos de mujeres infectadas por el VIH
que reciben una prueba virológica dentro de los 2 primeros meses de vida". En el caso
de utilizar en el tablero de gestión del RP un Indicador Descriptivo Dual es necesario
decidir en la fase de configuración cuál de estas dos medidas se presentará en el tablero
de mando. Solamente una de ellas puede ingresarse y visualizarse en el tablero de
mando. La etiqueta del indicador deberá definirse según sea valor numérico o
porcentual.
Si se decide reflejar los números, entonces deberán ingresarse cifras numéricas tanto
para " Meta" como "Resultado" a fin de permitir el cálculo del desempeño del indicador
durante el período. Los SR pueden reportar el desempeño en función de metas
numéricas que se hayan fijado según corresponda.
Sin embargo, si el indicador se define solamente en términos porcentuales, o si se decide

presentar un Indicador Descriptivo Dual como porcentaje, entonces deberá tomarse la
precaución de evitar una combinación incorrecta de valores porcentuales.
Frecuentemente, los porcentajes solo se reportan en términos de toda la subvención, en

cuyo caso el RP puede ingresar los porcentajes reales y las metas solamente para
producir la representación correcta en el tablero de mando.
Sin embargo, cuando varios SR contribuyen al resultado, podría ser necesario presentar
la información en forma desagregada. Obviamente, sería incorrecto sumar los
de agosto de 2017
46
porcentajes meta de los SR (sumar los desempeños por SR1 de 70%, SR2 de 75% y SR3
de 80% resultaría en una cifra de 225%).
Por otro lado, promediar dicha suma para producir un 75% también sería incorrecto
dado que no llegaría a reflejar las ponderaciones correspondientes a las diferentes
poblaciones cubiertas por cada SR.
En tales situaciones, es necesario desagregar el porcentaje de la meta global de la

subvención entre los SR. Por ejemplo, el caso siguiente ilustra una situación en la que
hay tres SR que contribuyen a un indicador.
En este ejemplo, el RP ha asignado una meta de cobertura de 70% a todos sus SR.
A B C D E
Proporció
% de Proporción n de la
% de cobertura de la meta realización
Pob esperada % real nacional nacional
Total (%) realizado (A*B)/100 (A*C)/100
SR1 45 70 80 31.5 36
SR2 35 70 65 24.5 22.75
SR3 20 70 75 14 15
70 70
Promedio=73.3
Total 100 3 73.75
La columna A es el % de la población total cubierta por cada SR.

La columna B es el % de la cobertura que se espera que logre cada SR en su área
geográfica. Esta coincide con la meta nacional de 70% de cobertura, para simplificar.
La columna C es la cobertura real lograda por cada SR en su área geográfica.
Entonces, la columna D es el porcentaje meta ponderado por la proporción de la
población. Esta es la participación en la meta nacional para cada SR., es decir el
porcentaje de la población nacional cubierta por ese SR. Los números ascienden a 70%.
La columna E es la cobertura real realizada ponderada por el porcentaje de la

población del SR. Esto también se puede sumar. Este es el porcentaje de la población
nacional cubierta. Aquí, SR1 cubrió el 36% de la población nacional. En este ejemplo, el
total es 73,75%, lo cual es un logro extra.
Así, el desempeño de la subvención en general ha superado la expectativa al cubrir el

73,75% de la población.
de agosto de 2017
47
Si se utilizara el promedio no ponderado, el logro sería tan solo 73,33% (promedio de la
columna C). Además, no habríamos podido sumar los logros de cada SR.
En este ejemplo, si el RP creara un tablero de mando para la subvención, los SR habrían

ingresado el número de las columnas D y E como su meta y actual en la aplicación de
ingreso de datos. El total sería entonces el total de meta y actual para la subvención.
Si el RP ha asignado metas porcentuales a los SR, entonces debería configurar un

cálculo similar al del ejemplo anterior.
El ejemplo anterior resalta la necesidad de actuar con precaución al especificar los

conjuntos de datos que se vayan a utilizar a fin de evitar confusión en la presentación y
la interpretación de la información. Por lo tanto, el RP tendrá que evaluar qué enfoque
(números o porcentajes) podrá satisfacer mejor los objetivos de informar al mismo
tiempo que se minimiza el error en la presentación de la información.
¿Cuándo deben abordarse las situaciones precedentes?
Ambos procedimientos precedentes pueden y deben abordarse en dos ocasiones:
1. Al comienzo del año en que se aplica el Tablero de mando para la gestión del RP,
cuando se establecen las metas
2. Durante las verificaciones de rutina
El RP necesita estar consciente de lo precedente al verificar los resultados de cada

periodo, y estas verificaciones procedimentales deben incorporarse en los documentos
procedimentales de verificaciones de rutina del RP (esta es una intervención de
fortalecimiento posible que podrían tener que emprender los equipos de apoyo técnico).
3.8.7. FINALIZACIÓN DE LA SELECCIÓN DE INDICADORES PROGRAMÁTICOS:

GENERACIÓN DE LOS CUADROS PROGRAMÁTICOS Y HOJAS DE
CÁLCULO DE SR
Una vez concluida la selección y priorización de los indicadores programáticos, el RP
pulsará el botón Actualizar top 15 para, justamente, actualizar la hoja de los
indicadores. Alternativamente, los usuarios pueden ir a submenú de la página
"PRSetup", y hacer clic en el paso 7 "Refrescar lista de indicadores" que tiene la
misma funcionalidad de "Actualizar top 15".
de agosto de 2017
48
Una vez realizada la actualizacíon de los tres indicadores top, la aplicación de ingresos
de datos rellenará la hoja “PR Setup” con los indicadores programáticos seleccionados
por orden de rango del 1 al 3 como se ilustra en la captura de pantalla siguiente:
3.8.8. SI SE NECESITAN CAMBIOS ADICIONALES

Cuando el RP haya concluido el proceso de generar hojas de ingreso de datos, es
aconsejable que el RP examine cada hoja de SR para verificar que solamente aparezcan
en la columna correspondiente los indicadores seleccionados en pasos anteriores para
ese SR .
Cuando se complete este proceso de ordenamiento, el paso siguiente del RP será
regresar a la hoja de CONFIGURACIÓN DE INDICADORES y después pulsar el botón de
"Actualizar activación"
Al hacer esto, el RP solicitará que la aplicación lleve a cabo un proceso para definir
"hojas de ingreso de datos" para cada uno de los SR. Para cada SR, solamente
aparecerán los indicadores que se habían marcado mediante una “” en la hoja de
ingresos de datos de SR. Cuando se pulsa el botón "Actualizar activación" aparece el
mensaje siguiente en una ventana de confirmación:
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49
El RP deberá seleccionar “OK” para aceptar. El proceso de "Actualizar activación"
llevará a los usuarios a cada hoja de cálculo de SR así como a la hoja de cálculo del RP.
Al ir apareciendo cada una de estas hojas de cálculo, aparecerá el mismo cuadro de
diálogo que solicita a los usuarios que "Oculten/muestren filas de acuerdo al mapeo
actual". Los usuarios hacen clic en "OK" para confirmar la activación para esa hojas de
cálculo de SR. Si los usuarios desean acelerar el proceso, pueden hacer clic en
"Cancelar" para pasar por alto el proceso de activación para esa hoja de cálculo. Sin
embargo, se recomienda que los usuarios pasen por alto el proceso de activación
solamente si están 100% seguros de no querer hacer ningún cambio en las hojas de
cálculo de SR (por ejemplo, añadir un nuevo indicador que pudiera usar el SR para
informar).
El RP observará entonces la generación de hojas de ingreso de datos para cada uno de
los SR. Este proceso suele llevar un par de minutos.
de agosto de 2017
50
Cuando el RP haya completado la CONFIGURACIÓN DE INDICADORES en el paso
6, aparecerá el menú “PR Set Up” como sigue con una “” al lado de
CONFIGURACIÓN DE INDICADORES en el menú.
3.9. PASO 7: ACTUALIZAR LISTA DE INDICADORES PROGRAMÁTICOS

CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR
Al completar los pasos 1-6 del indicador del proceso de CONFIGURACIÓN, el RP podrá
cambiar o modificar indicadores o cambiar el orden de los indicadores, si así lo desea.
Estas modificaciones pueden realizarse siguiendo las instrucciones descritas en la
sección 3.8.6 de esta Guía de usuario y pulsando subsiguientemente el botón
ACTUALIZAR LISTA DE INDICADORES en el submenú.
3.9.1. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS:

FINALIZACIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DE LOS INDICADORES
PROGRAMÁTICOS—PASO 8: UMBRALES PROGRAMÁTICOS
CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR>
Al igual que con los indicadores financieros, los indicadores programáticos también
requieren umbrales de desempeño. Los resultados correspondientes a estos indicadores
se presentan en tres colores: verde, amarillo y rojo. El verde indica que se ha realizado
el avance previsto, el amarillo indica un avance inadecuado y el rojo indica avance
extremadamente inadecuado.
Cada indicador puede tener diferentes umbrales y es la responsabilidad del RP

determinar estos umbrales. El Fondo Mundial utiliza umbrales estándar para evaluar la
ejecución programática de la subvención. Por lo tanto, se recomienda que el RP utilice
los mismos umbrales. A continuación se presenta un ejemplo de umbrales configurados
de agosto de 2017
51
para un indicador programático, usando los umbrales estándar que publica el Fondo
Mundial. 8

Verde
(90%)
Amarillo
(90% y ≥60%)
Menos de 60%
Rojo
(60%)
La captura de pantalla siguiente presenta un ejemplo de umbrales programáticos

configurados para los tres indicadores seleccionados. Obsérvese que el ejemplo
siguiente muestra umbrales diferentes de los que se muestran en el gráfico precedente.
Una vez que se fijen todos los umbrales programáticos, aparece una “” al lado del
elemento del menú de LOS UMBRALES PROGRAMÁTICOS, como se ve en el ejemplo.
3.9.2. PASO 9: VERIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS. CONFIGURACIÓN > IR A

CONFIGURAR
Este paso sirve para verificar los periodos de presentación de informes que fueron
generados automáticamente por la aplicación.
Es importante que el RP asegure que todos los datos recopilados se ajusten a los
periodos predefinidos. Se espera que la mayoría de los RP ingresen y sigan los datos a
8 . De la Operational Policy Note, 18 de septiembre de 2014, en el Operational Policy Manual, Ginebra, Suiza: El
Fondo Mundial para la lucha contra el sida, la tuberculosis y la malaria, Versión 2.7 (24 de julio de 2015)), 98, 106,
108.
de agosto de 2017
52
intervalos trimestrales, como se ilustra en el ejemplo siguiente. En estos casos, un RP
con periodos semestrales de presentación de informes tendrá que dividir los periodos de
seis meses en periodos de tres meses (trimestres). Los RP también podrán optar por
ingresar y seguir los datos a intervalos mensuales.
Como se mencionó al comienzo del proceso de configuración, los periodos son
generados automáticamente a partir de la Fecha de inicio (dd/mm/aa) ingresada en el
paso 1, en cuyo caso se habría generado automáticamente una “”. Sin embargo, si
esta primera fecha falta o es incorrecta, entonces los periodos indicados serán
incorrectos.
Las hojas de periodos muestran la información como sigue:
Cantidad de periodos (hasta 12)

Trimestre y año del calendario
correspondiente
Fecha de inicio del trimestre calendario
Número de trimestre calendario por año
Año
Año
Si se ha cometido algún error al ingresar las fechas de los periodos, el RP deberá corregir
el error. Cuando el RP haya verificado que las fechas de los periodos son exactas, esto
completa la CONFIGURACIÓN de la aplicación de ingreso de datos.
3.9.3. CONFIGURACIÓN > ELIMINAR HOJA DE CÁLCULO DE SR
En situaciones excepcionales, podría ser necesario que el RP elimine uno o varios SR.
En la medida de lo posible, los datos de un SR eliminado se conservarán en la aplicación
de ingreso de datos para asegurar la integridad de los datos históricos de la subvención.
Una circunstancia excepcional sería un RP con 49 SR configurados en la aplicación de
ingreso de datos que elimina un SR y desea añadir otro. El nuevo SR no podría añadirse
sin liberar la pestaña en la aplicación de ingreso de datos. La situación sería excepcional
porque es sabido que menos del 12% de todas las subvenciones del Fondo Mundial tiene
más de 49 SR.
Se recomienda enfáticamente que los RP que necesiten eliminar completamente un SR

de la aplicación de ingreso de datos para disponer de un espacio extra se comuniquen
con el Fondo Mundial o con GMS para obtener asistencia (ver a la sección 6) que
permita asegurar que la eliminación de un SR se realiza sin comprometer los datos
correspondientes a los demás SR que ya se hayan ingresado en la aplicación de ingreso
de datos.
de agosto de 2017
53
La eliminación de un SR se realiza mediante dos pasos principales:
1. Modificar el nombre del SR eliminado para indicar que se lo eliminó y la fecha en

que se lo eliminó. El SR aparecerá en la visualización del tablero de mando como un
SR eliminado, pero no aparecerán datos después de la fecha de su eliminación.
2. El SR de reemplazo se sumará al(los) espacio(s) de SR restante(s) de la aplicación de

ingreso de datos. El nombre del nuevo SR en la aplicación de ingreso de datos
reflejará el periodo en que se lo añadió. Véase el ejemplo siguiente de un SR -Save
the Children- que estuvo activo desde los periodos uno a tres para una subvención y
que se eliminó posteriormente para ser reemplazado por un nuevo SR -World
Vision- en el periodo 4:
 Nombre nuevo para el SR eliminado: “Save the Children (Periodo 1-3)”

 Nombre del SR reemplazante: “World Vision (Periodo 4+)”
En un escenario donde no hay más espacios libres para SR disponibles y el SR

reemplazante debe tomar el lugar de un SR anterior en la aplicación de ingreso de datos,
el SR antiguo y el nuevo compartirían esencialmente la hoja de ingreso de datos del
mismo SR. El RP tendría que bloquear las celdas de los períodos de
presentación de informes que preceden a la llegada del nuevo SR en la hoja
de ingreso de datos de SR de modo que el nuevo SR no pueda ingresar ni cambiar
involuntariamente datos de periodos anteriores.
La opción Quitar hoja de cálculo de SR de la página Menú es el botón que permite
eliminar las hojas de ingreso de datos de SR. Cuando se pulsa este botón, la aplicación
mostrará un cuadro que permitirá eliminar el SR o eliminar todos los SR que se han
creado.
de agosto de 2017
54
Si se desea eliminar un SR, se deberá seleccionar al SR y confirmar su eliminación. Si lo
que se desea es eliminar todos los SR, seleccionar la opción Remueva todas las
plantillas creadas para los SR y confirmar su eliminación, como se muestra en los
siguientes cuadros:
Cuando se hayan completado todos los pasos indicados en esta sección 3.9.3, el RP
pulsa el botón Volver al MENÚ y regresa al Menú principal.
3.9.4. PASO 10: ACTUALIZAR LISTA DE INDICADORES PROGRAMÁTICOS

CONFIGURACIÓN > IR A CONFIGURAR
Al completar los pasos 7 y 8 del proceso de CONFIGURACIÓN de indicadores el RP podrá
cambiar o modificar indicadores o cambiar el orden de los indicadores, si así lo desea.
Estas modificaciones pueden realizarse siguiendo las instrucciones descritas en la
sección 3.8.5 de esta Guía de usuario y pulsando subsiguientemente el botón
ACTUALIZAR LISTA DE INDICADORES en el submenú.
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3.10. CREACIÓN DE HOJA INGRESO DE DATOS—PROCESO 2: SELECCIONE
HOJA DE EXPORTACIÓN
Al terminar el proceso de CONFIGURACIÓN, que es la opción 1, y cuando todos los
elementos del menú PRSetup aparecen con marcas de verificación verdes, el RP pasará
a HOJA DE INGRESO DE DATOS, que es la opción 2. Cuando se selecciona la opción 2, un
menú despleglable enumera todas las hojas de ingreso de datos de RP y de SR ya
configuradas. Los usuarios deberán saber que también es posible seleccionar la hoja que
el RP desea exportar usando el botón del Formulario de ingreso de datos para
exportar que se encuentra en la sección superior derecha de cada hoja de ingreso de
datos de SR, como se ilustra a continuación.
Cuando se elige un SR en el menú desplegable, el RP verá el mensaje siguiente.
3.11. APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE EXCEL—PROCESO 3: EL SR

FINALIZA LAS HOJAS DE INGRESO DE DATOS DE SR (RECOPILACIÓN DE
DATOS)
Antes de enviar hojas de ingreso de datos de SR para completar, el RP capacitará a sus
SR para que puedan completar correctamente las hojas de ingreso de datos.
El RP puede enviar hojas de ingreso de datos a los SR mediante una variedad de

mecanismos. Si el SR tiene buena conectividad a internet, el RP puede enviar al SR la
hoja de ingreso de datos por correo electrónico. De lo contrario, el RP podrá entregar
al SR la hoja de ingreso en una unidad USB o incluso en papel. Si el SR no está
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capacitado para rellenar la hoja de ingreso de datos en una computadora, el RP puede
obtener los datos del SR por otros medios (por teléfono o en persona, por ejemplo) y
rellenar la hoja de ingreso de datos en nombre del SR.
El RP solo tiene que enviar el archivo al SR una sola vez, dado que el SR lo
actualizará y enviará al RP a medida que se completen los periodos
sucesivos de presentación de informes. El SR deberá mantener el mismo nombre
de archivo para asegurar que la matriz de los datos del RP reconozca el archivo de datos
del SR.
Si el SR rellena la hoja de ingreso de datos de SR electrónicamente, tendrá que volver

a nombrar el archivo una vez usando la convención de nomenclatura acordada con
el RP. Un ejemplo de nombre lógico que los SR podrían dar a estos archivos es
NOMBRE DEL SR_DATATABLERO_MESAÑO. El RP deberá crear una carpeta
específica con la carpeta de Tablero de mando para la gestión del RP que estableció
inicialmente para guardar todos los archivos con los datos de SR actualizados. Ver
sección 3.1.1 de esta Guía de usuario.
La primera vez que el SR llene la hoja de ingreso de datos, se le informa que debe
examinar atentamente los indicadores que encuentre en la hoja para asegurar que
aparezcan solamente aquellos sobre los que debe informar el SR. Si en la hoja aparecen
indicadores que el SR no debe llenar, el SR deberá notificar inmediatamente al RP a fin
de obtener una hoja actualizada y corregida. El SR debería contactar el RP si hay
cualquier información que hace falta en relación con un indicador.
Si el RP empieza a usar el tablero de mando mucho tiempo después de que

la subvención haya comenzado a ejecutarse, el SR tendrá que completar
datos históricos sobre su desempeño correspondiente a los períodos
anteriores de presentación de informes. Esto debe realizarse con sumo
cuidado.
Cuando el SR abre por primera vez la hoja de ingreso de datos en Excel, aparecerá una
hoja de ingreso de datos en blanco que contiene solamente los indicadores sobre los que
debe informar el SR, como se muestra a continuación:
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Con cada período subsiguiente de presentación de informes, se va llenando la hoja de
ingreso de datos. Cada vez que el SR prepara su hoja de ingreso de datos para enviar al
RP, el SR llena solamente la columna correspondiente a dicho período de presentación
de informes. Si el SR considera necesario corregir o actualizar para períodos anteriores,
deberá consultar al RP antes de hacer algún cambio.
El SR ingresará los datos trimestrales en las celdas en blanco. SR deberá realizar una
verificación (incluida la verificación física, donde corresponda) del logro de las metas,
antes de ingresar los datos.
Los datos para los indicadores de cumplimiento (indicadores que siguen el

cumplimiento de las obligaciones de presentación de informes de los SR
para con el RP) no deberán ser ingresados por el SR, sino que deben dejarse en
blanco para el ingreso de datos del RP, dado que los resultados correspondientes a estos
indicadores deben ser validados por el RP. El anexo 5 detalla la responsabilidad de
ingresar datos para los indicadores en el tablero de mando.
Al ingresar los datos, será mejor evitar atajos, como cortar y pegar datos en
la hoja de ingreso de datos. Los atajos pueden alterar la programación en la
hoja de cálculo de Excel.
Cuando cada SR haya terminado de actualizar su hoja de ingreso de datos, enviará el

archivo al RP usando el mecanismo de transmisión acordado con el RP.
3.12. APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE EXCEL—CONTINÚA

PROCESO 4: RECOPILACIÓN DE DATOS Y CARGA DE ARCHIVOS SR
Una vez que se reciban todas las hojas de ingreso de datos enviadas por los SR, el RP
deberá realizar un control de calidad de los datos presentados por los SR. Al finalizar el
control de calidad de los datos, el RP procederá a cargar los archivos en la aplicación
tablero de mando. Esto se hace pulsando el botón Cargar datos de SR del Archivo
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en la tercera opción del menú titulado "Recopilación de datos" ilustrado en el
diagrama siguiente.
Cuando se pulsa el botón para la opción 3, RECOPILACIÓN DE DATOS>Cargar datos

de SR del Archivo , la aplicación mostrará una ventana donde el RP pueda seleccionar
el archivo pertinente enviado por cada SR, previamente guardado en la carpeta
correspondiente.
El RP seleccionará el archivo que desea cargar y pulsará Abrir.

Entonces aparecerá el siguiente mensaje: "Importación de datos completa". Este
proceso de importación normalmente lleva unos segundos por cada SR.
El RP pulsará Aceptar y luego repetirá esta acción para cada uno de los SR que figuran
en el menú superior hasta que se hayan cargado todas las hojas de ingreso de datos
actualizadas en la aplicación tablero de mando.
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3.13. INGRESAR DATOS AL TABLERO DE MANDO—EXPORTAR TODOS LOS
DATOS—PROCESO 5
Después de cargar todas las hojas de ingreso de datos de SR en la aplicación, el RP
estará listo para exportar los archivos que se utilizarán para actualizar el Tablero de
mando para la gestión del RP.
El proceso de exportación de archivos genera una hoja de cálculos de Excel que
actualizará el tablero de mando creado con el software SAP. Este paso se realiza
pulsando el botón 4) Ingresar datos al Tablero>Exportar todos los datos.
Después de realizar este paso, el RP verá una ventana (abajo) que muestra la carpeta de
destino donde se guardará el archivo que ha de exportarse:
Seleccionar el nombre de la carpeta de destino y pulsar “Abrir.”

El RP tiene dos archivos “Datos a integrar al Tablero 2.0 R4” y “Archivo maestro de
datos del tablero ver 2.0 R4.” El RP deberá seleccionar el archivo “Datos a integrar al
Tablero 2.0 R4” de su biblioteca de documentos
de agosto de 2017
60
La computadora del RP mostrará entonces el siguiente mensaje:
El RP pulsará Guardar (Save) para asegurar que se conserve el nombre del archivo.
Entonces aparecerá el mensaje “Exportación de Datos Completo”. El proceso toma
normalmente varios segundos para cada SR.
El último paso de este proceso es que el RP registre los cambios realizados en los datos,
el nombre de la persona que hace los cambios y todos los cambios realizados, tal como
se ilustra en el gráfico abajo. El RP debe volver a guardar el archivo usando el nombre
original del mismo. No se debe cambiar el nombre del archivo.
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61
de agosto de 2017
62
4. INSTRUCCIONES DETALLADAS PARA INSTALAR Y USAR LA APLICACIÓN
TABLERO DE MANDO DE GESTIÓN DEL RP
Conforme se indica en la sección 3 de este manual, el diagrama siguiente muestra el

flujo del tablero de gestión de RP y guía al usuario a través de pasos específicos para
seguir la instalación y el uso del tablero.
En esta sección 4 se explican paso a paso las instrucciones "E" del diagrama sobre cómo
usar la aplicación tablero de mando-visualización.
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4.1. INSTALACIÓN DE SAP CRYSTAL DASHBOARD DESIGN 2011 (SOFTWARE
DEL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP)
4.1.1. VERIFICAR QUE LA VERSIÓN DE EXCEL EN LA COMPUTADORA DEL RP
ES COMPATIBLE CON EL SOFTWARE DEL TABLERO DE MANDO
Antes de instalar SAP Crystal Dashboard Design 2011, los RP querrán cerciorarse de que
la computadora que se utilice generará el tablero de mando que se ejecuta en una
versión de 32 bits de Excel (ver los requisitos del sistema en la sección 2 de esta Guía de
usuario). La primera parte de esta sección 4.1.1 explica cómo verificar qué versión de
Excel existe en una computadora dada.
Primero, abrir cualquier aplicación de Microsoft Office instalada en la computadora. En

el ejemplo siguiente se usa Word 2010, pero las instrucciones se aplican también a
versiones inferiores de Office 2007 y 2003, las otras aplicaciones de Office. Abrir el
menú Archivo, y seleccionar Ayuda.
Aparecerá una ventana con información sobre su versión de Microsoft Office. Mostrará
la versión del conjunto de aplicaciones y de las aplicaciones incluidas, así como su
número exacto de versión y la id. del producto.
Bajo "Actualizaciones de Office" deberá ver el número de la versión. Para ver tanto la
versión como la plataforma, haga clic en Acerca de Word para ver la información que
necesita. Esta información aparecerá como sigue:
En el ejemplo siguiente, la versión se indica como sigue:
Versión: 14.0.4760.1000 (32-bit)
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Si la computadora del RP tiene una versión de 64 bits de Excel, el RP tendrá que
desinstalar la versión de 64 bits de Microsoft Office. En este caso, el RP tendrá que
reinstalar Microsoft Office y seleccionar la versión de 32 bits al reinstalarlo.
Para reinstalar Microsoft Office, la persona con derechos administrativos

para la computadora donde se almacenará y usará el software SAP Crystal
Dashboard Design 2011 deberá estar disponible para proveer la contraseña
necesaria para ejecutar este proceso. En algunos casos, la persona que tiene
derechos administrativos suele no ser la persona que usa la computadora a diario; en
muchas organizaciones, esta persona con derechos administrativos suele encontrarse en
el departamento de tecnología de la información (TI) de la organización.
El RP deberá seguir las instrucciones indicadas en el sitio web de Microsoft Office para
instalar y reinstalar Microsoft Office.
Una vez que se instale la versión correcta de Microsoft Excel (32 bits), el RP estará
preparado para instalar el SAP Crystal Dashboard Design 2011.
4.1.2. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE DEL TABLERO DE MANDO

El equipo de apoyo técnico ayudará al RP en el proceso de instalación. El RP habrá
creado una carpeta llamada Tablero de mando para la gestión del RP (ver la sección
3.1.1. de esta Guía de usuario) antes de instalar la aplicación de ingreso de datos. El
equipo de apoyo técnico lleva una memoria USB que contiene el archivo comprimido
(zip file)51049596 e instalará este archivo en la carpeta del Tablero de mando para la
gestión del RP. Si la conectividad a internet es buena, el equipo de apoyo técnico
también podrá ayudar al RP a bajar el archivo comprimido (zip file)51049596 del
siguiente vínculo:
https://www.dropbox.com/s/kh74jqwk8awswjw/51049596.zip?dl=0
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Una vez cargado el archivo, ejecutar los siguientes pasos:
1. Haga click con el botón derecho en el nombre del archivo comprimido (zip file)
2. Escoja extraer todos los archivos
3. Haga doble click en Data Units
4. Haga doble click en Xcelsius
5. Abra el archivo Setup (aplicación). El nombre del archivo puede presentarse
también como setup.exe.
Haga doble clic o clic con el botón derecho en el archivo, y seleccione Open [Abrir].
Aparecerá un cuadro de diálogo que muestra que se está instalando el software del
Tablero de mando de gestión del RP.
Al terminar este proceso aparece una nueva ventana que solicita seleccionar el idioma,
como se ilustra a continuación. Elija su idioma preferido para la instalación y pulse OK
[Aceptar].
Aparecerá la pantalla de bienvenida. Seleccionar Next [Siguiente] para acceder a una

nueva ventana que presenta una lista de requisitos para instalar el software.
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Es importante revisar detenidamente la lista que aparece en la página titulada
"Com1robación de requisitos previos", para cerciorarse de que no haya conflicto con los
requisitos del sistema. Si hubiera un conflicto con el sistema, aparecerá la palabra
"Erróneo" debajo de la columna de “status”. En caso de conflicto, se puede suspender el
proceso de instalación haciendo clic en Cancel [Cancelar]. En este caso deberá
adoptarse la medida necesaria (por ej., instalar la versión correcta de Adobe Flash
Player) para resolver el conflicto, antes de reanudar la instalación de SAP Crystal
Dashboard Design 2011.
Si no hay conflicto, aparecerá la palabra Succeeded [Correcto] bajo la columna de

“status” para cada elemento indicado bajo la columna "requisitos previos" y deberá
hacerse clic en Next [Siguiente] para continuar la instalación.
Después de hacer clic en Next [Siguiente] aparecerá la página del contrato de

licencia como se muestra abajo. Aceptar los términos del contrato de
licencia haciendo clic en Next [Siguiente].
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Luego aparece la pantalla siguiente, que solicita especificar la "carpeta de destino". Esta
es la carpeta o el directorio de la computadora donde se guardará el software que se está
instalando. Confirmar esto pulsando "Siguiente". Si la carpeta predeterminada que
aparece no está en el lugar en que se desea guardar el software, será necesario hacer clic
en "examinar" para seleccionar la carpeta de destino correcta. Cuando se haya
especificado la carpeta, hacer clic en Next [Siguiente].
Al hacer clic en Next [Siguiente] aparece una pantalla nueva que solicita el nombre de
usuario y la clave del producto, como se muestra en la pantalla siguiente. Se
recomienda que el RP ingrese su nombre completo y su país en los campos "Nombre
completo" y "Organización". El RP debe ingresar el número de licencia de software
proporcionado por el equipo de apoyo técnico en el campo "Código clave del producto"
como se muestra a continuación. Una vez ingresados estos datos, hacer clic en
Siguiente para pasar a la pantalla siguiente.
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La pantalla siguiente que aparece solicita "elegir paquetes de idiomas" como se muestra
abajo. El inglés estará seleccionado como idioma predeterminado. Se puede añadir
español o francés o cualquier combinación de estos idiomas, según cuáles sean los
idiomas que será necesario usar en el país. Obsérvese que si bien se enumeran otros
idiomas, no se los puede seleccionar. Hacer clic en Next [Siguiente] una vez que se
seleccionaron los idiomas requeridos.
Aparece la pantalla siguiente que solicita a los usuario que elijan el tipo de instalación.
Cuando aparece esta pantalla, la selección predeterminada será Typical [Típica], y esta
es la instalación que deberá elegirse. Después de seleccionar Típica, seleccionar Next
[Siguiente].
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69
La pantalla siguiente permite que el usuario inicie el proceso de instalación. El usuario
deberá pulsar Next [Siguiente] para iniciar el proceso.
Seguidamente se inicia la instalación y aparece una barra azul en la mitad de la pantalla

a fin de mostrar la velocidad de realización de este paso, como se muestra abajo.
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70
Cuando se lanza el software aparece la pantalla
siguiente en la página siguiente.
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71
Al final de la instalación se verá la pantalla siguiente. Deben seguirse las instrucciones
de la pantalla y al hacer clic en Finish [Finalizar] se completa la instalación del software
en la computadora.
4.1.3. PASOS ADICIONALES PARA INSTALAR EL TABLERO DE MANDO

Deben realizarse los pasos siguientes para completar la instalación del Tablero de
mando para la gestión del RP
1. Abrir SAP Crystal Dashboard Design 2011 pulsando el icono debajo del menú
Programas
2. Una vez abierto el software, hacer clic en el menú Archivo
3. Una vez abierto el menú Archivo, seleccionar Nuevo y luego una vez más
Nuevo. Ver la captura de pantalla abajo.
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72
4. Cambiar la configuración de las filas seleccionando Archivo -> Seleccionar
Preferencias -> Seleccionar Opciones de Excel -> Seleccionar Número
máximo de filas -> Cambiar 512 a 2000. Ver como ejemplo la siguiente
captura de pantalla.
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73
5. Cambiar configuración de idioma si es necesario, como sigue: Seleccionar
Archivo -> Seleccionar Preferencias -> Seleccionar Idiomas -> Seleccionar
Idioma actual -> Cambiar de Inglés a francés o a español. Al cambiar el
idioma, el usuario hará que todas las etiquetas del software aparezcan en el idioma
seleccionado. Por lo tanto, los usuarios querrán seleccionar su idioma de trabajo
preferido durante este paso. Obsérvese que las opciones de idioma son iguales a las
de los paquetes de idioma que se seleccionaron durante la instalación del software.
4.2. CÓMO NAVEGAR EL TABLERO DE MANDO

4.2.1. IMPORTAR DATOS DE SUBVENCIÓN EN EL TABLERO DE MANDO
Esta sección explica cómo importar datos de la hoja matriz de datos del RP en el tablero
de mando y luego ver los datos correspondientes a ese periodo en particular en el
Tablero de mando para la gestión del RP. Los siguientes pasos corresponden a lo que se
muestra en las imágenes numeradas en el flujograma que sigue.
1. Hacer clic en el icono ubicado en el ángulo inferior izquierdo de su computadora y
seleccionar el icono correspondiente a SAP Crystal Dashboard Design 2011 bajo el menú
"Programas"
2. Aparece una pantalla que muestra la palabra Tableros de mando.
3. Abrir el programa pulsando Archivo en el ángulo superior izquierdo de la pantalla y
seleccionando Abrir.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo con una biblioteca de archivos. Seleccionar el archivo
"Tablero de Mando 2.0 R4", que corresponde a la más reciente versión del Tablero de
mando de gestión pare el RP será.
de agosto de 2017
74
5. Se abrirá el archivo Tablero de mando de gestión (Tablero de Mando 2.0 R4). Este
archivo contiene el diseño del Tablero de mando para la gestión del RP, de
modo que no es necesario hacerle cambios ni modificaciones.
1** 2
** Tener en cuenta que: En algunos casos se debe hacer clic con el botón derecho
Ejecutar como administrador para tableros de mando a fin de conseguir que funcione
este programa. Esto se debe a una falta de permisos de la computadora huésped.
de agosto de 2017
75
4
4.2.2. IMPORTAR DATOS EN EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL

RP
Esta sección explica cómo el RP importa los datos de la subvención de la hoja Excel de
modo que pueda generarse en Tablero de mando para la gestión del RP.
Desde el menú, el RP selecciona el icono que indica "importar la hoja de Excel" y pulsa
Sí.
de agosto de 2017
76
A continuación, el RP selecciona el archivo de ingreso Tablero de mando para la gestión
del RP donde se guardan todos los datos más recientes del RP y de los SR. En el
ejemplo siguiente, el archivo se llama archivo Datos a integrar al Tablero 2.0.xls
(alimentación al tablero de mando), que corresponde a la versión más actualizada como
se muestra en la pantalla.
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77
Unos segundos después, el Tablero de mando para la gestión del RP mostrará los datos
actualizados del RP y de los SR.
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78
4.2.3. VISUALIZACIÓN DEL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP
El software Tablero de mando para la gestión del RP permite generar archivos de salida
en diferentes formatos, los cuales se pueden seleccionar entre las opciones de menú o
haciendo clic en File [Archivo] > Export [Exportar]. Más abajo se indica cada formato
posible con una breve explicación de cómo usarlo.
Las opciones disponibles incluyen:

Flash (SWF): para revisar
AIR: para bajar el documento usando el programa
Adobe Flex
HTML: para revisar usando Internet Explorer
PDF: para crear un archivo que puede incluirse en
un informe
PowerPoint: para crear una diapositiva PPT para
uso en una presentación de PowerPoint
Outlook: para usarse como un anexo en un correo
electrónico
Word: para usarse como un informe o un
documento anexo
de agosto de 2017
79
5. EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP EN DETALLE
Las páginas siguientes proporcionan explicaciones adicionales sobre la información que
aparece en cada sección del Tablero de mando para la gestión del RP. Hay una imagen y
un cuadro de comentarios para cada imagen.
Cada cuadro de comentarios también incluye el número de referencia para el indicador

en cuestión. Las listas de indicadores se encuentran en los anexos 2, 3, 4 y 7 del
presente documento.
de agosto de 2017
80
1. Esta sección del Tablero de mando para la gestión del RP muestra la información básica de una subvención, la cual
incluye la última calificación de la subvención, el nombre del país, el número de la subvención, el nombre del RP, las
fechas de inicio y terminación de la subvención, así como el período actual que se muestra en el tablero de mando.
2. Esta parte del Tablero de mando para 4. Aquí se presentan los tres
la gestión del RP muestra los dos productos farmacéuticos que el RP
indicadores de gestión financiera clave 3. El RP selecciona los dos considera son los más importantes
para la subvención: el porcentaje del indicadores programáticos que para dar seguimiento. El número de
presupuesto que haya desembolsado el considera más importantes para que meses de stock que queda para cada
Fondo Mundial al RP hasta la fecha y el aparezcan en esta sección del Tablero producto se presenta en el lado
porcentaje del presupuesto que hayan de mando para la gestión del RP. derecho. (Indicador P6 en el
gastado hasta la fecha el RP y los SR. (Indicadores enumerados en el anexo 4)
(Indicadores F1 y F2 en el anexo 2) anexo 7)
81
6. Al hacer clic en Más el RP puede ampliar esta sección y ver el
5. Aquí se muestra el número de meses de stock disponible número de meses de stock disponible para hasta 20 productos
de los tres productos farmacéuticos de mayor prioridad que farmacéuticos. (Indicador P6 en el anexo 4)
es necesario vigilar. (Indicador P6 en el anexo 4)
7. Esta sección muestra cómo se ve la

lista ampliada de productos
farmacéuticos. (Indicador P6 en el
anexo 4)
8. Usando cuatro colores, esta

sección explica el rango para cada
color en el que aparecen los meses de
existencias físicas y los meses
existencias de seguridad. Ver anexo
6 para más detalle.
82
9. La sección presenta una síntesis
financiera de la subvención. En este 10. Esta sección permite que el RP vea 11. Aquí, el RP puede ver el estado de las
gráfico, el RP puede comparar la cantidad cuánto se ha comprometido y gastado condiciones precedentes, condiciones
de financiamiento desembolsada por el comparado con lo que se ha especiales, las recomendaciones de la Oficina
Fondo Mundial comparada con el presupuestado para varios artículos del Inspector General, las recomendaciones de
presupuesto del RP para cualquier periodo farmacéuticos relacionados con la auditoría y las acciones sujetas a plazos. Los
dado, así como las cantidades que han gestión de adquisición y suministro. resultados en amarillo y en rojo indican la
gastado los RP y los SR. Los datos son (Indicadores P8, P9 y P10 del necesidad de adoptar medidas. (Indicadores
acumulativos por período de presentación anexo 4) F4, G5, G6, G7 de los anexos 2 y 3)
de informes. (Indicador F5 del anexo 2)
83
12. El RP selecciona hasta 15 indicadores del marco de
desempeño completo de la subvención para que aparezcan en esta
sección. Los datos correspondientes a los indicadores restantes
se mantienen en la hoja matriz de datos de la subvención.
(Indicadores programáticos del anexo 7)
13. Aquí se muestran los
resultados
correspondientes a
varios indicadores de
gestión general. Los
indicadores están
relacionados con el
progreso en la
contratación de personal
para el proyecto, el
estado de las visitas de
supervisión, la
incidencia de salidas de
stock, el estado de la
adquisición planificada
de productos
farmacéuticos, la
puntualidad de las
entregas de productos
farmacéuticos y los
resultados de la calidad-
14. Esta sección muestra si varios informes que necesita el RP para gestionar la subvención pruebas de garantía de
están en fecha o atrasados. (Indicador F3 del anexo 2, G2 y G3 del anexo 3 y P7 del los productos
anexo 4) farmacéuticos.
(Indicadores G1 y G4
del anexo 3 e
indicadores P1, P2,
P3, P4, P5 del anexo
4)
84
15. Hacer clic en este
vínculo permite al
usuario descender al
nivel de los datos del SR.
17. Al hacer clic en la

16. Aquí se muestran los
"X " aquí, el usuario
datos de SR individuales sobre
puede contraer la
gastos comparados con el
página que muestra
presupuesto. Los porcentajes
los detalles del SR
representan los porcentajes de
relacionados con
valores reales realizados
indicadores
comparados con los objetivos.
financieros y regresar
Cada SR aparece en una fila
a la página principal
diferente. Se visualizan los
del tablero de mando.
datos para todos los periodos
transcurridos para la
subvención. Al hacer clic en la
parte superior de la
subvención los SR pueden
organizarse por orden de
desempeño. (Indicador F6 19. Esta sección permite que los usuarios del
18. Esta sección permite que los usuarios tablero de mandos visualicen los gastos de los SR
en el anexo 2) visualicen los gastos históricos de los SR comparados con el presupuesto y los desembolsos
comparados con el presupuesto correspondientes al mismo periodo. Los
correspondiente a cada periodo. Estos datos comentarios realizados por el SR para explicar su
no son acumulativos. (Indicador F7 en el desempeño aparecen bajo el nombre del RP
anexo 2) indicado aquí. (Indicador F8 en el anexo 2)
85
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii 20. Hacer clic en este vínculo permite al
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii usuario ver los comentarios hechos por el
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii RP sobre el avance de sus compromisos
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii con el Fondo Mundial
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii 22. Al hacer clic en la "X"
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii 21. Los usuarios podrán ver en este espacio aquí, el usuario cierra la
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii los comentarios sobre las condiciones ventana de comentarios
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii precedentes y los demás compromisos que
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii el RP tiene con el Fondo Mundial.
86
23. En esta sección se muestra la
realización porcentual de valores reales
frente a los objetivos para 15
indicadores programáticos, como
máximo. Los indicadores que aparecen
aquí fueron seleccionados inicialmente
por el RP durante la instalación del
tablero de mando. Los datos sobre los
indicadores restantes se mantienen
24. Esta sección permite ver
almacenados en la hoja matriz de
los indicadores programáticos
datos. Al cambiar la priorización de los
ordenados por SR. Solamente
indicadores en el Archivo matriz de
aparecen los SR que
datos del RP, el RP puede cambiar
contribuyen al indicador.
cuáles son los indicadores que aparecen
(Indicadores del anexo 7)
en esta sección.
25. Esta sección permite ver

las tendencias de los
indicadores programáticos
específicos ordenados por SR.
Los comentarios realizados
por el SR para explicar su
desempeño aparecen bajo el
nombre del RP indicado aquí. 26. Hacer clic aquí permite que el
(Indicadores del anexo 7) usuario del tablero de mando
contraiga los datos de los SR y
regrese al nivel de datos del RP.
87
27. Al hacer clic en este vínculo, el
usuario del tablero de mando puede
visualizar el desempeño de los SR
individuales en términos de la
puntualidad e integridad de su
presentación de informes.
(Indicadores F3 del anexo 2, G2
y G3 del anexo 3 y P7 del anexo
4)
28. En esta sección

los usuarios del
tablero de mando
pueden visualizar el
desempeño de los
SR en términos de
la integridad y
puntualidad de la
presentación de
informes. Hacer
clic en la "X
"permite al usuario
contraer los detalles
de los SR y regresar
a la página principal
del tablero de
mando.
(Indicadores F3
del anexo 2, G2 y
G3 del anexo 3 y
P7 del anexo 4)
88
MEJORES
MEJORESPRÁCTICAS
PRÁCTICAS 6. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS:
MEJORES PRÁCTICAS, PREGUNTAS
 Cierre las instancias
 Guardarlo primero de con
Excel un FRECUENTES Y EL SERVICIO DE
antes de abrir
nuevo nombre la herramienta
de archivo -del ASISTENCIA
tablero de mando
Proteger los archivos matrices para
poder volver a ellos 6.1. PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE
 El tamaño y la resolución
posteriormente de la
si fuere necesario. LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS
pantalla es importante: use
pantallas
 Crear de una monitor
estructura grandes,
lógicasi ABRÍ LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS Y RECIBÍ UN
es posible,
para usar para lastrabajar
carpetascon el
- ¡Tratar MENSAJE DE ADVERTENCIA DE UN MACRO. NO PUEDO
tablero
de dardeelmando.
ejemplo con Useunla siguiente
escritorio AVANZAR CON LA CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN DE
resolución
limpio para generar imágenes del
y ordenado! INGRESO DE DATOS. ¿QUÉ HAGO?
tablero de mando suficientemente
nítidas:
 Tomarse 1024 xel 800.
tiempo necesario - Hacer clic en "Habilitar contenido" debería
Los errores generalmente se deben permitirle abrir la aplicación de ingreso de
 Obtenga el apoyo
a los intentos dedel servicio
accesos de
directos datos y empezar a trabajar en ella.
asistencia - El servicio
(evitar arrastrar de asistencia
o copiar y pegar a
es eltravés
primerdenivel de ayuda
las filas disponible
ocultas). MI PRIMER IDIOMA NO ES EL INGLÉS. ¿HAY VERSIONES
para resolver problemas, seguido por el DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS EN OTROS
equipo
 Tomar de asistencia
precaucionestécnica que
al ayuda IDIOMAS?
con la introducción
trabajar con la delaplicación
tablero de de
mando en cada
ingreso depaís.
datos.LosDado
países que
que la Se pueden cambiar todas las etiquetas,
obtienen asistencia
protección deala través
hojadedeGMS instrucciones y mensajes de error de la
deberán obtener
cálculo apoyo del servicio de
es limitada—La aplicación de ingreso de datos al francés o al
asistencia comunicándose
protección de la hoja de porcálculo
correono español seleccionando "Francés" o "Español"
electrónico
protegeconcontra manipulaciones en el menú desplegable de la pestaña
GMSHelpdesk@gmsproject.org.
deliberadas; de modo que se debe De lo "Idioma" en el menú de configuración del RP.
contrario,
ejercerlos RP deberán contactar al
vigilancia.
Fondo Mundial al EL RP DESEA CAMBIAR LOS INDICADORES. ¿SE PUEDE
 No tocar las secciones de
GFSupport@theglobalfund.org . la HACER ESTO?
aplicación de ingreso de Los indicadores de gestión financiera,
datos,para
 Consejos salvohacerque la Guía de
administrativa y de adquisiciones y
usuario instruya
presentaciones sobrelo el tablero
contrario—En caso de cometer
de mando suministros no deben cambiarse, pues
o Hacerundoble
error,clic
usar enellaarchivo
cinta dematriz
opciones intentar cambiarlos interferirá en la
para repetir el proceso
en Excel para ocultarla y ver más de la estructura y el diseño del Tablero de mando
herramienta de ingreso de datos para la gestión del RP, lo cual puede dar lugar
Guardar
 tecla
o La F11 es eluna trabajo
tecla delo más
alternancia. a que partes del Tablero de mando para la
frecuentemente
Al pulsarla posible a fin
se pasará alternativamente gestión del RP dejen de funcionar. Por lo
de evitar
de una perder datos
visualización y tener
completa que
a una tanto, es mejor NO cambiar los
rehacer elparcial
visualización trabajoen los indicadores financieros o
navegadores (para el tablero de administrativos Sin embargo, si el RP
mando) desea modificar los indicadores
o Cambiar el tamaño del marco del
programáticos, esto puede hacerse siguiendo
tablero de mando en PowerPoint antes
de ingresar
el proceso descrito en la sección 3.3.6 de esta
Guía de usuario.
Guía de instalación y configuración del Tablero de mando para la gestión del RP— Versión 2.0 R4 – 15 de
agosto de 2017
89
¿ES NECESARIO DEFINIR UMBRALES PARA CADA INDICADOR? ¿ES POSIBLE UTILIZAR EL MISMO UMBRAL PARA
CADA INDICADOR?
Los umbrales deben definirse para cada indicador programático. Cada umbral será
determinado por el RP aunque es mejor homologar los umbrales de los indicadores
programáticos de forma que los resultados sean comparables y significativos.
Igualmente, es necesario definir umbrales para dos de los indicadores financieros.
Además, los RP deben establecer niveles de stock de seguridad en meses para cada uno
de los productos a los que se hace seguimiento.
En el caso de otros indicadores (como los de gestión), los umbrales se definen de
manera automática.
En esta Guía de Usuario se hacen recomendaciones de umbrales para varios tipos de
indicadores. Se recomienda a los RP determinar los umbrales en el taller de
configuración de indicadores al inicio del proceso de instalación del tablero de gestión.
LOS DATOS FINANCIEROS Y PROGRAMÁTICOS DEL RP SE SIGUEN DURANTE PERÍODOS DE 6 MESES. ¿ES POSIBLE
USAR LOS PERÍODOS DE 6 MESES EN EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP?
El Tablero de mando para la gestión del RP se ha diseñado de manera de ingresar datos

a intervalos trimestrales. Si el RP tiene datos semestrales deberá desglosarlos en
porciones trimestrales para que se los pueda ingresar en el Tablero de mando para la
gestión del RP.
¿CON QUIÉN DEBO COMUNICARME SI ENCUENTRO UN PROBLEMA COMPLEJO AL USAR EL TABLERO DE MANDO
PARA LA GESTIÓN DEL RP (POR EJEMPLO, INHABILITO ACCIDENTALMENTE LAS FÓRMULAS CLAVE)?
Si utiliza el Tablero de mando para la gestión del RP en el contexto de una tarea de

asistencia técnica de GMS, deberá obtener asistencia técnica del equipo de GMS
asignado para ayudarle. De lo contrario, contacte con el servicio de asistencia del Fondo
Mundial al GFSupport@theglobalfund.org.
MIENTRAS CONFIGURABA LA HOJA MATRIZ DE DATOS DEL RP, EL NÚMERO DE HOJAS DE CÁLCULO DE SR
CREADAS NO FUE EL MISMO QUE EL NÚMERO DE NOMBRES DE SR INGRESADOS. ¿QUÉ DEBO HACER?
Los usuarios deben pulsar el botón para el Paso 3 de la Configuración—Crear hojas de

cálculo de SR—después de haber ingresado los nombres de los SR en la columna
Nombre de RP/SR en la pestaña de configuración de página. Alternativamente, haga
clic en el botón Actualizar lista de hojas de cálculo para ejecutar la misma función.
El usuario deberá luego verificar el número de la celda adyacente al "Total de SR

creados" para ver si el número que aparece refleja el número de nombres de SR que se
encuentran en la lista. Si hay una discrepancia entre ambos, los usuarios deberán
verificar qué fórmulas del libro están actualizadas. Esto se puede asegurar haciendo clic
en Calcular ahora usando el menú Fórmulas o F9 en el teclado para hacer un
cálculo manual de las fórmulas.
de agosto de 2017
90
Alternativamente, las fórmulas pueden fijarse en automático a través del menú
Fórmulas, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
Si el problema persiste, contactar al equipo de asistencia de GMS o del Fondo Mundial

según corresponda.
LOS SR SE QUEJAN DE QUE CUANDO INGRESAN LOS DATOS EN LAS HOJAS DE INGRESO DE DATOS DE SR, NO
PUEDEN AMPLIAR EL ANCHO DE LA COLUMNA PORQUE LAS HOJAS DE INGRESO DE DATOS ESTÁN BLOQUEADAS.
CUANDO LAS CIFRAS INGRESADAS POR EL SR SON MÁS LARGAS QUE EL ANCHO DE LA COLUMNA, ESTO DIFICULTA
EL INGRESO DE DATOS. ¿QUÉ PUEDE HACERSE PARA QUE AL SR LE RESULTE MÁS FÁCIL INGRESAR DATOS?
Bajo el menú Revisar de la hoja de cálculo Excel, seleccione Proteger hoja y escriba
la contraseña “p” en el cuadro “Contraseña para desproteger hoja de cálculo”, después
pulse Aceptar. Luego ensanche las columnas según sea necesario. Se recomienda
volver a proteger la hoja de cálculo después de ensanchar las columnas para evitar toda
pérdida involuntaria de formato.
agosto de 2017
91
6.2. PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL TABLERO DE MANDO PARA LA
GESTION DEL RP
¿PUEDO USAR EL SOFTWARE SAP CRYSTAL DASHBOARD 2011 EN MI COMPUTADORA MAC?
No, el software SAP Crystal Dashboard Design 2011 no es compatible con las
computadoras Mac a la fecha de publicación de esta Guía de usuario.
¿EL SAP CRYSTAL DASHBOARD DESIGN 2011 ES COMPATIBLE CON WINDOWS 2013?
No, no es compatible a la fecha de publicación de esta Guía de usuario.
¿DEBO DESINSTALAR EL SOFTWARE DEL TABLERO DE MANDO DE MI COMPUTADORA ANTERIOR ANTES DE

INSTALARLO EN LA NUEVA? ¿Y QUÉ CLAVE DE ACTIVACIÓN DEBO USAR?
Sí, debe desinstalar el software de su computadora anterior y luego usar la clave de

licencia de esa instalación para su nueva computadora.
REVISÉ MICROSOFT OFFICE EN MI COMPUTADORA Y DESCUBRÍ QUE TENGO UNA VERSIÓN DE EXCEL DE 64 BITS.
¿AUN ASÍ, PUEDO INSTALAR SATISFACTORIAMENTE EL SOFTWARE SAP CRYSTAL DASHBOARD DESIGN 2011?
No, no podrá instalar satisfactoriamente el software SAP Crystal Dashboard Design 2011
hasta que haya desinstalado la versión de 64 bits de Microsoft Office y reinstalado
Microsoft Office. Al reinstalar tendrá que seleccionar la versión de 32 bits. Siga las
instrucciones provistas en el sitio web de Microsoft Office para desinstalar y reinstalar
Microsoft Office. Deberá tener derechos administrativos para la computadora en la que
haga la desinstalación y la reinstalación.
HE GENERADO EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP EN POWERPOINT PERO NO SE MUESTRA EN LA

DIAPOSITIVA. ¿QUÉ PUEDO HACER?
Para visualizar el Tablero de mando para la gestión del RP en PowerPoint debe hacer
clic en el icono para mostrar diapositivas al pie de la pantalla o pulsar la tecla F5 del
teclado.
Alternativamente, verifique que tiene la versión 15 de Adobe Flash Player dado que este
software es necesario para ver el tablero de mando en PowerPoint.
SIN EMBARGO, NO PUEDO VER EL TABLERO DE MANDO, LA PÁGINA ESTÁ EN BLANCO. ¿QUÉ PUEDO HACER PARA
REMEDIAR ESTO?
Verifique si tiene la última versión de Adobe Reader (versión 11 y posteriores). Si su

versión está vencida, actualícela inmediatamente.
HE EXPORTADO SATISFACTORIAMENTE LOS ARCHIVOS DE LA HOJA MATRIZ DE DATOS DEL RP AL TABLERO DE

MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP. SIN EMBARGO, NO PUEDO VER LOS GRÁFICOS Y OTROS ELEMENTOS VISUALES
DEL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP. ¿POR QUÉ SUCEDE ESTO?
Verifique que la versión 15 o superior de Adobe Flash Player esté instalada en su

computadora. Para esto debe acceder el icono de Windows en la parte inferior
izquierda de su computadora y seleccionar "todos los programas". Si Adobe Flash no
de agosto de 2017
92
aparece, vaya a http://get.adobe.com/flashplayer/ para bajar Adobe Flash Player
Version 15.
CUANDO TRABAJABA EN EL ARCHIVO DEL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP, ENCONTRÉ UN
MENSAJE DE ERROR QUE DECÍA "COMPONENTE OCUPADO" COMO SE MUESTRA A CONTINUACIÓN. ¿QUÉ DEBO
HACER?
Deberá cerrar todas las instancias de Excel que estén abiertas y pulsar Retry
[Reintentar]. Repita esta acción si no funciona la primera vez.
HE GENERADO EL TABLERO DE MANDO EN UN FORMATO DE ARCHIVO INTERACTIVO EN WORD. SIN EMBARGO,

SE LO VE MUY PEQUEÑO Y NO ES FÁCIL EXPANDIRLO. ¿QUÉ DEBO HACER?
Tendrá que acceder a la sección "Desarrollador" en la aplicación de tablero de mando-

visualización. De manera predeterminada, la sección Desarrollador no se muestra. Sin
embargo, se la puede añadir a la barra de herramientas. Para mostrar la sección
Desarrollador debe hacer lo siguiente:
1. Abra el archivo Word y haga clic en File [Archivo]

2. En el menú Archivo, vaya a Options [Opciones]
agosto de 2017
93
3. Haga clic en Customize Ribbon [Personalizar cinta de opciones]
4. Bajo Personalizar cinta de opciones y bajo Fichas principales, seleccione la casilla de

verificación Developer [Desarrollador]
de agosto de 2017
94
5. Una vez instalado, es posible modificar el tamaño del objeto seleccionando la opción
Design Mode [Modo Diseño]. Esta opción muestra los bordes de las páginas del
tablero de mando y permite cambiar el tamaño del archivo.
6. Por último, vuelva a hacer clic de nuevo en Design Mode [Modo Diseño]
agosto de 2017
95
6.3. CÓMO OBTENER AYUDA CON EL TABLERO DE MANDO PARA LA
GESTIÓN DEL RP
Durante la puesta en marcha del Tablero de mando para la gestión del RP piloto habrá
un servicio de asistencia para asegurar que los problemas simples o complejos que se
presenten con el uso de la aplicación de ingreso de datos o de Tablero de mando para la
gestión del RP se resuelvan rápida y eficazmente. El proveedor de asistencia técnica
GMS también tiene un servicio de asistencia; sin embargo, el servicio de asistencia de
GMS atiende solamente a clientes de GMS y a equipos de asistencia técnica de GMS.
El servicio de asistencia funcionará bajo el supuesto de que la mayoría de los problemas

que se presentan al usa el Tablero de mando para la gestión del RP pueden resolverse
mediante consultas de esta Guía de usuario o por el equipo de GMS que asiste al RP y
los SR en la configuración y el uso del Tablero de mando para la gestión del RP. Sin
embargo, si se presentaran problemas que requieren apoyo técnico más avanzado, el
servicio de asistencia proporcionará asistencia adicional para resolver rápidamente
cualquier problema; las respuestas a esta clase de pedido se atenderán dentro de las 48
horas.
El cuadro siguiente resume el enfoque a la identificación y resolución de problemas con

el uso del Tablero de mando para la gestión del RP:
Naturaleza y oportunidad del Dónde obtener ayuda Contacto

problema
1. El RP, los SR o el equipo de Guía de instalación y No aplicable
GMS tienen que ejecutar configuración del usuario
tareas o procedimientos
normales para usar el Tablero Consultores de los En persona o por correo electrónico
de mando para la gestión del equipos de asistencia
RP y esto requiere técnica. Los RP que Contacto con el servicio de asistencia
instrucción. La oportunidad obtienen ayuda de GMS de GMS:
podría ser durante las visitas deberán contactar a GMS. GMSHelpdesk@gmsproject.org
de asistencia técnica o entre Todos los demás deben
visitas. contactar al Fondo Contacto con el servicio de asistencia
Mundial. del Fondo Mundial:
2.Durante una visita en el GFSupport@theglobalfund.org
país, un equipo de asistencia
técnica experimenta un Se proporcionará una respuesta dentro
problema fundamental con la de las 48 horas de recibir el mensaje
tecnología o el
funcionamiento de la Puede enviar correos electrónicos a
solución para el Tablero de estas direcciones en inglés, francés o
mando para la gestión del RP español
de agosto de 2017
96
que no puede resolver
Los consultores de GMS Contacto con el servicio de asistencia

deben contactar al de GMS:
servicio de asistencia de GMSHelpdesk@gmsproject.org
GMS
Contacto con el servicio de asistencia
Todos los demás deben del Fondo Mundial:
contactar al Fondo GFSupport@theglobalfund.org
Mundial. Se proporcionará una respuesta dentro
de las 48 horas de recibir el mensaje
Puede enviar correos electrónicos a

estas direcciones en inglés, francés o
español
agosto de 2017
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GUÍA DE INSTALACIÓN

Herramientas de gestión para el enfoque de todo el

Resumen del MCP

3. Instrucciones detalladas para instalar, configurar y usar la aplicación de ingreso de

4. Instrucciones detalladas para instalar y usar la aplicación Tablero de mando de

5. El Tablero de mando para la gestión del RP en detalle .................................................. 80

6. Solución de problemas: Mejores prácticas, preguntas frecuentes y el servicio de

ALF agente local del Fondo

1.2. ¿QUÉ ES UN TABLERO DE MANDO Y CÓMO AYUDARÁ EN LA GESTIÓN

El tablero de mando para la gestión del RP brinda a los RP un mecanismo altamente

Muchas subvenciones del Fondo Mundial se ejecutan mediante acuerdos de cooperación

1.3. ¿CÓMO FUNCIONA EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP?

1.4. ¿POR QUÉ SE DESARROLLÓ EL TABLERO DE MANDO PARA LA

La iniciativa de desarrollar una versión mejorada de los primeros prototipos de tableros

 La organización de los datos para diferentes tipos de indicadores (financieros, de

1.5. ¿QUIÉN DESARROLLÓ EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL

1.6. ¿QUIÉNES SERÁN LOS BENEFICIARIOS DEL TABLERO DE MANDO PARA

Otras instancias interesadas que se beneficiarán de la información generada por los

1.7.2. PRUEBAS DE ACEPTACIÓN DE USUARIOS

1.7.3. PRUEBAS PILOTO EN SEIS PAÍSES

1.7.4. ENTREGA AL FONDO MUNDIAL Y AMPLIACIÓN DE ACCESO

1.8. CÓMO ENCAJA EL TABLERO DE MANDO PARA LA GESTIÓN DEL RP EN

El Fondo Mundial ha adoptado el Tablero de mando para la gestión del RP y el Resumen

En el cuadro de la página siguiente se muestra las cuatro herramientas y sus

 Utiliza una aplicación basada en Excel para

Tablero de mando regional

 Utiliza una aplicación basada en Excel para

Tablero de mando para la gestión del

 Consiste en una sola aplicación basada en

 Instalación de la aplicación de ingreso de datos a nivel del RP

2.2. REQUISITOS VIOS PARA LA INSTALACIÓN ADECUADA DEL TABLERO DE

2.2.1. REQUISITOS DE EQUIPO

2.2.2. REQUISITOS DEL SISTEMA

Los RP necesitarán tener las siguientes versiones de software (una cualquiera de la

Windows XP Professional SP2 y SP3

Adobe Reader 11 o versión posterior

Las mismas especificaciones indicadas para el RP (ver lo anterior)

Adobe Reader 11 o versión posterior

2.2.4. ACTORES CLAVE PARA LA INSTALACIÓN DEL TABLERO DE MANDO

3.1. INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE EXCEL

Con la aplicación de ingreso de datos se utiliza un archivo adicional - el archivo de

3.1.1. OBTENER Y GESTIONAR ARCHIVOS DE APLICACIÓN DE INGRESO DE

Para iniciar el proceso de configuración de archivos de la aplicación de ingreso de datos

A. Crear una carpeta en el disco duro de la computadora donde se alojará el tablero de

B. Crear una subcarpeta en la carpeta Tablero de mando para la gestión del RP

C. Crear subcarpetas similares en la carpeta Tablero de mando para la gestión del

A continuación se presenta una arquitectura de archivos de muestra:

A. Tablero de mando para la gestión del RP

B. Tablero de mando \ Archivos maestros_Versión [XXX]\

C. Tablero de mando para la gestión del RP \ Archivos maestros_Versión

Tablero de mando para la gestión del RP \ Subvención [rellenar el

Tablero de mando para la gestión del RP > Subvención [rellenar el

De acuerdo con el ejemplo de arquitectura anterior, un ejemplo de

A. Tablero de mando para la gestión del RP

B. Tablero de mando para la gestión del RP \ Archivos maestros_Versión

C. Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-M

Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-

Tablero de mando para la gestión del RP \Subvención CCC-111-G12-

El RP podría preferir usar una arquitectura de archivos diferente con diferentes

3.1.2. ACCESO A LA PANTALLA DEL MENÚ

En este caso, habilitar los macros y pulsar el botón “Accept” [aceptar].

Se presentará la Pantalla del menú como se muestra a continuación:

3.2. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN DE INGRESO DE DATOS DE