Art 4

Revista de Derecho y Tecnologías de la Información.

Nº 42006. UNED, Costa Rica
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Recibido: 07/04/06
Aprobado: sesión 62006, 2/01/06
Intranet: Una ventana a la comunicación
interna de las organizaciones
MBA. Patricia Cascante. pcascante@uned.ac.cr
MBA. Mirna Fonseca. mfonseca@uned.ac.cr
Dirección de tecnología de Información y
comunicaciones (DTIC), UNED.
Apdo. 4742050 San Pedro, San José, Costa Rica.
Tel. Fax (506) 2346431.
Palabras Claves
Intranet, comunicación, conocimiento, colaboración, eficiencia, usabilidad.
Resumen
Intranet es la aplicación de la tecnología Internet a una red privada, es
decir en redes corporativas internas, cuyos usuarios son los miembros
de la organización.
Su utilización brinda gran cantidad de beneficios, entre ellos: optimizar
y compartir los recursos de la empresa, incrementar su productividad,
minimizar el uso del papel, aumentar la prestación de servicios y la
calidad de los mismos a los clientes; disponibilidad de información
oportuna que apoye la búsqueda de soluciones y la toma de
decisiones.
El éxito de una Intranet involucra los siguientes aspectos: adecuados
niveles de seguridad, identificación de los altos mandos en la
organización con el proyecto, personal que brinde el mantenimiento
y actualización adecuados, acertada selección de aplicaciones y
contenidos a implementar en la Intranet, difusión del proyecto y
capacitación.
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1. Introducción
En un mercado altamente competitivo y dinámico, las organizaciones son

llamadas a innovar y promover nuevos productos o servicios. Para responder a
clientes cada vez más informados y exigentes, las empresas deben encontrar
formas de trabajar con mayor eficiencia, incrementando su productividad y
reduciendo costos.
Por sus características y en respuesta a estas demandas de competitividad, la
tecnología de Internet se adoptó a nivel empresarial mediante la utilización de
diversas herramientas informáticas colaborativas. De esta forma, surge la
Intranet como respuesta a la necesidad de comunicarse e interactuar eficiente y
efectivamente hacia el seno interno de las organizaciones.
La implementación adecuada de aplicaciones diseñadas para correr en Intranet,
permite a las empresas contar con recursos adicionales para afrontar los cambios
dictados por el mercado, éstas enlazan las fuentes de información distribuidas a
nivel organizacional y a los miembros mismos de la organización
independientemente de su localización física.
Considerando la Intranet como una plataforma que permite la comunicación
dentro de la empresa, brindando disponibilidad de información y conocimiento en
forma ágil y oportuna, nos planteamos la siguiente interrogante:
Si la Intranet brinda un esquema de mejoramiento y agilización
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de la dinámica administrativa organizacional que garantice una
respuesta oportuna al entorno cambiante en el que se mueve la
organización, porqué fracasa su implantación?
Para dar respuesta al problema, este artículo abarcará los siguientes tópicos:
· Definición de Intranet y características de los procesos a incluir en ella.
· Conocer las ventajas y los beneficios que garantizan la implementación de
esta filosofía de trabajo dentro de la empresa.
· Visualizar cuáles son los factores determinantes para el desarrollo exitoso
de la Intranet y definir los pasos necesarios para su implementación.
2. Qué es Intranet ?
La Intranet, al igual que la Internet, se origina por la necesidad de comunicación e
interacción entre las diferentes áreas o miembros dentro de la organización.
Formalmente, se afirma que la Intranet:
“Representa una implosión de la Internet hacia el trabajo grupal y el trabajo
compartido utilizando una tecnología de comunicación asentada y probada. Las
Intranets podrían ser el inicio de una nueva estructuración de la red de redes en
subredes totalmente definidas, independientes y protegidas”. (Pontificia, 2002)
A nivel técnico, UTEM (2001) la define como:
“..un ambiente de computación heterogéneo que conecta diferentes plataformas
de hardware, ambientes de sistema operativo e interfaces de usuario con el fin de
permitir comunicación ininterrumpida, colaboración, transacciones e innovación.”
A nivel Organizacional es definida así:
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“..una organización de aprendizaje, que permite la integración de gente, procesos,
procedimientos y principios para formar una cultura intelectualmente creativa que
permita la implantación de la efectividad total de la organización.” (UTEM, 2001)
Podemos definir la Intranet como una red interna a la organización de acceso
restringido que permite compartir recursos, información y servicios, utiliza la
misma plataforma tecnológica que Internet (red, protocolos y servidores),
facilitando la comunicación, la colaboración y coordinación entre los empleados.
Mediante Intranet se pueden realizan los procesos naturales de toda organización,
pero de manera más eficiente y en menor tiempo. No existe restricción en
cuanto a su tamaño o lugar físico, la única restricción es el acceso único a
usuarios autorizados. Además, la Intranet podría estar conectada a Internet o
funcionar como una red aislada.
El término Intranet, lo utilizaremos en este artículo en forma global, es decir como
el conjunto de software y hardware necesarios para su desarrollo.
3. Procesos de la Intranet
Los procesos operativos organizacionales son los principales candidatos a formar
parte de las aplicaciones Intranet, de esta forma, los diferentes agentes
participantes del proceso, cuentan con mecanismos claros para la realización de
cada actividad involucrada, y se tiene también un registro de eventos. Esto
permite agilizar y controlar la ejecución de tareas, mientras se hace posible la
identificación de cambios y requerimientos en los flujos de trabajo operativos.
Según, Monografías (2006), los procesos que se pueden identificar para
considerarse para la Intranet son:
· Los procesos de negocio que involucran la producción, distribución y
actualización de información tradicionalmente en papel. Ejemplos de ello
lo constituyen: los directorios de empleados, clientes y estudiantes;
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boletines, periódicos y servicios; noticias; manuales de uso y

especificaciones; listas de precios, material de apoyo de ventas y
mercadeo; reportes y listados de consulta frecuente o eventual; manuales
de procedimientos, funciones y políticas corporativas; formas, formatos y
plantillas; y solicitudes de procesos.
· Procesos que requieren consolidar información de diversas fuentes para la
toma de decisiones. Un ejemplo ilustrativo es realizar una cotización, para
lo cual es necesario disponer de información sobre artículos, clientes y la
industria.
· Algunos procesos de planeamiento dentro de la organización requieren de
un alto grado de comunicación y colaboración entre sus empleados, tal
como diseño de nuevos productos, rediseño de procesos y proyectos de
ingeniería. Este tipo de procesos son de gran beneficio si están
incorporados en la Intranet, en especial si los individuos involucrados se
encuentran geográficamente dispersos.
· Otros procesos como búsquedas de información y aplicaciones cliente
servidor de uso frecuente y generalizado, pueden estar en la Intranet.
Algunos ejemplos de aplicaciones a desarrollar para la Intranet son:
· Actas y acuerdos.
· Reglamentos Internos.
· Calendarios laborales como fechas de pago.
· Consultas al presupuesto.
· Manuales de instalación de software institucional.
· Manuales de procedimientos de las diferentes dependencias.
· Información sobre Seminarios, Conferencias, Congresos.
· Soporte Técnico.
· Foros de discusión.
· Cuestionarios.
· Formularios Electrónicos.
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· Boletines y Noticias.
· Solicitudes Internas de Servicios.
· Información sobre cursos y capacitación a funcionarios.
· Cursos Virtuales.
· Evaluaciones de Personal.
· Secciones de Búsqueda.
· Consultas a bases de datos.
· Directorios telefónicos.
Solicitud de Disfrute de Vacaciones
J efatura
Solicitud Aprobada
Solicitud de
Vacaciones
Solicitud Rechazada
Solicitud Aprobada
Dpto. Recursos
Empleado Humanos
Solicitud Tramitada
Figura Nº 1
Ejemplo Aplicación Intranet
La figura Nº 1 muestra un servicio típico ofrecido por la Intranet, como es la
solicitud de vacaciones. El empleado interesado se identifica por medio de un
usuario y una contraseña en la red de la compañía para acceder la Intranet, en la
cual tiene disponible una gama de servicios, de los cuales le interesa realizar la
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solicitud de disfrute de vacaciones, la cual consiste en un formulario electrónico
que requiere información básica para realizar el trámite, probablemente similar al
formulario en papel utilizado con el mismo objetivo. Al ingresar los datos, envía la
solicitud mediante correo electrónico a su jefe inmediato para su aprobación o
rechazo. El jefe accede el correo recibido y procede a realizar la acción
pertinente: aprobar o rechazar la solicitud. Si es aprobada el empleado recibe un
correo electrónico con la notificación correspondiente, y el Departamento de
Recursos Humanos recibe la solicitud de aplicación del empleado con el visto
bueno de su jefe. Si la solicitud es rechazada el empleado también es notificado
por el mismo medio. Este es un ejemplo claro, de la automatización de un
proceso administrativo.
Los procesos a incluir en la Intranet, Trulin (2001) los tipifica en cinco tipos de
servicios:
1. Servicios de colaboración: Incluye la publicación de contenido, correo
electrónico, noticias y espacios de discusión.
2. Servicios transaccionales: Son las aplicaciones de base de datos, formas y
reportes. Por ejemplo inventarios de productos, administración de ventas.
3. Servicios de proceso: Es el flujo de trabajo, gerencia de proyecto, agendas
compartidas.
4. Servicios de directorio: Búsquedas, administración de accesos y recursos,
certificación.
5. Servicios de utilidades: Administración y desarrollo de trabajos en red,
respaldo, seguridad y desempeño.
La demanda por este tipo de aplicaciones es alta, existen gran cantidad de
procesos factibles de desarrollar para Intranet, en general todo lo relacionado con
los servicios brindados a las diferentes dependencias administrativas son
potenciales aplicaciones.
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4. Beneficios aportados por la Intranet
La Intranet se considera como una herramienta de trabajo colaborativa, que
aportará múltiples beneficios, dentro de ellos, es posible identificar tanto ventajas
estratégicas como tácticas, porque además de hacer más eficientes los procesos
de negocios, mejorar las comunicaciones, incrementar la colaboración intra
personal y ayudar a amortizar los sistemas informáticos, entre otros; también
permite a las organizaciones proveer servicios que serían difíciles de prestar o
muy costosos de desarrollar con los sistemas propietarios anteriores. (Arraiz,
2005)
Entre los beneficios podemos indicar:
· Ahorro: Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico,
se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y
distribución asociados a la documentación en papel.
· Una de las grandes ventajas, es brindar a los funcionarios información de
calidad, veraz y actualizada, beneficiando de esta forma, la elaboración de
procesos y toma de decisiones, pues la información está en línea.
· Intranet brinda un mayor nivel de eficiencia, al eliminar todo el proceso
manual de las solicitudes, y permitir un flujo de la información a través del
correo electrónico.
· Mejora la comunicación al utilizar el sistema de mensajería electrónico
tanto en comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y
completamente integradas.
· Optimización en el uso de la red institucional y recursos tecnológicos
instalados.
Los beneficios citados previamente se confirman con los siguientes datos
estadísticas.
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· Según Trulin (2001), los beneficios tangibles de la Intranet, se enfocan en tres
vertientes: ahorro en costos directos como papel, impresiones, teléfono, gastos
de viaje; ahorro en tiempo e incremento de productividad.
· De acuerdo a los datos suministrados por Intranettotal.com (2003), en relación
con una encuesta realizada por Melcrum Publishing Ltda. a grandes empresas
en Europa, Reino Unido y Norteamérica, graficamos los 6 beneficios más
visibles de la Intranet en la figura Nº 2.
B eneficios de Intranet Mejor comunicación
interna
100% 90% Mejora procesos
80%
80% 72%
Difusión de buenas
65% 65% 62%
prácticas de trabajo
60% 55%
Mejora Eficiencia
%
40%
Reduce papel
20%
Noduplica esfuerzos
0%
Benefici os Difusión de información
en tiemporeal
Figura Nº 2
Beneficios de la Intranet
· Según Intranettotal.com (2003), en una encuesta de Agency.com realizada en
Estados Unidos, los usuarios de Intranet podrían ahorrar el 7% de su tiempo
con el uso de la Intranet; compartían y publicaban información en la Intranet
por beneficio propio y/o por política corporativa establecida; y los usuarios más
satisfechos con la Intranet son los más satisfechos con su trabajo.
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· Unido a lo anterior, Intranettotal.com (2003) indica en una encuesta realizada
por The Chartered Institute of Marketing, que el 93% de los consultados
reconocen la Intranet como un facilitador de Innovación y el 48% estaba
planeando construir videos de entrenamiento para publicar en ella.
En cuanto al uso de la Intranet como medio de capacitación y entrenamiento, una
encuesta de Xebec Corporate Training refleja que un 28% de las empresas que
respondieron usan la Intranet para entrenamiento del personal y un 54% planea
utilizarlo como medio de aprendizaje en los próximos años. (Intranettotal.com,
2003).
Citados los posibles beneficios con la implementación de una Intranet y según
datos estadísticos suministrados por Intranettotal.com (2003), podemos indicar
que los beneficios de la Intranet a nivel organizacional son reales, y generan
mayor eficiencia empresarial al mejorar los procesos internos, la comunicación y
el intercambio de información, a la vez al permitir innovar, la organización está
mejor preparada para enfrentar el entorno cambiante del mundo actual,
influenciado por los cambios tecnológicos y la importancia fundamental en el
manejo de la información.
5. Inconvenientes de la Intranet
A pesar de las numerosas ventajas que trae consigo la implementación de la
Intranet, se pueden presentar inconvenientes y problemas durante y después de
su implementación.
Al respecto, Intranettotal.com (2003), en una encuesta realizada por Melcrum
Publishing Ltd, refleja en los siguientes datos, los problemas más comunes
durante la implementación:
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Administración de Contenidos 74%
Falta de recursos económicos 52%
Sobrecarga de contenido 46%
Seguridad 45%
Control insuficiente 43%
Navegación confusa 43%
Políticas internas 42%
Al analizar cada problema, podemos indicar como la Administración del Contenido
es el principal, esto se reafirma, si consideramos que el 85% de las Intranets que
fracasan, es por problemas en la creación y publicación de información. De ahí la
importancia de la responsabilidad y compromiso de la actualización de la
información por parte de sus dueños.
Con relación a la falta de recursos económicos, aunque Intranet utiliza la misma
plataforma que Internet y los recursos ya instalados en la organización, se
requiere de una adecuada planificación financiera, especialmente para el
desarrollo de las aplicaciones, compra de software, capacitación de personal,
reforzar la seguridad en la red y mantenimiento.
Otro problema es la sobrecarga de información, el cual se presenta cuando hay
exceso de ella en la Intranet. Se presentan dificultades en la búsqueda de
información útil, dada la existencia de información basura difícil de clasificar.
En cuanto a la seguridad, se requiere de una estrategia bien definida y no
improvisada, para contar con mecanismos que eviten la intromisión de usuarios
ajenos a la organización o usuarios internos no autorizados. Al respecto, Morales
(2005) indica que según la mayoría de estadísticas relacionadas con seguridad, el
80% de fraudes relacionados con computadoras, provienen de usuarios internos.
Estos empleados se aprovechan de la apertura que brinda la Intranet, difundiendo
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información de carácter confidencial a terceros, comprometiendo y arriesgando la
posición competitiva de la organización.
El control insuficiente y falta de políticas internas en el proyecto Intranet, provocan
problemas en los niveles de seguridad, cuando cualquier usuario puede acceder
todas las aplicaciones existentes. A la vez, la falta de políticas claras, acarrea en
un desarrollo más lento del proyecto, el personal involucrado lo ve como una
opción y no como una política a nivel organizacional, por lo tanto las pruebas y
puesta en ejecución de las aplicaciones es un proceso lento, el cual produce
gastos innecesarios en tiempo y recursos. Por lo tanto es fundamental contar con
políticas internas en el uso de la Intranet para garantizar el adecuado control y uso
de la información y recursos disponibles.
El inconveniente de una navegación confusa, se produce cuando no se cuenta con
un buen diseño de las páginas en términos de usabilidad y estructuración de la
Intranet, dando como resultado que la información no sea encontrada en forma
rápida y oportuna. La definición de un buen diseño es un punto clave, si
consideramos que el impacto de malos diseños se traslada directamente a los
empleados de la organización, porque cualquier problema de usabilidad, podría
inmediatamente reducir el nivel de su productividad. (Nielsen, 2000)
6. Implementación de una Intranet
Según nuestra experiencia en el desarrollo de Intranet, es fundamental, realizar la
implementación por fases, las cuales indicamos a continuación:
6.1 Planificación del proyecto Intranet
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Esta primera etapa incluye la definición del objetivo, la planificación y el diseño del
proyecto.
Es necesario, definir un grupo interdisciplinario encargado del proyecto,
conformado por desarrolladores de aplicaciones, diseñadores gráficos, soporte
técnico, especialistas en contenido y usabilidad, mercadeo, empleados
responsables de los procesos a mejorar o automatizar y un líder del proyecto, el
cual debe estar en constante comunicación y coordinación con las altas
autoridades de la organización
6.2 Selección de la tecnología a utilizar:
Este proceso es realizado por la unidad encargada del desarrollo informático de la
empresa, el cual debe valorar la tecnología en uso, analizar si esta se puede
utilizar en el desarrollo de la Intranet empresarial o si por el contrario es necesario
adquirir tecnología adicional o complementaria.
Lo ideal es utilizar la plataforma tecnológica existente, como la red, el correo
electrónico, pero esto depende del nivel de desarrollo tecnológico de la
organización.
En importante indicar, que no hay una única tecnología para desarrollar las
aplicaciones de la Intranet, son varias y su selección depende de las
características de la empresa, recursos tecnológicos disponibles, licencias de
software adquiridas y capacitación de su personal.
En este aspecto, CIENTEC (2005) sugiere considerar los siguientes puntos en el
desarrollo de una Intranet:
Ø Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la empresa.
Ø Disponibilidad en todas las plataformas informáticas.
Ø Posibilidad de integración con las bases de datos internas existentes.
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Durante esta etapa, es necesario definir los métodos para brindar adecuados
niveles de seguridad, se mencionan los siguientes:
Ø Firmas Digitales: Es un conjunto de datos, constituido por códigos o claves
criptográficas privadas, en forma electrónica, asociados a un documento
electrónico ya sea soporte magnético, disquete, disco duro, permitiendo
identificar a su autor en forma confiable, brindando seguridad a la información y
siendo una herramienta útil en el comercio electrónico. (Iturraspe, et al. 2002)
Ø Seguridad en Servidores Web: Consiste en la autentificación de los usuarios
mediante un código de usuario (login) y clave de acceso (password). Este
método es muy utilizado hoy en día principalmente por la facilidad que provee
para el manejo de los accesos. También es necesaria la encriptación de los
datos para garantizar la autenticidad del servidor, y la integridad de los datos
entregados a los usuarios, aumentando la confianza de éstos para realizar
transacciones seguras. (Pontificia, 2002)
Ø HTTP (Hypertext Transfer Protocol), es el protocolo de transferencia de
hipertexto, el cual permite identificar páginas Web accesibles.
HTTPS: (Hypertext Transfer Protocol Security) Seguridad de Protocolo de
Transferencia de Hipertexto. Similar al HTTP, añade sistemas de encriptación
para que los archivos circulen por la Red con mayor seguridad. (Monografías,
2006)
Ø Corta Fuegos o firewall: Es un sistema de defensa que se basa en la
instalación de una "barrera" entre la estación de trabajo y la red, por la cual
transitan todos los datos. Este tráfico es autorizado o denegado, siguiendo las
instrucciones configuradas previamente. (Semeria, 2002)
Un firewall en Internet es un sistema o grupo de sistemas que impone una
política de seguridad entre la organización de red privada y el Internet. El
firewall determina cuales servicios de red pueden ser accesados, es decir
quien puede entrar para utilizar los recursos de red pertenecientes a la
organización. (Semeria, 2002).
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En el contexto de las Intranets, se emplea como medida de protección, de
manera que los usuarios externos vean sólo la parte de la Intranet, a la cual
están autorizados, porque actúa como un filtro de acceso. Cada vez que un
usuario se conecta con la red, verifica su dirección, y de acuerdo a ella, le
permite o no el acceso. Generalmente, suelen interponerse entre el servidor
Web y la red interna. (Arribas, 1999)
Ø Encriptación: Consiste en un sistema de cifrado cuyo objetivo es proteger y
ocultar la información, enviada a través de la red. En caso de ser detectados
los mensajes transmitidos, no se podrían entender, a menos que se conozca el
algoritmo de encriptamiento utilizado.
En términos de seguridad, es importante anotar que las políticas aplicadas
para la Intranet, deben formar parte de la política de seguridad global de la
institución, de manera que sea integral y no en forma aislada.
6.3 Selección de las aplicaciones iniciales en la Intranet:
En esta etapa, el objetivo es realizar un análisis de las posibles aplicaciones a
incluir en la Intranet, en su etapa inicial.
Es fundamental identificar procesos tradicionalmente realizados en papel, con el
fin de lograr que un mayor porcentaje de los empleados utilice la Intranet.
El objetivo es lograr paulatinamente la integración de diferentes dependencias al
proceso, e ir logrando en forma paralela un cambio de cultura.
En este punto coincidimos con CEIN (2004), en cuanto a que las aplicaciones a
desarrollar contribuyan a mejorar los procesos empresariales existentes y permitir
generar nuevos modelos de negocio, al aumentar la velocidad en la comunicación,
en la toma de decisiones y al eliminar barreras para trabajar en equipo.
Al seleccionar estas aplicaciones, es importante realizar un estudio de los usuarios
propietarios y usuarios finales de las mismas, enfocándose en el nivel de
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compromiso con el proyecto y su grado de cultura informática, lo anterior para
evitar que esta sea un obstáculo inicial en el proyecto.
6.4 Identificación de usuarios, roles y niveles de accesos:
En toda organización existen diferentes áreas, las cuales pueden estar asociadas
a la naturaleza de sus funciones u objetivos. Cada una cuenta con procesos
propios que le competen solo al área misma, cuyos resultados, probablemente
compartan o faciliten al resto de las áreas.
Por lo tanto, es necesaria la definición de usuarios propietarios, usuarios finales y
sus distintos roles en cada aplicación Intranet, garantizando así el adecuado
acceso a la información según su nivel de competencia.
6.5 Implementar las aplicaciones:
La Intranet debe poseer una estructura lógica y funcional para toda la
organización, por esta razón es necesario establecer estándares de diseño,
navegación y convenciones de contenido.
Sobre los estándares, es necesario: (Nielsen, 2000)
Ø Desarrollar una página Web, exclusiva para las aplicaciones de la
Intranet.
Ø Diseñar un logo representativo de la Intranet, el cual debe estar incluído
en todas las páginas que la conforman, con el objetivo de brindar
claridad, identificación y diferenciarlas del sitio Web. Este logo, debe
tener un enlace a la página principal de la Intranet.
Ø Cada página debe contar con un botón de búsqueda.
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Ø Estructurar y desarrollar plantillas de diseño para los principales tipos de
página, es decir páginas de consulta, de inclusión de información, de
realización de procesos, entre otras.
Continuando con los estándares, la definición del formato a utilizar para todas las
páginas Web generadas, debe estar representado en una plantilla base, la cual
incluye el tipo, color, estilo y tamaño de letra; tamaño de la pantalla; imágenes
que deben utilizarse; colores de fondos; encabezados, pies de página y
comentarios; así como los enlaces que es necesario colocar para proveer una
navegación organizada y el lugar en el cual se almacenarán los archivos. Es
recomendable establecer un área dentro de la plantilla que le permita a cada
usuario personalizar sus páginas.
En esta etapa es conveniente contar con el apoyo de profesionales en diseño
gráfico, para lograr elaborar una Intranet acorde con los requerimientos técnicos y
de usabilidad adecuados. De esta forma, como lo indica Nielsen (2000), para el
diseño de la Intranet, la eficiencia, memorabilidad y reducción de error son los
atributos más importantes de la usabilidad, porque los empleados pueden usar las
aplicaciones existentes en la Intranet, como parte de sus tareas cotidianas y la
eficiencia con la cual navegan podría determinar su productividad.
En esta fase, también es necesario:
Ø Utilizar la tecnología y herramientas de desarrollo definidas en la
primera fase.
Ø Implementar los niveles de seguridad adecuados, tanto a nivel de
servidor como de acuerdo a los roles de cada usuario, estas medidas
deben garantizar, como lo indica CEIN (2004): confidencialidad e
integridad de la información, autenticación de usuarios, clientes y
servidores.
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6.6 Poner en marcha un plan piloto de las aplicaciones.
La estrategia de implantación abarca una capacitación al usuario propietario, de

tal forma que se identifique como tal. Entendiéndose como usuario propietario, el
encargado de administrar la información del proceso a automatizar en la Intranet.
Posteriormente el equipo de trabajo selecciona en forma estratégica las posibles
dependencias candidatas a utilizar las aplicaciones.
El usuario propietario capacita a los funcionarios de estas dependencias y se inicia
el proceso de forma muy acertada.
Las aplicaciones durante esta fase de plan piloto son evaluadas y probadas por
los usuarios y a la vez mejoradas por los informáticos encargados, incluyendo si
es necesario el desarrollo de nuevas funcionalidades, de tal forma que se
encuentren preparadas para iniciar la fase siguiente, estando disponibles a todos
los funcionarios.
Esta evaluación de los resultados permite comprobar los beneficios, perspectivas
y expectativas de la Intranet, además brinda la oportunidad de mejorar y
retroalimentar el proyecto.
6.7 Ampliar el uso de la Intranet a toda la organización.
Concluído el plan piloto, evaluados los resultados e implementados los cambios, la
aplicación Intranet debe extenderse a toda la organización.
En esta fase, es necesaria una adecuada capacitación a todos los departamentos
o áreas y la difusión de su uso, con el objetivo de que todos los miembros de la
organización estén informados de la existencia de la Intranet y de los servicios que
brinda.
Esta difusión, puede lograrse mediante estrategias como las siguientes:
¨ Utilizar el departamento de mercadeo para que apoye la labor promocional.
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¨ Promover el proyecto entre los altos ejecutivos y directivos en reuniones
con los empleados y en juntas directivas.
¨ Organizar incentivos por el uso de la Intranet.
¨ Mantener el sitio actualizado con noticias de interés empresarial y
organizacional.
¨ Contar con temas de interés para los miembros, por ejemplo promoviendo
la creación de foros de discusión sobre deporte, poesía, música, temas de
actualidad, entre muchos.
El uso de la Intranet por toda la organización se debe de priorizar y planificar
gradualmente, hasta obtener una cobertura total.
6.8 Mantenimiento de la Intranet
El mantenimiento de la Intranet radica en dos puntos:
1. Actualización de la información: La información presentada en la Intranet
debe ser actualizada por los usuarios propietarios, los cuales son los
responsables de este proceso. Se debe contar con el compromiso del
personal para la actualización de la Intranet mediante una adecuada
capacitación, motivación y apoderamiento.
2. Mantenimiento de las aplicaciones y de la plataforma tecnológica: Esta
tarea puede llevarse a cabo, mediante outsourcing, o a través del servicio
que brinda el departamento de informática. El objetivo es garantizar el
adecuado funcionamiento de servicios como la red, el correo electrónico y
demás herramientas necesarias para el aprovechamiento óptimo de la
Intranet. Los desarrolladores de las aplicaciones darán soporte a cualquier
problema presentado en las mismas, así como desarrollar nuevas
funcionalidades y servicios a las aplicaciones existentes, demandadas por
los dueños y responsables de los procesos.
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Los directivos de la empresa, deben definir las nuevas labores del personal
encargado del mantenimiento respectivo, para garantizar que este se realice
exitosamente, y que no sea solo el compromiso de algunos miembros de la
organización identificados con el proyecto.
Para llevar a cabo este mantenimiento, es necesario evaluar la necesidad de
capacitación del personal en diferentes herramientas tecnológicas, las cuales
permiten hacer esta labor desde el propio escritorio y en una forma más efectiva.
Es importante en esta fase contar con mecanismos de medición que
retroalimenten el proceso de mantenimiento, para así fortalecer las áreas de la
Intranet de más uso y eliminar o mejorar las de menor uso.
6.9 Analizar y desarrollar nuevas aplicaciones Intranet.
En el desarrollo de nuevas aplicaciones para Intranet, es necesario analizar la
inclusión de nuevas tecnologías, como por ejemplo: la conversación y el vídeo en
tiempo real.
A la vez, debe ampliar sus fronteras, brindando servicios y aplicaciones a usuarios
externos como proveedores y clientes, entre otros, controlando el acceso
mediante diversos tipos y roles de usuario con sus respectivos niveles de
seguridad. De esta forma, se estaría llegando a lo que se conoce como
EXTRANET, la cual consiste en la red interna de la empresa pero extendida a
usuarios restringidos como pueden ser los proveedores y clientes, u otras
empresas.
La figura Nº 3, muestra los campos de acción de la Intranet, Extranet e Internet.
Se delimita la Intranet de la Empresa 1 y la Intranet de la Empresa 2, y entre ellas
se muestra la Extranet, donde ambas pueden tener comunicación en unión con
clientes y proveedores. Tanto la Intranet como la Extranet utilizan Internet.
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Figura Nº 3
Intranet, Extranet e Internet
Una vez, expuestas las fases, se inducen las principales variables a considerar
para la implementación de una Intranet:
¨ Nivel de Apoyo y Compromiso de la organización.
¨ Infraestructura Tecnológica instalada.
¨ Recursos Financieros disponibles para el proyecto, tanto para la compra
de equipo como para la capacitación del personal.
¨ Nivel de Cultura Informática del personal.
¨ Equipo de Desarrolladores Informáticos.
Estas variables son fundamentales para garantizar el éxito de un proyecto Intranet.
7. Conclusiones
A nivel empresarial, es fundamental disponer de información veraz y actualizada, y
poder procesarla y difundirla en el menor tiempo posible. Por lo tanto, el uso de la
tecnología es requerido en el desarrollo de las organizaciones.
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Internet, es una revolución para el mundo entero, no solamente contiene una
cantidad de información inmesurable, sino que ha modificado las formas
tradicionales de comunicación y de ejecución de las tareas. Esta tecnología
abierta ha permitido la apertura de las fronteras y el aprendizaje continuo de las
culturas.
Como derivación de Internet, ha surgido la Intranet, su facilidad de uso y acceso
ha permitido que sea aceptada por gran cantidad de usuarios, permitiendo la
obtención de información confiable, de calidad y de sencilla manipulación a nivel
interno de la empresa.
Orientar el desarrollo de la Intranet a los procesos y actividades de grupos de
trabajo multifuncionales, y a procesos principales de negocio, permite mejorar la
interacción entre dependencias, funciones y personas separados por metros o
kilómetros, permitiendo a sus empleados en los distintos departamentos o
sucursales realizar procesos en forma más efectiva. De esta forma la Intranet se
constituye como una gran fuente de conocimiento accesible a todos y no
meramente un tramitador.
Es importante anotar, como lo indica Monografías (2006), que aunque muchas
empresas tienen una plataforma tecnológica adecuada, con servicios de teléfono,
redes locales, comunicaciones satelitales y demás facilitadores de la
comunicación, es notable la persistencia de "islas comunicacionales" y fallas en la
comunicación y divulgación de información entre sus funcionarios y
departamentos, la Intranet representa una solución a ese problema. Por tanto es
de vital importancia para las empresas que aún no cuentan con una Intranet,
analizar su implementación a corto plazo, y las empresas que cuentan con ella,
continuar su desarrollo, para potenciar mayores beneficios de esta herramienta.
Según lo expuesto, enfatizamos que el éxito de la Intranet se logra con un alto
nivel de compromiso de la gerencia y de todo el personal de la empresa, para
probar las aplicaciones y ponerlas en marcha; la acertada selección de contenidos
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de calidad, usos y aplicaciones; mantenimiento oportuno y mejoramiento del

sistema en términos técnicos; actualización de la plantilla gráfica para hacerlo más
llamativo y amigable para el usuario; un proceso continuo de promoción de su uso
por parte del personal y la política de capacitación a los usuarios. Es decir, su
diseño debe darse bajo una planificación y estrategias adecuadas.
Es fundamental considerar estos aspectos, al realizar una inversión en tecnología,
dado que no todo sistema se aplica a cualquier empresa, es importante la
colaboración entre los diferentes niveles de la organización con el propósito de
lograr los máximos beneficios, pero sin lugar a dudas y basándose en las
experiencias y estadísticas generadas, el uso de Intranet es altamente beneficioso
para las diferentes empresas alrededor del mundo, es una tecnología que está
siendo utilizada como una poderosa herramienta de trabajo en el campo de los
negocios y puede llegar a convertirse, como menciona Guenther (2003) “…en la
herramienta de productividad más importante en las manos de los empleados…”.
Para finalizar, la Intranet es una alternativa para mejorar y agilizar la dinámica de
las empresas, al permitir la automatización y mejora de los procesos
administrativos y productivos, al ser una ventana a la comunicación interna de las
empresas y un medio para la difusión de la información, agilizando la toma de
decisiones y permitiendo a la organización mantenerse activa en un entorno
cambiante y globalizado como el actual. Brinda además el ambiente fértil para la
creación, intercambio y gestión del conocimiento entre los miembros de una
organización.
8. Referencias
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Disponible en: http://www.geocities.com/Eureka/Concourse/6217/mipag10.html
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UNAM Mexico. 3Com Global User # 010726
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25

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