Manual de Archivo-1

MANUAL DE ARCHIVO Y CÓDIGO 100-NO-01
CORRESPONDENCIA DE LA
EMPRESA TELSEN S.A VERSIÓN 01
PÁGINA 1 de 55
MANUAL DE ARCHIVO Y
EMPRESA TELSEN S.A
1
PÁGINA 1 de 55
MANUAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
Doris Gómez
Darwin Luna
Paola Gamboa
Marielys Matera
Laura Bernal
Ficha: 2184502
Noviembre 2020
2
PÁGINA 1 de 55
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................4
OBJETIVO............................................................................................................................................5
ALCANCE............................................................................................................................................5
JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................5
CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO.................................................................................................6
FUNCIONES........................................................................................................................................6
GLOSARIO...........................................................................................................................................7
ORGANIGRAMA FUNCIONAL............................................................................................................12
CONCEPTO COMUNICACIONES........................................................................................................13
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS......................................................................................13
NORMAS LEGALES............................................................................................................................14
PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA....................................................16
MANEJO USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS...........................................................................18
CORRESPONDENCIA PERSONAL.......................................................................................................26
LISTADO DE CODIFICACION..............................................................................................................28
DEFINICIÓN DE ARCHIVO Y ESTRUCTURA........................................................................................29
TEMAS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO, Y DEFINIR CONSERVACIÓN DE ARCHIVO..........................29
METODO DE CONSERVACION DOCUMENTAL..................................................................................37
METODOLOGIA PARA PUBLICAR MANUAL ARCHIVISTICO...............................................................47
3
PÁGINA 1 de 55
INTRODUCCIÓN
Este manual contiene las normas y procedimientos establecidos por la

empresa Telsen S.A, para el manejo y conservación de los documentos
archivísticos, tiene el objetivo de abarcar todos los requerimientos técnicos para
satisfacer necesidades como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en el
orden organizacional que ayudan a un mejor servicio de asesoramiento, consulta y
conservación permitiendo cambios o modificaciones, el presente texto está dirigido
a todas las personas involucradas en el proceso organizativo de la entidad.
El manual de archivo es un proceso de suma importancia en cualquier

entidad, ya que no solo es un requisito de Ley, sino que también, conlleva al
mejoramiento continuo, pues esta es una herramienta ligada al proceso de
calidad, la cual permite el curso claro y exacto de la documentación creada tanto
internamente como la que llega de entidades externas.
4
PÁGINA 1 de 55
OBJETIVO
Elaborar el manual de archivo documental y de correspondencia de la empresa
Telsen S.A, con el fin de lograr la protección de toda la documentación generada,
que el uso y manejo sea funcional y cumpla con el servicio que requiere la entidad
y la Ley, teniendo en cuenta la importancia del manejo documental. Establecer los
principios para la administración de las comunicaciones oficiales, define los
conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los
criterios para la elaboración, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación, recuperación y disposición final de documentos, como
también asienta las funciones y responsabilidades de los funcionarios y
empleados en dicha gestión.
ALCANCE
El manual de archivo documental y de correspondencia, inicia desde el momento
que se recibe y/o elabora la documentación hasta su archivo.
JUSTIFICACIÓN
Mediante el manual de archivo y correspondencia de la empresa Telsen S.A se
busca, la aplicación de la teoría y los conceptos básicos establecidos en las
normativas sobre la creación de archivos documentales, una buena organización
para la elaboración y distribución de la documentación interna y externa que
circula en toda la entidad y que hace parte de sus funciones, ayudando a prevenir
perdida de información, anomalías y un sin número de imprevistos que pueden
afectar el normal funcionamiento de toda empresa. Se crea como una herramienta
para la normalización de la gestión de la documentación administrativa, así como
la aplicación de criterios de calidad y una gran eficacia en la organización al
acceso documental.
5
PÁGINA 1 de 55
CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO
Creado mediante Resolución No. 601 de 2008, es el órgano asesor interno de la

alta Dirección, responsable de definir políticas y planes de trabajo, así como la de
toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos que
conforman la empresa Telsen S.A.
FUNCIONES
- Cumplir y hacer que se cumplan: la constitución, las leyes, los decretos, las
normas de orden territorial que tengan relación con la E.S.E, los acuerdos de
los Comités de Calidad, los estatutos y reglamentos internos, los manuales de
funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, los contratos de trabajo y
las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.
- Planear, organizar y controlar la integración, centralización y funcionamiento
del Archivo General.
- Comunicar y hacer seguimiento a las decisiones del Comité de Gestión
Documental.
- Hacer que se cumplan los parámetros de la tabla de retención documental y
garantizar su permanente actualización.
CARGO: PROFESIONAL
Coordinar la integración, centralización, organización y funcionamiento del Archivo
General de la empresa Telsen S.A.
HORARIO:
MAÑANA TARDE
8:00 a.m. a 11:30 a.m. 2:00 p.m. a 3:30 p.m.
6
PÁGINA 1 de 55
GLOSARIO
ACTAS: relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de
una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad específica
donde quedan consignadas decisiones importantes.
ACUERDO: documento oficial aprobado por varios miembros de la Junta

Directiva. Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.
ARCHIVO: instalaciones donde se conservan los documentos de una

organización debido a su valor permanente o histórico.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION: aquel en el que se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional
del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO HISTORICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
7
PÁGINA 1 de 55
ARCHIVO TOTAL: hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso

integral de la formación del archivo en su ciclo vital, Producción o recepción,
distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
BOLETÍN: documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican

y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección, y subsección, de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad.
CERTIFICADO: documento que confirma un hecho real.
CIRCULAR: son disposiciones emitidas por un superior jerárquico dentro de la

esfera administrativa, estos documentos no contienen normas de carácter
obligatorio si no que contienen instrucciones dirigidas a los funcionarios públicos
de menor jerarquía para que organicen su funcionamiento interno.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
COMUNICACIÓN: documento informativo de interés público para determinada

comunidad.
COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
CONTRATO: documento legal que involucra dos partes, contratistas y

contratante. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el
derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.
8
PÁGINA 1 de 55
COPIA CONTROLADA: es aquella copia de documento que se distribuye de

manera controlada y debe actualizarse o modificarse y cambiarse a la persona
que fue distribuido inicialmente. En la carátula se encuentra identificado con el
sello de copia controlada.
CORRESPONDENCIA EXTERNA: son todas aquellas comunicaciones que se

reciben de personas naturales o jurídicas ajenas a la institución y sus diferentes
oficinas como son las entidades privadas y públicas que tienen relaciones con ella.
CORRESPONDENCIA INTERNA: comprende las comunicaciones que se

producen u originan en la entidad, en razón del desarrollo de su misión y
funciones, o de las diferentes actividades propias de ella. Es la que se cruza entre
los funcionarios y servicios, asesores y otros. En ella están comprendidos los
siguientes tipos documentales: oficios, circulares, memorandos, informes de
actividades, entre otros.
CORRESPONDENCIA PERSONAL: son todas la comunicaciones de carácter

privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
DISPOSICION: indica el tiempo que se debe examinar el registro posterior al

tiempo de retención.
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: es la información y le

medio que indica la manera en que se realizan las diferentes actividades del
sistema de gestión de calidad.
DOCUMENTOS DE APOYO: son documentos particulares para cada área, de

su aplicabilidad exclusiva y no son de carácter obligatorio.
ENTRADAS: designan los materiales e información en cualquier formato que

alimentan y dan inicio al proceso actual.
9
PÁGINA 1 de 55
FORMATO: documento preestablecido para desarrollar determinado proceso.

Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.
GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
INFORME: relación detallada de las actividades desarrolladas o a desarrollar se

dentro de una función asignada por el jefe inmediato.
MANUAL: documento que se utiliza para describir en forma breve pero completa
los procesos, procedimientos, sistemas o formas de operación de áreas de
direccionamiento.
MEMORANDO: escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se

emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que
agilicen la gestión institucional.
OFICIO: documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para

establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden sustentar
certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de interés interno o
externo.
PROPUESTA: documento inicial tendiente a implementar un posible proyecto.
PROVEEDOR: lo constituye la organización, persona, grupo de personas o

procesos, que suministran los elementos de entrada.
REGISTRO: series de datos que identifican o conforma un documento.
10
PÁGINA 1 de 55
RESOLUCIÓN: forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los

altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión
dada por un supervisor o un grupo directivo.
SALIDAS: están constituidas por el producto o los productos del proceso.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus

correspondientes Tipo documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo

de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de
retención documental adoptadas.
TIEMPO DE RETENCIÓN: indica el tiempo que se encuentran los registros en el

archivo activo.
VALORACION DOCUMENTAL: proceso por el cual se determina los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo.
11
PÁGINA 1 de 55
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
El organigrama permitirá a cada uno de los miembros y colaboradores conocer la
estructura de la empresa.
Empresa
Gerencia General
Secretaria General
Administrativo Producción
Área Comercial Área Financiera y de Área Talento Humano Área de Control Área de
control de Calidad Operaciones
Producción
Marketing y
Departamento Selección y
Promociones
de capacitación
Departamento
contabilidad del personal
de fiscalización
Ventas
Nóminas
Departamento de
tesorería Departamento
Distribución de seguridad
Relaciones
Contratación de Laborales
bienes y servicios
12
PÁGINA 1 de 55
CONCEPTO COMUNICACIONES
En el proceso de comunicación de la empresa entre las dependencias o las
organizaciones se tendrá como soporte una serie de documentos, ya sean
comunicaciones externas o internas.
COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Son los instrumentos mediante el cual se informa a los interesados, ya sean
a los funcionarios de la empresa o personas externas donde se informará sobre
las decisiones tomadas en un tema determinado, o para solicitar algún trámite.
Los escritos de carácter general o particular que se utilizan para

comunicarse en la empresa Telsen son los siguientes: Acta, circular, memorando,
notas internas, sitio web, carta
- Memorando: Se emplea para transmitir información, dar orientaciones y

pautas a las dependencias de la empresa, con aspectos informativos, de
control, o de trámite relacionado con le gestión de la empresa.
- Acta: Documento en el que consta lo sucedido, acordado o tratado en una
reunión, las actas se levantaran en relación con las actividades de la junta
directiva, de los comités o en cualquier otra actividad administrativa que lo
amerite.
- Circular: Instructivo dirigido a varios destinatarios, es utilizada para dar a
conocer actividades de la empresa, así como normas generales y asuntos
de interés común.
- Nota interna: su uso radica en transmitir información urgente o remitir
documentos de pronto trámite.
- Sitio web: la empresa mostrara de manera pública las actividades y eventos
relacionados con la organización, del mismo modo actualizaciones o
nuevos servicios.
- Carta: es dirigida por los funcionarios de la empresa a otro servidor público,
13
PÁGINA 1 de 55
para tratar distintos asuntos depende la ocasión, sirve para todo lo que
tiene que ver con temas laborales, institucionales y objetivos profesionales.
NORMAS LEGALES
Al abordar la elaboración de este Instructivo en lo concerniente a la
normatividad básica aplicable al quehacer archivístico en Colombia, encontramos
que no existe un compendio de normas que pueda servir como estatuto único y
que sea contentivo de toda legislación que sobre el asunto en particular se haya
expedido. Esa dispersión normativa hace que el referente legal se ubique en
distintos ordenamientos lo que dificulta la referencia de la totalidad de las normas,
sin embargo, nos permitimos resaltar las normas más destacadas aplicables al
trabajo de archivos.
La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre

otros en los Artículos 2,8,15,20,23,27,70,71,71,95,112, los cuales garantizan los
derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (artículo 15), el derecho
a la información (artículo 20), el de petición (artículo 23), de acceso a los
documentos públicos (artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la
garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos
de la administración pública.
- La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y

documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el
patrimonio documental de la nación.
- Con la ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente
rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la
organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país.
- La ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas
14
PÁGINA 1 de 55
digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras

disposiciones.
- La ley 594 del 14 de julio del 2000 o Ley General de Archivos, relaciona las
responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su
función y aun después de que estos hayan finalizado su relación con las
instituciones, así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y
hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir, para
sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos.
- Ley 734 del 2002 la cual se expide el código disciplinario único, establece
custodiar y cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o
función conserva bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo la
sustracción el ocultamiento o utilizaciones indebidos, así mismo establece
que los servidores públicos responderán por la conservación de los
documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización
- Ley 1474 del 2011 se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestación pública.
- Decreto 2150 de 1955 supresión de autenticación de documentos originales
y so de sellos, prohibición de exigencias de documentos en poder de las
entidades y retiros de los documentos de los archivos de las entidades
públicas.
- Decreto 229 de 1995 se reglamenta el servicio postal.
- Decreto 1222 de 1999, articulo 33 derechos de turno.
- Acuerde 07 de 1994 suministra las pautas y principios que regula la función
archivística en las entidades oficiales.
- Acuerdo 060 del 2001 establece pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan.
15
PÁGINA 1 de 55
PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA.

Tramite de correspondencia interna.
 Recolección de la correspondencia en las oficinas dependientes:

Existirá una planilla en la cual se lleva el control de la correspondencia la
cual deberá ser llevada por los encargados de las oficinas dependientes
 Verificación de la correspondencia: La persona encargada de cada
dependencia debe verificar que los documentos estén completos, firmados
y que tengan los anexos enunciados, tanto el original como las copias, para
finalmente radicar el oficio.
 Radicación de la correspondencia: Los responsables de cada
dependencia debe verificar la documentación y llevarlo a la secretaria de
despacho en la cual se encontrará la oficina de Archivo Central para
radicarlo, con sello fechador asignada para la radicación del día en que se
recibe la correspondencia en el Archivo central; este deberá ser ubicado en
la parte superior derecha del documento, tanto original como de la copia.
 Clasificación de la correspondencia: La secretaria de despacho clasifica
la correspondencia por dependencias para posteriormente entregarlas en
cada oficina dependiente.
 Entrega de la correspondencia a las dependencias de destino: La
secretaria de despacho lleva los oficios a su destinatario en un plazo
máximo de 24 horas a partir de la hora de recibido del oficio, en la
dependencia remitente. La secretaria o persona encargada de la
dependencia que recibe, firma las copias de los documentos con fecha y
hora, como constancia de recibido.
Tramite de correspondencia externa.
 Recepción de la correspondencia externa: Inicialmente la secretaría de
16
PÁGINA 1 de 55
despacho quien hace sus veces de oficina de Archivo Central, recepcióna

los documentos y paquetes que llegan a través de mensajería externa o
que son traídos personalmente a la Administración. Por otro lado, la
recepción de la correspondencia externa la realiza la secretaría de
despacho, colocando un sello en la guía, o copia del documento que recibe,
en el que se registra nombre, número de identificación, fecha y hora de
recibido. Posteriormente se realiza la anotación en la planilla de
correspondencia donde se escribe la fecha de recibido, nombre o enditad
de procedencia y dependencia de destino.
 Verificación de la correspondencia externa: esta la realiza la secretaria
de despacho, según la dependencia a la que se dirige la correspondencia.
 Radicación de la correspondencia externa: Luego de ser verificada la
correspondencia externa, la secretaria de despacho procede a radicar el
documento, colocando en la parte superior derecha del oficio el sello de
radicado, el nombre, código de la dependencia del destinatario y la fecha
del día que se recibe la correspondencia, y no la que se registre en el
documento o paquete.
 Clasificación y relación de la corresponde externa: La secretaria de
despacho clasifica la correspondencia por dependencia.
 Distribución de la correspondencia: La secretaria o persona encargada
de recibir la correspondencia verifica que la información pertenezca a su
dependencia. Si es así, firma el libro de correspondencia con la fecha y
hora de recibido, como constancia.
Manejo de correspondencia externa despachada.
 Recolección de la correspondencia externa a despachar: Las oficinas
dependientes deben entregar la correspondencia externa a enviar a la
secretaria de despacho la cual debe entregarse de manera organizada en
17
PÁGINA 1 de 55
un sobre sellado debidamente marcado con letra legible del nombre,

dirección y teléfono del destinatario y el remitente.
 Asignación de número de guía postal: La secretaria de despacho, debe
diligenciar la guía suministrada por la empresa de mensajería contratada,
luego en la copia de la correspondencia se coloca el número de guía,
nombre la empresa de mensajería y fecha de envió.
 Distribución de la copia de la correspondencia: la secretaria de
despacho distribuye a cada dependencia una copia de correspondencia
externa despachada y relaciona su recepción en el libro de
correspondencia.
 Seguimiento de la correspondencia externa despachada: Por último, la
secretaria de despacho o dependencia remitente puede realizar el
respectivo seguimiento y monitoreo del estado de la entrega de la
correspondencia externa despachada, a través de la página web de la
empresa de mensajería, con el número de guía en la copia del oficio.
MANEJO USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.
Gestión documental.
El programa de gestión documental se divide en las siguientes actividades:

solicitud y aprobación, presentación de documentos, elaboración de documentos,
revisión y aprobación de documentos, control y distribución de documentos,
18
PÁGINA 1 de 55
modificación de documentos, documentos obsoletos, manejo de los documentos

externos, control de formatos, disposiciones generales. Todo esto buscando un
fácil entendimiento y un óptimo cumplimiento por parte de sus unidades
funcionales.
Solicitud y aprobación.
El dueño del proceso o responsable de la unidad funcional identifica la

necesidad de documentar sus procesos o actividades y analiza y define la clase
de documento a elaborar entre los siguientes:
Manual
Instructivos
Notas internas
Formatos
Documentos de apoyo (memorandos, carta, actas, circulares, contratos).
El responsable de este proceso es el encargado de la unidad funcional o

proceso. Identificada la necesidad, el responsable del documento a elaborar
diligencia el formato “Solicitud y actualización de documentos: A-3-FO-001”,
especificando claramente la causa o justificación de creación de este, el cual es
enviado a la Gerencia para su aprobación. El responsable de este proceso es el
encargado de la unidad funcional o proceso.
19
PÁGINA 1 de 55
Una vez aprobada la solicitud con la firma del gerente, se envía al

coordinador(a) de calidad para que de las indicaciones de presentación y
elaboración del documento. El responsable de este proceso es el Coordinador(a)
de Calidad.
Presentación de documentos
El coordinador(a) de calidad, da las indicaciones de presentación del

documento al responsable de su elaboración de la siguiente manera: todos las
hojas del documento tienen encabezado y pie de página:
Encabezado: en un marco, el encabezado consta en su extremo superior

izquierdo del logotipo de la empresa, centrado con la identificación de la empresa,
seguidamente con letra mayúscula y de forma central se encuentra el título del
documento, en negrilla. En el extremo superior derecho, se encuentran otros
datos inherentes a la documentación como lo son: código del documento, versión,
fecha de elaboración (dd-mm-aaaa) y página.
Para la primera hoja del documento el pie de página consta en su extremo

inferior izquierdo del nombre y firma de las personas que elaboraron el
documento, seguidamente las personas que lo revisaron y en el extremo inferior
derecho de su aprobación. El resto de hojas del documento tendrán como pie de
página el siguiente mensaje: “Sistema de gestión de la Calidad” en su extremo
izquierdo.
Los responsables de este proceso son el Coordinador(a) de Calidad,

encargado de la unidad.
A su vez todos los documentos tendrán las siguientes características:
Tipo de papel: Bond blanco de 75 gramos, puede ser tamaño oficio o carta,
dependiendo del tamaño del documento.
20
PÁGINA 1 de 55
Tipo de letra: Arial, tamaño 12, espacio entre líneas de párrafos 1,5.
Portada: la portada será la presentación del documento (hoja 1), la cual se

escribirá en letra Arial tamaño 24, negrilla y centrada con la siguiente información
en su orden: nombre de la empresa, Sistema de gestión de la calidad, municipio y
departamento.
Márgenes del documento que soporta los procesos serán las siguientes:
Superior 2,0 cm, Izquierdo 0,5 cm, Inferior 0,5 cm, Derecha 0.5 cm, Encabezado
1,0 cm, pie de Página 1,5 cm. (ver plantilla presentación de procesos).
Para el resto de documentos se utilizarán las siguientes márgenes: Superior

2,0 cm, Izquierdo 2.0 cm, Inferior 2,0 cm, Derecha 2,0 cm, Encabezado 1,0 cm,
pie de Página 1,5 cm. El responsable de este proceso es el encargado de la
unidad funcional o proceso.
La numeración para identificar cada título o subtítulo del contenido del

documento se hace de la siguiente forma:
- Para el título, centrado, mayúscula sostenida y negrilla.

- Para el subtítulo, margen izquierda, mayúscula sostenida y negrilla.
- Para títulos del subtítulo, en minúscula y negrilla.
Letra alfabética en minúscula para subdivisiones del anterior.
El responsable de este proceso es el encargado de la unidad funcional o

proceso.
Elaboración de documento.
El responsable de la elaboración del documento debe tener en cuenta

además de la presentación lo siguiente:
21
PÁGINA 1 de 55
La codificación: la cual se realiza teniendo en cuenta el organigrama de la

entidad de la siguiente manera: Nivel, área, unidad funcional, tipo de documento y
su respectivo consecutivo, separando cada uno de éstos por guiones: X-XX-YY-
ZZ- 000.
X: Nivel funcional
XX: Área funcional
YY: Unidad funcional
ZZ: Tipo de documento
000: Consecutivo del documento
Para la codificación, se tiene en cuenta el siguiente listado (Ver Listado de
codificación). El responsable de este proceso es el encargado de la unidad
funcional o proceso.
De la misma manera para el tipo de documento se tiene en cuenta la

siguiente codificación, utilizando dos caracteres alfabéticos:
Tipo de Documento Identificación

Manual MA
Instructivos IN
Notas internas NINT
Documentos de apoyo DA
Formatos FO
El documento que soporta los procesos debe contener: nombre del

proceso, responsable del proceso, alcance, objeto, definiciones, proveedores,
entradas, actividades, salidas, clientes, puntos de control, descripción de las
actividades y diagrama de flujo, en su realización se utiliza la plantilla presentación
22
PÁGINA 1 de 55
de procesos. El responsable de este proceso es el encargado de la unidad

Los documentos de apoyo pueden ser: oficios, memorandos, certificados,

actas, resoluciones o circulares. Su contenido lo constituye el mensaje que se
quiere enviar. Para este tipo de documento se utilizaran plantillas para elaborar
cada documento de apoyo. Las páginas de los documentos de apoyo deben ir
siempre paginadas. El responsable de este proceso es el encargado de la unidad
Para el caso de los formatos se utilizara la plantilla presentación de

documentos o presentación de documentos de apoyo según se requiera en su
elaboración, los cuales serán de libre contenido.
En el caso de manuales y planes el documento debe contener como

mínimo la siguiente información: introducción, objetivo, alcance, desarrollo del
contenido. Para los instructivos su estructura será de libre contenido, para la
elaboración de estos se utilizara la plantilla presentación de documentos. El
responsable de este proceso es el encargado de la unidad funcional o proceso.
Revisión y aprobación de documentos.
Una vez elaborado el documento el dueño del mismo lo entrega al

coordinador(a) de calidad para que lo revise en compañía de un funcionario
idóneo en el tema que el coordinador(a) escoja, realizando las observaciones
23
PÁGINA 1 de 55
pertinentes. El responsable de este proceso es el encargado de la unidad

Una vez revisado el documento se entrega a la persona que lo ha

elaborado para que realice su corrección y lo devuelva nuevamente con las
respectivas modificaciones. Teniendo el documento corregido, este es entregado
al gerente por el coordinador(a) de calidad para su aprobación final mediante acto
administrativo. La cual reposara en la oficina de calidad y en el archivo de la
gerencia. El responsable de este proceso es el Coordinador(a) de Calidad.
Una vez aprobado el documento el Gerente le solicita al coordinador(a) de

calidad incluir el documento en el “Listado maestro de documentos: A-3-FO-002”
El responsable de este proceso es el Gerente de la entidad.
Control y distribución de documentos.
El coordinador(a) de calidad o el jefe de área determinan el número de

copias que deben ser entregadas y a que unidades funcionales. Las copias se
entregan marcadas con un sello de COPIA CONTROLADA de color AZUL,
registrándolo en el “Listado de distribución de documentos internos: A-3-FO-003,
con la firma de quién lo recibe, haciéndose responsable de su implementación,
archivo y preservación. El documento original reposará en la oficina del
Coordinador(a) de calidad. El responsable de este proceso es el Coordinador(a)
de Calidad.
24
PÁGINA 1 de 55
Si el documento entregado deroga uno anterior este se debe recoger en

el momento de la entrega del nuevo y guardar el original en la oficina de calidad
en la carpeta de documentos obsoletos marcados con un sello de DOCUMENTO
OBSOLETO de color ROJO, destruyendo sus copias. Los cuáles serán
conservados según lo estipulado en la Ley de archivo.
El responsable del documento realizara y coordinara las actividades

necesarias para difundir el contenido del mismo a las personas interesadas, lo
cual debe quedar en un acta de socialización como constancia. Copia de esta
acta deberá reposar en la oficina de calidad.
Los destinatarios de los documentos deben adoptar, aplicar y dar

cumplimiento al documento, después de estar incluido en el listado maestro de
documentos. Igualmente deberán consultar los documentos vigentes en el listado
maestro de documentos el cual reposará en la oficina de Calidad. Las únicas
copias del documento que deben estar en las dependencias son las que tienen el
sello de COPIA CONTROLADA. El responsable de este proceso es el encargado
de la unidad funcional o proceso, responsable de archivo.
Modificación de documentos.
Se pueden generar cambios por inadecuación del documento, sugerencia

de auditoria, como acción preventiva, correctiva, de mejora, o como sugerencia
realizada por algún funcionario de la entidad. El responsable de este proceso es el
encargado de la unidad funcional o proceso.
25
PÁGINA 1 de 55
En el transcurso de la aplicación del documento, el responsable o los

destinatarios que detecten la necesidad de modificar un documento, realizaran
una solicitud a la Gerencia, utilizando el formato “Solicitud y actualización de
documentos: A-3-FO-001”, en donde se justifica la modificación. Este formato
será entregado por el coordinador(a) de Calidad.
El Gerente analiza y evalúa la solicitud y determina si amerita o no realizar

los cambios propuestos. Si se ha de modificar el documento le solicita al
Coordinador (a) de Calidad coordinar su ejecución con la persona que elaboro el
documento. El responsable de este proceso es el Gerente de la entidad.
El coordinador(a) de calidad dejará constancia de la modificación del

documento en el formato “control de cambios: A-3-FO-004, el cual irá anexo al
documento original que reposará en la Oficina de calidad. El responsable de este
proceso es el Coordinador(a) de Calidad.
La versión del documento cambiará cuando las modificaciones realizadas

involucren cambios en cualquier parte de lo documentado. El responsable de este
proceso es el Coordinador(a) de Calidad.
Documentos obsoletos.
Cuando un documento controlado presente una modificación, el

coordinador(a) de calidad renueva los documentos que existan de este tipo en
cada uno de los lugares en donde se encuentre la copia. Cuando se retiran las
copias controladas, se destruyen, salvo que deba conservarse el original, para lo
cual se le colocará un sello ROJO de DOCUMENTO OBSOLETO y se archivará
en la oficina de calidad en la carpeta destinada para éstos hasta una nueva
revisión del documento.
Control de formatos.
26
PÁGINA 1 de 55
Los formatos se identifican, revisan, aprueban, controlan y distribuyen de

acuerdo a los procedimientos descritos en las actividades 1 a la 6. El manejo
dado a los formatos de calidad se realiza de acuerdo al formato “Control de
formatos: A-3-FO-006”. El responsable de este proceso es el Coordinador(a) de
Calidad.
Disposiciones generales.
Los medios físicos del documento deben ser siempre legibles, sin tachones
ni enmendaduras. Igualmente, está prohibido escribir o rayar sobre los
documentos controlados; para subsanar esta situación, se dispondrá de copias
para estudio (sobre esta se puede escribir y rayar). Para obtener una copia
adicional a las distribuidas, está debe ser autorizada únicamente por el
coordinador(a) de calidad.
Para el archivo de los documentos, su tiempo de conservación y su disposición

final, se seguirá lo estipulado en el manual de archivo y en las tablas de retención
documental.
CORRESPONDENCIA PERSONAL.
La que está dirigida con nombre propio de persona y la que a criterio del
encargado(a) del archivo central tenga el carácter de personal o privado y la que
aparece como confidencial. Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del funcionario.
No generan trámites para la institución.
27
PÁGINA 1 de 55
28
PÁGINA 1 de 55
LISTADO DE CODIFICACION
DEPARTAMENTO IDENTIFICACIÓN
NIVEL DIRECTIVO D
Junta Directiva D-1

Gerencia General D-2-GG
Recursos Humanos D-3-RH

NIVEL ASESOR A
Comercialización A-1
Promoción y Marketing A-2
NIVEL OPERATIVO O
Servicio al cliente O-1
Grupo de Calidad y Auditoria O-1-GCA

AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA O-2
Unidad Funcional de Recursos Humanos O-2-RH

Unidad Funcional de Planeación, Sistemas e Información O-2-PI
Unidad Funcional Financiera O-2-FI

Unidad Funcional de Apoyo logístico O-2-AL
Unidad Funcional de Facturación 0-2-FA

Unidad Funcional de Información y atención al Usuario O-2-IAU
Registro.
Registro de documentos: O-2-AL-FO-032
Préstamo de documentos: O-2-AL-FO-033
Inventario de documentos: O-2-AL-FO-034
Tablas de retención documental: O-2-AL-FO-035
29
PÁGINA 1 de 55
DEFINICIÓN DE ARCHIVO Y ESTRUCTURA.
TEMAS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO, Y DEFINIR CONSERVACIÓN DE

ARCHIVO.
Teniendo en cuenta el ciclo vital del documento, TELSEM S.A contara con
documentos clasificados en las siguientes fases o temas:
ARCHIVO DE GESTIÓN:
Comprende la documentación en trámite en busca de la solución a los

asuntos iniciados, sometida a una utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que lo soliciten.
Responsabilidad. En cumplimiento del Consenso 042 de 20022 del AGN, El

respectivo Líder de cada Dirección en TELSEM, va a ser el responsable de Velar
por la organización, consulta, conservación y protección del documento de
Administración de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en
el Numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Categorización. En cumplimiento del principio de procedencia cada una de

las oficinas productoras de TELSEM conformarán sus archivos de administración
Y La documentación se clasificará en expedientes, identificando los tipos
documentales elaborados y recibidos en desarrollo de la administración , es decir,
que reflejen el trámite dado, conforme el tema tratado basado en las
funcionalidades de las oficinas.
Conformación de expedientes
El expediente es la base de la organización archivística sobre la cual se

establecen las series y sub series documentales que componen el documento de
administración. Cada una de las dependencias de TELSEM, materializará su
administración administrativa en forma de expedientes, de la siguiente forma: - La
dependencia, en cumplimiento de sus funcionalidades, diseña, implementa y
30
PÁGINA 1 de 55
realiza sus procesos y métodos con los cuales soportan la administración de sus
trámites. Para la ejecución normal de estos trámites (desde su inicio hasta su
finalización), la dependencia genera y obtiene documentos que reflejan su
cumplimiento.
Por todas las series y sub series documentales, la dependencia está en la

obligación de abrir expedientes en los cuales se recopilan sus actuaciones y se
reúnen de forma lógica y ordenada los documentos que se generan o reciben en
desarrollo de cualquier mismo trámite o actuación, y se acumulan de forma natural
reflejando el orden en que hablado trámite es ejecutado. El siguiente es un caso
muestra de una sección del método, en donde se puede notar que por cada
actividad –de inicio a fin- se produce cualquier registro a modo de archivo.
Teniendo presente el carácter secuencial del método, el expediente documental
tendrá que del mismo modo gestionarse de manera secuencial, o sea, los
documentos se deben ingresar al expediente mientras se generan o reciben, de
esta forma se creará una ordenación cronológica (por lo general), que finalmente
reflejará lógica y ordenadamente lo ocurrido y se cumplirá con la administración
documental. Cumplimiento.
Actividad Registro Gestión documental ,

conformación del expediente
apertura de
expediente
1. Elaboración de los Ficha elaboración
estudios de mercado estudios de mercado
ingreso de documento
2. Identificar los posibles
oferentes a quienes se
remitirá la solicitud para
cotizar
31
PÁGINA 1 de 55
3. Elaborar y remitir las Oficios y/o correos

solicitudes de cotización electrónicos
ingreso de documento
4. Verifica las Documento de
cotizaciones recibidas verificación de
cotizaciones ingreso de documento
5. Elaboración y Estudio Previo
suscripción del Estudio
Previo ingreso de documento
Archivo expediente
archivo expediente
Ordenación Cronológica.
En el ejemplo anterior, se muestra una ordenación CRONOLÓGICA, o sea,
por fecha de producción o recepción del archivo en cumplimiento de cualquier
trámite específico.
Actividad Documento ingresado

1 Ficha o elaboración de
estudios,
2 Oficios , o correos electrónicos
3 Documento de verificación de
cotizaciones
4 Estudio previo
5 Y así sucesivamente hasta el
final
32
PÁGINA 1 de 55
Como se puede ver, el expediente quedará ordenado físicamente, a partir

del archivo más antiguo (inicio del trámite), hasta el archivo más reciente (fin del
trámite), de tal forma que se logre “leer como se lee cualquier libro”, o sea, a partir
de la página 1 hasta la última. Para poder hacer esta clase de ordenación se
deben legajar los documentos “boca abajo”, o sea, con la cara frontal en camino a
debajo,
Especificación.
Las oficinas productoras deberán llevar a cabo inventarios de la

documentación que posean en sus archivos de administración como parte de sus
funcionalidades, con el fin de llevar cualquier control de la documentación a su
cargo. Para ello se tendrá que utilizar exclusiva y exclusivamente el Formato
exclusivo de Inventario Documental FUID. De igual forma, es imprescindible llevar
a cabo el inventario documental a la hora de hacer las transferencias
documentales.
ARCHIVO CENTRAL.
Comprende la documentación transferida por los diversos archivos de

administración, cuya consulta no es tan recurrente sin embargo que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares
generalmente.
El archivo Central va a ser responsable de recibir, acomodar, custodiar,

explicar, mantener el control de y prestar el servicio de consulta de los
documentos recibidos en transferencia primaria de los diversos archivos de
administración de acuerdo con el cronograma predeterminado para todos los años
calendario.
Categorización.
33
PÁGINA 1 de 55
En cumplimiento del Inicio de origen, el Documento Central se conformará

mientras se reciban las transferencias, de forma jerárquica conforme con la
composición orgánico-funcional de TELSEM, reflejada en los niveles de fondo, sub
fondo, parte, y subsección.
Ordenación.
En el Documento Central, al interior de cada parte (dependencia), se llevará

a cabo la ordenación de la documentación teniendo presente el código de serie o
sub serie documental.
Descripción.
El Documento Central, basado en los inventarios recibidos en las

transferencias documentales primarias, conformará cualquier inventario general a
partir del cual se logren hacer las ocupaciones de consulta, localización, control de
préstamos, control de tiempos de retención para disposición final, preparación de
informes de administración propios del Documento Central, repartición física de la
documentación en estantería, transferencias secundarias (del Documento Central
al Histórico) entre otras.
ARCHIVO HISTÓRICO.
Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de

archivo de conservación permanente
34
PÁGINA 1 de 55
Transferencias documentales.
Con el fin de ofrecer cumplimiento a los tiempos de retención establecidos

en las TRD para cada serie y sub serie documental, el GIT Servicios
Administrativos de la GESTION Administrativa y Financiera, elaborará todos los
años calendario cualquier Cronograma de Transferencias que va a ser informado
en forma conveniente a cada una de las dependencias para su preciso
cumplimiento. Comentado cronograma tendrá que disponer en la programación de
35
PÁGINA 1 de 55
fechas en las que se recibirán las transferencias de todas las dependencias, de tal
forma que el personal de la dependencia remitente cuente con suficiente tiempo
para el alistamiento de su documentación, y el personal del Documento Central
cuente con suficiente tiempo para comprobar, devolver la documentación a la
dependencia en caso que se ocupe alguna corrección, y más adelante recibir la
transferencia de forma oficial. Para hacer la transferencia documental, cada
dependencia debería considerar las próximas ocupaciones:
- Conformación de carpetas según series documentales.
- Ordenación de la documentación –al interior de la carpeta- conforme el criterio

predeterminado.
- Foliación de los documentos.
- Levantamiento de inventario en el Formato FUID.
- Almacenamiento de carpetas en cajas de documento X200.
- Entrega de la transferencia al Documento Central.
- Revisión de parte de Documento Central.
- Aceptación y recepción oficial de la transferencia a causa de Documento Central.
Las anteriores ocupaciones se deben hacer en las próximas condiciones:
- La dependencia tendrá que formar carpetas según las series documentales en

relación en su Tabla de Retención Documental TRD (en trámite de aprobación por
parte del AGN). Dichas series documentales reflejan los temas o asuntos que la
dependencia tiene a su cargo, y por consiguiente agrupan la documentación
producida y recibida según sus funcionalidades.
36
PÁGINA 1 de 55
- Depuración por selección natural. Cada carpeta debería conformarse únicamente

con los documentos que hagan parte de la respectiva serie documental. No se
recibirán documentos de apoyo, ni borradores, ni hojas en blanco.
- Cada carpeta tendrá que contener cualquier más alto de 200 folios.
- Al interior de cada carpeta los documentos se deben ordenar cronológicamente

de tal forma que al abrir la carpeta, el primer archivo sea el más antiguo y el último
archivo sea el más reciente, de la misma forma que si se leyera un libro.
Se debería retirar material metálico como ganchos de cosedora y clips.
- Si la carpeta tiene documentos de diversos tamaños (ej.: carta y oficio), todos

ellos se deberán legajar a tamaño oficio. Si la carpeta solo tiene documentos
tamaño carta, se deberán legajar a tamaño carta.
- Las carpetas se deben almacenar en cajas de documento X200 (suministradas

por administración documental), de tal forma que se optimice el espacio
disponible, o sea, que quepa la más grande proporción de carpetas, intentando
encontrar constantemente que no queden apretadas y se logren sacar y volver a
guardar las carpetas cómodamente sin deteriorarlas.
37
PÁGINA 1 de 55
- Se tendrá que diligenciar cualquier (1) inventario de transferencia por

dependencia, usando el Formato exclusivo de Inventario Documental FUID. Para
eso se deben continuar las indicaciones que acompañan el formato.
- El inventario va a ser recibido por el personal de Administración Documental para

su que corresponde revisión. En caso que se detecten situaciones a arreglar, el
inventario y/o documentación se devolverá a la dependencia para las respectivas
correcciones. La recepción de la transferencia documental se oficializará con la
firma de las partes, de esta forma:
1. persona responsable de llevar a cabo el inventario (funcionario de la

dependencia que entrega),
2. persona responsable de entregar el inventario (Director de la dependencia que

entrega), y
3. persona responsable de recibir el inventario (funcionario de administración

documental).
38
PÁGINA 1 de 55
METODO DE CONSERVACION DOCUMENTAL.

Comprende las tácticas y técnicas concretas, que se relacionan con la
custodia de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los males y el desamparo de los
documentos.
Archivo: Se usa genéricamente para destinar cada una de las maneras de libros,
manuscritos, registros y otras clases de materiales que tienen dentro información,
u otro material con contenido intelectual, sin que importe el medio o formato
empleado. Fondo: Es cualquier cuerpo humano de registros causados orgánica y
naturalmente mediante las actividades y transacciones de su autor, o sea, que
poseen cualquier origen y procedencia histórica común.
Preservación: Comprende cada una de las ocupaciones económicas y

administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la
formación del personal, los planes de acción, los procedimientos y técnicas
referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la
información contenida en ellos. En otros términos, organización y programación de
todos los puntos y ocupaciones en relación con la conservación de las colecciones
en el sentido más extenso.
Reposición: Comprende las técnicas y conocimientos usados por el personal

especializado, responsable de arreglar los males generados por la utilización, la
época y otros componentes en los materiales de archivos y bibliotecas.
Organización y establecimiento de prioridades: Es el proceso por medio de el

que se determinan las prioridades para el cuidado de las colecciones. Para esto,
se instituye cualquier programa de preservación, que asegure la supervivencia de
los fondos de las bibliotecas para el futuro. Las metas y las prioridades de
cualquier programa de preservación deben estar en concordancia con la tarea de
39
PÁGINA 1 de 55
la organización. Una estrategia de preservación de extenso alcance tiene las

necesidades de preservación de la organización y una línea de conducta para
resolverlas. Es un instrumento de trabajo. Tiene una evaluación de las
necesidades, que identifica riesgos del inmueble, del almacenamiento, así como
las condiciones de estabilidad e ingreso a las colecciones, entre otros puntos,
escrita con Cualquier lenguaje claro y sencillo.
A la hora de ingreso de la comunicación oficial Recibida en la ventanilla

exclusiva de correspondencia, se tendrá que registrar el archivo, radicarlo en el
sistema y pegarle el sticker (adhesivo) de manera horizontal en la esquina superior
derecha teniendo particular cuidado de no tapar información alguna (texto o
imagen) incluida por el remitente en el contenido y/o plantilla de su comunicación.
En la situación que debido al tamaño del sticker, éste no logre ser situado
en el lugar establecido, tendrá que buscarse otro espacio en la misma
comunicación, en su orden de esta forma:
Buscar un lugar en la parte superior de la comunicación (desde el borde

superior hasta la primera línea de escrito, y a partir del borde derecho en camino
al borde izquierdo) para localizar horizontalmente el sticker, teniendo particular
cuidado de no tapar información alguna.
En caso de no poder ser situado horizontalmente en la condición expuesta

en el numeral 1, buscar un lugar en la parte inferior de la comunicación (desde la
última línea de escrito hasta el borde inferior y a partir del borde derecho al borde
izquierdo) para localizar horizontalmente el sticker, teniendo particular cuidado de
no tapar información alguna.
En caso de no poder localizar el sticker en ni una de las condiciones

expuestas en los numerales 1 a 4, se lo va a poder localizar en la cara
40
PÁGINA 1 de 55
subsiguiente (parte de atrás) de la comunicación en la esquina superior derecha,

constantemente y cuando la cara subsiguiente no posea ni una información.
En caso que la cara siguiente (parte de atrás) de la comunicación además

posea información, se deberán continuar las mismas normas antes expuestas a
partir del numeral 1 a 4 empero aplicadas a la cara siguiente.
Los anexos en formatos diferentes a papel deberán tener cualquier sticker

igual al de la comunicación oficial, o sea, con el mismo número radicado.
Tipo Anexo Acción

CD USB Poner el sticker sobre la cara no
grabable, sin tapar información
escrita o gráfica relevante para el
remitente y/o destinatario. De no
ser posible lo anterior, poner
sticker en el estuche contenedor
LIBRO, FOLLETO,CARTILLA Poner el sticker en la cara interna
de la carátula, donde no haya
información.
DIGITALIZACION.
Una vez pegado el sticker respectivo, la comunicación oficial Recibida

tendrá que ser digitalizada de tal forma que su imagen y contenido logren ser
visualizados en el sistema por el(los) destinatario(s) y ocasionalmente comenzar o
seguir su trámite sin necesidad de manipular el archivo físico.
Digitalización: Se deben retirar recursos como por ejemplo: bandas de caucho,

clips, y ganchos de cosedora, los cuales tienen la posibilidad de interferir en el
41
PÁGINA 1 de 55
transporte normal de los documentos por medio de la bandeja de entrada y

ocasionalmente perjudicar el escáner y/o los documentos.
- Retiro de ganchos de cosedora. Los próximos pasos reducirán los peligros de

generar roturas en los documentos al instante del retiro de ganchos:
1. Por la parte subsiguiente del archivo, introducir las pinzas del Saca ganchos en
los extremos doblados del gancho.
2. Accionar el saca ganchos hasta abrir enteramente los extremos del gancho.
3. Por la parte anterior (frente) del archivo, introducir las pinzas en el gancho.
Accionar la saca ganchos para sustraer enteramente el gancho y soltar los

folios.
Una vez retirado el gancho, se debería afirmar su idónea supresión.
- En caso que los documentos presenten dobleces, se debería intentar desdoblar y

alisar las hojas de tal forma que queden lo más planas viable para ser
transportadas sin complejidad por medio de la bandeja de entrada del escáner.
- Se deben retirar o reubicar notas adhesivas, de tal forma que no tapen

información alguna (texto o imagen) incluida por el remitente en el contenido y/o
plantilla de su comunicación.
- Cuando se organicen los documentos para la digitalización, se deben apilar de

forma que los bordes iniciales (bordes superiores) se encuentren alineados y
centrados en la bandeja de entrada.
- Se deben desplazar las guías laterales -de la bandeja de entrada del escáner
hacia adentro o en camino a fuera, para adaptarlas al tamaño de los documentos
que se vayan a digitalizar, de tal forma que al ser arrastrados por los rodillos se
mantengan en cualquier mismo ángulo, evitando de esta forma peligros de
42
PÁGINA 1 de 55
inclinación del archivo y de manera dobleces en los documentos y/o fallas en la

imagen.
- Para eludir rayas en las imágenes, el escáner debería ser objeto de una limpieza
periódica siguiendo las indicaciones del fabricante.
Digitalización - Control de Calidad
Una vez escaneada la comunicación, se debería realizar una revisión a la

imagen para hacer control de calidad, con el fin de comprobar que:
- La imagen sea una réplica fiel de la comunicación física.
- El contenido de la imagen sea legible, conforme con el contenido del archivo

físico.
- La imagen no presente dobleces.
- La imagen no presente rayas ejecutadas por la carencia de limpieza periódica del

escáner.
Se debería repetir el proceso de digitalización tantas veces como sea

primordial, realizando los ajustes pertinentes, hasta asegurar la calidad solicitada y
legibilidad de la imagen.
43
PÁGINA 1 de 55
Distribución.
La documentación física anteriormente escaneada, va a ser relacionada en

una planilla y va a ser entregada a la dependencia destino delegada de su
categorización, ordenación y conservación. Para el traslado de la documentación a
partir de la ventanilla exclusiva hasta el área delegada de su conservación, se
utilizará cualquier porta documentos que ofrezca propiedades como:
- Capacidad de almacenamiento de documentos hasta de tamaño oficio sin

necesidad de doblarlos,
- defensa contra la humedad y el polvo,
- sistema de cierre que posibilite contener los documentos en su interior en todo

instante, independientemente del ángulo de inclinación del porta documentos.
Conservación en archivos de gestión
La documentación recibida y producida en los archivos de administración,

va a ser conservada en carpetas con tapas separadas en yute con gancho plástico
redondo, perforación circular y pestaña horizontal (suministrada por el GIT
Servicios Administrativos).
44
PÁGINA 1 de 55
Tapa, contratapa y gancho.
Conservación de documentos: Para eso se tendrá que perforar la

documentación a tamaño oficio, o sea, alineándola al borde superior,
independientemente de su tamaño.
En caso que haya necesidad de utilizar ganchos de cosedora, se debería

usar cualquier trozo de papel entre el gancho y los documentos, de tal forma que
actúe como barrera para reducir el sector de contacto frente a una eventual
oxidación del gancho metálico.
En documentos originales, no se debería usar resaltadores ni marcadores

para resaltar alguna información o escrito específico.
En documentos originales no se deben hacer anotaciones a mano para no influir la

veracidad e totalidad del archivo.
Conservación en el procedimiento de transferencias documentales.
Los archivos de administración, en aplicación de las TRD valorarán su

documentación y determinarán cuál de ella debería ser objeto de transferencia al
45
PÁGINA 1 de 55
documento central. La documentación objeto de transferencia va a ser ingresada

en cajas de documento alusión X200 (suministradas por Servicios
Administrativos), cuyo tamaño posibilita almacenar hasta 6 carpetas (promedio),
cada carpeta con cualquier más alto de 200 folios; de cualquier forma se debería
optimizar el espacio disponible de la caja, intentando encontrar al mismo tiempo
que cada carpeta se logre deslizar sin más grande complejidad hacia el exterior y
en camino a adentro a la hora de las consultas, para eludir deterioros.
La foliación de cada expediente debería efectuarse usando lapicero de mina

negra. La foliación con esfero (bolígrafo) es aceptada por igual, empero la
utilización de este componente dificulta arreglar una foliación mal ejecutada.
Conservación de archivo central.
El Documento Central dispondrá de un lugar óptimo para la conservación

documental, que cumpla con las condiciones de construcción, almacenamiento,
medio ambiente, estabilidad y mantenimiento que garanticen la idónea
conservación de los documentos, según lo recomendado para instalaciones
propias o por medio de la contratación del servicio de defensa y almacenamiento.
46
PÁGINA 1 de 55
El Documento Central de TELSEM está formado con la documentación

transferida por los Archivos de Administración en cumplimiento del Cronograma de
Transferencias Documentales y en aplicación de las Tablas de Retención
Documental, previa verificación y aceptación –por parte del funcionario del
Documento Central- del cumplimiento de los requisitos establecidos para tal fin.
Una vez recibida y aceptada de manera oficial la transferencia documental

en el Archivo Central, la documentación va a ser conservada en las cajas X200 y
va a ser ubicada en la estantería disponible, y puesta a disposición para la
consulta de los usuarios.
Conservación en Documento Central Instalaciones.
En cumplimiento del artículo 13 de la Ley 594 de 2000 que instituye que “la
gestión pública tendrá que asegurar los espacios y las instalaciones elementales
para el conveniente desempeño de sus archivos”, TELSEM cuenta con cualquier
espacio designado para el Documento Central, el cual está dotado de:
- Cualquier documento rodante con 2 cuerpos fijos y uno rodante, con capacidad
para sesenta (60) metros lineales en cajas de documento alusión X200, el cual
47
PÁGINA 1 de 55
cuenta con una puerta con chapa de estabilidad para impedir el ingreso a la
documentación.
- Cámara de estabilidad 24/7.
- Ventilación recurrente asistida mecánicamente.
- Iluminación con bombillos tipo LED y lámparas de tubo fluorescente.
- Extintor contra incendio,
- Sensor de incendios.
Se puede contratar los servicios de defensa y almacenamiento de archivos,

por causas de falta de espacio disponible en sus instalaciones propias.
Conservación en Documento Central - Ingreso a instalaciones.
Solamente se posibilita el ingreso al Documento Central al personal

autorizado correspondiente a Servicios Administrativos de la Dirección
Administrativa y Financiera. Los individuos ajenos poseen prohibido el ingreso al
depósito de Documento Central. En todo caso se tendrá que ofrecer aplicación y
cumplimiento al PROTOCOLO DE Ingreso Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN
Documento CENTRAL
48
PÁGINA 1 de 55
METODOLOGIA PARA PUBLICAR MANUAL ARCHIVISTICO

Existen diferentes formas de publicar nuestro manual de archivo de la
empresa TELSEM y para publicar nuestro manual investigamos diferentes sitios
para descargar y subir archivos grandes utilizando solo un software que ayuden a
la investigación reciente sobre los clientes y los empleados y saber cómo se debe
diligenciar o como se hacen los archivos de la empresa y que les permita
visualizarlo cada que lo requieran para evitar complicaciones en la gestión de la
empresa.
FILEDROPPER
Con esta plataforma tenemos la posibilidad de subir archivos con cualquier

peso de hasta 5GB, y su manejo es bastante fácil. Nada más poseemos que
explorar las carpetas de la propia PC, elegir el documento, y File Dropper
empezará a subirlo. Esos interesados en algo extra, la herramienta dan planes Pro
con ciertos beneficios extras, involucrados con la era que permanece el
documento en el servidor.
ONE TIME BOX
49
PÁGINA 1 de 55
Otra herramienta bastante simple para compartir archivos de enorme

tamaño es OneTimeBox, que como su nombre bien sugiere, nos posibilita generar
una “caja” virtual donde tenemos la posibilidad de guardar archivos de enorme
tamaño. Cada “caja” tiene una URL asignada que tenemos la posibilidad de
compartir con otras personas. Otros usuarios además tienen la posibilidad de dar
sus archivos a la caja, sin necesidad de producir una cuenta. Los archivos estarán
disponibles por una semana en la caja, y deben tener cualquier peso menor a
1GB.
SENDUIT
Para compartir archivos monumentales en Internet de una manera privada,

sin embargo que no involucre servicios de almacenamiento en la nube, Senduit es
una buena elección. La exclusiva “desventaja” de este servicio es que no posee
cualquier límite bastante elevado, solamente tenemos la posibilidad de subir
50
PÁGINA 1 de 55
archivos de hasta 100MB de peso. Tal vez no tenemos la posibilidad de subir

cintas completas en formato Bluray, sin embargo con propósitos laborales podría
ser cómodo. Nada más seleccionamos el documento que deseamos subir, y
después seleccionamos la era de validez que va a tener el link de descarga: entre
30 minutos y una semana.
MEDIAFIRE
Es cualquier servicio conocido para compartir archivos. Con el correr del
tiempo se ha ido perfeccionando, para alejarse del criterio de piratería con el que
usualmente se asociaba. En la actualidad, MediaFire funciona de una manera
semejante a Dropbox empero continúa habilitando la probabilidad de compartir
archivos libremente. Construyendo una cuenta gratuita, tenemos la posibilidad de
guardar hasta 10GB de archivos, subiendo el límite a 500GB para cuentas de
pago. Sin embargo, sin embargo, MediaFire además nos brinda la probabilidad de
compartir de manera pública, inclusive en redes sociales. El elaborado de tener
aplicaciones móviles además es bastante a gusto.
MAILBIGFILE
51
PÁGINA 1 de 55
Para compartir archivos gigantes en Internet con MailBigFile, una

plataforma pensada para sustituir a los archivos adjuntos que mucho espacio
acumulan en la propia bandeja de entrada. Tenemos la posibilidad de mandar
archivos de hasta 2GB de peso, y hasta 5 archivos en cualquier mismo envío. Con
una cuenta Pro, se habilitan otras funciones más interesantes como poder subir
archivos de hasta 4GB, y además cifrar los archivos enviados.
FILEFACTORY
Filefactory es una compañía que da servicios fiables de trueque y

almacenamiento de archivos para todos. La compañía se fundó en 2005 y a partir
de entonces pudo contribuir a varios hombres y féminas de negocios, empleados,
expertos y otras personas que requieren cualquier almacenamiento de archivos
accesible para sus datos relevantes. Permanecen seguros de poder demostrar las
excepcionales propiedades de su sistema, que realmente elevarán la vida de uno.
SCRIB
52
PÁGINA 1 de 55
Scribd es cualquier lugar web para compartir documentos que posibilita a

los usuarios declarar archivos de varios formatos e incrustarlos en una página web
usando su formato iPaper.
53

Manual de Archivo-1

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Archivo-1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE ARCHIVO Y CÓDIGO 100-NO-01

Este manual contiene las normas y procedimientos establecidos por la

El manual de archivo es un proceso de suma importancia en cualquier

CREACIÓN DEL COMITÉ DE ARCHIVO

Creado mediante Resolución No. 601 de 2008, es el órgano asesor interno de la

ACUERDO: documento oficial aprobado por varios miembros de la Junta

ARCHIVO: instalaciones donde se conservan los documentos de una

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos

ARCHIVO DE GESTION: aquel en el que se reúne la documentación en trámite

ARCHIVO ELECTRÓNICO: es el conjunto de documentos electrónicos,

ARCHIVO HISTORICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

ARCHIVO TOTAL: hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso

BOLETÍN: documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante el cual se identifican

CERTIFICADO: documento que confirma un hecho real.

CIRCULAR: son disposiciones emitidas por un superior jerárquico dentro de la

COMUNICACIÓN: documento informativo de interés público para determinada

COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en

CONTRATO: documento legal que involucra dos partes, contratistas y

COPIA CONTROLADA: es aquella copia de documento que se distribuye de

CORRESPONDENCIA EXTERNA: son todas aquellas comunicaciones que se

CORRESPONDENCIA INTERNA: comprende las comunicaciones que se

CORRESPONDENCIA PERSONAL: son todas la comunicaciones de carácter

DISPOSICION: indica el tiempo que se debe examinar el registro posterior al

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: es la información y le

DOCUMENTOS DE APOYO: son documentos particulares para cada área, de

ENTRADAS: designan los materiales e información en cualquier formato que

FORMATO: documento preestablecido para desarrollar determinado proceso.

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas

INFORME: relación detallada de las actividades desarrolladas o a desarrollar se

MEMORANDO: escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se

OFICIO: documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para

PROPUESTA: documento inicial tendiente a implementar un posible proyecto.

PROVEEDOR: lo constituye la organización, persona, grupo de personas o

REGISTRO: series de datos que identifican o conforma un documento.

RESOLUCIÓN: forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los

SALIDAS: están constituidas por el producto o los productos del proceso.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo

TIEMPO DE RETENCIÓN: indica el tiempo que se encuentran los registros en el

VALORACION DOCUMENTAL: proceso por el cual se determina los valores

COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Los escritos de carácter general o particular que se utilizan para

- Memorando: Se emplea para transmitir información, dar orientaciones y

La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre

- La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y

digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras

PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA E INTERNA.

 Recolección de la correspondencia en las oficinas dependientes:

despacho quien hace sus veces de oficina de Archivo Central, recepcióna

un sobre sellado debidamente marcado con letra legible del nombre,

MANEJO USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.

El programa de gestión documental se divide en las siguientes actividades:

modificación de documentos, documentos obsoletos, manejo de los documentos

El dueño del proceso o responsable de la unidad funcional identifica la

El responsable de este proceso es el encargado de la unidad funcional o

Una vez aprobada la solicitud con la firma del gerente, se envía al

El coordinador(a) de calidad, da las indicaciones de presentación del

Encabezado: en un marco, el encabezado consta en su extremo superior

Para la primera hoja del documento el pie de página consta en su extremo

Los responsables de este proceso son el Coordinador(a) de Calidad,

A su vez todos los documentos tendrán las siguientes características:

Portada: la portada será la presentación del documento (hoja 1), la cual se