Lineamientos de para Caducidad

MEMORANDO
No.20202300071833
FECHA: 22/07/2020
DE: EDWIN GONZÁLEZ MORENO

Superintendente Delegado para el Control
PARA: MARÍA TERESA LAGOS BÁEZ

Coordinadora Grupo de Investigaciones Administrativas Preliminares
YUDY MARITZA VILLARRAGA GUARNIZO

Coordinadora Grupo de Sanciones
JHON DIEGO MOLINA MOLINA

Coordinador Grupo de Inspección
URL https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/SedeElectronica/
ASUNTO: LINEAMIENTOS DE PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCION

ADMINISTRATIVA EN LA DELEGADA PARA EL CONTROL
________________________________________________________________________
Identificador KyqK AYF1 6Ik4 0+OC E1Fb w3Pf 0D0=
Teniendo en cuenta la importancia del ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y

control que tiene a su cargo esta Delegada, así como los actos proyectados desde los
grupos que la conforman, a continuación se formalizan algunos lineamientos a tener en
cuenta:
1. Sobre la estructura, forma y contenido
 En el encabezado de los actos administrativos señalar la normatividad así:
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el

Decreto 2355 de 2006, el Decreto Ley 356 de 1994, la Ley 1437 de 2011 y,
 En todos los actos administrativos proyectados para decisión de fondo se deberá

señalar en su estructura y en orden cronológico las etapas que se han surtido a lo
largo del expediente y que son sustento de la decisión, refiriendo de forma sucinta
los apartes relevantes.
En el grupo de inspección: en el auto de archivo se deberá señalar:
Que mediante radicado No. (Número y fecha) el señor (nombre completo) in-
terpuso queja donde manifiesta las irregularidades en los siguientes térmi-
nos:
“(…) (apartes relevantes) (…)”.
Que con auto comisorio No. (número y fecha), el Superintendente Delegado

para el Control ordenó la práctica de una visita de inspección al servicio de
vigilancia denominado (razón social) ubicado en la (dirección) de la ciudad
de (nombre de la ciudad y departamento) “para verificar la prestación de los
FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE

Tramitado y Proyectado por MARY ALEXANDRA DUARTE DIAZ
Revisado para firma por
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos
para la firma.
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SISTEMA GESTIÓN DE
DE LA
LA CALIDAD
CALIDAD Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Código:FOR-GD-330-010
Código: FOR-GD-330-010 Centro de Información al Ciudadano: Calle 24ª No. 59 – 42 Torre 4 Piso 3
Fecha
Fechaaprobación: 19/01/2019
aprobación: 26/12/2016 Sede Administrativa: Avenida Calle 26 # 57-41 Torre 8 - Piso 11
Versión:
Versión: 13
11 PBX: (571) 3078038 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 119703
www.supervigilancia.gov.co
MEMORANDO
No.20202300071833
servicios de vigilancia y seguridad privada conforme a las normas legales re-

glamentarias de la materia.
Que la visita de inspección ordenada a la empresa se realizó el (dd/mm/aaaa),

siendo atendida por el señor (nombre completo), identificado con la cédula de
ciudadanía No. (número) en calidad de (apoderado, administrador, etc) de la
(razón social si aplica), tal como consta en el Acta de Visita de Inspección
No. (número) de la misma fecha.
Que en la relacionada acta, firmada en señal de conocimiento y aceptación

por el señor (nombre completo), se dejó constancia de lo siguiente:
“(citar apartes relevantes (…)”.
Que con informe ejecutivo (número) de (fecha), el funcionario comisionado

para la realización de la visita de inspección plasmó los siguientes hallazgos:
“(citar los hallazgos)”.

Que una vez analizados por el profesional y el coordinador del Grupo de

(nombre del grupo) los elementos materiales probatorios obrantes en el
expediente y determinar (decisión a tomar de acuerdo a cada caso),

recomiendan al Superintendente Delegado para el Control el (tipo de decisión
a tomar) del citado expediente.
En el grupo de inspección: en el auto de comisorio que ordena las visitas de

inspección adicionalmente señalará:
En el auto comisorio que ordena la visita inspectiva de que se trate se incluirá

la causa que origina la visita: radicado de la queja, número del memorando
que la origina, plan anual de visitas, entre otras, sin explicitar la identidad del
quejoso; con el fin de contar con la trazabilidad de la solicitud de la misma.
En caso que la visita ordenada mediante auto comisorio no sea atendida y
posteriormente se disponga la realización de una nueva se dejará
constancia de dicha situación en el auto comisorio que así lo disponga.
En los expedientes del grupo de inspección tanto el acta de visita como el

informe ejecutivo derivado de la visita inspectiva deberá estar firmado por
quienes intervienen en los mismos y estar disponible en el aplicativo de
ESIGNA para su consulta, en caso de no cumplir con estas condiciones
anotadas será devuelto al grupo para el ajuste respectivo. Ahora bien, en
aquellos casos en los cuales es imposible obtener a la fecha, la firma de los
informes por quienes los proyectaron, será elaborado un memorando por
parte del coordinador, se asociará a los respectivos expedientes y se hará
mención del mismo (su número y fecha) en la parte considerativa del acto
administrativo.
 Incluir en los actos administrativos que deciden de fondo un párrafo que antecede
al resuelve en los siguientes términos:

para la firma.
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Que una vez analizados por el profesional y el coordinador del Grupo de

(nombre del grupo) los elementos materiales probatorios obrantes en el
expediente y determinar (decisión a tomar de acuerdo a cada caso),
recomiendan al Superintendente Delegado para el Control el (tipo de
decisión a tomar) del citado expediente.
 En la parte considerativa del acto administrativo que declara la caducidad se incluirá

un párrafo en los siguientes términos:
Que el sustanciador del expediente y el coordinador del Grupo de (nombre

del grupo) de la Delegatura para el Control, realizaron una revisión minu-
ciosa de cada uno de las actuaciones que se relacionan a continuación, evi-
denciando que han trascurrido más de tres (3) años desde la ocurrencia de
los hechos, conductas u omisiones que las originaron, sin que se haya pro-
ferido y notificado la decisión de fondo, tal y como se evidencia a continua-
ción:
 En la parte resolutiva del acto administrativo por cada expediente sobre el que de-
clare la caducidad se incluirá un artículo que así lo decida, en los siguientes térmi-
nos:
ARTÍCULO PRIMERO. - Declarar la caducidad de la facultad sancionatoria

de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y en consecuencia
ordenar el archivo definitivo del expediente No. (número) con radicado No
(número y fecha), del servicio denominado (razón social), de conformidad
con lo expuesto en la parte motiva del presente acto administrativo.
 Se reitera que las resoluciones que decreten la caducidad de la facultad

sancionatoria deben hacerse de forma individual.
 De conformidad con el concepto No.20201300056553 del 2 de junio 2020, expedido

por la Oficina Jurídica de esta Superintendencia es necesario que en la parte
resolutiva de los autos de archivo expedidos en la etapa preliminar en artículos
aparte: i) Que no se concederá recurso alguno, y ii) Que se comunicará al quejoso
cuando lo hubiere.
 Cuando se considere luego una averiguación preliminar que deba darse inicio a un
proceso sancionatorio, las actuaciones correspondientes deberán remitirse al Grupo
de Sanciones junto con la comunicación del artículo 47 del CPACA, previa
identificación del investigado.
 En los procesos sancionatorios que se adelanten a servicios no autorizados donde

se generen dos expedientes, por aplicación del artículo 75 y otro en virtud del
artículo 91 del Decreto ley 356 de 1994, se incluirá en la parte resolutiva del acto
administrativo que impone la medida cautelar el siguiente artículo:
ARTÍCULO (incluir número): Una vez en firme este acto administrativo, se

remitirá copia informativa desde Secretaría General a la Cámara de
Comercio; a la coordinación del Grupo de Sanciones para la aplicación del
artículo 91 del Decreto 356 de 1994 y a la coordinación del Grupo de
Inspección para la visita de verificación respectiva.

para la firma.
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 En aquellos casos que no se genere una actuación por el artículo 91 del Decreto ley
356 de 1994 (contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada con
empresa prestador sin licencia de funcionamiento de esta Superintendencia) el
artículo a incluirse será el siguiente:
ARTÍCULO (incluir número): Una vez en firme este acto administrativo,

se remitirá copia informativa desde la Secretaría General a la Cámara de
Comercio y a la coordinación del Grupo de Inspección para la visita de
verificación respectiva.
 Cuando un documento ha sido realizado por fuera del expediente principal (/RESO,
/OFI, /AUTO, /MEMO, /GEN) debe ser asociado por parte del sustanciador con el
fin de facilitar la identificación de las actuaciones surtidas dentro de los expedientes
e identificar la etapa procesal en la que se encuentra.
 Los expedientes o actuaciones creadas en el gestor documental deben estar mar-

cadas o identificadas en el ASUNTO, de la siguiente manera (letra mayúscula) aso-

ciando todos y cada uno de los documentos que se generen en el expediente, de
la siguiente manera:
EN EL GRUPO DE SANCIONES:
PROCESO SANCIONATORIO ACTUACIÓN es decir (AUTO DE PRUE-

BAS, AUTO DE ARCHIVO, AUTO DE TRASLADO DE ALEGATOS, RE-
SOLUCIÓN SANCIONATORIA, RESOLUCIÓN DE DESESTIMACIÓN
DE CARGOS, RESOLUCIÓN DE APERTURA DE PROCESO SANCIO-
NATORIO, RESOLUCIÓN DE CADUCIDAD, RESOLUCIÓN QUE RE-
SUELVE RECURSO DE REPOSICIÓN, RESOLUCIÓN QUE RE-
SUELVE REVOCATORIA DIRECTA, RESOLUCIÓN DE IMPOSICIÓN
DE MEDIDA CAUTELAR, MEMORANDO DE PRUEBAS, OFICIO DE
PRUEBAS, COMUNICADO DEL ART. 47 DEL CPACA)
No. EXPEDIENTE
RAZÓN SOCIAL DEL SUJETO PROCESADO
NIT (seguidos sin puntos o comas)
EN EL GRUPO DE INSPECCIÓN:
No. AUTO COMISORIO: (número y fecha)

No. EXPEDIENTE:
EN EL GRUPO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS PRELIMI-

NARES:
No. PQRS: (número y fecha)

No. EXPEDIENTE: (radicado de la queja)
para la firma.
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2. Sobre aspectos generales
 Debe verificarse el estado de la notificación de las actuaciones que anteceden, toda

vez que inciden en el tipo de acto administrativo a proyectar por el instructor del
expediente sancionatorio. Aunado a lo anterior, en caso de advertirse demoras que
excedan los términos legales en la notificación debe ser reportado al coordinador
del grupo de atención al usuario y al coordinador del grupo al que se encuentre
vinculado en aras de advertir tal situación y promover los correctivos que en todo
caso procuran el respeto por el debido proceso y el derecho de defensa del
investigado.
 En los actos administrativos que se remitan al Despacho del Delegado para el

Control se deberá posicionar la firma en el gestor documental de tal forma que no

se transponga con el contenido del acto administrativo y la firma que se le imponga
no genere hojas adicionales en blanco.
 No es necesario que en los actos administrativos de esta Delegada se incluya la

dirección a notificar, pues se acordó con la Secretaría General que en tal
dependencia se hará la consulta pertinente, a efectos de evitar reprocesos por
errores involuntarios.
 Cada coordinador con su equipo de trabajo deberá priorizar la sustanciación de los

actos administrativos y adelantar las actuaciones administrativa pertinentes de
acuerdo con la fecha de los hechos, el orden de radicación de las quejas y procurar
que en lo posible no opere el fenómeno de la caducidad de la acción sancionatoria,
la pérdida de la competencia, silencio administrativo positivo, entre otros fenómenos
jurídicos generados por la inacción o demora en resolver los asuntos de
conocimiento.
 Es responsabilidad de cada grupo de trabajo mantener actualizada la base de datos

con la información generada y coordinar con el grupo de gestión documental la
permanente actualización del expediente, en procura de su disponibilidad para
consulta de los interesados en el marco de la Ley General de Archivos – Ley 594 de
2000 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo – Ley 1437 de 2011.
Cordialmente,
Firmado digitalmente: EDWIN GONZALEZ MORENO
SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL SECTOR DEFENSA GRADO 23
EDWIN GONZÁLEZ MORENO

Superintendente Delegado para el Control
para la firma.
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DE: EDWIN GONZÁLEZ MORENO

PARA: MARÍA TERESA LAGOS BÁEZ

YUDY MARITZA VILLARRAGA GUARNIZO

JHON DIEGO MOLINA MOLINA

ASUNTO: LINEAMIENTOS DE PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCION

Teniendo en cuenta la importancia del ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y

1. Sobre la estructura, forma y contenido

 En el encabezado de los actos administrativos señalar la normatividad así:

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el

 En todos los actos administrativos proyectados para decisión de fondo se deberá

En el grupo de inspección: en el auto de archivo se deberá señalar:

“(…) (apartes relevantes) (…)”.

Que con auto comisorio No. (número y fecha), el Superintendente Delegado

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE

servicios de vigilancia y seguridad privada conforme a las normas legales re-

Que la visita de inspección ordenada a la empresa se realizó el (dd/mm/aaaa),

Que en la relacionada acta, firmada en señal de conocimiento y aceptación

“(citar apartes relevantes (…)”.

Que con informe ejecutivo (número) de (fecha), el funcionario comisionado

“(citar los hallazgos)”.

Que una vez analizados por el profesional y el coordinador del Grupo de

expediente y determinar (decisión a tomar de acuerdo a cada caso),

En el grupo de inspección: en el auto de comisorio que ordena las visitas de

En el auto comisorio que ordena la visita inspectiva de que se trate se incluirá

En los expedientes del grupo de inspección tanto el acta de visita como el

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE

Que una vez analizados por el profesional y el coordinador del Grupo de

 En la parte considerativa del acto administrativo que declara la caducidad se incluirá

Que el sustanciador del expediente y el coordinador del Grupo de (nombre

ARTÍCULO PRIMERO. - Declarar la caducidad de la facultad sancionatoria

 Se reitera que las resoluciones que decreten la caducidad de la facultad

 De conformidad con el concepto No.20201300056553 del 2 de junio 2020, expedido

 En los procesos sancionatorios que se adelanten a servicios no autorizados donde

ARTÍCULO (incluir número): Una vez en firme este acto administrativo, se

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE

ARTÍCULO (incluir número): Una vez en firme este acto administrativo,

 Los expedientes o actuaciones creadas en el gestor documental deben estar mar-

cadas o identificadas en el ASUNTO, de la siguiente manera (letra mayúscula) aso-

PROCESO SANCIONATORIO ACTUACIÓN es decir (AUTO DE PRUE-

No. AUTO COMISORIO: (número y fecha)

EN EL GRUPO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS PRELIMI-

No. PQRS: (número y fecha)

2. Sobre aspectos generales

 Debe verificarse el estado de la notificación de las actuaciones que anteceden, toda

 En los actos administrativos que se remitan al Despacho del Delegado para el

Control se deberá posicionar la firma en el gestor documental de tal forma que no

 No es necesario que en los actos administrativos de esta Delegada se incluya la

 Cada coordinador con su equipo de trabajo deberá priorizar la sustanciación de los

 Es responsabilidad de cada grupo de trabajo mantener actualizada la base de datos

Firmado digitalmente: EDWIN GONZALEZ MORENO

SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL SECTOR DEFENSA GRADO 23

EDWIN GONZÁLEZ MORENO

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