Está en la página 1de 31

GUÍA PRÁCTICA DEL

ADMINISTRADOR
DE DATOS
Encuentre las herramientas adecuadas para
recorrer el universo inhóspito de los datos de hoy

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – CONVERSIÓN DE CLIENTES POTENCIALES

1
CONTENIDO
Una “navaja suiza” para los administradores de
datos de hoy 3

1 Single Table Dedupe 6

2 MassEffect 9

3 MassImpact 12

4 Lead conversion 15

5 EmailConnect 17

6 Find/Report IDs 19

7 PowerGrid 21

8 Reassign Ownership 23

9 BulkBackup 25

10 ReportEdit 27

Unifique todo con JobBuilder 28

4 Ventajas sobre las herramientas nativas de 29


Salesforce

Sortee los peligros cotidianos y los obstáculos 30


inesperados con DemandTools

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


ENCUENTRE LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS PARA RECORRER EL UNIVERSO INHÓSPITO DE LOS DATOS DE HOY 

2
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS
ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY
Los administradores de datos desempeñan un papel fundamental en el éxito de los negocios
empresariales de hoy. A primera vista, sus responsabilidades pueden parecer relativamente
sencillas. Pero la realidad es que su trabajo es increíblemente complejo y su ejecución requiere
un delicado equilibrio entre la administración de procesos orientada a los detalles y la resolución
creativa de problemas.

Las empresas invierten mucho dinero en sus sistemas de CRM y esperan ver resultados en términos
de mayor eficiencia del flujo de trabajo, análisis mejorado de los datos de sus clientes, mejores
resultados de venta cruzada/venta sugestiva y mejores relaciones con los clientes. Todo esto
requiere la habilidad y experiencia de un administrador de datos, quien es responsable de:

• garantizar que los datos de CRM estén limpios, sean precisos y confiables

• administrar datos muy complejos en lotes

• estandarizar la estructura de los datos, los estándares y los procesos para mejorar
la eficiencia operativa

• proporcionar informes precisos que impulsen decisiones comerciales inteligentes

• hacer que los datos de CRM sean accesibles y utilizables en toda la organización

Todos los días, los administradores de datos enfrentan innumerables peligros y obstáculos que
amenazan su capacidad para mantener datos de CRM de alta calidad en los que su organización
pueda confiar. Por eso hemos creado la Guía práctica del administrador de datos. Esta guía tiene la
intención de servir como referencia para ayudar a los administradores de datos de hoy a superar los
obstáculos cotidianos y prepararse para los peligros desconocidos del camino.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

3
Para hacer su trabajo de manera efectiva, los administradores de
datos necesitan herramientas adecuadas, y que esas herramientas
funcionen juntas, sin problemas y bajo demanda. Durante casi
dos décadas, DemandTools de Validity ha sido la herramienta de
supervivencia fundamental para los administradores de datos. De
hecho, los administradores de datos a menudo la llaman “navaja
suiza” pues tiene características y funcionalidades que realmente
pueden hacerlo todo, desde la deduplicación y estandarización hasta
capacidades sofisticadas de administración de datos que mantienen
su CRM libre de datos basura.

De principio a fin, DemandTools es una solución inteligente y versátil


que aborda las necesidades básicas de los administradores de datos y
hace frente a los problemas inevitables que afectan a cualquier CRM.
Sus capacidades son tan robustas que es posible que los usuarios ni
siquiera sean conscientes de algunas de sus funciones más útiles.

En esta guía, analizaremos más de cerca cada módulo de esta


solución tipo “navaja suiza”. Desde el módulo más común hasta el más
especializado, el paquete DemandTools proporciona la solución integral
que los administradores de datos necesitan para transitar el universo
inhóspito de los datos de hoy.

“Puedo hacer mucho más con DemandTools. Es mi caja de herramientas. Con


el completo conjunto de herramientas proporcionado por DemandTools, es

tan fácil como: —¿Necesito una llave, un martillo o un taladro?”

- Karen Hayum, administradora de Salesforce experimentada que


utiliza DemandTools para ayudar a las empresas a lograr datos más
GUÍA
limpios y mejorar la administración de clientes potenciales.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

4
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS
ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY
CORTE AQUÍ

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

5
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

LA CUCHILLA GRANDE

1
SINGLE TABLE DEDUPE

La cuchilla grande es probablemente la más utilizada de todas las


herramientas de una navaja suiza, simplemente porque la necesidad
de cortar algo es tan habitual, desde abrir un paquete hasta cortar
un trozo de cuerda. De manera similar, Single Table Dedupe es
una de las herramientas más poderosas y populares del paquete
DemandTools, porque aborda uno de los problemas de datos de CRM
más comunes y devastadores: los registros duplicados.

Los sistemas de CRM se crearon para brindar a las empresas una vista única de cada cliente, todo en
un solo lugar. Los registros duplicados frustran este propósito esencial y, desafortunadamente, los
duplicados son un problema inevitable que los administradores de datos enfrentan a diario.

Además, los dolores de cabeza creados por los


duplicados afectan a los departamentos de toda la
organización y pueden repercutir gravemente en VISIÓN DOBLE
la generación de ingresos. Por ejemplo, el gasto en
Los datos duplicados
marketing a menudo se basa en el tamaño de la base
desperdician el gasto en
de datos. Si la base de datos está llena de contactos
marketing, distorsionan los
redundantes y clientes potenciales duplicados,
pronósticos y frustran a los
el presupuesto de marketing podría inflarse
usuarios. Deje de ver doble y
innecesariamente. Los duplicados también crean comience a tener una vista
problemas con la propiedad de la cuenta dentro del única real de sus clientes.

equipo de ventas, ya que varios vendedores pueden


contactar involuntariamente al mismo cliente potencial. Los pronósticos de ventas y
marketing a menudo se ven distorsionados por los registros duplicados.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – SINGLE TABLE DEDUPE

6
LA CUCHILLA GRANDE: SINGLE TABLE DEDUPE

Single Table Dedupe es un poderoso deduplicador que resuelve el problema de duplicados al


buscar y fusionar registros duplicados en conjuntos de datos de cualquier tamaño. Fue el primer
deduplicador masivo personalizable que permitió la fusión de objetos estándar y personalizados
dentro de Salesforce, con reglas maestras personalizadas y reglas de campo personalizadas. Con
20 algoritmos de coincidencia robustos para encontrar duplicados con base en cualquier tipo de
datos, su configuración permite al usuario especificar qué registro duplicado se conserva y qué
valores de campo se mantienen de cada registro.

Los casos de uso comunes de Single Table Dedupe incluyen:

La administración rutinaria de duplicados.

Si hay una tarea que los administradores de datos deben completar de manera efectiva, es la administración
de los duplicados. Por lo tanto, no es de extrañar que el caso de uso más común de Single Table Dedupe sea la
deduplicación de rutina mediante una serie de técnicas de coincidencia.

La comprobación de duplicados posimportación.

Las nuevas importaciones de datos suelen crear registros duplicados. Después de una importación de datos,
Single Table Dedupe se puede configurar para devolver solo coincidencias en las que al menos uno de los
registros duplicados se haya creado hoy.

El establecimiento de reglas de campo.

Single Table Dedupe puede ayudar a garantizar la alineación entre los diferentes departamentos y establecer
una única fuente de la verdad. Con Single Table Dedupe, un administrador de datos puede exportar duplicados
a un archivo que se puede compartir con otros, independientemente de si tienen acceso a DemandTools. Esto
puede ser especialmente útil cuando el administrador de datos necesita documentar el proceso para manejar
fusiones, o cuando la administración de duplicados requiere información de otros equipos para determinar
qué registro debe mantenerse como maestro. Las reglas de campo permiten que cada departamento evalúe
cómo se manejan los datos, especialmente los campos de datos de los que más dependen. Debido a que
cada parte interesada tiene voz en el manejo de los datos, la calidad de los datos sigue teniendo prioridad en
cada departamento.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – SINGLE TABLE DEDUPE

7
LA CUCHILLA GRANDE: SINGLE TABLE DEDUPE

La fusión efectiva de contactos y clientes potenciales.

A veces, es importante conservar las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono de todos los
registros dentro de un grupo duplicado. Por ejemplo, si fusiona los datos de una exposición con su CRM, es
posible que esté agregando direcciones de correo electrónico de nuevos contactos dentro de una cuenta de
destino existente. Esto proporciona nuevas oportunidades de contacto dentro de esa empresa para campañas de
marketing y ventas. También puede suceder que un contacto en frío ahora tenga una nueva dirección de correo
electrónico, lo que puede reabrir la posibilidad de interactuar con ese cliente potencial.

El seguimiento preciso de registros fusionados.

Los usuarios a menudo quieren saber cuántos de sus registros se han procesado como duplicados. Salesforce
tiene la capacidad de rastrear registros fusionados como parte del historial de registros, pero es difícil obtener
un informe limpio. Single Table Dedupe rastrea con precisión los duplicados que se han eliminado y proporciona
una manera más fácil de rastrear los datos si algo parece “erróneo” después de una fusión.

Como beneficio adicional, Single Table Dedupe puede ayudar a restaurar la confianza en los datos de
CRM e impulsar la adopción de CRM por parte de los usuarios al abordar el problema de calidad de
los datos más crítico. Sus poderosas capacidades de deduplicación establecen un nivel de confianza
base respecto de la validez y singularidad de cada registro de datos, y ayudan a asegurarle a los
usuarios de los datos que sus esfuerzos no se desperdiciarán debido a los duplicados.

Un administrador de un proveedor global líder de datos y análisis


comerciales usó Single Table Dedupe para solucionar problemas creados
durante una migración de datos y ayudar a restaurar la confianza en los
datos de CRM.
GUÍA Lea el estudio del caso aquí

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – SINGLE TABLE DEDUPE

8
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

EL ABRELATAS

2
MASSEFFECT
Versátil y funcional, el abrelatas se encuentra entre las herramientas
de más uso de la navaja suiza. MassEffect ocupa una posición
similar dentro del paquete DemandTools, dado que sirve como
herramienta ETL (extraer, transformar, cargar) integral para ayudar a
los administradores de datos a importar, actualizar, insertar, eliminar,
recuperar y exportar datos.

A menudo, los datos que los administradores de datos


reciben para trabajar no siguen los protocolos de
MASA CRÍTICA
formato establecidos y deben ser “manipulados” antes
de que se puedan migrar al CRM. Los diferentes tipos Esta herramienta ETL integral

de archivos, los datos no estandarizados y los campos delega el trabajo pesado a la

de datos inconsistentes generan dolores de cabeza a solución y no al administrador

de Salesforce. Cuenta con


los administradores de datos y ralentizan el proceso de
estandarización incorporada
mapeo de datos. Cuando este trabajo debe ejecutarse
y soporte para caracteres
manualmente, las manipulaciones generalmente
internacionales, formatos de
se realizan dentro de la hoja de cálculo original, lo
archivo avanzados y más aún.
que genera más posibilidades de errores humanos y
repetición de tareas.

MassEffect está diseñado para optimizar las migraciones de datos, administrar el proceso general de
importación de CRM y brindar al usuario control sobre los datos sin manipular la hoja de cálculo, por
lo que los datos no solo se importan al CRM, sino que se importan de manera limpia y eficiente. Con
MassEffect, puede aplicar fórmulas de estandarización a los datos a medida que ingresan al CRM en
lugar de cambiarlos en la hoja de cálculo antes de cargarlos. Si se pretende que todos los registros
tengan el mismo valor para un campo determinado, puede agregar ese valor como una constante,
nuevamente, sin manipular la hoja de cálculo.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSEFFECT

9
EL ABRELATAS: MASSEFFECT

La herramienta está optimizada para aprovechar múltiples tipos de archivos, procesar cientos de miles
de registros y automatizar partes del flujo de trabajo para aliviar más la carga del usuario.

Los casos de uso comunes de MassEffect incluyen:

La importación de datos de compras de listas.

Cuando se trata de listas compradas o alquiladas, la consistencia no forma parte del paquete. Con MassEffect,
puede asegurarse de que los registros estén estandarizados antes de migrarlos a su CRM. Además, la interfaz
“arrastrar y soltar” y la capacidad de guardar mapeos de campos facilitan el mapeo de campos, para que los datos
se puedan importar de manera limpia y eficiente.

La inserción de sistemas no integrados.

Traer datos de sistemas dispares puede ser una pesadilla, especialmente cuando esos sistemas no se integran
directamente con su CRM. Pero MassEffect ayuda a mantener los datos limpios y correctamente conectados
al mover datos de un sistema a otro para que al final no se encuentre con un lío de registros duplicados y
conflictivos. Las inserciones utilizan un campo clave para mostrar cuándo los registros coinciden o son nuevos.
Esto permite a los administradores de datos importar y actualizar sin descargar datos como si fueran nuevos
cuando no lo son. Esto ayuda con las migraciones porque normalmente hay un identificador único (ya sea un
campo de ID externo o el ID de Salesforce) utilizado en ambos sistemas que se puede usar para mantener los
datos conectados. Además, MassEffect muestra atributos de campo, por ejemplo, si un campo es obligatorio
y la longitud de caracteres admitida. Esto permite a los administradores de datos restaurar y cumplir
rápidamente con las configuraciones de nivel de campo a medida que se importan o actualizan datos, y evitar
errores que impidan el procesamiento de los datos.

El agregado de miembros de campaña a una campaña.

La creación de clientes potenciales y contactos como miembros de una campaña a través de la tabla de miembros
de la campaña facilita la asignación de la campaña y ayuda a garantizar la atribución adecuada.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSEFFECT

10
EL ABRELATAS: MASSEFFECT

La exportación ágil de datos.

MassEffect incluye la funcionalidad de exportación incorporada, lo que le permite exportar documentos


decodificados (exporta el archivo real) en lugar de crear primero un informe de Salesforce y luego exportar ese
informe. Además, el ID de Salesforce se incluirá automáticamente junto con cada registro que exporte. Esto
es importante porque garantizar la presencia del ID de Salesforce significa que siempre habrá una manera de
identificar claramente el registro en la hoja de cálculo en Salesforce.

En combinación con otras herramientas del paquete DemandTools, MassEffect proporciona una
solución completa y poderosa para la importación, exportación y manipulación de datos. Sabemos
cómo agilizar los procesos del administrador de datos porque consultamos a nuestros usuarios
finales y ellos nos brindaron comentarios sobre el diseño, las características y la funcionalidad de la
herramienta. En pocas palabras, el paquete DemandTools está diseñado para hacer más trabajo por
usted, de manera coherente con las necesidades y los procesos particulares de cada organización.

“En términos de productividad, estoy reduciendo fácilmente entre el 80% y


el 90% del trabajo manual que tendría que hacerse sin estas herramientas”.

– Gerry Marletta – Director de Operaciones Tecnológicas de Argyle


Executive Forum.
GUÍA
Lea el estudio del caso aquí

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSEFFECT

11
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

LAS TIJERAS

3
MASSIMPACT
Las tijeras son una parte resistente de cualquier navaja suiza estándar
porque son útiles en tantas situaciones que requieren más precisión
y control que una cuchilla, por ejemplo, para cortar un alambre, un
hilo suelto o un precinto plástico. De la misma manera, el módulo
MassImpact del paquete DemandTools proporciona una funcionalidad
aparentemente simple que se puede aplicar de innumerables formas:
capacidades de estandarizar el mantenimiento general de los datos.

Los datos no estandarizados dificultan que los usuarios de CRM realicen búsquedas provechosas,
logren vistas precisas de las listas o tomen decisiones basadas en los datos. Por ejemplo, imagine que
desea ver todos los registros en los que el estado sea “Tennessee”, pero el campo de estado incluye
entradas en una variedad de formatos como TN, Tenn y Tennessee. Claramente, será difícil obtener
resultados de búsqueda precisos.

MassImpact elimina este problema al permitirle


SISTEMÁTICAMENTE consultar los registros de CRM de cualquier objeto y
SUPERIOR modificar campos en masa, en función de fórmulas
Los datos inconsistentes preestablecidas o de los valores de estandarización
afectan los resultados de la personalizados que usted especifique. Puede
búsqueda y el recuento de estandarizar varios campos simultáneamente y
objetos entre otras cosas.
ejecutar el proceso varias veces al día para garantizar
Garantice la consistencia.
una calidad de datos alta y constante. Incluso es
Modifique miles de registros
posible automatizar el proceso de estandarización con
existentes a la vez usando
JobBuilder (que se explica más adelante en esta guía),
fórmulas personalizadas o

preestablecidas.
lo que convierte a MassImpact en un factor de ahorro
de tiempo instantáneo.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSIMPACT

12
LAS TIJERAS: MASSIMPACT

MassImpact también se usa comúnmente para recuentos de objetos y sumas de campo para

ayudar a analizar y segmentar datos, lo que lleva a interacciones más personalizadas con clientes

y clientes potenciales. Por ejemplo, podría realizar una búsqueda para averiguar cuántas cuentas

han registrado cinco o más tickets de ayuda en un trimestre, como una forma de identificar

oportunidades de capacitación adicional y difusión basada en tutoriales.

Los casos de uso comunes de MassImpact incluyen:

La estandarización de campos de estado, país y teléfono.

Por lo general, esto se hace utilizando uno de los 19 escenarios prediseñados de MassImpact, que incluyen
dos formatos estándar para estados/provincias y tres formatos estándar para países. Esto permite a los
usuarios estandarizarse utilizando la forma larga o corta del nombre del estado/provincia y un estándar
ISO para los nombres de los países.

La estandarización de puestos de trabajo.

Es difícil obtener registros completos de todos los gerentes de ventas en su lista de contactos si el campo de puesto
incluye variaciones como “Gerente de Ventas” y “Gte. de Ventas”. MassImpact le permite estandarizarse utilizando un
formato específico para puestos de trabajo, proporcionando resultados de búsqueda mucho más precisos.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSIMPACT

13
LAS TIJERAS: MASSIMPACT

Aunque estos son los usos más comunes de MassImpact, las posibilidades son realmente infinitas.

Algunos de los ejemplos más comunes que hemos escuchado incluyen:

• Identificar todas las oportunidades ganadas cerradas del año y cambiar el


campo de tipo de cuenta a “Cliente”

• Contar el número de oportunidades creadas en cada cuenta este año

• Copiar el número de cuenta del registro de cuenta en cada registro de


contacto asociado

• Averiguar el número total de contactos de marketing por contacto durante


un período de tiempo determinado

• Ejecutar sumas de campo en oportunidades ganadas cerradas para


identificar y concentrarse en nuevos miembros de programas de fidelidad
en las verticales minorista y hotelería

MassImpact es uno de los favoritos entre los administradores de datos porque les permite dar a sus

datos los ajustes diarios y la atención que requieren. Como automatizar este proceso es tan fácil,
el mantenimiento regular de los datos se puede realizar en segundo plano, sin intervención manual.

MassImpact también puede ayudar a impulsar la adopción del CRM por parte de los usuarios al

hacer que los datos sean más consistentes y fáciles de trabajar.

“Las aplicaciones de DemandTools son infinitas. Estamos asombrados


por la magnitud del poder y la utilidad de esta herramienta para hacer
que nuestros procesos y datos sean más limpios, más manejables y
completamente confiables”.

GUÍA - Trisha B.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – MASSIMPACT

14
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

LA CUCHILLA PEQUEÑA

4
LEAD CONVERSION

Aunque puede parecer redundante tener dos cuchillas en una


navaja suiza, en realidad hay una buena razón para incluir ambas.
La cuchilla grande normalmente recibe un uso intensivo, por lo
que puede desafilarse con el tiempo. Tener una segunda cuchilla
de reserva asegura que siempre habrá una cuchilla afilada para
trabajos altamente especializados.

De manera similar, el módulo Lead Conversion es una herramienta de administración y deduplicación


de clientes potenciales dentro de DemandTools. Aunque Single Table Dedupe (que se analizó
anteriormente en esta guía) realiza la deduplicación en una base de datos completa, Lead
Conversion lo hace en un contexto más específico, asegurando que sus clientes potenciales no sean
duplicados a partir de contactos existentes.

El caso de uso principal de Lead Conversion es la


conversión y la deduplicación de clientes potenciales.
TOME LA INICIATIVA
Debido a que los clientes potenciales provienen de
Cuando evita la duplicación
múltiples fuentes a lo largo del tiempo, los nuevos clientes
de clientes potenciales
potenciales a menudo son realmente nuevos contactos
y los enruta de manera
en una organización con la que ya tiene una relación
correcta y eficiente, puede
existente. Esto puede crear confusión entre los equipos
acelerar el seguimiento y
de ventas y marketing, ya que puede ser difícil distinguir
el desarrollo, y mejorar las
entre nuevos clientes potenciales, clientes potenciales tasas de conversión.
interesados y clientes existentes. Este módulo coteja los
clientes potenciales contra las cuentas para identificar dónde existen esas relaciones, de modo que
los clientes potenciales puedan enrutarse al propietario correcto y cultivarse adecuadamente.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – CONVERSIÓN DE CLIENTES POTENCIALES

15
LA CUCHILLA PEQUEÑA: LEAD CONVERSION

La herramienta Lead Conversion es una parte necesaria de un enfoque de deduplicación completo, y


proporciona una funcionalidad que no está disponible en el entorno nativo de Salesforce.* Aunque
Salesforce proporciona cierta comparación entre los clientes potenciales que se convierten en
contactos y los clientes potenciales que se convierten en cuentas, esto no puede hacerse en bloque
y no permite la coincidencia personalizada.

Al garantizar listas de clientes potenciales únicas y precisas con Lead Conversion, puede estar
seguro de que cada cliente y cliente potencial tendrá la experiencia que desea al interactuar con su
organización. Los nuevos clientes potenciales no tendrán la experiencia absurda de ser contactados
por varios representantes de ventas, y los clientes leales nunca serán tratados como nuevos
clientes potenciales.

* Nota: Lead Conversion solo puede ser utilizado por organizaciones que usan el
objeto de cliente potencial en Salesforce.

“No sé cómo alguien puede administrar sus datos sin DemandTools ... Es
esencial para obtener datos estratégicamente sólidos”.

- Annette A.
GUÍA

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – CONVERSIÓN DE CLIENTES POTENCIALES

16
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

EL DESTORNILLADOR

5
EMAILCONNECT
La genialidad del destornillador Phillips radica en su capacidad
de centrado automático, lo que garantiza una alineación correcta
cada vez que se usa. Aunque puede que no se utilice con tanta
frecuencia como los otros destornilladores de la navaja suiza, es
una herramienta especialmente útil e importante.

MANTÉNGASE Como la más reciente incorporación al paquete


CONECTADO DemandTools, EmailConnect asegura la alineación
correcta entre su marca y sus contactos al
Identifique correos

electrónicos no válidos dentro proporcionar una verificación masiva de direcciones


de su CRM que impiden que de correo electrónico dentro de su CRM. Con tecnología
equipos como marketing, de BriteVerify, EmailConnect asegura la calidad de
ventas y servicio al cliente los datos de CRM al garantizar que cada dirección de
interactúen con contactos y
correo electrónico sea precisa y válida.
clientes potenciales.

Los casos de uso comunes de EmailConnect incluyen:

• La verificación de correos electrónicos antes del lanzamiento de una campaña


de marketing

• La verificación de correos electrónicos después de cargar una nueva lista de


clientes potenciales

• La verificación de correos electrónicos para garantizar que las ventas y el soporte


puedan cultivar la relación y proporcionar información oportuna relacionada con
los productos y servicios

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – EMAILCONNECT

17
EL DESTORNILLADOR: EMAILCONNECT

Eliminar las direcciones de correo electrónico no válidas de su CRM puede ayudar a limitar la cantidad
de direcciones “erróneas” a las que se dirigen sus campañas de marketing y proporcionar métricas de
rendimiento más precisas. También ayuda a mejorar la relación con el cliente al garantizar que los contactos
reciban la información importante que necesitan de sus equipos de ventas y servicios.

La administración de este proceso directamente dentro de la solución DemandTools ahorra tiempo y


mejora la eficiencia, ya que ayuda a garantizar la integridad y usabilidad de los datos sin la necesidad de
otra herramienta.

“No puedo imaginar tratar de hacer la mitad de la limpieza de datos o la


administración de datos que hacemos sin DemandTools ... es una parte
integral de nuestra estrategia de datos y caja de herramientas. Hace que
las actualizaciones masivas, la deduplicación y la normalización de datos
sean mucho más fáciles. Me encanta”.
GUÍA
- Ryan G.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – EMAILCONNECT

18
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

LAS PINZAS

6
FIND/REPORT IDs
Las pinzas se encuentran entre las herramientas más pasadas por
alto en cualquier navaja suiza. Pero hable con alguien que se haya
clavado una astilla en un lugar remoto y sabrá que esta herramienta
menos conocida puede ser de gran ayuda.

De la misma manera, el módulo Find/Report IDs de DemandTools puede ser una herramienta
sumamente importante para los administradores de datos en situaciones en las que necesitan
encontrar la conexión (si existe) entre los datos en su hoja de cálculo y los datos en Salesforce.
Permite a los usuarios comparar los registros de la hoja de cálculo con registros en Salesforce, para
luego devolver y exportar resultados específicos de campo de existir una o más coincidencias.

Los casos de uso comunes de Find/Report IDs incluyen:

Comparar objetos estándar y personalizados antes de la importación.

Mover datos de forma limpia a Salesforce desde otro sistema o combinar instancias de Salesforce (como en el
caso de una adquisición).

Eliminar la necesidad de VLOOKUP en Excel.

Si bien VLOOKUP es una poderosa función de Excel, lleva algún tiempo dominarla. Además, VLOOKUP no distingue
entre mayúsculas y minúsculas, lo cual es fundamental cuando se comparan ID de Salesforce que distinguen
entre mayúsculas y minúsculas. Find/Report IDs le permite tomar un subconjunto de datos y compararlo con el
resto de sus datos en minutos.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – FIND/REPORT IDs

19
LAS PINZAS: FIND/REPORT IDs

Reducir la repetición de trabajos de exportación y manipulación de datos.

¿A quién no le ha pasado esto? Usted exporta datos de su CRM a una hoja de cálculo, luego comienza a manipular
los datos y tal vez a eliminar algunos registros, solo para darse cuenta de que olvidó extraer uno o dos campos de
datos durante la exportación. En lugar de comenzar desde cero, Find/Report IDs le permite comparar los datos de la
hoja de cálculo con los datos de CRM y devolver los campos deseados cuando se encuentra una coincidencia.

Encontrar datos a nivel de campo a partir de registros incompletos.

Cuando un usuario se encuentra con una lista de nombres o ID de cuenta sin otros datos, Find/Report IDs hace
posible obtener datos de nivel de campo para estas cuentas fuera del CRM, así como una lista de todos los
contactos de cada cuenta.

Mantener datos de CRM de gran calidad requiere


herramientas de procesamiento previo como Find/
COINCIDENCIA
Report IDs para identificar las relaciones entre los datos
de forma rápida y sencilla. Los datos provienen de muchas
Los datos provienen de
fuentes diferentes, y el uso de una herramienta como
múltiples fuentes. Busque
Find/Report IDs puede ayudar a administrar los datos fácilmente la conexión
externos correctamente cuando ingresan al CRM. entre los datos en su hoja

de cálculo y los datos en su

CRM y reduzca la repetición

de trabajos de exportación y

manipulación de datos.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – FIND/REPORT IDs

20
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

EL SACACORCHOS

7
POWERGRID
Ya sea como parte de una navaja suiza o una herramienta
independiente, la simplicidad y utilidad de un sacacorchos manual
es una maravilla. Claro que hay otras formas de sacar el corcho del
cuello de una botella, pero el sacacorchos es indudablemente la
herramienta adecuada para hacerlo.

Cuando se trata de la administración de datos y el control de calidad, inevitablemente hay


situaciones en las que es necesario hacer las cosas manualmente. Para esos casos, el módulo
PowerGrid de DemandTools es la solución adecuada para el trabajo.

PowerGrid presenta los datos en un espacio de trabajo al estilo de una hoja de cálculo que permite
modificaciones sin necesidad de exportar y volver a importar los datos. Le permite trabajar con
subconjuntos de datos y realizar cambios en registros individuales o en masa. También incluye
filtros especializados que ayudan a identificar y depurar datos basura, así como la funcionalidad de
deduplicación ad hoc.

Los casos de uso comunes de PowerGrid incluyen:

• Modificar datos “indiscriminados” que no encajan lógicamente en la


consulta “buscar y corregir”

• Ayudar a los nuevos usuarios a comprender cómo los cambios realizados en


los datos a través de la API se traducen de nuevo al CRM

• Atender los cambios solicitados por el usuario y otros problemas


relacionados con registros específicos

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – POWERGRID

21
EL SACACORCHOS: POWERGRID

Debido a que PowerGrid le permite administrar datos

dentro del centro de datos de CRM, sin la necesidad


EMPODÉRESE
de exportar y reimportar, reduce los problemas de

Modifique los datos registro por seguridad de los datos y facilita el cumplimiento
registro o aplique cambios a un de los nuevos requisitos de manejo de datos. En
conjunto de datos completo
pocas palabras, PowerGrid es la forma más fácil de
en una vista de sus datos en
encontrar y eliminar datos basura que no se ajustan
cuadrícula que también permite

la fusión y ayuda a identificar y a una consulta estándar, hacer cambios manuales


depurar datos basura. en registros individuales o masivos y mantener la

seguridad de su conjunto de datos.

“Rara vez escribo reseñas, pero DemandTools se ha convertido en una


parte tan importante de mi vida diaria en Salesforce, que realmente no
puedo imaginar lo que haría sin él”.

GUÍA - Erik N.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – POWERGRID

22
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

EL DESTAPADOR

8
REASSIGN OWNERSHIP
El destapador de una navaja suiza es una herramienta útil por
sí sola, pero también es mucho más de lo que parece. Porque
integradas en el destapador hay dos herramientas adicionales,
un destornillador de cabeza plana y un pelacables, que llevan este
implemento a otro nivel.

De la misma forma, el módulo Reassign Ownership del paquete DemandTools lleva la tarea diaria
de reasignación de registros a otro nivel. Con esta herramienta, los usuarios pueden hacer
reasignaciones simples (por ejemplo, tomar registros propiedad de X y reasignarlos a Y), o reasignar
según expresiones lógicas y definiciones de territorio. Los registros relacionados también se pueden
reasignar como parte del mismo proceso, por ejemplo, reasignando no solo contactos, sino también
casos abiertos asociados y oportunidades abiertas. También es importante tener en cuenta que las
reasignaciones se pueden revertir de forma rápida y precisa, si fuera necesario.

Los casos de uso comunes de Reassign Ownership incluyen:

La reasignación de territorios.

Cuando alguien abandona la empresa o cambia de territorio, se puede utilizar Reassign Ownership para
reasignar sus cuentas y todos los registros de objetos relevantes relacionados en un solo proceso.

La alineación de propiedad.

En aquellas organizaciones que establecen que todos los registros de subobjetos deben ser propiedad del
propietario de la cuenta, esta herramienta hace posible asignar todos los registros secundarios al propietario
del objeto principal, todo dentro del mismo proceso.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – REASSIGN OWNERSHIP

23
EL DESTAPADOR: REASSIGN OWNERSHIP

Asegurar la asignación adecuada de cada registro

TOME EL CONTROL proporciona una imagen clara de la propiedad de la

cuenta en toda la organización y elimina la confusión


Obtener una imagen clara sobre quién es responsable de qué. Además, los
de la propiedad de la cuenta
gerentes de ventas pueden usar esta información
aclara la responsabilidad
para generar proyecciones de cartera e informes de
y ayuda a los gerentes de

ventas a generar proyecciones territorio precisos y confiables.


de cartera e informes de

territorio precisos.

“DemandTools es una herramienta maravillosa. Me ahorra mucho tiempo.


He migrado más de diez bases de datos diferentes a Salesforce utilizando
esta herramienta y no puedo imaginar lo que habría hecho sin ella”.

GUÍA - Diane H.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – REASSIGN OWNERSHIP

24
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

LA LUPA

9
BULKBACKUP
La lupa es una herramienta muy especializada en comparación
con otros componentes de la navaja suiza. Pero cuando necesita
mirar más de cerca, simplemente no hay otra herramienta que
la reemplace.

El módulo BulkBackup de DemandTools desempeña un papel igualmente único para los


administradores de datos, ya que proporciona una copia de seguridad ilimitada y bajo demanda
de los datos de CRM. Garantiza que los usuarios siempre tengan una copia de seguridad actual
mientras manipulan datos, para poder revertir los cambios fácilmente si algo sale mal.

Los casos de uso comunes de


BulkBackup incluyen:
SIEMPRE ALERTA
• Copias de seguridad de toda la base de datos
Proteja sus datos. Haga una

copia de seguridad de todos • Copias de seguridad de objetos


seleccionados dentro de la base de datos
los datos que desee, con la

frecuencia que desee, de modo

que pueda revertir los cambios BulkBackup permite a los usuarios copiar sus
si algo sale mal. datos cuando lo necesiten, con tanta frecuencia
como lo necesiten, preservando así la calidad de los
datos lograda con DemandTools. También va más allá del valor incorporado de las herramientas
nativas de Salesforce, ya que Salesforce solo proporciona capacidades de respaldo escasas (hay
algunas opciones de respaldo manual en Salesforce, pero Salesforce planea retirar su servicio de
recuperación de copias de seguridad de datos en 2020).

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – BULKBACKUP

25
LA LUPA: BULKBACKUP

La inclusión de BulkBackup en el paquete DemandTools brinda a los administradores de datos más


control sobre sus datos y procedimientos de respaldo, al tiempo que reduce el gasto total. Esto
puede ser especialmente importante para las empresas más pequeñas y aquellas con recursos
limitados para la administración de datos. Una solución integral como DemandTools ayuda a las
organizaciones a garantizar una administración de datos adecuada y datos de alta calidad sin
sobrecargar su presupuesto de tecnología o agregar herramientas aisladas.

“Shhh, no se lo diga a mi jefe, pero esta herramienta acaba de reducir


mi carga de trabajo a la mitad. Ahora tengo más tiempo para examinar
diferentes procesos y proyectos. Me encanta esta herramienta”.

GUÍA - Tamara B.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – BULKBACKUP

26
UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY

EL LLAVERO

10
REPORTEDIT
El llavero de la navaja suiza se utiliza para llevar llaves y
otros artículos pequeños que de otro modo podrían perderse,
manteniéndolos organizados y fácilmente accesibles. El módulo
ReportEdit en el paquete DemandTools juega un papel similar,
permitiendo a los usuarios organizar y administrar informes de
Salesforce de forma masiva.

Esta herramienta permite reorganizar rápidamente los informes en las carpetas correctas, cambiar
los nombres y las descripciones de los informes y eliminar los informes antiguos y obsoletos del
CRM. Muestra información pertinente de cada informe, como la fecha de ejecución más reciente, lo
que ayuda a garantizar que los informes obsoletos se puedan identificar y depurar fácilmente.

El caso de uso típico de ReportEdit es la limpieza


LIMPIEZA trimestral o semestral de CRM, cuando los usuarios
PROFUNDA
dedican tiempo a depurar informes antiguos,

Facilite la búsqueda de reorganizar carpetas de informes y actualizar


datos relevantes eliminando descripciones de informes. Sin ReportEdit, esta tarea
informes antiguos del solo es posible como un proceso manual, de uno por
sistema y los obstáculos vez, lo cual es frustrante y lleva mucho tiempo, y tiende
que la información
a ser descuidada por todas las organizaciones excepto
obsoleta puede crear.
las más diligentes.

La eliminación de informes antiguos del sistema garantiza que nunca se utilizarán como base
para pronósticos de ventas, campañas u otras decisiones comerciales críticas. También facilita
la búsqueda de informes que sean realmente relevantes al reducir el “desorden” que genera la
información obsoleta.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNA “NAVAJA SUIZA” PARA LOS ADMINISTRADORES DE DATOS DE HOY – REPORTEDIT

27
UNIFIQUE TODO CON JOBBUILDER
Si bien JobBuilder no es un módulo dentro del paquete DemandTools, es una aplicación
complementaria increíblemente poderosa que se puede utilizar para automatizar los procesos de
calidad de datos de DemandTools dentro de Salesforce. JobBuilder se creó para ampliar el valor de
DemandTools, pero eso no es todo lo que hace.

JobBuilder permite a los administradores de


AHORRE TIEMPO datos automatizar muchos procesos cíclicos de
calidad de datos estableciendo trabajos de rutina y
Automatice los procesos de personalizando varias opciones. El resultado es un
calidad de datos y mantenga
proceso administrativo más ágil y eficiente que ahorra
sus datos limpios. Los usuarios
tiempo de administración y recursos del sistema. De
que implementan JobBuilder

con DemandTools han


hecho, se ha descubierto que JobBuilder ahorra a

reportado que ahorran ¡hasta los administradores hasta diez horas por semana de
diez horas por semana! tediosas tareas manuales.

Si bien JobBuilder es totalmente compatible con DemandTools, también es una herramienta de


automatización completa que se puede utilizar para automatizar procesos fuera del paquete
DemandTools. Por ejemplo, puede enviar automáticamente un correo electrónico notificando a las
personas adecuadas después de ejecutarse la deduplicación semanal.

El único módulo de DemandTools que no funciona junto con JobBuilder es PowerGrid, lo cual tiene
sentido ya que, como explicamos anteriormente, PowerGrid es una herramienta para simplificar la
administración manual de datos. Todos los demás módulos de DemandTools se pueden programar a
través de JobBuilder, lo que facilita mucho el día a día de un administrador de Salesforce.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


UNIFIQUE TODO CON JOBBUILDER

28
4 VENTAJAS SOBRE LAS HERRAMIENTAS NATIVAS DE SALESFORCE
El paquete DemandTools proporciona un valor adicional que supera
lo que pueden ofrecer las herramientas nativas de Salesforce.

A continuación se brindan cuatro ejemplos:

Capacidades de fusión
La herramienta de fusión de Salesforce no se puede automatizar, no puede fusionar objetos personalizados,
solo puede combinar tres registros a la vez. El paquete DemandTools resuelve todas estas deficiencias y
proporciona copias de seguridad a nivel de registro, mientras que la herramienta nativa de Salesforce no
proporciona datos de copia de seguridad relacionados con la fusión.

Prevención de duplicados
Con la reciente incorporación de DupeBlocker al paquete DemandTools, los duplicados se evitan de forma
proactiva en la fuente para proteger automáticamente la calidad de sus datos. Si bien la administración de
duplicados está disponible en Salesforce, la solución no es tan robusta como la que encontrará en el paquete
DemandTools. Por ejemplo, nuestra solución puede fusionar datos automáticamente en función de las reglas
guardadas definidas por el usuario, además de bloquear duplicados. La fusión automática permite el duplicado
en Salesforce y luego utiliza las reglas preestablecidas para garantizar que cualquier dato nuevo que ingrese
en el registro duplicado se retenga correctamente. Esto proporciona a los administradores de datos una forma
más completa y controlable de manejar datos duplicados.

Fusión masiva de duplicados


Las integraciones disponibles en Single Table Dedupe permiten a los usuarios fusionar en masa los duplicados
reportados por DupeBlocker y captar duplicados de menor confianza para que puedan revisarse manualmente.

Importaciones poderosas
Otro agregado reciente al paquete DemandTools es PeopleImport. Esta poderosa solución será especialmente
útil para aquellos encargados de administrar datos de marketing y el marketing en general. También es una
herramienta esencial para agilizar el proceso de importación. Con PeopleImport, puede mantener limpia su
base de datos de Salesforce mientras agrega continuamente contactos y clientes potenciales de listas de
exposiciones, campañas de marketing u otras actividades generadoras de clientes potenciales. PeopleImport
le permite: importar nuevos clientes potenciales, contactos y cuentas y, simultáneamente, actualizar los
existentes; realizar múltiples comparaciones personalizadas entre los datos entrantes y los datos de Salesforce
existentes en un solo proceso; y asignar tareas para un seguimiento adecuado a medida que se agregan nuevos
clientes potenciales y contactos a las campañas.
CORTE AQUÍ

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


4 VENTAJAS SOBRE LAS HERRAMIENTAS NATIVAS DE SALESFORCE

29
SORTEE LOS PELIGROS COTIDIANOS
Y LOS OBSTÁCULOS INESPERADOS
CON DEMANDTOOLS
Los administradores de datos están en una batalla constante para mantener los datos de CRM

limpios, de alta calidad y fiables para la elaboración de pronósticos de ventas, campañas de

marketing y otras iniciativas empresariales estratégicas. Todos los días se enfrentan a desafíos

como registros duplicados, datos no estandarizados y registros no verificados que amenazan con
desarticular sus esfuerzos.

DemandTools es la mejor herramienta integral para ayudar en esta lucha. De principio a fin, sus

módulos especializados ayudan a establecer y mantener datos de CRM de la más alta calidad, al

tiempo que eliminan las complejidades que pueden complicar incluso a los administradores de

datos más eficientes. Y con la funcionalidad para identificar, eliminar e incluso evitar que los datos
de baja calidad ingresen a su sistema, DemandTools es la única solución de administración de

datos potente que precisa para garantizar que sus datos sean el activo confiable y versátil que su

empresa necesita.

Para más información sobre DemandTools y su “navaja suiza” de módulos de administración de

datos, puede descargar la guía del producto o programar una demostración. También puede ver

todos los módulos de DemandTools en acción por su cuenta registrándose para acceder a una

prueba gratuita de 30 días de DemandTools aquí. Una vez que se haya registrado para la prueba,

tendrá la oportunidad de crear una cuenta que le brindará acceso instantáneo a los materiales de

capacitación de DemandTools, a los documentos de ayuda y a otros usuarios de DemandTools.

GUÍA PRÁCTICA DEL ADMINISTRADOR DE DATOS


SORTEE LOS PELIGROS COTIDIANOS Y LOS OBSTÁCULOS INESPERADOS CON DEMANDTOOLS

30
Las empresas funcionan mejor y crecen más rápido con datos confiables.

Decenas de miles de organizaciones confían en las soluciones de Validity,

que incluyen DemandTools, BriteVerify, Trust Assessments, Everest y

GridBuddy para dirigirse a los clientes, contactarlos, captarlos y retenerlos

de manera efectiva. Los equipos de marketing, ventas y éxito de clientes

en todo el mundo confían en las soluciones de Validity para ayudarles a

crear campañas más inteligentes, generar clientes potenciales, estimular

respuestas y aumentar los ingresos.

validity.com/es | sales@validity.com

© 2020 Validity, Inc. Todos los derechos reservados.