CONTROL DE REGISTROS

Cód.: PR-GHSEQ-003 Fecha: 2011-02-24 Ver: 2 Página 1 de 2

1. OBJETIVO: Documentar la manera como se lleva a cabo el control de los diferentes registros originados durante el desarrollo de los procesos de prestación del servicio, con el fin
de demostrar la conformidad del SIG - Sistema Integrado de Gestión (Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad) con los requisitos establecidos, y la operación eficaz del
mismo.

2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica para realizar el control de todos los registros que se enuncian en la estructura documental del SIG.

3. METODOLOGÌA:
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Los Registros son todos aquellos que están relacionados en los Manuales, programas, Planes, Colaboradores Drilltek
Protocolos, Procedimientos e instructivos.
La organización genera registros durante la prestación del servicio, que son de presentación y
Inicio estructura libre, de acuerdo con los requisitos RUC (actas, Reporte de actos y condiciones subest.,
Capacitación, Entrega EPP, Inspecciones, furat, investigación de accidentes, Profesiograma, acción
preventiva y correctiva entre otros) y del Cliente durante la operación en el pozo, (reportes diarios,
registros geológicos, reportes y evaluaciones de presión), los cuales se generan y se usan como
1. Identificar Registros insumos durante la prestación del servicio y se pueden o no eliminar o mantener cuando el pozo
termina.

2. Generar Registros
3. Clasificar y Archivar Registros
A
4. Almacenar y Proteger Registros
2. En todas las áreas y Procesos llevados a cabo por Drilltek, se generan y mantienen registros del Colaboradores Drilltek
SIG, con el objeto de demostrar la conformidad del sistema de gestión SSOA y calidad, con respecto
a los requisitos de la guía RUC y del Cliente, y también para documentar y verificar la operación
adecuada del SIG de la Organización. Los Registros se diligencian en Formatos diseñados de
acuerdo a las actividades a controlar. Dichos registros son documentos legibles, claros, están en
buenas condiciones físicas de presentación, diligenciados adecuadamente por los colaboradores
responsables de su elaboración y revisión. Los registros se diligencian en tinta y no contienen ningún
tipo de enmendadura, en caso de que esto ocurra, ésta es cubierta con corrector y se vuelve a
escribir sobre la misma, por la persona que lo diligenció. Los registros que se llevan en medio
magnético, se diligencian directamente en el respectivo formato y se envían vía electrónica al (los)
usuario (s) que lo demanden.

3. Los registros se clasifican de acuerdo al tipo de actividad realizada o por el tema a que Dueños de
corresponda el mismo. Solo se archivan los registros que contengan la información suficiente y proceso/Colaboradores
1 necesaria para su análisis y uso o acción requerida. Los registros generados en los pozos se envían Drilltek.
vía e-mail a los dueños de los procesos o a quien estos deleguen para su respectivo análisis y
control.

4. Los Registros del sistema de gestión SSOA y calidad se almacenan según el tipo que sean (físicos Colaboradores
o electrónicos), en carpetas, fólderes, archivadores, bibliotecas, o en el disco duro de los equipos de Drilltek/Ingenieros o
cómputo que los contenga. Los registros en medio físico se mantienen en sitios que aseguran un Geólogos/ Gerente
mínimo deterioro o daño que pueda ser causado por efectos del medio ambiente (agua, lluvia, sol o General
polución) y debidamente protegidos de daños o pérdidas causadas por terceros o agentes externos.

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DRILLTEK. LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COMO COPIA NO CONTROLADA.
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5. La información magnética almacenada, se recupera utilizando los equipos de cómputo
Los registros SSOA que se llevan en medio físico, se recuperan consultando directamente las
carpetas o fólderes que los contienen.

6. El acceso, la retención y disposición de los Registros del SIG se orienta según lo descrito en el
Listado Maestro de Registros.

Colaboradores Drilltek

Coordinador de HSEQ

VERSIÒN
Fin MODIFICACIONES REALIZADAS FECHA
No
Versión inicial del procedimiento. 2010-03-24
1

Se actualiza actividades en el desarrollo del procedimiento 2011-02-24

2

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