Manual de Usuario

Cierre de Vigencia Presupuestal

Gastos de Administración
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Cierre de Vigencia Presupuestal
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HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio Autor

28-12-2018 1.0 Creación del Documento Litza Jiménez García
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Tabla de Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4
2. CONTEXTUALIZACIÓN PROCESO DE CIERRE DE VIGENCIA .............................. 5
3. PRE CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL ........................................................ 5
4. CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL ................................................................ 8
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1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento con lo señalado en los artículos 16 del decreto 2190 de 2016, 10 del
decreto 1534 de 2017, 8 del decreto 416 de 2018, 2.2.4.1.2.2.5 del decreto 1082 de 2015 y
27 de la Ley 2056 de 2020, en donde se establece que las entidades designadas como
ejecutores de proyectos financiados con Fondos del Sistema General de Regalías deben
hacer uso del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías –SPGR- para realizar la gestión
financiera de estos recursos y ordenar el pago de las obligaciones adquiridas a las cuentas
bancarias de los destinatarios finales, la Administración del SPGR presenta a los Órganos
del SGR que ejecutan Gastos de Administración, un conjunto de manuales que les indicará
los pasos a seguir en el aplicativo para reflejar oportuna y adecuadamente la gestión
financiera de dichos gastos de administración con cargo a los recursos del SGR.

En el presente manual se explica la funcionalidad del Cierre de Vigencia Presupuestal, que

consiste en realizar el cálculo de la disponibilidad inicial para cada uno de los conceptos de
distribución de recursos. Por ser el Cierre de Vigencia Presupuestal una nueva
funcionalidad, se requiere que solicite acompañamiento a la Administración SPGR para la
correcta ejecución de la transacción, así como la verificación de la información generada
por este proceso.
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2. CONTEXTUALIZACIÓN PROCESO DE CIERRE DE VIGENCIA

A continuación, se darán a conocer los diferentes aspectos a ser considerados en el

proceso de Cierre de Vigencia del Sistema Presupuesto y Giro de Regalías, con el propósito
de que los diferentes Órganos del SGR, efectúen de manera oportuna y precisa el tránsito
de una vigencia a otra.

2.1. Artículo 2.2.4.1.2.6.3. Cierre presupuestal. Decreto 1082 de 2015

Conforme a la normativa vigente, cada órgano adelantará el cierre de su capítulo
presupuestal del Sistema General de Regalías y mediante acto administrativo del jefe de la
entidad, incorporará dentro de los diez (10) primeros días de la vigencia inmediatamente
siguiente los saldos no ejecutados que corresponderán a la disponibilidad inicial de dicho
presupuesto.

Para aquellos recursos que han sido gestionados en el Sistema de Presupuesto y Giro de
Regalías SPGR con pago a destinatario final, el Sistema calculará el valor de disponibilidad
inicial a partir de los saldos de la gestión; para aquellos casos en que se hayan gestionado
con giro a cuenta maestra el Sistema calculará los saldos por girar con cargo a dicho
proyecto dado que la ejecución real está en el ámbito de la entidad respectiva.

3. PRE CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL

Proceso realizado por la Administración del SPGR de Oficio o por solicitud de la Dirección
General de Crédito Público y Tesoro Nacional. Se consolida la información del Presupuesto,
Recaudo y Giro de la Vigencia que se cierra para los Recursos de Administración del SGR
(Fiscalización, Monitoreo y Funcionamiento).

Adicionalmente, para los recursos de fondos que financian proyectos de inversión se calcula
el valor Pendiente por ejecutar de los proyectos en ejecución.

La información consolidada puede ser consultada a través del siguiente reporte vinculado
al Perfil Entidad- Gestión Presupuesto Gasto. Debe ingresar a la Web de Reportes por
la siguiente ruta de acceso:
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Seleccionar la Vigencia Presupuestal Correspondiente:

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Dar clic en el botón Ver Reporte:

El sistema generará el Reporte de Cifras de PreCierre con la información de Presupuesto,

Caja y Giro:
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4. CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL

Proceso realizado por cada uno de las entidades que ejecutan recursos de Gastos de
Administración del SGR, en el que deberán adjuntar el acto administrativo de incorporación
al presupuesto de la Disponibilidad Inicial para la nueva vigencia.

El Sistema calcula la Disponibilidad Inicial por entidad y recurso presupuestal (es decir, por
cada uno de los conceptos de distribución de recursos).

Este proceso dependerá de la IAC de diciembre para que sea Definitivo, de lo contrario será
Parcial. El Cierre Parcial significa que la Disponibilidad Inicial se calcula con el Recaudo
acumulado al mes de noviembre.

 Ingreso a la transacción: La transacción mencionada está vinculado al Perfil

Entidad- Gestión Presupuesto Gasto; la ruta de Acceso es la siguiente:

Desplegar la lista de Vigencia y Seleccionar la Vigencia a cerrar:

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Dar clic en el botón Examinar:

Buscar en el Explorador de Archivos el acto administrativo. Este documento debe ser

adjuntado en formato pdf.
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Dar Clic en el botón Guardar:

El Sistema arroja mensaje de éxito informando que se realizó el cierre de la vigencia

presupuestal seleccionada:
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Seguido a esto, el usuario podrá consultar el informe de Situación de Apropiaciones de

Gasto, por medio de la Web de Reportes:

El sistema dispondrá la Vigencia Presupuestal y la entidad correspondiente:

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En la opción Presentación del Reporte, seleccionar de la lista Tabla Horizontal:

Dar clic en el botón Ver Reporte:

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El sistema generará el reporte de situación de apropiaciones:

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Nota: Si como producto de la verificación realizada se observa alguna inconsistencia

en la información y se requiere realizar alguna modificación a la misma se debe
informar a través del correo electrónico admspgr@minhacienda.gov.co, para poder
realizar el acompañamiento necesario o las correcciones a que haya lugar.