Acta de Constitución del Proyecto XXXXXX

Fecha del documento: XXXXXXXX

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DD/MM/AAAA X Versión inicial del documento XXXXXXXXXXXXX

1. Información general del proyecto

Nombre del proyecto: Proyecto XXXXXX

Objetivos:

1. Contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Compañía

2. Impulsar la internacionalización de la Compañía optimizando sus procesos
3. Agregar valor a la Organización promoviendo la gestión de la información y del
conocimiento
4. Generar datos confiables, oportunos y seguros para la toma de decisiones
5. Impulsar la innovación y desarrollo para facilitar la introducción de nuevos productos y
servicios
6. Integrar y adoptar las mejores prácticas en la gestión (humana, financiera, logística y
administrativa)
7. Mejorar los tiempos de operación y tener mayor oportunidad de análisis
8. Mejorar la calidad, eficiencia y oportunidad del servicio al cliente interno
9. Centralizar y estandarizar las fuentes de información

Alcance:

El alcance del Proyecto XXXXXX incluye la implementación del software XXXXXX y demás
componentes, y el desarrollo de todas las actividades adicionales y necesarias para cumplir con
los términos de referencia (RFP), los cuales expresan las necesidades de las áreas y de los
procesos XXXXXX, XXXXXXX y de XXXXXX de la compañía XXXXXX.

En ese sentido, el alcance del proyecto cubrirá los siguientes procesos de la compañía XXXXXX.:
Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Costos, Presupuesto, Tesorería, Activos
Fijos, Proyectos, Gastos de Viaje, Facturación, Compras e Inventarios, Mantenimiento, Gestión
Humana en lo relacionado con la Estructura Organizacional, la Administración de Personal, la
Gestión de tiempos y el Cálculo de la Nómina.

Así mismo, el alcance del Proyecto incluirá la construcción de algunos desarrollos, los cuales
serán aprobados y priorizados por las Gerencias del Proyecto.
Limitaciones al alcance:

El Proyecto XXXXXX no incluye:

1. Los procesos XXXXXX.
2. Algunos de los requerimientos inicialmente solicitados en los términos de referencia
serán implementados posteriormente, la cual posiblemente será desarrollada en el año
XXXX. Entre ellos se incluyen: XXXXXX, XXXXXX , XXXXXX y XXXXXX.

2. Justificación del Proyecto

Dentro de los estándares de excelencia con los que opera la compañía XXXXXX, es necesario
buscar herramientas que generen valor a futuro y que soporten el crecimiento y mejoramiento
de sus procesos XXXXXX y XXXXXX.
Así mismo, la Organización está en proceso de Internacionalizar sus operaciones, lo cual le exige
mantenerse actualizada en el uso de nuevos sistemas tecnológicos y de herramientas que
mejoran los procesos de consolidación y de reporte de información financiera.
En este escenario se hace indispensable adquirir e implementar habilitadores tecnológicos de
clase mundial con los cuales la Organización pueda continuar su acelerado desarrollo.

3. Gerencia y gobierno del proyecto

Sponsor y Gerente del Proyecto

Como Sponsor del Proyecto se ha designado al XXXXXX de la compañía XXXXXX, Sr. XXXXXX. Así
mismo, se ha nombrado al Sr(a).XXXXXX como Gerente del Proyecto XXXXXX.

Gobierno, Roles y responsabilidades

Los diferentes entes de gobierno del Proyecto XXXXXX y los roles, sus responsabilidades y
principales atribuciones, serán definidos e incluidos en el Plan de Gobierno.

4. Asignación de recursos

Los recursos asignados al proyecto por parte de la compañía XXXXXX son:

Nombre Recurso Rol a ejecutar % Asignación

XXXXXX Sponsor NA
XXXXXX Sponsor NA
XXXXXX Gerente Proyecto XXXXXX 100%
XXXXXX Coordinador PMO 100%
XXXXXX Líder Funcional XXXXXX 100%
XXXXXX Líder Funcional XXXXXX 100%
XXXXXX Líder Funcional XXXXXX 100%
 Necesidad de Recurso Externo

Para el desarrollo del Proyecto XXXXXX, la compañía XXXXXX seleccionó al tercero XXXXXX,
empresa especializada en la implementación del sistema de información XXXXXX. Esta
compañía será la encargada de suministrar los profesionales idóneos para el desarrollo de las
actividades del Proyecto.

5. Fases, Hitos y Entregables

Fases del proyecto:

Fase Fecha inicial Fecha Final

Preparación Inicial DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Modelo de Negocio DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Realización DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Preparación Final DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Salida en vivo DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA

Hitos Principales:

Hito Fecha de cumplimiento

Inicio del proyecto DD/MM/AAAA
Inicio Pruebas Integrales DD/MM/AAAA
Inicio Capacitaciones Usuario Final DD/MM/AAAA
Salida en vivo DD/MM/AAAA

Principales Entregables:

1. Contratos que enmarcan el Proyecto XXXXXX

2. Planes de Gestión del Proyecto
3. Documentos de Modelo de Negocio de los módulos a implementar
4. Plantillas para la recolección y cargue de los datos
5. Especificaciones Funcionales de los desarrollos
6. Scripts de pruebas unitarias e integrales
7. Manuales de usuario final
8. Manuales de configuración del sistema
9. Actas de cierre de fase
10. Actas de aprobación de salida en vivo
11. Presentaciones y Actas de los comités del Proyecto

12.
 6. Premisas, Restricciones y Riesgos
Premisas:

- El personal asignado al Proyecto cuenta con el conocimiento funcional y técnico para

desarrollar todas las actividades del mismo.
- Los recursos del Proyecto serán mantenidos en esta asignación hasta finalización de sus
actividades.
- Desde el inicio del Proyecto se creará un Equipo de Datos, cuyo principal objetivo será
tener los datos listos para la salida en vivo.
- El Proyecto contará con el apoyo de las Directivas, lo cual permitirá entre otras cosas,
tener un esquema ágil de decisiones y de comunicación.
- En lo posible, la compañía XXXXXX espera que la funcionalidad estándar del sistema a
implementar soporte sus procesos administrativos y financieros. Sin embargo, de ser
necesario, se realizarán algunos desarrollos que aseguren el cumplimiento de lo solicitado
por las áreas en los términos de referencia.

Restricciones:

- El Proyecto XXXXXX debe cumplir con el alcance, cronograma y presupuesto aprobado.

Principales riesgos conocidos del proyecto:

1. Inconsistencia y no disponibilidad de datos a migrar.

2. Cambio de alcance por posibles desarrollos para ajustar el estándar del sistema a
implementar frente a los requerimientos de los procesos del grupo.
3. Demoras o atrasos en el cronograma por no continuidad del equipo del proyecto de las
dos partes.

7. Aprobación

Revisé y aprobé este documento que formaliza el Proyecto XXXXXX ante la compañía XXXXXX, y
establece los principales parámetros por los cuales se va a regir su desarrollo.

Nombre Cargo Rol Firma

Sponsor Proyecto
Sr. XXXXXX XXXXXX
XXXXXX
Gerente Proyecto
Sr (a). XXXXXX XXXXXX
XXXXXX