01 La empresa y su entorno
1.3. Departamentos y áreas funcionales
Fig. 1.9. Establecer las funciones
principales de los departamentos de la
empresa favorecerá el resultado final.
.
A. Funciones de los departamentos
Una de las consecuencias prácticas que se puede deducir de los principios de organi-
zación anteriormente expuestos, así como de la división del trabajo es la conveniencia
de dividir la empresa en estamentos, como departamentos, secciones o divisiones.
El principio que debe seguirse para la división de una empresa en departamen-
tos es la especialización.
El factor más importante a tener en cuenta a la hora de crear las correspondientes divi-
siones departamentales es la posibilidad de controlar y supervisar una actividad o un
conjunto de actividades complejas.
Podemos agrupar las funciones o actividades de los departamentos de las empresas en
cuatro grandes bloques:
• De ejecución.
• De asesoría.
• De servicio.
• Finalistas.
Funciones de ejecución
Se dirigen a obtener las utilidades perseguidas por la empresa, ya sea fabricando, vendien-
do el producto o prestando un servicio. Crean un valor o una utilidad valorable cuantitativa-
mente, por lo que constituyen las actividades esenciales a las que han de apoyar los otros
departamentos. Como ejemplo se pueden citar los departamentos de producción y ventas.
Funciones de servicio
Tienen como finalidad prestar asistencia o auxilio a las funciones de ejecución. El volu-
men y la naturaleza de estas funciones dependen en cada caso de la respectiva empre-
sa. Responden a la necesidad de aprovechar al máximo la especialización, así como
también a utilizar en el mayor grado posible la capacidad personal. Como ejemplo se
pueden citar las funciones de los departamentos relacionadas con investigación,
contabilidad y recursos humanos.
Funciones de asesoría
Son aquellas que tratan de proporcionar consejo e información a las funciones de
ejecución y, en ciertos casos, revisar su actuación. Su labor se concreta en formular
propuestas, así como en realizar estudios mediante asesorías jurídicas y económicas.
Funciones finalistas
Son aquellas cuya realización es indispensable para la existencia de la empresa, ya
que en cada una de ellas los objetivos concretos perseguidos determinan su naturaleza
y contenido. Como orientación podemos indicar que en toda empresa las funciones de
ejecución son también finalistas.
Como ejemplo de funciones finalistas podemos citar en las empresas manufactureras las
realizadas por los departamentos de producción, ventas y financiero; en las empresas
comerciales los de compras, ventas y financiero
La empresa y su entorno 01
@
B. Departamentos tipo
Entre los departamentos que podemos encontrar en las empresas, así como las activida-
des que pueden realizarse en ellos desde el punto de vista administrativo, distinguimos
el comercial, el de recursos humanos, el financiero y el administrativo.

Departamento de recursos humanos

Este departamento se encarga de los asuntos laborales y sociales del personal de la
empresa. Las tres funciones básicas del departamento de recursos humanos son:
• Selección y formación. Elige a las personas adecuadas para cada puesto vacante
que se pueda producir en la empresa, y se ocupa de su formación mediante cursos,
estudios especializados, adaptación al puesto de trabajo, etc.
• Contratos, nóminas y seguros sociales. Elabora los contratos y nóminas, así como la Imp or ta nt e
liquidación a la Seguridad Social de la cuota obrera y patronal (TC1 y TC2).
• Relaciones laborales. Negocia con los trabajadores sobre aspectos tales como retribu- La globalización de la economía
ciones, descansos, vacaciones, ascensos, e incluso el convenio colectivo. hace que la misma se vuelva
cambiante, y muchas compe-
tencias profesionales quedan
RR HH obsoletas rápidamente. Los cam-
bios en la organización de las
empresas obliga a los depar-
tamentos de RR HH a realizar
constantes procesos de selección
para cubrir los nuevos roles pro-
Selección y formación Contratos, nóminas y seguros sociales Relaciones laborales fesionales.
Fig. 1.10. Funciones del departamento de recursos humanos.

Departamento administrativo
Se encarga del control y la realización de todos los trabajos administrativos relaciona-
dos con la actividad de la empresa.
El departamento administrativo asume estas funciones:
• Contabilidad. Lleva la contabilidad financiera y de costes, así como la confección de
balances, la cuenta de resultados, las pérdidas y ganancias, etc.
• Correspondencia. Redacta y confecciona todas aquellas comunicaciones motivadas
por la relación comercial o el entorno de la empresa, como clientes, proveedores,
bancos u organismos oficiales. También se encarga de la recepción, el registro y la
distribución del correo que recibe la empresa.
• Archivo. Clasifica y custodia la documentación de la empresa y procede a su trata-
miento informático y microfilmado. Guarda la documentación durante el periodo en
el que esté vigente.

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01 La empresa y su entorno

• Secretaría y comunicación. Facilita las relaciones de la dirección de la empresa tanto

con el resto del personal (convoca reuniones; confecciona circulares, informes o ac-
tas), como con el exterior (concierta entrevistas, ruedas de prensa o comunicados).

Departamento administrativo

Contabilidad Correspondencia Archivo Secretaría y comunicación

Costes Financiera

Fig. 1.11. Funciones del departamento administrativo.

Departamento comercial
Es el encargado de realizar todas las compras, las ventas y el control de productos en
el almacén.

Departamento comercial

Compras Ventas Almacén

Fig. 1.12. Funciones del departamento comercial.

El departamento comercial tiene las siguientes funciones:

• Compras. Realiza estudios de mercado, elige a los proveedores y trata de conseguir
las mejores materias primas o productos elaborados al mejor precio y en las condicio-
nes más óptimas (gestión de aprovisionamiento).
• Ventas. Busca a los posibles clientes, promociona sus productos y los vende.
• Almacén. Controla las mercancías almacenadas de productos terminados de materias
primas, envases, etc.
 La empresa y su entorno 01
Departamento financiero
Controla todas las actividades relacionadas con la entrada y la salida de dinero que se
producen en la empresa.

Departamento financiero

Presupuestos Tesorería Inversiones Créditos

Fig. 1.13. Funciones del departamento financiero.

Las funciones básicas de este departamento son:

• Presupuestos. Planifica los posibles gastos e ingresos futuros que se van a producir en
la empresa en función de los objetivos finales.
• Tesorería. Realiza los cobros a clientes y paga a proveedores, acreedores, emplea-
dos, etc.
• Inversiones. Estudia las inversiones efectuadas por la empresa y planifica las futuras,
así como su rentabilidad.
• Créditos. Busca el dinero necesario para llevar a cabo las inversiones en las mejores
condiciones financieras posibles y controla la amortización de créditos y préstamos.
 01 La empresa y su entorno

C. Relación interdepartamental
La departamentalización o, lo que es lo mismo, la agrupación de unidades, ayuda a
que la empresa alcance sus objetivos o metas. Por tanto, cuanto mejor esté organizada
y coordinada la estructura de la empresa, sea esta pequeña, mediana o grande, mayor
rendimiento obtendrá.
La coordinación implica establecer unos procedimientos que permitan la transmisión de
la información entre los diferentes departamentos de la empresa y con el exterior. Se
dan tres casos de transmisión de la información:
a) Se puede originar en el núcleo, sin proyección exterior, con lo que estaríamos ante
una información interna, por ejemplo un cambio de horario de entrada al trabajo.
b) Puede nacer en la empresa y salir al exterior. Un ejemplo de este caso es la trans-
misión por parte de la empresa de las altas de los trabajadores en la Seguridad
Social.
c) Puede surgir fuera de la empresa, en su entorno, y ser esta su destinataria, por ejem-
plo en el pedido de un cliente o en la oferta de un proveedor.
En cualquier caso, esa información afectará a varios departamentos, por lo que tendrá
que haber una relación entre ellos y una transmisión de datos fluida. Un ejemplo clari-
ficador de la relación entre departamentos de una empresa lo tenemos en una sencilla
y habitual operación mercantil de compraventa. El grado de conexión entre departa-
mentos y su rapidez en la comunicación también variará dependiendo del nivel de
informatización que tenga la empresa.
En las Figuras 1.14, 1.15 y 1.16 presentamos tres ejemplos de comunicación interdepar-
tamental por causas distintas.

Dirección

Secretaría Archivo
Pedido
Albarán

2
Compras Almacén Ventas Contabilidad
3

Factura 5 1
.
4
6
Letra de cambio 7

Fig. 1.14. Relación interdepartamental en una operación de compra.

El almacén, a la vista de las existencias de un determinado producto (punto de pedido), realiza una petición del mismo (1) al
departamento de compras, que es el encargado de contactar con los proveedores habituales. El departamento de compras
formula el pedido correspondiente (2), y una vez recepcionado pasa a almacén para su control. El proveedor cursará, junto con
la mercancía, el correspondiente albarán o nota de entrega (3) que será recepcionado por compras, que a su vez pasará copia a
almacén (4). Una vez que el proveedor emite y envía la factura (5), compras coteja o comprueba la misma con el albarán que tiene
en su poder, pasándola al departamento de contabilidad (6) para su registro o apunte contable. Respecto al pago de la factura
(7), independientemente de la forma adoptada, solo tendrá incidencia en el departamento de contabilidad. Podrá ser la entidad de
crédito donde esté domiciliado el pago quien comunique al departamento de contabilidad ese pago por correo, o bien pudiera ser
la dirección de la empresa quien se lo comunique, por ejemplo, si se optó por pagar mediante un cheque de cuenta corriente u otro
medio.

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Dirección

Secretaría Archivo
Pedido
Albarán
1 Compras Almacén Ventas Contabilidad
2
3
4 6
Factura 5

Letra de cambio 7

Fig. 1.15. Relación interdepartamental en una operación de venta.

El departamento de ventas a la recepción del pedido efectuado por un cliente (1) pasa comunicación del mismo al almacén (2).
Este preparará el mencionado pedido y junto con la mercancía enviada confeccionará el correspondiente albarán (3), documento
administrativo del que tendrá copia (4) el departamento de ventas para así emitir la factura (5). Este departamento de ventas
pasará copia de la factura al de contabilidad (6) para que tome nota del correspondiente movimiento contable. El departamento
de contabilidad, a la vista de la forma de cobro de esa factura, confeccionará la letra de cambio (7) si se optó, por ejemplo, por
la modalidad de giro.

Dirección

Secretaría Archivo
Devolución

1 Compras Almacén Ventas Contabilidad

4 3 2

Nota de abono 5

Fig. 1.16. Relación interdepartamental originada por una devolución de mercancías.

Observamos cómo la devolución de mercancía por parte de un cliente origina una conexión o relación entre varios
departamentos. La devolución tiene su entrada en el departamento de ventas (1), que una vez la ha analizado, si es procedente,
pasará comunicación a contabilidad (2). Asimismo, informará a almacén (3) de dicha devolución, y almacén podría comunicar
con compras (4) para averiguar la causa o motivo que originó esa devolución por parte del cliente. A su vez contabilidad emitirá
el documento contable que se origina, la nota de abono (5).

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