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Anexo Nº 14

EJEMPLO DEL PROCESO PARA LA SELECCIÓN DEL RECURSO HUMANO ASISTENCIAL

INSTITUCION XXXXXXX (NOMBRE DE LA ENTIDAD)


MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL RECURSO
DOCUMENTO
HUMANO
TEMA SELECCIÓN DE PERSONAL

FECHA DE ELABORACIÓN DD/MM/AAAA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN DD/MM/AAAA

CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. MARCO DE REFERENCIA
3. OBJETIVO
4. METODOLOGIA
5. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL
5.1 Tabla de relación de Recurso Humano requerido por Servicio Ofertado definido por la
XXXXXXX (NOMBRE DE LA ENTIDAD)
5.2 Análisis, descripción y especificación de cargos y puestos de trabajo
6. PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
6.1 Convocatoria de candidatos
6.2 Recopilación y recepción de hojas de vida
6.3 Evaluación de las hojas de vida
6.4 Evaluación de candidatos
6.5 Pruebas especiales
6.6 Realización de la entrevista personal
6.7 Evaluación de resultados
6.8 Decisión de incorporación
7. INCORPORACIÓN DEL NUEVO TRABAJADOR
7.1 Comunicación personal y/o escrita sobre la aceptación de contratación
7.2 Solicitud de exámenes, constancias, certificados y/o documentos adicionales
7.3 Inducción
7.4 Entrenamiento

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1. INTRODUCCIÓN

El presente es el Manual de Administración y Gestión del Recurso Humano de la IPS XXXXXX,


que se utiliza como guía para todo el proceso e incluye los aspectos de selección y contratación de
personal.

2. MARCO DE REFERENCIA

La administración y gestión de personal es parte fundamental de las organizaciones que, como


aspecto administrativo le permite seleccionar, disponer, asegurar y mantener el personal que
requiere según las necesidades particulares de la empresa. Para las entidades de prestación de
servicios de salud es, además, un elemento consustancial de su diario quehacer debido a la
necesaria especialización y calidad técnica que debe tener el talento humano que presta dichos
servicios. Adicional al ámbito administrativo, la normatividad emitida por los entes reguladores y de
control de los servicios de salud en Colombia, (Resolución 1043 de 2006 en su anexo Técnico Nº
1, Estándar Recurso Humano), establece que las IPS deben disponer de un proceso de selección
de personal y documentar diversos desarrollos para la gestión de personal. Este Manual busca
responder a tales aspectos dentro del marco de referencia de la IPS XXXXXX.

3. OBJETIVO

El objetivo general del Manual es procurar que la organización disponga de un documento en el


cual se encuentren plasmados los procesos, procedimientos y actividades relacionados con la
gestión del recurso humano, particularmente el manejo de personal, desde la determinación de las
necesidades de la IPS hasta la incorporación y seguimiento dentro de la misma.

4. METODOLOGIA

Se busca diseñar y mantener un documento que, de manera clara, concisa y fundamentalmente


práctica, facilite a la organización realizar las actividades concernientes a la administración del
recurso humano. El Manual contiene una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las
actividades y políticas de la dirección en lo que se refiere al personal.

En su etapa mas elaborada el Manual contendrá además aspectos tales como: la convocatoria y la
selección, la administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, las
políticas de personal, el uso de servicios, las prestaciones, el adiestramiento, la capacitación y la
evaluación, entre otros.

5. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS NECESIDADES DE PERSONAL

Las necesidades de personal asistencial y administrativo están determinadas por la estructura de


prestación de los servicios de salud de la IPS XXXXXX, y de acuerdo con las condiciones propias
de la entidad. Así, para cada uno de los servicios prestados se establece que será necesario tener
en cuenta la demanda, el tiempo determinado por la institución para cada consulta y la capacidad
instalada, una vez realizado este análisis la institución define que se debe contar con XXXXXXX
profesionales y XXXXXXXXX especialistas para el servicio de XXXXXXXX (relacione el recurso
que la institución requiere por cada servicio ofertado, puede realizar una tabla que apoye este
estudio).

5.1 Tabla de relación de Recurso Humano requerido por Servicio Ofertado definido por la
XXXXXXX (NOMBRE DE LA ENTIDAD)

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PERSONAL ASISTENCIAL PÁRA EL SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA ODONTOLOGIA
Denominación del Cargo Número Nivel Académico Tipo de Contrato
Odontólogo (a) General X Profesional Prestación de Servicios
Endodoncista X Especialización Prestación de Servicios
Ortodoncista X Especialización Prestación de Servicios
Cirujano Oral - Maxilofacial X Especialización Prestación de Servicios

5.2 Análisis, descripción y especificación de cargos y puestos de trabajo.

Ver el documento: DESCRIPCIÓN, ANALISIS Y


EVALUACION DE CARGOS al final de este
Ejemplo

6. PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

El proceso de selección de personal consiste en un sistema selectivo cuya finalidad esencial es la


búsqueda y obtención de los individuos mas adecuados para el cargo y puesto de trabajo
establecido en la entidad, mediante la observación de perfiles y la aplicación de pruebas, a través
de los cuales se logre apreciar las características del individuo en lo relacionado con su
personalidad, inteligencia, conocimientos, experiencia, actitudes y aptitudes.

Este sistema tiene la siguiente secuencia:

6.1 Convocatoria de candidatos a través de las fuentes apropiadas. Entre las fuentes para la
convocatoria se tendrán en cuenta las siguientes: Referencias de profesionales o entidades
relacionadas o conocidas por XXXXXX; folletos o avisos en la misma empresa; referencias de
entidades de educación superior del área de la salud; solicitudes de cargos en clasificados de
periódicos generales y de revistas de salud; agencias de empleo; empleados y profesionales de la
entidad.

6.2 Recopilación y recepción y de Hojas de Vida. Comprende el aporte, recepción y estudio


preliminar de las hojas de vida de los candidatos con la información que se ha solicitado por parte
de la entidad.

Las hojas de vida de los candidatos y de los profesionales y personal administrativo contratado por
la IPS deben contener los siguientes documentos:
• Formato de Hoja de Vida con la información de identificación personal, formación
académica profesional y especializada, otros estudios realizados relacionados con la
profesión, experiencia laboral específica, referencias y logros laborales o académicos.
• Fotocopia de diplomas de los títulos profesionales obtenidos en entidades educativas
aprobadas por el Ministerio de Educación de Colombia y/o convalidados si son del exterior.
• Fotocopia de cédula de ciudadanía o extranjería.
• Fotocopia de Certificado de inscripción profesional o técnica ante la Secretaría Distrital de
Salud de Bogotá.
• Fotocopia del carné de radioprotección para el personal que lo requiera según la norma
(profesionales que realicen Radiología e Imágenes Diagnósticas o toma e interpretación de
radiografías odontológicas; auxiliares o técnicos que realicen toma de radiografías
generales u odontológicas).

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6.3 Evaluación de las Hojas de Vida. Revisión y análisis de las hojas de vida presentadas,
comprobación de referencias, verificación del titulo de grado de especialista, profesional,
técnico, tecnólogo y los certificados de aptitud ocupacional de auxiliar previo a la vinculación.

La verificación del título de grado se realizará mediante las siguientes modalidades:

Para el procedimiento de Verificación de Títulos


vea el Anexo Nº 15 de la Guía Práctica de
Habilitación denominada: Ejemplo del
procedimiento de verificación de títulos.

6.4 Evaluación de candidatos. Preparación de la entrevista con base en los requerimientos del
cargo. Para dicha preparación se tendrán en cuenta, entro otros, los siguientes aspectos a explorar
en los candidatos:

• Formación académica del candidato tanto de cultura general como relacionada con su futuro
puesto de trabajo.
• Experiencia previa en puestos similares al que opta el candidato.
• Interés o motivación del candidato por el puesto que va a ocupar.
• Personalidad del candidato, especialmente valorado para candidatos a puestos de
responsabilidad en la empresa.
• Afinidad con los valores de la empresas y los que esta representa.
• Capacidad de adaptación al nuevo puesto de trabajo y a trabajar en grupo.
• Disponibilidad del candidato para trabajar en diversos horarios, realizar horas extras.

6.5 Pruebas especiales. Aplicación, si es pertinente, de una prueba o examen destinado a


evaluar conocimientos específicos sobre la labor a desempeñar. Nota: En los casos de la
selección de los profesionales de la salud, preliminarmente esta institución establece que el aval
de los conocimientos y la experticia del profesional está determinado por la entidad educativa que
le otorgó el título y por el ente territorial de salud que le dio la certificación correspondiente, por lo
que en tales casos no se realizan pruebas de conocimientos.

6.6 Realización de la entrevista personal. Corresponde a la interacción de la dirección de la IPS


o del personal designado por ella con el candidato a contratación con el fin de revisar los hallazgos
relacionados con su proceso de selección, evaluar los aspectos de comunicación, empatía,
interrelaciones y actitudes del candidato, sus expectativas en relación con la organización y su
ajuste con los objetivos y metas de XXXXXX, como parte de la definición de contratación.

6.7 Evaluación de resultados. Se refiere esta etapa a la valoración integral que realiza la
dirección de XXXXXX de los aspectos presentadas y evaluados del candidato, para realizar una
selección y definición de incorporación a XXXXXX.

6.8 Decisión de incorporación del trabajador. La dirección de la IPS toma la decisión de


incorporar o no al candidato y se lo comunica personalmente o por escrito.

7. INCORPORACIÓN DEL NUEVO TRABAJADOR

7.1 Comunicación personal y/o escrita sobre la aceptación de contratación

7.2 Solicitud de exámenes, constancias, certificados y/o documentos adicionales (por ejemplo,
certificados o carnes de vacunación y examen médico).

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7.3 Inducción. Realización de la orientación necesaria sobre la entidad y el cargo a ocupar
mediante una inducción personal guiada a través de la organización que incluya el conocimiento
del personal, de la misión y visión de la entidad, de la funcionalidad técnica y administrativa y de
los aspectos particulares de sus procesos, procedimientos, actividades y tareas a realizar.

7.4 Entrenamiento. Instrucción específica sobre los procesos realizados en la institución,


especialmente los de tipo administrativo y técnico. En el desempeño profesional se espera que sea
ajustado a sus calidades y tal aspecto será observado en el curso del trabajo.
El Recurso Humano de la entidad se encontrará relacionado en un listado disponible para su
revisión, control y, si es requerido, para su verificación por parte de los entes de vigilancia y
control.

Fecha de elaboración DD/MM/AAAA


Fecha de aprobación DD/MM/AAAA
Fecha de actualización DD/MM/AAAA
Aprobado por Funcionario (a) autorizado(a)

Firma de aprobación:

_________________________________
XXXXXXXXXX
Cargo XXXXXXXX

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EJEMPLO DE LA DESCRIPCIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE CARGOS

INSTITUCION XXXXXXX (NOMBRE DE LA ENTIDAD)


MANUAL DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL RECURSO
DOCUMENTO
HUMANO
TEMA DESCRIPCIÓN, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS

FECHA DE ELABORACIÓN DD/MM/AAAA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN DD/MM/AAAA

DESCRIPCIÓN, ANALISIS Y EVALUACION DE CARGOS

Una vez que se ha establecido la necesidad de personal se realiza el análisis y evaluación


de cargos con el fin de determinar los requerimientos que debe satisfacer la persona para
ocuparlo eficientemente, así como el tipo de contratación que se realizará y la forma de
remuneración de la actividad. El análisis del puesto de trabajo y su evaluación nos
permiten establecer las características del recurso humano y su valor.

Para la evaluación de las personas que ocuparán los cargos de la IPS, se establecen los
siguientes aspectos básicos:

1. Requerimientos académicos e Intelectuales. Los aspectos académicos


corresponden a las condiciones específicas de preparación profesional o técnicas
para el desempeño del cargo al que se encuentra aspirando; estas condiciones son
certificadas por las instituciones educativas y, para el caso de los profesionales de
la salud, se solicita que sean certificadas por entidades debidamente reconocidas
por el estado colombiano o, en el caso de las extranjeras, que los títulos se
encuentren convalidados ante el Ministerio de Educación de Colombia o las
entidades autorizadas. Los aspectos intelectuales se refieren a las características
personales de interrelación, empatía, trato a las personas, respeto y tolerancia, que
influyen sobre el desempeño del profesional frente al cargo.
2. Responsabilidad y ética. Corresponde a las características personales que le
permiten al profesional conocer sus derechos y deberes, cumplir de manera
permanente con los deberes inherentes al cargo, manejar los recursos de la entidad
con equidad y racionalidad y, en su interacción con la entidad y con los pacientes,
ejercer la honorabilidad, la lealtad y la justicia.
3. Habilidades. Son las condiciones personales que, aunadas con la formación
académica del profesional, le cualifican en su pericia para el desempeño de sus
actividades en la prestación de los servicios de salud.
4. Condiciones de Ajuste en el trabajo. Se refiere a la tolerancia, la capacidad de
trabajo en equipo, el trabajo bajo presión, la posibilidad de trabajar en horas extras
y la necesaria cordialidad y calidez para con el personal de la entidad y con los
pacientes y clientes de la misma.
5. Funciones generales y específicas. Son los procedimientos, actividades y tareas
propias del cargo que se encuentran establecidas en el Manual de Administración y
Gestión de Personal de XXXXXXX.
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6. Requisitos físicos. Son las condiciones físicas necesarias para desempeñar el
cargo en condiciones normales de horario y ambiente físico existente en la entidad.

CARACTERISTICAS DE LOS CARGOS

CARGOS DE PERSONAL ASISTENCIAL


Denominación Número Nivel Académico Tipo de Contrato
Odontólogo (a) General X Profesional Prestación de Servicios
Endodoncista X Especialización Prestación de Servicios
Ortodoncista X Especialización Prestación de Servicios
Cirujano Oral - Maxilofacial X Especialización Prestación de Servicios

DESCRIPCIÓN DE CARGOS

ODONTOLOGO GENERAL Y ESPECIALIZADO

IDENTIFICACIÓN MISIÓN O PROPÓSITO DEL CARGO


Odontólogo General o Efectuar labores profesionales de odontología
NOMBRE DEL CARGO
especialista general o especializada relacionadas con las
Profesional de Pregrado o actividades de atención a las personas,
NIVEL ACADÉMICO
Especialista promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento,
recuperación, rehabilitación y orientación a los
NATURALEZA DEL CARGO Dirección y confianza usuarios, pacientes y familiares de acuerdo con la
normatividad vigente y la reglamentación de la
FORMA DE CONTRATACIÓN Prestación de servicios
IPS.

REQUISITOS MINIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


FORMACIÓN ACADEMICA EXPERIENCIA
Título universitario en odontología general o
especializada, con el título o certificado expedido
(Por ejemplo)
por una institución educativa debidamente
Un (1) año de experiencia profesional en labores y/o
reconocida por el Estado. Carné de inscripción
actividades relacionadas con el cargo
como profesional ante la Secretaría Distrital de
Salud de Bogotá

COMPETENCIAS PARA EL CARGO


COMPETENCIAS
COMPETENCIAS COMUNES CONOCIMIENTOS ESENCIALES
COMPORTAMENTALES
• Orientación a resultados • Facturación • Aprendizaje continuo
• Orientación al usuario • Manejo de historias clínicas • Experticia profesional
• Transparencia • Manejo de inventarios • Trabajo en equipo y
colaboración
• Compromiso con la • Manejo de sistemas office
• Creatividad e innovación
organización. y Windows
• Si tiene personal a cargo:
• Honestidad o Liderazgo de
grupos de trabajo
o Toma de
decisiones

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DE LOS PROFESIONALES DE LA SALUD

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Elaboración de Historia clínica a cada uno de los usuarios que atienda, consignando en forma legible la
información básica de identificación, la anamnesis, la evaluación clínica, el o los diagnósticos, el plan de
tratamiento a seguir y las observaciones pertinentes, ajustándose al formato de la Clínica y a la
normatividad vigente (Resolución 1995 de 1999 y normas adicionales).
Realización de tratamientos de odontología general o especializada según el cargo, de actividades
preventivas de salud oral, cirugías orales menores, periodoncia, endodoncia, rehabilitación oral y
actividades de apoyo diagnóstico y terapéutico tales como toma e interpretación de radiologías orales
periapicales, realizados conforme a las normas y procedimientos vigentes.
Atender oportunamente al usuario con cita y con prelación al usuario de Consulta Prioritaria.
Manejo adecuado del inventario de recursos de insumos, medicamentos y dispositivos de la IPS y correcta
utilización de equipos, instrumental y demás enseres del servicio de odontología y mantenerse actualizado
de los nuevos ingresos de insumos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE TODOS LOS PROFESIONALES DE SALUD

1. Brindar al usuario la información suficiente sobre el acto odontológico, que satisfaga sus
necesidades, en un marco de cordialidad y respeto.
2. Elaborar historias clínicas de primera vez o de evolución a todo usuario que atienda, de acuerdo con
la normatividad vigente y la normatividad de la clínica.
3. Realizar tratamientos de odontología general: actividades preventivas en salud oral, cirugías
menores, periodoncia, endodoncia, rehabilitación oral, toma e interpretación de radiologías orales y
las demás propias y de competencia del odontólogo general..
4. Atender oportunamente al usuario con cita y con prelación al usuario en Consulta Prioritaria (si la
hubiere).
5. Responsabilizarse del inventario y hacer buena utilización de los insumos, dispositivos,
medicamentos, equipos, instrumental y demás enseres del área de odontología que le sean puesto a
su cuidado y manejo, permaneciendo actualizado en los nuevos ingresos de estos.
6. Aplicar las normas de bioseguridad, con la dotación que la Clínica le suministra y de acuerdo a los
criterios técnicos y parámetros establecidos en el Manual de Bioseguridad y en el Plan de Gestión
Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHyS).
7. Velar porque sus informes sean adecuadamente realizados y entregados oportunamente después
de su revisión. Esto se refiere a la Historia Clínica y los Registros asistenciales tales como los
Anexos de la Historia Clínica (Consentimiento Informado, exámenes paraclínicos, placas
Radiográficas, notas de remisión y contrarreferencia) y otros informes tales como los eventos
adversos, registros de la prestación realizada (RIPS).
8. Llevar la información estadística de las actividades realizadas y el seguimiento de los usuarios
inasistentes y reportar la informando con la periodicidad establecida por la IPS.
9. Llevar un listado de actividades pendientes con el objeto de desarrollarlas en el momento que falte
algún usuario o exista una oportunidad por mantenimiento del equipo.
10. Conocer y seguir las Guías Clínicas de Salud Oral de XXXXXXX y los Protocolos de atención de la
Institución y contribuir a la actualización periódica de tales documentos con base en la evidencia.
11. Refrendar con su firma, código y sello, todos los documentos que así lo requieran y solicitar del
usuario la firma o huella digital en caso que el usuario esté impedido para firmar.
12. Asistir a las reuniones de personal que programe la institución.
13. Aportar la información que permita llevar adecuadamente los soportes de facturación.
14. Revisar la historia, cuando esté terminado el tratamiento, anotando las actividades realizadas
15. Realizar los informes que sean solicitados por la Gerencia de la Clínica.
16. Cumplir con el Reglamento Interno de la Clínica.
17. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos
en los que interviene en razón del cargo.
18. Conocer, aplicar y contribuir de manera efectiva en el cumplimiento la misión y los objetivos de la
Clínica y a la ejecución de los procesos en que interviene.
19. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos documentales requeridos para
mejorar la prestación de los servicios a cargo de la IPS.
20. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de contabilidad interno y
8
velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
21. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Notas:

• SOBRE EL RECURSO HUMANO.

El Recurso Humano de la entidad se encontrará relacionado en un listado disponible para su


revisión, control y, si es requerido, para su verificación por parte de los entes de vigilancia y
control.

• SOBRE LAS AUXILIARES

De acuerdo con la Resolución 1043 de 2006, Anexo Técnico Nº 1, Manual Único de Estándares y de
Verificación, Estándar de Recursos Humanos, “los auxiliares en las áreas de la salud deberán ajustarse a las
denominaciones y perfiles ocupacionales y de formación establecidas en el Decreto 3616 de 2005 o demás
normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.”

A partir de la vigencia del Decreto 3616 de 2005, las instituciones educativas emitirán certificados de aptitud
ocupacional para las auxiliares que se denominarán únicamente:

1. Auxiliar en Salud Oral


2. Auxiliar en Salud Pública
3. Auxiliar en Enfermería
4. Auxiliar en Servicios Farmacéuticos
5. Auxiliar Administrativo en Salud,

Siendo eliminados los títulos de Auxiliares de Odontología, de Higiene Oral, de Laboratorio Clínico, etc. Por
tal razón, las auxiliares que eventualmente contrate XXXXXXXX, posterior a la entrada en vigencia del
Decreto mencionado, deberán ajustarse a la denominación descrita que les otorgará la entidad educativa
que les proporcionó el título, según los requerimientos particulares que para tal efecto indiquen dichas
instituciones.
El plazo previsto por la norma para el mencionado ajuste por parte de las instituciones educativas es de dos
años a partir de la entrada en vigencia del Decreto 3616 de Octubre 10 de 2005, de manera que se inicia a
partir del 10 de Octubre de 2007.

Fecha de elaboración DD/MM/AAAA


Fecha de aprobación DD/MM/AAAA
Fecha de actualización DD/MM/AAAA
Aprobado por Funcionario (a) autorizado(a)

Firma de aprobación:

_________________________________
XXXXXXXXXX
Cargo XXXXXXXX