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PROYECTO CURRICULAR DE ARCHIVISTICA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DIGITAL

ESPACIO ACADÉMICO: FUNDAMENTOS DE ARCHIVÍSTICA


PROFESORA: RUTH HELENA VALLEJO SIERRA

NOMBRE DEL TRABAJO: Taller 4 - Juan David Cubillos Garzón - 20202053007


TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Colombia ha tenido un gran desarrollo en gestión documental, lo cual ha permitido un


mejoramiento en la transparencia y acceso a la información de las organizaciones, por ello resulta
del mayor interés conocer como estas entidades han implementado sus sistemas de gestión
documental y los beneficios que esto les ha significado .

1. Descripción y desarrollo de la actividad

1. Por favor de una lectura inicial de la Ley 1712 de 2014- Decreto 2609 de 2012 y
pregúntese ¿cuál es el objetivo de la ley?

RTA: Regular el derecho de acceso a la información pública que tienen todas las personas, los
procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho fundamental, así como las excepciones a
la publicidad de la información pública. También promover la transparencia de la gestión pública
mediante la difusión de información.

2. Realice una nueva lectura y desarrolle el siguiente cuadro:

2.1 TEMAS: Cuáles son los contenidos más relevantes que trata el documento, Ejemplos: los
principios de la transparencia y acceso a la información pública, las excepciones al acceso
a la información. etc.

2.2 ARTÍCULOS: De acuerdo con los temas que usted encuentre relevantes, señale el o los
artículos dónde se encuentra ubicado.

2.3 VOCABULARIO: Frente al tema identificado que términos ¿desconoce?, ¿no entiende?,
luego trate de explicarlos en sus términos y posteriormente búsquelos en los diccionarios
archivísticos.

2.4 OBSERVACIONES: qué dudas o preguntas tiene de ese tema leído etc.

TEMA ARTÍCULO VOCABULARIO OBSERVACIONES


Principio de Artículo 2 Sujeto Obligado: Son individuos, Toda información que provenga de
máxima & instituciones y empresas para los cuales entidades o personas que cumplan
publicidad para Artículo 4 no es una opción el cumplimiento de las funciones públicas será pública en
titular universal y exigencias regulatorias de sus sectores. cuanto no podrá ser reservada salvo
derecho. Las normas les exigen que implementen por disposición legal o constitucional,
un “Programa de Cumplimiento” (en además en el concepto del derecho
este caso la presente ley) dice que ‘El acceso a la información
2 definición: Se refiere a cualquier solamente podrá ser restringido
persona natural o jurídica, pública excepcionalmente’ ¿Con qué criterios
o privada incluida en el artículo 5 se puede reservar la información
pública, o qué tipo de información es
la que podría ser limitada?
RTA: En el titulo lll: Excepciones
acceso a la información; dice que el
acceso a la información puede ser
rechazado cuando este puede
perjudicar derechos como la vida, la
integridad, la intimidad, y los secretos
comerciales, industriales y
profesionales. Así como información
relativa a daños en los intereses
públicos, es decir, que estuviese
expresamente prohibido por una
norma legal o constitucional.
Ámbito de Artículo 5 Sujetos obligados: Al final dice que las personas que no
Aplicación - Toda entidad pública, en todos cumplan ninguno de los otros
los niveles de la estructura requisitos para ser considerados
estatal sujetos obligados, sólo deberán
- Cualquier persona que cumplir con la presente ley respecto
desempeñe función pública o de aquella información que se
tenga autoridad pública produzca en fondos públicos, además,
- Los partidos o movimientos en el parágrafo 1 dice que no serán
políticos, y los grupos sujetos obligados aquellas personas
importantes de ciudadanos naturales o jurídicas de carácter
privado que sean usuarios de
información pública. Es decir, ¿Eso
significa que la ley no aplica en todo
momento para la información
pública?
Principios de la Artículo 3 Proporcionalidad: Correspondencia de El acceso a la información en poder de
transparencia y las partes con el todo o de una cosa con los sujetos obligados, debe ser
acceso a la otra. (En la interpretación del derecho proporcionado y facilitado por los
información de acceso a la información, es decir, que mismos, de manera que, es también
pública. esta sea proporcional) su obligación la de difundirla y
proliferarla, de manera proactiva,
como dice el principio de divulgación
¿Con qué métodos o a través de
cuáles medios se haría esta
divulgación?
RTA: A través del esquema de
publicación, a través de la página
web, boletines, carteleras etc.
Publicidad del Artículo 7 Sistema de información del estado: Actividad que se ¿Es siempre requerido la
contenido de la al Artículo realiza para producir información necesaria para implementación de una
información 17 mejorar las actuaciones de los funcionarios en todos página web para la
los niveles de la institución y optimización de divulgación de
utilidades. información? Pueden
Esquema de Publicación: Es el instrumento del que existir otros dispositivos
disponen los sujetos obligados para informar, de de divulgación
forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y
usuarios, sobre la información publicada y que
publicará
Gaceta: Son órganos de comunicación escrita, que le
permiten al estado dar a conocer información sobre
resoluciones de orden público o normas jurídicas.
Registro de activos de información: Es el inventario
de la información pública que la entidad genere,
obtenga, adquiera, transforme o controle en su
calidad de tal.

3. Luego de esta revisión, defina dos entidades del sector Salud que se encuentren en el
ámbito de aplicación del artículo 1 del decreto 2609 inmerso en el decreto 1080, Ejemplo
ministerios, secretarías distritales etc:

“La Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital,


municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que
se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y
demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos”).

Minsalud y el INVIMA

4. Luego a partir de la Ley 1712 de 2014- Ley de Transparencia y acceso público y el decreto
103 de 2015 por el cual se reglamenta la Ley de transparencia, revisar la página web de las
entidades y analizar el cumplimiento del artículo 4 del decreto 103 decreto de 2015.
Cerciórese de que como mínimo tengan:

 Política de gestión documental


 Instrumentos archivísticos
 Programa de gestión documental
 Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
5. Realice un informe de su hallazgo con las evidencias y al final presente su opinión
informada de lo que encontró.

INFORME

Ministerio de Salud: En la página web del Minsalud hay una sección llamada ‘Transparencia’ en la
cual está contenida la información del Minsalud de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de
2014. Página web: Sección Transparencia

Índice informativo del Ministerio de Salud, en el apartado de transparencia.


El anterior índice contiene de forma completa todas las disposiciones dictadas en la Ley 1712 de
2014, como lo veremos reflejado en las evidencias a continuación:

De conformidad con el Artículo 9 de la ley 1712

a) La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y


áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención
b) Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes del gasto público
para cada año fiscal, de conformidad con el artículo 74 de la ley 1474 de 2011;

c) Un directorio que incluya el, cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono despacho
de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categoría de
todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de
información de servidores públicos contratistas;

El directorio se encuentra al interior del punto 8. Contratación.


Directorio de contratistas minsalud:

d) Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las


metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas
operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de
desempeño;
e) Su respectivo plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la
correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras
públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o
investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de
la ley 1474 de 2011.

Este se define en el punto 8.1 en “Informes de ejecución Plan Anual de Adquisiciones”

f) Los plazos de cumplimiento de los contratos;

En el punto 8.2 de contratación se define este en “Publicación de la ejecución de contratos”


g) Publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo
73 de la ley 1474 de 2011.

Este plan está inmerso en el punto 6: Planeación, y más exactamente: 6.1. Políticas, lineamientos y
manuales.

De conformidad con el Artículo 10 de la ley 1712

Artículo 10 Publicidad en la contratación: En el caso de la información de 11 contratos indicada en


el artículo 9 literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal,
cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un
vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del
cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso
contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.

Este se encuentra en el punto 8: Contrataciones. Exactamente en el punto 8.1 Publicación de la


información contractual – “Contrataciones en curso MinSalud”
De conformidad con el Artículo 11 de la ley 1712

Artículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento


del sujeto obligado.

a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo
normas, formularios y protocolos de atención;
b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad,
incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos
formatos o formularios requeridos;

c) Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las
diferentes áreas;
d) El contenido de toda decisión Y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con
sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas;
e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado;
f) Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del
sujeto obligado;

g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisición, compras, así como


todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y
licitaciones;
h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición
del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado. Junto con un informe
de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado;

i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la
formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado;

j) Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad


con la presente ley y automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de
Información;

En el punto 10; Instrumentos de gestión de información pública, vemos que esta sección
contiene de los puntos 2 al 8 del artículo 4 del decreto 103 del 2015.

- Registro de activos de información (10.2)


- índice de información clasificada y reservada (10.3)
- Esquema de publicación de información (10.4)
- Tablas de retención documental (10.6)
- Informe de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la
información (10.10)
- Costos de reproducción (10.8)

Dentro del apartado Gestión documental, encontramos herramientas como: Tablas de Valoración
Documental (TVD), la política de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el
inventario y las transferencias documentales, las TRD.

También encontramos el programa de gestión documental (PGD) inmerso en este vínculo de


Gestión documental.
Opinión/Conclusión: Tal vez por su cercanía e importancia con la sociedad en general, así como la
delicadeza de los temas que trata (la salud) el Ministerio de salud es un ente que lleva de manera
íntegra la cuestión de transparencia y el acceso a la información, ya que como vimos
anteriormente, cumple a cabalidad cada uno de los puntos designados en el decreto 103, y más
específicamente lo concebido en el artículo cuarto; Publicación de información en sección
particular del sitio web oficial. Su web, y más allá, la sección de transparencia, es muy intuitiva,
entendible y fácil de encontrar, y cumple su función final de informar a la ciudadanía sobre las
actuaciones del Minsalud.

INVIMA: La página web de INVIMA es muy parecida a la del ministerio de salud, ya que también
hay una sección llamada ‘Transparencia’ en la cual está contenida la información del Invima de
acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014. Muy similar a la que maneja el Minsalud, así
que seguiré los mismos lineamientos con esta entidad.
Página web: Sección Transparencia

Índice informativo del INVIMA, en el apartado de transparencia.

El anterior índice contiene de forma completa todas las disposiciones dictadas en la Ley 1712 de
2014, como lo veremos reflejado en las evidencias a continuación:
De conformidad con el Artículo 9 de la ley 1712

a) La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y


áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención

b) Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes del gasto público
para cada año fiscal, de conformidad con el artículo 74 de la ley 1474 de 2011;

c) Un directorio que incluya el, cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono despacho
de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías
de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato
de información de servidores públicos contratistas;

El directorio se encuentra al interior de la sección contratación: específicamente en Contratistas


Profesionales y de Apoyo a la Gestión, Al hacer clic este panel se expande Contratos de prestación
de servicios, el cual resulta en esta página que contiene todo lo relacionado al cargo, correos y
teléfonos de los funcionarios correspondientes.
d) Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las
metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas
operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de
desempeño;
e) Su respectivo plan de compras anual, así como las contrataciones adjudicadas para la
correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras
públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o
investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de
la ley 1474 de 2011.

Está inmerso en la sección Planeación, específicamente en ‘Programas y Proyectos en ejecución”


f) Los plazos de cumplimiento de los contratos;

Se encuentra dentro de la sección contratación y presupuesto, específicamente en manual de


contratación y otros.

g) Publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo


73 de la ley 1474 de 2011.

Este plan está inmerso en la sección Planeación, al dar click se despliega el subtitulo
Estrategias para la Construcción del Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, al
ingresar a este vínculo se ve así:

De conformidad con el Artículo 10 de la ley 1712

Artículo 10 Publicidad en la contratación

Los procesos contractuales se encuentran publicados en secop


De conformidad con el Artículo 11 de la ley 1712

Artículo 11: Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento


del sujeto obligado.

a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo
normas, formularios y protocolos de atención;

b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad,


incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos
formatos o formularios requeridos;
c) Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las
diferentes áreas;

d) El contenido de toda decisión Y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con
sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas;
e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado;
f) Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del
sujeto obligado;
g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisición, compras, así como
todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y
licitaciones;
h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición
del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado. Junto con un informe
de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado;

i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la
formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado;
j) Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad
con la presente ley y automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de
Información;

Inventarios activos de información.


(2) El Registro de Activos de Información.
(3) El índice de Información Clasificada y Reservada.
(4) El Esquema de Publicación de Información.
(5) El Programa de Gestión Documental.
(6) Las Tablas de Retención Documental.
(7) El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del
presente decreto.
(8) Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.

En la sección; Instrumentos de gestión de información pública, está contenida la parte de gestión


documental

Dentro de la misma, vemos que contiene algunas herramientas archivísticas, tales como el
Programa de gestión Documental (PGD), las tablas de retención documental (TRD), Cuadro
de Clasificación Documental, el Plan Institucional de Archivos (PINAR) además, de
conformidad con el artículo 4 del decreto 103 de 2015, se encuentran

Opinión/Conclusión: Invima al igual que el Ministerio de Salud, al ser una entidad publica tan
importante, tiene de forma adecuada y asequible sus contenidos de transparencia, sin embargo,
no de forma tan organizada y fidedigna a la ley como sí la tiene el ministerio de Salud, ya que no
está de forma tan literal lo dispuesto en la ley, hay que hacer un poco más de búsqueda en
algunos puntos, a diferencia de la página del Ministerio de salud que sí tiene todo en un orden
más intuitivo.

Además, mencionar que la parte de gestión documental me parece muy útil, estudiarla y ver cómo
se compone, en este sentido el Invima parece que mantiene mejor actualizada sus políticas y
herramientas de gestión documental, ya que por lo que vi, a diferencia del Minsalud, muchos
archivos o documentos en PDF o Excel, están actualizados al año 2020.

Referencias:

[1] Sujeto obligado:

¿Qué significa ser un sujeto obligado o regulado? | Plus Comply. (2020).

Retrieved 11 December 2020, from https://pluscomply.com/?p=8635

[2] Proporcionalidad
Oxford Languages and Google - Spanish | Oxford Languages. (2020). Retrieved 11
December 2020, from https://languages.oup.com/google-dictionary-es/

[3] Sistema de información


Jordón, V. (2020). Diccionario | MundoArchivistico.com. Retrieved 19 December 2020,
from https://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=1210

[4] Esquema de publicación


Archivo General de la Nación | Esquema de publicación de información. (2020).
Retrieved 11 December 2020, from
https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Esquema-de-
publicacion-de-informaci%C3%B3n#:~:text=El%20Esquema%20de%20Publicaci%C3%B3n%20de
%20Informaci%C3%B3n%20es%20el%20instrumento%20del,art%C3%ADculo%203%C2%B0%20de
%20l

[5] Ministerio de Salud – Transparencia


Colombia, M. (2020). Transparencia y acceso a la información pública.

Retrieved 12 December 2020, from


https://www.minsalud.gov.co/atencion/Paginas/transparencia-acceso-informacion.aspx

[6] INVIMA – Transparencia


Transparencia - Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos. (2020).
Retrieved 12 December 2020, from
https://www.invima.gov.co/web/guest/transparencia

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