Versat Sarasola 2.8.0 Manual Inventarios3

VERSAT SARASOLA
Inventarios
Manual de Usuario
Versión 2.8
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
SUBSISTEMA INVENTARIOS
Contenido
PARTE I. FUNDAMENTOS.................................................................................................................................3
1 Introducción..............................................................................................................................................3
2 Generalidades...........................................................................................................................................3
3 Requerimientos técnicos e instalación................................................................................................3
3.1 Requerimientos de Hardware......................................................................................................3
3.2 Requerimientos de Software.......................................................................................................3
3.3 Instalación....................................................................................................................................5
PARTE II. OPERACIÓN......................................................................................................................................6
4 Autentificación.....................................................................................................................................6
5 Registro y Prórroga..............................................................................................................................6
6 Descripción General de Funcionalidades del Sistema.........................................................................6
6.1 Configuración.....................................................................................................................................6
6.2 Codificadores...................................................................................................................................10
6.3 Descripción de la interfaz de trabajo...............................................................................................13
6.3.1 Movimientos de productos.......................................................................................................14
6.3.1.1 Carga inicial........................................................................................................................15
6.3.1.2 Menú contextual................................................................................................................16
6.3.1.3 Menú principal Documentos.............................................................................................23
6.3.1.4 Tipos de documentos........................................................................................................28
6.3.2 Clasificador de productos.........................................................................................................39
6.3.2.1 Menú principal Productos..................................................................................................40
6.3.2.2 Menú contextual................................................................................................................41
6.3.3 Almacenes y Custodios.............................................................................................................42
6.3.3.1 Criterios de selección.........................................................................................................42
6.3.3.2 Menú contextual...............................................................................................................45
6.3.3.3 Menú principal Almacenes/Custodios..............................................................................49
6.3.3.4 Cambiar códigos a productos(recodificar)........................................................................53
ANEXOS..........................................................................................................................................................58
ANEXO I Glosario de Términos..................................................................................................................58
ANEXO II Procedimiento para la carga inicial en caso de almacenes y custodios con existencias...........59
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MANUAL DE USUARIO
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PARTE I. FUNDAMENTOS
1 Introducción
El Subsistema de Control de los INVENTARIOS, como parte del VERSAT Sarasola, tiene como finalidad la de
procesar toda la documentación primaria inherente a la gestión de Almacenes, focalizando su acción en el
control de los recursos materiales a través de lo establecido en el Manual de Control Interno Sección II
Capitulo II Subsistema de Inventarios. Además tiene incorporado el control de los “Útiles y Herramientas”
en uso por cada uno de sus Custodios o Pañoles.
2 Generalidades
La sección de Generalidades debe exponer cómo se concibió el software, sus autores, a quién está
orientado, cómo se distribuye, cómo acceder a los servicios que garantizan su actualización, la corrección
de cualquier falla, así como las perspectivas de desarrollo, de forma que el usuario se sienta seguro con el
producto.
3 Requerimientos técnicos e instalación

El Sistema Económico Integrado Versat Sarasola ha sido concebido para funcionar en un entorno
cliente-servidor. Los datos son almacenados en un servidor de base de datos, mientras que la aplicación es
instalada en los clientes.
Para un correcto funcionamiento de Versat en una red se recomienda lo siguiente:
1. El gestor de bases de datos debe ser en todos los casos SQL Enterprise Edition.
2. El gestor de base de datos debe estar instalado en un sistema operativo de tipo servidor.
3. Todos los sistemas operativos de la red (clientes y servidores) deben contar con las actualizaciones
más recientes.
4. La base de datos debe estar en un servidor que se encuentre físicamente protegido y nunca debe
estar en una estación de trabajo.
5. El acceso al gestor de bases de datos debe ser restringido al administrador de la red u otra persona
que se designe.
6. Debe quedar constancia en los registros de seguridad informática de las salvas y/o restauras de la
base de datos del sistema.
3.1 Requerimientos de Hardware
Los requerimientos mínimos de hardware para un correcto funcionamiento de la aplicación en los entornos
cliente y servidor son mostrados en la siguiente tabla.
Entorno Sistema Operativo CPU RAM HDD

Servidor Windows Server 2012/2016 (x86/x64) 2.0 GHz 4 GB 40 GB
Cliente Windows 8, 8.1, 10 (x86/x64) 1.0 GHz 2 GB 10 GB
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3.2 Requerimientos de Software

En los clientes se recomienda usar los sistemas operativos Windows 8, 8.1 o Windows 10 en versiones para
32 ó 64 bits. Para el servidor se recomienda usar Windows Server 2012 o Windows Server 2016 también en
versiones de 32 ó 64 bits, mientras que como gestor de base de datos se recomienda uno de los siguientes
motores:
 SQL Server 2012 EE
 SQL Server 2017 para Linux
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No se recomienda usar el motor SQL Server 2008 o inferior en ninguna de sus ediciones puesto que este
no tiene soporte por Microsoft desde hace varios años. Se recomienda crear las condiciones para el uso del
motor SQL Server 2017 Revisión 12 o superior para fortalecer la seguridad del sistema.
3.3 Instalación
La instalación de Versat en los clientes es a partir de la aplicación llamada VersatInstalacion.exe. Al
ejecutarla se preguntará por una carpeta de instalación y por los componentes o subsistemas que se
desean instalar permitiendo elegir de entre los siguientes:
 Configuración
 Contabilidad
 Costos y Procesos
 Finanzas, Caja y Banco
 Inventarios
 Activos Fijos
 Facturación
 Nominas
 Planificación
 Complementos de Excel
 Mensajería
 Auditoria
 Logística
 Diseñador de reportes
 Punto de Venta
 Producción
 Precios
Se crearán accesos directos en el menú inicio para cada subsistema. Para desinstalar la aplicación debe
hacerlo desde el Panel de Control.
Existe otro instalador para la base de datos llamado BDVersat.exe. Con este programa se puede crear
una nueva base de datos o actualizar una base de datos existente. Al ejecutarlo deberá especificar el
servidor de base de datos, así como un identificador y una contraseña con los permisos adecuados. Luego,
deberá escoger una de las bases de datos existentes si desea actualizar o especificar una nueva. Deberá
esperar pacientemente hasta que el instalador concluya el proceso. Si ocurriese algún error este será
informado.
El sistema incluye controles de seguridad en la base de datos que validan la modificación de la
información, por tal motivo no se podrán utilizar script's que no sean validados por el propio sistema ni
realizar acciones de modificación alguna directamente en el gestor de base de datos por parte de los
usuarios o implementadores, pues serán identificados como una alteración en la base de datos por el
sistema y el mismo invalida un grupo de operaciones hasta que se contacte con el proveedor. El sistema
deja registrada la trazabilidad de dichas operaciones para su posterior consulta por los auditores.
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PARTE II. OPERACIÓN
4 Autentificación
Esta sección se describe en el manual de configuración de la aplicación general Versat Sarasola 2.8.0. Solo
tendrá acceso al módulo los usuarios con los permisos asignados para ejecutar las funcionalidades que
abarca el subsistema.
5 Registro y Prórroga
Esta sección se describe en el manual de configuración de la aplicación general Versat Sarasola 2.8.0. Solo
tendrá acceso al módulo los usuarios con los permisos asignados para ejecutar las funcionalidades que
abarca el subsistema.
6 Descripción General de Funcionalidades del Sistema
Roles de los usuarios que usan el sistema
Cada una de las Actividades, Funciones y Opciones anteriores, son ejecutadas por los usuarios que tienen
permiso para trabajar en ellas; los permisos son otorgados en el Subsistema de Configuración en el
momento de realizar la instalación del Sistema.
Al igual que en el resto de los Subsistemas, cada uno tiene sus opciones de trabajo muy definidas, ya que la
categoría de Administrador no da derecho a trabajar en todas las Funciones y Opciones que tienen el
Sistema, sino a las que funcionalmente le corresponden siguiendo los mismos principios que se establecen
en todo el VERSAT-Sarasola.
El subsistema de Inventario tiene diferentes actores los cuales tienen los siguientes permisos:
Especialista en Inventario.
Puede configurar las cuentas de los conceptos, configurar las cuentas de inventario, revisar cualquier
información, editar en la unidad todo tipo de documentos sin confirmarlos.
Especialista Principal.
Tiene los mismos permisos del "Especialista en Inventarios" y además define los conceptos de movimientos
y establece los permisos por almacenes.
Contador y Operador.
Puede editar y confirmar en la unidad todo tipo de documentos, puede revisar cualquier información. No
puede definir conceptos ni configurar las cuentas de inventario.
Consultor.
Permite revisar cualquier información sin modificarla.
Almacenero.
Puede Editar en la unidad documentos de almacenes y custodios sin confirmarlos. No tiene acceso a ver las
existencias de productos en el sistema.
6.1 Configuración
La configuración del subsistema se hace en un primer momento a nivel empresarial, a través de la siguiente
vista.
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Figura 1
Se han señalado con flechas rojas las dos posibilidades existentes en el subsistema para entrar a la vista
Configuración. Una vez elegida cualquiera de ellas por el usuario, se podrá comenzar la configuración del
mismo, lo que se logra a través de la siguiente vista:
Figura 2
Pestaña General.
Son opciones que se marcarán o no, en dependencia de las necesidades de cada lugar. Si se marca generar
las transferencias recibidas automáticamente, entonces al confirmar un documento de transferencia
enviada, el sistema genera el documento de transferencia recibida en el almacén de destino de forma
automática. Además se puede configurar la cantidad de días en los que un producto no se mueve para
considerarlo como lento movimiento, por defecto son 365, se puede cambiar y en base a este se obtendrán
los reportes asociados a este aspecto. Por último para calcular el número para cada documento se tiene
que especificar si se quiere que los números vuelvan a comenzar por el uno (1) al comenzar cada período
contable(que generalmente es un mes) o al comenzar el ejercicio(que generalmente es un año). Por
ejemplo si se escoge ejercicio los números de los documentos comenzarán por el 1 en enero y aumentarán
en forma consecutiva hasta el último día que se opere en diciembre. Si se escoge período, comienzan por el
1 en cada mes del año.
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La configuración a nivel de unidad de esta pestaña implica marcar o no las siguientes opciones
Figura 3
Pestaña Inventario.
En esta opción se definen los conceptos por los cuales se realizarán automáticamente los ajustes de
inventarios físicos que se realicen, una vez que estos hayan sido aprobados. Las cuentas contables que se
utilizarán como contrapartida, tanto de los “faltantes” como de los “sobrantes”, serán de: Faltantes o
Sobrantes sujetos a investigación. Tal como está establecido, con posterioridad se elaboran los expedientes
por cada una de las diferencias y se define la cuenta contable que finalmente asumirá las diferencias.
Figura 4
Pestaña Usuarios. Se habilita a nivel de unidad
Existe la posibilidad de designar los usuarios autorizados a trabajar con cada uno de los almacenes, a través
de la vista siguiente:
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Figura 5
Configuración Predeterminada.
Figura 6
Una vez elegida la opción se procederá a su ejecución, tanto en la vista de almacenes como en la de
custodios.
Pestaña Almacenes.
Se muestran todos los conceptos que se han predeterminado y pueden seleccionarse todos o sólo aquellos
que se consideren necesarios.
Figura 7
Pestaña Custodios.
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Al igual que para los almacenes, se muestran todos los conceptos que se han predeterminado y pueden
seleccionarse aquellos que se consideren necesarios o todos.
Figura 8
6.2 Codificadores
Figura 9
Las pestañas de: cuentas, centros, subelementos, entidades y trabajadores, muestran los codificadores o
elementos ya incorporados en otros subsistemas, por lo que solo será necesaria la elaboración de los
siguientes codificadores:
 Tipos de documentos
 Conceptos
 Grupos de consecutividad
 Servicios asociados
 Subcategorías
Tipos de Documentos.
Los diferentes tipos de documentos que utilizarán para la ejecución de todas las “entradas o salidas” de los
almacenes o custodios, están predeterminados por el Sistema y solo los usuarios tienen acceso a ver los
mismos, pero sin poder modificarse o adicionarse otros.
Hasta la Versión \# 2.0.0, Actualización \# 7.2, hay definidos 21 tipos de documentos para los almacenes y
14 para los custodios.
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Figura 10
Conceptos.
Es este uno de los codificadores más importantes, pues a través del mismo se realizan posteriormente
todas las operaciones de cada almacén o custodio. El mismo se define a nivel empresarial y su
configuración (cuentas asociadas) a nivel de unidad contable. La cantidad de conceptos a definir en cada
entidad, estará en dependencia de las necesidades de cada una de ellas o del grado de análisis que se
requiera posteriormente. Como mínimo tiene que crearse un concepto para cada “tipo de documento” y
por cada una de las “categorías” de los inventarios. En la vista siguiente se puede apreciar un ejemplo de
este codificador de “conceptos”.
Figura 11
Grupos de consecutividad.
En cada entidad se pueden crear tantos grupos de “consecutivos” como tipos de documentos existen, o
simplemente crear solamente algunos grupos, como por ejemplo “ entradas” donde se agrupen todos los
tipos de documentos que son de entrada. Este codificador o consecutivos, no son limitativos para trabajar
en este Subsistema, pero muchas entidades lo requieren, por tanto queda a la elección de cada lugar, si se
utiliza o no.
A continuación un ejemplo de cómo puede elaborarse estos consecutivos y por supuesto a cada uno de los
códigos creados, se le tiene que asociar uno o varios tipos de documentos.
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Figura 12
Figura 13
Servicios asociados
Los servicios asociados son para los documentos de compra, para poder registrar, además de los productos
de la factura, los pagos realizados a clientes que hayan prestado algún servicio y que no venga registrado
en la factura, por ejemplo transportar el cargamento. El valor de estos servicios pasa formar parte de los
importes de los productos de la factura que se registra.
Figura 14
Subcategorías
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Las subcategorías son una clasificación que se puede asociar al producto cuando entra por primera vez al
sistema, se concibió como un criterio de clasificación para discriminar a la hora de contabilizar, para un
cliente determinado, pero dado que es general, se puede usar para lo que el usuario lo encuentre útil pues
permite ponerle al producto otro criterio cualquiera. Desde la vista de existencias, también se puede
establecer o modificar subcategorías a los productos.
Figura 15
6.3 Descripción de la interfaz de trabajo
Al iniciarse el trabajo con el Subsistema, el usuario se encontrará con una vista como la que se muestra a
continuación:
Figura 16
Primeramente debemos saber a que nivel se está trabajando. Existen dos posibles opciones: nivel
empresarial y nivel de unidad. El nivel empresarial implica acciones para todas las unidades contables
registradas y el nivel de unidad implica acciones para la unidad seleccionada. Estas opciones están
disponibles en la barra de tareas en el icono
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Figura 17
6.3.1 Movimientos de productos

En esta función están agrupadas todas las acciones sobre los documentos primarios. Los documentos
primarios son los distintos documentos originados en los almacenes o custodios, como constancia de la
entrada o salida de materias primas, materiales, útiles y herramientas.
En la sección de la izquierda se muestran los distintos almacenes o custodios de la unidad contable o de la
empresa en caso de trabajar en modo de Nivel Empresarial. Este listado permitirá seleccionar el almacén o
el custodio en el cual se desea editar o buscar información. La cantidad de elementos de la lista dependerá
del nivel de acceso de cada usuario, es decir, tanto el Especialista Principal, el Especialista en Inventarios
como el Consultor podrán listar la totalidad de los elementos, no así el Contador Operador y el almacenero
que sólo tendrá acceso a aquellos almacenes previamente permitidos a éste por un Especialista. Para el
caso de los Especialistas y el Consultor se presenta un primer elemento nombrado TODOS para permitir
mostrar información sin distinción de lugar.
La sección de la derecha muestra los documentos, procesados o en proceso, del lugar seleccionado en un
intervalo de tiempo. Existen tres opciones de selección de tiempo. La primera se utiliza para mostrar o
editar documentos del día en proceso del almacén seleccionado, si el día del almacén es superior o igual al
del subsistema en general. La segunda permite seleccionar un intervalo de tiempo cualquiera. Y la tercera
mostrará todos los documentos procesados o en proceso desde el comienzo de utilización del Sistema
hasta la fecha actual. La primera opción del día en proceso se presenta como opción por defecto cada vez
que inicie el trabajo con el Sistema.
El listado de documentos está organizado en columnas con la información que resulta de mayor interés
para la búsqueda y por ser datos generales a todo tipo de documento. Entre éstas están: Número del
documento, Concepto de movimiento, Número de control por conceptos, Estado, Fecha, Tipo
(Entrada/Salida), Usuario y Almacén o Custodio para cuando no se selecciona un lugar específico. La figura
que acompaña al número del documento se refiere a la columna Estado. El orden del listado puede ser
variado presionando el Mouse sobre el nombre de la columna deseada como criterio de ordenamiento.
Figura 18
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Para ejecutar cualquier acción sobre un documento o varios es necesario hacer primero la selección del
elemento de la lista o el grupo de elementos.
Para ayudar en la búsqueda rápida de información, la vista cuenta, además de los filtros de fecha, con una
sección de filtros que permiten obtener o filtrar la lista de documentos de acuerdo con los criterios
establecidos en estos filtros. La sección está oculta por defecto y para mostrarla hay que usar el icono
que nos muestra una sección como la siguiente
Figura 18.A
Se establecen el valor de los criterios y presionando el botón “Ejecutar”, el sistema muestra un listado de
documentos que cumple con los criterios establecidos.
Estados de edición
Los documentos en su elaboración transitan por tres estados: Con errores, OK y Confirmado.
Con errores: Informa que el documento presenta problemas de validación que el usuario debe corregir o
bien no se ha terminado la edición para que seguidamente sea validado.
OK: Indica al usuario que el documento no contiene errores de validación y puede pasar a ser confirmado.
Esto no impide continuar la edición.
Confirmado: El documento ha sido pasado al submayor y sus valores afectaron las existencias de productos
que éste relaciona. Este estado indica que el documento no podrá ser nuevamente editado. En caso de
errores de anotación el usuario tiene la posibilidad de elaborar otro documento corrigiendo la falta.
Figura 19
La figura(19) anterior muestra la parte inferior del listado de documentos, en una leyenda los estados con
su simbología y en otra la cantidad de documentos listados.
6.3.1.1 Carga inicial
Para comenzar a trabajar en el subsistema, y ya se tienen almacenes con existencias de productos, y
custodios con útiles, es necesario tener estos datos registrados (cargados), introducidos en el sistema. Si se
va a empezar en almacenes nuevos, donde se va a recibir mercancía por primera vez, no es necesario
cargar ningún dato.
En ambos casos para iniciar, hay que ir al menú “Procesos”, submenú “Iniciar operaciones” donde se le
pedirá al usuario la fecha, es decir el día inicial de las operaciones, anterior a esta fecha no existirá nada en
la base de datos. Aclarar que anteriormente a esto es necesario haber capturado los codificadores y
configurado todo lo necesario para poder iniciar. En el caso de que ya existan almacenes con productos en
existencias, entonces hay que capturar documentos de carga inicial, donde se reflejan las existencias de los
productos, sus unidades de medidas, las cuentas de inventario, las ubicaciones, etc., cuando estos
documentos se confirman, entonces se registra en el sistema dichas existencias y debe quedar “cuadrado”
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con contabilidad, es decir que la suma de los saldos de los productos para cada una de las cuentas de
inventario asociadas, debe coincidir con el saldo de la cuenta en el subsistema de contabilidad, y con la
declaración del saldo de dichas cuentas en el apartado de cuentas controladas que se explicará más
adelante en este manual. La confirmación de los documentos de carga inicial no genera ningún asiento en
contabilidad, porque de lo contrario aumentaría el saldo de la cuenta, este documento solo actualiza las
existencias. Cuando se los almacenes no tienen mercancía, no es necesario hacer documentos de carga
inicial, sino que se inicia con operaciones (documentos) normales del subsistema.
Esta operación es de suma importancia para la calidad de las operaciones posteriores, pues los datos con
errores generarán en el futuro problemas operacionales. Cuando son grandes almacenes y muchos
custodios, el proceso se hace engorroso y muy trabajoso. Existen soluciones que humanizan un tanto este
proceso y permiten un nivel de automatización para que todo el trabajo no se haga manual a la hora de
capturar los documentos que pueden ser muy extensos. Para ello hemos elaborado un anexo (ANEXO II)
que explica lo antes como proceder en esta situación. Dicho anexo expone una situación hipotética y como
hay que proceder hasta hacer los documentos de carga inicial. Está orientado a la mejor compresión de la
operatividad.
6.3.1.2 Menú contextual
Figura 20
El menú de contexto aparecerá si accionamos el botón secundario del Mouse sobre la lista de documentos
o sobre un grupo seleccionado de éstos. Éste ofrece las opciones comúnmente usadas sobre los
documentos. Algunas opciones se encuentran inaccesibles dependiendo si es posible o no ejecutarlas a los
documentos seleccionados, si el Nivel de Acceso lo permite y el modo de trabajo (Unidad Contable o Nivel
Empresarial) que se seleccione. Las opciones que el menú contextual muestra se pueden acceder también
mediante la barra de menú, la barra de botones o la tecla asociada a ésta en el caso que aparezca.
Nuevo Ctrl+N: Opción para crear un nuevo documento. Inicialmente se presentará una ventana para que el
usuario seleccione el Concepto de movimiento asociado al documento. La opción estará disponible para el
modo de trabajo de Unidad Contable, seleccionando un Almacén o Custodio específico, para usuarios con
Nivel de Acceso de Especialista o Contador Operador y con cualquiera de las dos primeras opciones de
selección de intervalo de tiempo (en el día de procesamiento o en un intervalo de tiempo dado).
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Figura 21
Esta es la vista general de un documento, con su encabezado y el área de captura de los productos a la cual
llamamos movimientos. El encabezado siempre tiene la fecha, el concepto, el almacén, el número del
documento que se calcula de acuerdo a la configuración, el número de control, las cuentas de
contrapartida(en CUP y CUC de ser necesario) y el comentario. Puede tener más datos en dependencia del
tipo de documento asociado al concepto, por ejemplo en este caso se necesita un centro de costo que es
obligatorio y puede existir un número o código de orden de trabajo.
Figura 22
En la introducción de los datos debe usarse la tecla Enter para fijar el dato y continuar la edición del dato
sucesivo.
Fecha: Día al que pertenece el movimiento. El Subsistema asigna la fecha de forma automática. Ésta se
toma del rango usado para listar los documentos, o sea, el primer valor del intervalo. Esta fecha puede ser
la fecha de procesamiento del Sistema, la fecha de procesamiento del almacén o la fecha inicial de un
intervalo dado por el usuario. Aunque el Sistema propone este valor, el usuario puede cambiarlo mediante
la opción Cambiar fecha del listado de documentos.
Número de Control (No. Ctrl.): Número manejado por el usuario libremente. Este dato no es obligatorio y
en él puede introducirse cualquier cadena de caracteres incluyendo dígitos y letras.
Número: Es un consecutivo, en el período contable, dentro del Almacén o Custodio que el Subsistema irá
proponiendo y el usuario puede cambiar según sus necesidades. Este número indica el orden cronológico
en que sucedieron los movimientos dentro de un Almacén o Custodio. Por ejemplo no se podrá efectuar
una salida antes que una entrada si la entrada es el documento que hace posible esa salida, por tanto el
número del documento de entrada debe ser menor que el de la salida. Es importante que se tome especial
atención a esto cuando se introduzcan los documentos, es decir, se necesita de una previa organización
que conserve el orden en que ocurrieron los movimientos. Si en algún caso se necesita realizar un salto
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temporal a fechas posteriores no deje este dato como propone el Sistema sino que debe adecuarse para
que quede correctamente ubicado en fecha y número.
Cuenta: Es la cuenta contrapartida al movimiento. No puede usarse ninguna cuenta que esté configurada
como cuenta de inventario, o sea, que esté asociada a algún producto. Ésta será usada para contabilizar el
movimiento que se produce al confirmar el documento. Debe ser una cuenta último nivel y no debe estar
controlada por ningún subsistema, como tampoco puede estar analizada por centros de costo. Si existen
cuentas configuradas al concepto del documento, el Sistema propone estás últimas.
Los movimientos o productos se capturan en las filas habilitadas, el código se puede teclear o escoger de
una lista (los tres puntos de la primera columna nos lleva a la lista)
Productos: En este listado se relacionan los productos a mover. De cada producto el usuario debe
introducir el código, la cantidad, el importe para ambas monedas o la configuración establecida y la
existencia final. De manera general estos son los datos requeridos en las entradas y para las salidas solo se
necesitan el código, la cantidad y la existencia final. Otros tipos de movimientos requerirán más datos
según sea el tipo de registro. El producto quedará correctamente introducido cuando el cursor se
encuentre fuera de la fila, es decir, mientras el cursor permanezca en la fila los datos introducidos no han
sido fijados. Para agregar o eliminar filas pueden ser usados los botones con el signo + y signo – de la barra
de botones. Al editar sobre la columna producto, en la parte derecha de la celda, aparece un botón con tres
puntos para abrir una ventana que muestra todos los productos del clasificador en caso de alguna duda
sobre el código a introducir. Al teclear el código del producto no es necesario teclear el separador
establecido en el formato. Si es una entrada y el código del producto no existe en el clasificador, el usuario
puede optar por introducirlo desde aquí. Para registrar sus datos en el clasificador se presentará una
ventana solicitando la descripción y otros datos necesarios, para el almacén o custodio, como la unidad de
medida operacional para los posteriores movimientos, las cuentas contables donde se reflejarán los valores
en la Contabilidad y la ubicación física en el lugar a almacenar (ej. SecEst-Cas).
Suma de control: Esta fila puede ser calculada de forma automática o introducida por el usuario
dependiendo como se configure el Subsistema. Si no es calculada aquí debe introducirle el total aritmético
o suma de cada columna que el usuario introdujo. Esta fila puede servir de detección de muchos errores de
introducción de datos.
Sección de errores: Esta sección solo se presenta para mostrar todos los errores detectados por el proceso
de validación. Al validarse el documento el Subsistema verificará que éste cumpla con un conjunto de
reglas que garantizan la consistencia de los datos. Aunque algunos requieren de reglas específicas, para
todo tipo de documento se deben cumplir las siguientes.
1.El listado de productos no puede estar vacío.
2.No pueden existir productos repetidos en el listado.
3.Los movimientos no pueden presentar descuadres. La Existencia Final debe ser igual a la Existencia Actual
+/- Movimientos a realizar.
4.La suma de control debe coincidir con la suma de las celdas de cada columna, en las columnas que lo
requieran.
5.Deben existir los datos de la ubicación (sec-est-cas, cuentas y um).
6.La unidad de medida del movimiento debe coincidir con la unidad de medida de la existencia.
7.No se admiten movimientos con cantidad e importes en cero.
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Figura 23
Que permite capturar o adicionar productos al documento
Figura 24
Esta área de movimientos consta de una barra de opciones para facilitar las operaciones:
Figura 25
Es importante destacar algunas de ellas:
: permite validar el documento. El documento para confirmarlo debe estar en estado OK y esta opción
permite validar para detectar errores, si no los hay pasa a estado validado(OK), si los hay se muestran en la
zona de error que tiene el documento para ello y está oculta mientras no hay errores. Un cambio en un
producto en un documento, implica que en todos los documentos posteriores sin confirmar donde exista
ese producto pasarán automáticamente a estado Con error, por lo que habrá que validarlos de nuevo.
Figura 26
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MANUAL DE USUARIO
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Figura 27
: Permite guardar el documento en la base de datos

: Permite editar o mostrar los datos asociados con un producto. A estos datos le llamamos “ubicación” y
aquí se le captura el código y las descripción para el clasificador, se le asocia al producto las cuentas de
inventario y los subelementos(para la contabilización), si tiene tratamiento por lotes, la subcatgoría, la
ubicación dentro del almacén según el formato. Se asocian estos datos cuando el producto entra por
primera vez a un almacén y una categoría. Después en la vista de Almacenes y custodios se puede
actualizar algunos de estos datos.
Figura 28
: Tratamiento por lotes. Permite capturar los lotes con sus características y sus cantidades en caso de
que se haya configurado trabajar con lotes.
Abrir Ctrl+A: Opción para mostrar o editar un documento. La opción estará siempre accesible cuando se
está mostrando la lista de documentos y se seleccione uno de ellos, solo que dependiendo del estado del
documento y de los factores que señalamos en la opción anterior, entonces el documento podrá ser
modificado. Es decir solamente un usuario con nivel de acceso de Especialista o Contador Operador podrá
modificar aquellos cuyo estado sea distinto de Confirmado y el modo de trabajo sea en una Unidad
Contable. Doble clic con el Mouse o Enter sobre el documento realiza la misma función.
Buscar Ctrl+B: Opción para realizar búsquedas de documentos. Una ventana le solicitará introducir el
Número o el Concepto del documento a buscar. La búsqueda se realiza sobre los documentos listados. Para
buscar en todos los documentos de la base de datos se debe seleccionar el intervalo de tiempo Mostrar
todos y el Almacén o Custodio de la Unidad Contable o Nivel Empresarial.
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Exportar: Opción para guardar en archivos textos los documentos seleccionados cuyo estado es
Confirmado. Para hacerlo se solicita al usuario identificar la localización, es decir, la carpeta donde serán
depositados los archivos.
Importar: Opción para introducir documentos procedentes de archivos textos. Operación inversa a
Exportar. Una ventana se mostrará para localizar los archivos y seleccionar un grupo o la totalidad de ellos.
En este proceso los documentos se verifican que estén correctamente escritos para luego guardarlos y
pasar a la validación de la información del movimiento. Si el archivo presenta problemas se informará al
usuario en una ventana con facilidad de copiar y conservar para su posterior corrección. La opción no será
accesible desde el modo de Nivel Empresarial y disponible solo para usuarios con nivel de acceso Contador
Operador.
Duplicar: Opción para crear copia de un documento seleccionado y a su vez variar el Concepto para el
nuevo documento. Antes de realizar la acción se le solicita al usuario seleccionar el Concepto para el nuevo
documento. Esta opción es útil, por ejemplo, cuando los productos que entraron por una compra
inmediatamente saldrán por un concepto de consumo de materiales. La opción será accesible desde el
modo de Unidad Contable y disponible solo para usuarios con nivel de acceso de Especialista o Contador
Operador. El nuevo documento se presentará al usuario para completar su edición.
Crear Documento desde factura: Permite crear un documento de entrada a partir de un documento texto
que es la exportación de una factura. Es decir crea un documento de entrada en el módulo de inventarios a
partir de un documento texto que representa la exportación de una factura desde el módulo de
facturación.
Cambiar fecha: Opción para ubicar el documento en otra fecha. La opción será accesible para
documentos no confirmados, desde el modo de Unidad Contable y sólo para usuarios con nivel de acceso
de Especialista o Contador Operador. Al cambiar la fecha deberá tener en cuenta el número del documento
que debe variar para mantener el consecutivo de los documentos en correspondencia con su fecha.
Incrementar números: Opción para hacer corrimientos del consecutivo de números de documentos, en un
valor de incremento dado por el usuario. Usada para desplazar numéricamente documentos y crear, donde
no existe, espacio numérico disponible. Se debe tener en cuenta que los documentos no tomen números
que ya estén en uso pues la acción no tendrá efecto. Para lograr el efecto inverso de cubrir espacios
numéricos no usados introduzca valores negativos. Es decir un valor positivo indica un corrimiento hacia
adelante y uno negativo hacia atrás. La opción será accesible para documentos no confirmados, desde el
modo de Unidad Contable y solo para usuarios con nivel de acceso de Especialista o Contador Operador.
Asociar Ajustes: Opción para asociar a los documentos confirmados, donde se cometieron errores de
anotación, los documentos que ajustan el error. Esto es de utilidad en entidades donde los resultados
propios exigen tomar en cuenta los ajustes realizados que se asocian a cada concepto de movimiento.
Además ayuda a mantener un histórico de ajustes para identificar la causa de confección del mismo.
Devolver documentos de Compra: Opción para realizar una devolución, es muy útil cuando necesitamos
devolver un documento de compra.
Validar F4: Opción para validar documentos con error. Para volver a validar un documento en estado OK
deberá abrir el documento y usar la opción desde éste. Si ningún error es detectado entonces los
documentos pasan al estado OK. La opción será accesible desde el modo de Unidad Contable y disponible
sólo para usuarios con nivel de acceso de Especialista o Contador Operador.
Confirmar: Opción para pasar al estado de Confirmado documentos en estado OK. Siempre se
procederá a validar los documentos, como medida de seguridad, antes de reflejar sus movimientos en el
Submayor y afectar las existencias en Almacenes o Custodios. Si el documento produce una contabilización,
la misma es enviada a la Contabilidad para que se confeccionen los comprobantes. En ocasiones la
Contabilidad puede rechazar la contabilización producto al uso indebido de cuentas o que no se hayan
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VERSAT – SARASOLA
diseñado los comprobantes para los conceptos. La opción será accesible desde el modo de Unidad Contable
y disponible sólo para usuarios con nivel de acceso de Especialista o Contador Operador.
Para confirmar es necesario haber creado antes los criterios de contabilización, es decir, como se va a
contabilizar el documento. Este aspecto se debe explicar mejor en el subsistema de contabilidad pero
vamos a aclarar algunos aspectos.
Cuando se crean nuevos conceptos, el subsistema crea criterios de contabilización de forma automática
tomando como base los mismos, cada concepto es un criterio de contabilización. Estos criterios hay que
asociarlos a los comprobantes que ya se pueden haber creado en contabilidad o se pueden crear desde
este subsistema. Esto se logra en la opción “comprobantes” del menú “Procesos”.
Figura 29
Figura 30
En la pestaña Comprobantes se muestran los comprobantes disponibles a la izquierda y los criterios
incluidos en esos comprobantes con puntos azules a la derecha, al movernos por los comprobantes vemos
los criterios incluidos. Para incluir un criterio en un comprobante usamos la opción y para quitarlo de
ese comprobante usamos . Si no encontramos un comprobante adecuado para incluir un criterio,
podemos crear un nuevo comprobante con la opción .
Imprimir F3: Opción para imprimir uno o varios documentos.
Imprimir información de lotes: Permite imprimir los lotes capturados en un documento.
Asientos: Opción para mostrar los asientos contables que generó la confirmación del documento. Estos
asientos se producen por la asociación de cada producto a cuentas y las cuentas asociadas a los Conceptos
de movimiento. En algunos casos la Contabilidad agrega asientos, que el propio usuario establece,
necesarios en un Concepto
Ver Leyenda: Opción para mostrar u ocultar la franja inferior que muestra la simbología usada para los
distintos estados de los documentos.
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Historia: Permite ver la historia de cambios de estado de un documento determinado, en que fecha se hizo
y cuál fue el usuario que lo realizó
Eliminar: Opción para eliminar uno o varios documentos no confirmados. La opción será accesible desde el
modo de Unidad Contable y disponible solo para usuarios con nivel de acceso Contador Operador. Al
eliminar un documento el sistema renumera los documentos posteriores automáticamente y todos
aquellos que contienen productos que estaban dentro de los eliminados en el documento, pasarán
automáticamente a estado Con error.
Pre-Recepción: Opción para mostrar la recepción a ciegas para ser usada en el proceso de conteo de la
recepción por el almacenero, esta opción se habilita solo para las Recepciones de Mercancía.
Pre-Entrega: Opción para mostrar el pre-despacho u orden de despacho, esta se utiliza por el almacén para
ser el despacho de las mercancías y solo se habilita cuando los documentos son de salidas del almacén.
Distribuir recepción por almacenes: Permite darle entrada a productos a un almacén, para luego, darle
salida a estos productos hacia otros almacenes de manera automática a través de documentos de salida y
entrada generados por el sistema. Surge por la necesidad de que en una única recepción existen productos
cuyo destino son distintos almacenes.
La operatoria a seguir sería la siguiente: Crear un almacén virtual, es decir un almacén que no existe en la
vida real, su propósito será solo a los efectos de poder distribuir los productos, el mismo registrará las
entradas y las salidas hacia otros almacenes, de manera que no tendrá existencias efectivas, es decir todos
los productos tendrán cantidad cero (0), todo lo que entra sale después de una operación de distribución.
Llamémosle a este almacén ALMACEN DE DISTRIBUCION. En este almacén se captura la recepción que se va
a distribuir, aclarar que solo las recepciones se podrán distribuir, normalmente como se hace en cualquier
otro almacén, con un concepto de entrada asociado a un documento de compras y por ejemplo en la
categoría INSUMOS, este documento se confirma y genera una existencia y obligaciones en finanzas si es
necesario. Para darle salida a los productos tendremos que tener creado un concepto de salida en la misma
categoría que del concepto de entrada. Llamémosle a este concepto TRANSFERENCIA DE SALIDA
DISTRIBUCION, este concepto va asociado al tipo de documento “transferencia emitida” y tendrá
configurada la cuenta que se usa en el encabezamiento del documento, esta cuenta será una cuenta
transitoria que quedará en cero al final de la operación. También hay que crear el concepto o los conceptos
de entradas en los almacenes destino. Si el destino es de una sola categoría, creamos un solo concepto de
entrada, si los destinos son de distintas categorías, entonces creamos un concepto por cada categoría
diferente en los destinos. Llamaremos a este concepto TRANSFERENCIA DE ENTRADA DISTRIBUCION y va
asociado al tipo de documento “transferencia recibida” y al igual que el de salida tendrá configurada la
cuenta que se usa en el encabezamiento del documento, esta cuenta será igual una cuenta transitoria, LA
MISMA QUE USAMOS EN LA SALIDA. De esta manera garantizamos que en la contabilización estas cuentas
queden en cero.
Una vez confirmado el documento y que existan y estén configurados los conceptos de salida y entrada,
podemos entrar a la opción de distribuir que muestra la captura siguiente:
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Figura 30.A
Primero hay que capturar los conceptos, empezando por el concepto de salida, aquí se mostrarán los
conceptos asociados a documentos del tipo transferencias emitidas, donde debe salir el concepto
configurado como TRANSFERENCIA DE SALIDA DISTRIBUCION, escogemos ese concepto.
Después configuramos el concepto de entrada si este va a ser único para todos los almacenes de destino,
aquí se mostrarán los conceptos asociados a documentos del tipo transferencias recibidas donde debe salir
el concepto configurado como TRANSFERENCIA DE ENTRADA DISTRIBUCION, escogemos ese concepto.
Si los destinos son diferentes en cuanto a categoría, entonces vamos a capturar un concepto diferente por
cada almacén de destino, usando la lista de la derecha y el botón de signo más(+) que nos llevará a la
siguiente captura:
Figura 30.B
Donde por cada almacén capturamos un concepto de entrada, previamente capturados y configurados para
cada una de las categorías.
Aclarar que si se captura un único concepto de entrada, aunque se capturen conceptos por almacenes, se
trabajará con el primero, para poder trabajar con varios conceptos de entradas, no se puede haber
capturado el concepto único, si ya lo hizo puede eliminarlo usando el botón con el signo de menos(-) al lado
de la captura.
Finalmente podemos capturar los almacenes de destino para cada producto, para ello vemos que cada
producto tiene una casilla para marcar delante del código, se marcan todos los productos que van a salir
para un almacén determinado y después con el botón de la barra de tarea nos lleva escoger el almacén.
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Figura 30.C
Para eliminar el almacén de un producto, lo marcamos y con el botón de la barra lo eliminamos.
Una vez que estén todos los productos con un almacén de destino capturado podemos generar los
documentos(salidas y entradas) que permitirán distribuir los productos en otros almacenes, eso se logra
mediante el botón de la barra. Si falta algún producto por capturarle el almacén, se emite un mensaje
de error, si falta algún concepto se emite un mensaje de error, si falta alguna cuenta de contrapartida se
emite un mensaje de error. Si todo sale bien el sistema emite al final del procesamiento y los documentos
habrán sido generados correctamente.
6.3.1.3 Menú principal Documentos.
Figura 31
Para estas funciones de movimientos se ha habilitado un menú llamado Documentos, en la Barra de Menú,
con todas las opciones para el manejo de los documentos además de una sección en la barra de opciones
con algunas de las más usadas.
En el menú Documentos se encuentran también todas las opciones del menú contextual. Otras opciones
para consultas pueden usarse.
Validaciones: Opción para mostrar todos los errores de los documentos e imprimirlos todos juntos.
Asientos: Permite mostrar los asientos contables generados por el documento cuando se confirmó.
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Figura 32
Movimientos: Esta sección posibilita al usuario recopilar información de los productos que han tenido
movimiento en el almacén o custodio seleccionado. La salida puede mostrar los productos(movimientos) y
los documentos que no incluye los productos, sino solo información del documento y los importes
resumidos. Esta consulta incluye aún los movimientos que no se han confirmado. En el panel superior se
habilita una lista desplegable con los almacenes o custodios a consultar y el elemento TODOS para no
restringir a un lugar específico. A la derecha casillas para filtrar, donde algunas de ellas solo son válidas si
queremos obtener información de los movimientos, no son parámetros cuando se usa la consulta para
obtener información sobre los documentos. En la parte izquierda aparece un listado con los conceptos para
seleccionar aquel por el cual se realizará la búsqueda o el elemento Todos para referirse a cualquiera.
Figura 33
Esta lista de conceptos puede cambiar su apariencia usando la opción de la barra de opciones Ver
conceptos como árbol brindando mayores posibilidades de filtrado, al poder consultar por entradas, salidas
o por grupos de conceptos de entrada o salida. En la barra de opciones aparecen filtros para intervalos de
tiempo, opciones para impresión y opción para realizar el cálculo.
Resumen de Servicios asociados: Opción para mostrar los servicios asociados a un documento, tales como
transporte, fletes etc.
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Figura 34
Obligaciones: Opción para mostrar un listado de las obligaciones que ha generado el documento por tipo,
nro. de factura, importe y fecha.
Figura 35
Ajustes asociados: Opción para conocer los documentos de ajustes asociados generados por inventarios.
Figura 36
Gestión de proveedores y productos: Opción para conocer por concepto, almacén, proveedor y fecha
todos los documentos correspondientes a ese producto.
Figura 37
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Figura 38
Gestión de Clientes y productos: Opción para conocer por concepto, almacén, cliente y fecha todos los
documentos correspondientes a ese producto.
Figura 39
Figura 40
Contratos: Permite conocer los documento y productos asociados a un número de contrato específico.
Resumen de movimientos en cantidades: Permite conocer la cantidades que se han movido por productos,
de un almacén y una categoría en un intervalo de tiempo determinado(inicia, entrada, salida, termina).
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Figura 41
Figura 42
Estado del procesamiento: Opción para conocer la cantidad de documentos procesados por conceptos y
sus valores.
Figura 43
Transferencias Incompletas: Opción para conocer las transferencias que quedaron incompletas.
(compatibilidad con versiones anteriores)
Mostrar inactivos : Opción para mostrar en el listado de almacenes o custodios aquellos que se encuentran
inactivos.
Inconsistencias en las existencias: En ocasiones cuando existe mucha congestión, alta concurrencia de
usuarios, algún tipo de fallo en la red, fallos de energía eléctrica, etc, se puede dar que las existencias no
queden bien actualizadas. Esta opción permite ver los problemas para su futura corrección. Aclarar para
versiones anteriores a las 2.8 en la cual se genera el cambio de unidad de medida por documentos de salida
y entrada, que un cambio de unidad de medida no es una inconsistencia.
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Figura 44
6.3.1.4 Tipos de documentos.
A continuación explicaremos algunos tipos de documentos más complejos o con detalles específicos.
Documento de compra(multimoneda)
La multimoneda en el Subsistema Inventarios del Sistema VERSAT SARASOLA, está implementada de la
siguiente manera:
En la vista donde se define la configuración del Subsistema, en la ficha “GENERAL”, existe la posibilidad de
escoger entre usar o no usar la moneda alternativa, es decir, si se trabaja con doble moneda se marcará la
opción de usar la moneda alternativa, de lo contrario no se marcará la mencionada opción.
30
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Figura 45
Las operaciones afectadas con la implementación de la multimoneda son las entradas, específicamente las
compras a entidades, también se verían afectadas las ventas a entidades, no obstante el tratamiento de
multimoneda en las mismas se hace en el Subsistema de Facturación. Visualmente, el documento de
compra queda como sigue:
Figura 46
En el encabezamiento del documento está el dato Nro. contrato, este dato está vinculado con el
subsistema de facturación si este último se usa, cuando se escoge la entidad, el sistema busca en
facturación los contratos relacionados con esa entidad, en esa fecha y que coincidan con compras
realizadas. De no existir el subsistema de facturación, se puede teclear directamente este dato.
En el encabezamiento del documento, como se puede observar, existe los datos, moneda y tasa de cambio,
la moneda como su nombre lo indica permite escoger la moneda original del documento, si en la
configuración está marcada la opción de “usar moneda alternativa” entonces la moneda que saldrá por
defecto seleccionada será la que se haya configurado como moneda contable alternativa en el Subsistema
de Configuración, además, con esta configuración la moneda que esté seleccionada como moneda contable
nunca saldrá para escoger entre la monedas del documento, pues al usar moneda contable alternativa
(doble moneda) la moneda contable se incluye por defecto; Si no se tiene marcada la opción de “usar
moneda alternativa” la moneda que saldrá seleccionada por defecto será la escogida como moneda
contable en el Subsistema de Configuración, con esta configuración la moneda que esté seleccionada como
moneda contable alternativa nunca saldrá para escoger entre la monedas del documento, pues no existe
doble moneda.
31
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La tasa permite escoger el valor de la tasa de cambio con respecto a la moneda contable, si se escoge una
moneda con tasa entonces se propone, de existir, su valor más actual. La moneda contable alternativa
también tiene tasa de cambio con respecto a la contable. La tasa se toma de la moneda en esa fecha.
La multimoneda basa el funcionamiento en que se puede escoger una moneda que no es la contable, ni la
alternativa y el sistema, usando la tasa de cambio de esta con respecto a la moneda contable, convierte los
importes originales en importes que se usan como moneda contable alternativa. El sistema conserva los
importes originales en las monedas de origen, pero para la contabilización, importes, precios y reportes,
usa los valores convertidos.
Si se usa doble moneda, aparecen las columnas para las dos monedas, de lo contrario aparecerá solo la de
moneda contable, siempre existen las columnas de importe original e importe neto, el original refleja el
importe original en la moneda de la factura, el neto es el importe original multiplicado por la tasa, además
en el neto se reflejan los importes de recargos, descuentos y servicios que explicaremos en lo sucesivo.
Al pie del documento están los recargos o descuentos, para moneda contable y alternativa si se usa, estos
recargos o descuentos son a nivel de documento, es decir, no es un valor por separado para cada producto
en el documento, no obstante, el valor de recargo no se reparte uniformemente para cada producto sino
que se haya el por ciento que representa ese producto en el total del documento y de acuerdo a éste, se
calcula el valor de recargo o descuento que le corresponde. Con el botón aplicar se hace efectivo la
aplicación de estos valores, no obstante si se agrega un producto después de haber aplicado ya los valores,
no hay que aplicar de nuevo, el Subsistema se encarga de recalcular después que se hace efectiva la
incorporación del nuevo producto, y asigna los nuevos valores de recargo/descuento. La columna de
importe neto es la que refleja el valor de este parámetro, a su vez la sección “Total documento” refleja la
suma de los importes originales de cada producto afectado por los recargos o descuentos.
El icono en la barra de herramientas del documento indica la opción permite capturar los “servicios
asociados” a la factura, es decir, importes que no se incluyen en la factura original y que son prestados por
terceros puntualmente, como pueden ser transportación, servicios aduanales, etc. Este botón se habilita
después que el documento se haya salvado.
Figura 47
(+) Para agregar servicios, (-) para eliminarlos.
Cuando se quiere agregar un servicio, aparece el siguiente diálogo:
Figura 48
32
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Como se observa, se pide la entidad que brinda el servicio, qué servicio es. Los servicios posibles se
capturan en un codificador que hay habilitado al efecto en la vista de Codificadores, por lo que antes de
capturar servicios en los documentos hay que llenar el codificador; además se pide la moneda y la tasa, con
el mismo comportamiento que el documento, y el importe del servicio.
Los servicios se agregan a los importes teniendo en cuenta el mismo proceso que se explicó para los
recargos y descuentos. Una vez que se agreguen servicios y el documento no se haya confirmado, el
Subsistema obliga a salir de este diálogo mediante el botón aceptar para que el importe de los servicios se
guarde en la Base de Datos y se reparta entre los movimientos del documento.
El icono indica el botón de la Barra de Herramientas del documento que permite crear las obligaciones
que genera el documento de compra y que se registran en el Subsistema de Finanzas si está configurado de
esa manera. Es decir en la configuración hay que tener configurado si se van a generar o no las obligaciones
como se puede ver en la Configuración.
Figura 49
Como se observa se captura la moneda en que se va a crear la obligación a pagar, si no se escoge una el
Subsistema lo señala y no permite entrar en la captura de la obligación, si la combinación entidad/moneda
escogida no está registrada en el documento o no tiene importe, el Subsistema lo alerta, es decir que se
escoja otra entidad diferente a la del documento es suficiente para que esto suceda. La vista donde se
muestran las obligaciones muestra los importes por monedas, afectados por la tasa de ser el caso.
A la hora de escoger la moneda se puede escoger cada moneda por separado, pero en el caso que se use
doble moneda, con escoger la moneda alternativa en esta vista, se estará escogiendo por defecto también
la moneda contable, es decir que cuando aparezca la vista de la obligación para su captura ya estarán
presentes los importes de la moneda alternativa que se escogió y el importe de la moneda contable que el
Sistema lo pasa por defecto sin que tenga que escogerse.
Los iconos en la vista anterior muestran los botones que permiten capturar o confeccionar las
obligaciones para un documento de compra. La F implica por factura recibida y la P indica pendiente de
documentación. Dan paso a la siguiente vista
33
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 50
El valor de los importes aparece situado automáticamente por el Subsistema, aquí se muestra la tasa de
cambio, las cuentas y el número de la factura; las monedas se pueden cambiar también. Una vez que se
capturan las obligaciones y se valida el documento, una de las validaciones que se realiza es que el importe
total del documento coincida con el importe total de las obligaciones realizadas al mismo, no moneda a
moneda, sino a base de totales.
A Pesar de que este configurado generar las obligaciones automáticas en el subsistema de finanzas, en un
documento de compra específico se puede dar la situación de que no se quiera generar las obligaciones. En
este caso se marca la opción del encabezado del documento: “No crear obligaciones de pago en este
documento”.
El icono permite importar los movimientos (productos, cantidades,importes, cuentas, etc) desde un
fichero Excel, para no tener que teclearlos. Este fichero Excel tiene el siguiente formato:
Figura 51
Donde
Umedida: código de la unidad de medida
Importemc: importe en moneda contable
Importema: importe en moneda alternativa
Cuenta mc: código de la cuenta de inventario en moneda contable
Cuenta ma: código de la cuenta de inventario en moneda alternativa
Ubicación: cadena que identifica la ubicación de acuerdo al formato
Trat. Lotes: un valor si tiene tratamiento por lotes
Subcategoría: código de la subcategoría
subelementoMC: código del sublemento en moneda contable
subelementoMA: código del sublemento en moneda alternativa
El sistema valida que los elementos existan y hace otras validaciones de rigor. Si todo va bien, se importan
los productos, sino se emiten los mensajes de error.
Este icono representa la opción que permite capturar el precio de costo inicial para un producto
determinado. Esto se ha concebido para un cliente específico, una comercializadora que recibe el producto
inicialmente en una unidad y esta le vende a otra y le gana un margen comercial y esta a su vez puede
realizar la misma operación, por lo que es necesario conocer el precio de costo inicial, para sobre este
saber el margen comercial total al final de la cadena.
Cuando accedemos a esta opción se nos muestra la siguiente captura de datos:
Que permite capturar el precio. El botón con el signo de igual permite tomar como precio de costo inicial,
el precio con el que viene el producto.
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Transferencias
Las transferencias están concebidas para transferir o trasladar productos entre almacenes o custodios.
Existe un documento de transferencia emitida y uno de transferencia recibida. Se pueden hacer manual, es
decir en el origen se hace un documento de transferencia emitida y se hace uno en el destino, tecleando
siempre los mismos productos. También existe la posibilidad de hacer la transferencia de manera
automática, para ello existe un aspecto de la configuración que permite generar automáticamente las
transferencias recibidas, si está configurado de esta manera al confirmar el documento de transferencia
emitida, el sistema genera en el destino el documento de transferencia recibida y lo deja en edición. En las
últimas versiones existe la posibilidad, que no existía en versiones anteriores, de poder eliminar el
documento recibido y volverlo a generar desde el documento de origen. En la figura(52) se muestra con
una flecha roja la opción de la barra de herramientas que permite generar nuevamente la transferencia
recibida.
Otro aspecto a destacar en las transferencias entre almacenes es que existe la posibilidad de declarar una
transferencia para un almacén que no está en la base de datos actual, para ello se teclea el nombre del
almacén en la captura del destino, no se escoge de la lista, y se marca el dato “Externa”. De manera similar
se procede en el documento recibido.
Figura 52
Figura 53
Transferencia entre custodios
Las transferencias entre custodios operan de manera general igual que entre almacenes. Aquí no hay
transferencias externas. Una particularidad es que al no existir tipos de documento para transferir entre
custodios que usan el método de desgaste al 50%, entonces las transferencias entre custodios tiene un
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
campo de marca que permite lograrlo(flecha roja en la figura 54). Cuando se está trabajando en custodios
con desgaste, al hacer una transferencia se marca esta opción y el sistema entonces incluye la existencia en
desgaste para hacer la operación.
Figura 54
Figura 55
Salida para custodio
En las salidas de almacén para custodio, el sistema al confirmar el documento de salida de almacén, genera
automáticamente la entrada en custodio y lo deja en edición. También existe la posibilidad de poder
eliminar la entrada y volver a generarla. En la figura(56) se señala con flecha roja la opción de la barra de
herramienta. Cuando se elimina la entrada en el custodio, en el documento de origen hay que volver a
escoger un custodio, es decir la edición del custodio sale en blanco, para que se habilite la opción de
generar, hay que llenarla.
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 56
Ajustes
El sistema permite ajustar las existencias mediante documentos de aumento o disminución. Se puede
ajustar el importe o la cantidad o ambas. La particularidad es que cuando se quiere ajustar solo el importe
o solo la cantidad, la columna que no se ajusta no se le teclea nada, se deja en blanco. El sistema se encarga
de poner los precios y los valores necesarios.
Figura 57
Salida para centros de costo (gastos)
En los documentos de consumo o gastos, hay que proporcionar un centro de costo de manera obligatoria,
puede que existan ordenes de trabajo o de producción, las cuentas que se usan en el encabezado deben
ser de gastos por elementos y en la captura de los productos existe una columna adicional que es el
subelemento de gasto que es obligatorio también. Si está instalado el subsistema de “órdenes de
producción”, las ordenes generadas en este se pueden escoger de la lista desplegable, si no existe el
subsistema de todas formas se pueden capturar manualmente si se desea. El Versat Sarasola interopera
con el sistema de mantenimiento cubano SGESTMAN, si este está instalado y configurado para interactuar
con el Versat, a la hora de hacer un documento de salida para gastos, se mostrará como en la figura 58. En
este caso el usuario deberá proporcionar el dato si la orden que se procesa es generada en el sistema de
mantenimiento (orden o ejecutor) o si es una orden generada por el subsistema de órdenes del Versat.
Esto permite al sistema simplificar la lista desplegable y saber que acciones tomar. También puede darse el
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MANUAL DE USUARIO
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caso de que el documento se una “devolución” de productos, en cuyo caso se pedirá además el dato del
vale de origen para su captura(figura 58.A). En caso de no existir la interacción con SGESTMAN, entonces no
es necesario escoger la procedencia de la orden(figura 58.B)
Figura 58
Figura 58.A
Figura 58.B
38
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Existe una particularidad que consiste en que al salvar o guardar el documento, el sistema compara, para
esa cuenta el centro y el subelemento, el real de gastos ejecutado acumulado hasta la fecha contra el plan
hasta la fecha, si el real es mayor que el plan, el sistema emite una advertencia, para todas las
combinaciones que estén en esta situación.
Figura 59
Venta a entidad
Cuando se usa el subsistema de facturación, se generan documentos para el subsistema de inventarios, el
tipo de documento que se genera es venta a entidad. En la venta entidad hay que proporcionar una entidad
obligatoriamente y diferencia de la compra no se pueden generar obligaciones, de cobro en este caso. Se
debe vender usando el sistema de facturación. La particularidad es que cuando se genera el documento
desde el subsistema de facturación, este documento no se puede eliminar, ni editar, ninguno de sus
productos en el subsistema de inventarios, porque está controlado por facturación. Este tipo de
documento generado desde otro subsistema se conoce como controlado(externo) y solo se puede ver,
cambiar datos del encabezado, no así de los productos.
Figura 60
Documentos de custodio que usan el método de 50% para gastos
La mayoría de los documentos relacionados con el método del 50% para gasto tiene una interfaz gráfica
como sigue:
39
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 61
Esta interfaz es igual que un documento de entrada a custodio normal, agregándole la captura y validación
del centro y la cuenta de gasto, elementos necesarios para contabilizar adecuadamente la operación en la
cual interviene también como elemento nuevo la cuenta de desgaste asociada al producto, dicha cuenta de
desgaste se asocia en el momento de la entrada al custodio si es la primera vez que entra, es decir al
teclear el código del producto el Subsistema detecta si no existe en el custodio y pide los elementos que se
asocian al producto como ya hemos explicado
Figura 62
Donde se capturan las cuentas de inventarios y desgaste tanto en moneda nacional como en moneda
libremente convertible que se asocian al producto. En la vista de almacenes y custodios al activar la ficha de
custodio en el panel donde se muestran los productos, existe una columna adicional que muestra la cuenta
de desgaste asociada.
Figura 63
40
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
En el trabajo con custodios que usan el método de 50% para gasto, tenemos dos particularidades en los
tipos de documentos. Estas son las transferencias entre custodios y las salidas de custodio.
En las transferencias entre custodios que usan este método, ya se explicó anteriormente en el apartado
transferencias entre custodios, donde se hace uso de la opción “usar para desgaste”.
Lo mismo sucede con la salida de custodio, se usa un único documento y se procede de la misma manera
que en las transferencias.
Figura 63.A
6.3.2 Clasificador de productos
En el manejo de los inventarios de almacenes y custodios es necesario contar con un codificador que
identifique cada producto con un código y una descripción. Esta sección provee al usuario las herramientas
para mantener actualizado dicho codificador, además de servir de consulta de información referente a un
producto. Aunque desde este Subsistema se permite el acceso a este clasificador, no es éste el único
Subsistema que permitirá al usuario realizar tales funciones, pues este clasificador es de uso general.
El codificador de productos del VERSAT, en su estructura, se compone de dos partes. La primera consiste en
un árbol de niveles de clasificación y la segunda de un listado de surtidos agrupados en niveles de
clasificación. El árbol de niveles va desglosando o abriendo cada nivel para dar una estructura más
organizada y de más rápido acceso a los surtidos. Lo anterior puede apreciarse en la siguiente vista:
41
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 64
En la parte superior izquierda se muestra el árbol de niveles. Este árbol responde, en su estructura, al
formato definido en el Subsistema de Configuración. Por tanto para comenzar a construir este clasificador
se debe primero diseñar o definir el formato para los códigos de surtidos o productos. Al construir el
formato debe tenerse en cuenta que el VERSAT ha concebido éste en dos partes, es decir, todas las
secciones del formato excepto la última serán usadas por el árbol de niveles de clasificación y la última para
el surtido. Por ejemplo, en un formato de cuatro niveles seccionado en Genérico,
Subgenérico, Específico y Surtido los tres primeros son para el árbol y el último para los surtidos. El árbol de
niveles le permite crear niveles hasta la cantidad de niveles menos uno del formato. Luego que ya estén
creados los niveles necesarios entonces en el lado superior derecho se introducen los surtidos
pertenecientes al nivel seleccionado.
Un nivel representado con un libro indica que ese nivel contiene subniveles y el representado con una hoja
que ese nivel no contiene subniveles. No se podrá introducir surtidos hasta que no se hayan completado los
niveles anteriores, o sea, no se permiten códigos con espacios intermedios por llenar. En los niveles de
clasificación solo se permiten letras y números, no así en la sección para surtido donde el usuario puede
incluir símbolos como \’ - / \* _ ( ) \#. Se recomienda no usar en la sección de surtido el símbolo usado
como separador en el formato.
La sección de la derecha nos muestra los surtidos que pertenecen al nivel seleccionado. Permitiendo editar
o modificar el grupo de surtidos si el árbol de clasificación está abierto hasta su último nivel y el usuario
tiene derechos de especialista. Al introducir el surtido el Subsistema propone los caracteres de clasificación
y el usuario solo debe introducir los elementos de la sección para el surtido. Esto facilita el no tener que
repetir el código de clasificación cuando se introduce un grupo de surtidos pertenecientes a un mismo
nivel.
Como sección de consulta en la parte inferior se encuentra un panel con información del producto
seleccionado. Una ficha con las existencias por almacenes o custodios, otra con los movimientos realizados
ya confirmados (submayor) y otra para ver las hojas de inventario realizadas. Para una correcta
visualización de estos datos se debe verificar si la selección de categoría, que se encuentra encima, se
corresponde con la deseada. En la ficha de Existencias pueden aparecer existencias repetidas de un mismo
producto ya sea porque la categoría seleccionada es Todas y puede que el producto seleccionado esté
presente en un almacén en más de una categoría o porque existan lotes de cantidades con precios
distintos. Para la ficha de Movimientos debe seleccionarse una categoría específica y no Todas pues
42
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seleccionando Todas no mostrará ninguna información. Esto es porque no es correcto mostrar un

submayor de un producto mezclando movimientos de distintas categorías, lo cual crea incoherencias en el
resultado dado al usuario. En esta ficha el usuario puede variar el intervalo de análisis mediante las
opciones de la barra para consultar ya sea en la fecha de procesamiento, en un intervalo dado o toda la
información almacenada. También es posible visualizar, si fuese necesario, el documento primario que
originó el movimiento accionando doble clic sobre la fila deseada o usando la opción de la barra de
opciones.
6.3.2.1 Menú principal Productos
Para las acciones en esta sección de Productos se ha habilitado un menú llamado Productos, en la barra de
Menú, con todas las opciones para la creación de niveles, productos, unidades de medidas y factores de
conversión además de una sección en la barra de opciones con algunas de las más usadas.
Nivel de Apertura Ctrl+A: Opción para modificar el árbol de clasificación, es decir, la apertura contenida en
un nivel. Antes de accionar sobre ella se debe seleccionar correctamente el nivel del árbol a actualizar. Una
ventana se mostrará con todos los niveles que contiene la apertura del nivel. En ésta se habilitan opciones
para crear un nivel, modificar, eliminar o inactivar uno existente. Para construir el árbol se debe comenzar
seleccionando el nivel Niveles. Luego de introducir los primeros niveles debe regresar al árbol y seleccionar
uno de los niveles introducidos para crear los subniveles del nivel deseado. Esta opción estará disponible
para usuarios con derechos de especialista y no se haya llegado al penúltimo nivel del formato.
Formato: Opción para seleccionar el formato correspondiente a códigos de productos. Este formato debe
declararse en el Subsistema de Configuración. Esta opción debe usarse inicialmente para poder iniciar la
creación del árbol. Luego de seleccionarse el formato ésta quedará inactiva. Estará disponible solamente
mientras no se haya declarado ningún nivel de clasificación, se encuentre activado el modo de trabajo Nivel
Empresarial y el usuario tenga derechos de Especialista.
Unidades de medidas: Opción para listar o actualizar las unidades de medida que serán usadas por los
movimientos y las existencias en almacenes o custodios. Es necesario antes de introducir surtidos tener
creado este codificador pues el surtido, como información, solicita también una unidad de medida.
Factores de conversión: Opción para listar o actualizar los factores de conversión aplicables a un producto.
Para cada producto se guarda un grupo de factores. No es necesario declarar esta información para iniciar
el trabajo con el Subsistema. Algunas entidades que emiten resultados a niveles superiores dependen de
estas tablas de conversión. Éstas deberán declarar aquellos factores en los productos necesarios. En las
existencias de almacenes o custodios se pueden realizar cambios de unidad de medida a cantidades y si
existen factores asociados serán tomados en cuenta, pero si no existe el Subsistema le solicita al usuario la
información en ese momento.
Figura 65
Subelementos asociados: Opción para asociar el subelemento a ese producto.
Lotes asociados: Opción para asociarle uno o varios lotes a un producto que ya existe y queremos tratarlo
por lotes.
Mostrar inactivas: Opción para mostrar u ocultar, en el árbol, las clasificaciones que han sido inactivadas.
Para la edición de los surtidos de un nivel se encuentran las opciones de la barra de esta sección o el menú
de contexto.
43
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Insertar F2: Opción para agregar un surtido al nivel. Ésta propone los primeros caracteres y el usuario debe
introducir los restantes sin cambiar los pertenecientes a la clasificación. Para completar la edición debe
darse una descripción y una unidad de medida. Estará disponible para usuarios con derechos de
Especialista y si está seleccionado el último de la clasificación, o sea, el anterior al de surtidos.
Eliminar F5: Opción para eliminar el surtido seleccionado. El surtido no podrá ser eliminado si existe algún
movimiento realizado o si algún otro subsistema lo está usando. Al eliminar, el Subsistema alerta al usuario
pues también se eliminarán la información de factores asociados, el desglose en partes si es un útil o
herramienta con desglose, la información contable que pueda tener asociado el producto en cualquier
almacén o custodio y sus lotes de precios. Estará disponible en las mismas condiciones que la opción de
Insertar.
Buscar Ctrl+B: Opción para realizar búsquedas de productos sobre el listado de surtidos mostrado. Para
realizar una búsqueda sobre todos los productos del clasificador debe seleccionarse el primer elemento del
árbol nombrado Niveles. La búsqueda se realiza por descripción. Una ventana se muestra para introducir el
texto a buscar. Al accionar sobre la opción buscar de esta ventana el Subsistema busca el primer producto
que se corresponde con el texto, posicionando el cursor sobre el mismo. Si se acciona nuevamente buscar
se continúa la búsqueda hacia la próxima ocurrencia, así hasta arribar al final del listado donde el
Subsistema solicita al usuario si desea continuar buscando desde el inicio del listado nuevamente. Estará
disponible siempre que el cursor esté sobre el listado de productos.
Partes del Útil: Opción para declarar las partes en que se compone un determinado producto que es usado
como Útil o Herramienta. Esto es necesario en caso de cajas de herramientas, juegos de llaves, maletas de
utensilios o conjuntos que se deben controlar en sus partes. Estas partes se identifican con una descripción.
Cuando el Útil presenta una descomposición entonces en los movimientos de entrada o salida en custodios
se debe, además de reflejar la cantidad del Útil que se mueve, reflejar las partes del Útil que están siendo
afectadas.
El usuario podrá hacer impresión de cualquiera de las partes que se han descrito. Para ello se debe primero
seleccionar el listado a imprimir y luego presionar F3 o usar la opción de la barra o del menú contextual.
El usuario podrá hacer impresión de cualquiera de las partes que se han descrito. Para ello se debe primero
seleccionar el listado a imprimir y luego presionar F3 o usar la opción de la barra o del menú contextual.
6.3.3 Almacenes y Custodios.
Esta sección del Subsistema Inventarios es la encargada de mostrar el estado de los productos en los
almacenes o custodios, además permite realizar inventarios físicos. Se divide en tres paneles. En el panel
superior izquierdo se listan todos los almacenes o custodios y la fecha del último documento confirmado en
cada uno. En el panel superior izquierdo se encuentran opciones de filtro para seleccionar los productos
que el usuario desea mostrar. Y en el panel inferior se muestra un listado de los productos del almacén,
según la categoría seleccionada y los criterios de filtro establecidos.
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MANUAL DE USUARIO
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Figura 66
El control de las existencias en los almacenes se establece por categorías, es decir, existen cuatro
categorías de inventario: Insumo, Mercancías para la venta, Producción terminada y Consignación. Todas
las categorías controlan la misma información referente a un producto. De cada producto se mantiene
actualizada su cantidad física, la unidad de medida en la que se expresa la cantidad, la ubicación física
donde se almacena, precio e importes en ambas monedas y cuentas contables para cada importe en las
monedas así como la subcategoría. Un mismo producto puede existir en un mismo almacén en más de una
categoría. Esto evita al usuario declarar varios almacenes para controlar estas categorías donde realmente
existe un solo almacén en la entidad. Para el caso de la consignación se controla la entidad que ofrece o a la
que se le otorga la consignación. Ambos sentidos de la consignación, referente a una misma entidad, no es
posible controlar en un mismo almacén. Los custodios no requieren de categorías pues los Útiles no
pueden aparecer más de una vez en los mismos.
6.3.3.1 Criterios de selección
El conjunto de criterios provistos en este panel ayuda al usuario a restringir el conjunto de surtidos sobre el
cual se realizarán las restantes funciones de la sección.
45
MANUAL DE USUARIO
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Figura 67
Mostrar Lotes: Esta opción muestra la información del listado de productos teniendo en cuenta los
distintos lotes, para cada producto, almacenados en la Base de Datos. Cada vez que se produce una
entrada el Subsistema va guardando los distintos lotes en las existencias. El presionar el botón de filtro se
puede ver para un mismo producto, una columna nueva con los lotes.
Clasificación: Opción para mostrar sólo los productos cuyos códigos se correspondan con el texto
introducido en la casilla asociada. El texto se forma desde el primer carácter hasta el último introducido,
tomando en cuenta también los espacios. Por ejemplo 225.1 muestra todos los productos que su código
comienza así, pero este caso . .2 no mostrará ningún producto. Ningún producto puede comenzar con
cuatro espacios y luego continuar con un dos.
Descripción: Idem al anterior pero para buscar por al descripción del producto.
Cuenta: Opción para mostrar todos los productos donde la cuenta de cualquiera de sus monedas se
corresponde con la introducida. La cuenta debe ser una cuenta válida del clasificador para que tenga
efecto. No importa hasta que nivel se introduzca, pero el nivel debe ser válido.
Ubicación: Opción para hacer la selección de los productos que, ubicados físicamente, se correspondan con
el texto introducido. Al igual que la Clasificación, se siguen las mismas reglas.
Lento movimiento: Opción para mostrar los productos que no han tenido movimiento de acuerdo con la
cantidad de días registrados en la configuración. Por defecto son 365 días.
Sin existencia: Opción para incluir en el listado los productos que no tienen existencias, o sea, la cantidad
es igual a cero.
Existencia hasta: Calcula para los productos que están en el panel, las existencias hasta la fecha
proporcionada. Esto es una reconstrucción por los movimientos realizados, si ha existido algún tipo de
problema con estos el cálculo dará diferente a lo esperado. Para versiones anteriores al cambio de unidad
de medida por documentos, esta opción presentará problemas para aquellos productos que sufrieron
cambios en sus unidades de medida.
Por ciento: Opción para seleccionar un por ciento especificado por el usuario. Este por ciento siempre se
aplica como última opción de filtro. Todos los filtros tendrán la prioridad antes que éste, así el Subsistema
mostrará al usuario solo un por ciento de toda la selección. Pueden existir varias opciones aplicadas al
mismo tiempo, pero ésta se aplicará de último.
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Sin Inventario: Opción para seleccionar aquellos productos a los que se les haya realizado o no inventarios
físicos en un intervalo dado por el usuario. El Subsistema siempre propone como intervalo desde que
comenzó el ejercicio actual hasta la fecha actual de procesamiento. Para mostrar los que no han tenido
inventario físico seleccione Sin inventario y Con inventario para los que han sido inventariados en el rango
establecido. Por ejemplo para realizar el inventario del 10% en cada período debe aplicarse el filtro de Por
ciento 10 y Sin Inventario, dejando el intervalo como se propone. En cada período que avanza el conjunto
de productos inventariados crecerá y así irá proponiendo aquellos que faltan por inventariar. Para un 100%
del ejercicio seleccione sólo Sin Inventario dejando el intervalo con el ejercicio actual.
Ejemplo de los pasos a seguir para obtener correctamente el Reporte de Inventario Físico del 10%.
Esta opción se muestra en la Vista Almacenes y Custodios, en la ventana superior a su derecha, presionar
los botones Porciento 10% y Existencia hasta.
Si comienza en Enero a realizar el inventario del 10% y pone por ejemplo 25/01/2014 Los productos
mostrarán la existencia con que cuenten hasta esa fecha.
Se crea la 1ra hoja de Inventario Físico, se llena la columna CONTEO y se valida, pero como en Existencia
hasta se puso la fecha 25/01/2014 esta será la fecha que tome esa hoja de Inventario Físico. Si todo esta
OK darle estado TERMINADO a esa hoja, esto es muy importante para que no tome los mismos productos
en la hoja que se cree en el mes de Febrero.
En Febrero:
Presionar el botón Porciento 10%
Existencia hasta se pone ej 25/02/2014
Sin Inventario 01/01/2014 hasta 25/01/2014 (que es la fecha que abarcó la hoja
anterior. Se pone como fecha de inicio desde el 1 del mes anterior,
en este caso 1 de enero, para que en el reporte se muestren los
productos que en el 10% de enero no se incluyeron)
Se crea así la 2da hoja de Inventario Físico, se llena la columna CONTEO y se valida, como en Existencia
hasta se puso la fecha 25/02/2014 esta será la fecha que tome esa hoja de Inventario Físico. Si todo esta
OK le damos estado TERMINADO a esa hoja, esto es muy importante para que no tome los mismos
productos en la hoja que se cree en el mes de Marzo.
En Marzo:
Presionar el botón Porciento 10%
Existencia hasta se pone ej 25/03/2014
Sin Inventario 01/01/2014 hasta 25/02/2014 (que es la fecha que abarcaron las
hojas anteriores)
Se crea la 3ra hoja de Inventario Físico, se llena la columna CONTEO y se valida, como en Existencia hasta
se puso la fecha 25/02/2014 esta será la fecha que tome esa hoja de Inventario Físico. Si todo esta OK le
damos estado TERMINADO a esa hoja, esto es muy importante para que no tome los mismos productos en
la hoja que se cree en el mes de Abril.
Y así sucesivamente se repite el proceso mes a mes.
Botones para filtrar por Monedas: Opción para seleccionar los productos que tengan valor en moneda
escogida.
Mostrar cantidades para desgaste (solo para Custodios): Opción para seleccionar los útiles / herramientas
en uso que hayan entrado al inventario por el método de desgaste al 50%.
Mostrar reservas de productos: Permite mostrar las reservas hechas de los productos seleccionados. Las
reservas se muestran en un panel aparte.
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MANUAL DE USUARIO
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Figura 68
Subcategorías: Permite filtrar por la subcategoría escogida en la lista desplegable
Haciendo click derecho sobre el panel de productos llegamos al menú contextual
Figura 69
Inventarios: Opción para mostrar las hojas de inventarios realizadas en el almacén o custodio seleccionado.
Se explica más adelante.
Figura 70
Partes de los útiles: Opción para mostrar las partes de los útiles de un producto.(No se usa en el sistema)
Ubicación: Muestra una ventana con el código, la descripción, la ubicación física de almacenamiento, la
unidad de medida, la subcategoría y las cuentas y subelementos asociadas al producto. Ninguno de estos
datos puede ser modificado excepto la ubicación física, la subcategoría y si no tiene cuenta, se le puede
agregar.
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MANUAL DE USUARIO
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Figura 71
Buscar un producto: Permite encontrar un producto por el código o la descripción, en dependencia de la
columna donde se está ubicado
Figura 72
Cambiar cuentas de inventario y desgaste
Esta opción permite cambiar las cuentas actuales, asociadas al producto o los productos seleccionados, por
otras que el usuario proporciona, para ello el sistema elabora un documento de cambio de cuenta
Figura 73
Se piden las cuentas:
Figura 74
Y se elaboran los documentos
Figura 75
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MANUAL DE USUARIO
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Cambiar unidad de medida: Permite cambiar la unidad de medida de los productos seleccionados,
mediante un documento de salida con la actual unidad de medida y un documento de entrada con la
unidad de medida nueva. En el proceso se hacen varias validaciones: No se pueden tener documentos en
edición antes de hacer el cambio, tampoco inventarios físicos sin terminar, y no se puede tener varias
unidades de medidas diferentes entre los productos seleccionados. Se pide el factor de conversión de una
unidad de medida para otra, los conceptos de salida y entrada que deben tener las cuentas de
contrapartida configuradas en el codificador y finalmente se generan los documentos de cambio.
Crear documento: Opción para crear documentos de salida tomando como base el listado de productos
seleccionado por el usuario. Para esto se solicita el concepto por el cual se realizará el movimiento y el
Subsistema confecciona un documento con dichos productos y cantidades. El documento se muestra al
usuario para que sea completado y luego guardado. Esto es de gran utilidad cuando se realizan traslados o
reestructuraciones donde se mueven grandes cantidades de productos. Otros casos suelen ser consumos y
compras regulares o rutinarias.
Crear Hoja de inventario: Opción para crear o completar hojas de inventario físico. Esta opción es de vital
uso para confeccionar dichas hojas(Ver ejemplo explicado anteriormente). Primeramente el usuario debe
filtrar o seleccionar el conjunto de productos que desea obtener y luego ordenar la confección de la hoja.
Para realizar la acción el Subsistema solicita al usuario un número de hoja. Este dato puede omitirse hasta
llegar a la hoja y decidir allí el número correspondiente. Si el número introducido por el usuario
corresponde a una hoja existente entonces el Subsistema agregará a dicha hoja los nuevos productos
seleccionados por el usuario. Si no existe se creará una nueva. Una ventana se presenta con el formato
para completar la hoja y guardarla. La opción estará disponible cuando se seleccione un almacén o custodio
específico, una categoría y se esté trabajando en el modo de Unidad Contable.
Revaluación de inventarios
Figura 76
Mediante esta opción se pueden revaluar o devaluar los inventarios existentes. Y para la misma se crea un
factor a partir del índice y el porciento a evaluar como se muestra en la figura(). Mediante esta opción se
crea un documento de revaluación y asiento contable del mismo.
Reservar productos de las existencias: Permite reservar una cantidad determinada del producto a partir de
la fecha de procesamiento por una x cantidad de días. Se hacen las validaciones de rigor.
Figura 77
Al cambiar de fecha el sistema chequea la fecha de vencimiento de las reservas y va emitiendo mensajes de
advertencia para las reservas próximas a vencerse.
50
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Figura 78
Exportar las existencias actuales a Excel: Permite exportar los productos que estén en el panel de
productos a un fichero Excel y guardarlo en una localización escogida por el usuario.
Establecer subcategoría: Permite establecer o registrar una subcategoría a los productos seleccionados en
el panel. Es usuario escoge una subcategoría de la lista y el sistema lo asocia a cada producto
Figura 79
Establecer precio de costo inicial: Permite capturar/actualizar un precio de costo inicial para un producto
determinado.
Figura 79.A
Importar precio de costo inicial: Importar desde un fichero Excel los precios de costos inicial de los
productos. Para poder acceder a la opción, se debe escoger una categoría en la lista desplegable. No se podrá
acceder a las opción si no se escoge la categoría. Para importar los precios, una vez que escogió la categoría,
primero va a EXPORTAR a Excel los productos de esa categoría y que están visibles(opción de exportar a
Excel del mimo menú), esto crea un fichero Excel como el de la figura siguiente:
Figura 79.B
En esta estructura ya están los productos, solo falta el almacén y el precio para cada uno. Entonces se le
agrega o inserta a este fichero Excel 2 COLUMNAS, UNA AL PRINCIPIO Y OTRA AL FINAL, l columna
inicial es el almacén y la final es al precio que se quiere capturar. Un ejemplo se muestra en la siguiente
figura:
51
MANUAL DE USUARIO
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Figura 79.C
Como se nota, hay dos columnas de más, con respecto a la figura anterior, la columna almacén y la columna
precio, primera y última respectivamente. Estas columnas deben tener formato “texto”.
Una vez que se hayan agregado estás columnas, se guarda el fichero y se puede proceder a importarlo desde
la opción “importar precio de costo inicial”, que le pedirá escoger el fichero a importar:
Figura 79.D
El sistema importará los precios para cada producto. Si tiene varias categorías en un almacén, debe repetir
estos pasos para cada categoría es decir, crear el fichero de exportación, agregarle las columnas e importarlo.
Tratamiento por Lotes: Para poder usar el tratamiento por lotes primero debe estar configurado en la
configuración “usar lotes”. Con esta opción podemos definir un lote al producto seleccionado que tomaría
la cantidad total en existencia que tiene ese producto en ese momento.
Figura 80
También se utiliza para los productos que ya se les asoció los lotes (en la vista clasificador) y por aquí se
distribuye la cantidad que le corresponde a cada lote.
Figura 81
Distribuyendo la cantidad total entre los lotes asociados. Para ello se utilizan los botones >>>.
Los productos en un lote siguen comportándose a precio promedio, no existe precio de lote.
52
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6.3.3.3 Menú principal Almacenes/Custodios

El menú incluye las opciones del menú contextual que ya han sido explicadas. Se explican las demás
Figura 82
Inventarios: En esta opción el usuario puede encontrar listadas todas las hojas de inventarios realizados o
en proceso. Las hojas de inventarios transitan por tres estados OK, Con Diferencias, Terminado. Luego de
crear la hoja el usuario debe completar los datos con las fechas del día del conteo en cada producto y las
cantidades contadas ese día. Si la hoja no presenta errores pasa a estado OK. Por último, el propio usuario
decide cuando dar por terminado el inventario usando la opción habilitada para ello. Cuando la hoja de
inventario pase a estado terminado no es posible realizar modificaciones a la hoja. El Subsistema siempre
propone el intervalo desde el comienzo del ejercicio hasta la fecha actual de procesamiento cuando se
inicia esta ventana.
Figura 83
53
MANUAL DE USUARIO
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La fecha de inicio y fin del inventario se determina por las fechas mínima y máxima contenidas en la hoja.
No es necesario detener el procesamiento del Subsistema para realizar los inventarios puesto que la
validación de la hoja realiza el cálculo usando la fecha del conteo para saber si se corresponde el conteo
con la cantidad correspondiente a ese día.
En la impresión de la hoja el usuario tiene la posibilidad de imprimir el documento íntegro con todos sus
datos, la hoja de trabajo o las diferencias solamente.
Hoja de inventario físico
Esta es la forma en que se presenta la hoja de inventario. Los productos listados en ésta pueden
introducirse tecleando código a código o mediante la selección de productos en el almacén o custodio. El
usuario debe introducir las cantidades contadas en cada producto y la fecha del conteo. Es necesario tener
presente que en la validación no se toman en cuenta los documentos en la fecha del conteo, o sea, solo se
incluyen hasta el día anterior al conteo. Los documentos procesados el día del conteo no se toman para el
cálculo.
Figura 84
Las filas en rojo identifican aquellos productos en que no se corresponde el conteo con el cálculo realizado.
En la columna diferencia se muestra el sobrante o faltante encontrado. Un valor positivo alerta de un
sobrante detectado y el negativo el faltante. Luego que se verifique que se han detectado diferencias,
entonces se debe proceder a ajustar el inventario. Para esto el usuario puede crear los documentos
ajustando diferencias o dejar al Subsistema elaborarlos. En la parte inferior de la hoja se encuentran ambas
opciones. Las de la izquierda del separador sirven para incluir o no documentos ya elaborados y las
opciones de la derecha del separador para que el Subsistema los elabore. Para que el Subsistema pueda
confeccionar estos documentos es necesario que ya se hayan creado y configurado los conceptos para
sobrantes y faltantes de cada categoría. En la opción de Configuración del Subsistema hay una sección para
identificar cuales de los conceptos del clasificador serán usados para ajustes de inventarios físicos. Los
documentos generados por el Subsistema necesitan ser completados por el usuario hasta validarlos. De
esta forma la validación de la hoja quedará Ok al hacer corresponder las diferencias con los ajustes
incluidos.
Cuentas: Esta sección se ha habilitado para que el usuario identifique y configure las cuentas de inventario
que serán usadas en el almacén en la categoría seleccionada, para asociar a los productos cuando entren
por primera vez al almacén. A su vez quedan bajo control del Subsistema de Inventarios. La cuenta requiere
de un saldo de apertura que debe coincidir con el saldo en contabilidad antes de iniciar el procesamiento, si
ya se inició se puede poner en cero.
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 85
En ocasiones se producen cambios de cuentas que implican la eliminación de la cuenta de esta sección,
pero la cuenta debe permanecer hasta que no se realice el cambio. El Subsistema no permitirá el cambio si
las cuentas tanto nuevas como anteriores no están en este listado.
Esta configuración debe hacerse en cada categoría que se necesite de cada almacén y en el caso de la
consignación para cada entidad.
Cuadre contable: Muestra las operaciones en términos financieros de las cuentas de inventario, en un
período de fechas
Figura 86
Conciliación de saldos: Permite conciliar(comparar) los saldos de inventario con contabilidad y detectar
posibles diferencias. Siempre se debe escoger la opción hasta fecha o acumulado
Figura 87
55
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VERSAT – SARASOLA
Submayores de cuentas: El submayor(operaciones) de la cuenta escogida en un período
Figura 88
Resumen: Resumen por almacenes y monedas de las operaciones financieras
Figura 89
Consumo material: Salidas a centros de costo y devoluciones al centro de costo. Si en un período hay más
entradas de centros de costo(devoluciones), entonces la cantidad e importes se verán en negativo
Figura 90
Agregación: Opción que se utiliza para exportar o importar los productos seleccionados como carga inicial.
Productos reservados: Listado por almacenes de los productos reservados.
Resumen sobre lotes: Opción para consultar los productos tratados por lotes que están próximos a
vencerse, Vencidos, Nunca vencen y por fecha de fabricación.
56
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 91
6.3.3.4 Cambiar códigos a productos(recodificar)
Se llega a nivel empresarial mediante el botón de la barra de herramientas. Esta opción permite el
cambio de código de productos mediante la generación de documentos. Uno de salida para los productos
existentes y otro de entrada para los nuevos. Los productos existentes y los nuevos se asocian para poder
lograr lo anterior. También se puede cambiar el formato actual por uno nuevo, es decir, cambiar la cantidad
de niveles del árbol y su longitud.
En la vista tenemos dos pestañas: Configuración y Operaciones.
Antes de hacer operaciones (generar documentos) hay que configurar algunos datos necesarios para
lograrlo. Para cada una de las categorías presentes hay que configurar un concepto de entrada y uno de
salida, por los cuales se elaborarán los documentos, también hay que configurar un concepto de entrada y
uno de salida para custodios, porque puede ser que un producto esté en un almacén y también en un
custodio. Además hay que configurar las cuentas de contrapartida que usarán los documentos, que
generalmente serán cuentas transitorias, tanto para la moneda contable y de existir para la moneda
alternativa, para cada una de las unidades contables.
Figura 92
Una vez hecha la configuración, podemos realizar operaciones.
57
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Figura 93
En la pestaña Operaciones, los códigos a cambiar están determinados por lo que le hemos dado a llamar
“procesos de recodificación”. Cada proceso puede tener registrado el cambio de uno o muchos códigos y
son secuenciales, es decir una vez iniciado un proceso no se puede iniciar otro hasta no haber terminado el
anterior. Como se observa los procesos tiene una fecha, un número que el sistema asigna, un
estado(abierto o cerrado), que usuario inició el proceso y si ya tiene documentos generados o no. El botón
(+) permite abrir un nuevo proceso, en estado “abierto”, y el botón (-) permite eliminar un proceso, el
proceso cerrado no se puede eliminar y tampoco el que ya tenga documentos generados. El icono
permite cerrar un proceso, solo aquellos que estén abiertos y que ya tengan documentos generados.
Para poder generar los documentos es necesario capturar los nuevos códigos y asociarlos a los existentes.
La captura y registro de los códigos se logra en el botón con icono que lleva l diálogo siguiente:
Figura 94
Los productos se capturan directamente sobre la fila (código y descripción). Existe la posibilidad de
importar los productos desde un fichero texto, esto se logra mediante el botón . El fichero texto debe
tener el siguiente formato:
Código|Descripción
58
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El cambio de código no solo se puede hacer de productos existentes por productos nuevos, también se
puede lograr cambiar un código existente por otro que también existe, es decir pasar toda la existencia de
uno para otro. Esto se puede lograr haciendo documentos de entrada y salida, sin tener que entrar a
recodificar, pero en caso de que sean muchos se puede aprovechar esta posibilidad, aunque no es el
propósito explícito de esta vista. Para escoger un producto ya existente para asociar se logra mediante el
botón .
Que permite escoger productos existentes mediante el siguiente diálogo
Figura 95
El botón permite asociar los productos capturados como nuevos, con los productos existentes en los
almacenes y custodios. La opción nos lleva a la vista siguiente
Figura 96
En la misma se muestran los productos a cambiar y dos columnas vacías para llenarlas con los productos
nuevos. Estando encima de una fila, cuando está seleccionada, presionando la tecla Enter, podemos
acceder a una diálogo que nos permite escoger de los productos nuevos.
59
MANUAL DE USUARIO
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Figura 97
Cuando se escoge se llenan las columnas vacías, mostrando la relación establecida entre un código
existente y uno nuevo. Esta relación se puede eliminar, estando la fila seleccionada, presionando la tecla
Del. Tanto para asociar y eliminar, el proceso debe estar abierto y no tener documentos generados.
Como habíamos mencionado antes, desde esta vista no solo se puede cambiar códigos manteniendo el
mismo formato(niveles del árbol), sino que además podemos cambiar el formato, es decir la cantidad de
niveles y sus longitudes. Para ello es necesario haber capturado en el módulo de configuración el nuevo
formato correctamente. Para que un producto sea compatible con el nuevo formato, la longitud del mismo
debe ser suficiente para que existan elementos en todos los niveles del formato escogido, no puede existir
un nivel de formato vacío. De existir este problema el sistema emite un listado de los productos que no
cumplen con este aspecto. Para cambiar el formato tenemos el botón que nos lleva a escoger el nuevo
formato
Figura 98
Cuando se acepta, el sistema le pregunta por la confirmación, si sigue el sistema cambia el formato si no
hay problemas, de haberlos emite los mensajes de rigor. Una vez cambiado el formato, hay que salir y
volver a entrar para hacer los cambios efectivos.
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ANEXOS
ANEXO I Glosario de Términos
Cuentas controladas: cuentas que se declara en la opción “cuentas” del menú principal
Almacenes/custodios. Representan cuentas que solo se podrán usar en el subsistema de inventarios, no
podrán ser usadas en ningún comprobante en el subsistema de contabilidad.
Cuentas transitorias: cuentas que al final del período tienen que quedar con saldo cero. Se usan para
representar operaciones transitorias o temporales.
Recodificar: cambiar códigos de productos en existencia.
Subcategoría: elemento para dar una clasificación determinada a los productos. Como ya existía una
clasificación manejada por el sistema, llamada categorías. Esta clasificación adicional, gestionada por el
usuario, recibió este nombre.
Cuentas de contrapartidas: cuentas del encabezado del documento. Estas en conjunto con las cuentas de
inventarios asociadas a los productos, permiten generar un comprobante válido en contabilidad.
Recargo: aumentar el importe en cierto valor. Especie de impuesto.
Niveles: diferentes segmentos o partes del formato que en su conjunto conforman el código del producto.
Nivel de apertura: declarar el primer nivel al capturar el formato.
Documento primario: referencia a los modelos de uso obligatorio para la captura de información en el
sistema nacional de inventarios. Estos modelos se traducen en los ”documentos” del sistema.
Asientos: registro de los importes de cada cuenta contable que genera la confirmación de un documento.
Nivel de unidad: realizar configuraciones u operaciones que tienen que afectan una sola unidad contable.
Nivel empresarial: realizar configuraciones u operaciones que afectan a todas las unidades declaradas.
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
ANEXO II Procedimiento para la carga inicial en caso de almacenes y custodios con existencias
V.- INVENTARIO DE MEDIOS DE ROTACION.
Consideramos que en la Empresa X existen dos unidades, las cuales presentan almacenes y custodios
definidos con antelación en el módulo de configuración, así como se estableció un nivel de acceso al
subsistema y los formatos de producto y de ubicación de los mismos.
 Formato de Productos: Genérico 3

Sub Genérico 2
Surtido 5
 Formato de Ubicación de Productos: Sección 2
Estante 2
Casilla 2
 Almacenes por Unidad:
 Unidad Principal Almacén de Insumos 0101
Almacén de Mercancía Para Venta 0102
Almacén de Producción Terminada 0103
Almacén de Consignación 0104
 Unidad Presupuestada Almacén de Insumos 0201
 Custodio por Unidad

Unidad Principal Secretaria Director 1001
Jefe de Brigada Maquinado 1002
Jefe de Brigada Ensamble 1003
En el estudio primario efectuado para la implantación se determinaron además:
 Tipos de Movimiento: Para ambas categorías considerando de entradas y salidas.

 Se sabe además que genera las transferencias de Forma automática
 Las obligaciones por pagar se generan automáticamente en el modulo de finanzas desde inventario
y las obligaciones por cobrar se generan en finanzas automáticamente desde el modulo de
Facturación al igual que los documentos de Venta a Entidad en el modulo de Inventario
 Se controla el consecutivo por tipo de documento creándose dos grandes grupos para custodio y
almacenes respectivamente y estos se controlarán en el ejercicio.
Almacenes: Ent-Alm para las entradas
Sal-Alm para las salidas
Custodios: Ent-Cust para las entradas
Sal-Cust para las salidas
 El consecutivo de los documentos se mantiene por período.
 Los conceptos de movimientos que se utilizarán se importarán.
62
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
 Los tipos de comprobantes que se definen son tres los cuales se realizarán de forma semanal (es
decir 4 al mes):
Contabilizando las operaciones de los Almacenes.
Contabilizando las operaciones de los Custodios.
Contabilizando cambio de Cuentas.
 En contabilidad se definió que las cuentas de inventario se analizan por almacenes y custodios de
acuerdo a su destino. Y las cuentas de gastos, centros de costos y sub-elementos quedaron
definidos en el módulo de Costos y Procesos, vinculados al registro.
Pasos a seguir en la elaboración del ejercicio
a) Configuraciones generales del subsistema

b) Efectué la Carga Inicial mediante la importación del documento.
c) Pase los movimientos del mes de septiembre
d) Elabore cuadre contable.
e) Rememore sobre mecanismos de búsquedas y reporte.
f) Conciliación Inventario vs. Contabilidad.
g) Cierre de Periodo.
OPCION SISTEMA \ CONFIGURACION PREDETERMINADA (nivel empresarial)

 Para incluir los conceptos predeterminados en:
 Almacenes: Marcar todos los conceptos de Insumos, mercancía para la venta,
producción terminada y consignación, tanto para entrada como para salida.
 Custodios: Marcar todos los conceptos de Insumos, mercancía para la venta,
producción terminada y consignación, tanto para entrada como para salida.
OPCION SISTEMA \ CONFIGURACION (nivel empresarial)

 Ficha General
Seleccionar el formato de ubicación de productos
 Generar las transferencias automáticamente.
Considerar como lento movimiento los productos que no se mueven en 365 días.
 Permitir que el sistema controle la consecutividad de los números por tipo de documento.
Mantener consecutividad en los números de los documentos por: Ejercicio
 Ficha Inventarios
Agregar los conceptos para ajustar inventarios en:
 Almacenes
Se escogen todos los conceptos de faltantes y sobrantes de cada categoría
 Custodios
Se escogen todos los conceptos de faltantes y sobrantes de cada categoría
Nota: Si los conceptos no están creados, seleccione en Codificadores \ Conceptos y agréguelos.
 Ficha Usuarios
En ambas unidades agregue los usuarios con permisos en cada uno de los almacenes.
63
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
VISTA CLASIFICADOR DE PRODUCTOS (nivel empresarial)

 Asignar formato de productos
 Importar el clasificador de niveles de Productos, fichero clasifprod.cla
En el manejo de los inventarios de almacenes es necesario contar con un codificador que
identifique cada producto con un código y una descripción. Esta sección provee al usuario las
herramientas para mantener actualizado dicho codificador, además de servir de consulta de
información referente a un producto. Aunque desde este sistema se permite el acceso a este
clasificador, no es éste el único subsistema que permitirá al usuario realizar tales funciones,
pues este clasificador es de uso general.
FICHA PRODUCTOS
 Importar el fichero um.cla, utilizando el icono para importar las unidades de medida
Las unidades de medida serán usadas por los movimientos y las existencias en almacenes o
custodios. Es necesario antes de introducir surtidos tener creado este codificador pues el
surtido, como información, solicita también una unidad de medida.
 Importar el fichero de productos productos.cla

El codificador de productos del Versat, en su estructura, se compone de dos partes. La
primera consiste en un árbol de niveles de clasificación y la segunda de un listado de
surtidos agrupados en niveles de clasificación. El árbol de niveles va desglosando o
abriendo cada nivel para dar una estructura más organizada y de más rápido acceso a los
surtidos.
64
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
FICHA PRODUCTOS de la vista clasificador de productos.
 Seleccione el producto 189*01*00001: Arroz y escoja el icono Factores de Conversión y

como datos los siguientes: Unidad1: KG, Unidad2: LB, Factor: 2.17
NOTA: La opción de factores de conversión es aplicable a un producto. Para cada producto se

guarda un grupo de factores. No es necesario declarar esta información para iniciar el trabajo con
el sistema. Algunas entidades que emiten resultados a niveles superiores dependen de estas tablas
de conversión. Éstas deberán declarar aquellos factores en los productos necesarios. En las
existencias de almacenes o custodios se pueden realizar cambios de unidad de medida a cantidades
y si existen factores asociados serán tomados en cuenta, pero si no existe el sistema le solicita al
usuario la información en ese momento
OPCION SISTEMA \ CODIFICADORES (nivel empresarial)

FICHA: GRUPOS DE CONSECUTIVIDAD
 Crear los grupos de consecutividad para almacenes y custodios con los siguientes datos
Código Identificador Entrada/Salida Asociar tipo de

documento
1 Carga Inicial Entrada Carga Inicial
2 Entrada Entrada Todos los de entrada
3 Salida Salida Todos los de salida
NOTA: De esta forma se creará un consecutivo por cada tipo de documento.
FICHA CONCEPTOS
 Crear los siguientes conceptos de almacenes y custodios
Concepto Tipo de Documento Categoría Operación Activo
Conceptos para almacenes
107 Devolución de Venta de Ajuste de aumento Insumos Entrada Si
Insumos
307 Devolución de Venta de Ajuste de aumento Producción Entrada Si
Producción Terminada terminada
401 Carga Inicial de Carga Inicial en Almacén Consignación Entrada Si
Inventario en Almacén.
1108: Venta de Insumos Venta a Entidad Insumos Salida Si
Conceptos para custodios
209: Entrada custodio al 50% Entrada a custodio al 50% para - Entrada Si
para gasto. gasto
5107: Baja Custodio con el Salida a Custodio con el 50% - Salida Si
50% para gasto para gasto.
5108: Baja Custodio Salida a Custodio - Salida Si
5109: Transferencia Emitida Transferencia emitida en - Salida Si
en Custodio custodio
5110: Transferencia Recibida Transferencia recibida en - Entrada Si
en Custodio custodio
FICHA SERVICIOS ASOCIADOS

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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
 Crear los servicios 01 Transporte y 02 para el Flete.

NOTA: Estos servicios están alrededor de un producto pues nos reportan lo que se gastó en
transportación, flete, etc.
OPCION SISTEMA \ CONFIGURACION (nivel de unidad)
FICHA GENERAL
  Mostrar valores en la validación.

  Introducir obligaciones en la compra
  Usar Lotes.
OPCION SISTEMA \ CODIFICADORES (nivel de unidad)

FICHA CONCEPTOS
 Configure los siguientes conceptos utilizando el icono
Conceptos Categoría Cuenta

FICHA ALMACEN
102: Compras a Proveedores (Emp) Insumo 590*02 Subsistema de
Inventario
103: Transferencia Recibida en Almacén Insumo 575 Operaciones entre
dependencia
108: Entrada de Centro de Costo Insumo 700*03 Gastos del año
1102: Transferencia enviada Transferencia emitida 350 Operaciones entre
dependencias activos
1105 Salida a Centro de Costo Insumo 700*03 Gastos del año
1106: Salida para custodios Insumo 590*02 Subsistema de
Inventario
4102: Transferencia Enviadas Consignación 099: Contrapartida Cuentas
Memo.
310: Entrada al almacén de Producción Entrada a Producción 700*10 Producción terminada
Terminada Terminada para realizar
FICHA CUSTODIO
Conceptos Tipo de Doc. Cuenta
109: Entrada a Custodio Entrada a custodio 590*02 Subsistema de
Inventario
209: Entrada a Custodio 50% Entrada a custodio al 50 % 590*02 Subsistema de
para gasto Inventario
5107: Baja Custodio con el 50% para gasto Salida a Custodio con el 50% 357*02 Desgaste de Útiles y
para gasto. herramientas
5108: Baja Custodio Salida a Custodio 357*02 Desgaste de Útiles y
herramientas
5109: Transferencia Emitida en Custodio Transferencia emitida en 590*02 Subsistema de
custodio Inventario
5110: Transferencia Recibida en Custodio Transferencia recibida en 590*02 Subsistema de
custodio Inventario
OPCION PROCESO \ COMPROBANTES (nivel de Unidad)

Tipo de Comprobante Asociar los criterios:
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
- Entrada a Centro de Costo 209

- Salida para centro de costo 5107, 5108 y 1106
- Transferencia Recibida 5110
- Transferencia Enviada 5109
- Venta Efectuada 1108
VISTA ALMACENES Y CUSTODIO

Configuración de las cuentas de almacén o custodio(nivel de unidad)
Esta sección se ha habilitado para que el usuario identifique las cuentas que serán usadas
por el almacén en la categoría seleccionada. A su vez quedan bajo control del subsistema
de Inventarios. La cuenta requiere de un saldo de apertura para solicitar al usuario el
procesamiento de una carga inicial antes de iniciar el procesamiento si su saldo es distinto
de cero.
El sub-mayor del Almacén de Producción Terminada de la Unidad Principal, al igual que el Almacén
de Insumo perteneciente a la Unidad Presupuestada no presentaba saldo al cierre del 31/12/2011,
así como el Jefe de Brigada Ensamblaje no presentaba ningún útil o herramienta bajo su custodia.
El resto de los almacenes tiene saldos que serán tomados como la carga inicial para poder explotar
el subsistema de inventario y a continuación vamos a configurar.
 Seleccione la ficha Almacenes y ubíquese en Insumos, escoja también en panel de abajo
dicha Categoría: Insumos
 Seleccione en la opción Almacenes/Custodios/Cuentas para configurar las cuentas de este

almacén de insumo con los siguientes datos:
Almacén de Insumos (0101)

183 30030.05 Insumos
184 01 1003.60 Útiles y herramientas en Almacén
189 1530.00 Alimentos
Nota: Para la Unidad Presupuestada debemos crear estas cuentas con saldo cero.
 Seleccione la ficha Almacenes y ubíquese en Mercancías P/Venta, escoja también en panel de

abajo Categoría: Mercancía para la venta
 Seleccione en la opción Almacenes/Custodios/Cuentas para configurar las cuentas de este
almacén con los siguientes datos:
Almacén de Mercancía para la Venta (0102).
196 84053.40 Mercancía para la Venta
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MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Almacén de Producción Terminada (0103)
185 0.0 Producción Terminada
Almacén de Consignación (0104)
021 50350.00 Mercancía en Consignación

Nota: El saldo en consignación pertenece a la Firma Toyota
 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Secretaria del director

 Seleccione en la opción Almacenes/Custodios/Cuentas para configurar las cuentas
FICHA: INVENTARIO
Custodio Secretaria Director 1001
184 02 357.80 Útiles y herramientas en Uso
FICHA: DESGASTE
Cuenta de desgaste 373, con saldo de apertura en 0.0
 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Jefe de Brigada Maquinado

FICHA: INVENTARIO
Custodio Jefe de Brigada Maquinado 1002
FICHA: DESGASTE
Cuenta de desgaste 373, con saldo de apertura en 0.0
 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Jefe de Brigada Ensamblaje

FICHA: INVENTARIO
Custodio Jefe de Brigada Ensamblaje
FICHA: DESGASTE
Cuenta de desgaste 373 con saldo de apertura en 0.0
INICIE PROCESAMIENTO (01/01/2012). Es necesario hacerlo en ambas unidades para cuando se realice la
Transferencia enviada se vean ambas unidades en la caja de diálogo.
Realice la carga inicial del subsistema dándole entrada a los documentos de carga inicial.
68
MANUAL DE USUARIO
VERSAT – SARASOLA
Unidad Principal
VISTA MOVIMIENTO DE PRODUCTOS.
Ficha Almacén.
 Seleccione Almacén de Insumo e importe el fichero movalm0101.mvt
 Seleccione Almacén Mercancía para la Venta e importe el fichero movalm0102.mvt
 Seleccione Almacén de Consignación e importe el fichero movconsig0102.mvt
Ficha Custodio.
 Seleccione Secretaria del Director e importe el fichero movcust1001.mvt
 Seleccione J’ brigada de maquinado e importe el fichero movcust1002.mvt
 Confirmar los documentos importados
Los ficheros (.mvt) se obtienen de la exportación de ficheros Excel que están diseñados, para ayudar a
capturar los datos necesarios para los documentos de carga inicial y son utilizados por los implementadores
e implantadores generalmente.
69

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3 Requerimientos técnicos e instalación

Entorno Sistema Operativo CPU RAM HDD

3.2 Requerimientos de Software

PARTE II. OPERACIÓN

6.3.1 Movimientos de productos

: Permite guardar el documento en la base de datos

seleccionando Todas no mostrará ninguna información. Esto es porque no es correcto mostrar un

6.3.3.3 Menú principal Almacenes/Custodios

Submayores de cuentas: El submayor(operaciones) de la cuenta escogida en un período

 Formato de Productos: Genérico 3

 Unidad Presupuestada Almacén de Insumos 0201

 Custodio por Unidad

En el estudio primario efectuado para la implantación se determinaron además:

 Tipos de Movimiento: Para ambas categorías considerando de entradas y salidas.

Pasos a seguir en la elaboración del ejercicio

a) Configuraciones generales del subsistema

OPCION SISTEMA \ CONFIGURACION PREDETERMINADA (nivel empresarial)

OPCION SISTEMA \ CONFIGURACION (nivel empresarial)

VISTA CLASIFICADOR DE PRODUCTOS (nivel empresarial)

 Importar el fichero de productos productos.cla

FICHA PRODUCTOS de la vista clasificador de productos.

 Seleccione el producto 189*01*00001: Arroz y escoja el icono Factores de Conversión y

NOTA: La opción de factores de conversión es aplicable a un producto. Para cada producto se

OPCION SISTEMA \ CODIFICADORES (nivel empresarial)

Código Identificador Entrada/Salida Asociar tipo de

FICHA SERVICIOS ASOCIADOS

 Crear los servicios 01 Transporte y 02 para el Flete.

  Mostrar valores en la validación.

OPCION SISTEMA \ CODIFICADORES (nivel de unidad)

 Configure los siguientes conceptos utilizando el icono

Conceptos Categoría Cuenta

OPCION PROCESO \ COMPROBANTES (nivel de Unidad)

- Entrada a Centro de Costo 209

VISTA ALMACENES Y CUSTODIO

 Seleccione en la opción Almacenes/Custodios/Cuentas para configurar las cuentas de este

Almacén de Insumos (0101)

 Seleccione la ficha Almacenes y ubíquese en Mercancías P/Venta, escoja también en panel de

Almacén de Mercancía para la Venta (0102).

196 84053.40 Mercancía para la Venta

Almacén de Producción Terminada (0103)

185 0.0 Producción Terminada

Almacén de Consignación (0104)

021 50350.00 Mercancía en Consignación

 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Secretaria del director

 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Jefe de Brigada Maquinado

 Seleccione la ficha Custodios y ubíquese en Jefe de Brigada Ensamblaje

 Confirmar los documentos importados

También podría gustarte

 Seleccione el producto 1890100001: Arroz y escoja el icono Factores de Conversión y