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Foliacion de Documentos Archivisticos (GG-479-2013 01-10-2013)
Foliacion de Documentos Archivisticos (GG-479-2013 01-10-2013)
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS EN CORPAC S.A.
ÍNDICE
Pág.
I. OBJETIVO 04
II. FINALIDAD 04
III. ALCANCE 04
IV. BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 04
V. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 05
VI. DISPOSICIONES GENERALES 07
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 07
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 10
IX. DISPOSICIONES FINALES 10
X. ANEXOS 10
Anexo N° 1: Sello Estandarizado 11
Anexo N° 2: Hoja de testigo o referencia cruzada 13
Anexo N° 3: Constancia de Rectificación 15
Anexo N° 4: Documento o Expediente acumulado 17
.
I. OBJETIVO
Establecer las instrucciones adecuadas para una foliación uniforme y sistemática de los
documentos generados en los órganos y unidades orgánicas de CORPAC S.A., que
forman parte del Sistema Nacional de Archivos garantizando el acceso a la información
pública y transparencia en la gestión institucional.
II. FINALIDAD
2.1 Lograr que se realice una correcta foliación del acervo documental, centralizando la
documentación en un sistema de ordenamiento conveniente.
III. ALCANCE
El alcance del presente Instructivo es de aplicación y cumplimiento de todos los órganos
y unidades orgánicas de CORPAC S.A.
V. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Clasificación de Documentos
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos
que reflejan la estructura jerárquica orgánica y/o funcional (fondo, sección, serie,
asunto y/o tipo documental) de la institución productora y/o receptora de la
documentación archivística.
Documento Archivístico
Es toda información testimonial en cualquier forma o soporte (escrita, textual o
gráfica, sonora en el lenguaje natural o codificado, en imagen o electrónica). Tiene
como característica especial ser ejemplar único, pero puede existir copias o
multicopias o reproducido en imprenta. De cualquier fecha, producido, recibido y
acumulado como producto de las funciones y/o actividades de una persona o entidad
pública o privada, conservados como prueba, información y/o continuidad de la
gestión.
Expediente
Unidad documental formada por un conjunto de documentos archivísticos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor, y se forma con el objetivo de
obtener una sola resolución con respecto a un mismo asunto.
Foja
Hoja de papel, sobretodo de un documento oficial y usado mayormente en la
terminología jurídica y/o derecho.
Foliar
Acción de numerar o enumerar hojas.
Folio
Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los documentos
similares .Generalmente aparece en la parte superior de una hoja de un documento.
Esta numeración individual recibe el nombre de foja u hoja.
Foliación
Acción y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de un escrito o de un impreso.
Operación incluida en los trabajos de ordenamiento que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada uno de los que conforman la unidad
documental.
Folio Recto
Primera cara de un folio u hoja y a la cual se le enumera para identificar su foliación.
También es llamado cara recta.
Folio Vuelta
Segunda cara de un folio u hoja y a la cual a efectos de esta norma no se le escribirá
número alguno, salvo casos excepcionales. También llamado cara vuelta.
Ordenamiento de Documentos
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en
establecer secuencias naturales, cronológicas, alfabéticas y/o numéricas, dentro de
los grupos definidos en la clasificación.
Principio de Procedencia
Principio básico y fundamental de la archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismos no deben mezclarse con los de otros.
Esto quiere decir que no deberán mezclarse los fondos documentales archivísticos de
una institución y/o entidad con otra.
Serie Documental
Es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo
documental, temáticas y/o el mismo asunto, relacionándose entre sí, y que por
consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
Tipología Documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta regulada por una norma de procedimiento cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos. De acuerdo con esta definición, de cada
actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos por
ejemplo la formación de un padrón y cedulas catastrales; de los ingresos y egresos
resultarán los padrones o libros de diario, de caja, recibos, facturas, ordenes de cobro
o de pago, de la averiguación de un delito, peritajes, etc.
Unidad de Conservación
También llamada de instalación, es aquel soporte que sirve de acondicionamiento y
protección a los documentos, cuya finalidad es protegerlos del roce, el polo, la luz o
cualquier otro agente que atente a su buena conservación. Toda unidad de
conservación debe ser pensada en función de los documentos que va a conservar y
no al revés.
Unidad Documental
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento (documento simple) o por varios que formen un expediente (documento
compuesto).
6.1 Todos los órganos y unidades orgánicas deberán tomar conocimiento y dar estricto
cumplimiento al presente instructivo sobre la foliación de sus archivos de gestión y/o
periféricos atendiendo sus necesidades prácticas según el orden cronológico y/o
numérico de la documentación recibida y/o generada en forma descendente.
6.2 La foliación se realizará a cada uno de los documentos que conforman la unidad
documental o expediente, en el caso de generar más de una unidad de conservación,
la foliación se ejecutará de forma tal, que la segunda será la continuación de la
primera.
7.1 De la Foliación
7.1.2 La numeración que se le asigne a cada folio deberá ser consecutiva sin omitir
ni repetir números. Para el uso específico de la foliación, se utilizará un sello
estandarizado, el ángulo superior derecho de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento (Ver Anexo N°01 del presente instructivo).
7.1.4 El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin
enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes,
sellos originales, etc.
7.1.6 Solo para el caso del Equipo de Imagen Institucional se foliarán dibujos y
fotografías (folletos, boletines, periódicos, revistas entre otros) en la cara vuelta
o folio vuelta, correspondiéndole el número consecutivo.
7.1.9 No se foliarán:
7.2 De la Rectificación
7.2.2 Una vez detectados lo errores en la foliación, éste será anulado mediante la
“Constancia de Rectificación” - Anexo N° 03 del presente documento.
7.3 De la Acumulación
8.3 El presente instructivo será puesto en conocimiento del personal responsable de los
archivos de gestión y/o periféricos de la Corporación tomando como base las pautas
y requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación.
PRIMERA
El Archivo Central Documentario es el encargado de asesorar y supervisar el cumplimiento
del presente documento, absolviendo consultas y observaciones de los responsables de
los archivos de gestión en CORPAC S.A.
SEGUNDA
El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente
Instructivo a solicitud y en coordinación con el Área de Coordinación General y el Equipo
de Archivo Central Documentario respectivamente.
TERCERA
El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión mediante el buzón de
correo informativo corporativo del presente Instructivo de Trabajo, así como de realizar las
gestiones para su publicación a través de la intranet de CORPAC S.A.
CUARTA
El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del
presente Instructivo de Trabajo, debiendo informar las inobservancias a las gerencias
pertinentes.
QUINTA
Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo
dispuesto en el presente Instructivo de Trabajo.
X. ANEXOS
ANEXO N° 01
SELLO ESTANDARIZADO
FOLIO
ANEXO N° 02
HOJA DE TESTIGO O
REFERENCIA CRUZADA
TESTIGO
En el folio 58 hay CD’s que
contienen imágenes de la
Ceremonia de Inauguración de
la Sede Aeroportuaria de
Cusco del año 1957. Está
identificado con el N° 600 en
el estante 5, gaveta 3.
FOLIO
FECHA:
FOLIO:
ANEXO N° 03
CONSTANCIA DE
RECTIFICACIÓN
El que suscribe
HACE CONSTAR
Fecha………………………………
FIRMA………………………………
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
ANEXO N° 04
DOCUMENTO O EXPEDIENTE
ACUMULADO
CARÁTULA
(HOJA)
Carátula u hoja
debidamente foliada
ACD
FOLIO
CORPAC S.A.
REFERENCIA:
MEMORANDO GG.713-06-GG
DEL FOLIO:
AL FOLIO:
.....................................
FIRMA RESPONSABLE DEL ARCHIVO
CENTRAL DOCUMENTARIO
NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO