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Departamento de Informática IES Andreu Sempere

BASE DE DATOS: ACCESS


Universidad.mdb
CONSULTAS

Una consulta es una pregunta que formulamos a una base de datos


para extraer información. El usuario establece en la consulta una serie de
criterios para extraer la información concreta de interés. Estos criterios
permiten seleccionar y ordenar la información a visualizar de una o más
tablas y/o consultas previas. También permiten realizar cálculos con los
datos seleccionados. Cuando la consulta está basada en más de una tabla
y/o consulta previa puede que sea necesario crear nuevas relaciones entre
ellas y/o eliminar alguna relación ya creada con anterioridad.
Las bases de datos son útiles gracias a la posibilidad de realizar
consultas sobre las mismas. Si no existieran las consultas perderíamos gran
parte de su utilidad. ¿De qué nos serviría tener almacenada gran cantidad
de información en una base de datos si no dispusiéramos de una
herramienta sencilla y potente que nos permitiera extraer, en cada
momento, la información concreta que necesitamos?
Podemos decir que hay dos tipos básicos de consulta: Consultas de
selección y Consultas de acción.

CONSULTAS DE SELECCIÓN
Las consultas de selección se limitan a extraer información de la base
de datos, no modifican el contenido de las tablas.

¾ Criterios en una consulta


El criterio en una consulta es una condición que selecciona
registros.
Podemos especificar criterios en una o más consultas. Cuando
los criterios especificados en dos columnas se colocan en la misma
fila, se entiende que deben cumplirse los dos criterios a la vez, esto
es, se aplica la condición compuesta que resulta de unir las dos
condiciones mediante la conjunción lógica Y. Pero si los criterios
ocupan filas diferentes bastará con que cumpla uno de ellos, esto es,
se aplica la condición compuesta que resulta de unir las dos
condiciones mediante la disyunción lógica O.
Expresiones válidas:
• Si la expresión no incluye ningún operador se utiliza el
operador igual (=), operador por defecto.
• La expresión puede contener los operadores: =, >, >=, <,
<=, <>, Entre, Como y los operadores lógicos Y y O.

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• Se pueden usar los comodines * y ? para especificar un


patrón. El comodín * equivale a un conjunto cualquiera
de caracteres. Mientras el comodín ? equivale a un único
carácter.
• Para especificar que el valor pertenece a una lista de
valores se usa la función En(lista de valores). Por
ejemplo, En(Alicante, Murcia, Aspe) seleccionaría los
alumnos domiciliados sólo en alguna de estas tres
ciudades. En este caso la condición también podría
especificarse del siguiente modo “Alicante” o “Murcia”
o “Aspe”.
• Si utilizamos fechas debemos recordar que las fechas
deben encerrarse entre símbolos #. Por ejemplo: para
seleccionar los alumnos nacidos en el año 1982 podemos
utilizar como criterio de selección: Entre #01/01/1982# y
#31/12/1982#. También valdría: >=#01/01/1982# y
<=#31/12/1982#.

¾ Creación de consultas
Para crear una consulta nos situamos en la ventana
Universidad: Base de datos y seleccionamos el icono
en el panel Objetos.

Desde esta ventana podemos acceder a dos métodos para crear


consultas:

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Una buena manera de crear consultas requiere proceder en el


siguiente orden:
1. Identificar el objeto de la consulta. ¿Qué información debe
proporcionar la consulta para que ésta sea útil?
2. Elegir la o las tablas y/o consultas previas que almacenan la
información necesaria.
3. Seleccionar los campos necesarios.
4. Establecer el orden en que queramos que se visualicen los
resultados.
5. Indicar qué campos, de los seleccionados, queremos
mostrar.
6. Establecer criterios que deben cumplir los registros que
queremos visualizar.
7. Ejecutar la consulta.
8. Si los resultados obtenidos no son los deseados pasar a
modo diseño y modificarla hasta que logremos nuestro
objetivo.
9. Guardar y cerrar la consulta

Nosotros utilizaremos siempre la opción


para crear nuevas consultas.

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¾ Consultas de selección con una tabla

Consulta_1: Dirección de correo postal de los alumnos


domiciliados en la ciudad de Alicante por orden alfabético de
apellidos.
La información necesaria está almacenada en la tabla Alumnos.
De esta sólo necesitamos los campos: Nombre_A, Apellidos_A,
Calle, Ciudad, Provincia y C_Postal.
El resultado lo ordenaremos ascendentemente por apellidos. Sólo
queremos la información de los alumnos domiciliados en la
ciudad de Alicante.
La consulta la guardaremos como: “Dirección alumnos ciudad
de Alicante”

Consulta_2: Nombre completo y fecha de nacimiento de los


alumnos: nacidos en el año 1982 y domiciliados en la provincia
de Alicante, ordenado por fecha de nacimiento.

Consulta_3: Nombre completo y DNI de los alumnos cuyo


nombre comienza con la letra L, ordenado por nombre.

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¾ Consultas de selección con más de una tabla

Consulta_4: Apellidos, nombre y curso de los alumnos


matriculados en la asignatura Bases de Datos, ordenado por
apellidos.

Consulta_5: Apellidos, nombre, curso y calificación de los


alumnos aprobados en la asignatura Presentaciones, ordenado por
apellidos.

Consulta_6: Curso, apellidos, nombre y asignatura de los


alumnos del profesor Carlos, ordenado por curso y apellidos.

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¾ Consultas de selección de parámetros

Consulta_7: Apellidos, nombre y curso de los alumnos


matriculados en una asignatura, ordenado por apellidos.

Para introducir un parámetro en la casilla Criterio, en lugar de un


criterio concreto entraremos un texto entre corchetes que haga
referencia a la información que debemos teclear:
[¿Nombre de la asignatura?]

Consulta_8: Asignatura, apellidos y nombre de los alumnos


matriculados en un curso, ordenado por asignatura y apellidos:
[Entrar curso 2001-2004]

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Consulta_9: Asignaturas y profesores que imparten un tipo de


asignatura:
[Entrar tipo asignatura T/B/O/L]

¾ Consultas de selección de cálculo de totales


Este tipo de consulta permite que una vez hecha la selección
podamos realizar algunos cálculos con los datos obtenidos.
Para crear una consulta de selección de cálculo de totales,
creamos primero la consulta de selección adecuada para obtener
los datos necesarios para realizar los cálculos que nos interesan.
A continuación, teniendo abierta la consulta en modo Vista
Diseño, hacemos clic en el botón Totales Σ situado en la barra de
herramientas diseño de consulta.
Vemos que nos aparece una nueva fila titulada Total: con el
texto Agrupar por en todas las casillas. Al insertar el cursor en
una de las casillas nos encontraremos con un cuadro desplegable
que contiene las operaciones que podemos realizar con los datos
de esa columna: Suma, Promedio, Mínimo, Máximo, Cuenta,
etc.

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Consulta_10: Número de alumnos matriculados en el curso 2004


en cada asignatura, ordenado por nombre de asignatura.

Consulta_11: Número de asignaturas y total de créditos


aprobados de cada alumno, ordenado por apellidos.

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Consulta_12: Calcular, para cada asignatura, número de alumnos


que se han presentado, calificación mínima, máxima y promedio,
ordenado por nombre de asignatura.

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Consulta_13: Mejor alumno en la asignatura Microinformática I.

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