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CÓDIGO

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


FECHA DE
ELABORADO POR APROBADO POR REVISION
ELABORACIÓN
20/12/2020 LIDER SST REP. LEGAL 01

1. Objetivo: Establecer los criterios necesarios para el control de documentos y registros


que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de SOLUCIONES
SOSTENIBLES EN ENERGIA S.A.S. CON NIT 900.969.410-0 , en lo referente a
elaboración, revisión, actualización, aprobación y distribución de los mismos.

2. Alcance: Aplica a los documentos internos y externos del SG-SST implementado por
SOLUCIONES SOSTENIBLES EN ENERGIA S.A.S. CON NIT 900.969.410-0, en
todos sus centros de trabajo.

3. Definiciones:

Archivo activo: Registros que pueden ser consultados fácilmente y conservados como tal
durante la vigencia del año en curso o duración de la actividad, para luego enviarlo al
archivo muerto.

Archivo muerto: Sitio de conservación de los registros que han dejado de permanecer en
el archivo activo y que son retenidos según se requiera.

Copia controlada: Documento distribuido por el emisor y que debe ser reemplazada
cuando existan revisiones.

Copia no controlada: Copia de un documento editado, actualizado a la fecha pero no


emitida con las revisiones futuras.

Documento obsoleto: Documento que carece de aplicación.

Centro de trabajo: Oficinas, obras y centros de negocio.

4. Marco Legal

 Decreto 1072 de 2015 Capitulo 6, Ministerio del Trabajo. Sistema de gestión de


la seguridad y salud en el trabajo.

5. Consideraciones

5.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


Los documentos y registros del SGSST se manejan según lo ilustrado en la siguiente
tabla:
ALMACENAMIENTO Y
TIEMPO DE ORGANIZACIÓN
TIPO DESCRIPCION PROTECCIÓN
CONSERVACION DEL ARCHIVO
Impreso Digital

Manuales Durante la
Documento Carpeta digital
Procedimientos X ejecución de la
SGSST
Instructivos instalación
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Formatos
Políticas, objetivos e
indicadores del SGSST,
Plan de trabajo anual
del SGSST, Programa Durante la
Documento de capacitación anual x X ejecución de la Carpeta digital
en SST, programas de actividad
gestión de riesgo y
epidemiológicos, La
matriz legal actualizada.
Durante la
Documento Perfil del cargo (Roles y
X ejecución de la Carpeta digital)
responsabilidades)
actividad
Perfil firmado,
Resultados de
exámenes médicos
ocupacionales, entrega
de elementos de
Según
Registro protección personal, X normatividad AZ SGSST
soporte de inducción y
vigente
reinducción, certificados
de trabajo en altura,
licencia de conducción,
encuesta de perfil
sociodemográfico.
Identificación de
peligros, evaluación y
valoración de riesgos,
planes de prevención,
preparación y respuesta Carpeta digital
Según
Registro ante emergencia, X SGSST
X normatividad
registros de asistencia a
vigente
capacitaciones, AZ SGSST
inspecciones de
seguridad y
preoperacionales,
participación y consulta.
Informe de condiciones Carpeta digital
Según
Registro de salud, perfil X SGSST
X normatividad
sociodemográfico
vigente
AZ SGSST
Investigación de
Según
Registro accidentes, incidentes y X normatividad AZ SGSST
enfermedades de
vigente
trabajo.
Soportes de
convocatoria, elección y Según
Registro conformación del X X normatividad AZ SGSST
Copasst o Vigía y el vigente
soporte de sus actas.
Registro Evidencias del control X X Según Carpeta digital
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de riesgos, resultados normatividad SGSST


de mediciones vigente
ambientales. AZ SGSST

5.2 ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN


Los documentos y registros que soportan el SGSST se almacenan de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra
daño, deterioro o pérdida. Es por esto que en su mayoría son conservados en medio
digital.

5.3 TIEMPO DE CONSERVACIÓN

Se tendrá en cuenta lo establecido en el decreto 1072 de 2015 para la conservación de


los documentos y registros del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de


los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo;

3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y


salud en el trabajo.

4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros se tendrá en cuenta lo establecido por la empresa
y la normatividad legal vigente.

5.4 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

SOLUCIONES SOSTENIBLES EN ENERGIA S.A.S. CON NIT 900.969.410-0, define los


siguientes medios de organización de archivo para el SGSST:

Archivo Digital: Carpeta digital con copia de seguridad a cargo de recurso humano.

Archivo general: En él se encuentran todos los documentos propios de SOLUCIONES


SOSTENIBLES EN ENERGIA S.A.S. CON NIT 900.969.410-0, como: Políticas, objetivos,
reglamento interno de trabajo, registro de capacitaciones mes vencido, inspecciones
planeadas, documentos de elección y conformación de comités y brigadas; así mismo
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como las actas de estos comités, registro de simulacros, investigaciones de accidentes,


entre otros.

6. Desarrollo del procedimiento


Documentos Internos Nuevos:
No. Actividad
1 Inicio
Se analiza la necesidad de elaborar un documento del sistema de gestión de
2
seguridad y salud en el trabajo para determinado proceso o actividad.
3 Se aprueba la elaboración del documento.
4 Se elabora el documento.
Se revisa el contenido y estructura del documento, validando su coherencia con los
5
procesos, actividades, lineamientos corporativos y requisitos normativos aplicables.
Si el documento es aprobado se solicita codificación y cargue en la plataforma
6
documental.
Se distribuye a las áreas que requieren su aplicación y se socializa el documento a
7
todo el personal involucrado para su cumplimiento.
Fin.

Revisión o modificación de documentos internos:


No. Actividad
1 Inicio
Revisar el documento por parte del personal encargado para observar si requiere
2
alguna modificación. Verificar si existe algún cambio.
3 Identificar y describir los ajustes necesarios del documento.
4 Se analizan los ajustes propuestos y se aprueba la modificación del documento.
5 Se realizan las modificaciones al documento, actualizando su versión y fecha.
Se solicita codificación y cargue en la plataforma documental, con lo que es
6
reemplazada la versión obsoleta del sistema.
Se distribuye a las áreas que requieren su aplicación y se socializa el documento a
7
todo el personal involucrado para su cumplimiento.
Fin.

Documentos externos:
No. Actividad
1 Inicio
Se recepciona el documento y se relaciona en la bitácora de relación de
2
documentos.
3 Se remite a las áreas involucradas.
Verificar la información contenida en el documento para emprender las acciones que
4
se requieran.
5 Aplicar o socializar el documento al personal involucrado, emitiendo copia del
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mismo.
Archivar en el reservorio correspondiente de acuerdo con la Tabla de control de
6
documentos y registros.
Fin.

VERSION FECHA MODIFICACIÓN


No.
1 Diciembre 2020 Emisión inicial del documento