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INSTITUTO COLOMBIANO DE CODIFICACIÓN Y

AUTOMATIZACIÓN COMERCIAL

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Presentación 1
C O N T E N I D O

Tercer Estudio de Benchmarking en Logística y


Cadena de Abastecimiento para PYMES

Generalidades 3

1. Autoservicios y Minimercados

1.1 Participantes y Metodología 3

1.2 Resultados 5
1.2.1 Disposición Colaborativa 5
1.2.2 Enfoque Orientado al Cliente Final 7
1.2.3 Operación de la Compañía 8

1.3 Principales Tendencias 10

2. Pequeños y Medianos Industriales

2.1 Participantes y Metodología 11

3
2.2 Resultados 12
2.2.1 Disposición Colaborativa 12
2.2.2 Enfoque Orientado al Cliente Final 15
2.2.3 Operación de la Compañía 16

3. Conclusiones 18

E s t u d i o d e B e n c h m a r k i n g e n

L o g í s t i c a y C a d e n a d e

A b a s t e c i m i e n t o p a r a P Y M E S
Todos los derechos reservados.

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o transmitida por cualquier medio sin la autorización del poseedor
de los derechos.

IAC de Colombia 2002 www.iaccolombia.org


P R E S E N T A C I Ó N

Actualmente, uno de los grupos de empresas que presionados por un conjunto importante de valores
más importancia tiene dentro del país son las como: disponibilidad del producto, servicio, hones-
pequeñas y medianas empresas (PYMES), no sólo tidad en el precio, etc.
por el número de empresas existentes sino por su
influencia en la economía nacional. Es así como De este modo, IAC Colombia quiere presentar
IAC Colombia ha querido generar un conocimiento este Estudio de Benchmarking en la Pequeña y
importante sobre estas empresas, mediante un Mediana Empresa, donde por tercera ocasión se
estudio del estado actual en el que se encuentran consolida información de una muestra representa-
las PYMES frente a sus posibilidades de desarrollo tiva de empresas colombianas, con el objetivo de
en logística, cadena de abastecimiento y colabo- identificar las oportunidades de desarrollo y
ración hacia la eficiencia. mejoramiento para satisfacer las necesidades de
los consumidores.
Pese a la recesión económica que ha tenido
nuestro país, en el 2001 Colombia creció 1.6%,
y en el primer semestre de este año 1.2% se podría
decir que las ventas tanto de los grandes almacenes
e hipermercados como del comercio minorista en
1
general, crecieron aproximadamente un 4.4% .
Si bien es cierto que esta cifra muestra que los
minimercados han tenido una recuperación
significativa, es esencial entrar en detalle sobre
el concepto que estas empresas tienen de temas
como la satisfacción de la demanda y creación
de valor, los cuales se han convertido en el principal
factor para generar diferenciación competitiva.
De otro lado, la pequeña industria se debe
enfrentar a un entorno muy exigente, donde la
1
Fuente: FENALCO demanda ha cambiado sus intereses de consumo,

EQUIPO DE MEDICIONES Carolina Salamanca csalamanca@eancol.org


DE IAC COLOMBIA Cindy Pulecio cpulecio@eancol.org
Leonardo Vitolo lvitolo@eancol.org
Yuli Hernández yhernandez@eancol.org

1
TERCER ESTUDIO DE BENCHMARKING
EN LOGÍSTICA Y CADENA
DE ABASTECIMIENTO PARA PYMES

A continuación encontrará los resultados de


la tercera medición que IAC Colombia aplicó
durante el año 2002 a un grupo de empresas
de diversos sectores económicos para iden-
tificar de alguna manera, fortalezas y debilida-
des relacionadas con el estado actual de la
logística en las compañías PYMES.

GENERALIDADES El Entry Level Scorecard busca medir la gestión de las PYMES, en cuanto
al trabajo conjunto con todos los eslabones de la cadena de abastecimiento
y el mejoramiento continuo de sus procesos.
El estudio de Benchmarking en Logística y
Cadena de Abastecimiento en Autoservicios
y Minimercados, inicialmente se trataba de 1. AUTOSERVICIOS Y MINIMERCADOS
una iniciativa colombiana que buscaba estan-
darizar los mecanismos para realizar medicio- 1.1. Participantes y Metodología
nes en logística; este año se han introducido
los criterios que a nivel internacional son Para el desarrollo del Estudio de Benchmarking en Indicadores
considerados como prioritarios en la gestión Logísticos y Cadena de Abastecimiento en Autoservicios y Minimercados,
de las relaciones con sus socios comerciales. se recopiló información del primer semestre del 2002.

Estos criterios son desarrollados por el Global En esta nueva edición del estudio, se contó con la participación de 1.987
Commerce Initiative (GCI), una organización Autoservicios y Minimercados en diferentes ciudades.
conformada por las principales compañías
de consumo masivo del mundo, que se encar-
Gráfica 1
gan de establecer y definir mejores prácticas
de negocio a nivel global. Uno de los temas DISTRIBUCIÓN DE PARTICIPANTES
en los que se ha trabajado es en la definición POR CIUDAD
de herramientas de medición; al interior de
uno de sus grupos de trabajo se definió el BOGOTÁ
Entry Level Scorecard, el cual es una herra- MEDELLÍN
CALI
mienta cualitativa diseñada especialmente BARRANQUILLA
para aquellas compañías que apenas están 8%
20%
desarrollando su cadena de abastecimiento. 51%
Esta herramienta mide el estado de desarrollo 21%
en diferentes áreas del negocio y la capacidad
de integración con sus socios.

3
Los minimercados y autoservicios encuestados
se caracterizan por tener entre 50 y 400 m2
de área de ventas, tipo autoservicio y con al
menos una caja registradora.

Algunas de las características básicas de estos


negocios son que el 94.5% de los estableci-
mientos encuestados cuentan con una sola
tienda, el principal rango de ventas en el que
se pueden clasificar las empresas está entre
de 2.5 millones y 5 millones al cual pertenece
el 36.2% de las empresas como lo podemos
apreciar en la Gráfica 2; adicionalmente, el
59.5% de los establecimientos tienen entre 2
y 3 personas contratadas de forma perma-
nente.

Gráfica 2

VENTAS SEMANALES mienta del Entry Level Scorecard, exponiendo los resultados según las
(Porcentaje de Encuestados) tres áreas de análisis: la disposición colaborativa, el enfoque orientado
al cliente final y la operación de la compañía, dentro de cada una de
Menos de 200 Mil De 2.5 a 5 Millones estas áreas de desarrollo se integran los indicadores clave de desempeño
De 200 Mil a 1 Millón De 5 a 10 Millones según la relación que tengan con la mejor práctica definida.
De 1 a 2.5 Millones Más de 10 Millones

La Disposición Colaborativa
4.4% 0.3%
En este componente se quiere evaluar si la compañía esta preparada
16.1% 11.7%
para colaborar y trabajar conjuntamente con sus proveedores, buscando
31.2%
36.2% el mejoramiento de su negocio y de las relaciones con ellos.

Los indicadores que hacen parte de este componente son:


> Pedidos entregados a tiempo
> Pedidos entregados completos
Esta descripción da una visión mucho más > Documentación sin problema
clara del tipo de comerciantes pequeños que
participaron de la muestra. Enfoque Orientado al Cliente Final
Este componente evalúa si la compañía y sus empleados están com-
Entrando más en detalle, en el caso del canal prometidos en satisfacer las necesidades del cliente final.
de autoservicio y minimercados, el concepto
de cadena de abastecimiento todavía no es Operación de la Compañía
muy claro, pues sólo el 50% de los minimerca- Mide si la compañía cuenta con la infraestructura correcta para desempeñar
dos encuestados responden que conocen el las labores de manera eficiente.
concepto y tienen un plan de trabajo que
abarca varios procesos dentro de su cadena A este componente pertenecen los siguientes indicadores:
de abastecimiento. > Ciclo de la orden de compra
> Días de inventario
A lo largo de los resultados, se explicará con > Exactitud en el inventario
mayor detalle los temas que cubre la herra- > Devoluciones

4
Gráfica 3

GENERA Y COMPARTE INFORMACIÓN SOBRE


DEMANDA DEL CONSUMIDOR
(Porcentaje de Encuestados)

NO
LIMITADO
SI

25%
1.2. Resultados

LOGÍSTICA
50%
25%
1.2.1. Disposición Colaborativa

Una de las oportunidades importantes que tiene este canal para


mejorar su eficiencia y rentabilidad es el trabajo conjunto con provee-
dores. El principal argumento para explicar la razón
por la cual no hay información real de la de-
Aunque el 86.7% afirma que conoce la manera de aplicar la colabora- manda, es por la forma como realiza el registro
ción en la relación con los proveedores, no queda claro que se tengan de las ventas; el 50.8% lo hacen por medio
formalizados procesos conjuntos como la administración de los costos, de una caja registradora y el 34.7% lo realiza
la identificación del comportamiento de la competencia y el levantamiento de forma manual (Ver Gráfica 4). Pero debe-
de información sobre el consumidor. Sin embargo se considera que el mos aclarar que estos minimercados y auto-
proveedor es quien ha asumido un mayor rol de colaborador, principal- servicios tienen poco uso de la tecnología y
mente en los procesos de administración de los inventarios y la gestión la caja registradora es utilizada principalmente
de los pedidos entre otros. para el registro de los precios de venta y
generación de la factura; esta es una informa-
Una de las claves para generar procesos de colaboración exitosos, es ción bastante limitada pues no permite iden-
el compromiso de la gerencia por compartir información que sea realmente tificar un código de producto a través del cual
importante para toda la gestión de la cadena de abastecimiento y aunque puedan establecer el comportamiento histórico
hay un convencimiento de esta práctica en el 66.7% de las empresas, de consumo. La solución esta en evolucionar
aún se deben realizar mayores esfuerzos para llevar éstas iniciativas a a tener herramientas más especializadas que
hechos y acciones. les permita tener datos más exactos, es decir
empezar la obtener información POS.
Por ejemplo, sólo el 47.6% de los minimercados encuestados está
preparado para trabajar en proyectos que requieran trabajo conjunto
Gráfica 4
con los proveedores y únicamente el 39% esta dispuesto a compartir
información general como ventas, datos del comportamiento del mercado, INFRAESTRUCTURA
investigaciones etc. Posiblemente hay un factor que ha limitado el desarrollo PARA EL REGISTRO DE VENTAS
(Porcentaje de Encuestados)
de los proyectos de colaboración y es la capacitación y falta de conocimien-
to por parte de los minimercados, para reconocer cómo se puede generar
un mayor valor agregado a toda la operación. Caja Registradora Computador o POS
Manualmente Código de Barras
No las Registra
Seguramente la información más importante es la relacionada con la
demanda y cuando la recesión ha generado cambios en la estructura de 2.9% 2.8%
consumo de los colombianos, es aún más importante y menos predecible
10.7%
el comportamiento del consumo. Es aquí donde el minimercado puede 50.8%
32.7%
centrar parte de sus esfuerzos, pues es éste quien está en contacto
permanente con el consumidor final para identificar las necesidades de
producto y mejorar el reabastecimiento. (Ver Gráfica 3)

5
Gráfica 5 por una percepción del servicio de los
MIDEN Y RETROALIMENTAN A SUS PROVEEDORES minimercados y autoservicios, lo cual puede
(Porcentaje de Encuestados) ser una visión aproximada de la realidad.
SI NO
% En Algunas Ocasiones Gráfica 7
60
PORCENTAJE DE EMPRESAS CON NIVEL
50.2 DE SERVICIO SUPERIOR AL 80%
50 47.1
41.2
40
%
31.6
30 100
95.7
20 18.2 95 93.5
11.8
10 90

0 85
MIDE EL RETROALIMENTA 80.8
DESEMPEÑO DE LOS CON ESA 80
PROVEEDORES INFORMACIÓN
75

70
Gráfica 6 ENTREGAS ENTREGAS DOCUMENTACIÓN
A TIEMPO COMPLETAS SIN PROBLEMAS

Este análisis nos permite MEDICIÓN Y RETROALIMENTACIÓN


POR PARTE DE SUS PROVEEDORES
considerar que no hay un Aunque estos niveles de servicio son bastante
(Porcentaje de Encuestados)
proceso de colaboración altos, es factible que en el momento de
SI NO
muy evolucionado y puede aplicar una medición más exhaustiva los
% En Algunas Ocasiones
confirmar que la percepción resultados del nivel de servicio por parte
60 58.5 58.1
del minimercado sobre la de los proveedores sean bastante inferiores.
colaboración está confun- 50 La razón de esta afirmación es que para el
diéndose con la negociación 40 grupo de minimercados no está muy difun-
36.6
y las facilidades que el pro- dida la cultura de la medición, lo cual im-
30
veedor ofrece a sus clientes 25 plica que no hay información que permita
en la relación comercial. 20 16.5 analizar el comportamiento de los reque-
Tocando otros aspectos, se 10 rimientos del minimercado frente al pedido
5.3
encontró que sólo el 50% de generado por el vendedor y frente a la
0
los encuestados miden el LOS PROVEEDORES LOS PROVEEDORES entrega final de la mercancía; de aplicarse
MIDEN EL DESEMPEÑO RETROALIMENTAN A SU
desempeño del trabajo de DE SU COMPAÑÍA EMPRESA
un ejercicio que mida estas variables, es
sus proveedores y los retro- posible que en el momento de la entrega
alimentan con dicha infor- de mercancía se identifique una desviación
mación, y afirman que nada Un caso claro de ésta situación es el se- alta frente a lo que el cliente estaba solicitan-
más el 16,5% de los provee- guimiento a los niveles de servicio, con lo do.
dores evalúan el desempeño cual se puede controlar la calidad de las
del canal y retroalimentan entregas para que éstas lleguen a tiempo, Esta afirmación se puede apoyar también
al comerciante con dicha completas y no se generen agotados en los en los minimercados y autoservicios, al
información. puntos de venta. conocer los problemas más frecuentes que
tienen al recibir la mercancía del proveedor;
Los niveles de servicio prestados por parte el más común es la diferencia entre los
de los proveedores, tienen un comporta- productos entregados frente a lo solicitado.
miento alto, específicamente en lo relacio- Esta puede ser una ratificación del gran
nado con las entregas a tiempo. Cabe trabajo que hay por hacer en este canal.
aclarar que estos porcentajes están dados (Ver Gráfica 8)

6
Gráfica 8

PROBLEMAS MÁS FRECUENTES EN LA RECEPCIÓN


(Porcentaje de Encuestados)

Productos Diferentes 30.7

Mercancía Incompleta 21.1

No tiene Dinero 16.7

Mercancía Defectuosa 10.1

Varios Proveedores al Tiempo 8.1

Otros Horarios 8

Problemas de Documentos 5.2

% 0 5 10 15 20 25 30 35

1.2.2. Enfoque Orientado al Cliente Final

Gráfica 9
Como se explicó anteriormente este componente quiere evaluar
el nivel de satisfacción del cliente final. Lo más importante es saber MANEJO DE CATEGORÍAS CON PROVEEDORES
que el 77.1% de los encuestados conocen quién es su consumidor (Porcentaje de Encuestados)
final y el 80.6% conocen sus necesidades. Aunque este es un
porcentaje alto comparado con el conocimiento que tienen las SI
grandes superficies de su consumidor final, es muy posible que EN ALGUNAS OCASIONES
NO
el nivel de atención personalizada por parte de minimercados y
autoservicios, sea una de las grandes fortalezas que este canal 25%
56%
tiene para permanecer en el mercado. 19%

Algunos de los planes estratégicos que ayudarían a mejorar la


satisfacción del cliente final podrían ser:
> Planes para la correcta exhibición de los productos
> Planes de mercadeo para la comercialización de los productos, en los puntos de venta, el 66% de las compañías
sólo el 53.4% de los encuestados lo hacen. Adicionalmente es desarrollan en conjunto con sus proveedores planes
importante que el minimercado genere sus propias estrategias y de exhibición. Además es importante tener en cuenta
no se limite únicamente a las iniciativas del proveedor. Por ejemplo que el consumidor va al punto de venta con sus
generar mayor penetración de los productos mediante degustaciones compras planificadas, es decir, que todo lo que tenga
y/o demostraciones de productos nuevos, capacitarse en las ca- al nivel de los ojos deberá ser lo mas atractivo y los
racterísticas, beneficios y función que tienen los productos en la lugares menos adecuados deberán llamar la atención.
tienda o premiar a su clientes más fieles son algunas oportunidades Adicionalmente algunos factores que influyen en la
donde pueden fortalecerse algunos procesos de orientación al percepción del consumidor son la simplicidad en la
cliente. escogencia de los productos, el fácil acceso a los
productos, los carteles de información y los precios
> Manejo de los productos según una filosofía de diversificación convenientes.
de categorías; el 62.6% están comprometidos por trabajar en esta
práctica, aunque el 56% ya están manejando sus productos En conclusión la tienda tiene que ser un espectáculo
siguiendo un esquema de categorización de los productos. (Ver donde los productos son los actores y los clientes
Gráfica 9) espectadores activos.

7
Gráfica 10 lo cual introducimos dos indicadores muy
DEFINICIÓN DE PLANES DE EXHIBICIÓN importantes Días de Inventario y Exactitud
EN PUNTOS DE VENTA en los Inventarios.
(Porcentaje de Encuestados)
Frente a resultados de mediciones anteriores,
SI NO los minimercados y autoservicios presentan
EN ALGUNAS OCASIONES una tendencia a disminuir sus días de inven-
tario especialmente para los productos
refrigerados, donde el 50.6% de los nego-
12%
22% cios encuestados mantienen menos de tres
66%
días de inventario de este tipo de productos.
En cuanto a los productos secos los niveles
de inventario se han mantenido iguales.
(Ver Gráfica 13)

> Estrategias promocionales. El 58% de los


Dentro del análisis de los inventarios, es
encuestados desarrollan estrategias apoya-
importante incluir la información del ciclo
dos en sus proveedores, pero es importante
de la orden de compra (Ver Gráfica 12).
evaluar el impacto que causan los eventos
Este indicador presenta un comportamiento
promocionales, pues sólo el 46.5% de los
muy variado, posiblemente por la diversidad
encuestados lo miden.
de proveedores que se manejan y por los
diferentes tipos de productos. Uno de los
Gráfica 11 puntos importantes es lograr que el ciclo
ESTRATEGIA DE PROMOCIONES de la orden de compra corresponda a las
(Porcentaje de Encuestados) necesidades de inventario de las compañías.

SI NO
EN ALGUNAS OCASIONES
Gráfica 12

CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA Gráfica 13


(Porcentaje de Encuestados)
20%
DÍAS DE INVENTARIO
22% 58% (Porcentaje de Encuestados)
1 Día Más de 4 Días
2 Días Autoventa
3 Días Menos de 3 Días
1.7% De 4 a 7 Días
6.8% De 8 a 12 Días
11.8% 30.8% De 13 a 15 Días
Más de 15 Días
1.2.3. Operación de la Compañía 49%
% 0.2

Este componente evalúa si la compañía 100


1.4

se encuentra preparada para responder 90 18.5


36.5
rápidamente a cambios significativos de la 80
70
demanda. De acuerdo con las respuestas 29.2
60
de los encuestados el 77.7% pueden 50 24
responder rápidamente a un cambio en la 40
demanda. Esta información es realmente 30
25.5 50.6
20
muy importante para poder tomar la
10 8.9
decisión de tener unos niveles de inventarios 0 5.1

óptimos con una alta exactitud. A partir de SECOS REFRIGERADOS

8
Un elemento crítico en el control del inven- Gráfica 15

tario es el reabastecimiento de bajos CONTROL DE INVENTARIOS


volúmenes de producto desde el proveedor (Porcentaje de Encuestados)
al minimercado y especialmente, el costo
logístico asociado con la distribución, lo Manualmente Computador
cual limita la posibilidad de llegar con gran No tiene Control Códigos de Barras

frecuencia a cada establecimiento. Frente


a este tema, la tendencia es permitir un 1%
esquema de consolidación de carga entre 10.1%
varios proveedores industriales, con lo cual 22.8% 66.1%
se logra manejar volúmenes más altos en
las entregas al reunir los pedidos de muchos
productos en la misma operación.

En cuanto a los niveles de exactitud del Otro aspecto importante para desarrollar
inventario, éstos son realmente bajos las labores de manera eficiente es el
teniendo en cuenta que este indicador conocimiento por parte de los proveedores
impacta directamente sobre los niveles de de los requerimientos mínimos de calidad
servicio, pues los errores en cuanto a la y de servicio establecidos por este canal.
disponibilidad real de producto pueden ser El 58.8% de los encuestados responden que
una causa de agotados en el punto de venta sus proveedores si conocen sus requeri-
y por lo tanto disminuye la posibilidad de mientos de calidad y servicio. Este es un
generar ventas efectivas. El 27.4% tienen punto clave para controlar el proceso de
unos niveles de exactitud entre el 80% y el devoluciones donde hay un factor importante
95% y el 27.7% tienen una exactitud entre de ineficiencia. El 82.2% realiza devolucio-
el 60% y 80%. (Ver Gráfica14) nes de producto que representan entre el
1 y el 3% de las ventas.
Gráfica 14

EXACTITUD EN EL INVENTARIO
(Porcentaje de Encuestados) Gráfica 16

PORCENTAJE DE DEVOLUCIONES
Entre 96 y 100 % Entre 41 y 60% (Porcentaje de Encuestados)
Entre 81 y 95% Menos de 40%
Entre 61 y 80%
Entre 1 y 3% Entre 11 y 15%
Entre 4 y 7% Más de 15%
8.9% 12.4%
23.6% Entre 8 y 10% No hace Devoluciones
27.4%
27.7%
0.4% 1.1%
2.6% 0.2%

13.5%

Con relación a la tecnología utilizada para 82.2%

el control de inventarios, ha aumentado el


uso del computador con relación a la medi-
ción anterior, pasando de un 1.7% a un
10.1%. El uso de otras tecnologías como el
código de barras, es usado únicamente en
el 1.0% de los encuestados. (Ver Gráfica
15)

9
contar con información muy detallada para reducir posibles
errores de ejecución de las operaciones. (Ver Gráfica 18)

Gráfica 18

FACTORES QUE DETERMINAN LA ENTREGA DE MERCANCÍA


(Porcentaje de Encuestados)

1.3. Principales Tendencias Ventas del Negocio 56.9

Disponibilidad de Efectivo 20.8

Las tiendas y minimercados siguen siendo un canal 9.8


Ruta del Proveedor
importante a desarrollar en el campo logístico, y por esta
Durabilidad del Producto 5.7
razón las estrategias de cadena de abastecimiento en las
5.4
grandes industrias, deben incluir el trabajo en este canal. Espacio
1.4
No Sabe
Estas estrategias deben ir encaminadas a modificar los % 0 10 20 30 40 50 60
criterios de valor del pequeño comerciantes, donde el precio
es el factor más influyente en la aceptación de los productos.
En los nuevos modelos de negocio, hay otras variables aún Algunas de las tendencias que se verán en el futuro para
más estratégicas como el margen de ganancia y el darle cada día un mejor servicio al cliente podrían estar
cumplimiento en servicio, entre otros, que fortalecen aún relacionadas con tener inventarios en línea para saber las
más la posición competitiva de las empresas. necesidades del cliente y sus tendencias, hacer marketing
relacional para tener un mayor contacto con el cliente, uso
Gráfica 17 de tecnología para tener el conocimiento del consumidor y
compras consolidadas.
CRITERIOS PARA COMPRA DE PRODUCTOS
(Porcentaje de Encuestados)
Adicionalmente existen otras tendencias que están relacio-
nadas con el mejoramiento del surtido de los productos,
Precio 35 mejor aprovechamiento del espacio en el local, atención
Margen de Ganancia 17 más rápida, mayor servicio al cliente, más promociones,
Cumplimiento 13
tiempos de respuesta de las entregas, planes de exhibición,
programas de inventarios (cuanto debe tener almacenado
Plazo de Pago 12.9
de cada producto) y segmentación de clientes entre otros.
Asesoría 5.5

Entregas Completas 5.3


Un elemento a tener en cuenta es la posibilidad de llevar
Tiempo de Entrega 5.3 tecnología a estas empresas, pues el 89% de los encuestados
Devoluciones 4.4 no envía a los proveedores órdenes de compra vía EDI o
No tiene Criterio 1.6 por Internet y el 45.8% no cuenta con un sistema de costeo
para la gestión de cadena de abastecimiento. Estos son dos
% 0 5 10 15 20 25 30 35 40
puntos clave que en el futuro se pueden empezar a imple-
mentar y cuyos beneficios son más representativos que la
Otra tendencia es la importancia en el conocimiento del inversión.
consumidor, donde hay una gran oportunidad por conocer
en detalle el comportamiento de la demanda como herra-
mienta para diseñar todo el engranaje logístico. En las
empresas encuestadas los factores que determinan la
logística de la entrega depende directamente del com-
portamiento de las ventas; por este motivo, es esencial

10
2. PEQUEÑOS Y MEDIANOS
INDUSTRIALES

Otro de los sectores de empresas que


se consideran muy importantes en el mo-
mento de trabajar por el mejoramiento de

PYME
la cadena de abastecimiento son las PYMES
industriales, pues hay una gran cantidad
de éstas compañías que interactúan con
empresas como las grandes cadenas
comerciales, los transportadores y operado-
res logísticos e incluso con las grandes
industrias del país. De este modo se está
conectando de una mejor manera a todos
los involucrados en la cadena de abaste-
cimiento, reduciendo así la posibilidad de
que el consumidor final se vea afectado
por las ineficiencias que suceden en las
relaciones entre socios de negocio.

2.1. Participantes y Metodología

En esta nueva edición del estudio se


contó con la participación de 701 Pequeños
y Medianos Industriales, localizados en las
principales ciudades del país. Gráfica 20

CATEGORÍAS DE PRODUCTOS
(Porcentaje de Encuestados)
Gráfica 19

DISTRIBUCIÓN DE PARTICIPANTES
POR CIUDAD Alimentos Secos 38.6

Productos Farmacéuticos 15.3

BOGOTÁ CALI Alimentos y Bebidas Refrigerados 12.6


MEDELLÍN BARRANQUILLA
Perecederos 11.6

Aseo Personal y del Hogar 11

14% 7% Confecciones 6.4


58%
21% Variedades 4.5

% 0 5 10 15 20 25 30 35 40

Las PYMES industriales participantes en esta medición se encuentran entre


Estas compañías pertenecen a distintos un rango de activos totales de 50 a 500 millones de pesos y un número
sectores de la economía entre los cuales se importante posee ventas entre 10 y 40 millones de pesos. De otro lado,
destaca: alimentos y bebidas, productos cerca del 66% de las empresas cuentan con una planta de personal entre
farmacéuticos, perecederos, aseo personal 6 y 30 trabajadores, donde predominan aquellas que cuentan con un
y del hogar, confecciones y variedades. número pequeño de empleados.

11
2.2. Resultados

Teniendo en cuenta la evaluación y el tipo de preguntas que se trabajó


con este grupo de empresas, a continuación se presentan los resultados de
la medición. Al igual que el caso de los tenderos, los resultados se presentarán
según las tres áreas evaluadas.

Gráfica 21 2.2.1. Disposición Colaborativa principales clientes son las grandes


VENTAS MENSUALES
cadenas comerciales y que a su vez
(Porcentaje de Encuestados) Los resultados en esta medición seguramente representan un alto
demuestran el gran potencial de porcentaje de sus ventas.
Entre 1 y 10 Millones Entre 40 y 80 Millones
desarrollo que este tipo de empresas
Entre 10 y 40 Millones Más de 80 Millones tienen para mejorar la eficiencia en
la Cadena de Abastecimiento. De
Gráfica 23
un lado, el 91.4% de los encuestados
28.1% 24.8% NÚMERO PROMEDIO DE CLIENTES
afirma que entiende el concepto de
(Porcentaje de Encuestados)
12.4% 34.8% colaboración entre socios de nego-
cio. Un complemento interesante de
esta percepción, es la disponibilidad %

por ser eficientes, pues el 89.8% de 60

las compañías ha asumido como 50


51.1

Gráfica 22
uno de sus objetivos el mejoramiento
40
NÚMERO DE EMPLEADOS de su cadena de abastecimiento.
(Porcentaje de Encuestados) Este último punto se confirma con 30
23
la excelente posibilidad de satisfacer 20
21.9

% las necesidades del mercado, donde


10
40
39.5 el 66.1% de los encuestados afirma 4

35
que posee un buen conocimiento de 0

las estrategias de desarrollo de sus 1a5 6 a 25 26 a 50 Más de 50


30
26.6
25
clientes.
20
20

15 13.9 En cuanto al número de clientes, el


10
51.1% de los casos atiende a más
5
de 50 clientes, dentro de lo cual es
0
importante considerar que para el
Menos de 5 6 a 15 16 a 30 Más de 30 33.4% de las empresas, uno de los

12
Gráfica 24 Por otro lado, es importante destacar el alto
PRINCIPALES CLIENTES nivel que en cultura de medición se ha alcan-
(Porcentaje de Encuestados) zado y así los resultados lo demuestran. Cerca
de un 66.5% de las empresas son evaluadas
por parte de los clientes y sólo en un 4% de
Grandes Cadenas 33.4 los casos no se comparte esta información;
Pequeños Negocios 31.2 mientras que el 77.3% siempre mide el nivel
Mayoristas 21.4 de satisfacción de sus clientes y el 15.1% lo
Almacenes Especializados
hace sólo en algunas ocasiones.

LOGÍSTICA
9.5

Restaurantes, Oficinas, Hoteles,… 3.2


El nivel de servicio prestado a los clientes
Clientes Otros Países 1.1
tienen un excelente comportamiento respecto
Clientes Directos (Detal) 0.3 al año anterior, donde el 87.9% de las Pymes
% 0 5 10 15 20 25 30 35 tiene entregas a tiempo del 80% o más, (frente
a un 59.5% de la medición realizada en el
2001) y un 97.9% entrega completo un 80%
Si bien es claro que las empresas afirman conocer la forma de o más de las veces (en éste último se presentó
aplicar la colaboración en las relaciones con los clientes (89.6%) un incremento del 27%).
y se promueve esta filosofía al interior de la organización a
través de la alta gerencia en un 76.2% de los casos, existe una Lo anterior puede tener explicación en la
barrera que tiene un impacto negativo ante esta disposición a masificación de los altos índices de exigencia
la colaboración y es la dificultad en compartir información del que hoy día los clientes tienen hacia sus
negocio. Sobre este tema, el hecho de que muchas empresas proveedores, especialmente si se trata de las
sean familiares puede disminuir la posibilidad de trabajo grandes cadenas comerciales y que ha exigido
conjunto con clientes y proveedores. Las Pymes de industria una respuesta positiva de parte de las Pymes.
están dispuestas a compartir únicamente información general Una evidencia de esta situación es la asigna-
(71.8%) relacionada con ventas, datos del mercado e investiga- ción de horarios para la recepción de mercan-
ciones con sus clientes entre otros. cía, que está siendo aplicado por los comer-
ciantes a un 40.6% de las empresas Pyme;
Gráfica 25 aunque esta práctica normalmente es utilizada
por las principales cadenas de supermercados,
DISPOSICIÓN PARA COMPARTIR INFORMACIÓN
(Porcentaje de Encuestados) alcanza a tener un impacto representativo.

Gráfica 26
Sólo Información General
SI
PORCENTAJE DE EMPRESAS CON NIVEL
NO
DE SERVICIO SUPERIOR AL 80%
6.6%
21.7% %
71.8%
97.9
98

96 95.6

94

92

En cuanto a la información sobre la demanda y el comporta- 90


87.9
miento del consumidor final, los clientes se han encargado de 88

suministrarla siempre al 53% de las empresas participantes y 86

en algunas ocasiones al 38%. En el caso de las promociones, 84

dada su importancia en el mercado actual, la mayoría de las 82


ENTREGAS ENTREGAS DOCUMENTACIÓN
Pymes (80.2%), evalúa los resultados obtenidos. A TIEMPO COMPLETAS SIN PROBLEMAS

13
Gráfica 27 95.6%, la genera sin errores. Sin embargo,
PORCENTAJE DE CLIENTES QUE TIENEN esta cifra contrarresta con un 65% que
PROCEDIMIENTOS PARA ASIGNAR HORARIOS DE frecuentemente tiene problemas con la
RECIBO DE MERCANCÍA facturación o la remisión en el punto de
(Porcentaje de Encuestados)
recepción de la mercancía. Muy segura-
mente lo que estas cifras demuestran, es la
%
clara falta de integración y colaboración
45
40.6 entre los clientes y los proveedores pequeños
40 37.3
y medianos.
35
30
25
El ciclo de la orden de compra presenta un
20 comportamiento menos uniforme frente a
15 la pasada medición, pues un alto porcentaje
10.3
10 8.3 de las empresas (44.6%) tiene en promedio
3.5
5 de 2 a 3 días desde el momento en que re-
0
NINGUNO DE 1 DE 21 DE 40 MÁS
cibe el pedido del cliente hasta que entrega
A 20% A 40% A 60% DE 60% físicamente la mercancía. En la medición
del 2001 en cambio, no había una diferen-
Un elemento que ayuda a tener niveles de ciación marcada que reflejara alguna
servicio altos, es definitivamente el bajo tendencia. Ahora bien, lo importante a
el comportamiento de las
nivel de faltantes de inventario en el mo- destacar en esta medición es el esfuerzo
frecuencias de pedido dia-
mento del alistamiento. Teniendo en cuenta significativo que han hecho las empresas
rias (en el 42.3% de las em-
que los faltantes en inventario se han defini- por ser más eficientes al reducir los tiempos
presas) muestran una ten-
do como el porcentaje de referencias que de respuesta. Esto se puede percibir porque
dencia muy clara a compri-
deberían estar disponibles, pero no se anteriormente había un 25.4% de empresas
mir los tiempos de la cadena
encontraron en el momento del alistamiento con ciclo de la orden de compra superior
de abastecimiento. Esta
de los pedidos, justamente el 74.7% de a 10 días, mientras que hoy sólo hay un
situación tiene un gran im-
empresas coincide en que a lo sumo 3% de 8% en dicho rango; adicionalmente el ciclo
pacto en las políticas de in-
sus referencias pueden estar agotadas en del pedido de un (1) día pasó de 29% a
ventarios y de administración
su bodega. Este es un muy buen compor- 32.5%.
de la demanda de toda la
tamiento que coincide también con los
Gráfica 29
cadena de abastecimiento,
resultados de pedidos completos.
si se observa que la defini-
CICLO DE LA ORDEN DE COMPRA ción de la frecuencia de en-
Gráfica 28
(Porcentaje de Encuestados)
trega de mercancía se rea-
FALTANTES EN INVENTARIO
liza en la mayoría de los
(Porcentaje de Encuestados) 1 Día 4 a 10 Días
2 a 3 Días Más de 10 Días casos (72.8%) conjuntamente
entre el cliente y el provee-
Entre 1 y 3% Entre 11 y 15%
Entre 4 y 7% Más de 15% dor.
Entre 8 y 10 % 15%
8% 32.5%
1.1% 44.6%
0.3%
5.9%
18%
74.7%

Bajo un comportamiento normal de la de-


manda, el 28.2% de las empresas presentan
una frecuencia promedio semanal entre
Para el caso de la documentación, vale la pedido y pedido. Esta cifra, que en la
pena destacar que la gran mayoría, un medición anterior era del 57.7%, junto con

14
Gráfica 30 Gráfica 31

FRECUENCIA EN QUE LOS CLIENTES QUIEN DEFINE LA FRECUENCIA


REALIZAN PEDIDOS DE ENTREGA DE MERCANCÍA A SUS CLIENTES
(Porcentaje de Encuestados) (Porcentaje de Encuestados)

Todos los Días Semanalmente Conjuntamente


Cada 2 ó 3 Días Más de una Semana Su Cliente
Su Negocio

6.5%
28.2% 20.7%
42.3%
72.8%
18.4% 11.1%

Aunque la frecuencia de pedidos y entregas ha disminuido notoriamente, el número pro-


medio de referencias para el 52% de las empresas está entre 6 y 25 referencias por
pedido; éstos pedidos, en una gran mayoría (88.7%) continúan realizándose de la manera
convencional; es decir, personalmente, por teléfono o fax.

Gráfica 32 Aunque el 83% de las compañías encues- 2.2.2. Enfoque


NÚMERO DE REFERENCIAS POR PEDIDO tadas conocen los requerimientos mínimos Orientado al Cliente Final
(Porcentaje de Encuestados) de calidad y de servicio establecidos por
sus clientes, las devoluciones, bien sea, por Para las pequeñas y me-
Menos de 5 26 a 50
el no cumplimiento de estos requerimientos, dianas empresas industriales,
6 a 10 Más de 50 por problemas en el transporte, por diferen- al igual que para cualquier
11 a 25 cias entre la mercancía solicitada y entre- compañía, entender y cono-
gada o por situaciones del cliente, son un cer al consumidor final, conti-
14.9% 18.7%
14.4% problema evidente para la mayoría de las nua siendo una de sus princi-
24.5%
27.5% empresas, donde el 73.6% presenta niveles pales prioridades y en la
entre 1% y el 3%; sin embargo, hay cifras gran mayoría de los casos
un poco más alarmantes donde se pueden (84.2%) se han invertido
identificar niveles de devoluciones cercanas gran cantidad de recursos
a 7%. en conseguirlo.
Gráfica 33
Según el número de encues-
NIVEL DE DEVOLUCIONES
(Porcentaje de Encuestados) tados, las estrategias de mer-
cado para responder a las
%
necesidades del consumidor,
han estado enfocadas princi-
80
73.6
70
palmente por las Pymes, en
60
definir y manejar las catego-
50 rías de productos con los
40 clientes (75%) y realizar pla-
30 nes de manera conjunta para
18.4
20 la correcta exhibición de los
10 6.3
0.3 1.4 productos en los puntos de
0
DE 1 A 3% DE 4 A 7% DE 8 A 10% DE 11 A 15% MÁS DE 15% venta (84.4%).

15
Las siguientes gráficas, ilustran el nivel de
enfoque en que se encuentran las empresas
en sus estrategias de promoción e intro-
ducción de nuevos productos como parte
fundamental de la filosofía de Respuesta
Eficiente al Consumidor (ECR).

INVEN
Gráfica 34

DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE PROMOCIONES


(Porcentaje de Encuestados)

SI
En Algunas Ocasiones
NO

12.9%
31.2% 55.9%

2.2.3. Operación de la Compañía

La administración del inventario inventarios superiores de 30 días


de materia prima y producto termi- sólo se observan en el 19% de las
nado continúa siendo un aspecto empresas.
Gráfica 35
fundamental en la gestión logística
ESTUDIOS QUE DETECTEN NECESIDADES PARA de las Pymes, dado el crítico impacto
EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS que estos tienen en los costos logís-
(Porcentaje de Encuestados)
ticos y los niveles de servicio con
sus clientes.
SI
En Algunas Ocasiones Gráfica 36
NO > En la pasada medición, el mayor
porcentaje de las empresas (31.1%) DÍAS DE INVENTARIO
(Porcentaje de Encuestados)
12.9% no mantenían inventario de producto
31.2% 55.9% terminado, lo cual afectaba significa-
tivamente, como era de esperarse, No Mantiene De 31 a 60 Días
De 1 a 15 Días Más de 60 Días
los niveles de servicio. Este año un
De 16 a 30 Días
41.2% de las Pymes mantiene pro-
%
ducto terminado entre 1 y 15 días,
100
lo cual, como se ha visto previamen- 8.4 6.7
90
Posiblemente haya una mayor participación te, ha tenido un impacto positivo en 14.1 13.1
80
de la pequeña y mediana industria para el número de entregas completas a 70
28.4
tomar la iniciativa en el desarrollo de estra- los clientes. 60 30.9

tegias promocionales; sin embargo, sabien- 50


40
do que uno de los grupos más importantes > El aumento en la frecuencia de 41.2
30
39.2
de clientes son las cadenas de supermer- pedidos igualmente ha tenido un 20
cados, es posible que muchos de los impacto en los días de inventario, 10
7.4 10.7
esfuerzos se realicen como parte de las pues la mayoría de las empresas los 0
MATERIA PRIMA PRODUCTO
estrategias del cliente. han disminuido notoriamente y los TERMINADO

16
Para hacer seguimiento a sus inventarios,
hoy en día ya hay un 59.2% de las empre-
sas que lo realiza a través de computador
y un 39.8% que utiliza el código de barras.
Esta última cifra puede significar que el sis-
tema de información contiene el código de

COST
barras asignado al producto, pero estas
empresas no necesariamente tienen aplica-
ciones de captura de códigos de barras.
De este modo, es claro que existe una gran
oportunidad para desarrollar soluciones
de automatización enfocadas a la confia-
bilidad en la información en el manejo de
los inventarios. (Ver Gráfica 37)

Gráfica 37

EXACTITUD DEL INVENTARIO


(Porcentaje de Encuestados)

significativa, pues comparativamente con las industrias de gran tamaño,


Entre 96 y 100% Entre 41 y 60%
Entre 81 y 95% Menos de 40%
un número importante de Pymes alcanza a triplicar dicho porcentaje de
Entre 61 y 80 % participación de los costos logísticos. Guardando la diferencia en tamaño
y volumen de los negocios, existe un amplio campo de trabajo para lograr
3.1%
2.6% ahorros y mejoras en los procesos logísticos que contempla: compra de
6.6% mercancía, almacenamiento, procesamiento de pedidos y servicio al cliente,
18.5% 69.2% transporte y distribución y planeación y mantenimiento de inventarios.

Gráfica 38

COSTOS LOGÍSTICOS
(Porcentaje de Encuestados)
Igualmente, haciendo referencia a cifras
anteriores, es factible justificar la automati- %

zación de otras operaciones especialmente 40 38.7

las relacionadas con el procesamiento de 35 33.3

30
pedidos, donde la alta frecuencia de pedi-
25
dos y el volumen importante de información
20
que se está manejando es aún muy manual
15 12.2
(hasta 25 referencias por pedido en un 10
10.1

grupo que puede alcanzar los 50 clientes). 5


5.7

0
DE 1 A 3% DE 4 A 7% DE 8 A 10% DE 11 A 15% MÁS DE 15%
Otro de los puntos críticos son los costos
de la operación logística pues constituyen
en gran parte un indicativo de la eficiencia Unido a lo anterior, si además se tiene en cuenta que un 44.4% de las
de una compañía. Los resultados que mues- compañías participantes cuentan con un sistema de costeo para la gestión
tran la siguiente gráfica, indican que un de cadena de abastecimiento y un 45.3% adicionalmente realiza un costeo
72% de las empresas tienen un porcentaje en algunas ocasiones, podría concluirse que al implementar mediciones
de los costos logísticos sobre las ventas más frecuentes y detalladas, ya se tendrían dadas las condiciones para
entre el 8 % y el 15%. Esta cifra es bastante facilitar el mejoramiento de este indicador.

17
CON C o c l u s i o n e s

3. CONCLUSIONES

Siendo este el tercer estudio que IAC Colombia realiza en la pequeña


y mediana industria, es importante destacar la labor que dichas compañías
han realizado en pro de la eficiencia no sólo de sus empresas, como es
obvio en un ámbito tan competitivo como el actual, sino en general de
sus relaciones con clientes y el enfoque hacia la eficiencia de la Cadena
de Abastecimiento.

Aunque es claro que para los clientes cualquier esfuerzo por mejorar sus
relaciones con las Pymes demandará una mayor inversión en recursos,
en el largo plazo, la masificación de estos esfuerzos cambiará positivamente
la relación costo beneficio y tendrá un mayor impacto en la eficiencia
de toda la cadena.

El potencial de desarrollo sigue latente y sólo con la ayuda de los clientes


se podrá seguir halonado este proceso de mejoramiento, en el cual, todos
y cada uno de los protagonistas, empezando claro por el consumidor
final, serán los beneficiados.

18

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