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PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES Y COMPRA

1.
Establecer requisitos para la adquisición de compras de bienes y servicios relacionados con seguridad y s
al SG-SST y una menor constitución de fuentes de peligros para nuestros trabajadores, contratistas, subc

2.

Este procedimiento aplica a todas las áreas de las empresas que realizan adquisición y compras de biene

3.RE
Reglamentos, políticas internas

4.RESPO
GERENCIA
* Aprobar los pedidos realizados por las áreas responsables
* Pasar al departamento de compras o adquisiciones de la empres apara realizar el proceso de conseguir las tres c
* Junto con el área de recursos humanos, y el asistente SST, establecer los requisitos a ser solicitados para los pro
* Junto con el área de recursos humanos establecer y el asistente SST enviar los resultados de las evaluaciones y
* Nombrar una persona interventora de los contartos al interior de la empresa.
* Todos los contratos debes ser elaborados por el abogado del area juridica de la empresa y el asesor laboral de la

RECURSOS HUMANOS
*Encargados de realizar la solicitud recepción y verificación del producto o servicio adquirido (consideram
*Encargado del pago y facturación del proveedor
*Junto con el asistente SST realizar la evaluación y re-evaluación de los proveedores

ASISTENTE SST
* Junto con la gerencia y recurso humanos establecer los requisitos a ser solicitados a los proveedores y c
* Evaluar (identificar los peligros, evaluación, valoración de riesgos y determinación de controles IPEVRDC
* Junto con recursos humanos realizar las evaluaciones y re evaluaciones de los proveedores
* Capacitar al personal sobre los nuevos peligros y riesgos que se valoraron y sus respectivos controles

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
* Acatar las normas de seguridad dadas por el área SST
* Asistir a las capacitaciones dadas por el área de SST
* Entregar los documentos solicitados
* Cumplir con los parámetros dados en el contrato
TRABAJADORES
* Acatar las normas de seguridad dadas por la empresa
* Reportar cualquier condición insegura que ponga en riesgo la seguridad y salud

5.CONDICIO
* este procedimiento aplicara para adquisiciones de bienes y servicios que se realcen por una compra que

6.DESCRIP
QUE
INICIO DE ACTIVIDAD
Identificación de la necesidad de la adquisición
y/o compra de bienes y servicios

Identificación de la necesidad de
la adquisición compresión

Establecer requisitos legales y de


SST necesarios para la adquisición
del bien o servicio.

Establecer requisitos legales y de SST


Elaboración del pedido necesarios para la adquisición del bien o
servicio.

Envió del pedido al proveedor

Control de documentación y
Elaboración del pedido
registro de compras

Aceptación de productos y
solicitados

Envió del pedido al proveedor


Autorización de pago de NOTA: si el proveedor es nuevo seguir el
proveedores procedimiento para evaluación y re-evaluación
de proveedores

Re- evaluación del proveedor Control de documentación y registro de


compras

Entrega de resultados de la
evaluación y recomendaciones a
tener en cuenta
Entrega de resultados de la
evaluación y recomendaciones a Aceptación de productos y solicitados
tener en cuenta NOTA: si los productos y/o servicios no
cumplen con los requisitos solicitados se
realizara su devolución o cancelación según
corresponda.
identificación y valoración de los
riesgos que gerente el nuevo
producto o servicio prestado
Autorización del pago de proveedores

induciendo SST a los


trabajadores, contratistas sobre
los nuevos riesgos.
Re-evaluación del proveedor
FIN

Entrega de resultados de las evaluaciones y


recomendaciones a tener en cuenta

Identificación y valoración de los riesgos que


regeneren el nuevo producto o servicio
prestado

Inducción de SST a los trabajadores ,


proveedores y contratistas sobre los nuevos
riesgos presentes

Identificación del Responsable del


N° Almacenamiento
Registro Control del Registro
PROCEDIMIENTO PARA
ADQUISICIONES Y
COMPRAS DE
SEGURIDAD Y SALUD EN
EL
PROCEDIMIENTO PARA TRABAJO/Documentos/SG-
ADQUISICIONES Y SST/PLANIFICACION
Asistente SST
COMPRAS DE SEGURIDAD /DOCUMENTOS
Y SALUD EN EL TRABAJO

8. CONTROL
Naturaleza del cambio
Elaboración del documento
DQUISICIONES Y COMPRAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. OBJETIVO
acionados con seguridad y salud en el trabajo SST que nos permitan el cumplimiento de las normas legales, reglam
ajadores, contratistas, subcontratistas, estudiantes pasantes, trabajadores independientes, trabajadores en misión,

2.ALCANCE

uisición y compras de bienes y servicios

3.REFERENCIAS

4.RESPONSABILIDADES

roceso de conseguir las tres cotizaciones si definir el proveedor idóneo.


s a ser solicitados para los proveedores o contratistas de bienes y servicios.
ultados de las evaluaciones y re-evaluaciones de los trabajadores

presa y el asesor laboral de la empresa, cumpleindo con todo lo que pide el decreto 1072 de 2015.

vicio adquirido (consideramos que esto lo debe hace el responsable de almacén)

eedores

citados a los proveedores y contratistas


ación de controles IPEVRDC) los riesgos y valoración de los peligros asociados al nuevo bien o servicio
os proveedores
sus respectivos controles
alud

5.CONDICIONES GENERALES
realcen por una compra que requiera la contratación de u proveedor

6.DESCRIPCION DL PROCESO
QUIEN CUANDO COMO PORQUE

Área que requiere la Una vez se manifieste la Realizando un análisis de * Permite la identificación real
adquisición o compra de necesidad de un producto la necesidad de adquirir o de las necesidades de
los bienes o servicios o servicio nuevo comprar un nuevo adquisiciones o compras de
producto y/o servicio sus vienes y servicios así como
ventajas y desventajas y cantidad, y características
su necesidad real

Gerencia Una vez se establezca el *Revisando normatividad * Permite la identificación


RR HH producto o servicio a vigente, análisis de premiliminas ????? de los
Asistente SST adquirir riesgos y valoración de requisitos exigibles para dicha
peligros adquisición evitando hace
multas y sanciones por
incumplimiento, hace como y
una menor constitución de
fuentes de riesgos y peligros.

Una vez se establezca el Por medio escrito * Permite realizar en un listado


RR HH producto o servicio a de los bienes o servicios a
adquirir solicitar disminuyendo las
fallas y malos entendidos por
cortes de comunicación

RR HH Una vez elaborado el Como lo indica el * Permite enviar la información


pedido que se va a procedimiento de de manera clara
realizar comunicación

RR HH Una vez enviado la A travez de la carpeta y la * Permite llevar un control y


solicitud del producto. matriz de seguimiento de registro de los documentos.
proveedores. * Permite tener los
documentos a la mano en
caso de auditorias
Gerencia Una vez recibido el de inspección visual, y * Permite verificar el
RR HH producto comparando con la orden cumplimiento de los requisitos
de compra pre establecidos para la
adquirían del bien o servicio
solicitado.

Recolección de facturas o *Permite llevar un control de


RR HH cuentas de cobro y pagos
teniendo en cuenta el
procedimiento de
contabilidad

Definido el procedimiento Definido el procedimiento * Permite llevar u registro y


RR HH de seguimiento, de seguimiento, control del comportamiento e
asistente SST evaluación y reevaluación evaluación y reevaluación proveedor con todo lo
de proveedores de proveedores relacionado en cumplimiento
de requisitos , calidad del
servicio o bien adquirido ,
comportamiento frente a la
empresa

Gerencia Definido el procedimiento Definido el procedimiento * Permite que el proveedor


RR HH de seguimiento, de seguimiento, conozcas sus fortalezas y
asistente SST evaluación y reevaluación evaluación y reevaluación debilidades frete a la empresa
de proveedores de proveedores da la oportunidad de corregir y
mejorar

Una vez adquirido el Como lo indica el * Permite la identificación de


Asistente SST producto procedimiento para los peligros y su respectiva
Vigía SST identificación de riesgos y valoración , la ejecución de
peligros planes de acción para toma de
medidas correctivas y
preventivas y el respectivo
*cumplimiento del mismo
Permite dar herramientas a
los trabajadores para el
Procedimiento de Procedimiento de cuidado de la seguridad y
Asistente SST
inducción inducción salud de los trabajadores

Tiempo de Retención en
Protección Recuperación Tiempo de Retención en Archivo General
Archivo Activo
Clave Mientras el SG-SST este
Nombre del archivo N,A
protección vigente

8. CONTROL DE MODIFICACIONES
Versión Aprobó
1 Gerencia
normas legales, reglamentos y políticas internas,
abajadores en misión, visitantes y clientes.

o servicio
DONDE

*Inventarios de las áreas que presentan la


necesidad.
* Normatividad vigente
*Nuevos procesos que exijan la adquisición de
nuevos elementos
*Seguimientos de mantenimiento de equipos
donde se evidencia la adquisición de un nuevo
producto, o un servicio ya sea nueva
adquisición o una necesidad de mantenimiento
* Complimiento de requisitos legales
* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Complimiento de requisitos legales


* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Datos de fabricación del producto


* Manuales de uso del producto
*Inspecciones de seguridad
*observación de los pasos del servicio a
prestar

Disposición Final del Registro


N.A

Fecha