Está en la página 1de 15

SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011

SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04


TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 1 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

1. OBJETIVO
El objetivo general de este procedimiento es realizar el soporte y mantenimiento de la
infraestructura informática del Instituto, incluidos computadores, software, redes y comunicaciones
a cargo del Instituto, atendiendo a las necesidades que presentan los funcionarios en relación con la
interconexión tanto interna como externa, soporte preventivo en el momento oportuno y verificar
periódicamente su correcto funcionamiento.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica desde la solicitud de mantenimiento de la infraestructura informática hasta
la validación de la solución, está dirigido a todo el Instituto, como quiera que deberá ser empleado
por todas las áreas para obtener el soporte y los servicios requeridos relacionados con el manejo,
soporte e interconectividad de la infraestructura informática del IDEAM.
3. NORMATIVIDAD
Ver Normograma.

4. DEFINICIONES

 ADMINISTRACIÓN: Creación, actualización, modificación o eliminación de algún recurso,


entidad, u objeto involucrado en un Sistema de Información.
 ANTIVIRUS: Programa cuya finalidad es prevenir las infecciones producidas por los virus
informáticos, así como curar las ya producidas. Para que sean realmente efectivos, dada la
gran cantidad de virus que se crean continuamente, estos programas deben actualizarse
periódicamente (cada 15 o 30 días preferentemente).
 APPLIANCE: es un dispositivo de hardware con un software (integrado firmware ), diseñado
específicamente para realizar una función de computación específica como un firewall o un
manejador de ancho de banda.
 APLICATIVO: Programa informático que permite a un usuario utilizar una computadora con
un fin específico. Las aplicaciones son parte del software de una computadora, y suelen
ejecutarse sobre el sistema operativo.
 CONCENTRADOR (HUB): Es un dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y
poder ampliarla. Esto significa que dicho dispositivo recibe una señal y repite esta señal
emitiéndola por sus diferentes puertos.
 CORREO ELECTRÓNICO: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas)
mediante sistemas de comunicación electrónicos. Por medio de mensajes de correo
electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su
eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al
correo ordinario para muchos usos habituales
 ENRUTADOR (ROUTER): Es un dispositivo de hardware para interconexión de red de
computadores que opera en la capa tres (nivel de red). Este dispositivo permite asegurar el
enrutamiento de paquetes entre redes o determinar la ruta que debe tomar el paquete de
datos.
 DEPENDENCIA SOLICITANTE: Área ubicada dentro del organigrama del IDEAM; que requiere
de los servicios de la Oficina de Informática. Ejemplo: Oficina de Jurídica, Oficina de
Planeación, etc.
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 2 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

 DEPENDENCIA IMPLICADA: Área ubicada dentro del organigrama del IDEAM, involucrada en
la actividad de una ventana de mantenimiento de equipos de cómputo o servicios
informáticos.
 INFORMACIÓN: Es un conjunto organizado y con sentido de datos. También procesa y
genera el conocimiento humano. Cabe mencionar que la información pretende aumentar el
conocimiento de la persona, proporcionar a quien toma decisiones la materia prima
fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección y finalmente proporcionar una
serie de reglas de evaluación y de decisión para tener el control.
 INFRAESTRUCTURA INFORMATICA: Plataforma de cableado estructurado, que facilita
migrar hacia tecnologías de red de mayor velocidad, diferentes aplicaciones, planear
cambios físicos y tener completamente administrado el sistema de cableado.
 FIRMA CONTRATISTA O CONTRATISTA: Persona jurídica o natural externa al Instituto
encargada de realizar el desarrollo e implementación de los portales.
 HARDWARE: Componentes físicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos, tarjetas
de video, red, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse), impresora, scanner,
placas, chips y demás periféricos.
 INTERNET: Es una red de computadores en una interconexión mundial de redes
gubernamentales, académicas, públicas, y privadas, Internet puede ser vista como un gran
conjunto de servidores preparados para satisfacer las necesidades de las máquinas clientes,
en última instancia manejadas por los usuarios.
 INTRANET: Es una red interna de computadores y dispositivos que se limitan en alcance a
una sola organización o entidad y que utilizan el protocolo TCP/IP, el HTTP, el FTP, y los otros
protocolos y software de red de uso general en el Internet.
 LÍDER TÉCNICO Persona que realiza acompañamiento técnico de los componentes y/o
subsistemas misionales y de apoyo, realiza el levantamiento de requerimientos, garantiza la
entrega de insumos, la aprobación de la documentación técnica, y acompañamiento en la
puesta en operación.
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Corrige los defectos observados en los equipamientos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o
defectos y corregirlos o repararlos.
 MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Consiste en la revisión periódica de ciertos aspectos, tanto
de hardware como de software en un PC. Estos influyen en el desempeño fiable del sistema,
en la integridad de los datos almacenados y en el intercambio de información correcta, a la
máxima velocidad posible dentro de la configuración optima del sistema.
 MENSAJERIA INSTANTANEA (CHAT): Se refiere a una comunicación generalmente escrita a
través de internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente. Esta puede
ser desde cualquier lugar del mundo.
 PROBLEMA: Es un asunto que requiere solución oportuna y verás, además que este hecho
impide o dificulta el funcionamiento de algún sistema, subsistema o aplicativo.
 RED DE COMPUTADORES: Es un conjunto de equipos (computadores y/o dispositivos)
conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de
datos, que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, DVD, impresoras, etc.) y
servicios tales como; acceso a Internet, correo electrónico (E-mail), mensajería instantánea
(chat), etc, generalmente están dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de
personas de una Entidad Pública y Privada. Muchos de los componentes de una red son las
computadoras individuales, que son generalmente sitios de trabajo (incluyendo
computadores personales) o servidores. Redes prácticas constan generalmente de más de
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 3 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

dos computadores interconectados y generalmente requieren dispositivos especiales


además del controlador de la tarjeta de red, llamados elementos activos de red, con el cual
cada computador necesita estar equipado. Ejemplos de algunos de estos dispositivos
especiales son los concentradores (hubs), multiplexores (switches) y enrutadores (routers).
 REQUERIMIENTO: Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o
funcionalidad de un producto o servicio. Se usa en un sentido formal en la ingeniería de
sistemas o la ingeniería de software.
 SERVIDOR: Es un computador que, formando parte de una red, provee servicios a otros
denominados clientes. El servidor, entonces, no hace más que poner sus recursos a
disposición de los demás computadores, para cuando estos los requieran. Un servidor puede
ser un computador sumamente potente (ej.: servidores web, bases de datos grandes,
servidores de correo electrónico etc.). Los cuales tienen procesadores especiales, varias
gigas de memoria, muchos teras de almacenamiento, esto depende del uso que se le dé al
servidor.
 SEGURIDAD: Asegurar que los recursos del sistema de información (material informático o
programas) o portales de una organización sean utilizados de la manera que se decidió y que
el acceso a la información allí contenida así como su modificación sólo sea posible a las
personas que se encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización.
 SITIOS DE TRABAJO: Hay muchos tipos de sitios de trabajo que se pueden incorporar en una
red particular, las CPU múltiples, las cantidades grandes de RAM, las grandes cantidades de
espacio de almacenamiento en disco duros, u otros componentes requeridos para las tareas
de proceso de datos especiales, u otros usos intensivos del recurso.
 SISTEMA: Es un conjunto ordenado de elementos cuyas propiedades se interrelacionan e
interactúan de forma armónica entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben
(entrada) datos, se procesan para convertirse en salidas, que finalmente es información.
 SOFTWARE: Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, al conjunto
de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea
específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware).
 SOFTWARE OPERATIVO: Son aquellos programas de aplicación, los cuales resuelven
problemas para los usuarios, el software operativo lleva a cabo tareas de tratamiento de
textos, gestión de bases de datos entre otros.
 SOFTWARE OFIMÁTICO: Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que
se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos
o tareas relacionadas.
 SOPORTE: Es un grupo de servicios que proveen asistencia para hardware, software u otros
bienes electrónicos o mecánicos, con la finalidad de resolver problemas que se les puedan
presentar a los usuarios, mientras usan servicios, programas o dispositivos.
 SWITCH: Es un dispositivo de hardware para interconexión de red de computadores que
puede recibir varias entradas y transmitirlas por un medio de transmisión compartido. Para
ello lo que hace es dividir el medio de transmisión en múltiples canales, para que varios
nodos puedan comunicarse al mismo tiempo.
 USUARIO: Es la persona(s) que utiliza o trabaja con algún objeto o que es destinaría de algún
servicio público o privado, empresarial o profesional.
 USUARIOS ESPECIALIZADOS: Responsables de la definición lógica y física de los sistemas de
información y de datos almacenados y de su contenido.
 VENTANA DE MANTENIMIENTO: Periodo de tiempo en el cual no se brinda un servicio
determinado (red, servidor, base de datos, etc). Debido a labores de mantenimiento.
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 4 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

 VIRUS INFORMÁTICO (VIRUS): Programa cuyo objetivo es causar daños en un sistema


informático y que a tal fin se oculta o disfraza para no ser detectado. Estos programas son
de muy diversos tipos y pueden causar problemas de diversa gravedad en los sistemas a los
que infectan. Hoy día se propagan fundamentalmente mediante el correo electrónico.

5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Este procedimiento de soporte y mantenimiento a hardware, software, aplicativos, redes y
comunicaciones involucra a todos los funcionarios, contratistas, administradores o responsables de
componentes tecnológicos, Oficina de Informática, Grupo de Seguridad Informática.
Se establece el plazo máximo para cerrar casos en la mesa de ayuda después de solucionada la
incidencia en un plazo de dos (2) días por parte del responsable de realizar la actividad.
Funcionario Responsable Infraestructura: Supervisar las actividades asociadas a los procedimientos
de soporte y mantenimiento de la infraestructura informática y de la operación de las redes de
computadores.
Funcionario responsable de verificar que el servicio técnico a la infraestructura informática satisfaga
las necesidades de los funcionarios con relación al mantenimiento de computadores y de la red.
6. DESARROLLO
Gestión de servicios en servidores:
PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
Realizar la solicitud por Formato de gestión
la mesa de ayuda y Usuarios de infraestructura
1 informática 30 minutos
adjuntar el formulario Especializados
diligenciado. Mesa de Ayuda
Formato de gestión
Autorizar la habilitación
2 Líder técnico de infraestructura X 4 horas
del servicio
informática
Funcionario o
Formato de gestión
Validar la viabilidad de contratista
3 de infraestructura 4 horas
la solicitud presentada. encargado de
informática
realizar el trabajo.
Informar a Solicitante
la viabilidad, el tiempo
de respuesta y el Funcionario o
tiempo de solución de contratista
4 Mesa de Ayuda 30 minutos
acuerdo con el nivel de encargado de
complejidad para la realizar el trabajo.
realización de la
actividad.

5 Ejecutar el servicio Funcionario o N/A N/A


contratista
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 5 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
encargado de
realizar el trabajo.
Funcionario o
Registrar la solución contratista
6 Mesa de Ayuda 1 hora
dada. encargado de
realizar el trabajo.
Usuario
Validar y solicitar Especializado
recibo y aceptación del
7 resultado de la Funcionario o Mesa de Ayuda 2 días
X
asistencia técnica contratista
recibida. encargado de
realizar el trabajo.
Funcionario o
contratista
8 Cerrar mesa de ayuda Mesa de Ayuda 30 minutos
encargado de
realizar el trabajo.

Administración de usuarios con acceso a los servidores y appliances


PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
Realizar la solicitud por la Formato de gestión
mesa de ayuda y adjuntar Jefe inmediato de infraestructura
1 el formulario diligenciado. y/o supervisor del informática 30 minutos
solicitante
Mesa de Ayuda
Realizar la creación,
modificación o bloqueo Funcionarios o
2 de usuarios, perfiles y Contratistas Mesa de Ayuda 4 horas
reasignación de ser encargados
necesario.
Registrar e informar vía
correo electrónico al Funcionarios o Correo electrónico
3 usuario el login y Contratistas 30 minutos
password de la cuenta encargados. Mesa de Ayuda
creada.
Funcionarios o
4 Cerrar mesa de ayuda Contratistas Mesa de Ayuda 30 minutos
encargados
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 6 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Gestión de mantenimiento de Servidores (hardware y software), Canales de comunicación y Elementos


Activos de la Red
PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
Usuarios Correo Electrónico,
Recibir solicitud de especializados, Mesa de Ayuda,
1 Proveedores, Sistema de Gestión
mantenimiento.
Documental,
Contratistas
Página Web
Crear la mesa de ayuda y Formato de gestión
diligenciar el formato e de infraestructura
Funcionario y/o
informar al Jefe de la informática
2 Contratista N/A
Oficina de Informática la
encargado Correo Electrónico
solicitud de mantenimiento
requerido. Mesa de Ayuda

Programar y diligenciar el Formato solicitud


Funcionario y/o de ventana de
Formato Gestión ventana
3 Contratista mantenimiento 1 día
de mantenimiento si se
encargado
requiere. Mesa de Ayuda
Formato solicitud
Aprobar solicitud Jefe Oficina
4 de ventana de 1 hora
presentada. Informática
mantenimiento
Informar a los usuarios la Jefe de la
5 programación de la ventana Oficina de Correo electrónico 1 hora
de mantenimiento Informática
Realizar y/o acompañar la
Funcionario y/o Formato de gestión
ejecución de la actividad, y
6 Contratista de infraestructura N/A
registrar el detalle de su
encargado informática
ejecución.
Funcionario y/o
Verificar el funcionamiento Contratista Formato de gestión
7 de la solución, mediante las encargado de infraestructura X 1 día
pruebas respectivas. informática
Usuarios

En caso de ser necesario Funcionario y/o


realizar ajustes y validar Contratista
8 encargado. N/A N/A
nuevamente con el usuario
solicitante. Usuario
Cerrar ventana de Formato de gestión
mantenimiento de ser Funcionario y/o de infraestructura
9 necesario y adjuntar el Contratista informática 30 minutos
formato totalmente encargado.
Formato solicitud
diligenciado.
de ventana de
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 7 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PUNTOS TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE ACTIVIDAD
CONTROL
mantenimiento
Mesa de Ayuda
Funcionario y/o
10 Cerrar la mesa de ayuda Contratista Mesa de Ayuda 30 minutos
encargado.

Soporte correctivo a equipos de cómputo:


PUNTOS TIEMPOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE DE
CONTROL ACTIVIDAD
Enviar solicitud por la Dependencia o usuario Mesa de N/A
1
mesa de ayuda solicitante Ayuda
Atender la solicitud Funcionario y/o Mesa de 1 hora
2
Contratista encargado. Ayuda
Ejecutar las labores
pertinentes para la Funcionario y/o Mesa de N/A
3
solución del caso Contratista encargado. Ayuda

Verificar el correcto Funcionario y/o


Mesa de 1 día
4 funcionamiento. Contratista encargado
Ayuda
y Usuario
Cerrar servicio de
asistencia técnica en la Funcionario y/o Mesa de 1 hora
5
mesa de ayuda. Contratista encargado. Ayuda

Mantenimiento Preventivo de equipos de cómputo, impresoras y periféricos:


PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
Programar la fecha de
inicio para la Funcionario y/o
1 realización del Contratista Plan de trabajo 1 día
mantenimiento encargado.
preventivo
Informar a las
dependencias las Funcionario y/o
2 fechas de ejecución del Contratista Correo Electrónico 30 minutos
mantenimiento encargado.
preventivo.
Realizar
3 Funcionario y/o Mesa de ayuda N/A
mantenimiento X
Contratista
preventivo y registrar
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 8 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
inventario de equipos. encargado.
Verificar que se
efectúe el registro del
servicio en el software
Funcionario y/o
de la mesa de ayuda. Si
Contratista
4 el servicio no es Mesa de ayuda X 1 día
encargado de
adecuado continúa con
Infraestructura
la actividad No.5. De lo
contrario continua con
la actividad No. 6
Informar al
Funcionario y/o
responsable de la
Contratista
5 ejecución del servicio Correo electrónico 1 hora
encargado de
para que este se
Infraestructura
ejecute nuevamente.
Verificar las
condiciones de
Usuario
funcionamiento del
6 responsable del N/A X Inmediato
equipo y/o periférico al
equipo
que se le realizó
mantenimiento.
Soporte Oficina de
Diagnosticar y
7 Informática y/o Mesa de Ayuda N/A
solucionar el incidente.
contratista
Usuario
responsable del
equipo y del Hoja de vida
Firmar la aceptación
8 técnico de la soporte y Inmediato
del servicio.
empresa mantenimiento.
contratante o el
funcionario.

Solicitud de Garantías:
PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
Jefe Oficina
Recibir reporte del Informática 15 minutos
1 Mesa de Ayuda
incidente Funcionario
Dependencia
Realizar diagnóstico
Oficina de 2 días
2 para determinar la Mesa de ayuda
Informática
responsabilidad del
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 9 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

PUNTOS DE TIEMPOS DE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO ACTIVIDAD
CONTROL
contratista respecto a la
solución requerida
Oficio, correo
Trasladar requerimiento Oficina de electrónico, pagina 1 hora
3
al contratista Informática WEB,
Telefónicamente
Ejecutar las actividades Documento de
4 solicitadas en el Contratista Informe de servicio N.A.
requerimiento del contratista
Funcionario y Documento de
Verificar la ejecución del N.A.
5 Contratista informe de servicio X
correctivo solicitado.
asignado del contratista
Realizar ajustes a la
Funcionario y
solución previamente N.A.
6 Contratista N.A.
ejecutada si se requiere.
asignado
Se devuelve al paso 5
Acta recibo a
Funcionario y
Firmar acta de recibo a satisfacción o 1 hora
7 Contratista
satisfacción por garantía informe de servicio
asignado
del contratista
Cerrar caso en la mesa Oficina de 1 hora
8 Mesa de Ayuda
de ayuda Informática
Enviar en físico el acta
de recibo a satisfacción Oficina de Documento 40 minutos
9
por garantía para su Informática escaneado
digitalización
Archivar el acta de
recibo a satisfacción por
Secretaria oficina N/A
10 garantía en la carpeta Expediente
de Informática
del expediente del
Contrato.

7. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

02 06/03/2013 Actualización del Procedimiento


Actualización por ajuste actividades
Nuevo formato de Procedimiento, en Normatividad se
03 28/11/2014 remite al Normograma del Proceso. Adicionalmente se
hizo cambio de Condiciones generales pasó a ser Políticas
de Operación.
Se actualiza, versión y codificación para cumplimiento con
04 05/04/2018
el decreto 415.
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 10 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

8. ANEXO FLUJOGRAMA

Gestión de servicios en servidores:


Funcionario o contratista
Usuarios Especializados Líder técnico encargado de realizar el
trabajo.

INICIO

Realizar la solicitud por la mesa


de ayuda y adjuntar el formulario
diligenciado.
Autorizar la habilitación del
servicio

Validar la viabilidad de la
solicitud presentada

Informar a Solicitante la
viabilidad, el tiempo de
respuesta y el tiempo de
solución

Ejecutar el servicio

Registrar la solución dada.

Validar y solicitar recibo y


aceptación del resultado de la
asistencia técnica recibida.

Cerrar mesa de ayuda

FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 11 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Administración de usuarios con acceso a los servidores y appliances

Funcionarios o
Jefe inmediato y/o supervisor
Contratistas
del solicitante encargados

INICIO

Realizar la solicitud por la mesa


de ayuda y adjuntar el formulario
diligenciado
Realizar la creación,
modificación o bloqueo de
usuarios, perfiles y
reasignación de ser
necesario.

Registrar e informar vía


correo electrónico al usuario
el login y password de la
cuenta creada

Cerrar mesa de ayuda

FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 12 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Gestión de mantenimiento de Servidores (hardware y software), Canales de comunicación y Elementos


Activos de la Red
Usuarios especializados, Funcionarios o
Contratistas Jefe Oficina Informática
Proveedores, encargados

INICIO

Recibir solicitud de mantenimiento

Crear la mesa de ayuda y


diligenciar el formato

Programar y diligenciar el
Formato Gestión ventana de
mantenimiento si se requiere.

Aprobar solicitud
presentada

Informar a los usuarios la


programación de la
ventana de mantenimiento
Realizar y/o acompañar la
ejecución de la actividad, y
registrar el detalle de su
ejecución.

Verificar el funcionamiento de
la solución, mediante las
pruebas respectivas

En caso de ser necesario


realizar ajustes y validar
nuevamente con el usuario
solicitante

Cerrar ventana de
mantenimiento de ser
necesario y adjuntar el
formato totalmente
diligenciado.

Cerrar la mesa de ayuda

FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 13 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Soporte correctivo a equipos de cómputo:

Dependencia o usuario Funcionarios o


Contratistas
solicitante
encargados

INICIO

Enviar solicitud por la


mesa de ayuda

Atender la solicitud

Ejecutar las labores


pertinentes para la solución
del caso

Aprobar solicitud presentada

Verificar el correcto
funcionamiento.

Cerrar servicio de asistencia


técnica en la mesa de ayuda

FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 14 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Mantenimiento Preventivo de equipos de cómputo, impresoras y periféricos:

Funcionarios o Usuario Soporte Oficina de


Contratistas responsable del Informática y/o
encargados equipo contratista

INICIO

Programar la fecha de inicio


para la realización del
mantenimiento preventivo

Informar a las dependencias


las fechas de ejecución del
mantenimiento preventivo.

Realizar mantenimiento
preventivo y registrar
inventario de equipos

Verificar que se efectúe el


registro del servicio en el
software de la mesa de ayuda

Servicio
SI
adecuado?

NO

Informar al responsable de la
ejecución del servicio para Verificar las condiciones de
que este se ejecute funcionamiento del equipo y/o
nuevamente. periférico al que se le realizó
mantenimiento. Diagnosticar y solucionar el
incidente

Firmar la aceptación del


servicio

FIN
SOPORTE Y MANTENIMIENTO A HARDWARE, Código: E-GI-P011
SOFTWARE, REDES Y COMUNICACIONES Versión: 04
TIPO DEL PROCESO: ESTRATEGICOS Fecha de emisión: 05/04/2018
PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE
Página: 15 de 15
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Solicitud de Garantías:

Jefe Oficina Informática Oficina de Funcionario y


Contratista
Funcionario Dependencia Informática Contratista asignado

INICIO

Recibir reporte del


incidente
Realizar diagnóstico para
determinar la responsabilidad
del contratista respecto a la
solución requerida

Trasladar requerimiento al
contratista

Ejecutar las actividades


solicitadas en el
requerimiento

Verificar la ejecución del


correctivo solicitado.

Realizar ajustes a la
solución previamente
ejecutada si se requiere

Firmar acta de recibo a


satisfacción por garantía

Cerrar caso en la mesa de


ayuda

Enviar en físico el acta de


recibo a satisfacción por
garantía para su digitalización

Archivar el acta de recibo a


satisfacción por garantía en la
carpeta del expediente del
Contrato.

FIN

También podría gustarte