EVALUACIÓN INICIAL SG-SST

Realizado por:

Fecha de realización
Nombre de la empresa
Nit de la empresa
Ciudad

Departamento de ubicación

Sector económico
Descripción de la actividad
productiva o de servicios

Clase de Riesgo
Número de Centros de Trabajo o
áreas
Número de
trabajadores
totales:
Número de
trabajadores
directos:
Trabajadores
Número de
trabajadores
temporales:
Número de
trabajadores
contratistas:
Presidente del COPASST

Responsable del sistema en SST

Esta herramienta fue elaborado gracias al trabajo y apoyo de las siguientes personas: German Giraldo
Salinas, Mauricio Naranjo Lotero, Juan Camilo Tamayo Ramirez, Isabel Cristina Soto, Clara Restrepo,
Duber Maria Rodriguez, Pilar Lopera P., Carlos A. Velasquez C.
 Se cuenta con Estado de la
Ciclo Artículos Tipo de
Capítulo Descripción Requisito evidencias implementación ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR
PHVA Dec. 1443 Evidencia
P D R
[1 [2 [3
] ] ]
Documento escrito de la Documento define la politica de Seguridad y salud en el trabajo que cumpla con requisitos
Planear Capítulo II Política SST 5, 6, 7 SI establecidos en el decreto 1443 -2014
Política de SST
Divulgar a todas las personas que trabajan en función de la organización, publicar en sitios
Hacer Capitulo II Política SST 5, 6,7 Cumunicación Política SI visibles y dejar evidencia de la divulgación a todos los trabajadores

Definir y asignar las responsabilidades para todos los niveles de la Organización. Elaborar
Obligacion de
8 Definición de matriz de roles y responsabilidades. Incluir estos en la descripción de cargos.
Planear Capítulo III los SI
10 Responsabilidades
empleadores

Obligaciones de Comunicar la asignación de las responsabilidades a las partes interesadas, verificar su

8 Comunicación de comprensión y Dejar evidencia de la misma
Hacer Capítulo III los SI
10 Responsabilidades
empleadores

Obligaciones de Registro anual donde se evidencie que las personas con responsabilidades en el SG-SST
Actuar Capítulo III los 8 Rendición de cuentas SI realizaron la rendición de cuentas a la población trabajadora
empleadores

Obligaciones de Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño,
Planear Capítulo III los 8 Presupuesto para SST SI SI implementación, evaluación y mejora del sistema. Importante que el documento incluya
empleadores presupuesto vs plan de trabajo anual.

Obligaciones de Se puede dejar evidencia con carta de asignación desde la Gerencia o con acta de
Definición de Talento reunión donde quede claramente definido a quien se responsabiliza con éste proceso.
Planear Capítulo III los 8 SI SI
Humano para SST
empleadores

Obligaciones de Documento donde se definan los recuros tecnicos y la asignación de presupuesto.

Planear Capítulo III los 8 Recursos Técnicos SI SI Igualmente evidencia de la entrega de los mismos
empleadores
Obligaciones de Documento que contiene la matriz de requisitos legales debidamente diligenciada.
Requisitos legales -
los 8 Plan que sustenta como se dará cumplimiento.
Planear Capítulo III matriz requisitos SI SI SI
empleadores 12
legales
Documentación
Obligaciones de Elaborar un procedimiento y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno
los de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión en SST, este debe estar firmado por
Capítulo III empleadores 8 Plan de trabajo anual + la Gerencia y divulgado al copasst
Planear SI SI SI
Documentación 12 Cronograma
Planificación del
SGSST
Elaborar un procedimiento y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno
Planear Capítulo IV 17 SI SI SI de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión en SST, este debe estar firmado por
la Gerencia y divulgado al copasst

Obligaciones de Se debe tener registro de elección, acta de la conformación, igualmente documento del
Capítulo III los 8 plan de entrenamiento y trabajo del Copasst.
Hacer Copasst SI SI Realizar actas de cada reunión. Garantizar su conservación.
empleadores 12
Documentación

Obligaciones de Descripción del cargo y pérfil del responsable y equipo SST. Definir competencias en
Capítulo III términos de educación, formación y experiencia requerida. El responsable del SGSST
Planear los 8 Dirección de SST SI SI
empleadores debe realizar curso 50 horas del Ministerio, el cual se debe evidenciar.

Obligaciones de Si se cuenta con otros sistemas de gestión como (9000, 14000, 18000 entre otros),
Capítulo III Integración con otros documentar la forma como se va a integrar.
Planear los 8 SI
Sistemas de Gestión
empleadores
Documento que contiene el plan anual de capacitación y entrenamiento en SST.
Elaborar formatos que evidencien la participación en los procesos de formación y
capacitación. Garantiza su conservación en el tiempo.
Capacitación en SST al
Capítulo III Capacitación en Definir conocimientos técnicos que debe garantizar cada persona en la organización.
Hacer 11 personal según SI SI SI
SST
competencias

Dejar evidencia de que el plan de capacitación anual fue compartido al Copasst o vigia y
Capítulo III Capacitación en Socialización al copasst éste hizo aportes al mismo.
Hacer 11 SI
SST del plan capacitación

Es importante contar con un plan de inducción y reinducción, para personal nuevo, para
cambios de oficios o procesos, para reintegro de personal, incluso para reintegro de
Capítulo III Capacitación en Inducción y reinducción vaciones, este plan debe cobijar a todo el personal independiente del tipo de contratación.
Planear 11 SI SI
SST en SST

Incluir en el procedimiento, los criterios para el método a utilizar y la descripción de la

Capítulo III 12 Identificación de
metodología. Incluir la manera en que se le hará evaluación y seguimeinto a la
Planear Documentación 14 peligros, evaluación y SI SI
identificacion de peligros y valoracion de los riesgos
valoración de riesgos
Tener en cuenta que riesgo psicosocial se identifica con instrumentos especiales.
Incluir en el procedimiento, los criterios para el método a utilizar y la descripción de la
metodología. Incluir la manera en que se le hará evaluación y seguimeinto a la
Planear Capítulo IV 15 SI SI
identificacion de peligros y valoracion de los riesgos
Tener en cuenta que riesgo psicosocial se identifica con instrumentos especiales.
Realizar perfil sociodemográfico de la población vinculada y en este debe estar
Capítulo III Condiciones de salud y documentado el resultado de las condiciones de salud.
Planear Documentación 12 SI SI
Pérfil sociodemográfico

Contar con estándares de seguridad de las actividades críticas, entrenar y entregar al

Capítulo III Estándares de seguridad personal estos estándares . Garantizar su conservación.
Hacer Documentación 12 SI SI
o operación segura

Procedimiento para la selección, compra y entrenamiento en EPP

Capítulo III Describir el proceso desde la adquisición o compra, hasta la disposición final
Planear Documentación 12 Registro entrega EPP SI

Diligenciar formatos de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.

Capítulo III Reportes de Garantizar su conservación.
Hacer Documentación 12 SI
investigación de AT y EL

Tener documentado el plan de emergencias. Debe incluir identificación de amenazas y

Identificación de
Capítulo III vulnerabilidad. Estar actualizado.
Hacer Documentación 12 amenazas y SI
vulnerabilidad

Procedimientos Documentar los procedimientos operativos normalizados para emergencias.

Capítulo III
Hacer Documentación 12 Operativos SI
Normalizados
Plan de Evacuación + Documento que contienen el plan de evacuación por centro de trabajo, están definidos los
Evaluación de simulacros y la forma de evaluarlos
Capítulo III 12
Hacer Documentación simulacros SI
25
Diseño de planes de
evacuación
Capítulo III Sistemas de vigilancia Procedimiento para el control de la enfermedad laboral, SVE partiendo de la priorizacion
Hacer Documentación 12 SI SI de riesgos y de la exigencia legal
epidemiológica
 Se cuenta con Estado de la
Ciclo Artículos Tipo de
Capítulo Descripción Requisito evidencias implementación ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR
PHVA Dec. 1443 Evidencia
P D R
[1 [2 [3
] ] ]
Capítulo III Documentación Evaluaciones Tener en cuenta periodicidad de acuerdo con el aspecto a evaluar según los SVE, verificar
Hacer 12 SI SI SI la idoniedad del personal y cumplimiento de la legislación frente a su licencia
Planificación ambientales
Documento que refleja los perfiles epidemiológicos de la población vinculada. Estar
Capítulo III Pérfiles epidemiológicos actualizado.
Hacer Documentación 12 SI SI
del SVE

Registrar el resultados de las inspecciones de seguridad. Garantizar su conservación.

Capítulo III Formatos de registros de Hacer seguimiento.
Verificar Documentación 12 SI SI
inspecciones

Incluir registros donde se evidencie que se actualiza cada vez que se interviene el riesgo o
Capítulo III Registros gestión se genera un cambio en la organización
Verificar Documentación 12 SI
riesgos

Procedimiento que defina el como y responsables para la conservación de documentos y

Capítulo III Conservación Conservación garantizar el archivo por 20 años de aquellos que define el Decreto empresa
Planear 13 SI
documentos documentos

Procedimiento donde se defina el como se realizaran las comunicaciones en SST.

Comunicaciones
Capítulo III
Planear Comunicación 14 internas y externas y SI
canales

Comunicación de las Dejar evidencia de la presentación que se hace al Copasst de los resultados de las
Capítulo IV Identificación evaluaciones ambientales.
Hacer 15 evaluaciones SI
PEVR
ambientales

Evaluación Realizar autoevaluación para sustentar objetivos, plan de trabajo + cronograma definido.
Capítulo IV La autoevaluación debe cumplir lo establecido en éste artículo del decreto. Apoyarse en
Hacer inicial del 16 Autoevaluación SI SI SI
SGSST herramientas definidas por ARL o Ministerio.

Cumplimiento legal + Plan basado en la priorizacion de riesgos y requisitos legales

Capítulo IV Planificación del Fortalecer componetes
Planear 17 SI
SGSST del sistema + mejora
continua

Capítulo IV Planificación del Objetivos de control de Documento que contiene objetivos de control de riesgo definidos.
Planear 17 SI
SGSST riesgos
Indicadores de Definir indicadores de estructura, proceso y resultado según lo indica el artículo. Crear
Capítulo IV Planificación del matriz de indicadores y cumplir con variables de ficha de indicador.
Planear 17 estructura, proceso y SI SI
SGSST
resultado
Capítulo IV Planificación del Definirlos con base en las caracteristicas descritas en el decreto.
Planear 18 Metas anuales SI
SGSST
Capítulo IV Planificación del Divulgar los objetivos a todo el personal. Evidenciar la divulgación.
Hacer 18 Comunicación objetivos SI
SGSST
Incluir ficha de indicadores con los requisitos descritos en el decreto
Indicadores SG Ficha de los indicadores
Planear Capítulo IV 19 SI
SST - matriz indicadores

Presupuesto (seguimiento a la ejecución frente a los programas y cronogramas definidos),

Indicadores SG Indicadores de Estructura SST, Equipos apoyo, equipos para emergencia.
Verificar Capítulo IV 20 SI SI
SST estructura

Línea base, ejecución del plan de trabajo y del cronograma, gestión de peligros y riesgos
(cumplimiento de acciones correctivas y preventivas que surgen de las diferentes
Indicadores SG actividades), ejecución de plan capacitación, coberturas capaciación y EMO,
Verificar Capítulo IV 21 Indicadores de proceso SI SI
SST cumplimiento investigación accidentes, inspecciones de seguridad, ejecución mediciones
ambientales.

Cumplimiento requisitos legales, cumplimiento objetivos y metas, cumplimiento plan de

Indicadores SG acción a no conformidades, incidencia y prevalencia de EL, tasa accidentalidad, costo
Verificar Capítulo IV 22 Indicadores de resultado SI SI ausentismo, comportamiento seguro, disminución del grado de riesgo (valoración de
SST
riesgo).

Gestión de Procedimiento de Establecer métodos para la identificación, prevención, evaluación, valoración y control de
Capítulo V peligros y 23 gestión de peligros y SI los peligros y riesgos
Planear
riesgso riesgos

Medidas de Evidenciar en la matriz de peligros y riesgos la jerarquía de control de riesgo. Desde allí
Tratamiento a los determinar programas de gestión o estrategias para el tratamiento de los riesgos.
Hacer Capítulo V prevención y 24 SI SI
riesgos
control

Medidas de Administración EPP que Registros de entrega al personal de los equipos de protección personal. Garantizar su
Verificar Capítulo V prevención y 24 parte de la matriz de SI conservación
control EPP.

Medidas de Divulgación a todas las partes interesadas de la gestión a los riesgos a los que están
Socialización a partes expuestos.
Hacer Capítulo V prevención y 24 SI
interesadas
control

Medidas de Incluye instalaciones, equipos y herramientas

Plan de mantenimiento
Planear Capítulo V prevención y 24 SI
correctivo y preventivo
control

Medidas de Documento que contiene la evaluacion médica ocupacional según riesgos y peligros.
Evaluaciones médicas Evidencia de su ejecución.
Hacer Capítulo V prevención y 24 SI SI SI
ocupacionales
control

Prevención, Identificación de Documento con identificación de amenazas y vulnerabilidad por centro de trabajo.
preparación y amenazas y
Hacer Capítulo V 25 SI
respuesta ante vulnerabilidad por centro
emergencias de trabajo

Prevención, En el mismo documento anterior, evidencia de la valoración de amenazas realizado en

Valoración de los cada centro de trabajo.
preparación y
Hacer Capítulo V 25 riesgos asociados a SI SI
respuesta ante
amenazas
emergencias

Prevención, Socializar los procedimientos operativos normalizados.

Procedimientos
preparación y
Hacer Capítulo V 25 Operativos SI
respuesta ante
Normalizados
emergencias

Prevención, Documento que contiene el sistema de comunicación y trabajo en equipo con los
Plan de respuesta para Entidades de prevención de desastres locales o regionales
preparación y
Planear Capítulo V 25 eventos potencialmente SI
respuesta ante
desastrosos
emergencias

Prevención,
preparación y Evaluación de Dejar registro del simulacro de evacuación y sus resultados.
Verificar Capítulo V 12 SI
respuesta ante simulacros
emergencias
 Se cuenta con Estado de la
Ciclo Artículos Tipo de
Capítulo Descripción Requisito evidencias implementación ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR
PHVA Dec. 1443 Evidencia
P D R
[1 [2 [3
] ] ]
Prevención, Dentro del plan de capacitación anual se debe incluir la formación y entrenamiento al
Capacitación y personal para el tema de emergencias. Dejar evidencia de las actividades realizadas.
preparación y
Hacer Capítulo V 25 entrenamiento en plan SI SI
respuesta ante
emergencias
emergencias

Prevención, Hacer seguimiento a las acciones propuestas en las evaluaciones de simulacros

preparación y Realización y evaluación anteriores
Actuar Capítulo V 25 SI SI
respuesta ante de simulacros anuales
emergencias

Prevención, Documento que incluye la conformación de la Brigada de emergencias. Deseable tener el

Conformación y perfil del brigadista.
preparación y
Planear Capítulo V 25 funcionamiento de SI SI
respuesta ante
brigadas emergencias
emergencias

Prevención, Registro de las inspecciones realizadas a los equipos contra incendio. Garantizar su
preparación y Inspección de equipos conservación.
Hacer Capítulo V 25 SI SI
respuesta ante de emergencia
emergencias

Prevención, Documento que evidencia el plan de ayuda mutua.

preparación y
Hacer Capítulo V 25 Plan de ayuda mutua SI SI
respuesta ante
emergencias

Gestión del Definir el procedimiento de gestión del cambio e implementarlo. Verificar la posibilidad de
Planear Capítulo V 26 Gestión del cambio SI SI integración con otros sistemas de gestión.
cambio
Definir criterios de SST para las compras que realiza la compañía.
Integración de requisitos
Hacer Capítulo V Adquisiciones 27 SI
de SST en las compras

Procedimiento de Trabajadores en misión, cooperados, independientes, contratistas y subcontratistas

Planear Capítulo V Contrataciones 28 selección y evaluación SI SI
de contratistas
Realizar seguimiento al desempeño de los contratistas.
Seguimiento a
Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI
contratistas

Verificación afiliación a Verificar cumplimiento de afiliación a Seguridad Social.

Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI
la Seguridad Social
Capítulo III Capacitación en Inducción y reinducción Se bede dejar evidencia de las inducciones y reinducciones realizadas acorde a lo definido
Hacer 11 Si en el procedimiento.
SST en SST
Inducción y reinducción Realizar inducción y reinducción a contratistas. Dejar evidencia de éstas acciones.
Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI Garantizar su conservación.
a contratistas
Auditoría de Definir plan de auditorias al SGSST. Garantizar idoneidad del auditor y participar al
Programa de auditoria Copasst
Verificar Capítulo VI cumplimiento 29 SI SI SI
anual
del SG

Auditoría de Comunicar a las partes interesadas. Analizar resultados y estableces planes para la
Informe de resultados mejora continua.
Verificar Capítulo VI cumplimiento 29 SI SI
auditoría
del SG

Auditoría de Definir alcance de las auditorías a realizar. Esto estará consignado en el plan de
Verificar Capítulo VI cumplimiento 30 Alcance de la auditoría SI auditorías.
del SG
Revisión por la Revisión de gerencia Tener en cuenta protocolo de revisión
Actuar Capítulo VI 31 SI SI
alta dirección anual
Revisión por la Socialización con el Dejar evidencia de la presentación que se hizo al Copasst de los resultados de la revisión
Actuar Capítulo VI 31 SI de gerencia.
alta dirección Copasst
Investigación de Procedimiento de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales
Procedimiento Tener en cuenta las responsabilidades descritas en la Resolucion 1401
accidentes de
investigación incidentes,
Planear Capítulo VI trabajo y 32 SI SI
accidente y
enfermedades
enfermedades laborales
laborales
Investigación de Dejar evidencia de la forma en que se socializan los aprendizajes que dejan los accidentes
accidentes de presentados en la empresa.
Socialización de
Actuar Capítulo VI trabajo y 32 SI SI
lecciones aprendidas
enfermedades
laborales
Investigación de Incluir indicadores relacionados con las acciones derivadas de los planes de accion
accidentes de propuestos en las investigaciones
Informes periódicos a la
Actuar Capítulo VI trabajo y 32 SI SI
gerencia
enfermedades
laborales
Acciones Dejar evidencia del seguimiento que se hace a las acciones preventivas y correctivas
Seguimiento a acciones surgidas al SG SST.
Actuar Capítulo VII correctivas y 33 SI SI
correctivas y correctivas
preventivas

Revision de Tener en cuenta los elementos que hacen parte de las responsabilidades gerenciales
Revisión de gerencia segun el decreto
Actuar Capítulo VII Gerencia y 34 SI SI
anual
ajuste
 AVANCE EN EL CICLO PHVA
Puntaje Puntaje
Ponderación %
Elemento Item(s) obtenido en obtenido en Total
del Item Implementación
evidencia implementación
PLANEAR 29 0 0 0% 30% 0%
HACER 30 0 0 0% 30% 0%
VERIFICAR 10 0 0 0% 20% 0%
ACTUAR 8 0 0 0% 20% 0%
Total 77 0 0 100% 0,00%

AVANCE POR CAPITULOS

Puntaje Puntaje
Ponderación %
Elemento Item(s) obtenido en obtenido en Total
del Item Implementación
evidencia implementación
Politica en Seguridad y
2 0 0 0% 8 0%
Salud en el Trabajo

Organización del SG-SST 30 0 0 0% 15 0%

Planificacion 13 0 0 0% 15 0%
Aplicación 22 0 0 0% 30 0%
Auditoria y revision de la
8 0 0 0% 22 0%
alta direccion
Mejoramiento 2 0 0 0% 10 0%
Total 77 0 0 100 0,00%
[1] Procedimiento

[2] Documento

[3] Registro