Tema 1: La organizació n en la empresa.

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1. La empresa: elementos y tipos

Empresa: es una entidad formada por un grupo de personas y bienes materiales y

financieros cuyo objetivo es producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad
y obtener a cambio beneficios.

El catedrático Eduardo Campos, define una organización como “el conjunto de personas
con los mediso necesarios y adecuados que se relacionana entre si y funcionan para
alcanzar una finalidad determinada, tanto lucrativa como no lucrativa.”

La empresa es una organización de naturaleza económica, lucrativa. Pero la empresa

pretende dar un servicio a la sociedad en la que desarrolla sus actividades. La empresa
cubre los siguientes fines:

- Social: porque produce los bienes y los servicios que se necesitan en la sociedad.
- Económico: porque se obtienen beneficios.

Las empresas organizan su estrucutra, sus medios, su actividad y sus funciones para
conseguir estos objetivos básicos.

Algunos objetivos generales para las empresas pueden ser los siguientes:

- Obtener la máxima producción o al máximo beneficio.

- Mantener la estabilidad de los trabajadores y de la empresa.
- Recuperación de patrimonio.
- Cuidar el medio ambiente.

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1.1 Elementos y funciones empresariales

La empresa, persigue unos objetivos, y para lograrlos necesita contar con una serie de
elementos que le permitan desarrollar su actividad. Estos elementos son los siguientes:

- El entorno: se constituye tanto con las personas como con las instituciones u
organismos públicos con los que la empresa necesita tener alguna relación.
- La organización: de los elementos personales y materiales debe estar
determinada por quién ostenta la responsabilidad de dirección en la empresa.
- El capital: valores inmateriales que son el fondo de comercia, las patentes o las
aplicaciones informáticas. Los elementos de cirsulante se caracterizan por un
periodo de permanencia mas corto como las existencias y la tesorería, y los
elementos patrimoniales tangibles que se caracterizan por su largo tiempo de
permanencia en la empresa, como la maquinaria, los edificios e isntalaciones,
etc.
- El factor humano: en ocasiones las figuras del empresario y el capitalista o
propietario pueden coincidir en la misma persona. El empresario es la persona
que debe tomas todas las decisiones que son necesarias para lllecar a cabo la
catividad empresarial. Es el responsable de ella y asume los riesgos que puedan
derivarse de sus decisiones. Los empleados que son las personas que aportan a la
empresa su trabajo a cambio de una remuneración.

La persona que ostenta la dirección de la empresa debe combinar los factores humanos
y materiales de la empresa de la mejor manera posible para conseguir sus objetivos
teniendo en cuenta un entorno cambiante. Para llevar a cabo la función de direcciont
endra que llevar a cabo las siguientes funciones:

- Planificar: consiste en fijar unos objetivos y marcar estrategias para conseguirlos

y definir las políticas de la empresa siempre con la itnencion de conseguir lso
fines de esta.
- Organizar: ordenar los medios materiales y humanos para conseguir los
objetivos. Esta función consiste en diseñar una estructura en la que se queden
definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forme parte de
la empresa, asi como su responsabilidad y autoridad dentre de ella. Tienen como
objetivo ordenar el conjunto de relaciones existentes entre las diversas tareas y
entre todas las áreas funcionales de la empresa.
- Gestionar: hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten
de forma eficaz y conseguir que todo el personal realice su cometido y que
realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos.
- Controlar: comporbar que lso datos reales se correspandan con las previsiones,
para asi efectuar ls posibles correciones de las desviaciones antes de que se
produzcan consecuencias negativas.

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Los palenes son el intrumento necesario para lelvar a cabo la función de
planificación. Podemos diferenciar entre:

- Metas o fines: las metas o fines de la empresa son el punto de partida de l

aplanificacion. Por ejemplo, incrementar la producción o las ventas.
- Objetivos: los objetivos principales o de primer orden son aquellos que tienen
carácter general y que involucran a toda la empresa.
- Subobjetivos: se referen a aspectos mas específicos que afectan a áreas concretas
de la organización.

Las instituciones publicas y las ONG son organizaciones sina niño de lucro y sus fines
pueden ser sociales o de servicio a los ciudadanos.

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1.2 Clasificación de las empresas

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2. La organización interna de la actividad empresarial

La organización de la empresa tiene por objeto estructurar sus recursos y crear

relaciones entre los elementos de la empresa, asignando funciones y responsabilidades
para lograr los objetivos propuestos.
En una empresa, la estructura es la forma en que están dispuestos sus elementos. La
estructura organizativa de la empresa suele ser definida por el empresario, por lo que al
grupo humano que compone la empresa le suele venir impuesta.

2.1 Principios de organización empresarial

La estructura de una organizacione empresarial esta condicionada por una serie de
principios organizativos. Los mas importantes son:

 La división del trabajo:  consiste en convertir un proceso complejo en tareas

individuales más pequeñas.
 La especialización: es una consecuencia de la división del trabajo. Al dividir el
trabajo, cada persona se especializa en un tipo de tareas, lo que genera mayor
productividad y eficiencia.
 La autoridad:  es el poder que se ejerce para que una persona pueda mandar
sobre otra o sobre un grupo de personas.
 La jerarquía: es la línea de la autoridad en toda la empresa. Esta línea de
autoridad crea distintos niveles jerárquicos en los que se realiza y controla el trabajo.
 La participación: es el grado de compromiso que los trabajadores tienen en su
trabajo habitual.
 La motivación: es una actitud personal que eleva el compromiso de los
trabajadores con la empresa y que, en consecuencia, puede influir en su
productividad. Para ello, el trabajador tiene que sentirse a gusto trabajando en la
empresa y tiene que sentirse parte fundamental de ella.
A la hora de planear la organización en una empresa, generalmente hay que tener en
cuenta aspectos como la división del trabajo dentro de la empresa, la especialización que
se necesita, las distintas áreas, las relaciones de jerarquía, etc

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2.2 Tipos de organización
Las empresas establecen una organización formal, que es una estructura intencional,
donde ajustan con exactitud cada uno de los elementos que forman parte de ella. La
organización formal define los límites de las actividades de cada individuo, es decir, es
decir, fija la responsabilidad, la autoridad y el área de actuación de cada individuo para
que no haya interferencias con el resto de los componentes de la empresa.
Organización formal: es la diseñada por los responsables de la organización para
conseguir los objetivos propuestos. Muestra la estructura oficial definida para la toma
de decisiones, la comunicación y el control.
La organización informal surge cuando las personas que trabajan en la empresa se
relacionan de manera espontánea. Entre los empleados surgen relaciones personales que
influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control.
Organización informal: es una red de relaciones personales y sociales no establecidas
por la organización formal, sino que surgen espontáneamente cuando las personas se
asocian entre sí.
La organización informal nace por los intereses comunes de los grupos informales que
se forman dentro de la empresa. Las personas se relacionan socialmente, asumen ciertos
roles dentro del grupo y crean canales informales de comunicación.

2.3 Las áreas funcionales de la empresa

En las empresas hay una gran diversidad de funciones diferentes que realizar y todas
ellas a la vez convergen hacia el objetivo de conseguir la supervivencia de la empresa y
la obtención de beneficios.
Entendemos por área funcional cada una de las diferentes funciones que realiza la
empresa en el desarrollo de su actividad y que son necesarias para que esta consiga sus
objetivos últimos.
Cada una de estas áreas tiene un cometido específico en la organización, pero, dado que
sus objetivos son comunes, deben estar perfectamente organizadas y coordinadas por la
dirección de la empresa para aumentar la competitividad y los resultados empresariales.
Las principales áreas funcionales de las empresas son:

 Área de aprovisionamiento y producción: Se encarga de suministrar materias

primas en la forma más ventajosa posible para la empresa y de controlar todo el
proceso de transformación de estas materias en productos finales.
 Área financiera:  Se ocupa de la obtención y gestión de los recursos financieros
que necesita la empresa y de la realización de inversiones.
 Área administrativa: Se ocupa de la gestión de todos los documentos
administrativos, contables, legales, etc.
 Área comercial: Se encarga tanto del estudio de las necesidades del mercado
como de introducir y vender el producto o servicio.
 Área de personal: Se encarga de todos los aspectos relacionados con los
recursos humanos disponibles, favoreciendo la motivación y evitando los conflictos
laborales.

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2.4 Organización y departamentalización

La mayoría de las estructuras organizativas de las empresas se basa en la existencia de
departamentos, que pueden ser creados atendiendo a diferentes criterios:
 Funcional: según las funciones que vayan a realizar.
 Territorial: según las áreas geográficas en las que actúa la empresa.
 Por productos o servicios: según los productos o servicios que ofrece la empresa.
 Por procesos de producción: según los distintos procesos de producción de la
empresa.
La división del trabajo en áreas o funciones asigna a cada trabajador una tarea
determinada, con lo que se consigue una especialización. El criterio más utilizado para
establecer los departamentos de la empresa es el funcional, donde cada función se
desarrolla por un determinado órgano o unidad de gestión. La determinación de estos
órganos o unidades (departamentos) definirá la estructura orgánica de la empresa.
La departamentalización consiste en organizar la estructura formal de la empresa por
departamentos y puestos de trabajo, así como las relaciones entre ellos.
Si analizamos la actividad de la empresa, se pueden distinguir las siguientes funciones y
departamentos:
Función Se encarga de… Departamento
Compras, análisis de ofertas, selección de
Compras proveedores, almacenamiento (de materias primas y Aprovisionamiento
productos).
Producción Transformación, fabricación, prestación de servicios. Producción
Ventas, estudio de mercados, estrategias de ventas,
Ventas comisiones a vendedores, publicidad, atención a Comercialización
clientes.
Inversión y financiación, administración y gestión de
Financiación cobros, pagos, cuentas bancarias, préstamos y Financiación
deudores.
Recursos Selección, contratación y formación del personal, Recursos humanos o de
humanos retribuciones, becas y ayudas. personal
Documentación, registros, contabilidad, realización
Administración Administración
de cálculos, informes, propuestas de objetivos.
Jurídico-legal Revisión de cláusulas de contratos, asesoría legal. Staff jurídico (abogados)
Diseño de producto, investigación de nuevos
Diseño Técnico
materiales y aspectos técnicos de los productos.
Seguridad e higiene en el trabajo, control del
Sanitaria Servicio médico (staff)
absentismo laboral y bajas médicas.

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2.5 Descripción de organigramas elementales
Ninguna organización funciona por sí sola, sino que necesita, para cumplir sus
objetivos, de unos principios de autoridad y jerarquía que planifiquen y controlen sus
funciones, además de los de división del trabajo y especialización.
Esta estructura de autoridad y las obligaciones de ejecución y responsabilidad de cada
nivel se representan por medio de unos modelos de organización que reciben el nombre
de organigramas.

Los planteamientos actuales de organización empresarial tratan de adaptarse a la

realidad de los tiempos y por ello surgen los modelos de organización mas complejos.
El divisional introduce el concepto de división como una cuasi empresa son sus propios
objetivos, departamentos y medios, y el modelo de organización colegial o de dirección
plural, nace de la necesidad de trabajar en grupo y de tomar decisiones colegiadamente.

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3. La función directiva

Dentro de la empresa podemos distuinguri tres niveles de decisión o de dirección:

- Alta dirección: altos cargos de la empresa que planifican a largo plazo por lo
que sus decsioenes afetan a la totalidad de la empresa y supervisan el
funcionamiento global de la empresa.
- Nivel intermedio: jefes de departamento que se encargan de ejecutar y controlar
la planificación general y realizan planes mas complejos.
- Nivel de gestión: jefes de sección, equipo, etc, son los que asignan las tareas
mas concretas a lso trabajadores, y ejecutan y controlan todos los
procedimeintos que se han de seguir.

3.1 Estilos de dirección o de liderazgo

En cualquier empresa siempre hay personas que sobresalen del resto: los líderes.
Líderes pueden ser el director general de la empresa, el responsable de recursos
humanos, un directivo intermedio con unas dotes de liderazgo que lo diferencian del
resto, etc. El liderazgo no entiende de rango dentro de la empresa, sino del buen hacer,
del cumplimiento de objetivos marcados y de una personalidad que hace que el resto de
personas le sigan.
El liderazgo es la capacidad que poseen ciertos individuos para influir sobre los demás
con el fin de que realicen voluntariamente determinadas acciones.
El líder tiene la misión de motivar a los individuos para que se unan al grupo, para que
se identifiquen con unos objetivos y para que trabajen en equipo para conseguirlos.
Las cualidades y capacidades básicas que debe tener un líder son las siguientes:

Fig. 1.10. Cualidades y capacidades de un líder.

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Teniendo en cuenta estas cualidades y capacidades necesarias, el líder perfecto no
existe. En función de las capacidades y cualidades que se posean y cómo se utilicen
podemos distinguir distintos estilos de dirección. Vamos a destacar tres:
 Estilo autoritario: el directivo decide y ordena sin consultar con sus
subordinados. Los empleados se limitan a obedecer. El grado de autoridad es muy
elevado.
 Estilo participativo: los subordinados participan de forma cooperativa en las
decisiones. El directivo mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad de sus
empleados.
 Estilo permisivo: los empleados realizan libremente su trabajo, tomando sus
propias decisiones, dentro de unos límites definidos por el directivo. El grado de
autoridad es bajo.
Han surgido numerosas teorías acerca de los estilos de liderazgo, siendo la de Douglas
McGregor una de las que más repercusión han tenido.
Según esta teoría sobre los estilos de dirección, la actitud que los directivos mantienen
hacia los empleados depende del modo en que los ven. De acuerdo con McGregor, unos
líderes se basan en su actuación en lo que él denomina teoría X, mientras que otros
adoptan la teoría Y.
En definitiva, el modo en que el directivo ve a sus empleados condiciona su propia
conducta hacia ellos, y esa actitud influye en el comportamiento de los empleados.
La teoría Z surgió de la cultura japonesa.
El éxito económico japonés atrajo mucho la atención sobre estas ideas, que se resumen
en la figura siguiente:

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4. La información en la actividad empresarial

Dentro de la empresa, la información es un elemento de vital importancia para la toma
de decisiones. Es un recurso muy valioso. Poder contar con la información que
necesitamos en el momento justo y poder utilizarla de muchas formas distintas puede
suponer una gran ventaja competitiva.
Para que cada miembro de la empresa realice sus tareas adecuadamente, se tiene que
establecer un sistema de información que ordene los flujos de información, datos y
mensajes que quiere que circulen por el sistema.
Un sistema de información es el método de gestión de la información que, mediante la
colaboración entre personas, tecnologías y procedimientos, sirve para apoyar en la toma
de decisiones.
El sistema de información de una empresa se compone de tres elementos:
Usuarios   Son las personas que reciben y comunican la información.
Son los datos estructurados de manera que tengan un significado
Información  
para los usuarios.
Son los medios técnicos utilizados para almacenar, procesar y
comunicar la información. Podemos distinguir entre los equipos
Soportes  
(hardware) y los programas de tratamiento de la información
(software).
Los sistemas de información de las empresas se encargan específicamente de:
- Proporcionar, facilitar y ejecutar automáticamente procesos de información
repetitivos que se realizaban manualmente.
- Dar información y datos para ayudar a la toma de decisiones.
- Facilitar relaciones recíprocas entre los usuarios.
Dentro de la empresa, la función de la comunicación es la de intercambiar información
entre sus miembros. Así pues, podemos considerar la estructura de organización de una
empresa como un diseño de flujos de información y relaciones dentro del grupo de seres
humanos.
En la organización formal de la empresa, los niveles superiores necesitan transmitir las
órdenes a los niveles inferiores, y así captar la información necesaria para la toma de
decisiones y ordenar los recursos de la organización.
El flujo de la información entre los distintos departamentos de la empresa debe ser lo
más fluido y eficaz posible para conseguir que los procesos se realicen adecuadamente.
Los factores que condicionan las relaciones entre los distintos departamentos son:
- La definición de las responsabilidades.
- El nivel de interdependencia.
- La armonización de los objetivos.
La comunicación efectiva en las organizaciones es fundamental para que las decisiones
e instrucciones de trabajo sean comprendidas de forma correcta por quienes las han de
ejecutar. Pero también es un elemento clave en la motivación y satisfacción de los
miembros de la empresa.

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4.1 La protección de la información
Todas las empresas disponen de información valiosa que deben proteger y a la que no
conviene que cualquiera pueda acceder. Información de índole comercial, como datos
de clientes o proveedores, o referente a un proceso de fabricación exclusivo, puede
interesar a la competencia y debe ser protegida.
La información confidencial es aquella que se quiere proteger y a la que solo deben
tener acceso algunas personas autorizadas.
Para que la información mantenga su valor y no pierda su carácter confidencial, es
fundamental que la empresa tenga establecidas normas internas para su protección.
La protección de la información confidencial pasa por restrigir la información
únicamente al personal que deba conocerla. El caso más común de pérdida de
información confidencial de una empresa se da cuando los empleados que manejan
información de ese tipo cambian de empleo a otra empresa del mismo sector. Para evitar
este tipo de prácticas, los contratos de trabajo pueden añadir cláusulas de
confidencialidad.
Cuando las empresas tienen necesidad de compartir información confidencial con otras
empresas, pero no quieren que esta información secreta se propague y llegue a oídos de
la competencia, suele firmarse un acuerdo de confidencialidad o de no divulgación.

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5. La comunicación en la actividad empresarial

Es habitual confundir comunicación con información, porque son dos conceptos
interconectados que no son fáciles de distinguir.

Mientras que la información es la acción y efecto de dar a alguien una noticia o

informe, la comunicación es un proceso en el que dos o más personas se relacionan con
el fin de transmitir, compartir o intercambiar información.
La comunicación actúa tanto en la dirección de ida como de vuelta: una persona emite
un mensaje y otra lo recibe, lo hace suyo y reacciona transmitiendo al emisor inicial la
respuesta. En cambio, la información actúa en una única dirección; por ejemplo, cuando
vemos un anuncio en televisión o leemos un libro o un periódico.
Las personas que forman parte de una empresa (empleados, propietarios, directivos...)
deben estar en continua comunicación para poder contrastar ideas, opiniones, tomar
decisiones, etc.
La comunicación interna es la que se produce entre los departamentos y entre los
miembros de la propia estructura organizativa de la empresa.
La comunicación externa de la empresa es la comunicación con el público objetivo,
con los intermediarios y con los prescriptores de los productos.

El objetivo principal de la comunicación interna es conseguir una buena relación y

motivación entre los miembros de la empresa durante su actividad profesional, así como
conseguir que durante su actividad profesional exista una buena relación y colaboración
entre ellos.
La comunicación interna de la empresa se desarrolla a través de canales
formales/oficiales y canales informales:
- Los canales formales u oficiales son los que están establecidos formalmente por
la política de comunicación de la empresa y se desarrollan de acuerdo con unas
normas y organigramas previstos.
- Los canales informales son aquellos a través de los que circula la información
entre las personas y departamentos, de manera informal.

La diferencia fundamental entre información y comunicación está en la respuesta del

interlocutor (feedback); mientras que la información no precisa feedback, la
comunicación, para poder seguir estableciéndose, sí.

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5.1 Los rumores en la empresa
Cuando una información es rigurosa y puede probarse es positiva, tanto para quien la da
como para quien la recibe. Pero si ese fundamento demostrable y riguroso no existe, se
convierte en un rumor, que dentro de la empresa puede resultar nocivo si no se ataja a
tiempo.
Los rumores son especulaciones que se intentan dar por ciertas y que se transmiten de
persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan datos para comprobar
su veracidad.
Las causas por las que surge un rumor pueden ser de tipo empresarial o personal.
Los rumores pueden deberse a que una empresa esté atravesando una época de cambios,
como fusiones, traslados, etc. En estas circunstancias es mucho más fácil que un rumor
prospere si la organización no ofrece a sus empleados una información clara y
transparente.
Cuando las causas del rumor son de tipo personal suelen surgir en la cafetería, el
comedor o cualquier lugar de uso común, sin necesidad de que la empresa esté pasando
por ninguna circunstancia anormal.
Aunque es imposible evitar totalmente los rumores, se pueden prevenir y disminuir su
difusión en gran parte. Para ello es imprescindible analizar las causas del rumor y llevar
a cabo acciones en función de ellas.

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6. La comunicación externa e imagen corporativa

La comunicación externa tiene como objetivo principal crear una buena imagen
corporativa de la empresa y dar a conocer los productos a sus clientes. Para que la
empresa consiga estos y otros objetivos marcados, debe organizar un plan de
comunicación coordinando estas actividades.
Esta comunicación se lleva a cabo a través de las siguientes actividades:
 Publicidad: es la comunicación a través de medios masivos (televisión, radio,
prensa, etc).
 Relaciones públicas: es el conjunto de actividades de comunicación que una
empresa realiza para crear una actitud positiva hacia sí misma y sus productos.
 Venta personal: consiste en la comunicación cara a cara con el cliente,
mediante las técnicas de comunicación personal, para provocar en ellos el deseo de
compra.
 Marketing directo: es la propuesta de venta de un producto a través de correo,
teléfono o Internet.
 Promoción de ventas: son actividades que pretenden estimular las ventas a
corto plazo mediante un incentivo económico (mayor cantidad de producto al mismo
precio, regalos, descuentos, etc.).

6.1 La imagen y la cultura corporativa de la empresa

Los responsables de la empresa deben saber conjugar la comunicación y el resto de
elementos de marketing de manera efectiva para generar, dentro y fuera de la empresa,
una identidad, cultura e imagen corporativa.
La imagen corporativa de una empresa es la concepción psicológica que tenemos de
una entidad en concreto; es decir, si una empresa nos parece buena, mala, si tiene una
correcta atención al cliente o si nos desesperamos cada vez que llamamos para pedir una
cita, etc.
En la actualidad, la imagen que transmite una empresa es uno de los factores
fundamentales en las decisiones de sus clientes, proveedores, entidades financieras, etc.
Es un elemento diferenciador de la competencia y que, por lo tanto, permite que la
empresa se posicione en la mente de los clientes y agentes externos.
La imagen de la empresa o imagen corporativa se refiere a cómo se percibe la empresa
desde el exterior.

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La imagen corporativa se define como la actitud que muestra la empresa conforme a
los valores que pretende representar. Para lograr la imagen corporativa es
necesario combinar dos conceptos:
Actitud de los componentes de la entidad + Identidad visual = Imagen corporativa

La creación de una imagen corporativa es una labor fundamentalmente de los expertos

en relaciones públicas, utilizando campañas de comunicación, páginas web, redes
sociales y otras formas de promoción. La imagen corporativa se diseña para que la
empresa resulte atractiva al público y facilite las ventas del producto.
La imagen corporativa debe estar de acuerdo con el posicionamiento del producto de la
empresa y de la marca. Cualquier incongruencia entre la imagen corporativa y la
posición del producto provocará una reducción de la rentabilidad.
La cultura corporativa de una empresa es la suma de los valores, costumbres,
tradiciones y significados que hacen única a la empresa. La cultura corporativa refleja la
visión de los fundadores de la compañía, sus valores, sus normas éticas y su estilo de
dirección.
Aunque desde los niveles más altos de la dirección de la empresa se intente inculcar la
cultura corporativa y las normas de comportamiento, hay que tener en cuenta que
también puede haber una cultura interna dentro de los empleados. Los departamentos,
secciones y equipos de trabajo dentro de la empresa tienen sus propias peculiaridades de
comportamiento e interacciones que afectan a todo el sistema.

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