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Mantenimiento de Terceros

Cartilla
I
Tabla de Contenido

1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
2. Mantenimiento de Terceros ……….……………………………………………………………………… 4
Presentación

El presente documento ofrece una guía que explica el funcionamiento del proceso de
mantenimiento de terceros en la compañía, cuando se ejecuta este proceso se debe
hacer tercero por tercero de acuerdo a las necesidades del usuario y en cada año
donde se tenga información.
 MANTENIMIENTO DE TERCEROS

¿Qué es mantenimiento de terceros?

Mantenimiento de terceros es una funcionalidad con la que cuenta SIIGO y consiste en

poder pasar todo el movimiento de un NIT a otro, la razón principal por la que puede
presentarse esta situación es porque al momento de la creación del NIT este se creó
en forma incorrecta, es decir se pudo digitar equivocadamente un digito que no
corresponde a la realidad

¿Cuál es la ruta para realizar mantenimiento de terceros?

La ruta para realizar el mantenimiento de terceros es: Contabilidad – Procesos –

Mantenimiento de Terceros

¿Cuántos tipos de mantenimiento de terceros se pueden hacer y

cuál es su funcionalidad?

El sistema cuenta con tres tipos de mantenimiento de terceros los cuales son:

1. Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de

un tercero a otro de un comprobante e ítem específico.
2. General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un
tercero a otro.
 3. Inactivos: Por esta opción el sistema realizara en forma automática la
marcación de terceros activos como inactivos, siempre y cuando cumplan con
algunas características
¿Cuales son los datos que el sistema solicita para realizar
mantenimiento de terceros?

MANTENIMIENTO INDIVIDUAL

El sistema solicita los siguientes datos:

 Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, número, consecutivo y la

secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa
mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que
fueron registrados en el comprobante seleccionado.
 Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una
cuenta que está marcada como “Retención”, el programa solicitará la base de
retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el nuevo número del NIT correcto o
el que corresponde a este registro.
 Esta seguro: Se habilita una casilla para confirmar si el proceso es correcto
El sistema realiza el correspondiente cambio y al volver a consultar el documento y la
secuencia ya se encuentra en cambio realizado.
MANTENIMIENTO GENERAL

El sistema solicita los siguientes datos:

 NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
incorrectamente.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento
 Desea Mantener el contacto del Nit actual: Al marcar este campo dejara
como contacto el que tenía creado en el Nit anterior y al cual se le está
realizando mantenimiento. Caso contrario mantendrá el contacto del nuevo Nit
 Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar
todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.

Importante:
Se recomienda realizarla el mantenimiento año por año
ubicados en el sistema en el año correspondiente.

 Esta seguro: Se habilita una casilla para confirmar si el proceso es correcto

Y en pantalla aparecerá el avance del proceso
MANTENIMIENTO INACTIVOS

El sistema presenta las siguientes opciones

a. PROCESO: En esta opción el sistema marcara automáticamente los terceros

que no tengan movimiento y cuyos saldos a 31 de diciembre sean ceros como
terceros inactivos

 Numero de Meses: Corresponde a la cantidad de meses que el sistema

verificara hacia atrás, con el fin de identificar que el tercero no tiene
movimiento.
 Rango Nits: Es el rango de terceros incluyendo o no sucursales que el sistema
debe verificar para hacer la marcación.
b. INFORME: Genera un reporte en Excel, donde se identifica cuales terceros
cambiaron de datos, quien y cuando realizaron los cambios

En esta opción el sistema solicita los siguientes datos:

 Fechas: Asignar el rango de fecha inicio y fecha fin en el cual el sistema debe
verificar las modificaciones de los terceros, se asignara año, mes y día.
 Nits: Asignar el rango de Nits
 Ordenado por: Seleccionar ordenamiento por Nit o por fecha de modificación