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E-GI-P011 PROCEDIMIENTO SOPORTE Y MANTENIMIENTO v4 PDF
E-GI-P011 PROCEDIMIENTO SOPORTE Y MANTENIMIENTO v4 PDF
1. OBJETIVO
El objetivo general de este procedimiento es realizar el soporte y mantenimiento de la
infraestructura informática del Instituto, incluidos computadores, software, redes y comunicaciones
a cargo del Instituto, atendiendo a las necesidades que presentan los funcionarios en relación con la
interconexión tanto interna como externa, soporte preventivo en el momento oportuno y verificar
periódicamente su correcto funcionamiento.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica desde la solicitud de mantenimiento de la infraestructura informática hasta
la validación de la solución, está dirigido a todo el Instituto, como quiera que deberá ser empleado
por todas las áreas para obtener el soporte y los servicios requeridos relacionados con el manejo,
soporte e interconectividad de la infraestructura informática del IDEAM.
3. NORMATIVIDAD
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES
DEPENDENCIA IMPLICADA: Área ubicada dentro del organigrama del IDEAM, involucrada en
la actividad de una ventana de mantenimiento de equipos de cómputo o servicios
informáticos.
INFORMACIÓN: Es un conjunto organizado y con sentido de datos. También procesa y
genera el conocimiento humano. Cabe mencionar que la información pretende aumentar el
conocimiento de la persona, proporcionar a quien toma decisiones la materia prima
fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección y finalmente proporcionar una
serie de reglas de evaluación y de decisión para tener el control.
INFRAESTRUCTURA INFORMATICA: Plataforma de cableado estructurado, que facilita
migrar hacia tecnologías de red de mayor velocidad, diferentes aplicaciones, planear
cambios físicos y tener completamente administrado el sistema de cableado.
FIRMA CONTRATISTA O CONTRATISTA: Persona jurídica o natural externa al Instituto
encargada de realizar el desarrollo e implementación de los portales.
HARDWARE: Componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos, tarjetas
de video, red, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse), impresora, scanner,
placas, chips y demás periféricos.
INTERNET: Es una red de computadores en una interconexión mundial de redes
gubernamentales, académicas, públicas, y privadas, Internet puede ser vista como un gran
conjunto de servidores preparados para satisfacer las necesidades de las máquinas clientes,
en última instancia manejadas por los usuarios.
INTRANET: Es una red interna de computadores y dispositivos que se limitan en alcance a
una sola organización o entidad y que utilizan el protocolo TCP/IP, el HTTP, el FTP, y los otros
protocolos y software de red de uso general en el Internet.
LÍDER TÉCNICO Persona que realiza acompañamiento técnico de los componentes y/o
subsistemas misionales y de apoyo, realiza el levantamiento de requerimientos, garantiza la
entrega de insumos, la aprobación de la documentación técnica, y acompañamiento en la
puesta en operación.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Corrige los defectos observados en los equipamientos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o
defectos y corregirlos o repararlos.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Consiste en la revisión periódica de ciertos aspectos, tanto
de hardware como de software en un PC. Estos influyen en el desempeño fiable del sistema,
en la integridad de los datos almacenados y en el intercambio de información correcta, a la
máxima velocidad posible dentro de la configuración optima del sistema.
MENSAJERIA INSTANTANEA (CHAT): Se refiere a una comunicación generalmente escrita a
través de internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente. Esta puede
ser desde cualquier lugar del mundo.
PROBLEMA: Es un asunto que requiere solución oportuna y verás, además que este hecho
impide o dificulta el funcionamiento de algún sistema, subsistema o aplicativo.
RED DE COMPUTADORES: Es un conjunto de equipos (computadores y/o dispositivos)
conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de
datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, DVD, impresoras, etc.) y
servicios tales como; acceso a Internet, correo electrónico (E-mail), mensajería instantánea
(chat), etc, generalmente están dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de
personas de una Entidad Pública y Privada. Muchos de los componentes de una red son las
computadoras individuales, que son generalmente sitios de trabajo (incluyendo
computadores personales) o servidores. Redes prácticas constan generalmente de más de
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Este procedimiento de soporte y mantenimiento a hardware, software, aplicativos, redes y
comunicaciones involucra a todos los funcionarios, contratistas, administradores o responsables de
componentes tecnológicos, Oficina de Informática, Grupo de Seguridad Informática.
Se establece el plazo máximo para cerrar casos en la mesa de ayuda después de solucionada la
incidencia en un plazo de dos (2) días por parte del responsable de realizar la actividad.
Funcionario Responsable Infraestructura: Supervisar las actividades asociadas a los procedimientos
de soporte y mantenimiento de la infraestructura informática y de la operación de las redes de
computadores.
Funcionario responsable de verificar que el servicio técnico a la infraestructura informática satisfaga
las necesidades de los funcionarios con relación al mantenimiento de computadores y de la red.
6. DESARROLLO
Gestión de servicios en servidores:
PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
Realizar la solicitud por Formato de gestión
la mesa de ayuda y Usuarios de infraestructura
1 informática 30 minutos
adjuntar el formulario Especializados
diligenciado. Mesa de Ayuda
Formato de gestión
Autorizar la habilitación
2 Líder técnico de infraestructura X 4 horas
del servicio
informática
Funcionario o
Formato de gestión
Validar la viabilidad de contratista
3 de infraestructura 4 horas
la solicitud presentada. encargado de
informática
realizar el trabajo.
Informar a Solicitante
la viabilidad, el tiempo
de respuesta y el Funcionario o
tiempo de solución de contratista
4 Mesa de Ayuda 30 minutos
acuerdo con el nivel de encargado de
complejidad para la realizar el trabajo.
realización de la
actividad.
PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
encargado de
realizar el trabajo.
Funcionario o
Registrar la solución contratista
6 Mesa de Ayuda 1 hora
dada. encargado de
realizar el trabajo.
Usuario
Validar y solicitar Especializado
recibo y aceptación del
7 resultado de la Funcionario o Mesa de Ayuda 2 días
X
asistencia técnica contratista
recibida. encargado de
realizar el trabajo.
Funcionario o
contratista
8 Cerrar mesa de ayuda Mesa de Ayuda 30 minutos
encargado de
realizar el trabajo.
PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
mantenimiento
Mesa de Ayuda
Funcionario y/o
10 Cerrar la mesa de ayuda Contratista Mesa de Ayuda 30 minutos
encargado.
PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
inventario de equipos. encargado.
Verificar que se
efectúe el registro del
servicio en el software
Funcionario y/o
de la mesa de ayuda. Si
Contratista
4 el servicio no es Mesa de ayuda X 1 día
encargado de
adecuado continúa con
Infraestructura
la actividad No.5. De lo
contrario continua con
la actividad No. 6
Informar al
Funcionario y/o
responsable de la
Contratista
5 ejecución del servicio Correo electrónico 1 hora
encargado de
para que este se
Infraestructura
ejecute nuevamente.
Verificar las
condiciones de
Usuario
funcionamiento del
6 responsable del N/A X Inmediato
equipo y/o periférico al
equipo
que se le realizó
mantenimiento.
Soporte Oficina de
Diagnosticar y
7 Informática y/o Mesa de Ayuda N/A
solucionar el incidente.
contratista
Usuario
responsable del
equipo y del Hoja de vida
Firmar la aceptación
8 técnico de la soporte y Inmediato
del servicio.
empresa mantenimiento.
contratante o el
funcionario.
Solicitud de Garantías:
PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
Jefe Oficina
Recibir reporte del Informática 15 minutos
1 Mesa de Ayuda
incidente Funcionario
Dependencia
Realizar diagnóstico
Oficina de 2 días
2 para determinar la Mesa de ayuda
Informática
responsabilidad del
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
contratista respecto a la
solución requerida
Oficio, correo
Trasladar requerimiento Oficina de electrónico, pagina 1 hora
3
al contratista Informática WEB,
Telefónicamente
Ejecutar las actividades Documento de
4 solicitadas en el Contratista Informe de servicio N.A.
requerimiento del contratista
Funcionario y Documento de
Verificar la ejecución del N.A.
5 Contratista informe de servicio X
correctivo solicitado.
asignado del contratista
Realizar ajustes a la
Funcionario y
solución previamente N.A.
6 Contratista N.A.
ejecutada si se requiere.
asignado
Se devuelve al paso 5
Acta recibo a
Funcionario y
Firmar acta de recibo a satisfacción o 1 hora
7 Contratista
satisfacción por garantía informe de servicio
asignado
del contratista
Cerrar caso en la mesa Oficina de 1 hora
8 Mesa de Ayuda
de ayuda Informática
Enviar en físico el acta
de recibo a satisfacción Oficina de Documento 40 minutos
9
por garantía para su Informática escaneado
digitalización
Archivar el acta de
recibo a satisfacción por
Secretaria oficina N/A
10 garantía en la carpeta Expediente
de Informática
del expediente del
Contrato.
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
8. ANEXO FLUJOGRAMA
INICIO
Validar la viabilidad de la
solicitud presentada
Informar a Solicitante la
viabilidad, el tiempo de
respuesta y el tiempo de
solución
Ejecutar el servicio
FIN
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TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Funcionarios o
Jefe inmediato y/o supervisor
Contratistas
del solicitante encargados
INICIO
FIN
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TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
INICIO
Programar y diligenciar el
Formato Gestión ventana de
mantenimiento si se requiere.
Aprobar solicitud
presentada
Verificar el funcionamiento de
la solución, mediante las
pruebas respectivas
Cerrar ventana de
mantenimiento de ser
necesario y adjuntar el
formato totalmente
diligenciado.
FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
INICIO
Atender la solicitud
Verificar el correcto
funcionamiento.
FIN
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SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
INICIO
Realizar mantenimiento
preventivo y registrar
inventario de equipos
Servicio
SI
adecuado?
NO
Informar al responsable de la
ejecución del servicio para Verificar las condiciones de
que este se ejecute funcionamiento del equipo y/o
nuevamente. periférico al que se le realizó
mantenimiento. Diagnosticar y solucionar el
incidente
FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Solicitud de Garantías:
INICIO
Trasladar requerimiento al
contratista
Realizar ajustes a la
solución previamente
ejecutada si se requiere
FIN