NIA 230—Documentación de Auditoría.

Lo que todo Auditor debe conocer

Alcance de la norma:

Establecer normas y dar lineamientos sobre la documentación de los trabajos de auditoría. Existen otras
Normas de Auditoría que requieren documentación especifica en esta materia (se indican en el apéndice
de esta NIA 230).

Se debe preparar de manera oportuna la documentación de las evidencias, de tal forma que
proporcionen:

o Un registro suficiente y apropiado que será la base para el sustento de la opinión.

o Evidencias que la auditoría se realizó siguiendo las normas internacionales, regulación y legislación
aplicable.

Dos definiciones claves en esta norma.

Documentación de la auditoría: Registro de los procedimientos de auditoría realizados en el cliente. Es la

vinculación de la evidencia obtenida durante el proceso de auditoría. Comprende todos los documentos
y registros sobre los que el auditor ha tenido conocimiento y ha inspeccionado.

Auditor con experiencia: Persona (interna o externa de la firma) que tiene un entendimiento amplio y
completo sobre:

o Procesos de auditoría, incluyendo las técnicas de auditoría.

o Requisitos legales y regulación aplicables.

o El entorno del negocio en que opera la entidad.

o Asuntos de auditoría e información relevante de la industria.

El proceso de documentación de la auditoría es quizás el momento más importante y trascendental del

trabajo del auditor, dado que es la oportunidad para acceder y obtener evidencia sobre cada una de las
aseveraciones (afirmaciones) de la auditoría en forma suficiente y apropiada, entonces toda esta
evidencia se debe vincular en los papales de trabajo, como garantía que el trabajo se llevó a cabo con la
diligencia profesional que corresponde.

Existe el riesgo, que un mal proceso de obtención de evidencia, en la preparación de la documentación

de auditoría, conlleve a un desenfoque del trabajo, conllevando a conclusiones erradas, y en
consecuencia, un trabajo que puede quedar descalificado para sustentar la opinión final del auditor
frente a los Estados Financieros auditados. De ahí que resulta necesario el control de calidad sobre estos
procesos de auditoría (temas ya desarrollados en artículos anteriores), y por su puesto el factor humano
es determinador de los resultados como es natural.

¿Qué comprende la documentación de auditoría?

La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la evidencia del trabajo
realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y electrónicos o digitalizados,
los cuales se van acumulando con el aporte de cada uno de los miembros del equipo de auditoría, sufren
un proceso de control de calidad, con la revisión y supervisión. En la actualidad existen herramientas
contenidas en software que hacen más práctico y eficiente el proceso de auditoría, teniendo en cuenta
que esta herramienta permite controlar el flujo de documentación y el acceso restringido únicamente a
miembros del equipo de auditoría asignado.

La documentación de auditoría puede provenir de fuente interna y de fuente externa. Fuente interna es
la documentación del cliente, los registros contables, contratos, facturas, etc. Fuente externa,
confirmaciones recibidas de clientes, bancos, proveedores y abogados, en base a esta documentación el
auditor prepara sus análisis y aplica las técnicas de auditoría para completar el proceso de obtención de
evidencia y concluir sobre cada una de las aseveraciones en los estados financieros.

Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de auditoría, se debe
tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial que no se pierda ninguna pieza de
la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar por un uso inadecuado, o del acceso indebido por
parte de terceros no autorizados.

Algunos ejemplos de la documentación de auditoría:

Clase de documentación Origen o Fuente

Plan de auditoría:

o Programas de auditoría

o Memorando de asuntos críticos

o Mapa de riesgos

o Sumaria de saldos contables

o Memorando de entendimiento del negocio

o Materialidad de auditoría
o Cronograma de trabajo

o Recursos necesarios

Interna

Actas de Gobierno corporativo / actas de comités

Interna

Comprobantes de contabilidad y soportes (facturas, contratos, recibos de caja, egresos)

Interna

Análisis de datos (minería de datos)

Interna

Conteo físico de activos (activos fijos, inventarios, títulos)

Interna

Correspondencia recibida - Correos electrónicos (entidades de control, abogados, etc.)

Externa

Confirmaciones recibidas (Bancos, abogados, clientes, proveedores, empleados)

Externa

Anotaciones de asuntos tratados en reunión con terceras personas (asesores, expertos, autoridades,
proveedores, abogados, contratistas)

Externa

Información estadística gubernamental, gremial o sectorial

Externa

Investigaciones periodísticas o de instituciones especializadas

Externa

Toda esta documentación, una vez ha sido analizada y verificada a través de las técnicas de auditoría, se
concluye si aporta evidencia de auditoría, es decir si es útil, se convierte en un “papel de trabajo” y en
adelante servirá de soporte para sustentar la opinión de auditoría y los informes a la dirección de la
Compañía y a los niveles de gobierno corporativo que corresponda.

Identificar el rol de preparador y de revisor de los papes de trabajo

Es indispensable definir estos roles en cada trabajo de auditoría, en el mismo momento de iniciar el
trabajo, en la Firmas básicamente por el mismo cargo se conocen las responsabilidades roles, el
“preparador” es el auditor que “hace” los análisis y desarrolla los procedimientos de auditoría, mientras
que el “revisor” es un nivel jerárquico que debe contar con mayor experiencia y formación, su
responsabilidad es garantizar que todos los procedimientos de auditoría planeados se hayan
desarrollado, y que cada papel de trabajo contenga los elementos básicos y esenciales, así mismo que la
evidencia obtenida sea suficiente y apropiada. El trabajo de revisor implica una inspección asidua del
archivo documental, una lectura completa de cada papel de trabajo. Es conveniente que el revisor deje
constancia de los puntos de revisión (TO-DO) en un documento formal, para que el “preparador” pueda
realizar las mejoras e implementaciones que se han requerido o sencillamente como una guía de
discusión en conjunto con el equipo de auditoría.

Principales consideraciones que el auditor debe cuidar en el proceso de documentación de la auditoría.

La documentación de la auditoría debe ser clara, concisa y precisa, explicita, de tal forma que facilite
llegar a las conclusiones. En otras palabras, los papeles de trabajo deben explicarse por sí mismos, dado
que cualquier explicación verbal del auditor no constituye un soporte adecuado sobre su desempeño
frente al trabajo.

Cada papel de trabajo incluye una descripción de la naturaleza, oportunidad y extensión de los
procedimientos realizados en la auditoría.

Se incluirá los resultados de los procedimientos y la evidencia de auditoría obtenida.

Se documenta los asuntos importantes y las conclusiones alcanzadas.

Riesgos identificados de representación errónea de la información financiera de la auditoría.

La metodología y las herramientas utilizadas en el trabajo de auditoría.

Al cierre del proceso de auditoría, el equipo deberá excluir del archivo, aquellos borradores o prospectos
que definitivamente no agregan evidencia al proceso de auditoría, para evitar confusiones y
desviaciones en las apreciaciones, al momento de emitir el dictamen de la auditoría.

Partes o secciones que debe contener un papel de trabajo estándar:

o Encabezado

> Nombre de la firma

> Nombre del cliente

> Nombre del auditor/iniciales y rol

> Área de auditoría

> Fecha de corte

 > Fecha de elaboración

o Objetivos de auditoría (asociado a las aseveraciones)

o Procedimientos a desarrollar.

o Resultados / evidencias obtenidas

o Conclusiones.

Se recomienda que los borradores de papeles de trabajo que al final no se vincularon al expediente
(archivo) de auditoría, se eliminen o destruyan de forma controlada, para evitar que en revisiones
posteriores, o para mismos propósitos de auditorías recurrentes en periodos futuros, pueda conllevar a
errores o interpretaciones equivocadas por parte del auditor. Situación similar para los puntos de
revisión (TO-DO), documento en el que se consignan los aspectos que identifico el auditor que tiene el
rol de “revisor”, y que sirve como guía de discusión para mejorar y complementar los papeles de
trabajo, estos puntos de revisión deben ser aclarados, incorporando en cada papel de trabajo las
mejoras, ajustes o modificaciones a la redacción que se hayan sugerido, al final el documento debe ser
eliminado del archivo de auditoría, una vez quién lo preparó, haya quedado satisfecho que todos los
asuntos fueron solucionados y documentados.

El auditor debe Juzgar los asuntos de importancia

Al Juzgar la importancia de un asunto de auditoría, requiere un análisis objetivo de los hechos,

circunstancias y contexto. Los asuntos de importancia incluyen, entre otros, los siguientes:

Un asunto es importante, si de este se desprenden riesgos de alto impacto y ocurrencia probable. Por
ejemplo, el auditor puede identificar asuntos importantes en el entendimiento del negocio del cliente,
en el proceso de preparación y publicación de estados financieros.

El auditor concluye en sus procedimientos aplicados (sustantivos o analíticos), representaciones

erróneas, o la necesidad de realizar una evaluación específica a un riesgo, como resultado de sus análisis
preliminares, esto es un asunto importante para considerar.

Cuando el auditor se enfrente a una situación de dificultad para realizar /aplicar un procedimiento de
auditoría. En este caso, si no se resuelva el “evento de dificultad” puede llevar a una limitación en el
alcance, en este caso, tendría repercusión en la opinión que debe emitir el auditor. La limitación en el
alcance es una de las situaciones que regularmente ocurren en los trabajos de auditoría de estados
financieros, y que trascienden a la opinión de auditoría, es términos prácticos es una salvedad, toda vez
que el auditor no le fue posible satisfacer sus procedimientos, todo dependerá del contexto y el monto
sobre el cual se está teniendo la dificultad de auditar y que no se logró obtener evidencias por otro
mecanismo o procedimiento alterno de revisión.

Cualquier otro asunto, que pudiera incidir o modificar la opinión del auditor sobre los Estados
Financieros propósito de la auditoría.
Es recomendable mantener y acumular en un papel de trabajo, un resumen de estos asuntos de
importancia, o asuntos y situaciones significativas, de tal forma que se pueda llevar a cabo los
procedimientos necesarios para llegar a conclusiones apropiadas, y todas las discusiones que se realicen
en torno a cada uno de los asuntos, será parte del expediente de auditoría, incluso cada asunto deberá
ser reportado a la Dirección del Cliente, para que sobre ellos se ejerza el debido seguimiento.

Errores recurrentes que se suelen tener en los procesos de documentación.

Mantener en el archivo de papeles de trabajo, documentos o análisis que iniciaron como un prospecto
de papel de trabajo, pero no fueron completados ni concluidos, entonces quedan incompletos y sin
aporte de evidencia, con el riesgo de no haber realizado un procedimiento de auditoría esencial.

Anotaciones que hace el auditor en los documentos, como por ejemplo hipótesis, conclusiones
parciales, riesgos preliminares planteados, o información pendiente de incluir (cifras, nombres, fechas,
etc.) o actualizar.

Conclusiones preliminares adversas que el auditor a cargo del trabajo ha incorporado, pero que no han
sido discutidas con el líder del equipo de auditoría. Si en el proceso de revisión del trabajo por parte del
auditor líder no se detecta la situación, conllevaría un gran error para el proceso de cierre del trabajo y
de la opinión formulada, claro está en caso que ese error llevará a una opinión modificada (debe
entenderse por opinión modificada, la que incluye alguna clase de salvedad u opinión adversa).

Puede ocurrir que se adicionen o reemplacen a último momento documentos o papeles de trabajo y en
consecuencia no sean revisados por el auditor líder responsable.

Errores en la referenciación cruzada, el amarre de los saldos o valores entre la sumaria (sumaria es el
resumen de los saldos del Balance) y cada uno de los papeles donde se desarrollaron los análisis,
ausencia de firmas del auditor o del líder que revisa o el socio a cargo.

Olvidar incluir papeles de trabajo de gran importancia probatoria, que aunque fueron preparados y
procesados, no se vincularon. Las herramientas que existen actualmente, contenidas en software
especializado para administrar y como repositorio de papeles de trabajo minimizan esta clase de riesgos,
mientras que los archivos físicos tienen mayor exposición a este riesgo.

Usar plantillas del trabajo realizado en otro cliente, y no actualizar los encabezados, y demás datos
propios del trabajo que se está documentando, quizás es uno de los errores más recurrentes.

Se requiere documentar cualquier desviación en las normas básicas de auditoría, o en los

procedimientos esenciales.

El objetivo principal de las normas de auditoría, es proveer orientación técnica profesional y están
diseñadas para ayudar al auditor en su propósito, entonces cualquier incumplimiento a una de ellas
deberá corresponder a una circunstancia excepcional.
En esas circunstancias excepcionales, el auditor juzga la conveniencia de apartarse de un principio
básico o un procedimiento esencial que sea relevante para el trabajo de auditoría.

Es en este punto donde el auditor debe sacar a flote toda su experticia y maniobra de acuerdo con las
circunstancias, para a través de otros procedimientos llegar a similares conclusiones y debe documentar
y justificar las razones que lo llevaron a ir en ese camino.

En estos casos, el auditor puede hacer uso de todos los recursos asignados, acceso a la gerencia, a
expertos, a demás miembros de mayor experiencia en el equipo de auditoría, o a otros profesionales
dentro de la Firma, para garantizar que estos procedimientos alternos son suficientes y apropiados. Por
ejemplo, un procedimiento esencial es la confirmación de saldos y transacciones con clientes, pero
regularmente no se obtienen las respuestas dentro de la oportunidad requerida, a pesar de toda la
gestión que se pueda desplegar a la obtención de respuesta, entonces se deben plantear
procedimientos alternos, en esta caso puntual se pueden aplicar, entre otros los siguientes:

Recaudos posteriores.

Roll back. Análisis retrospectivo para a partir del saldo actual, regresar al saldo que se haya auditado en
el periodo anterior, se requieren cierta información del período para la operación aritmética.

Pruebas sustantivas que evidencien la existencia de la deuda. Verificar el despacho, y el recibido del bien
o servicio por parte del cliente.

Estados de cuenta del cliente que hayan sido obtenidos en periodos interinos.

Acceso a papeles de trabajo y análisis de los auditores internos o la dirección financiera.

Acceso a información pública del cliente.

Compilación del archivo final del trabajo de auditoría

Esta NIA 230 requiere que el auditor complete oportunamente la compilación del archivo final de la
auditora después de la fecha del dictamen del auditor.

Teniendo en cuenta que (como se requiere la NIC1) las Firmas deben implementar políticas y
procedimientos de control de calidad, una de esas políticas deberá establecer cuál es el tiempo
razonable para realizar el cierre definitivo del archivo de auditoría, desde ese momento, no se debe
realizar ninguna modificación, adición, o retiro de documentos o papeles de trabajo, se sugiere que un
tiempo razonable son 60 días después de la fecha del dictamen u opinión de auditoría.

Completar la compilación del archivo final de la auditora después de la fecha del dictamen del auditor,
es un proceso administrativo que no implica el desempeño de nuevos procedimientos de auditora ni la
elaboración de nuevas conclusiones. Sin embargo, es posible hacer cambios a la documentación de
auditora durante el proceso final de compilación, únicamente si son de naturaleza administrativa. Los
ejemplos de estos cambios incluyen:

Suprimir o desechar la documentación reemplazada.

Seleccionar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo.

Dar por terminadas las listas de verificación relativas al proceso de compilación del archivo.

Documentar la evidencia de auditora que el auditor ha obtenido, discutido y acordado con los miembros
relevantes del equipo de auditora antes de la fecha del dictamen del auditor.

Las normas de auditoría requieren que las Firmas establezcan políticas para la retención de los archivos
de trabajos ya concluidos, el periodo máximo sugerido es de 5 años de retención o conservación de los
archivos, contados a partir de la fecha de emisión del dictamen u opinión de auditoría.

Una recomendación al utilizar software para administra y mantener como repositorio de documentación
de la auditoría, es establecer un mecanismo que permita tener una copia de seguridad (backup)
completa a todo el encargo, y promover para que el auditor responsable del trabajo, con cierta
periodicidad realice la copia (los sistemas permiten programar esta actividad en forma automática, solo
es estar conectado al servidor), esto ahorrara verdaderos dolores de cabeza, el riesgo de pérdida de
información de los computadores es muy alto y no el costo de recuperarla no se compadece con el de
tener hábitos recurrentes de realizar la copia de seguridad.

REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UNA AUDITORÍA

La inspección y verificación de las contabilidades de una empresa son necesarias al momento de realizar
una auditoría. El auditor, es la persona encargada de elaborar el informe y allí deberán reflejarse los
valores del patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa.

Para que este proceso sea transparente, las empresas deben asegurarse de tener un auditor de calidad
que resuelva de manera legal los problemas presentados y aporte soluciones a los mismos. Además,
este profesional tendrá que acatar la normatividad y los requerimientos establecidos por la Junta
Central de Contadores (JCC).

Hay que tener en cuenta que las NICC 1 justamente en los párrafos 5 a 47 y A54 a A63 señalan los
lineamientos necesarios para que una firma auditora o el profesional independiente que lleve a cabo
esta gestión, diseñe las políticas y procedimientos para la compilación, confidencialidad, custodia,
integridad, accesibilidad, recuperación y conservación de los archivos de los encargos.

Según las NICC 1 se deben cumplir los siguientes requisitos para las auditorías, asimismo, el tiempo de
conservación de la documentación solicitada. A continuación #TeContamos de qué se trata:

Determinar el período mínimo en que la firma auditora conservará cada clase de archivo.

Establecer el tiempo para que el socio del encargo y el personal a cargo realice la compilación de los
archivos del encargo después de la fecha del informe de auditoría (párrafo 45 de la NICC 1).

Verificar la documentación requerida por cada tipo de encargo.

Para que se proteja la documentación es fundamental que:

Los empleados firmen los compromisos de confidencialidad de la información de los clientes. Estos
documentos deben especificar “que no es posible revelar ningún documento o dato de los archivos de
los clientes sin la autorización expresa del socio responsable.” A su vez, firmar la autorización del cliente
cuando este requiera que se le entregue algún documento.

En consecuencia, las NICC 1 en sus requerimientos, asegura que se debe establecer “el procedimiento
para la destrucción de archivos que se conservarán escaneados, señalando las autorizaciones requeridas
para tal fin.”

Durante el proceso, el auditor o el profesional encargado tendrá que documentar los siguientes
aspectos:

1. Propuesta de servicios para el cliente.

2. El proceso de planeación de auditoría, que incluye:
3. La estrategia de auditoría que defina el alcance, oportunidad y dirección de la auditoría de
manera que guíe el desarrollo de la misma. Además, incluir de manera general los
procedimientos que van a desarrollarse, y los recursos de los que va a disponer la auditoría.
4. Plan de auditoría que cubra de manera detallada los lineamientos generales de la estrategia
de auditoría.
5. Memorando de planeación, que incluya el conocimiento del cliente en lo relacionado con la
descripción de actividades, estatutos, información de empleados, políticas contables, usuarios
relacionados, cronograma de impuestos, actividades y reportes a entregar como resultado de la
auditoría.
6. Asuntos significativos en cuanto a los requerimientos de ética.
7. Cumplimiento de requerimientos de independencia.
8. Procedimientos de evaluación de los riesgos de la auditoría.
9. Comunicaciones enviadas y recibidas en el desarrollo de la auditoría.
10. Confirmación de que no haya asuntos pendientes por resolver.
11. Documentación de los hallazgos y de las pruebas de auditoría realizadas.
12. Informe de auditoría o dictamen.
13. Cierre del archivo con las aprobaciones correspondientes, verificando las referencias
cruzadas de los archivos.

La importancia de la evidencia en la auitoria

Concepto NIA 500.– “Información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que
basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros
contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información.”

Esta norma de auditoría, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor
y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el
ejercicio de Auditoría sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado
a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la
empresa y la comunidad.

Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con
calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad, al tener en
cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las características siguientes:

Relevante – Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de
auditoría.

Autentica – Cuando es verdadera en todas sus características.

Verificable – Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por
separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias.
Neutral – Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe
haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.

La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada por factores como:

Riesgo inherente. Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia
necesaria.

Riesgos de control; El control interno y su grado de implementación proporciona la tranquilidad o

desconfianza, susceptible de análisis y comprobación.

El auditor debe obtener evidencia mediante la aplicación de pruebas y procedimientos:

Pruebas de control.– Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema
de control interno y contabilidad.

Pruebas sustantivas.– Consiste en examinar las transacciones y la información producida por la

entidad bajo examen, aplicando los procedimientos y técnicas de auditoría, con el objeto de validar
las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para satisfacerse sobre la
legitimidad de la información, haciendo las comprobaciones necesarias para hacerse un juicio
profesional, sobre un asunto.

A. Inspecciones.- Comprende la inspección documental y examen físico.

Documental.- Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. Proporciona

evidencia en la auditoría y confiabilidad de su naturaleza y fuente de las operaciones.
Examen físico.- Es la técnica de la auditoría mediante el cual el auditor verifica la existencia de los
activos tangibles para obtener evidencia en la auditoría con respecto a su inclusión en el activo, pero
no necesariamente a su propiedad o valor.

B. Observación.- Consiste en presenciar un proceso o procedimientos que están siendo realizados

por otros; por ejemplo, la observación del auditor del conteo de inventarios por personal de la
entidad o el desarrollo de procedimientos de control.

C. Indagación mediante entrevista.- Consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de

la organización del cliente. Las indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y debe
documentarse.

D. Confirmación.- Es corroborar la información obtenida en los registros contables, por ejemplo

circularizando a bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros, etc. para confirmar
los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.

E. Cálculo.- Consiste en comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de

origen y de los registros contables, o desarrollar cálculos independientes comprobatorios.

F. Procedimientosanalíticos.-Consisten en utilizar los índices y tendencias significativas para

determinar la liquidez, posición financiera, capacidad de endeudamiento, rentabilidad y gestión
empresarial; así como, las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance
general y estado de resultados. A través de esta información se lleva a cabo una adecuada
planificación y desarrollo de la auditoría.

G. Comprobación.-El auditor dedica la mayor parte de la auditoría a los asuntos donde es mayor la
posibilidad de error o información equivocada. Un método para determinar estas áreas es la
comparación.

Sin duda la “EVIDENCIA”, se constituye en la garantía de lo actuado, por lo que se deberá recoger
como papeles de trabajo de auditoría como justificación y soporte del trabajo efectuado.