UNIVERSIDAD DEL SINÚ

CURSO EXCEL

HERRAMIENTA AUTOSUMA

El botón Autosuma está situado en la ficha inicio. Aplica una función como suma,
promedio, min, max entre otras; rápidamente las celdas adyacentes por encima o a la
izquierda de la celda activa. Se trata de la función SUMA, que por ser tan utilizada e
importante tiene botón propio en la barra de herramientas.

procedimiento:

Situar el cursor en la celda en la cual se quiere introducir la suma.

1. Seleccione el rango que desea operar

2. Hacer clic sobre el botón Autosuma.
3. Elegir la función a utilizar.

OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS

Insertar filas y columna

Para agregar una nueva fila o columna: seleccione la fila o columna, Insertar, fila o
columna.

Eliminar Filas y columnas

Para eliminar una fila o columna: Seleccione la fila o columna, Clic Derecho, Eliminar

Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos.
Ubicarnos en la columna, Seleccione la columna, Ancho.

Alto de fila
Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra. Si
deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:
Seleccione la fila luego clic derecho, Alto, escribir la altura deseada.

El segundo método Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número
de la fila que desees modificar y cuando el puntero del ratón adopta la forma de una
flecha de dos puntas, clic sostenido.

Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a
la entrada más alta de la fila
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
En la ficha Inicio, Celdas, Formato, Autoajustar…

Este segundo método es Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que
deseas modificar, en la cabecera de la fila y doble clic, el tamaño se reajustará
automáticamente.
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Ocultar filas y columnas

Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder
su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de cálculo
o simplemente porque contengan fórmulas intermedias y a continuación volver a
visualizarlas.
Seleccionas las filas o columnas a ocultar, clic derecho ocultar.

Mostrar filas y columnas

Seleccionar las filas o columnas que se encuentran entre las filas o columnas ocultas
filas a mostrar. Es decir, si queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habrá que
seleccionar desde la fila 3 hasta la 6 luego clic derecho Mostrar.

OPERACIONES CON HOJAS

Insertar hojas
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir
más.
Clic derecho en la etiqueta de la hoja, Insertar, Hoja de cálculo.

Mover una hoja

Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo:

Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja Mover o copiar hoja...En el recuadro Al libro,
elegir el libro de trabajo donde queremos moverla. (Para moverla a otro libro, los dos
libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opción) si desea copiarla de clic en la
casilla de verificación Crear copia.

Eliminar una hoja

Ubicarse en la hoja a eliminar,

Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, Eliminar, Aceptar

Ocultar hoja
Ubicarse en la etiqueta de la hoja Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, Ocultar

Mostrar hoja

Ubicarse en la etiqueta de la hoja Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, Mostrar,

elegir la hoja a mostrar

INTRODUCIR FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

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nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;

Para introducir una función

 Situarse en la celda donde se mostrará el resultado.

 El la ficha Formulas, Insertar Función, en categoría elija todas
 Elegir la función
 Ingresar los parámetros

FUNCIONES BASICAS

SUMA

Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un rango.
Estructura: SUMA(Rango)

Ejemplo: para hacer la suma de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6,

ya que podríamos obtener el mismo resultado pero escribiendo la función
=SUMA(A1:A6)

Estructura de la función

=SUMA (Numero1, Numero2, … )

PROMEDIO

Devuelve el valor promedio (media aritmética) de los argumentos.

Estructura de la función

=PROMEDIO (Numero1, Numero2, … )

Numero#: argumentos numéricos de los que se desea obtener el promedio, estos pueden
ser un rango de celdas, numero, nombres, matrices o referencias que contenga números.
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MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor
mínimo.

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el
valor máximo.

CONTAR
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los
números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la
cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por
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ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango
A1:A20:

=CONTAR(A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Estructura

= CONTAR(valor1; [valor2],...)

CONTARA
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un
rango o matriz.

SUMAR.SI
Suma solo los números en un rango de celdas que cumplan con una condición.

Estructura de la función

=SUMAR.SI(rango ; criterio; rango suma)

Rango     es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio     es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar.
Rango_suma     son las celdas que se van a sumar.

CONTAR.SI

Esta función nos permitirá contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango
cumplen con un criterio determinado.

Estructura:

CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición)

Ejemplo en una lista de datos en los que aparecen los días de la semana queremos saber
cuántos de estos se producen los lunes. Para ello simplemente deberemos introducir la
función:

=CONTAR.SI(A3:A9;"Lunes") donde se especifica que de la A3 a la A9 tengo todos

los datos con los días de la semana y en el siguiente argumento lo que deseamos contar
si estos datos son Lunes.
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SI

La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

Estructura

=SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso).

Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se
realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los
dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de

comparación: 
= para preguntar si dos valores son iguales, 
> para saber si un valor es mayor que otro, 
< para preguntar por menor, 
>= con este podremos conocer si es mayor o igual, 
<= preguntamos por menor o igual, 
o si deseamos mirar sin son diferente utilizaremos <>

magina que en la celda A1 escribimos la edad de una persona y en la celda B1 queremos

que aparezca el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual o superior a 18,
mientras que nos interesará aparezca "Menor de edad" en caso que la edad sea menor de
18. 

La función que deberíamos escribir sería

=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")

Observa que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18,

si la respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de

edad"

en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

OPERACIONES CON HOJAS

Insertar hojas
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás
que añadir más.
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 Clic derecho en la etiqueta de la hoja, Insertar, Hoja de cálculo.

Mover una hoja

Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo:
 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja Mover o copiar hoja...
 En el recuadro Al libro elegir el libro de trabajo donde queremos moverla. (Para
moverla a otro libro, los dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta
opción)
 Si desea copiarla de clic en la casilla de verificación Crear copia.

Eliminar una hoja

Ubicarse en la hoja a eliminar,
 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja
 Eliminar, Aceptar

Ocultar hoja
Ubicarse en la etiqueta de la hoja
 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja
 Ocultar

Mostrar hoja

Ubicarse en la etiqueta de la hoja

 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, Mostrar
 elegir la hoja a mostrar

Función Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos que se evalúan como VERDADERO;

devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.

Estructura

=Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

La estructura tiene los siguientes argumentos:

 valor_lógico1    Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede

evaluar como VERDADERO o FALSO.
 valor_lógico2, ...    Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se
pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.

Función O

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá

FALSO si todos los argumentos son FALSO.
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Estructura

=O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ...     son de 1 a 255 condiciones que se desea

comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

FUNCIONES ANIDADAS

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de
otra función.

Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el
resultado con el valor 50.

Una empresa quiere promover a una nueva sección a los empleado que cumplan con las
siguientes condiciones : 

 
1. Pertenecer al turno mañana.

C2="M"

2. Ser de la sección 1 o que su sueldo sea menor o igual a 7.000

O(E2=4; D2<=7000)

Para esto cuenta con la siguiente tabla que debe ser completada; donde los turnos son
M,T ,N ,correspondientes a mañana, tarde y noche respectivamente y las secciones van
de 1 a 4
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Que se resuelve utilizando la fórmula

=SI(Y(O(E2=4;D2<=7000);Y(C2="M"));"PROMUEVE";"NO PROMUEVE")

ORDENACION DE DATOS

La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta
funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar
cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de
relleno  de fondo o color de fuente que tengan. 

Podemos acceder por alguna de estas formas:

 Desde el menú contextual que abrimos con el botón derecho del ratón,
seleccionamos Ordenar y luego Orden Personalizado

 Ficha Inicio, en el grupo Modificar, botón Ordenar y filtrar y en el menú la

opción Orden Personalizado

 Desde el fragmento Ordenar y filtrar de la ficha Datos, presionamos sobre el

botón Ordenar

Filtrar datos de un rango o una tabla

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que
haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos,
puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e
imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni
moverlo.
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Procedimiento

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a

continuación, en Filtrar.

1. Haga clic en la flecha   del encabezado de columna.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto    

 En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por
los que filtrar.

Crear criterios    

1. Elija Filtros de texto, fecha, número En el cuadro de diálogo Autofiltro

personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto, numero, fecha o
seleccione un valor de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o,
para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto,
escriba campana.