Comparar listas en Excel

Este es un problema muy común entre los usuarios de Excel por la necesidad
de comparar los datos de dos columnas y saber cuáles elementos están presentes en
ambas listas y cuáles de ellos no lo están.

Supongamos los siguientes datos que contienen claves de productos donde solamente
la LISTA2 ha sido ordenada alfabéticamente.

La función COINCIDIR en Excel

Necesito saber cuáles elementos de la LISTA2 están presentes en la LISTA1, por lo

que en la columna D colocaré la siguiente fórmula:

=COINCIDIR(C2;$A$2:$A$21;0)

El segundo parámetro de la función COINCIDIR es la matriz que define a la LISTA1

por lo que está especificada como una referencia absoluta de manera que cada
elemento de la LISTA2 sea comparado con la misma matriz. El tercer argumento con
valor cero indica que se realizará una búsqueda exacta del texto. El resultado es el
siguiente:
La función regresará la posición (Fila) del elemento de la LISTA1 donde haya
encontrado una coincidencia o de lo contrario regresará el valor #N/A indicando que no
hay coincidencia alguna. Para dar una mejor presentación al resultado utilizaremos la
función ESERROR de manera que pueda determinar si el valor regresado por la
función es un error:

=ESERROR(COINCIDIR(C2;$A$2:$A$21;0))
Ahora los elementos que tienen el valor VERDADERO son aquellos para los cuales la
función COINCIDIR regresó un error #N/A y por lo tanto son aquellos valores que no
se encuentran en la LISTA1. Para ser exactos con la petición inicial de identificar los
valores de la LISTA2 que se encuentran en la LISTA1 haremos uso de la función SI 

=SI(ESERROR(COINCIDIR(C5;$A$2:$A$21;0)); "";"ENCONTRADO")
El resultado final de comparar las listas se encuentra en la columna D en donde
aquellos elementos de la LISTA2 que están presentes en la LISTA1 tendrán el valor
“ENCONTRADO”.

Comparar dos listas con formato

condicional
Vamos a suponer las siguientes dos listas en Excel:
El primer ejemplo será conocer los elementos de la Lista 2 que están presentes en la
Lista 1 y para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de
datos B2:B11
2. En la ficha Inicio pulsamos
el botón Formato Condicional y
seleccionamos la
opción Nueva regla.
3. Dentro de la lista de tipos
de regla seleccionamos la
opción Utilice una fórmula que
determine las celdas para
aplicar formato.
4. En el cuadro de fórmula
colocamos lo siguiente:
=COINCIDIR(B2; $A$2:$A$11;
0) > 0
5. Hacemos clic en el botón
Formato y seleccionamos un color de relleno.
6. Al momento de aplicar esta regla de formato condicional obtenemos el
siguiente resultado:

Puede observar que las celdas de la Lista 2 que tienen el fondo de color verde son
precisamente aquellos valores que también están presentes en la Lista 1. Es evidente
que las celdas que no tienen el fondo de color verde son las que no forman parte de la
Lista1.

Nuestro segundo ejemplo es conocer los elementos de la Lista 2 que no están en la

Lista 1. En este segundo ejemplo seguimos los mismos pasos que en el ejemplo
anterior pero utilizamos la siguiente fórmula: =ESERROR(COINCIDIR(B2;
$A$2:$A$11;0))
Observa el resultado de aplicar esta regla de formato condicional:

En este segundo ejemplo, las celdas que tienen el fondo de color son aquellos valores
de la Lista 2 que no están presentes en la Lista 1. Con ambos ejemplos hemos
analizado los dos casos posibles: encontrar los valores de la Lista 2 que son similares
a los de la Lista 1 y también encontrar aquellos que son diferentes.

Si quiere hacer comparaciones tomando como referencia la Lista1 los pasos serán los
mismos que en los ejemplos anteriores a excepción de que iniciaremos seleccionando
el rango de la Lista 1 y que debemos cambiar las fórmulas utilizadas en la regla de
formato condicional de la siguiente manera:

 Para encontrar valores de la Lista 1 que están presentes en la Lista 2:

=COINCIDIR(A2; $B$2:$B$11; 0) > 0
 Para encontrar valores de la Lista 1 que no están en la Lista 2:
=ESERROR(COINCIDIR(A2; $B$2:$B$11; 0))

Comparar listas consolidando datos

Este método es muy conveniente especialmente si tenemos más de dos listas. En este
caso Utilizaremos Consolidación de datos.

Preparar datos a consolidar

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con
la lista de clientes del mes de Septiembre y en
otra hoja diferente tenemos los clientes del mes
de Octubre. A los clientes de Septiembre les
agregaré una nueva columna que especificará el
número de la lista:
Haremos lo mismo con la lista de clientes que se
encuentra en la hoja de Octubre pero colocamos el
número 2 para diferenciarla de la primera lista.

Consolidar los datos

Nos ubicamos en la hoja siguiente (Hoja3) en la celda A1 o en donde quiere que
aparezcan los datos, el siguiente paso es pulsar el comando Consolidar que se
encuentra dentro de la ficha Datos y el cual mostrará el cuadro de diálogo siguiente:

Damos clic en el botón referencia y seleccionamos el primer rango de la hoja1,

pulsamos Agregar y hacemos lo mismo con la hoja2. En función dejamos SUMA,
Marcamos las casillas de verificación “Fila superior” y “columna izquierda”, esto con
el fin de que me deje los rótulos de la fila y la columna.
Ahora solo resta interpretar los números que aparecen en la columna Lista que han
sido consolidados. Aquellos clientes que en la columna Lista tengan el valor 1 son
porque que aparecen solamente en la primera lista. Aquellos que tienen el valor 2 son
porque aparecen solo en la segunda lista y solamente aquellos que tienen el valor 3
son porque aparecen en ambas listas.

Haciendo uso de las matemáticas podemos encontrar las diferencias y concordancias

entre cualquier cantidad de listas.

Se puede mejorar si en la columna C de la consolidación agregamos la siguiente

condición

=SI(B2=1;"Setiembre";SI(B2=2;"Octubre";"Repetido en ambos meses"))

Comparar tres listas en Excel

Por ejemplo, para comparar tres listas solo es necesario asignar a la tercera lista el
número 4. Esto se debe a que el valor “3” ya tiene un significado especial y que quiere
decir que un elemento pertenece a la lista 1 y a la lista 2. Teniendo en cuenta que
asignamos el número 4 a la tercera lista podríamos interpretar los datos de la siguiente
manera.

1 = solo en la lista 1
2 = solo en la lista 2
3 = en ambas listas 1 y 2
4 = solo en la lista 3
5 = en ambas listas 1 y 3
6 = en ambas listas 2 y 3
7 = en todas las listas
De acuerdo a estos valores podríamos suponer que para comparar 4 listas
deberíamos asignar a la cuarta lista el número 8 y después hacer todas las
combinaciones posibles para interpretar los datos consolidados, pero eso lo dejaremos
de tarea.