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1. Teoría de base de datos


1.1. ¿Qué es una base de datos?
1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo
1.1.2. Tipos de campos
1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales
1.3. Bases de datos de red
1.4. Utilidad de una base de datos
1.4.1. Introducir datos: las presentaciones
1.4.2. Ordenar datos
1.4.3. Búsquedas
2. Planificación de la base de datos
3. Iniciar Filemaker
3.1. La primera vez
3.1.1. Crear un archivo
3.1.2. Abrir un archivo existente
3.1.3. No volver a usar esta ventana
4. Definición de los campos
4.1. Dar nombre a un campo
4.2. Escoger un tipo de campo
4.3. Crear un segundo campo
4.4. Tipos de campo
4.5. Modificar un campo existente
4.5.1. Modificar el nombre
4.5.2. Modificar el tipo de campo
4.6. Opciones del campo
4.6.1. Autointroducción
4.6.1.1. Introducción automática de
fecha u hora

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4.6.1.2. Número secuencial


4.6.1.3. Datos
4.6.1.4. Campo repetitivo
4.6.2. Validación
4.6.2.1. De tipo
4.6.2.2. No vacío
4.6.2.3. Único
4.6.2.4. Lista de valores
4.6.2.5. Rango
4.6.2.6. Estricto
4.7. Crear un campo de tipo cálculo
4.8. Crear un campo de tipo sumario
4.9. Crear un campo de tipo global
5. Modos de trabajo en FileMaker 4.0
5.1. El modo Visualizar
5.2. El modo Buscar
5.3. El modo Presentación
5.4. El modo Vista Previa
6. Creación de una presentación
6.1. Objetos de una presentación
6.1.1. Los campos
6.1.2. Etiquetas de texto
6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos
6.2. Seleccionar un elemento de una presentación
6.3. Cambiar el tamaño de un objeto
6.4. Partes de la Presentación
6.5. Paletas de estilos
6.5.1. Fondo
6.5.2. Borde Botones
6.6. Botones
6.6.1. Cómo crear un botón
6.6.2. Acciones más frecuentes
6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto
6.7. Bordes de campo
6.8. Formatos de campo
6.8.1. Estilo

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6.8.1.1. Campo estándar


6.8.1.2. Lista desplegable
6.8.1.3. Menú desplegable
6.8.1.4. Casillas de verificación
6.8.1.5. Botones de opción
6.8.2. Repeticiones
6.9. Formato texto
6.9.1. Menú Formato
6.9.2. Menú Formato|Texto...
6.9.3. La regla de texto
6.10. Formato número
6.10.1. Grafía booleana
6.10.2. Grafía decimal
6.10.3. Usar notación
6.10.4. Separadores
6.11. Formato fecha
7. Introducción de datos
7.1. Crear un nuevo registro
7.2. Formas de introducir datos
7.3. Demasiados datos
7.4. Duplicar un registro
7.5.1. Eliminar un registro
7.5.2. Eliminar algunos los registros
8. Ordenación de los registros
9. Definición de relaciones
9.1. Crear una relación
9.2. Relaciones bidireccionales
9.3. Editar una relación
9.4. Comprobar el procedimiento de un campo
9.5. Los portales
10. Búsquedas
10.1. Símbolos
10.2. Realizar nuevas búsquedas
11. Creación de distintas presentaciones
11.1. Estándar
11.2. Informe en columnas

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11.3. Columnas extendidas


11.4. Página única
11.5. Etiquetas
11.6. Sobres
11.7. En blanco
11.8. Creación de una carta personalizada
12. Imprimir
12.1. Configurar impresión
12.2. Modo vista previa
12.3. Impresión básica

1. Teoría de base de datos

Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener unas nociones, aunque sean
básicas, de teoría de base de datos.

1.1. ¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clínica, de sus pacientes y médicos; una
empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos; organizarlos de
manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe
permitir en principio:

- Introducir datos

- Almacenar datos

- Recuperar datos y trabajar con ellos

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Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel, pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar
las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores,
aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas cómo las que se pueden ver, por
ejemplo, en un listín telefónico:

Listín telefónico
Nombre Dirección Teléfono
Cabrera Ortíz, Pedro 123 4th St. SW (403) 123-4567
García García, Ana Avda. Arroyos, 54 (814) 555-4566
Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 (606) 555-1234

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En este listín resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que
aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados: , haciendo que
aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a
partir de su nombre.

Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla. A ésto es a lo que
se denomina Registro A cada una de las partes en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al
conjunto formado por todos los registros Tabla o Fichero

Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento
de un conjunto, y está compuesto por campos.

Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Formada por Formadas por Formados por

Base de Datos Tablas Registros Campos

<

1.1.2. Tipos de campos

En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros. Así el es fundamental para que el
registro tenga sentido; sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo, se
suelen denominar a aquellos que definen al registro, y a los que lo
complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en
los que se necesiten más de una.

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Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a
parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital.

¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:

Hospital
Fecha Nombre Dirección Tfno. Diagnóstico Tratamiento Médico

6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Apendicitis Cirugía Dra. Sanz

5-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Gripe Frenadol Dr. Pérez

12-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Sarampión Augmentine Dr. Pérez

12-1-96 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Alonso

23-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Sarampión Clamoxil Dra. Sanz

6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Pérez

1-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Amigdalitis Clamoxil Dr. Alonso

25-2-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Amigdalitis Clamoxil Dra. Sanz

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un
problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del
paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos
contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usará necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común a
ambas:

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De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura, cada vez que venga un paciente no es necesario
volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente
se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el
código del paciente).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos
relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla, hablamos de una base de datos plana.

No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de
elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad.

Generalmente, todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional.
Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler…

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1.3. Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa
o un banco.

El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al
mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una
enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente;
y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos
necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante.
Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día, y tras las operaciones que se hayan
realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. Éstas están situadas en un único
ordenador, llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia), y se puede acceder a ellas desde terminales u
ordenadores con un programa que permita el acceso a las mismas, los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este
tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL


Server, que está pensados únicamente para este uso y no
se emplean para bases de datos personales

FileMaker y Access, originariamente pensados para uso


personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos
programas muy aptos para su empleo en bases de datos de
pequeñas empresas, que no necesitan un número de
accesos simultáneos muy alto.

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1.4. Utilidad de una base de datos

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos
tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre
ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.

1.4.1. Introducir datos: las presentaciones

En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentación que
se le dé. La estructura se define al crear los campos y la presentación cuando se crea un diseño para esa tabla. Una tabla
puede tener tantas presentaciones como se desee.

El primer diseño de una tabla no tiene por qué ser el definitivo, posteriormente se pueden crear más presentaciones en las
cuales no tienen por qué aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos
de las dos tablas.

Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introducción de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los datos en
pantalla de modos muy diferentes. Con una misma tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estándar, informe en
columnas, columnas extendidas, página única, etiquetas, sobres o en blanco. Cada tipo de presentación tiene una utilidad
distinta que se verá más adelante.

1.4.2. Ordenar datos

A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listín telefónico, para que sea útil, debe estar ordenado por
el orden alfabético de los nombres. Filemaker permite ordenar los registros de una tabla

El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos. Dependiendo del tipo de campo el orden
puede ser alfabético, numérico, por fecha u hora y de modo ascendente o descendente.

Así, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el
número de código. También se pueden especificar varios criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden

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alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

1.4.3. Búsquedas
En los antiguos sistemas de archivo de datos, si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos
ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego,
visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, se extraían los registros de uno en uno. Al terminar de
usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del
orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la búsqueda resultaba imposible.

Filemaker realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén
ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios (de este autor y con fecha de publicación posterior a ésta), búsquedas
combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Una vez se obtienen los resultados de la primera búsqueda el programa permite realizar los mismos procesos que con el total de la
base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos.

2. Planificación de la base de datos


El primer paso en la creación de una base de datos es diseñar su estructura. Al hacer un diseño previo se elimina el inconveniente de realizar
cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros.

Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la información que se quiere almacenar y decidir cuantas
tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarán. Se seguirán los siguientes pasos:

1. Se hace una lista de la información que se desea incluir.


2. Se piensa cómo se usará la información.
3. Se divide la información en categorías cómo información sobre pacientes, médicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas.
Cada categoría de información general es una tabla independiente.

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Se decide la información de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener
campos que contengan la información personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la dirección...

Dependiendo del tipo de información que vaya a contener la base de datos una tabla no será suficiente. Por ejemplo, en la base de datos del
hospital se ve la necesidad de crear tres tablas.

Se debe pensar cuál es la conexión entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital, la tabla Pacientes contiene los datos personales
de éstos.

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Cuando un paciente acude a una visita la información sobre ésta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya están
almacenados en la tabla pacientes. Volver a introducirlos en la tabla visitas sería una pérdida de tiempo y además se duplicaría la información.
Los datos personales estarían repetidos en Pacientes y en Visitas.

Si se crea un nexo de unión entre las tablas Pacientes y Visitas será posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la
tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con sólo introducir el código del paciente aparecerán todos los datos personales de paciente. Sin
embargo, los datos médicos habrá que introducirlos en cada visita.

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Para que la relación sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato único sobre cada registro. En la relación
entre Visitas y Pacientes, el campo que une las tablas es el código de paciente. Este dato es único de cada paciente. En la tabla de pacientes
sólo habrá un registro con el código 1; en la tabla visita puede haber más de un registro de cada paciente.

Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se
necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qué se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc.

Un diseño cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrará tiempo si se necesita hacer cambios más tarde.

Cuando se termina el diseño inicial, se podrá empezar a trabajar con FileMaker. Resulta más conveniente probar la base de datos con
información de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones.

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3. Iniciar Filemaker

3.1. La primera vez

Al iniciar el programa por primera vez se abre automáticamente esta ventana.

3.1.1. Crear un archivo

Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opción . Automáticamente se


abrirá esta ventana:

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En el recuadro se debe escribir el nombre del nuevo archivo y pulsar el botón .

Es conveniente saber en qué carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso.

3.1.2. Abrir un archivo existente

Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador, pero se quiere abrir un archivo de ejemplo o un archivo creado
en otro ordenador, se selecciona , se abrirá esta ventana:

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Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacenó, seleccionar el archivo y después abrirlo haciendo doble clic
sobre el icono del archivo o pulsando el botón .

3.1.3. No volver a usar esta ventana

En la ventana del inicio hay una opción: . Si se selecciona, la próxima vez que se abra Filemaker la
ventana gris no volverá a aparecer, sólo aparecerá esta ventana, desde la que se puede crear uno nuevo o seleccionar otro
existente.

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Para abrir un archivo existente, bastará con escogerlo y pulsar .

Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el recuadro y pulsar el botón .
Automáticamente se abrirá este cuadro de diálogo:

Si se pulsa , el nuevo archivo se creará. El primer paso que da Filemaker es guardar el archivo antes de que éste contenga nada.
Filemaker graba de forma automática según se van realizando cambios en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere
guardar, por eso lo primero que necesita el programa es el nombre del archivo.

Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen de campos, por lo tanto, el siguiente paso será definir los campos
del archivo. Tras pulsar , Filemaker creará el archivo y abrirá la ventana de definición de campos:

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4. Definición de los campos

Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habría en cada tabla y que tipo de información contendrían.

4.1. Dar nombre a un campo


El primer paso para crear un campo es darle un nombre. Éste se debe escribir en el recuadro .

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Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una fórmula de cálculo, no se pueden
utilizar números al principio del nombre del campo ni los siguientes símbolos y palabras en el nombre:
- ,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,¹, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional).
- AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier función de FileMaker Pro.
- El nombre de un campo utilizado en una fórmula no debe empezar por un punto (.) o un número.

4.2. Escoger un tipo de campo

Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto varía en función de la información que vaya a contener el
campo. En el caso del campo "Apellidos, Nombre", el tipo de información es de texto. Por tanto, se señala el botón situado a la izquierda
de la palabra Texto.

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Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botón o la tecla . El campo creado aparecerá en la zona superior de la
ventana:

Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botón será necesario especificar más datos o no. Los tipos de
campo texto, numérico, fecha, hora y contenedor no necesitan que se especifique nada más. Aunque sí se pueden especificar más
características del campo pulsando el botón sto no es imprescindible para la creación del campo. En concreto, el campo
Apellidos, nombre se va dejar así. Si más adelante se le quiere añadir alguna opción, siempre se puede hacer.

Si se escoge alguno de estos tipos de campo: cálculo o sumario o global será necesario especificar más datos antes de terminar de crear el
campo. Tras darle al botón se abrirá otra ventana. La creación de este tipo de campos se verá más adelante.

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4.3. Crear un segundo campo

Para crear otro campo más se escribe el nombre en el recuadro campo, se selecciona el tipo de campo y se pulsa
. No importa que se escriba sobre el nombre del campo anterior, siempre que se pulse .

Por ejemplo, para crear el campo "Fecha de nacimiento". Dentro del recuadro todavía aparece el nombre
del campo recién creado, aparece seleccionado. Si se comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecerá.

Tras escribir "Fecha de nacimiento", se selecciona el tipo de campo y se pulsa . El nuevo campo aparecerá en la
lista de campos de la zona superior.

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4.4. Tipos de campo

Cada tipo de campo está pensado para almacenar un tipo de dato y un número determinado de caracteres. Si se sobrepasa el límite
de caracteres permitido, esos datos no se almacenarán.

: permite introducir letras, números y símbolos. Tiene un límite de 64.000 caracteres. Es el tipo menos restrictivo.

: almacena información numérica con la que se vaya a operar. Tienen un límite de 255 dígitos.

: almacena fechas.

: almacena horas.

: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE.

: almacena el resultado de una fórmula compuesta de funciones que operan con información de otros campos o
constantes. El resultado puede ser texto, un número, una fecha, una hora o un contenedor

: almacena el resultado de una fórmula que calcula valores como subtotales, promedios y totales generales de varios
registros. El resultado puede ser un número, una fecha o una hora.

: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser texto, número, fecha, hora o
contenedor.

4.5. Modificar un campo existente

Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el tipo de campo que va a contener,
o las opciones.

Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los cambios necesarios y se pulsa
.

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4.5.1. Modificar el nombre

Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro .

Las modificaciones
se realizan en

Se pulsa .
De esta forma no
se crea un nuevo
campo, sino que se
modifica el
existente.

4.5.2. Modificar el tipo de campo

Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de campo y pulsar . Este cambio
puede borrar datos almacenados.

Por ejemplo, si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numérico con 255, se pierden 4745 caracteres. El
programa se lo indicará con un mensaje:

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Si todavía no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres no habrá ningún problema en modificar
el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos.

4.6. Opciones del campo

Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas características más concretas que el tipo de dato que van a contener.
Estas características varían con el tipo de campo.

Al crear un campo de tipo o se abrirá automáticamente la ventana de opciones, en ella se


termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el campo no se creará.

Sin embargo, al crear un campo de tipo o o de o de o no se abrirá


automáticamente la ventana de opciones. El campo se creará sin más, si se quieren añadir opciones habrá que pulsar el botón
. Estas opciones sirven para mejorar la velocidad, precisión y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer
al definir el campo o en cualquier momento posterior.

El cuadro de diálogo tiene dos pestañas, cada una de ellas trata sobre un tipo diferente de opciones:
las de validación y las de autointroducción.

Estas opciones permiten introducir de forma automática datos en ese campo o verificar que el campo cumple una serie de
condiciones.

Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de pulsando el botón . Si el


campo es de tipo cálculo, sumario o global se cambiará la definición del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que
se modifica son características de validación y de autointroducción, no la definición del campo en sí.

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4.6.1. Autointroducción

En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introducción automática de valores en un campo:

4.6.1.1. Introducción automática de fecha u hora

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Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el se activa esta opción. El programa puede introducir datos de
fecha u hora forma automática.

Para elegir el tipo de dato se pulsa sobre la flecha que hay a la derecha de .

Los datos de fecha y hora se introducirán según el calendario del ordenador. Los de autor según las propiedades del
archivo.

En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creación para el campo , para no tener
que teclear la fecha del día cada vez que haya una visita. Así la fecha será siempre correcta.

4.6.1.2. Número secuencial

Para activar esta opción es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda de .
Entonces se activarán las casillas de e .

Esta herramienta introduce un número distinto en cada registro, va aumentando con el incremento que se le indique.

En se le indica el número por el que debe empezar. Si ya hay registros estos no tendrán el
número secuencial. Éste sólo aparecerá en los nuevos registros.

En se señala la diferencia que debe haber entre el número de un registro y el del siguiente. Se puede
aumentar de uno en uno en de "x" en "x". Al introducir un valor único en cada campo sirve como contador.

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4.6.1.3. Datos

Introduce un valor fijo en todos los campos. El límite son 255 caracteres. El valor que se quiera repetir se debe
escribir en el recuadro que hay a la derecha de .

4.6.1.4. Campo repetitivo

Seleccionando esta opción se pueden introducir dos valores distintos en un único campo. Si una persona tiene dos números
de teléfono y se quieren introducir los dos en el campo teléfono esto será posible si el campo está repetido dos veces.

Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no será visible si no se cambia el formato
de ese campo cuando se diseñe la presentación.

4.6.2. Validación

Las opciones de validación comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las relaciones entre tablas es
necesario que algunos datos estén escritos con exactitud.

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4.6.2.1. De tipo

Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de campo; de número, de fecha o de
hora.

Para activar esta opción hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de .

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Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se esté actuando, si es sobre una fecha aparecerá
seleccionado , si es sobre un campo numérico aparecerá seleccionado .

Si esta opción está activada en ese campo no se podrá introducir otro dato que no sea numérico Éste se seleccionará
cuando el campo sea numérico, si el campo es de tipo texto no tiene sentido seleccionarlo.

Pulsando la flecha de la derecha de Numérico se puede elegir que compruebe el formato de un número, una fecha o
una hora.

4.6.2.2. No vacío

No permite que ese campo se quede vacío. De esa forma, nunca faltará ningún dato. Para relacionar tablas los campos
que permiten la relación no pueden tener ningún registro en blanco.

4.6.2.3. Único

Impide que el valor de un campo se repita. Cuando se introduce un dato como el DNI que es único, es conveniente
activar esta opción. De esta forma si por error se introducen dos DNI iguales el programa dará un mensaje de error.

Para relacionar tablas es necesario que el campo que permite la relación no tenga dos registros iguales.

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4.6.2.4. Lista de valores

Las listas de valores permite elegir el dato a introducir en un campo, en lugar de teclearlo. De esa forma el dato no se
escribirá incorrectamente.

Para definir una lista hay que presionar en la flecha del recuadro y elegir

A continuación se abrirá la ventana con todos sus campos en blanco. A esta


ventana también se puede acceder desde el

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El primer paso para crear una lista es darle un nombre en el recuadro lista...

Tras escribir el nombre se pulsa el botón .

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El nombre que se le haya dado aparecerá en el recuadro superior izquierdo. Los terminos de los que se va a componer
la lista se escriben en el recuadro inferior derecho, tras seleccionar .

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Cada valor de la lista se separa pulsando la tecla intro. Cuando ya se hayan introducido todos los valores se pulsa el
botón . De esa forma se vuelve a grabar la lista pero con los datos que contiene. Se puede salir de esta
ventana pulsando , o bien crear otra lista de valores escribiendo un nuevo nombre en Nombre de la lista de
valores y pulsando .

La lista de valores ya está creada, para que sea visible en la presentación es necesario especificar el formato de ese
campo.

4.6.2.5. Rango

Si está activado comprueba que los valores introducidos en el campo estén comprendidos entre dos valores concretos.
Esta norma de validación se puede utilizar únicamente con campos de tipo número, fecha u hora. Los dos valores que

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definen el rango se escriben en las dos casillas.

4.6.2.6. Estricto

Normalmente FileMaker advierte al usuario que se está rompiendo una norma de validación pero, aún así, le permite hacerlo. Si
esta opción se activa el programa no le permitirá pasar al siguiente registro hasta que haya cumplido todas las validaciones sobre
ese campo. Cuando se están haciendo pruebas es conveniente desactivarlo.

4.7. Crear un campo de tipo cálculo


El contenido de un campo de tipo cálculo es el resultado de una fórmula especificada. Esta fórmula la pueden componer los datos
de otros campos pero del registro actual, o bien constantes numéricas.

Las opciones de entrada de los campos calculados son la definición del cálculo que debe realizar ese campo. La fórmula del
campo calculado se escribe al crear el campo. Tras pulsar el botón se abre esta ventana:

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El nombre del campo seguido de un signo igual aparece sobre el cuadro de fórmula.

La fórmula se puede escribir directamente en el cuadro de fórmula o bien ir seleccionando los elementos que la van a componer de
la parte superior.

Por ejemplo el campo Edad. El contenido de este campo será el resultado de esta fórmula:

(Today- Fecha de nacimiento) / 365

A continuación se va a escribir la fórmula paso a paso:

La primera parte de la fórmula está entre paréntesis, por lo tanto se puede escribir el paréntesis con el teclado o bien hacer doble
clic en los paréntesis que están en los operadores.

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Al hacer doble clic los paréntesis aparecen en el recuadro de la fórmula.

A continuación se debe colocar el cursor dentro del paréntesis para empezar a escribir dentro.

Today es una función, por tanto se debe elegir de la lista de funciones. Para que aparezca en el recuadro de fórmula se debe hacer
un doble clic sobre ella. Si se conoce bien la nomenclatura exacta se puede escribir directamente en el recuadro fórmula. Para
listar las funciones por categoría, se elige la categoría del menú desplegable .

El resultado en el recuadro de fórmula será este:

A continuación se le debe restar el campo Fecha de nacimiento. Para restar primero se debe seleccionar el operador de resta y
hacer un clic sobre él.

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el resultado será

El campo con el que se va a operar puede ser del archivo actual, es decir la tabla en la que se esté trabajando o de un archivo con
el que se mantenga una relación. El campo se escoge de la lista de campos de la zona superior izquierda.

el aspecto de la fórmula será

Para terminar la fórmula se debe dividir el resultado del paréntesis entre una constante numérica que se introduce aquí. 365, no el
contenido de un campo. El operador de división se elige de los operadores, pero el número se escribe con el teclado.

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Tras terminar de escribir la fórmula es muy importante señalar cómo se debe mostrar el resultado. Los resultados obtenidos
pueden ser números, fechas, horas o texto.

Si se quiere modificar una fórmula de un campo de cálculo se debe seleccionar el campo dentro de la ventana de
y pulsar el botón . Se abrirá la ventana de de nuevo.

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Si el resultado del campo es un número para modificar su formato se debe hacer desde el menú .

4.8. Crear un campo de tipo sumario

El campo de tipo sumario obtiene un resultado usando valores de más de un registro de un mismo campo de la base de datos.

Tras seleccionar el tipo de campo Sumario al pulsar se abrirá esta ventana:

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En este cuadro de diálogo se debe seleccionar la operación a realizar con los datos contenidos por el mismo campo en diferentes
registros y también se debe señalar el campo con el que se va a operar. En la tabla hay un campo sumario
que calcula el número de visitas que ha realizado cada paciente.

Las operaciones que se pueden realizar con un campo de tipo sumario son:

calcula el total de valores de los registros del campo.

calcula la media de los valores de los registros del campo.

cuenta el número de registros que contiene un valor del campo.

busca el número mayor o la fecha u hora más antigua del campo.

busca el numero menor o la fecha u hora más reciente del campo.

calcula la desviación estándar de la media del total de todos los valores del campo en el grupo
hallado.

calcula la relación entre el valor del campo y el total de todos sus valores.

Los campos calculados permiten calcular información procedente de campos que están en un mismo registro, y de este modo
producen un resultado diferente para cada registro. Sin embargo los campos de tipo sumario calculan o resumen información
procedente de los registros de un campo.

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Al igual que el campo calculado para modificar la operación que realiza el campo sumario se debe seleccionar el campo desde la
ventana de definición de campos y pulsar el botón . Aparecerá la ventana de opciones del campo tipo sumario.

4.9. Crear un campo de tipo global

Un campo global contiene un solo valor utilizado para todos los registros del archivo. Sirve como un valor fijo a utilizar en los cálculos de
todos los registros de un archivo.

Tras pulsar el botón se abrirá la ventana de opciones del campo global:

En esta ventana se debe escoger el tipo de dato que va a contener el campo; número, texto, fecha o contenedor.

También se puede escoger el número de repeticiones que tendrá el campo.

El texto o el número que contendrán todos los registros se debe escribir en el primer registro. Sólo se tendrá que introducir una vez en el
primer registro, en los demás aparecerá de forma automática. Si se modifica el dato en cualquiera de ellos se modificará en todos.

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5. Modos de trabajo en FileMaker 4.0

En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentación y Vista Previa. En cada modo hay
diferentes opciones de menú, y cada modo tienen una finalidad muy concreta. Por eso se debe elegir un modo después de decidir lo que
se quiere hacer.

Función específica de cada modo:

introducir y se visualizar los registros

localizar rápidamente un registro.

cambiar la forma en que se ve la información.

ver cómo se vería la página al imprimirla.

Se puede pasar de un modo a otro a través del menú o mediante la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana del
documento.

Si se está trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que no se esté trabajando en el modo
adecuado.

Los cuatro modos tienen un elemento en común: la barra de estado:

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Sólo varían de función dependiendo del modo el libro y las palabras que aparezcan debajo.

5.1. El modo Visualizar

Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se puede modificar el diseño de la
presentación, ni mover ningún elemento.

Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro .

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Para pasar de un registro a otro se utiliza el Libro. El libro muestra en todo momento el número de registro que se está
visualizando.

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Debajo del libro y de la palabra registros se indica si los registros se han ordenado o no. Antes de ordenarlos siempre aparecerá la
palabra , pero después aparecerá .

Pulsando la hoja superior del libro se pasa al registro anterior, pulsando la hoja inferior se pasa al registro siguiente. Moviendo la
pequeña señal que hay a la derecha del libro se avanza de un registro a otro de una forma más rápida.

5.2. El modo Buscar

Este modo se utiliza para localizar un registro o un grupo de registros. Se indica qué registro se quiere encontrar rellenando una
solicitud de búsqueda (un registro en blanco en el que se escribe lo que se desea ver).

El botón Número de Presentación sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentación a otra. Aparecerán los distintos
diseños con los campos en blanco para introducir los criterios de búsqueda.

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El libro sirve para pasar de una petición a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas anteriormente.

permite invertir una petición de búsqueda, se pide la búsqueda de todos los registros excepto aquellos que satisfagan la
petición en curso.

El menú desplegable , permite especificar más criterios para la búsqueda pormenorizada, se verá más detalladamente
en el apartado Búsquedas.

Una vez se han rellenado los criterios de búsqueda con los símbolos necesarios para ordenar la búsqueda se debe pulsar el botón

Filemaker mostrará sólo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los demás registros no estarán visibles pero
siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se mostrarán en el modo visualizar pero indicando que son los registros
hallados.

Tras una búsqueda sólo dejará visualizar los registros hallados, en este caso 15. Para poder visualizar todos los registros 32 se
tendrá que seleccionar el menú .

5.3. El modo Presentación

Una presentación controla cómo se muestra e imprime la información. El modo Presentación se usa para cambiar la forma en que
se ve la información en la pantalla o al imprimir y para diseñar informes y etiquetas.

En este modo se diseña la apariencia gráfica de una presentación o de varias. Se pueden crear distintas presentaciones de aspectos
muy distintos, con distintos campos, se pueden diseñar fichas, cartas, etiquetas...

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Desde cualquier modo de trabajo se puede cambiar de presentación utilizando el botón .

Pulsando sobre la flecha se despliegan las


presentaciones existentes.

La forma en que aparece la información en los restantes modos de trabajo depende de la presentación que se tenga seleccionada
en cada momento.

Desde el Modo Presentación se puede cambiar de presentación a través del botón o pulsando sobre las

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páginas del libro.

La pantalla que aparece es como un pupitre de delineación, en el que se diseña el aspecto que tendrá la pantalla en los otros tres
modos.

En este modo se ve la posición de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello, el programa trata a los campos,
textos y gráficos de la presentación como si fuesen objetos gráficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para
cambiar su formato o su ubicación en la pantalla, como en un programa de dibujo.

Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeño en cada esquina. En el apartado Creación de una presentación se verá

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más detalladamente cómo se modifican los objetos.

5.4. El modo Vista Previa


Sirve para visualizar una presentación concreta tal y como aparecería si se imprimiera en papel. Es especialmente útil para visualizar
etiquetas postales e informes de sumario.

El menú Nº de presentación que se encuentra encima del libro permite seleccionar la presentación de la que se quiera una vista previa.

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El libro sirve para pasar de una página de impresión a otra. Si cada registro ocupa una página la hoja superior servirá para ir a la página
anterior, que sólo tendrá un registro, y la hoja inferior servirá para ir al registro siguiente que sólo tiene un registro.

Si se ha usado el libro para ir a la última página del informe, el número total de páginas del informe aparece en el área de estado; si no, se
ve en su lugar un signo de interrogación.

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6. Creación de una presentación

Una vez que se ha diseñado la estructura de la base de datos y antes de introducir registros en ella conviene preparar una presentación
para facilitar la introducción de datos. Filemaker crea automáticamente una presentación estándar que incluye todos los campos que se
acaban de definir. Este es el aspecto que presenta al terminar de crear los campos.

Para mejorar el diseño de la presentación se debe cambiar al . Dentro de este modo ya será posible seleccionar
cada uno de los elementos de la presentación.

6.1. Objetos de una presentación

Los objetos de una presentación se crean y se modifican con las herramientas de la barra de estado.

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6.1.1. Los campos

Generalmente tras crear los campos la presentación sólo tiene campos. En el modo Presentación en lugar de datos aparecen
los nombres de los campos a los que corresponde. Las etiquetas de cada campo son objetos de texto que se pueden
modificar.

Es muy importante distinguir en un campo qué es el campo y qué la etiqueta.

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Etiqueta: indica qué es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la izquierda del campo. Sólo es
texto.

Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato.

El campo siempre viene acompañado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La etiqueta es sólo texto y el campo
es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la etiqueta el campo sigue funcionando perfectamente, pero si
desaparece el campo y sólo queda la etiqueta no se podrán introducir datos en el campo.

Si desaparece algún campo de la presentación no quiere decir que el campo haya sido borrado de la base de datos. Para que
vuelva a ser visible en la presentación se debe utilizar la herramienta campo . Se debe pulsar el botón Campo y sin
soltar arrastrar el cuadrado hasta el sitio donde se quiera situar el campo.

Tras soltar el botón del ratón se abrirá una ventana


para seleccionar qué campo se desea recuperar.

Se puede recuperar también la etiqueta según se


seleccione o no la opción
.

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6.1.2. Etiquetas de texto

Además de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden añadir más etiquetas de texto con una finalidad
decorativa o informativa.

Para crear una etiqueta de texto se selecciona la herramienta de la barra de estado. El cursor del ratón cambiará de
forma: . Al hacer clic aparecerá un pequeño recuadro con el cursor parpadeando dentro en el que se puede escribir el
texto.

al teclear, el texto aparecerá dentro del recuadro

6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos

Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las herramientas de la barra de estado.

Para crear cualquiera de ellos primero hay que hacer un clic sobre la herramienta correspondiente. Al situar el cursor en el área de
trabajo el aspecto será este: . Para crear cualquiera de estos elementos primero se debe hacer un clic y sin soltar el botón
izquierdo del ratón arrastrar hasta que el objeto tenga el tamaño deseado:

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El objeto se puede deformar en función de la dirección que se tome al crear el objeto:

6.2. Seleccionar un elemento de una presentación


Para seleccionar un objeto de la presentación se debe tener seleccionada la herramienta . Esta herramienta se suele seleccionar de
forma automática tras utilizar cualquier otra.

Un objeto se selecciona haciendo un clic sobre él; si se trata de un cuadrado será necesario pinchar sobre uno de sus lados, si es un
círculo sobre la línea, si es texto sobre el texto. Aunque se haga clic dentro del objeto si este está vacío no se seleccionará.

Se tiene la certeza de que está seleccionado porque en sus cuatro esquinas aparece un cuadradito pequeño.

Haciendo clic sobre cada objeto se selecciona de uno en uno. Para seleccionar más de un objeto a la vez se pueden seguir dos
procedimientos.

1. Haciendo un cuadrado con la herramienta de selección que englobe todos los objetos a seleccionar. Al terminar de crear el
cuadrado todos los objetos que estén íntegramente dentro estarán seleccionados.

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2. Otra forma de seleccionar varios objetos es con la herramienta de selección se selecciona un objeto, se pulsa la tecla Shift o
Mayúsculas (Debajo del Bloq Mayús), sin soltar esta tecla se va haciendo clic sobre cada objeto a seleccionar.

Manteniendo Shift pulsado.


Cuando se quiera deseleccionar un objeto se debe hacer lo mismo con la tecla Shift pulsada volver a hacer clic sobre el objeto a
deseleccionar.

Manteniendo Shift pulsado.

Una vez se ha seleccionado un objeto se puede mover de sitio o cambiar su tamaño. Para mover de sitio hay que hacer clic sobre el
objeto y sin soltar el ratón mover el objeto a una nueva posición.

6.3. Cambiar el tamaño de un objeto

Para modificar el tamaño de un objeto primero se debe seleccionar. Para modificar el tamaño se debe pinchar sobre uno de los
cuadrados de las esquinas y arrastrar sin soltar el ratón.

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Dependiendo de la dirección que se tome al arrastrar la esquina se puede modificar el tamaño de forma proporcional o deformar el
objeto.

6.4. Partes de la Presentación

Las presentaciones de Filemaker se dividen en partes que organizan o resumen la información de la base de datos. Las partes de
una presentación también determinan dónde se imprimirá la información. Cada parte va indicada por un rótulo y separada por una
línea discontinua.

En un documento normal, suelen aparecer únicamente estas tres partes:

Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada página

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Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro

Pie: se muestra elementos en la parte inferior de cada página (nº de página...)

Pero se pueden añadir más partes o modificar estas existentes. Para cambiar o añadir se selecciona el menú
Se abrirá esta ventana:

Para cambiar se selecciona la parte a cambiar y se pulsa el botón . Para crear se pulsa simplemente . Desde
cualquiera de los dos se abrirá esta ventana:

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Estas son todas las partes que se pueden crear y su función:

Cabecera de título: aparece en la parte superior de la primera página, sustituye a la cabecera normal.

Cabecera: aparece en la parte superior de cada página, útil para incluir cabeceras de columnas, títulos y otra información.

Sumario general principal: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al comienzo del informe.

Cuerpo: muestra todo lo que se necesita ver de cada registro, campo, texto, líneas y gráficos.

Subsumario: muestra un resumen de la información de cada grupo de registros si están ordenados por el campo de separación.

Subsumario general final: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al final del informe.

Pie: aparece en la parte inferior de cada página, útil para incluir números de páginas, fechas u otra información.

Pie de título: aparece en la parte inferior de la primera página y sustituye al pie normal.

Otra forma de añadir una nueva parte a la presentación es con la herramienta Parte se debe pinchar sobre ella y sin

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soltar el botón arrastrar hacia la zona de trabajo.

Al soltar el botón aparecerá la ventana de definición de partes.

Una parte se puede modificar haciendo doble clic sobre ella, se abrirá la ventana de definición de partes.

6.5. Paletas de estilos

Las paletas de estilos son varias paletas que definen el estilo de un borde o un fondo de un objeto.

6.5.1. Fondo

Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden modificar de un fondo son el color y
la trama.

Para aplicar un color de fondo a un rectángulo o a cualquier objeto primero es necesario seleccionar el objeto. Pulsando
sobre el botón de paleta de colore se ésta desplegará:

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Para seleccionar un color se hace clic sobre él.

Para aplicar una trama se debe seleccionar el botón de paleta de tramas:

La trama no sólo son dibujos, es muy importante para que si se ha seleccionado un color éste sea visible. Además de las
tramas con dibujos hay una trama transparente y otra opaca.

Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podrá ver, ya que su trama es transparente,
siempre dejará ver lo que tenga debajo.

Trama opaca, ocultará todo lo que tenga debajo y siempre se le podrá aplicar un color.

En la muestra inferior se irá viendo el resultado de los cambios realizados.

6.5.2. Borde

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Este icono siempre se refiere a los bordes de un objeto. Para modificar el borde de un campo primero se le debe asignar un
borde. Esto se verá en el apartado Bordes del campo.

En un borde se puede modificar el color, la trama y también el grosor.

La paleta de colores y la de tramas para los bordes funcionan igual que las paletas para el fondo de un objeto. La paleta de
grosores permite modificar el ancho del borde. Al pulsar sobre el botón de paleta de grosores se despliegan los ejemplos de
grosores que se pueden elegir:

Si se escoge el borde no se verá y en el


caso de los botones de opción, estos no serán visibles aunque
la trama sea opaca.

6.6. Botones

Los botones son objetos de una presentación en los que tras hace clic se ejecuta una acción. Las acciones que puede realizar un
botón pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un nuevo registro, imprimir el registro actual...

6.6.1. Cómo crear un botón

Los botones se crean con la herramienta . Tras hacer un clic sobre ella se debe dibujar un rectángulo con la forma que
se quiera que tenga el botón.

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Al terminar de dar forma al rectángulo y soltar el botón del ratón se abrirá esta ventana:

Dentro de esta ventana se debe escoger la acción que se realizará al pulsar sobre el botón. Tras escoger una acción se debe
pulsar el botón . A continuación se deberá escribir el texto dentro del ratón.

Tras escribir el texto se pincha con el ratón fuera del botón. Para modificar la posición se selecciona y se arrastra, para
modificar el tamaño del botón se arrastra desde alguna de las esquinas.

Para modificar la acción que realice el botón se debe hacer un doble clic sobre él. Se abrirá la ventana de
.

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El botón nunca estará activo en el modo Presentación, sólo en el modo Visualizar.

6.6.2. Acciones más frecuentes:

Ir al registro: siguiente, anterior, primero, último. Estas opciones se encuentran dentro del grupo de acciones de
:

Crear un nuevo registro: para crear un registro con sólo pulsar un botón. Está dentro del grupo
.

Ordenar los registros: abrirá la ventana de ordenar registros, está dentro del grupo
.

Imprimir: abrirá automáticamente la ventana de impresión, está dentro del grupo


.

Cambiar de presentación: cuando se tiene más de una presentación. Está dentro del grupo

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6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto

También se puede transformar cualquier objeto gráfico o de texto de la presentación, en un botón. Para hacer esto primero se debe
seleccionar el objeto. A continuación se selecciona el menú . Se abrirá la ventana de definición de acción.

Una vez convertido en botón, se podrá copiar y pegar en otras presentaciones: funcionará exactamente igual que lo hacía en la
presentación en la que fue creado.

Empleando botones, es posible hacer que FileMaker resulte aún más sencillo e intuitivo de utilizar.

Por ejemplo, en lugar de enseñar a un nuevo usuario el comando , se podrá añadir con el botón
en la presentación.

6.7. Bordes de campo

Al crear un campo éste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentación se vea siempre con bordes.

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Por ejemplo este es un campo sin bordes: visto en el modo Presentación, y este es el mismo campo visto en el
modo Visualizar , se ve el dato que contiene pero no el borde.

El modo en el que realmente es útil el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo es donde se introducirán los datos.
Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difícil localizar un campo.

Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los campos a la vez para dar bordes
más rápidamente.

A continuación se selecciona el menú . Se abrirá la siguiente ventana:

En la zona izquierda se van señalando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la zona derecha se pueden ir
observando los resultados.

Además de los bordes externos se puede añadir la :

Y cuando el campo está repetido una línea de separación entre las repeticiones;

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Desde esta ventana también se puede modificar el diseño de los bordes, de la línea base y del fondo o relleno.

Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de estado. En el menú desplegable se debe
seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el diseño.

6.8. Formatos de campo

El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser simplemente un rectángulo, o una lista, unos botones o un campo repetido,
una lista desplegable, un menú desplegable...

Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opción Se abrirá la ventana


de atributos del campo:

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Las opciones disponibles en este cuadro de diálogo dependen de si se han usado o no opciones de entrada especiales al definir el
campo. Es imposible dar formato de repetición de un campo si no se ha señalado la repetición en la ventana de definir campos.

6.8.1. Estilo

6.8.1.1. Campo estándar

Es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectángulo en el que se pueden escribir los datos.
También se le puede añadir una barra de desplazamiento vertical seleccionando esta opción.

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6.8.1.2. Lista desplegable

Se trata de un campo en el cual no se tienen que teclear los datos para introducirlos, sino que al pinchar sobre él se despliega
una lista de valores de los cuales se escoge uno.

Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el campo al que se le quiera dar formato de lista
desplegable. Se selecciona el menú , de la ventana que se abra se selecciona la opción
Lista desplegable del menú. Al seleccionar esta opción se activan los menús necesarios para crearla.

A continuación se deben señalar los datos que irán dentro de la lista. Estos datos se llaman lista de valores, se pueden definir
desde tres sitios:

1. En la ventana de definición de los campos el botón .


2. En el menú
3. Desde la ventana de al pulsar en la flecha del menú derecho se despliega este menú
Para crear una nueva lista se
selecciona
.

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A continuación se abrirá la ventana de definir listas de valores:

Para crear una lista de valores nueva primero se debe escribir el nombre que le va a dar a esta lista, no tiene que coincidir
con el nombre del campo, se le puede dar cualquier nombre que luego permita reconocer fácilmente los datos que contiene.

El nombre se debe escribir en el recuadro a la derecha de Nombre de la lista de valores y se debe pulsar .

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Una vez se ha activado el recuadro , se van escribiendo los datos de la lista, para
separarlos se pulsa la tecla Intro.

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Cuando se haya terminado de introducir los valores de la lista se pulsa el botón y después el de . Se
volverá a la ventana de :

Ya está seleccionada una lista desplegable usando los valores de la lista "comunidades".

Queda una última opción: señalar , esta opción se puede señalar si interesa que con el
uso de la base de datos se puedan modificar algunos datos o no.

Para terminar se debe pulsar . El funcionamiento de la lista desplegable sólo será visible desde el
. Desde el no se notará ninguna diferencia en el aspecto de ese campo.

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6.8.1.3. Menú desplegable

Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un elemento de una lista de valores.

Se diferencia de la lista desplegable en que el menú no tiene barra de desplazamiento por lo tanto ocupará más o
menos dependiendo del número de valores que tenga. Por otro lado el menú es gris y está en relieve.

El modo de creación es el mismo; se debe seleccionar el campo y después seleccionar el menú


. Se abrirá la ventana de formato de campo, aquí se debe seleccionar menú desplegable:

La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del menú.

Además de los valores de la lista se pueden añadir dos opciones más:

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: permite añadir nuevos valores desde el

permite modificar los valores del menú desde el modo presentación sin necesidad de ir de nuevo a la
ventana .

6.8.1.4. Casillas de verificación

Se trata de unas casillas cuadradas a señalar, se pueden señalar todas las opciones.

Para dar este formato a un campo se debe señalar el campo y seleccionar el menú
. En la ventana Formato de campo se deben seleccionar las opciones de esta forma:

Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores, que ya se ha visto cómo se crea.

Tras cambiar el formato del campo esto es visible desde el modo presentación, de hecho habrá que aumentar el
tamaño del campo para que todas las casillas sean visibles.

6.8.1.5. Botones de opción

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Estos botones son muy similares a las casillas de verificación, la única diferencia es que los botones sólo permiten
seleccionar una opción y las casillas permiten seleccionar todas. El modo de creación es el mismo.

6.8.2. Repeticiones

Desde la ventana Formato de campo sólo se está dando a un campo ya creado. Para poder aplicar un formato de repetición
de un campo primero es necesario que esto se indicara en su creación. Si esto no se hizo en la creación del campo se puede
hacer todavía.

Se debe volver a la ventana de definición de campos con el menú . En esta ventana se


debe pulsar el botón y en la parte inferior se debe señalar el número de repeticiones que se quiere que tenga este
campo.

Una vez que están definidas las repeticiones de un campo entonces se le puede aplicar el formato de repetición desde la
ventana .

Se pueden mostrar todas las repeticiones creadas o sólo algunas.

También se puede dar una orientación vertical u horizontal a los campos repetidos.

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6.9. Formato texto

Todos los campos y objetos de texto de una presentación pueden recibir formato individualmente. Se puede modificar el texto de
tres formas:

6.9.1. Menú Formato

Dentro del menú Formato con cualquiera de los siguientes comandos: (Tamaño)

Para aplicar formato a un objeto de texto primero es necesario seleccionarlo.

6.9.2. Menú Formato|Texto...

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Desde esta ventana se puede modificar el formato del texto. Los atributos que se pueden aplicar al texto son los mismo que
los del menú Formato. Según se van aplicando las diferentes opciones se ve el resultado en el recuadro: .

Con el botón se accede a otra ventana para la modificación de las características del párrafo.

Se puede modificar la alineación del párrafo, la sangría y el interlineado.

Una vez seleccionados los atributos del párrafo se hace clic en el botón y se repite la operación con la ventana de
.

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6.9.3. La regla de texto

Desplegando la regla de texto todas las opciones referentes al texto resultan más fáciles de seleccionar.

Para desplegar la regla se selecciona el menú .

En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden aplicar pero si los más utilizados.

6.10. Formato número

El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numérico se puede modificar para mejorar la presentación. Un campo de
tipo numérico pueden tener más o menos decimales, un texto añadido...

Para poder modificar el formato de número se debe seleccionar un campo de tipo numérico o de cálculo, si se selecciona cualquier
otro tipo de campo no se podrá seleccionar el menú .

Al seleccionar el menú aparecerá la siguiente ventana:

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Por defecto siempre estará seleccionada la opción " ", esto quiere
decir que quedará el formato que se le dio al introducir los datos. Si el campo es el resultado de una fórmula el formato será con
todos los decimales necesarios para mostrar el resultado exacto.

Según se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior .

Pulsando el botón sevolverá al cuadro de diálogo

6.10.1. Grafía booleana

Se utiliza para introducir datos de Sí o No. Para acortar el tiempo de introducción de datos en lugar de un "Sí" se introduce
un 1 y en lugar de "No" se escribe 0.

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6.10.2. Grafía decimal

El programa por defecto muestra dos decimales de cualquier número, si esto se quiere modificar se debe seleccionar la
opción , señalar y si se quiere que no aparezca ningún
decimal se escribe en el recuadro 0.

Si se quiere que aparezcan decimales se debe poner el número de decimales que se quieran:

6.10.3. Usar notación

Para introducir el término Pta., o cualquier otro que haga referencia a un valor monetario se selecciona
| . Se seguirá el mismo para que FileMaker
incluya automáticamente el término propio del porcentaje.

También se puede personalizar el texto que se quiera que aparezca detrás del número:

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Por ejemplo se puede escribir años:

6.10.4. Separadores

Se puede seleccionar si el separador decimal será un punto o una coma. También se puede especificar que haya un separador de
miles señalando .

6.11. Formato fecha

El comando permite modificar el formato de un campo tipo fecha. Tras seleccionar esta opción aparecerá esta
ventana:

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Se puede conservar el formato de fecha que aplica por defecto el programa seleccionando
.

Si se selecciona se pueden escoger varios formatos de fecha distintos.

También se puede aplicar un formato de fecha personalizado; se selecciona y se elige el estilo en los distintos menús
desplegables.

La opción permite introducir caracteres delante del número de días y de meses. El cuadro mostrará
el tipo de fecha que se ha creado.

7. Introducción de datos

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Una vez se ha diseñado la presentación se selecciona el modo para introducir los datos. El primer paso para introducir
datos es crear un nuevo registro.

7.1. Crear un nuevo registro

Para poder introducir datos primero es necesario crear un registro, para esto es necesario seleccionar
. Si se intenta escribir dentro de un campo antes de crear un nuevo registro aparecerá un mensaje de aviso.

Para poder escribir dentro de un campo debe aparecer resaltado el primer campo con el cursor dentro parpadeando.

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Cada vez que se quiera introducir un nuevo registro se debe repetir la misma operación. En cuanto se añade un registro nuevo,
cambia el número de registros que se muestra en el área de estado.

Cuando se selecciona un campo para introducir información en él, todos los campos de la presentación aparecen con un reborde
muy fino y el campo en el que se esté escribiendo tendrá un borde más nítido.

Para pasar de un campo al campo siguiente, hay que pulsar la tecla de tabulación, o hacer clic con el ratón en el campo que se
quiera seleccionar. No se puede pasar a un campo de cálculo ni a un campo sumario porque la información se introduce en ellos de
automáticamente.

7.2. Formas de introducir datos

Hay varias maneras de introducir información en los campos en el modo :

- Teclear datos en los campos mediante el teclado.

- Seleccionar un valor predefinido en un menú, lista, botón o cuadro para marcar

- Pegar datos, imágenes o sonidos en los campos desde el Portapapeles o con el menú

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- Importar registros de un documento de texto o de otro documento FileMaker Pro.

7.3. Demasiados datos

Si el texto introducido en un campo sobrepasa el tamaño del recuadro que se le ha dado al campo en la presentación mientras se
escriba FileMaker lo irá agrandando:

Pero cuando se pase al siguiente campo, sólo se verá la parte de los datos que permita su tamaño.

Los datos siguen estando almacenados en el campo, pero es necesario seleccionarlo para hacerlos visibles.

7.4. Duplicar un registro

Al duplicar un registro se crea una copia exacta de él y se añade como un registro nuevo. Esto es útil cuando se quieren añadir
varios registros en los cuales haya muchos campos que contengan la misma información que el registro en curso. Se duplica el
registro en curso y se modifican después aquellos campos que tengan datos distintos:

Se debe comprobar que el registro que se quiere duplicar está seleccionado en la pantalla , y entonces seleccionar el
menú |

7.5. Eliminar datos

Se puede borrar un dato de un campo concreto, borrar un solo registro, o borrar todos los registros. Para borrar los datos de un
campo, se seleccionan los datos y se pulsa la tecla de .

7.5.1. Eliminar un registro

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Para se selecciona el registro en la pantalla Visualizar y se escoge en el menú |


. Aparece entonces el siguiente mensaje de advertencia que pide que se confirme si se quiere borrar
permanentemente el registro.

Cuando se borra uno o más registros en FileMaker Pro no hay manera de deshacer el borrado: los registros han desaparecido
para siempre, a no ser que se tenga una copia de seguridad del archivo.

7.5.2. Eliminar algunos los registros

Para borrar todos los registros, se selecciona en el menú | Se pedirá que se confirme el borrado, y el
cuadro de alerta mostrará el número de registros que se vayan a borrar. Hay que hacer clic en el botón para borrar los
registros.

Cuando se quiere borrar un grupo con unas características concretas primero se debe hacer una búsqueda. Cuando se tengan los
resultados se puede seleccionar | , entonces sólo se borrarán los registros que se estén visualizando en ese
momento.

8. Ordenación de los registros

FileMaker Pro almacena los registros por el mismo orden en el que se hayan introducido. El primer registro que se introduzca quedará al
principio del archivo y cada nuevo registro se irá añadiendo al final, después de todos los registros ya existentes.

Este orden no sigue ningún criterio, para establecer un criterio de ordenación se utiliza el comando El criterio para
establecer el orden lo puede marcar un solo campo o varios.

Por ejemplo, se pueden clasificar alfabéticamente los registros de s por apellidos, con objeto de imprimir un listín telefónico,
o se pueden clasificar las visitas por fecha, dentro del archivo

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Se pueden clasificar los registros desde los modos o . Si se ha seleccionado un grupo de registros
mediante el comando o el comando r, FileMaker Pro sólo ordenará los registros de ese grupo.

El procedimiento básico es el siguiente:

1. Se selecciona el menú | Aparecerá el cuadro de diálogo :

2. Hay que hacer doble clic en el nombre del campo o campos por cuyos datos se quiere ordenar, dentro de la lista de campos. Su
nombre aparecerá dentro del cuadro

3. El icono que se encuentra junto al nombre dentro de la lista muestra que los datos del campo serán
clasificados por orden ascendente. Si se quiere variar el tipo de ordenación se selecciona el que interese en los cuadros de opción de
abajo.

4. Hacer clic en el botón

9. Definición de relaciones

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Las relaciones sirven para poder utilizar datos procedentes de otras tablas como si formaran parte de la tabla en la que se esté
trabajando.

Establecer una relación entre dos tablas equivale a establecer una unión entre ellas, para poder hacer esto se debe dar una condición
muy concreta: en las dos tablas tiene que haber un campo que contenga el mismo dato:

En el ejemplo del hospital al relacionar la tabla Visitas con la tabla paciente se hace posible ver los datos personales del paciente desde la
tabla Visitas. Para establecer la relación es necesario que dos campos contengan el mismo dato. En este caso la relación es posible
porque hay dos campos que contienen el nombre del paciente, aunque el nombre del campo sea distinto.

Los campos que permiten la relación tienen que existir en las dos tablas, y tienen que contener el mismo tipo de datos. En el caso de un
campo de tipo cálculo se relaciona con un campo de tipo numérico o de cálculo.

9.1. Crear una relación

Para crear una relación tienen que existir dos archivos distintos que tengan un campo con datos comunes.

Una relación se puede establecer desde cualquier Modo seleccionando el menú . Se abrirá
esta ventana:

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Para crear una nueva relación se debe pulsar el botón , al hacerlo se abre una ventana en la que se debe indicar cuál es el
archivo con el que se relaciona el archivo actual.

Tras seleccionar el archivo se debe pulsar .

El programa abrirá el archivo y extraerá los nombres de los campo que contiene el archivo y los mostrará junto con los del archivo
actual en esta ventana:

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El primer paso al configurar la relación es darle un nombre a la relación. El programa pone un nombre por defecto: el archivo con
el que se relaciona el archivo actual, pero se puede modificar:

Conviene que sea un nombre que indique qué es lo que se está relacionando.

A continuación se debe indicar cuáles son los dos campos que contienen el mismo dato. Se debe hacer un clic sobre cada uno de
ellos.

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También se pueden establecer tres características más a la relación:

: borrará el registro actual y todos los registros con los que esté relacionado a través de esta
relación que se está definiendo. Al borrar los datos de un paciente (un registro de la tabla pacientes) se borrarán todas las visitas
realizadas por ese paciente.

: permite crear un nuevo registro en la tabla con la que se está relacionando sin estar en ese
archivo, sino en el actual. Por ejemplo podré introducir los datos de una nueva visita desde la tabla pacientes.

También se puede especificar que ordene los registros con los que tenga relación. Al seleccionar esta opción se abrirá la ventana
para especificar por qué campo se va a establecer el orden y qué tipo de orden.

Una vez se haya terminado de especificar las características de la relación se pulsa . Se volverá a la ventana de

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Para terminar de crear la relación se debe pulsar .

La relación ya está definida, para poder ver campos procedentes de la tabla con la que se ha establecido la relación se usa la
herramienta campo. En la ventana especificar campo se debe hacer clic sobre la flecha que aparece al lado de Archivo actual. Del
menú que se despliegue se debe seleccionar la relación a través de la cual se quiera acceder a campos de otra tabla.

Uno por uno se pueden extraer los campos que interesen. Hasta que no se van visualizando los campos con la herramienta campo
la relación no es visible aunque esté definida.

Existe otra forma de visualizar los campos procedentes de una relación: los portales.

9.2. Relaciones bidireccionales

Cuando se establece una relación se hace desde el archivo actual, el que está abierto con otro archivo. Esta relación que se
establece es unidireccional; esto quiere decir que sólo funciona desde el archivo desde el archivo actual. Si se abre el archivo con
el que se ha relacionado éste no tendrá definida ninguna relación.

En el punto anterior se ha establecido una relación desde Pacientes con Visitas. Esta relación es unidireccional ya que es el

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archivo pacientes el que está relacionado con el archivo visitas, mientras que visitas no está relacionado con Pacientes. Pacientes
puede tomar datos de visitas, pero visitas no puede tomar ningún dato de pacientes.

Para que una relación sea bidireccional se debe definir desde los dos archivos que forman parte de la relación.

Se debe abrir Pacientes y definir una relación con visitas, después se debe abrir visitas y establecer una relación con pacientes.

Aunque se cambie el nombre de una relación y se definan dos relaciones desde pacientes con visitas asignando a cada una
distintos nombres la relación seguirá siendo unidireccional.

9.3. Editar una relación

Cuando se quiere modificar una relación se debe volver a la ventana

Se debe seleccionar la relación que se quiera modificar y pulsar el botón . Se volverá a abrir la ventana de
.

9.4. Comprobar el procedimiento de un campo

Si se ha puesto un campo en una presentación y se desea sustituir por otro o comprobar su origen, se debe hacer doble clic en él
desde el modo Presentación. Aparecerá el cuadro de diálogo , en el que se puede seleccionar otro campo
para sustituir al existente.

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9.5. Los portales


Es un objeto de una presentación que al colocar campos relacionados en su interior muestra registros relacionados de otro archivo de
base de datos.

El Portal es otra forma de mostrar los datos procedentes de una relación. La diferencia con respecto a los campos sueltos el portal
permite ver un listado de registros y el campo suelto sólo muestra un registro.

Esto es útil por ejemplo en la tabla pacientes para saber cuantas visitas ha realizado ese paciente. Un paciente aparece una sola vez en la
tabla pacientes, pero puede aparecer muchas veces en la tabla visitas; tantas veces como acuda al hospital. Para ver el listado de veces
que ha acudido un paciente al hospital se crea el portal. Si se utilizaran campos sueltos sólo se vería una visita.

Para crear un portal se debe hacer clic sobre la herramienta portal: . El cursor cambiará de forma al pasar por la zona de trabajo,
pinchando con el botón del ratón se debe realizar un cuadrado del tamaño del que se quiera que sea el portal.

Al terminar de crear el cuadrado y soltar el botón del ratón aparecerá la ventana de configuración de los portales:

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En esta ventana se configuran todas las características del portal. Lo primero que se tiene que hacer es señalar la relación desde la que se
van a mostrar los registros del portal. Para seleccionarla se debe pulsar sobre la flecha que hay a la derecha de :

Dentro de esta ventana también se puede señalar si se permite borrar registros desde el portal o no.

Una vez establecida la procedencia del portal se debe configurar el formato de éste.

El número de filas es indefinido, pero el número de filas visibles si que se puede definir. Para desplazarse por las filas no visibles; en el

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caso de que haya más registros coincidentes que filas en el portal, se utiliza la barra de desplazamiento vertical.

Otra característica de formato es el fondo de cada fila, puede ser en todas iguales; gris, o alternar gris con otro color. El color y la trama
se pueden escoger pulsando sobre los dos botones que abrirán las paletas de color y trama.

10. Búsquedas

Una vez que se tienen muchos datos en un archivo, se puede utilizar el modo de FileMaker para localizar información concreta
o para seleccionar grupos de registros. Cuando se escoge el modo , se ve la misma presentación que se esté utilizando en
.

Es posible trabajar sobre cualquier presentación en el modo , seleccionándola en el submenú número de presentación. Una vez
seleccionado el modo Buscar la barra de herramientas tendrá el siguiente aspecto:

Una vez realizada la búsqueda FileMaker


pasará al modo Visualizar, mostrando sólo los
registros que cumplan los criterios
especificados. Estos aparecen en la barra de
herramientas como registros .
Cualquier operación que se haga ahora
(Borrar, imprimir, exportar, etc.) se realizará
únicamente sobre este grupo de registros.

El menú permite
que aparezcan de nuevo todos los registros. Si
no se vuelven a seleccionar todos los registros
al realizar una nueva búsqueda se llevará a
cabo sobre los últimos registros hallados.

10.1. Símbolos

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El menú desplegable contiene operadores que permiten refinar una petición de búsqueda para seleccionar intervalos
específicos, especificar una coincidencia exacta o buscar otros tipos específicos de datos.

FileMaker buscará registros que coincidan exactamente

Se establecen dos límites y se busca sólo un dato que esté dentro de ese rango.

Encuentra todos aquellos registros en los que alguna palabra, cifra, fecha u hora de ese campo no sea
única.

Indica a FileMaker Pro que encuentre todos los registros en los que un campo contenga la fecha actual
(según el calendario interno del ordenador).

Localiza entradas en campos de fecha o de hora (o en campos calculados con resultados de fecha u
hora) que no estén en los formatos correctos de fecha u hora.

Permite encontrar caracteres dentro de una secuencia de texto. Si se teclea el texto dentro de un campo,
FileMaker sólo seleccionará registros en los que ese campo contenga el texto al principio de una palabra. Usando este símbolo, se
indica al programa que busque el texto siempre que aparezca en el campo y no solamente al principio de un campo.

10.2. Realizar nuevas búsquedas


A veces no se podrá llevar a cabo una investigación con una única petición de búsqueda. Si se quiere buscar una serie de pacientes cuyos
apellidos sean "López" y "Martínez" se tendrán que hacer dos búsquedas, una por cada apellido.

Se pueden crear tantas peticiones distintas como se quieran, y buscar después registros empleando todas las peticiones a la vez. Para
crear una petición nueva se selecciona el menú

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Si las peticiones son muy similares es mejor escoger el menú realizar las modificaciones
necesarias.

11. Creación de distintas presentaciones

Desde el modo Presentación se puede crear más de una presentación gráfica para una misma tabla. Hasta ahora se ha trabajado con la
presentación estándar pero se ha nombrado en varias ocasiones cómo se puede acceder a las distintas presentaciones con el menú que
hay encima del libro.

Desde el modo Presentación también se puede pasar de una presentación a otra utilizando el libro de la barra de estado.

Para crear una nueva presentación se selecciona el menú se abrirá una ventana con diferentes
modelos de presentación. Estas presentaciones están pensadas para el uso habitual de una base de datos.

Como siempre que se crea algún objeto nuevo en Filemaker, el primer paso es asignarle un nombre. El programa sugiere uno por defecto,
"Nº presentación X" pero si se quiere se puede cambiar.

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Después de darle un nombre se debe seleccionar el tipo de presentación y pulsar Aceptar. Según el tipo de presentación se tendrán que
seleccionar más opciones o no .

11.1. Estándar

Es la presentación que aparece automáticamente al crear un archivo nuevo. Todos los campos del archivo están colocados uno
encima de otro en una sola columna. En una presentación estándar, el formulario de la presentación tiene sólo la longitud
necesaria para que quepan todos los campos del archivo.

11.2. Informe en columnas

Esta presentación dispone los campos que se escojan en una línea. Las etiquetas de los campos se encuentran en la cabecera de
forma que el título del campo aparece una sola vez y en el cuerpo cada registro ocupa una línea. Si se seleccionan demasiados
campos estos pasan a ocupar una segunda línea y así cada registro equivale a dos líneas.

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Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar, FileMaker Pro presenta un cuadro de diálogo
como éste:

En este cuadro de diálogo se seleccionan los campos que aparecerán en la presentación. No es necesario seleccionarlos todos.

Para seleccionar un campo se hace un clic sobre él y se pulsa Mover, o simplemente se hace un doble clic sobre él. Para
seleccionar todos los campos en un solo movimiento se pulsa el botón: Mover todos.

Los campos seleccionados irán apareciendo en el recuadro derecho . El orden en que aparecen los campos
en el cuadro es el mismo que el que tendrán de izquierda a derecha en la presentación.

Este es el aspecto de la presentación en el modo visualizar:

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Al seleccionar Informe en columnas las etiquetas de los campos se colocan automáticamente en la zona de cabecera, y aparecen
como cabeceras de columna en todas las páginas del informe. Los campos en sí, se encuentran en la zona de cuerpo de la
presentación. Los registros aparecerán uno tras otro, a lo largo de la pantalla o de la página. El pie de esta presentación está en
blanco. Este informe quedaría así al imprimirse:

11.3. Columnas extendidas

Es como un informe en columnas, sólo que no aparece una segunda fila de columnas si se han seleccionado demasiados campos
como para que no tengan cabida dentro de una misma línea. Los campos se extienden hacia el margen derecho. Con lo que habrá
que ajustar manualmente el tamaño de los campos para que quepan dentro del margen de la presentación.

11.4. Página única

Crea una presentación muy parecida a la estándar, salvo que no tiene cabecera ni pie. Tendrá automáticamente una página de
altura.

Todos los campos del archivo se disponen automáticamente en una sola columna (uno encima de otro), pero, incluso en el caso de
que sólo haya dos campos, el cuerpo del formulario de la presentación ocupará toda una página de altura.

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Este tipo de presentación es de especial utilidad cuando se emplean cartas personalizadas, facturas, o algún otro documento de
página completa.

11.5. Etiquetas

Se utilizan fundamentalmente para etiquetas de correo. Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón
aparece esta ventana:

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En esta ventana se selecciona el tamaño de las etiquetas en que se va a imprimir. Se puede escoger el nombre de la etiqueta si esta
viene en la lista . O señalar el tamaño personalizado dando el alto, el ancho y el
número de etiquetas por fila.

Tras pulsar se abrirá esta ventana:

Aquí se señalan los campos que se desea que aparezcan en cada etiqueta y en qué orden. Para seleccionar un campo se hace doble
clic sobre él, se pueden añadir separadores con los botones de la ventana.

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Cuando se termine de seleccionar los campos se pulsa . En el modo presentación aparecerá una sola etiqueta para
modificar el diseño, se puede cambiar el tipo de letra, y añadirle un diseño como en las demás presentaciones.

El diseño que se aplique a esta etiqueta se le aplicará automáticamente a todas las demás.

11.6. Sobres

Distribuye los campos igual que para una etiqueta, salvo que el tamaño global de la presentación y la posición de los campos que
hay en ella están adaptados a las dimensiones de un sobre estándar.

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Al igual que en las etiquetas se debe especificar qué campos aparecerán y el orden.

11.7. En blanco

Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de página y de cuerpo, del tamaño

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adecuado para que quepan en la pantalla. No aparece ningún campo, así que hay que añadir los campos con la herramienta campo.

11.8. Creación de una carta personalizada


El tipo de presentación más apropiado para una carta personalizado es el de página única ya que no presenta encabezado y pie de
página.

El primer paso es crear una nueva presentación desde el modo Presentación con el menú Modo|Presentación.

Se escoge el tipo de presentación página única. Se seleccionan todos los campos y etiquetas que aparezcan y se borran.

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Con la se abre un cuadro que abarque toda la página reservando un poco de espacio para el margen. En
el cuadro de texto se comienza a escribir con normalidad.

Para facilitar el cambio de aspecto del texto se puede utilizar la regla de texto, para hacerla visible se selecciona el menú
.

Para intercalar un campo no se debe utilizar la herramienta campo, ya que funciona como un elemento a parte del texto. Si se utiliza el

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campo se montará sobre el texto ocultándolo, además será muy difícil conseguir que el texto y el campo queden alineados.

Para insertar un campo dentro de un cuadro de texto se debe escoger el menú |


. El campo aparecerá con este formato:

<<Nombre del Paciente>>

Al ver la carta desde el modo Visualizar el campo será sustituido por cada dato de los registros. Los campos se encontrarán en la misma
línea que el texto y además si el campo es largo o corto el texto contiguo se adaptará.

12. Imprimir

Antes de imprimir siempre hay que configurar bien la impresión y comprobar los resultados desde el modo Vista Previa.

12.1. Configurar impresión

Antes de imprimir hay que especificar el tamaño y la orientación del papel. Éste variará según sea una carta, listado, sobres, etc.
Es conveniente especificar el tamaño del papel y su orientación antes de diseñar la presentación para adecuarla al tamaño y
disposición de la página.

Para configurar las características de la impresión se debe seleccionar el menú

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En esta ventana se debe señalar la impresora en la que se desea imprimir, todo lo referente a la impresora está en la parte superior
de la ventana. Para especificar más detalladamente las características de la impresora se pulsa .

Todo lo referente al papel, está en la parte inferior de la ventana: Desde aquí se especifica el tamaño del papel, si se trata de un
Din A4 , de un sobre o de etiquetas. Por otro lado también es el único sitio donde se puede especificar la orientación del papel;
horizontal o vertical.

Cuando se haya terminado de configurar todo se pulsa .

12.2. Modo vista previa

Otro paso importante antes de imprimir es ver si todo es correcto desde el modo Vista Previa, así se ahorran impresiones inútiles y
mucho tiempo. Es un modo muy cómodo de ir comprobando los resultados.

Para alejarse o acercarse a la presentación se pueden utilizar las herramientas de zoom in (acercarse) o zoom out (alejarse),
estas herramientas se encuentran en la barra de estado, a la izquierda de ellas se muestra el porcentaje de acercamiento o
alejamiento.

12.3. Impresión básica

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Una vez que el aspecto que tiene el informe en la pantalla es el correcto, ya se puede imprimir.

El primer paso es seleccionar el menú | se abrirá la ventana de impresión. No se debe pulsar Aceptar hasta no
haber supervisado lo que se está ordenando de forma automática, ya que se pueden imprimir sin querer cientos de registros.

El punto más importante de esta ventana es determinar en el primer menú qué es lo que se va a imprimir.

Estas son las posibilidades de impresión:

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si se escoge se imprimirán todos lo registros


que en ese momento se puedan visualizar, si no se ha realizado ninguna
búsqueda se imprimirán todos los registros de la base de datos, si se ha realizado
alguna búsqueda se imprimirán sólo los hallados.
sólo imprimirá el registro que se vea en el modo Visualizar.

imprimirá una presentación en blanco.

imprimirá las características de cada campo.

permite imprimir las definiciones de los guiones


creados para el archivo. Los guiones son acciones automáticas que realiza el programa.
Después de seleccionar lo que se quiere imprimir se debe señalar el rango de impresión si se va a imprimir más de una página y
después el número de copias.

Una vez señalado todo esto se pulsa el botón Aceptar y al impresión se pondrá en marcha.

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