Crear cuadro combinado en una celda:

1. Datos.
2. Validación de datos.
3. Donde pone permitir, seleccionar lista.
4. Donde pone origen, introducir los elementos de la lista separados por ;

Para borrar el cuadro combinado anterior:

1. Ponerse en la celda.
2. Datos.
3. Validación de datos.
4. Borrar todos.

Para poner formato condicional a un conjunto de celdas:

1. Inicio
2. Formato condicional.
3. Nueva regla.
4. Seleccionamos la segunda opción.
5. Establecemos la condición del formato.
6. Botón Formato.
7. Aplicamos el formato de fuente, borde o relleno que queremos y aceptar.

Para cambiar o eliminar un formato condicional:

1. Seleccionamos el rango.
2. Inicio.
3. Formato condicional.
4. Administrar reglas.

Para eliminar datos duplicados:

1. Selecciono el rango de celdas.

2. Datos.
3. Quitar duplicados.
4. Marcamos la opción continuar con la selección actual.
5. Boton quitar duplicados.
6. Desactivamos la columna que sobre.

Controlar introducción de datos:

1. Seleccionar el rango.
2. Validación de datos.
3. Permitir-> número entero.
4. Entre (introducir condición de validación).
5. Min-Max (en las pestañas mensaje entrante y mensaje de error se puede introducir
texto de ayuda y de advertencia).

Alfredo Suárez Felgueroso

1
Para visualizar las formulas de la hoja de calculo:

1. Formulas.
2. Mostrar formulas.
3. Imprimir hoja de cálculo en una única hoja DIN A4.

Para crear un nombre de rango:

1. Seleccionar la celda que quiero nombrar y la celda que contiene el texto que voy a
utilizar como nombre.
2. Fórmulas.
3. Crear desde la selección.
4. Aceptar.

Para eliminar un nombre de rango:

1. Formulas.
2. Administrador de nombres.
3. Seleccionar el nombre a borrar.
4. Eliminar.
5. Aceptar.

NOTA: Si se borra un nombre de rango que este siendo utilizado en una formula, esta dará
un resultado de error.

Para clasificar una tabla:

1. Situarse en cualquier valor del campo por el que se quiere ordenar.

2. Datos.
3. Pulsar el icono “AZ” o “ZA” (Ascendente o descendente).

Para ordenar una tabla por más de un campo:

1. Click en cualquier lugar de la tabla.

2. Inicio.
3. Ordenar y filtrar.
4. Orden personalizado.
5. Seleccionar los campos por los que se quiere clasificar.

Alfredo Suárez Felgueroso

2
Subtotales:

La tabla tiene que estar obligatoriamente clasificada por el campo por el que se desea
agrupar.

Por ejemplo, si te piden el total de sueldos por categoría, la tabla ha de ser ordenada
previamente por categoría.

1. Datos.
2. Subtotal.
3. Donde pone “por cada cambio de” seleccionar el campo por el que se desea
agrupar.
4. Donde pone “para usar función” seleccionar la operación a realizar.
5. Donde pone “agregar subtotal a” seleccionar el campo que se quiere calcular.

Filtros automáticos:

Permiten filtrar los registros de una tabla en función de una o más condiciones.

1. Situarse sobre cualquier nombre de campo.

2. Datos.
3. Filtro.

Filtros avanzados:

Permiten copiar en otra parte de la hoja de cálculo los registros que cumplan la o las
condiciones. En estos filtros aparecen dos tipos de rango, el rango de lista y el rango de
criterio.

El rango de lista, son las celdas donde están los datos originales incluyendo la fila que
contiene los nombres de campo.

El rango de criterio, está formado como mínimo por dos celdas, una con el nombre del
campo por el cual vamos a establecer la condición y otra justo debajo de la anterior con el
valor de la condición, normalmente estas dos celdas se suelen poner un par de filas más
abajo del último registro del rango de lista, una vez introducido el rango de criterios
damos los siguientes pasos:

1. Click en mitad del rango de lista.

2. Datos.
3. Filtro avanzado.
4. Seleccionar copiar a otro lugar.
5. Donde pone “rango de lista”, seleccionar sino lo estuviera la tabla con los datos
originales.
6. Donde pone “rango de criterios”, seleccionar las dos celdas que acabamos de
escribir.
7. Donde pone “copiar a” hacemos click en la celda a partir de la cual se quieren
copiar registros.

Alfredo Suárez Felgueroso

3
Opciones de los filtros avanzados:

Si se quiere establecer más de una condición y ambas de obligado cumplimiento el rango

de criterio estará formado como mínimo por cuatro celdas dispuestas de la siguiente
forma:

DEPARTAMENTO LOCALIDAD

CONTABILIDAD OVIEDO

Si queremos que la condición sea un valor u otro el rango de criterio estará formado por
tres celdas:

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

LABORAL

Cuando utilizamos dos campos y nos vale el valor de cualquiera de los dos el criterio
estará formado por seis celda dispuestas así:

LOCALIDAD DEPARTAMENTO

OVIEDO X

X CONTABILIDAD

Si trabajamos con condiciones de tipo texto, podemos utilizar el asterisco como carácter
comodín:

APELLIDO

Gar*

Para convertir un rango en una tabla:

1. Seleccionar cualquier celda del rango.

2. Inicio.
3. Dar formato como tabla.
4. Seleccionar el estilo que se le quiere aplicar.
5. Seleccionar el rango de celdas si no lo estuviera seleccionado.

Alfredo Suárez Felgueroso

4
Para convertir una tabla en rango:

1. Botón derecho sobre la tabla.

2. Tabla.
3. Convertir en rango.

Para realizar cambios fila-columna:

Usar copiar-transponer.

Miguel José

Miguel

José

Tablas dinámicas:

Cambian los resultados de una tabla en función de las selecciones que se hagan en ella, en
una tabla dinámica hay cuatro secciones:

1. Filtro de informe, donde se colocara el campo de mayor jerarquía.

2. Rotulo de fila y/o rotulo de columna, donde se colocaran los campos de una
jerarquía anterior.
3. Sección valores, donde se colocan los campos que se quiere calcular.

Para crear una tabla dinámica:

1. Insertar.
2. Insertar tabla dinámica.
3. Tabla dinámica.
4. Seleccionar la tabla original entera.
5. Donde pone “ubicación”, hacer click en la celda donde se quiere colocar.
6. En la parte derecha, aparecen los campos de la tabla y las secciones, arrastrar cada
campo a la sección que se quiere que ocupe.

Para actualizar una tabla dinámica:

1. Que no se olvide que el nuevo registro tiene que estar insertado dentro de la tabla
original (entre 2 registros existentes).
2. Pulsar el botón derecho sobre cualquier parte de la tabla dinámica.
3. Actualizar.

Para borrar una tabla dinámica:

Seleccionar todo y suprimir.

Alfredo Suárez Felgueroso

5
Para proteger una hoja de cálculo:

1. Seleccionar las celdas que ¡NO! se quiere proteger.

2. Inicio.
3. Widget del grupo Número (flechita inferior derecha del grupo número).
4. Proteger.
5. Bloqueada.
6. Aceptar.
7. Revisar.
8. Proteger Hoja.
9. Aceptar.

Para desproteger una hoja de cálculo:

1. Revisar.
2. Desproteger Hoja.
3. Seleccionamos el rango que antes habíamos desbloqueado.
4. Inicio.
5. Widget de número.
6. Proteger.
7. Marcar la casilla bloqueada.

Para añadir un comentario a una celda:

1. Situarse en la celda.
2. Revisar.
3. Nuevo comentario.
4. Escribir el texto.

Para modificar o eliminar el comentario:

1. Situarse en la celda con comentario.

2. Botón derecho.
3. Modificar o eliminar comentario.

Para auditar las formulas (saber que celdas dependen o preceden de esa celda):

1. Nos situamos en la celda con la formula.

2. Formulas.
3. Rastrear precedentes o rastrear dependientes.

Para vincular un libro: insertar un enlace:

1. Nos situamos en la posición donde queremos insertar el vinculo.

2. Insertar.
3. Hipervínculo.
4. Donde pone texto, escribimos uno descriptivo.
5. Hacemos doble click sobre el libro a vincular.
6. Aceptar.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE DATOS (Y SI…)

Hay varias herramientas de análisis:

1. Tabla de una entrada. Permite visualizar los resultados de una formula en función
de los distintos valores que pueda tomar una variable (una celda que usemos en la
formula).
2. Tabla de dos entradas. Igual que la anterior pero se pueden manejar dos variables
distintas.
3. Escenarios. Permite manejar multitud de variables mostrando los resultados
directamente en la misma hoja de cálculo.
4. Búsqueda de objetivos. Al contrario que los tres anteriores, el programa calcula
que valor tendría que tener la variable para alcanzar el resultado requerido.

Para crear una tabla de una entrada:

1. En una celda en blanco se introduce la formula cuyo resultado va a cambiar

dependiendo de la variable. TRUCO: Si la formula ya esta introducida en otra celda,
se pone (=B4), siendo B4 la celda donde se encuentra la formula.
2. En la celda inferior izquierda se introduce el primer valor de la variable.
3. Debajo de la anterior se van introduciendo el resto de los valores de la variable.
4. Seleccionar el rango que ocupan esos datos.
5. Datos.
6. Análisis Y SI.
7. Tabla de datos.
8. Donde pone “celda de entrada columna” hacer click en la celda que contiene el
valor original de la variable que estamos manejando.

Para crear una tabla de dos entradas:

1. En una celda en blanco introducir la formula (o TRUCO).

2. Justo a la derecha introducir los distintos valores de una de las dos variables
3. Justo debajo los distintos valores de la otra variable.
4. Seleccionamos todo el rango.
5. Datos.
6. Análisis Y SI.
7. Tabla de datos.
8. En la celda de entrada fila hacer click en la celda que contiene el valor original de la
variable que hemos puesto a la derecha de la formula.
9. En la celda de entrada columna hacer click en la celda que contiene el valor
original de la otra variable.

Alfredo Suárez Felgueroso

7
Para crear un escenario:

1. Datos.
2. Análisis Y SI.
3. Escenarios.
4. Agregar.
5. Dar nombre al escenario.
6. Donde pone “celdas cambiantes” seleccionar las celdas donde están todas las
variables que se quieren manejar.
7. Introducir los valores de cada una de las variables.
8. Aceptar.

Nota: es aconsejable crear un escenario con los datos originales.

Para visualizar los resultados de los escenarios basta con ir al “Administrador de

escenarios” seleccionar el elegido, y pulsar “Mostrar”.

Para crear una hoja resumen de todos los escenarios:

1. Administrador de escenarios.
2. Botón “Resumen”.
3. Donde pone “celdas de resultado” seleccionar las celdas donde están los resultados
que van a cambiar en función de las variables de los escenarios.

Búsqueda de objetivos:

1. Datos.
2. Análisis Y SI.
3. Buscar objetivo.
4. Donde pone “definir la celda” hacer click en la celda de resultado.
5. Donde pone “con el valor” escribir el resultado que se quiere.
6. Donde pone “para cambiar la celda” hacer click en la celda donde esta el valor de la
variable que se quiere obtener.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 MACROS
Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutaran una detrás de otra. Se suelen
hacer las macros para automatizar tareas repetitivas. Para poder crear una macro hay que
habilitar en la cinta de opciones la ficha “programador”, para ello ir a:

1. Botón de Office.
2. Opciones de Excel.
3. Más frecuentes.
4. Activar la opción “mostrar ficha programador en la cinta opciones”.

Para grabar una macro:

1. Programador.
2. Grabar macro.
3. Dar nombre a la macro (sin espacios en blanco).
4. Ejecutar todos los pasos que se quieren automatizar como lo haríamos
normalmente.
Nota: es recomendable que a la hora de crear una macro, se apunten los
pasos que se quieren grabar en un papel, para realizarlos bien, ya que si no,
la macro grabara todos los pasos que se den, tanto acertados como
incorrectos.
5. Cuando se termine pulsar la opción “detener la grabación”.

Para asignar una macro a un botón de comando:

1. Programador.
2. Insertar.
3. Hacer clic en el primer icono de la sección “controles de formulario”.
4. Dibujar un rectángulo en la posición en la cual queremos colocar el botón.
5. Seleccionar la macro que se quiere asignar al botón.
6. Aceptar.
7. Cambiar el texto del botón, por uno más descriptivo.
8. Hacer click fuera del rectángulo.

Para borrar una macro:

1. Programador.
2. Macros.
3. Seleccionarla.
4. Eliminar.

Para eliminar un botón de comando:

1. Botón derecho del ratón, sobre el botón.

2. Escape.
3. Suprimir.

Cuando un libro tiene una macro no se puede guardar como un libro normal, habra que
seleccionar guardarlo como “libro de Excel habilitado para macros”.
Alfredo Suárez Felgueroso

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La extensión de los libros con macros es:”.xlsm”

Siempre que se abra un libro con macros el programa dará una advertencia de seguridad,
para que la macro funcione habrá que pulsar el botón “opciones” activando a continuación
donde pone “habilitar este contenido”.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCION “DIAS360”

=DIAS (CELDA; HOY ())/365

*poner resultado en formato general antes de dividir entre 365

LA FUNCION MES DEVUELVE EL NUMERO DE MES DE UNA FECHA

FUNCION “FIN.MES”

Calcula el último día del mes de una fecha determinada

=FIN.MES (FECHA; MESES)

FECHA es la fecha de la cual quiero calcular el último día del mes

MESES es el número de meses anteriores o posteriores a la fecha en cuestión. si pongo un

1; nos devolverá la fecha del mes siguiente al de la fecha, si pones 0, devuelve el ultimo día
del mes de la fecha, y si pones un -1 de vuelve el ultimo día del mes anterior a la fecha.

FUNCION “HOY”

Te devuelve la fecha del día en que estas.

FUNCION “AHORA”

Te devuelve la hora y el día.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 FUNCIONES FINANCIERAS
FUNCION: PAGO

Pertenece a la categoría de funciones financieras y calcula la cuota de un préstamo. Su

sintaxis es:

=PAGO (TASA; NPER; VA)

TASA es el resultado de dividir el interés entre los pagos al año.

NPER es el resultado de multiplicar los pagos al año por la duración en años.

VA es el importe solictado de préstamo.

FUNCION: PAGO. INT .ENTRE

Calcula los intereses pagados entre dos periodos

=PAGO.INT.ENTRE (TASA; NPER; VA; PERIODO INICIAL; PERIODO

FINAL; TIPO)

TASA es el resultado de dividir el interés entre los pagos al año.

NPER es el resultado de multiplicar los pagos al año por la duración en años.

VA es el importe solicitado.

PERIODO INICIAL y PERIODO FINAL son los periodos entre los cuales queremos calcular
el interés que estamos pagando.

TIPO tendrá los valores “0” o “1”. El cero para créditos postpagables, uno para préstamos
prepagables. Pagar el día 31 de mes, postpagables, y el día 1, prepagables.

FUNCION: PAGO.PRINC.ENTRE

Calcula el capital devuelto entre dos periodos.

=PAGO.PRINC.ENTRE (TASA; NPER; VA; PERIODOINICIAL; PERIODO

FINAL; TIPO)

FUNCION: PAGO.INT

Calcula lo que se paga de interés en un momento concreto.

=PAGOINT (TASA; PERIODO; NPER; VA)

TASA, NPER Y VA, es como siempre.
Alfredo Suárez Felgueroso

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PERIODO es el periodo concreto del cual queremos calcular el interés.

FUNCION: PAGOPRIN

Calculo el principal pagado en un momento o periodo concreto de la vida del préstamo.

=PAGOPRIN (TASA; PERIODO; NPER; VA)

*Igual que en PAGOINT.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 FUNCIONES LOGICAS
FUNCION “SI”

=SI (CONDICION; VERDAD; FALSO)

CONDICION es la condición a partir de la cual se hallara el resultado de la función.

VERDAD es el valor que quedara en la celda si se cumple la condición impuesta

FALSO es el valor que quedara en la celda si no se cumple la condición impuesta.

*Si la condición son letras han de ir entrecomilladas, con números no.

FUNCION “Y”

*Permite expresar hasta 256 condiciones.

=Y (CONDICION1; CONDICION2;…..; CONDICION256)

Todas las condiciones han de cumplirse

Utilizada por si misma solo devuelve dos valores: verdadero o falso.

La función “Y” se puede integrar como una condición de la función si.

FUNCION “O”

Nos permite expresar hasta 256 condiciones pero basta con que e cumpla cualquiera de
ellas

=0(CONDICION1; CONDICION2;….; CONDICION256)

Devuelve dos valores: verdadero o falso.

Se puede integrar funciones Y-O en función SI.

Ejemplo: Y (D4>5; E4>1000)*O (F4=”OVIEDO”; F4=”GIJON”)

Para separarlas usar un asterisco*

FUNCION “SI” CON MULTIPLES VARIABLES

=SI (B4=1;”ENERO”; SI (B4=2;”FEBRERO); SI (B4=3;”MARZO”)))

Alfredo Suárez Felgueroso

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 FUNCION”CONTAR.SI”

Cuenta el número de celdas que cumplen la condición, pertenece a la categoría de

estadísticas y su sintaxis es:

=CONTAR.SI (RANGO; CRITERIO)

RANGO es la columna donde están los datos que quiero contar

CRITERIO es la condición.

FUNCION “SUMAR.SI”

Suma las celdas que cumplan una determinada condición, y su sintaxis es:

=SUMAR.SI (RANGO; CRITERIO; RANGO DE SUMA)

RANGO es la columna donde está la condición.

CRITERIO es el valor de la condición.

RANGO DE SUMA es la columna cuyos datos quiero sumar.

FUNCION “CONTARA”

Cuenta el número de celdas no vacías

=CONTARA (RANGO)

FUNCION “BDEXTRAER”

Pertenece a la categoría de base de datos y extrae de una tabla el registro que cumpla la
condición.

=BDEXTRAER (BASE DE DATOS; NOMBRE DE CAMPO; CRITERIO)

BASE DE DATOS es la tabla original Entera, incluyendo los nombres de campo.

NOMBRE DE CAMPO es la celda de la tabla original donde está el nombre del campo cuyo
valor queremos extraer.

CRITERIO son dos celdas, una con el nombre del campo por el cual vamos a establecer la
condición de extracción y otra con el valor de esa condición.

Alfredo Suárez Felgueroso

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 FUNCION: BUSCARV

Busca en una base de datos el registro que cumpla una condición.

=BUSCARV (VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN; INDICADOR DE

COLUMNA; ORDENADO)
VALOR BUSCADO es la celda donde está la condición.

MATRIZ BUSCAR EN es donde están los registros originales (tabla original), excluyendo la
fila de rótulos.

INDICADOR DE COLUMNA es la posición que ocupa en la tabla original el campo cuyo

valor que queremos extraer o buscar.

ORDENADO siempre escribimos FALSO.

Para poder utilizar la función BUSCARV se tienen que dar dos condiciones:

1.-Que la condición este en la primera columna de la tabla.

2.- Que la tabla este ordenada por ese campo.

FUNCION: SUMAR.SI.CONJUNTO

Nos permite sumar un conjunto de celdas en función de más de una condición.

=SUMAR.SI.CONJUNTO (RANGO; RANGO CRITERIO 1; CRITERIO 1;

RANGO CRITERIO 2; CRITERIO 2)
RANGO son las celdas que quiero sumar

RANGO DE CRITERIO1 es la columna donde esta la primera condición

CRITERIO1 es la condición.

Alfredo Suárez Felgueroso

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