gf-mn-s01 Manual de Tesoreria

MANUAL DE TESORERÍA
Versión: 01 Código: GF-MN-S01

Proceso: GESTIÓN FINANCIERA
Página 1 de 51 Vigente desde: 2019/05/29
MANUAL DE
TESORERIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TESORERIA
Código GF-MN-S01 Versión 01
TABLA DE CONTENIDO
2. OBJETIVO...................................................................................................................... 3
3. ALCANCE ...................................................................................................................... 3
4. SOPORTE NORMATIVO 3
5. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES .............................................................................. 4
6. RESPONSABLES .......................................................................................................... 6
7. CONDICIONES GENERALES ....................................................................................... 6
8. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................... 8
9. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS ..................................................... 8
10. ANEXO Procedimiento para la elaboración de Comprobantes de Egreso y pago de cuentas
........................................................................................................................................... 9
11. ANEXO: Procedimiento para comprobantes de egreso Nómina y derechos laborales 14
12. ANEXO Procedimiento para pago de aportes a Seguridad Social .............................. 16
y Cesantías ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
13. ANEXO Procedimiento para Elaboración de Cheques ............................................... 20
14. ANEXO Procedimiento para Pagos por Trasferencias Electrónicas ........................... 22
15. ANEXO Procedimiento para el Manejo de Contratos y Convenios Interadministrativos24
16. ANEXO Procedimiento para Manejo de cuentas bancarias ........................................ 30
17. ANEXO Procedimiento para Ingreso de Recursos por Venta de Servicios Complementarios
............................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
18. ANEXO Procedimiento para Recaudos en Entidades Financieras por concepto de Venta de
Servicios (Acueducto – Alcantarillado) ............................................................................. 38
3 ....................................................................................................................................... 38
19. ANEXO Procedimiento para Conciliaciones Bancarias ................................................. 41
20. ANEXO Procedimiento para Boletín de Pagaduría ....................................................... 44
4. ...................................................................................................................................... 45
21. ANEXO Procedimiento para Elaboración del Anexo de ... ¡Error! Marcador no definido.
Operaciones Efectivas........................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1. OBJETIVO
El presente manual se realiza con el fin de citar los lineamientos para la Recepción
verificación y pago final de las obligaciones de las Empresa, registrando y
validando los movimientos diarios de las cuentas, los ingresos por concepto de
recaudos, la facturación de servicios complementarios y el manejo de las cuentas
bancarias de recursos propios y convenios, todo con el fin de garantizar la
estabilidad económica de la empresa bajo los principios corporativos de
trasparencia y honestidad, comprometidos con el plan anticorrupción y la
minimización de los riesgos de la gestión contable y financiera.
En el presente manual de procedimiento se señalan las actividades necesarias

para salvaguardar los recursos financieros de la Entidad, promoviendo la eficacia
y eficiencia del control de la gestión financiera con el fin de atender de forma
adecuada las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contraídos por la
Entidad de acuerdo a lo establecido en las normas que se encuentre vigentes.
2. ALCANCE
El proceso inicia con el ingreso de dinero a las cuentas bancarias por conceptos de
los recaudos por pagos de servicios públicos domiciliarios, continua con la
recepción de comprobantes de cuentas por pagar y su correspondiente proceso de
pago, seguido del registro contable de todos los servicios complementarios, la
apertura y manejo de las cuentas bancarias, la elaboración y seguimiento de las
cuentas de cobros, finaliza con la validación de los movimientos diarios de las
cuentas, la recepción y validación de los extractos bancarios mediante conciliación
bancaria.
3. SOPORTE NORMATIVO
- Ley 142 de 1994 “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos
domiciliarios”.
- Decreto 11 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de

1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto.
- Estatuto Tributario Nacional Ley 1819 de 2016.
- Acuerdo No. 050 de 2009: “Por medio del cual se expide el nuevo Estatuto
Tributario del Municipio de Neiva”.
- Acuerdo número 037 de 2010 "por el cual se modifican e incorporan artículos
al estatuto tributario municipal, acuerdo municipal 050 de 2009”.
- Ley No.42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal

financiero y los organismos que lo ejercen.
 Las demás resoluciones, circulares y aplicativos emitidos por la Contaduría

General de la Nación.
4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES
COMPROBANTE DE EGRESOS: Son los documentos en los cuales se resumen las

operaciones financieras, económicas y sociales de la entidad, relacionadas con el
pago de bienes y servicios.
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: Es el acuerdo de cooperación y de

coordinación entre la empresa y otras entidades estatales, con un fin común,
destinado al cumplimiento de funciones administrativas o la prestación de servicios
públicos para satisfacer una necesidad de la comunidad. En los convenios
interadministrativos se aúnan esfuerzos y se realiza una administración de los recursos
de terceros, para el cumplimiento de un fin determinado.
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO: Contratos en los que una entidad busca

obtener de otra persona jurídica pública la prestación de un servicio específico, la
ejecución de una obra o el suministro de un bien, cuya actividad podría ser llevada a
cabo por un particular. En su desarrollo, una de las entidades recibe contraprestación
por el cumplimiento de las obligaciones pactadas, en aras de satisfacer las
necesidades de la comunidad. Por lo cual, los recursos recibidos para la ejecución de
un contrato administrativo, se perciben a título de contraprestación, de forma que son
valores que tienen el carácter de ingreso para el ente ejecutante, por tratarse de una
remuneración por la realización del objeto contractual.
CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la validación de todas las operaciones bancarias

que se han realizado en la empresa dentro de un determinado periodo. El proceso
de conciliación consiste en realizar la comparación de los movimientos del sistema
administrativo y financiero versus el extracto de la cuenta bancaria, realizando el
cruce la información e identificando las partidas pendientes de conciliar, para realizar
su respectivo seguimiento e ingresar los valores al sistema financiero de la entidad.
CUENTAS POR PAGAR: Son las obligaciones o compromisos adquiridos en una

determinada vigencia fiscal por la entidad, en desarrollo de su objeto social por
concepto de suministro de bienes o la prestación de un servicio.
De conformidad a los establecido en el artículo 89 del Estatuto Orgánico de
Presupuesto (Decreto 111 de 1996). Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano
constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones
correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y
servicios.
CHEQUE: Título valor que contiene una orden de pago, dada para cancelar un
determinado valor a un beneficiario; se maneja con cuenta corriente y debe contar con
la autorización de las firmas conjuntas y los respectivos sellos de seguridad
(protectógrafo y sello seco).
CHEQUES NO COBRADOS: Son los cheques expedidos y contabilizados en el

sistema administrativo y financiero, que el tercero no hace efectivo y que al realizar
la conciliación bancaria se evidencian como no cobrados.
BOLETÍN DE TESORERIA: Movimiento diario de ingresos y egresos realizados por

la tesorería con sus respectivos soportes, que presentan día a día los saldos reales de
todas las cuentas de la empresa.
GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS: impuesto del orden nacional

que aplican las entidades bancarias a las transacciones financieras realizadas. Las
cuentas de convenios interadministrativos, cuyo origen de recursos corresponda al
sistema General de Participaciones o Sistema General de Regalías, deben estar
exentas de gravamen financiero y de cualquier figura financiera, de conformidad a la
legislación vigente.
EXTRACTO BANCARIO: Documento que contiene el resumen de las operaciones

financieras, es decir los movimientos débitos y créditos que se realizan en las cuentas
bancarias, el cual permite realizar la validación de movimientos y saldos a través de
la conciliación bancaria.
INGRESO: Son todas las entradas económicas que recibe la entidad en las cuentas
bancarias, por la prestación o venta de sus servicios misionales y/o complementarios
y la obtención de otros recursos por dividendos, rendimientos, participaciones,
recuperaciones, entre otros.
NOTAS CRÉDITO Y DEBITO: Comprobantes que se realizan en contabilidad con el

fin de realizar ajustes a una cuenta, ya sea por errores o por el cambio de condiciones.
Estas notas hacen parte de los comprobantes internos utilizados para hacer ajustes,
registrar movimientos y contabilizaciones de diferentes conceptos.
RECAUDO: Es el proceso de ingreso de recursos por concepto de venta de servicios

públicos de acueducto y alcantarillado, en el que se reciben recursos a través de los
diferentes filiales bancarios y se ven reflejados tanto en el sistema comercial como
en del sistema administrativo y financiero en los módulos de presupuesto, Tesorería
y Contabilidad.
TRANSFERENCIA BANCARIA: Son las transacciones bancarias que se realizan a

través de un portal virtual empresarial, con el fin de abonar las cuentas inscritas
producto del pago de las obligaciones a favor de proveedores de bienes y servicios.
5. RESPONSABLES
 Gerente
 Asesor Financiero
 Subgerente Administrativo y Financiero
 Tesorero
 Asistente de Tesorería
 Profesional Universitario Tesorería
6. CONDICIONES GENERALES
 Los cheques se entregarán a los beneficiarios, presentando la

identificación personal o la autorización debidamente autenticada.
 Los tramites ante las entidades financieras se debe realizar con firmas
conjuntas y con los respectivos sellos de seguridad.
 Cada comprobante de egreso debe contener anexa la copia de la

trasferencia de pago como soporte de la transacción.
 Al girar los cheques se debe restringir su negociabilidad, es decir debe

indicarse el sello “páguese únicamente al primer beneficiario”. Así mismo
no se deben emitir cheques posfechados, ni se firmarán cheques en
blanco.
 Las chequeras, tarjetas de cuentas de ahorro, títulos valores y sellos de

seguridad deben estar bajo la custodia del Tesorero de la empresa, quien
es el responsable de velar por su seguridad y conservación.
 Para la apertura de cuentas bancarias, se dirige un oficio a la entidad

respectiva, el cual contendrá las condiciones de manejo, el origen de los
recursos, los sellos de seguridad y las firmas conjuntas del ordenador del
gasto y pagador, en el caso de ser una cuenta que maneje recursos del
sistema general de regalías o del Sistema General de Participaciones, se
solicitará la exención de cobros y gastos financieros.
 Los extractos mensualmente se solicitarán a la entidad bancaria para

confrontarlos con los registros del sistema administrativo y financiero en
el proceso de conciliación bancaria, la cual se realizará dentro de los 15
días siguientes del mes.
 Los comprobantes de egreso deben contar con la firma del ordenador del
gasto, de acuerdo a los montos de los pagos establecidos en el Estatuto
de Contratación.
 Cuando se efectúe liquidación de impuestos, previo a la presentación y

pago de los mismos se deben surtir los procesos presupuestales,
contables y de tesorería.
 Cuando se realice el pago de las cuentas que hayan tenido deducciones,

se realiza la devolución de impuestos a las cuentas correspondientes.
 Diariamente se debe realizar el procedimiento de cargue de recaudos con

el fin de tener información al día, tanto el sistema comercial como el
administrativo.
 De manera mensual el funcionario responsable del recaudo, notificara

a la Subgerencia comercial y al Asesor Financiero el reporte consolidado
de recaudos.
 Cuando se presentan recaudos inválidos, el valor pagado por el usuario

queda en conciliación bancaria. Por lo tanto, el proceso de PQR al recibir la
reclamación, visualiza si el pago no fue acreditado a la cuenta del usuario.
Acto seguido, dan traslado al área de tesorería para que el profesional
encargado de registrar los ingresos, realice el correspondiente cruce de
información, validando fecha, valor, entidad financiera y proceda a cargar el
pago de manera manual.
 Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva, en la medida de las posibilidades

tendrá a disposición de usuarios diferentes medios de pago como: Pago
electrónico a través de botón, pagos en línea desde el portal empresarial
del usuario, corresponsales bancarios a nivel local y nacional. Para aquellas
entidades que realicen el pago de los servicios públicos de acueducto y
alcantarillado, a través de transferencias electrónicas a cuentas de recursos
propios, las Ceibas no se hace responsable de la aplicación de los pagos,
hasta que la entidad lo reporte al correo electrónico recaudos@epn.gov.co,
donde informe la cuenta-usuario a la cual se debe aplicar el pago.
 De manera periódica se deben realizar las devoluciones de rendimientos

financieros a los convenios interadministrativos y de los recursos del
Sistema General de Regalías.
 En la conciliación bancaria se debe tener en cuenta el registro de intereses,

IVA, comisiones y gravámenes financieros, así como las partidas que
ingresen a la entidad, las cuales deben ser reportadas a presupuesto y
contabilidad para su respectivo registro.
 Las cuentas que pertenecen a convenios interadministrativos, cuya fuente

de recursos corresponda al Sistema General de Participaciones, estarán
exentas de gravamen financiero y de toda figura financiera por lo cual la

Tesorería deberá solicitar la correspondiente marcación de la cuenta y en el
evento de aplicación de alguna deducción por dicho concepto, deberá
solicitar al banco el respectivo reintegro.
 La empresa suscribirá acuerdo de reciprocidad con las diferentes entidades

bancarias, en procura de hacer eficiente el proceso de recaudo a los menores
precios posibles por dicho servicio.
7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

Se compilan y documentan todos los
01 2019/05/29
procedimientos de tesorería en un solo manual.
8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS
NOMBRE CÓDIGO VERSIÓN RESP. ARCHIVAR

Comprobante de cuentas por Asistente
NA NA
pagar Administrativa
Asistente
Comprobante de egreso EGR NA NA
Administrativa
Traslado o transferencia Asistente
NA NA
bancaria Administrativa
Asistente
Nomina NA NA
Administrativa
Asistente
Comprobante NOM EGN NA NA
Administrativa
Asistente
Libro De Cuentas Pagadas NA NA
Administrativa
Asistente
Nota de contabilidad NA NA
Administrativa
Asistente
Boletín Diario De Caja Y Bancos NA NA
Administrativa
Asistente
Conciliación Bancaria NA NA
Administrativa
ANEXO No. 1 Procedimiento para la elaboración de Comprobantes de Egreso y

pago de cuentas.
1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DESCRIPCION DE LA RESPONSABL PUNTO DE

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de cuentas por
pagar: Se recibe de contabilidad
la cuenta por pagar con los
Comprobante
anexos respectivos y el Asistente Radicar las
1. Cuentas por
comprobante de causación, Administrativo Cuentas
Pagar
registrando el recibido en el
mismo, con hora, fecha y firma de
quien recibe.
Generar el Comprobante de
Egreso:
Se remiten las cuentas por pagar
recibidas a la Tesorera para que
designe la cuenta bancaria por el
cual se va a realizar el giro.
Se procede a diligenciar en el
sistema administrativo y financiero
el comprobante de egreso, para lo
cual selecciona de la bandeja de
entrada la cuenta por pagar, Verificar la
Asistente
revisando el nombre del tercero, información
Administrativo
posteriormente se selecciona la del
entidad y la cuenta bancaria por la Comprobante
Comprobante
2. cual se va a realizar el pago. cuentas por
de Egreso
Comprobante de egreso sin pagar físico
movimiento presupuestal: con la
Cuando se va a generar un información
comprobante egreso de una del sistema
cuenta por pagar sin movimiento
presupuestal, se ingresa al
sistema administrativo y
financiero, se elabora
manualmente el Egreso, se digita
el tercero, el detalle y se registran
las cuentas tal como vienen en la
cuenta por pagar, posteriormente
se registra la cuenta contable del
banco mediante se hace el giro.
Imprimir el comprobante de
Verificar el
3. Egreso: Asistente Comprobante
comprobante
En el sistema administrativo y Administrativo de Egreso
de egreso
financiero se ingresa a la opción
de Egresos, se busca el
comprobante elaborado, se valida
la información y se imprimen dos
copias (una para la cuenta y otra
con destino al boletín diario de
tesorería).
Nota: en el caso de que la Cuenta
tenga contribución del fondo de
seguridad ciudadana 5%, se
genera giro del recurso al
municipio de Neiva.
Devolución de Impuestos:
En los pagos que se afecten
recursos de convenios o recursos
diferentes a los recursos propios
de la empresa, se debe realizar el
traslado bancario correspondiente
a la devolución de impuestos de
las retenciones practicados en la
cuenta por pagar.
En el sistema de información, se
realiza un comprobante
denominado Traslado bancario,
se llama al tercero se escribe el
detalle y se realiza el registro
Trasladado
contable de las cuentas Asistente Verificar la
4. Bancario
afectadas, Posteriormente se Administrativo Información
NTB
imprimen dos copias, (una para el
comprobante de Egreso y otra con
destino al boletín diario de
Tesorería).
Cuando se trate de impuestos por
concepto de obra pública (fondo
de seguridad territorial), La
auxiliar administrativa de manera
mensual realiza un reporte de los
valores al municipio, indicando
fecha, valor, día de la transacción
y tercero, con el fin de cumplir el
requerimiento de la entidad
territorial.
Aprobación y Firmas: Revisar que
Una Vez elaborado el el
comprobante de egreso y el comprobante
Traslado bancario, se procede a: Asistente Comprobante de egresos
5.
 Se firman por el asistente Administrativo de Egresos contenga
administrativo que los elaboro. todas las
firmas
autorizadas
 Se entrega a la Tesorera para

revisión y firma
 Se registra en el libro
radicador de Egresos para
revisión por parte del asesor
financiero.
 Finalmente se remite para
firma del ordenador del gasto
(Gerente o Subgerente
Administrativo y Financiero
según el valor del contrato)
Pago de cuentas: Una vez el
comprobante de egreso se
encuentre completamente
firmado, las cuentas regresan
Tesorería para continuar con el
proceso de pago.
La Asistente Administrativa retira
una de las copias del
comprobante de egreso firmado y
lo envía para el boletín diario de
tesorería.
 La Tesorera recibe las Asistente
cuentas, ingresa al portal Administrativo
Comprobante
bancario con su usuario
de egreso
preparador de pagos y realiza Pagador Verificar la
6. el cargue del pago por la información
Comprobante
misma cuenta que se registró Profesional
de
en el comprobante, luego se lo Universitario
transacción
remite al Usuario aprobador (Usuario
para que finalice el proceso de aprobador)
pago.
 El Profesional Universitario
autorizado por la empresa
(usuario aprobador) realiza en
el portal bancario la
aprobación del pago cargado
por la Tesorera, verifica la
información y procede a
validarla, imprime el
comprobante de transacción y
lo anexa en la cuenta.
Registro de los pagos y archivo
de las cuentas. Profesional
Archivo de
La asistente administrativa recibe Universitario Comprobante
7. toda la
la cuenta (Comprobante de (Usuario de egreso
información
egreso) revisa que tenga anexo la aprobador)
transacción del pago, valida el
banco por el cual se realizó el giro,

registra el pago en el libro de
cuentas pagadas y se remite para
el archivo de los pagos del mes
donde finaliza el proceso de pago.
ANEXO No. 2 Procedimiento para comprobantes de egreso nómina y derechos

laborales

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de comprobantes
por pagar:
Para la nómina, vacaciones,
primas, etc., el proceso inicia con
la liquidación en talento humano, Profesional
luego pasa a presupuesto donde Administrativo
realizan las interfaces y de Talento
Nomina
expedición de los certificados de Humano
Liquidada, Verificar la
disponibilidad presupuestal y
1. con sus documentac
registro presupuestal. Profesional
respectivos ión
Posteriormente desde Administrativo
CDP y RP.
contabilidad realizan la causación de Presupuesto
de la misma.
La nómina llega Tesorería donde Asistente
la asistente administrativa verifica Administrativo
que esté firmada, que contenga el
resumen y cuente con los
respectivos soportes.
Elaboración del Comprobante
de egreso de Nómina:
Para elaborar el comprobante, la
auxiliar administrativa digita el
tercero, en el sistema
administrativo y financiero y llama Verificar el
la nómina causada. Al momento Comprobante valor y
Asistente
2. de generar el comprobante, digita de egreso de nombre que
Administrativo
el detalle y verifica el valor total de Nómina correspond
la nómina tanto en el sistema a
como con el de la liquidación
física.
Registra la cuenta contable del
banco por el cual se realizará el
giro y se imprime.
Diferencias en liquidación de
nómina: Dado el caso en el que la
Comunicaci
auxiliar administrativa encuentre Comprobante
Asistente ón a
3 que, en el comprobante de egreso, de egreso de
Administrativo contabilidad
los valores causados difieran con Nómina
para ajuste
los valores de liquidación de la
nómina física, debe comunicarse
con Contabilidad, para que

realicen los ajustes, se efectúe el
procedimiento de actualización
contable de la nómina y se corrijan
las inconsistencias.
Pago de Nómina y otros
derechos laborales:
La oficina de Talento Humano
envía a la Tesorería un archivo
plano con la liquidación, con el fin
de que pueda realizar el pago una
vez cumplidos los procesos
anteriores. Gerente
 La Tesorera Ingresa al Portal
Asesor
bancario de la entidad por
Financiero
donde va a realizar el giro,
Archivo plano Validar el
realiza el cargue del archivo
de la nomina archivo
plano, valida el valor total a
Asistente plano
4. pagar, cargado al portal con el
Administrativo Liquidación
valor de la nómina física, luego
Tesorera Nómina Verificar el
lo remite al Usuario aprobador
firmada pago
para que finalice el proceso de
Profesional
pago.
Universitario
(usuario
autorizado (usuario aprobador)
aprobador) realiza en el portal
bancario la aprobación del
pago, verifica la información y
procede a validarla, imprime el
comprobante de transacción y
lo anexa en liquidación física
de la nómina.
Aprobación y Firmas:
Una Vez elaborado el
comprobante de egreso NOM se
firma por el asistente
administrativo que lo elaboró.
 Se radican en el libro de
cuentas pagadas.
Comprobante
 Se entrega a la Tesorera para Asistente Verificar la
5. de Egreso
revisión y firma. Administrativo Información
Nomina
 Se remite al Asesor
Financiero, para revisión,
aprobación y firma.
 Finalmente, envía para firma
del ordenador del gasto
El comprobante de Nomina
regresa a Tesorería donde se
verifican las firmas y se archiva,

así finaliza el proceso.
ANEXO No. 3 Procedimiento para pago de aportes a seguridad social y

cesantías

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de planillas para
pago:
La oficina de Talento Humano
genera los reportes mensuales
con la relación de Cesantías y
Pensión desde el Sistema Profesional
Administrativo y Financiero, y Administrativo
procede a realizar las de Talento
correspondientes planillas para Humano Relación de Verificar la
pago. Cesantías y documentaci
1.
Las planillas con sus respectivos Pensión ón recibida
anexos son remitidas a Tesorería, Asistente Voluntaria
donde se radica el recibido, Administrativo
estipulando hora, fecha, firma de
quien recibe. Tesorera
Estas planillas con sus anexos son
entregadas a la Tesorera con el fin
de que indique la cuenta bancaria
por la cual se van a generar los
pagos.
Elaboración del comprobante
NOM:
La auxiliar administrativa ingresa
al sistema administrativo y
financiero con el fin de generar los
comprobantes.
 Se llama el fondo de pensión o
cesantías al que se va a
realizar el pago(tercero). Asistente
Administrativo Comprobante Verificar el
 Se buscan las nóminas
2. egreso valor del
causadas correspondientes al
Tesorera Nomina comprobante
periodo que se va a cancelar.
 Se modifica el detalle,
discriminado el concepto y el
mes.
 Se registra la cuenta contable
del banco, verificando que el
valor del sistema corresponda
al valor registrado en la planilla
física.
 Se imprimen dos copias, (una

como comprobante del pago
de las planillas y otra con
destino al boletín diario de
Tesorería).
 El comprobante de Nomina se
firma por la persona que lo
elabora y se remite junto con
los anexos a la Tesorera para
que realice las trasferencias a
cada entidad.
Pago de las Planillas:
 La Tesorera recibe los
(Comprobantes de NOM con
sus anexos, ingresa al portal
bancario con su usuario
preparador de pagos y realiza
el cargue del pago por la
misma cuenta que se registró
en el comprobante, luego se lo
remite al Usuario aprobador
para que finalice el proceso de
pago.
autorizado por la empresa
(usuario aprobador) realiza en
el portal bancario la Validar el
aprobación del pago cargado valor del
Comprobante
3. por la Tesorera, verifica la Asistente comprobante
de Egreso
información y procede a Administrativo con la
Nomina
validarla, imprime el relación
comprobante de transacción y física
lo anexa al comprobante NOM.
La auxiliar administrativa recibe el
Comprobante de Nom, revisa el
anexo la transacción del pago,
valida la cuenta bancaria por el
cual se realizó el giro.
Se registra el comprobante en el
libro de cuentas pagadas y se
obtiene copia de la planilla y de la
trasferencia de pago, la planilla
original junto con el pago se remite
a Talento Humano y la copia se
anexa al comprobante Nomina y
se archiva en las cuentas del mes
donde finaliza el proceso.
Nota: En el caso del pago de

Cesantías al municipio de Neiva,
se debe enviar por correo copia de
la relación de personal remitida
por talento humano junto con la
trasferencia. Para el pago de las
planillas de Cesantías o pensión
voluntaria que se deba realizar con
cheque se sigue el instructivo
pago con cheque, lo demás
continua el proceso.
ANEXO No. 4 Procedimiento para elaboración de cheques

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Preparación y elaboración del
Cheque:
Al momento de elaborar el
comprobante de egreso se debe
estipular el No. del cheque.
 Se toma la chequera de la
cuenta bancaria por la cual se
van a elaborar los cheques. Asistente Comprobante
Verificar la
 Registrar en la colilla de la Administrativo de Egreso
1. documentaci
chequera los datos (Fecha,
ón
valor, concepto y nombre del Tesorera Cheque
beneficiario).
 Se procede a elaborar el
cheque diligenciando los
campos según los datos del
comprobante de egreso, se le
pone el sello restrictivo de
primer beneficiario.
Revisión y firmas: La auxiliar
administrativa entrega el cheque
elaborado junto con el
comprobante de egreso y sus
anexos a la Tesorera con el fin de
Gerente
que valide la información y
proceda a la firma. Verificar
Asistente
 El cheque firmado junto con su firmas, sellos
2. Administrativo Cheque
comprobante de egreso y sus y datos del
anexos es remitido para firma cheque
Tesorera
del ordenador del gasto.
 El cheque completamente
firmado regresa a Tesorería,
donde la auxiliar administrativa
pone sello protectografo y sello
seco de seguridad.
Pago del Cheque:
El cheque es registrado en el libro
Tesorera Cheque
de cuentas pagadas junto con el
3. Asistente Archivar
comprobante de egreso.
Administrativo Comprobante comprobante
 En el caso de que el cheque
Mensajero de Egreso
sea reclamado en Tesorería
por el beneficiario, este debe
presentar su cedula original y

firmar con huella, tanto el
comprobante de egresos como
el libro de cuentas pagadas.
 Cuando el cheque es para
consignar, se entrega junto
con el comprobante de pago, a
la persona encargada por la
Tesorería para realizar la
transacción en el banco.
 El comprobante de
consignación bancaria es
anexado al comprobante de
egreso que posteriormente se
archiva.
ANEXO No. 5 Procedimiento para pagos por transferencias electrónicas

REGISTRO
ETAPAS ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de la cuenta para
giro:
La auxiliar administrativa recibe
del ordenador del gasto el
comprobante de egreso Registro de
Asistentes La cuenta
1. totalmente firmado junto con los recibido de la
Administrativo radicada
anexos de la cuenta por pagar, cuenta
registra el recibido en el libro
radicador EGR y lo entrega a la
Tesorera para que realice el
proceso de pago
Preparación del pago:
La Tesorera revisa en el
comprobante de egreso, la entidad
bancaria por la cual se va a
realizar la trasferencia electrónica.
 Ingresa a la plataforma del
banco con su clave y usuario
preparador, para inscribir el
tercero y su número de cuenta Asistente
bancaria, en el caso de que un Administrativo
Registrar y
proveedor o beneficiario no se Trasferencia
2. verificar la
encuentra inscrito. electrónica
información
 Posteriormente realiza la Tesorera
preparación del pago,
selecciona la cuenta bancaria
registrada en el comprobante
de egreso, se registran los
datos de la transacción
(Nombre del tercero, valor,
detalle, Número y tipo de
cuenta del tercero). Se valida
la preparación y se aprueba.
Aprobación del Pago:
El comprobante de egreso con su
Tesorera
causación, es remitido al Trasferencia
Profesional
profesional universitario electrónica Validar y
3. Universitario
autorizado por la empresa como aprobar la
(Usuario
usuario aprobador. Comprobante información
aprobador)
 El usuario aprobador ingresa de Egreso
al portal bancario estipulado
en el comprobante de egreso.
 Ingresa a la bandeja de
entrada del portal bancario y
ubica la trasferencia preparada
por la Tesorera.
 Valida la información del portal
bancario con los datos del
comprobante de egreso de la
cuenta por pagar.
 Verificada la información,
procede a realizar la
aprobación del pago.
 Imprime la copia de la
transferencia y la anexa al
comprobante de egreso de la
cuenta.
Rechazo de transacciones:
Si la información del portal
bancario presenta alguna
inconsistencia con los datos del
comprobante de egreso de la Usuario Verificar la
4. Ninguno
cuenta por pagar, el usuario aprobador información
aprobador rechaza la transacción
y la devuelve a la Tesorera para
que nuevamente realice el
proceso de preparación.
Registro de cuentas pagadas y
archivo de las mismas.
La auxiliar administrativa recibe el
comprobante de egreso con la
cuenta pagada, verifica que Trasferencia
contenga anexa la trasferencia electrónica
Auxiliar Verificar la
5. electrónica, valida la cuenta
Administrativa información
bancaria y el valor, la registra en el Comprobante
libro de cuentas pagadas, obtiene de Egreso
la segunda copia del egreso, para
el boletín diario de tesorería, Se
digitaliza, se folia y se traslada al
archivo de gestión.
ANEXO No. 6 Procedimiento para el manejo de contratos y convenios

interadministrativos

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepcionar el contrato o
Convenio:
Cuando la empresa suscribe
convenios o contratos
interadministrativos, una vez
Asesor la oficina
legalizados, el área de Convenio
de contratación
1. contratación remite copia del Interadministr N.A.
mismo junto con el certificado de ativo
disponibilidad presupuestal y el
registro presupuestal, a la oficina
de Tesorería para que inicie el
trámite de apertura de cuenta
bancaria para el posterior cobro.
Registro de la información al
SECOP II:
Para aquellos contratos o

convenios suscritos con entidades
públicas, el funcionario encargado
de administrar y gestionar los
Convenio
convenios/contratos, realiza el
Profesional Interadministr
registro de la información del de
Universitario ativo Validar la
2. los mismos a través de la página
administrador información
www.colombiacompra.gov.co/sec
de convenios Registro en
op-ii.
el SECOPII
Luego de que por parte del área de
contratación realicen el cargue de
la información, deberán comunicar
al área financiera el tramite
efectuado, para la posterior
presentación de las respectivas
cuentas de cobro.
Verificar el origen de los

recursos:
Tesorera
Convenio Verificar el
3.
La oficina de Tesorería, verifica el Interadministr Origen de los
Asistente
origen de los recursos con el ativo Recursos
Administrativa
fin de establecer si la cuenta está
exenta o no, de cobros por
concepto gravámenes financieros,

cuando se trate de recursos del
SGR o del Sistema General de
Participaciones.
Solicitud de Apertura de cuenta
bancaria:
Se proyecta oficio a la entidad

Tesorera
financiera, estipulando las
condiciones de manejo de la
Gerente Oficio
4. cuenta, el origen de los recursos, NA
Externo
nombre del convenio o contrato y
Asistente
solicitud de marcación de la
administrativa
misma.
El oficio debe contener las firmas
conjuntas registradas y los
respectivos sellos de seguridad.
Certificación de la apertura de la
Cuenta:
La entidad, apertura la cuenta, Verificación
realizando la marcación de de datos de
Entidad Certificación
5. exención de la misma si hay lugar la
Bancaria Bancaria
a ello, y emite la certificación con certificación
el número y nombre de la cuenta bancaria
correspondiente al convenio o
contrato interadministrativo.
Creación de la cuenta en el plan
contable:
La certificación de la cuenta es
remitida a contabilidad para que el
auxiliar contable realice la creación
de la misma en el plan contable del
Contador
sistema administrativo y financiero. Plan de
6. Auxiliar NA
Cuentas
Contable
Así mismo, se remite copia de la
certificación al administrador de los
convenios o contratos, como
soporte del acto administrativo
suscrito.
Registro del Formato Único de

Profesional
radicación de cuentas FURC
Universitario
Verificar la
Formato
7. Para los contratos suscritos con el información
Tesorera único FURC
municipio de Neiva, es necesario del formato
diligenciar el formato FURC, para
lo cual el profesional universitario
de la oficina de Tesorería, elabora

el formato.
Después de diligenciado el
formato, se imprime y se toman las
firmas del Gerente y del supervisor
del contrato o convenio
Elaboración de cuenta de cobro,
factura o documento
equivalente:
Después de diligenciado el formato
FURC, elabora la cuenta de cobro,
factura o documento equivalente
del convenio o contrato
interadministrativo y prepara los
anexos:
 Planilla de aportes de
seguridad social de la
empresa.
 Copia de la trasferencia del
pago de seguridad social de la
empresa.
 Certificación de pagos de
seguridad social firmada por la Tesorera
Cuenta de Verificación
Gerente. Profesional
8. Cobro y de los
 Certificación bancaria del universitario
anexos requisitos
convenio o contrato.
 Documentos de
Representación Legal de la
empresa
 Copia del RUT.
 Antecedentes disciplinarios,
fiscales y judiciales y medidas
correctivas
 Certificado del Supervisor.
 Copia de la minuta del
convenio o contrato
 Acta de Inicio.
 Formato FURC firmado.
 Paz y Salvo Municipal tanto del
representante como de la
empresa.
Cargue de información al
SECOPII: Contratación Información Verificación
9.
SECOPII de Datos
En la plataforma respectiva, el
área de contratación en
articulación con el municipio

ingresa la información solicitada
por el SECOPII, cargando la
información aprobada, se
escanean todos los documentos
en un solo archivo y se procede a
realizar el cargue de información.
Radicación del formato FURC:
La oficina de Tesorería se encarga
de radicar el formato FURC en la
Secretaría de Hacienda. El
soporte de radicación junto con los
anexos es archivado en la carpeta
del convenio o contrato, con el fin Tesorería
de realizar seguimiento al pago. Formato
10. NA
Las áreas o procesos encargados Profesional FURC
de la ejecución de los convenios o Universitario
contratos, apoyarán el
seguimiento y control de pago de
las cuentas radicadas, y serán
responsables de subsanar las
objeciones presentadas por la
entidad aportante o contratante.
Realizar la nota de contable o
ingreso de los recursos:
Cuando se haga efectiva la

trasferencia o pago del valor
cobrado, la oficina de Tesorería Verificar las
Asistente Nota de
11. debe realizar la nota contable en el cuentas
Administrativa Contabilidad
sistema administrativo y contables
financiero, con el fin de dar ingreso
a los recursos, afectando
presupuestalmente el rubro objeto
del ingreso, la cual se imprime y
posteriormente se archiva.
Devolución de rendimientos
financieros: Oficina de
Cheques
Periódicamente la oficina de contratación
contratación envía a la oficina de
Trasferencia Realizar las
pagaduría la relación de los Asistente
12. de pago notas
valores correspondientes a administrativ
contables
devolución de impuestos de los a
Nota
convenios. Conciliado este
Contable
informe con los valores Tesorera
registrados en conciliación
bancaria, se procede a elaborar
el comprobante de egreso de los

rendimientos, con sus
correspondientes soportes.
La oficina de pagaduría solicita
a cada entidad bancaria
mediante oficio, la emisión de
cheques de gerencia o realiza la
transferencia de los valores
relacionados, a favor de la
entidad aportante.
La asistente administrativa, anexa
al comprobante de pago copia de
la consignación o trasferencia y se
reporta a las entidades
beneficiarias del giro a través de
comunicación escrita.
Cancelación de la cuenta
convenio y devolución de
dinero no ejecutado.
De acuerdo a la validación del

cuadro financiero y a la ejecución
de recursos, la oficina asesora de
contratación solicita al área
financiera la cancelación de la
cuenta bancaria y la devolución de
los saldos cuando a ello haya
lugar. Previo a este proceso, el
Oficina Asesora
asesor financiero solicita a Oficio
de Contratación
contabilidad la revisión contable Cancelación
Técnico
del estado del convenio, donde el de cuenta
Operativo Realizar
contador informa o certifica por
13. notas de
escrito la información respectiva, a
Tesorera contabilidad
fin de continuar con el trámite de
cancelación. Nota de
Asistente
Contabilidad
Administrativa
El jefe del área financiera valida y
visa la comunicación, para que
posteriormente la tesorera ordene
la cancelación del convenio. La
asistente administrativa proyecta
el oficio para la entidad bancaria
con el fin de solicitar la cancelación
de la cuenta, trasladado o giro de
los recursos. El oficio debe ir con
firmas conjuntas y los sellos de
seguridad registrados.
Se realiza las notas contables

correspondientes. Y el recibido de
la carta junto con una copia de la
nota contable es remitida a la
oficina Asesora de Contratación
con el fin de que sea anexado a la
carpeta del convenio o contrato.
ANEXO No. 7 Procedimiento para Manejo de cuentas bancarias

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Aperturar cuentas bancarias
La oficina de Tesorería realiza un
oficio dirigido a la entidad
financiera solicitando la apertura
de la cuenta bancaria, el oficio
debe contener, el nombre de la
cuenta y las condiciones de
Manejo:
 Nombres de las personas
autorizadas para las Firmas
Asistente
Conjuntas Verificar la
Administrativo Oficio
1.  Sello Protectografo documentaci
Externo
 Sello Seco de Seguridad Tesorera
ón
En el caso de las cuentas de ahorro
que van a manejar recursos del
SGR, Asignaciones directas, o
convenios exentos del cobro
gastos bancarios se solicita la
marcación de exención de la
cuenta.
El oficio debidamente firmado por
la Gerente y Tesorera es radicado
en la entidad bancaria.
Registro de firmas
La entidad bancaria entrega a la
empresa la tarjeta del registro de
las firmas con el fin de tomar los
nombres, cargos, firmas y huellas
Asistentes
2. de las personas autorizadas, NA NA
Administrativa
además toman registro de los
sellos de la entidad.
Después la entidad bancaria emite
el certificado bancario de la cuenta
aperturada.
Creación de la cuenta bancaria
en contabilidad.
3.
Tesorería remite a contabilidad la Contador Plan de Verifica la
copia de la certificación bancaria Auxiliar contable cuentas información
con el fin de que se realice la
creación de la cuenta contable en
el sistema administrativo y
financiero.
El auxiliar contable crea
inicialmente el código de la cuenta,
dependiendo los recursos que va
a manejar (recursos propios o de
uso restringido)
Y por último registra el nombre o la
descripción que contiene, el banco
y el número de cuenta Bancaria.
Solicitar cheques de Gerencia o

Trasferencias Bancarias:
La Tesorera con el fin de disponer
de los recursos de una cuenta
bancaria que no maneja chequera
o que no tiene portal electrónico
(Cooperativas), solicita mediante
oficio la emisión del cheque de
Gerencia o la realización de la
trasferencia bancaria a una
determinada cuenta o entidad.
La asistente administrativa realiza
el oficio estipulando la cuenta
bancaria de la cual se va a realizar
el movimiento, además de
especificar los datos a quien se va
a realizar la transacción Tesorera Oficio Registro y
4.  Nombre o razón social Asistente Solicitud de verificación
 Identificación, Administrativa Transacción de la solicitud
 Detalle del pago
 Valor
Para el caso de las Trasferencias
Bancarias:
Los mismos datos antes
mencionados además del Banco,
tipo y número de cuenta bancaria
del beneficiario
Nota: En los cheques de gerencia
se debe estipular en el oficio los
datos de la persona autorizada por
la empresa para retirar el cheque.
Cuando se trata de trasferencias
bancarias se detalla en el oficio el
correo electrónico para que
remitan copia de la transacción.
Aprobación y firmas del oficio

La aprobación del oficio se realiza
con firmas conjuntas, en primera
instancia valida y firma el oficio la
Tesorera, quien tiene a su
disposición el comprobante de
Tesorera
egreso o el traslado bancario NTB Oficio Validar los
Gerente
5. que indica el pago que se va a Solicitud de datos de la
Asistente
realizar, después de firmado por la Transacción transacción
Administrativa
Tesorera, es remitido para la firma
de la Gerente y regresa el oficio a
Tesorería para finalizarlo con los
Sellos de seguridad.
El oficio es remitido para la entidad
bancaria.
Cancelación de cuentas
Bancarias:
 Para el caso de Cuentas
bancarias que manejan
recursos de Convenios u otros
recursos (SGR), la oficina de
contratación mediante
comunicación escrita solicita a Comunicado
Información
Tesorería la cancelación de la con solicitud
6. Tesorera clara de la
cuenta bancaria de
cuenta
 Para el caso de cuentas cancelación
bancarias que manejan
recursos propios, la
cancelación de las cuentas
bancarias se realiza a solicitud
de la Gerencia o subgerencia
administrativa.
Oficio de cancelación de la
cuenta bancaria:
La asistente administrativa realiza
el oficio dirigido al banco siguiendo
las indicaciones de la Tesorera.
El oficio debe estipular:
 El Número y tipo de cuenta que Información
Asistente
7. la empresa va a cancelar. Oficio completa y
Administrativa
 Se debe solicitar que el saldo clara
sea girado a una cuenta de la
Empresa.
 Además, se solicita el
movimiento de la cuenta
bancaria del último mes o en
efecto el extracto bancario.
Conciliación de las cuentas

bancarias: Durante los 15 días
Verificación
siguientes al cierre de cada mes,
Tesorera completa del
la tesorería recopila los extractos Extractos
8. Auxiliar movimiento
bancarios de las cuentas de bancarios
Administrativa de las
ahorro o corrientes, con el fin de
cuentas
realizar la conciliación de las
partidas registradas en el periodo.
Traslados bancarios internos
entre cuentas: Entre las
diferentes cuentas de recursos Devolución
propios, se pueden hacer de recursos
traslados o prestamos internos, no debe
9. cuya devolución de recursos no Tesorera No Aplica superar el 20
debe superar el 20 de diciembre de diciembre
de cada vigencia, con el fin de de cada
cubrir aquellas obligaciones que vigencia
por necesidad del servicio o de la
operación se requieran.
Traslado de recursos por
devolución de impuestos:
En el proceso de manejo de Cumplimient
10. cuentas, se realizan el traslado de Tesorera No Aplica o de
recursos con el fin de hacer la traslados
devolución respectiva, en relación
con el pago de los impuestos.
ANEXO No. 8 Procedimiento para Ingreso de Recursos por Venta de Servicios

Complementarios

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de la Orden de
Trabajo.
El área comercial envía la orden
de Trabajo que contiene la Verificación
Auxiliar Orden de
1. liquidación del servicio de
administrativa Trabajo
complementario a prestar al información
usuario. Debe anexar fotocopia de
la cedula (persona natural) o RUT,
si el usuario es persona jurídica.
Pago por parte del usuario:
Una vez el área comercial ha
generado la orden de Profesional
consignación, el usuario se remite Servicios
Soporte de Verificación
al banco a cancelar el servicio, complementario
2. pago o soporte de
cuyo soporte de pago lo envían a s área comercial
consignación pago
tesorería para generar el
documento equivalente a la
factura, mediante el cual se
registra el ingreso de los recursos.
Generación del Documento
equivalente a la factura.
En el sistema de información se
revisa que en usuario se
encuentra creado. Si no está
creado se procede a ingresar el
usuario como tercero.
Posteriormente se ingresa al
módulo de tesorería, se
selecciona el documento Documento Registro de
Auxiliar
3. equivalente a la factura y se equivalente a información
Administrativa
procede a diligenciarlo, la factura completa
consignando en ella la siguiente
información: Concepto, fecha,
nombre del usuario y numero de
Orden de Trabajo.
Se procede a seleccionar la
cuenta bancaria donde se
consigna el recurso, y finalmente
se asocia el ingreso al rubro
presupuestal que corresponda.
En la generación del documento

equivalente a la factura del
servicio complementario, se
liquida el valor del IVA, excepto el
servicio de agua en bloque.
Se imprime el documento, se
entrega el mismo al área comercial
con destino al usuario y se archiva
dicho soporte en el área de
tesorería.
Reporte de servicios
complementarios:
El área comercial, de manera
mensual debe presentar un
informe detallado y consolidado en
Informe de
el cual relacionen todos los
seguimiento
servicios complementarios Informe
y
solicitados y prestados por la Profesional u detallado de
cumplimiento
4. entidad, cuyo documento debe servicios los servicios
a los
contener la siguiente información: complementario complementa
servicios
Fecha, Nombre y cedula del s ros
complementa
usuario, Numero de la OT,
rios
Servicio prestado, Valor y
observaciones (El espacio de
observaciones es para hacer las
aclaraciones o informar sobre el
seguimiento a las mismas.
Conciliación de ingresos e
identificación de partidas por
registrar:
En el proceso de conciliación de Auxiliar
las cuentas de recursos propios, administrativa
se procede a cruzar la información tesorería Verificación
entre el informe del área Reporte de de pagos y
5.
comercial, los documentos Profesional conciliación documentos
equivalentes a la factura y los servicios soporte
extractos bancarios, con el fin de complementario
identificar los ingresos por s
concepto de servicios
complementarios e identificar
partidas pendientes de registrar.
Notificación de ingresos
pendientes de registrar:
Información
La auxiliar administrativa del área
Auxiliar Comunicació completa de
6. de Tesorería, genera
Administrativa n interna faltantes por
comunicación a las entidades
conciliar
bancarias, con el fin de hacer
seguimiento y solicitar información
de los valores ingresados a las

cuentas.
Una vez la entidad financiera
notifique a quien pertenece el
pago, se procede a enviar
comunicación al área comercial
para que la persona encargada se
ponga en contacto con el usuario,
quien deberá facilitar la
información soporte del pago.
Conciliación de la información
entre el área comercial y el área
financiera.
Auxiliar
De manera trimestral se realizarán
administrativa
mesas de trabajo entre la persona
encargada de la venta de los
Tesorera
servicios complementarios y un
funcionario del área de tesorería, Verificación
para conciliar la información y Acta de de partidas
7. Profesional
hacer seguimiento de las partidas reunión pendientes
Servicios
pendientes por ingresar. por ingresar
Complementario
La conciliación de la información,
s
debe ser registrada en un acta, en
la cual el área comercial deberá
establecer los compromisos
necesarios para el esclarecimiento
de las partidas junto con los
soportes.
ANEXO No. 9 Procedimiento para Recaudos en Entidades Financieras por

Concepto de Venta de Servicios (Acueducto – Alcantarillado)

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Suscripción de convenios de
recaudo:
La tesorera realiza los Beneficios y
acercamientos con las entidades condiciones
1. financieras, con el fin de revisar los Tesorera Ninguno de las
beneficios y condiciones de las entidades
entidades bancarias, para que la bancarias
gerencia suscriba los convenios
de recaudo respectivos.
Asignación de códigos a las
entidades bancarias:
El área comercial en su sistema de
información, asigna código a cada Registro de
Comercial
una de las entidades bancarias, Software información
2. atención al
con el fin de que cuando se realice comercial de la cuenta
usuario
la interfaz, el código del banco bancaria
asocie la cuenta bancaria y
registre el movimiento de ingresos
del día.
Configuración anual contable y
presupuestal de cuentas para
interface de recaudos:
Desde el proceso presupuestal y
contable al inicio de cada vigencia Configuració
Profesional
se realiza la configuración de los n de rubros
Universitario Software
3. rubros presupuestales y cuentas presupuestal
Presupuesto Financiero
contables, a las cuales será es y cuentas
Contador
cargada la información comercial contables
subida por medio de interfaz y que
corresponde a facturación,
novedades de facturación y
recaudos.
Generar Ciclos de Facturación a
las entidades Bancarias:
Se descarga el archivo plano del Profesional Primeros 15
4. Archivo
sistema comercial y se envía los Universitario días
Planos
primeros 15 días a todos los
bancos para realizar el recaudo.
Descargar Archivos Planos de Profesional Archivos
5. Diariamente
Recaudo Diario: Universitario Planos
Se procede a descargar los

archivos planos generados por los
bancos y que corresponden al
recaudo del día inmediatamente
anterior, algunos archivos se
generan desde el portal
empresarial, mientras que otros
son reportados al correo
electrónico.
Visualización de pagos a través
de Web Service.
Cuando un usuario realice el pago
de una factura, a través las
entidades financieras de operan Responsable
con Web Service, se puede Parametrización Software
6. No Aplica
visualizar inmediatamente en el del Software comercial
sistema comercial de EPN, a fin de comercial
que el sistema no genere procesos
de corte y reconexión, lo que
igualmente facilita el cierre de
recaudo diario.
Cargue de Archivos Planos de
entidades financieras sin web
service:
Se ingresa los archivos planos al
aplicativo del Sistema Comercial,
Cargar la
modulo Cargue y Recaudo, para Profesional Software
7. información
validar el número de recaudos y el Universitario comercial
completa
valor por cada entidad financiera.
Se ingresa al módulo de pagos,
digitando la fecha de pago y se
selecciona el banco al que se le va
aplicar el recaudo.
Revisión y validación de la
información:
El profesional Universitario,
procede a realizar un análisis
comparativo entre lo registrado en
Validar el
la entidad financiera con lo
número de
ingresado al sistema comercial, a
Profesional Software recaudos y el
8. fin de validar los valores. En el
Universitario comercial valor por
evento de encontrar diferencias se
cada entidad
informará a la entidad financiera
financiera
que corresponda, para que
encuentre el motivo del rechazo y
se informe a que factura
corresponde para hacer el ingreso
manual.
Aplicación de los pagos por

concepto de facturación de
servicios.
Aplicar
Una vez validada la información, el Profesional Software
9. totalidad de
funcionario encargado del proceso Universitario comercial
los pagos
de recaudos, procede a aplicar la
totalidad de los pagos en el
sistema comercial.
Aplicación de Recaudos
Manuales:
En el evento que existan pagos
que no figuren dentro de los
reportados por los bancos, se
cataloga como recaudos
manuales, los cuales
Registro de
generalmente pertenecen a Profesional Software
10. los pagos
entidades del estado. En tales se Universitario comercial
manuales
revisa que el dinero haya
ingresado a la cuenta bancaria,
posteriormente se ingresa al
sistema comercial, módulo de
Recaudos Manuales y se registra
el ingreso, ello opera cuando la
entidad realiza el reporte del pago.
Generar Reporte de
Recaudo Diario:
Se Ingresa al aplicativo Sistema Reporte
de Información Comercial modulo Diario de
Profesional
11. Reportes de Pago por concepto, Recaudo Diariamente
Universitario
se genera el Reporte Diario de
Recaudo, el cual se valida y se
hace la sumatoria entre este y los
recaudo manuales.
Generación de interface
entre el sistema comercial
y el sistema financiero:
Del sistema comercial se realiza la
interface diaria de recaudos, la
cual se valida comparando los Consolidado Comparar los
Profesional
12. totales del ingreso. Dicha y Reporte por totales del
Universitario
conciliación se realiza de manera Bancos ingreso
diaria.
Posteriormente se imprime el
reporte diario de ingresos y se
adjunta en el Boletín Diario de
Tesorería.
ANEXO No. 10 Procedimiento para Conciliaciones Bancarias

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de Extractos:
Cada mes se procede a descargar
de los portales virtuales los
Extractos
extractos bancarios. Para las Auxiliar Conciliacione
1. bancarios en
entidades que no tiene banca Administrativo s verificadas
físico
virtual empresarial se solicitan por Tesorería
medio de correo electrónico o se
retiran de manera directa de cada
entidad.
Registro de rendimientos y
gravámenes financieros:
Revisado cada extracto, la auxiliar
administrativa procede a elaborar
las notas bancarias mediante las Auxiliar
Notas Información
2. cuales registra el valor de los Administrativo
bancarias completa
rendimientos e intereses Tesorería
generados, así mismo el valor de
los gravámenes y figuras
financieras aplicadas durante el
respectivo mes.
Cruce de información entre el
sistema y los extractos
Comparar
bancarios: Se procede a
registros del
comparar los registros del sistema
sistema de
de información cargados en cada Auxiliar
Extractos información
3. una de las cuentas bancarias, con Administrativo
bancarios cargados en
el fin de cruzar los valores con el Tesorería
cada una de
extracto en físico y establecer las
las cuentas
diferencias encontrada, para su
bancarias
posterior registro como partidas en
conciliación.
Registro de Operaciones No
Registradas en el Software.
Cuando se trate de recursos que
hayan ingresado a la cuenta Auxiliar Verificación y
Extractos
4. bancaria y que corresponda a Administrativo corrección de
bancarios
convenios, dividendos, Tesorería errores
recuperaciones, entre otras
partidas, de las cuales se logre
establecer su procedencia, se
realiza el ingreso al sistema para

su correspondiente conciliación,
previa obtención de los soportes.
Así mismo, cuando en el proceso
de conciliación se identifiquen
registros con errores aritméticos,
es decir; que exista error por doble
registro, mayor o menor valor
girado, etc, el conciliador deberá
hacer la respectiva nota
corrigiendo las diferencias previa
verificación de la información
correcta.
Registro de partidas en
conciliación: Cuando en el
proceso de conciliación se
encuentren partidas sin lograr
Registro de
identificar su origen, se registran Auxiliar
Extractos las
5. en el módulo de tesorería/ Administrativo
bancarios conciliacione
movimientos/conciliaciones/partid Tesorería
s
as conciliatorias, con el fin de llevar
un control y hacer un seguimiento
a las mismas, para su posterior
ingreso.
Seguimiento a partidas por
conciliar:
El auxiliar administrativo una
vez identifica las partidas
pendientes de conciliar, realiza
el siguiente procedimiento:
Depósitos pendientes de
identificar: Se elabora oficio
dirigido a la entidad financiera,
solicitando información de la
entidad y o persona que efectúo el Seguimiento
depósito. Auxiliar Oficios a las partidas
6. Comunicación con la entidad Administrativo entidades que están
financiera: En los casos que se Tesorería bancarias para
requiera, se procede a elaborar conciliación
oficio o enviar correo electrónico
a la entidad financiera, solicitando
información o aclaración de las
partidas con origen
indeterminado.
Luego de obtener información, se
establece comunicación con la
persona natural o jurídica para
verificar y confirmar la
información.
Cruce de información entre

financiera y área comercial.
Luego de confirmada la
información, se establece
comunicación con el área
comercial a fin de realizar un cruce
de la misma, entre los servicios
complementarios prestados o las
liquidaciones de defraudación de
fluidos, para poder dar ingreso a
los recursos pendientes de
Verificación
incorporar.
de
El área comercial, debe reportar de
Auxiliar información
manera mensual al área
7. Administrativo Oficios entre los
financiera, un consolidado de los
Tesorería procesos
servicios complementarios
comercial y
facturados o pendientes de
financiera
facturar. Las partidas que queden
pendientes deberán ser
informadas periódicamente tanto
por comercial como por el área
financiera.
En las conciliaciones bancarias, no
deben existir partidas por conciliar,
mayores a 120 días. Para lo cual,
se realizarán mesas de trabajo,
bimensuales entre las áreas
involucradas en el proceso.
Impresión de la Conciliación
Bancaria
Al terminar el proceso
conciliatorio Se imprime la Auxiliar
Reporte de Firma del
8. conciliación y se anexa el extracto Administrativo
conciliación responsable
correspondiente. Se firman por el Tesorería
responsable y se pasan al
pagador para validación y
aprobación.
Archivo de conciliaciones:
Posterior a la firma de los
comprobantes de conciliación, se Auxiliar Reporte de Archivo por
9. archivan en una sola carpeta, de Administrativo conciliación orden de las
acuerdo al orden de cuentas Tesorería con soportes cuentas
registradas en el Boletín Diario de
Tesorería.
ANEXO No. 11 Procedimiento para Boletín de Pagaduría

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Generación interfaces de cierre:
Diariamente se carga y se genera
la interfaz de recaudo, según los
ingresos reportados por el sistema Generar las
Profesional Comprobante
1. comercial al sistema financiero. interfaces en
Universitario de interfaz.
Una vez cargada la interfaz, se el sistema
imprime el documento soporte y se
entrega al funcionario encargado
del boletín diario de tesorería.
Generación de reportes del
sistema:
En el sistema de información se
genera el reporte total de Auxiliar Reporte Generar los
2. movimientos diarios con el fin de Administrativo diario de reportes
cotejar dichos reportes con los Tesorería movimientos diariamente
comprobantes en físico, en
relación con los ingresos y gastos
generados durante el día.
Revisión y Organización de
soportes:
Se realiza la revisión y
organización de los documentos
generados durante el día y sus
respectivos soportes,
Verificación
correspondientes a notas Auxiliar
Registro de de
3. bancarias, ingreso legalizado de Administrativo
movimiento Documentaci
bancos, traslados, facturas de Tesorería
ón
ventas, comprobantes de egresos,
notas de contabilidad, interfaces,
boletines diarios de tesorería
(Cuentas bancarias), entre otras, a
fin de llevar un control de los
mismos.
Encarpetada de documentos:
Luego del proceso de revisión, se
Archivar de
legajan de manera cronológica por
Auxiliar manera
cada uno de los días del mes y de Carpeta
4. Administrativo cronológica
acuerdo al número consecutivo, legajada
Tesorería todos los
procediendo a marcar las carpetas
documentos
de acuerdo al proceso y a la fecha
que corresponda.
Archivo de carpetas:
Se procede a guardar cada
carpeta en el archivo de gestión Auxiliar
documental, para su respectiva Documento Almacenar
4. Administrativo
custodia y/o consulta cuando se archivado según TRD
Tesorería
requiera.
ANEXO No. 12 Procedimiento para Elaboración del Anexo de Operaciones

Efectivas

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Generación ejecución
mensualizada de ingresos:
Para para la elaboración del anexo
de operaciones efectivas, de Verificar que
manera inicial se procede a se tienen la
Auxiliar Ejecución
generar una ejecución totalidad d
1. Administrativo Presupuesta
presupuestal de ingresos, que ellos rubros
Tesorería de Ingresos
contenga la totalidad de los rubros que forman
que conforman su estructura y el la estructura
movimiento mensual de cada uno
de ellos, en relación a los
recaudos efectivos de la vigencia.
Generación ejecución
mensualizada de gastos:
Desde el sistema de información,
se genera una ejecución
presupuestal de gastos con la Auxiliar Ejecución Identificación
2. totalidad de rubros de acuerdo a Administrativo Presupuestal de gastos
su estructura, con el fin de Tesorería de Gastos mensuales
identificar la columna de los pagos
que se hayan realizado de manera
mensual, durante el año de
presentación del informe.
Elaboración y validación del
informe de operaciones
efectivas anuales.
Con los anteriores insumos se
procede a elaborar y validar la
Auxiliar Validar la
información con destino al área de
Administrativo información
presupuesto para su respectiva Informe
3. Tesorería que se
presentación al ente de control elaborado
entrega a
(informes SIA) cuyo anexo hace
Tesorera presupuesto
parte integral del reporte F6, por lo
cual desde el proceso de tesorería
se remite el archivo, al funcionario
encargado a través de
comunicación escrita.
Archivo de Soportes del Auxiliar Carpeta Archivo que
4. proceso: Administrativo digitalizada y soporta la
La comunicación enviada al Tesorería en físico información
profesional de presupuesto, se
archivará y el soporte del informe
de operaciones efectivas se
digitalizará para que quede
guardado en la carpeta de archivo
compartido del área financiera, los
cuales serán objeto de copias
diarias de seguridad a cargo del
área de las TIC.
ANEXO No. 13 procedimiento Trámite de Títulos Judiciales por Concepto de

Procesos de Cobro Coactivo y Otros Títulos Judiciales

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción del título judicial:
El área de Tesoreria recibe del
área jurídica el título judicial con el
fin de hacer el cobro del mismo.
Cuando se trate de procesos
diferentes a cobro coactivo, se
procede a reclamar el titulo judicial
Profesional Determinar si
en la entidad que corresponda
1. Universitario y Titulo Judicial se requiere
para iniciar el respectivo tramite.
Tesorero poder
En los eventos que se requiera
trámite de poder, el área
financiera solicita el
correspondiente documento con
el fin de presentarlo ante el
juzgado, junto con los soportes
legales de la entidad.
Oficio a la entidad bancaria:
Se hará la solicitud al Banco
Agrario para el traslado del título a
Solicitud al
una cuenta de recursos propios a Profesional
banco con
2. nombre de empresas públicas de Universitario y Oficio
información
Neiva, debidamente firmada por Tesorero
clara
las firmas registradas. Se anexa
certificación bancaria actualizada
y se radica el oficio en el banco.
Seguimiento y verificación de
ingreso del recurso:
En un término de 5 días hábiles, Seguimiento
se consulta el portal virtual Profesional Nota de a la
3-. empresarial con el fin de hacer Universitario aplicación de consignación
seguimiento a la consignación de pago de los
los recursos, verificando que el recursos
valor corresponda al título judicial
comunicado o consignado.
Informe del pago al área de
Informar
cartera:
Profesional Oficio o oportunamen
Cuando los títulos que se cobren,
4. Universitario correo te cuando se
hagan parte de un proceso de
electrónico presenten
cobro coactivo por servicios
pagos
públicos a cargo de la entidad. El
funcionario de tesorería
responsable de la verificación del
pago, informara al área comercial
que el recurso fue depositado en
la cuenta de la empresa. Así
mismo le indicara el valor, cedula
y el nombre del usuario, con el fin
de que procedan con el trámite de
aplicación del valor pagado.
Registro contable y
presupuestal de títulos
judiciales a favor de empresas
públicas.
En el evento que se cobren títulos
judiciales diferentes a los de cobro
coactivo, el procedimiento de
ingreso y registro será el
siguiente:
- Al verificar el recurso
disponible en la cuenta Identificar el
bancaria, se procede a tipo de titulo
informar al área contable para a cobrar y
Profesional Nota
5. que realice el correspondiente aplicar el
Universitario bancaria
registro. proceso
- Se informa al área de correspondie
presupuesto y se certifica el nte
valor consignado, para
tramites de adición de los
recursos de ser necesario.
- Al área jurídica igualmente se
reporta el ingreso del recurso
cobrado del título judicial, con
el fin de que dicha área realice
la actualización de sus
procesos.
ANEXO No. 14 Procedimiento Abono en Cuenta del Usuario y Distribución de

Recursos por cada Servicio e Interfaces de Recaudo

ETAPAS REGISTRO
ACTIVIDAD E CONTROL
Recepción de la comunicación:
El líder del proceso de cartera del
área comercial recibe el oficio o Comunicació
Oficio o
correo electrónico mediante el Jefe del área de n con
1. correo
cual el profesional de tesorería, le cartera información
eletronico
informa los pagos realizados por completa
los usuarios a través de procesos
de cobro coactivo
Identificación de la cuenta del
usuario: Identificar el
Previo al abono respectivo, los usuario
responsables del área comercial, Funcionarios asociado a la
2. Ninguno
identificaran la cuenta del usuario área de cartera cuenta que
objeto de aplicación, revisando el realiza el
detalle de la misma y la deuda por abono
cada uno de los servicios.
Distribución de los abonos o
pagos por cada uno de los
servicios:
El área de cartera procede a
distribuir el recurso de acuerdo al
valor del capital y de los intereses
generados por el servicio de Funcionarios Software Aplicación de
3.
acueducto y por el de área de cartera comercial pagos
Alcantarillado, a fin de aplicar los
pagos a la cartera que
corresponda.
Posteriormente a través del
sistema comercial, realizan la
aplicación del abono al usuario
Informe del código y valor
aplicado:
Luego del abono o cargue
Informe
realizado por el área comercial,
oportuno del
deberán informar al área de Funcionarios
4. Ninguno abono o
tesorería el código y valor área de cartera
cargue
aplicado a la cuenta del usuario,
realizado
con el fin de validar, realizar la
conciliación y cierre diaria de
recaudo.
Interface de recaudo:
Mediante la interface de recaudo
que diariamente se realiza entre el Profesional Aplicar la
Software
5. sistema comercial y el sistema Universitario de interface
comercial
financiero se dará ingreso de los tesorería diariamente
recursos al proceso de recaudo de
la entidad.

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MANUAL DE TESORERÍA

Versión: 01 Código: GF-MN-S01

Código GF-MN-S01 Versión 01

Código GF-MN-S01 Versión 01

En el presente manual de procedimiento se señalan las actividades necesarias

- Decreto 11 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de

- Estatuto Tributario Nacional Ley 1819 de 2016.

Código GF-MN-S01 Versión 01

- Ley No.42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal

 Las demás resoluciones, circulares y aplicativos emitidos por la Contaduría

COMPROBANTE DE EGRESOS: Son los documentos en los cuales se resumen las

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: Es el acuerdo de cooperación y de

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO: Contratos en los que una entidad busca

CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la validación de todas las operaciones bancarias

CUENTAS POR PAGAR: Son las obligaciones o compromisos adquiridos en una

Código GF-MN-S01 Versión 01

CHEQUES NO COBRADOS: Son los cheques expedidos y contabilizados en el

BOLETÍN DE TESORERIA: Movimiento diario de ingresos y egresos realizados por

GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS: impuesto del orden nacional

EXTRACTO BANCARIO: Documento que contiene el resumen de las operaciones

NOTAS CRÉDITO Y DEBITO: Comprobantes que se realizan en contabilidad con el

RECAUDO: Es el proceso de ingreso de recursos por concepto de venta de servicios

TRANSFERENCIA BANCARIA: Son las transacciones bancarias que se realizan a

Código GF-MN-S01 Versión 01

 Los cheques se entregarán a los beneficiarios, presentando la

 Cada comprobante de egreso debe contener anexa la copia de la

 Al girar los cheques se debe restringir su negociabilidad, es decir debe

 Las chequeras, tarjetas de cuentas de ahorro, títulos valores y sellos de

 Para la apertura de cuentas bancarias, se dirige un oficio a la entidad

 Los extractos mensualmente se solicitarán a la entidad bancaria para

Código GF-MN-S01 Versión 01

 Cuando se efectúe liquidación de impuestos, previo a la presentación y

 Cuando se realice el pago de las cuentas que hayan tenido deducciones,

 Diariamente se debe realizar el procedimiento de cargue de recaudos con

 De manera mensual el funcionario responsable del recaudo, notificara

 Cuando se presentan recaudos inválidos, el valor pagado por el usuario

 Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva, en la medida de las posibilidades

 De manera periódica se deben realizar las devoluciones de rendimientos

 En la conciliación bancaria se debe tener en cuenta el registro de intereses,

 Las cuentas que pertenecen a convenios interadministrativos, cuya fuente

Código GF-MN-S01 Versión 01

exentas de gravamen financiero y de toda figura financiera por lo cual la

 La empresa suscribirá acuerdo de reciprocidad con las diferentes entidades

VERSIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

NOMBRE CÓDIGO VERSIÓN RESP. ARCHIVAR

Código GF-MN-S01 Versión 01

Código GF-MN-S01 Versión 01

ANEXO No. 1 Procedimiento para la elaboración de Comprobantes de Egreso y

DESCRIPCION DE LA RESPONSABL PUNTO DE

Código GF-MN-S01 Versión 01

Código GF-MN-S01 Versión 01

 Se entrega a la Tesorera para

Código GF-MN-S01 Versión 01

banco por el cual se realizó el giro,

Código GF-MN-S01 Versión 01

ANEXO No. 2 Procedimiento para comprobantes de egreso nómina y derechos

DESCRIPCION DE LA RESPONSABL PUNTO DE

Código GF-MN-S01 Versión 01

con Contabilidad, para que

Código GF-MN-S01 Versión 01

verifican las firmas y se archiva,

Código GF-MN-S01 Versión 01