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MATRIZ DE COMUNICACIÓN
¿QUE SE COMUNICA?
Compromiso por la Dirección,
Política y Objetivos del Sistema
Integral de Gestión
Necesidad de la participación en
desarrollo de Políticas y
objetivos del Sistema de Gestión
Información pertinente sobre
requisitos legales y otros
Responsabilidad y Autoridades
frente al Sistema de Gestión
Integral
Peligros identificados y que
afecten la Calidad del Producto,
Medio Ambiente, las partes
interesadas y la Seguridad y
Salud de los colaboradores.
Respuestas a Comunicaciones
de Partes Externas - Interesada
¿COMO SE COMUNICA? VIA DE COMUNICACION ¿QUIEN LO COMUNICA? ¿CUANDO SE COMUNICA? A QUIEN SE COMUNICA?
Inducción
Re-inducción
Jefes Inmediatos
Área de Recursos Humanos
Capacitaciones Permanentemente Partes Interesadas
Avisos
Correo electrónico Área de Calidad Cuando surgen cambios A todo el personal
Cuando exista un nuevo requisito
Correo electrónico Área de Calidad legal o de otra índole, o se Partes Interesadas
modifique uno existente
Inducción
Capacitaciones Cuando se definan nuevas Personal que trabaja bajo
Área de Recursos Humanos y
responsabilidades o autoridades o el control de Avicol,
Calidad
se modifiquen las existentes Visitantes y Contratistas
Divulgación de procedimientos o
normas de trabajo
Inducción
Re-inducción
Permanentemente
Personal que trabaja bajo
Área de Recursos Humanos y Cuando ingrese una persona nueva
Capacitaciones el control de Avicol y
Calidad Cambios en los riesgos y sus
Contratistas
controles asociados
Divulgación de procedimientos o
normas de trabajo
Folleto de Inducción de
Recepcionista
Visitantes
Personas que reciben la visita Antes del Ingreso de un Visitante a
Reglamento Ingreso de Visitantes
Guarda de Bioseguridad (Unidades las instalaciones de Avicol
Visitantes a Unidades de
de Producción)
Producción
Cada vez que se requiera responder
un comunicado a una parte
interesada. Se le dará respuesta
Área que haya recibido la solo a solicitudes por escrito por
Correspondencia Externa Parte Interesada
Comunicación y realizado su análisis Partes Interesadas o Personal de
Avicol. Avicol se reserva el derecho CODIGO: F08-037
VERSION: 0.0.1
de dar respuesta a solicitudes de
Orden Ambiental.
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Divulgación de procedimientos o Jefe Inmediatos, Área de Recursos

Cada vez que se genere un cambio Personal Avicol
normas de trabajo Humanos, Área de Calidad
Cambios en el Sistema Integrado
de Gestión
Acciones correctivas, Partes Interesadas del
Área de Calidad Cada vez que se requiera.
preventivas o de mejoras Proceso

A las personas que

laboran en el área
Jefe de Salud Ocupacional Cada vez que ocurra un incidente
Resultado de las Investigaciones afectada o en el proceso
Lecciones Aprendidas Área de Calidad (Salud, Seguridad, Ambiente y
de Incidentes donde ocurrió el incidente
Jefes Inmediatos Producto)
y aquellas que están
potencialmente expuestas

Cuando se realice una revisión por

A todos los colaboradores
Resultados de la revisión por la Correo electrónico Jefes Inmediatos la Dirección o se tenga algún
de Avicol según
dirección Grupos Primarios Auditor Interno resultado que la Gerencia determine
corresponda
que debe ser divulgada
Inducción
Re-inducción Jefe de Salud Ocupacional Permanentemente Empleados
Capacitaciones
Folleto de Inducción de
Plan de emergencia Recepcionista
Visitantes
Personas que reciben la visita Antes del Ingreso de un Visitante a
Reglamento Ingreso de Visitantes
Guarda de Bioseguridad (Unidades las instalaciones de Avicol
Visitantes a Unidades de
de Producción)
Producción
Quienes son los integrantes de Inducción
Jefe de Salud Ocupacional Cuando haya elección de COPASO,
COPASO, Brigada de Re-inducción
Área de Calidad o cuando se generen cambios de Partes Interesadas
Emergencia y Representante de Capacitaciones
Jefes Inmediatos algún representante de estos roles.
la Direccion Correo Electrónico/Cartelera
Gerencia Administrativa Auditor
Procedimientos y requisitos Manual de Contratistas Interno Firma de contrato u orden de Proveedores y
aplicables Contrato u orden de servicio Secretaria Gerencia Calidad servicio o trabajo Contratistas
Area de Compras
Inducción Inducción
Funciones, responsabilidades y
Re-inducción RRHH Re-inducción Funcionarios Avicol
autoridad
Colaboradores Avicol,
Formato Investigación de Jefe Salud Ocupacional y Área de
Investigaciones de incidentes Cada vez que se requiera Contratistas y
Lecciones Aprendidas Calidad
Proveedores
Partes Interesadas: Cualquier persona o entidad que es afectada por las actividades de una organización; por ejemplo, los trabajadores de esa organización, sus accionistas, los Clientes, comunidad, medio ambiente,
contratistas, proveedores, organizaciones civiles y gubernamentales, etc.

CODIGO: F08-037
VERSION: 0.0.1