Está en la página 1de 6

1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

Vol. 3 Nº 1, febrero - abril 2004, ISSN 1690-0723

GESTION DE INFORMACIÓN EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN


Dra. Gloria Ponjuán Dante
Jefe del Departamento de Bibliotecología y Ciencia de la Información
Universidad de La Habana - Cuba

INTRODUCCIÓN
Los tiempos reclaman con cierta insistencia la llegada de la Sociedad de la
Información. La humanidad ha evolucionado a un ritmo imposible de cuantificar y
definitivamente, se prevé que cada día nuevos avances, nuevos desarrollos,
contribuyan con un desarrollo sostenible y una mejor calidad de vida.

La información ha pasado a ocupar un lugar prominente en los recursos que toda


organización y la Sociedad debe atender y administrar para poder enfrentar los retos
del desarrollo actual.

La Sociedad Industrial logró avances importantes, puso en un primer plano al


desarrollo de las infraestructuras, se ocupó de la fuerza de trabajo necesaria para
crear, operar y desarrollar, y logró enormes avances en las tecnologías en función de
diversas dimensiones de la vida. Así pueden situarse como ejemplo, los progresos que
se evidencian en la industria electrónica y las comunicaciones.

LOS CONTEXTOS ORGANIZACIONALES


Toda organización genera y maneja múltiples tipos de informaciones. Estas
informaciones guardan correspondencia con la actividad principal de la misma, y con
sus operaciones, por lo que puede tipificarse la misma como información:

tecnológica (la que tiene que ver con la misión de la organización);


comercial (la asociada con los proveedores y con la
distribución/comercialización de sus resultados)
económica
operacional
estratégica (la que tiene que ver con el posicionamiento de la misma con
relación a sus competidores)

Estas informaciones se generan internamente o proceden de su ambiente, se registran


en soportes de diverso tipo constituyendo fuentes, servicios o sistemas
imprescindibles para el desarrollo de las funciones organizacionales.

Todos los recursos de información deben manejarse adecuada y sistemáticamente.


Mientras mejor se maneje este recurso intangible, más y mejores beneficios tendrá la
organización.

No siempre, ni en toda organización ocurre así. Si falta una cultura informacional a


nivel de la sociedad, en mayor medida se aprecia la ausencia de esta cultura en la
esfera organizacional, aún cuando se disponga de educación, preparación profesional,
infraestructura y medios técnicos para el desarrollo de sus funciones. Las
http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 1/6
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

organizaciones que aspiren a tener un nivel de calidad en su gestión deben dedicar


esfuerzos al manejo de la información interna y externa.

Sólo intentemos responder algunas preguntas:

¿Cuenta Ud. con datos acerca de las fuentes de información que se emplean,
los objetivos que apoyan y el costo de su adquisición y uso?
¿Para desarrollar sus funciones necesita Ud. conocer datos u otros elementos
acerca del mercado?
¿Para conocer a sus competidores necesita Ud. manejar elementos acerca de
sus planes de desarrollo, productos/servicios, investigaciones?
¿Necesita Ud. conocer los puntos fuertes y débiles de las personas de su
organización?
¿Maneja Ud. elementos estratégicos de su organización como planes, metas,
objetivos, perspectivas?

GESTIÓN DE INFORMACIÓN
La respuesta a estas preguntas se logra a partir de que la organización asuma la
gestión de información como parte de la misma.

Cuando hablamos de gestión de información nos referimos al proceso mediante el


cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos,
humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que
sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre
en cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas que
manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información.

Esta gestión de información se soporta en dos principios básicos: su carácter


sistémico y el manejo del ciclo de vida de la información. Como es un proceso de
gestión, implícitamente siempre tiene presentes las funciones rectoras de la gestión:
planificar, organizar, dirigir y controlar.

El carácter sistémico de la información

Un sistema de información está integrado por un conjunto de componentes que


almacenan, procesan y distribuyen información. Cuando mencionamos la gestión de
información nos referimos a la gestión que se desarrolla en un sistema de información
(si se trata de que el sistema tenga como propósito obtener salidas informacionales).
También puede tratarse del subsistema de información en una organización como se
refleja en la FIGURA No. 1

El ciclo de vida de la información

El ciclo de vida constituye un tránsito dialéctico de un estado a otro en un estadío de


actividad (reflejado como vida). Diferentes teorías existen con relación al ciclo de vida
y muchas veces se tornan algo escurridizas si quien las valora no se sostiene
firmemente en el punto que sea objeto de análisis.

En nuestra esfera de actuación, no puede confundirse el ciclo de vida de la


información con el ciclo de vida del documento. Ambos pueden tener relación entre sí,
y tal vez en algún momento se vinculen estrechamente pero no son idénticos. Cada
uno tiene su propia dimensión.

Premisas básicas

Determinadas premisas son vitales:

conocer los tipos de informaciones que se manejan en la organización


la dinámica de sus flujos (representados en los diferentes procesos por los que
transita cada información)
el ciclo de vida de cada información (incluida la gestión de la generación de
información, donde quiera que ocurra)

http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 2/6
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

el conocimiento de las personas acerca del manejo de la información, o sea, su


cultura informacional.

DIMENSIONES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN


Los flujos de información responden a cada organización, por lo que tienen
características particulares. La gestión de información ocurre en un contexto particular
por lo que cada caso puede ser considerado como único. No obstante, por lo general
pueden asociarse a segmentos típicos de la organización y/o a una dimensión.

Se pueden identificar las siguientes dimensiones:

el ambiente
los procesos
las personas
la tecnología
la infraestructura
los productos/servicios

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y AMBIENTENo es igual la información que rodea un


individuo que la que rodea a la organización internamente, que la que se encuentra en
el ambiente y es de interés. A esto le llamamos Alcance de la gestión de
información

Las FIGURA 3 y FIGURA 4 muestran algunos componentes del ambiente de gestión


de información organizacional y del ambiente de gestión de información externo.

Cuatro procesos vitales aseguran la captación de información que se genera en el


ambiente externo. Éstos son:

El examen minucioso de todo el ambiente para identificar fuentes externas que


puedan ser útiles
La vigilancia y observación que capte de inmediato cualquier información
El cálculo o predicción de los hechos que puedan ocurrir
La determinación de la importancia o la valoración de todo indicador que oriente
la atención hacia determinado objetivo.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PROCESOS


Un proceso es entendido como el suministro de insumos, la transformación de éstos
(agregación de valor) y la obtención de un producto final para el usuario/cliente. Sin
procesos no existirá transformación en un sistema.

Los procesos tienen dos características:

Tienen consumidores (internos o externos)


Cruzan fronteras organizacionales; por ejemplo, ocurren a través o entre
subunidades de la organización.

Los procesos contribuyen a crear compromisos, generan recursos, proyectan una


situación, solucionan conflictos y facilitan el logro de objetivos y metas.

La información juega un papel importante en el diseño y el mejoramiento de los


procesos. Asociada a la información, la educación también juega un rol primordial. Por
tanto en cualquier proceso podemos diferenciar el subsistema relativo a la información
necesaria para el desempeño que facilita el aprendizaje organizacional.

La FIGURA 5 refleja la presencia del subsistema de información dentro de cualquier


proceso.

En los sistemas de información se desarrollan los llamados procesos de agregación de


valor. Este concepto se emplea ampliamente, con diversas interpretaciones, en las
organizaciones. Taylor parte del principio que la transferencia de información es un
proceso intensivo, y humano, tanto en las actividades formalizadas denominadas
“sistemas” como en el uso y usos de información, que constituyen las salidas de esos
sistemas.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PERSONAS


http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 3/6
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

Las personas son las que diseñan y operan los sistemas de información. El elemento
más importante que existe en la Sociedad es el hombre, pues tiene la capacidad de
crear y transformar.

En los sistemas de información algunas operaciones pueden ser efectuadas por


máquinas, pero éstas han sido diseñadas y se operan por personas. Son las personas
las que se responsabilizan con la calidad, las que pueden marcar las diferencias entre
procesos, organizaciones y aún entre ellas mismas.

Las personas juegan roles diferentes en su trabajo con la información. Este rol se
asocia al vínculo entre persona y recurso, por eso con relación a algunos recursos
somos usuarios, o gerentes, o distribuidores o procesadores de información.

Las organizaciones deben invertir en preparar a su personal en actividades que sean


importantes para su desempeño pero se distinguen algunos temas que no deben faltar
como son:

La recuperación de información
El reordenamiento de información
La organización de información
La gestión
El trabajo de oficina
El mercadeo
El uso de tecnologías de información
La especialización en los temas relativos al objeto de trabajo (misión) de la
organización.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA


La arquitectura tecnológica forma parte de la infraestructura de la organización. Aún
así intencionalmente se intenta darle un tratamiento diferenciado por el peso
extraordinario que ejerce en el manejo de la información. Recuérdese que todo cambio
tecnológico conduce a un cambio metodológico.

Coutín plantea “de alguna manera la arquitectura de información ha estado presente


en todo intento por organizar sistemáticamente determinados volúmenes de
información que son utilizados por grandes grupos de usuarios”. También considera
que la tecnología es una respuesta técnica a la realidad mostrada en estos años de
desarrollo de Internet e Intranets donde ha quedado evidenciado que los contenidos
son la clave del éxito del servicio y no la visión aislada del diseño gráfico o la eficiencia
del software.

Ésta ejerce influencias en las arquitecturas dedicadas a la gestión de información y en


la estructura de los servicios de información como pueden ser las páginas Web, las
Intranets, las bibliotecas digitales, las bases de datos o los productos multimediales.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN, ESTRUCTURA Y ESTRATEGIA


Ponjuán propuso una variación del diamante de Leavitt, al que ha denominado
diamante informacional ( FIGURA 6 )

La estructura puede favorecer o limitar la gestión de información institucional. Se


pueden ver muchos enfoques, pero nunca debe olvidarse que la información es como
la sangre, llega a todos los rincones de la organización.

No se trata de, ni se recomienda, centralizar las funciones informacionales, eso es


imposible dado el principio recién mencionado. Se trata de organizar, coordinar,
compartir, regular, en fin, todo lo que favorezca un flujo fluido y sistemático,
permanente y dinámico.

Todo esto se desarrolla dentro de las categorías estratégicas de mayor dimensión para
la organización: su misión, visión, objetivos y metas. Todo el esfuerzo organizacional
se enmarca en estas categorías. Sin esto, no podrán existir ventajas competitivas, ni
manejo efectivo y eficaz de los recursos, ni se podrán diseñar políticas ni arquitecturas
que soporten su actividad.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y PRODUCTOS Y SERVICIOS

http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 4/6
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

Una organización existe para entregar un producto/servicio al ambiente, por tanto, sus
salidas constituyen elementos vitales de su supervivencia. En esta dimensión se
sintetizan todos los demás aspectos de la gestión de información: componentes del
ambiente, procesos, tecnologías, personas…marcados por un dominio de
regulaciones, políticas y tendencias. Competencias e información marcan las
diferencias.

La gestión de información ocurre en toda organización y por tanto, también en


bibliotecas. Las bibliotecas son sistemas de información especializados por lo general
en la gestión de documentos. Tienen al ciclo de vida de los documentos y de la
información en un primer lugar, trabajan para un ambiente y en muchos casos
dependen de él. Se rigen por procesos de agregación de valor, usan tecnologías y
cuentan con un recurso incalculable: sus especialistas y trabajadores.

Su misión está vinculada a la prestación de servicios y a la elaboración de productos


para determinadas comunidades sociales o para instituciones.

Espacios y alianzas

Las unidades de información son insustituibles. No compiten con otras organizaciones


por ser la gestión de información un complemento y no un sustituto. Este principio
favorece las alianzas, favorece la comunicación interna, en la organización y con el
ambiente. Depende de la voluntad de las personas para dominarla y utilizarla.

EPILOGO

Algunos conceptos y alcances deben siempre estar claros:

Los documentos son portadores de datos, información y fuentes del conocimiento. Los
datos no tienen significado sin un contexto. Guardan relación con espacio y tiempo. La
información es la expresión del conocimiento y se registra generalmente en
documentos; el conocimiento se desarrolla a partir de la captación de información,
muchas veces registrada en documentos. Asimismo se explicita en información
fluyendo en diferentes vías y soportes, entre ellas, el documento.

Pero estos tres componentes, tienen diferente nivel de agregación de valor:

Una colección de datos no es información


Una colección de información no es conocimiento
Una colección de conocimientos no es sabiduría
Una colección de elementos de sabiduría no es la verdad.

Información, conocimiento y sabiduría no son colecciones, representan mas que la


suma de sus partes…tienen una sinergia propia.

El desarrollo de la Sociedad de la Información y principalmente el desarrollo


tecnológico, permite darle y mayor y mejor tratamiento a los documentos y a la
información. La gestión de recursos humanos era propia de una era industrial donde la
mano de obra era la que participaba y determinaba en la producción.

El aprovechamiento de la tecnología en función de los recursos humanos sitúa el foco


de atención no en la mano de obra especializada sino en los conocimientos de las
personas por lo que su adecuada gestión es la que puede contribuir al avance de las
organizaciones.

Pero, no es sólo la tecnología. Cada generación toma lo más valioso de sus


antecesores. Lo más valioso generalmente está en la experiencia (componente del
conocimiento) y en los documentos (que registran la información). Eso significa que si
se va a representar en una pirámide pudiera ser diferente a la que generalmente
manejamos. ( FIGURA 7 )

En esta pirámide los cimientos descansan en la gestión documental. La gestión


documental, permite una gestión de información, sobre la cual puede reinar la gestión
del conocimiento.

http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 5/6
1/11/2017 ABINIA INFORMA :::::::::::

Sin ellas, no habrá nunca gestión del conocimiento, sin gestión documental no habrá
jamás gestión de información. Por tanto estos aspectos se complementan, coexisten y
nosotros como profesionales coexistimos entre nosotros con los roles que nos toque
jugar, bien en la gestión documental, en la de información o en la llamada gestión del
conocimiento.

>

FUENTE: Dra. Gloria Ponjuán


Facultad de Comunicación Universidad de La Habana
Calle G no. 506, Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba
Telf. (537) 832-6583 / 830-9885
Fax: (537) 832-3734
e-mail: gponjuan@fcom.uh.cu

[ subir ]

Secretaría Ejecutiva / Telefax: (58 212) 863 0557 / Caracas - Venezuela

Todos los derechos reservados. Caracas, Venezuela, 2004. Producido por: Seventeen Design

http://www.abinia.org/boletin/3-1/temas.htm# 6/6