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Proyecto de Implementación SAP

Business Blueprint
BBP-MM-01 Implementación NIIF
Consulting

Av. Vitacura 2771


Proyecto de Implementación
Piso 10
SAP
Las Condes, Santiago

Chile

Fono: (56-2) 4622600

BBP-MM-001 Implementación NIIF Fax: (56-2) 2365801

e-mail:
consultingchile@deloitte.com
Fecha: 18/09/2013

Control del Documento

Responsables

Nombre Documento BBP-MM-001 Implementacion NIIF

Creado el 02/10/2013

Ultima edición 02/10/2013

Revisor final

Número de Páginas

Versión Fecha Revisión Descripción de la Revisión Autor


1 02/10/2013 Documento inicial Delio Gómez

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Contenido

1 Introducción 4
2 Objetivo 5
3 Glosario 6
4 Descripción de requerimiento de acuerdo a la norma 7
4.1 NIC 2 – Inventarios.................................................................................................................. 7
4.1.1 Reconocimiento inicial de los inventarios 7
4.1.2 Gestión de inventarios posterior a la implementación de las NIIF 8
4.1.3 Aplicación de descuentos condicionados 10
4.2 NIC 16 – Propiedades, planta y equipo.................................................................................11
4.2.1 Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser clasificados y tratados
como Propiedad, Planta y Equipo. 11
4.3 NIC 21 – Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera...........12
4.3.1 Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras 12
5 Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios 13
6 Gaps & Issues 15
7 Seguridad 15
8 Anexos 15
9 Firmas de aceptación 15

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1 Introducción

El presente documento de BBP Business Blue Print permite identificar los principales
lineamientos y elementos que marcan el alcance, dirección e impacto de la implementación
de las normas NIIF en el ERP SAP en las empresas del Grupo de Energía de Bogotá incluidas
en el alcance de este proyecto: EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. EEB,
TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL S.A. E.S.P. TGI y DISTRIBUIDORA ELÉCTRICA DE
CUNDINAMARCA S.A. DECSA.

El documento final de la fase de Diseño, conocido como el Business Blue Print, describe en
su contenido el marco general de operaciones definido y propuesto por el equipo del
proyecto a la organización, como el enfoque de solución más adecuado para satisfacer los
requerimientos actuales del negocio para la implementación de normas NIIF en el GRUPO
DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

El presente documento recopila la información suministrada en la fase de Análisis de


requerimientos de Normas Internacionales y su impacto en los procesos actualmente
configurados e implementados en el Sistema SAP que maneja actualmente GRUPO DE
ENERGÍA DE BOGOTÁ, mediante la adaptación a las Normas Internacionales NIIF para la
presentación y Consolidación de los Estados Financieros de acuerdo a las Normas, enfocado
particularmente a los requerimientos que impactan la funcionalidad del Módulo de Gestión
de Materiales-MM específicamente en los procesos de Compras y Gestión de Inventarios.

Para todos sus efectos este será el referente a lo largo del proyecto, ya que el mismo
establece las estrategias y procedimientos contenidos en la metodología de implementación
aceptada por GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Dentro de la metodología este documento se convierte en el primer documento oficial


entregable que representa un punto de control en la fase llamada Business Blue Print o
Modelo del Negocio.
Nota: El análisis de estas NIIF fue realizado por el equipo del proyecto, con el apoyo del área
de contabilidad y la empresa asesora en este tema Crowe Horwath. Se definió que el alcance

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de este documento será el implementado en SAP y si posteriormente el GRUPO DE ENERGÍA
DE BOGOTÁ considera que se deben realizar ajustes o cambios en las definiciones y/o
configuraciones del sistema, se evaluarán los impactos a nivel de proyecto en tiempo,
recursos y procesos.

2 Objetivo

Identificar, definir y detallar las actividades técnicas y procedimentales que se deben llevar a
cabo en el Proyecto de implementación de las Normas Internacionales NIIF, respecto de los
procesos involucrados en el módulo de Gestión de Materiales-MM de SAP en el GRUPO DE
ENERGÍA DE BOGOTÁ.

Se define el alcance del proyecto como la implementación de las Normas Internacionales NIIF
para GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ es decir, que una vez culminada la implementación, el
libro principal 0L reflejará la información de acuerdo a Normas Internacionales NIIF, mientras
los libros secundarios Z1 y Z2 reflejarán la información correspondiente a COLGAAP y
Fiscal/Tributaria, respectivamente.

Se definen las siguientes responsabilidades, dentro del desarrollo del proyecto:

 Consultoría Externa
 Realizar las modificaciones o nuevas parametrizaciones a que haya lugar, de
acuerdo a las definiciones realizadas, para el cumplimiento de los
requerimientos establecidos.
 Entrega de las plantillas y el diseño de los programas que aseguren la
conversión en SAP de la información para Normas Internacionales, para esto
será creada una especificación funcional por cada desarrollo requerido donde
se detallará el funcionamiento y los resultados esperados en la ejecución del
mismo.
 Entrega de la documentación de las modificaciones o adiciones realizadas en
la configuración para el funcionamiento de las NIIF en las compañías.

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 GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ
 Conversión de los Rubros impactados (determinación de los valores de
arranque para las saldos de inventario de aquellos materiales que se defina
sean susceptibles de aplicación de la norma), de acuerdo a las clasificaciones
definidas en el Sistema SAP, para reflejar la información y los valores en
concordancia con las Normas Internacionales NIIF.
 Determinación de los valores a ajustar y/o reclasificar en los rubros
impactados, resultados de la comparación de los Saldos de acuerdo a las
Normas locales con los valores convertidos previamente por GRUPO DE
ENERGÍA DE BOGOTÁ.
 Suministrar la información conciliada entre el módulo de gestión de
materiales, en lo que respecta con saldos de inventarios, y las cuentas
contables (GL).

Este trabajo en Conjunto permitirá, asegurar la conversión en el sistema SAP, con respecto a
los Saldos Iniciales y el adecuado registro de las transacciones para reflejar la información de
acuerdo a las Normas Internacionales NIIF.

3 Glosario

Para un mejor entendimiento del presente documento se detallan a continuación algunas


definiciones clave:
IFRS: (International Financial Reporting Standards): (NIIF sigla en español) Normas
internacionales de información financiera.

Ledger principal: Es un libro contable utilizado para gestionar la contabilidad y generar


reportes. Está integrado con todos los libros auxiliares y se actualiza en todas las
sociedades. Es obligatorio identificar sólo un ledger como ledger principal. El Ledger
principal 0L contiene todos los enlaces para la obtención de los detalles de Controlling o
CO.

Ledgers no principales o secundarios: Los ledgers no principales se gestionan como libros

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paralelos al ledger principal. Así, por ejemplo, se pueden gestionar conforme a una
norma de presentación de cuentas local, o una norma de presentación internacional
como son las NIIF International Financial Reporting Standards. Por cada necesidad de
sociedad FI se puede activar un ledger no principal. Para cada ledger que se cree, se
creará automáticamente un grupo de ledgers con el mismo nombre. Adicionalmente se
pueden crear grupos de ledgers que atiendan necesidades de registro, específicas de
cada cliente, con las combinaciones que correspondan.

4 Descripción de requerimientos de acuerdo a la norma

Las principales normas que enmarcan y regulan el proceso de implementación de NIIF en


GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, están relacionadas con el cumplimiento de la Ley 1314 del
2009 y el oficio 12-00099881/JMSC 31010 del 2012 emitido por la Alta Consejería
Presidencial para la Gestión Pública y Privada que exige a las empresas que a partir del 1 de
Enero de 2015 presenten su información financiera bajo la normatividad NIIF Normas
Internacionales Información Financiera, también conocidas como normatividad IFRS
International Financial Reporting Standards, que aplicarán en Colombia, no obstante GRUPO
DE ENERGÍA DE BOGOTÁ realizará la adopción anticipada el 01 de enero del 2014.

Cabe anotar que para la implementación que se realizará en el GRUPO DE ENERGÍA DE


BOGOTÁ, se ha definido como ledger principal el 0L que corresponde a las contabilizaciones
bajo norma IFRS. También es preciso aclarar que las contabilizaciones que se generen desde
el módulo MM afectan siempre los tres ledgers definidos: 0L, Z1 y Z2.

4.1 NIC 2 – Inventarios

4.1.1 Reconocimiento inicial de los inventarios

 La aplicación de NIIF en GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ requiere, para el


reconocimiento inicial de los inventarios, la valoración de los materiales que se
gestionan en inventarios, al menor de los valores entre el valor neto de realización
(VNR) o valor razonable, y el costo promedio. Una vez el GRUPO DE ENERGÍA DE
BOGOTÁ disponga de estos valores, se debe contar con un programa de carga
inicial que efectúe los respectivos asientos contables solo en el libro 0L (IFRS) por
el valor de las diferencias que se presenten entre el nuevo valor reconocido y el
costo promedio que se tiene registrado en el módulo MM para los materiales

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respectivos. Estas contabilizaciones no deben afectar los costos promedio que
vienen en la maestra de materiales, por lo tanto deben realizarse directamente en
el módulo financiero, guardando dentro del detalle del documento financiero
tanto el material como el centro y la clase de valoración cuyo valor se afectará.
Para el efecto de estas contabilizaciones y las posteriores a que haya lugar como
resultado de nuevas mediciones del inventario, el GRUPO DE ENERGÍA DE
BOGOTÁ debe definir las cuentas contables a imputar. Este mismo programa de
carga deberá calcular el valor promedio IFRS para los inventarios como el
resultado del valor total en el módulo de materiales (valor histórico) más el valor
del asiento realizado en el libro IFRS y dividido entre la cantidad en existencias, el
valor resultante deberá almacenarse en el campo ´Precio Contable 3´ de la
maestra de materiales a nivel de Material, Centro y Clase de Valoración. Este
campo servirá para determinar, en cualquier momento, el valor IFRS del
inventario. Respecto a la afectación del valor de los materiales, vale la pena
mencionar que el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ definirá como política que
cuando se detecten deterioros en los inventarios, estos no constituirán un cambio
en la valoración de los mismos si no que se procederá a darles de baja
directamente y con esta premisa se definirá el correspondiente procedimiento de
gestión de inventarios.
 El reconocimiento inicial de los valores netos de realización o valores razonables
de los materiales en stock, se hará como parte del proceso de migración, es decir
una vez se cuente con estados financieros de cierre del ejercicio 2013.

4.1.2 Gestión de inventarios posterior a la implementación de las NIIF

 Dado que se definió que para los Repuestos que han de gestionarse
contablemente como Activos Fijos, se dejará configurada como cuenta de
´inventarios´ una cuenta ´16XX´, pero para efectos de los libros COLGAAP y
Fiscal/Tributario, la cuenta apropiada para la gestión de los stocks, debe ser una
cuenta ´15XX´, cada vez que se realice un movimiento de inventarios en el
módulo MM con afectación a una cuenta ´16XX´ se deberá hacer una
reclasificación contable, para sustituir esta cuenta por una ´15XX´ en los libros
COLGAAP y Fiscal/Tributario. Para esta reclasificación de cuentas se
implementará un desarrollo que, para cada movimiento realizado en el módulo
MM correspondiente a la situación descrita, se cree un documento financiero con

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la respectiva reclasificación, registrando el detalle del material, centro y clase de
valoración a los que corresponde el movimiento.
 Cuando se realicen contabilizaciones directas al ledger IFRS, como consecuencia
de nuevas mediciones del inventario que resulten en la determinación de un
nuevo valor neto de realización o valor razonable, se requiere que estos valores
se actualicen en el campo ´Precio Contable 3´, para el material-centro y clase de
valoración correspondientes, esto con el fin de que en este campo siempre se
mantenga el valor IFRS actualizado. Si es que en este campo ya hubiera un valor,
el asiento en el libro IFRS correspondiente al nuevo valor neto de realización o
valor razonable, se debe realizar por la diferencia entre el valor IFRS anterior y el
nuevo y el valor final del campo ´Precio Contable 3´ debe reflejar el nuevo valor
neto de realización o valor razonable.
 Cuando se realicen movimientos de stocks en el módulo MM, se debe verificar si
el material-centro-clase de valoración para los que se hace el movimiento son
relevantes para IFRS, es decir, si en el campo ´Precio Contable 3´ se tiene algún
valor, de ser así debe existir un desarrollo, que calcule el valor IFRS
correspondiente al movimiento de inventarios que se está realizando, con base
en la diferencia entre el valor del campo ´Precio Contable 3´ (valor IFRS) y el costo
promedio histórico (valor COLGAAP). Una vez establecido este valor
proporcional, el mismo desarrollo debe realizar un asiento contable en el libro
IFRS afectando la cuenta de inventarios que aplique: ´15XX´ para materiales de
stock o ´16XX´ para materiales que se tratan como Activos Fijos y como
contrapartida una cuenta o cuentas que deben definirse para este propósito.
Ej.: Para el material-centro-clase de valoración 2010000062-MA01-A se tienen
los siguientes datos:
Existencias: 18 Unidades
Costo promedio histórico: 5.792 Valor total histórico: 104.256
Costo promedio IFRS en el campo ´Precio Contable 3´: 6.200
Valor total IFRS: 111.600
Se requiere realizar un consumo a una orden de mantenimiento por 5 unidades.
El valor de este consumo generado en el módulo MM y que se reflejaría en todos
los ledgers sería: 5.792 (costo histórico) * 5 Unidades = 28.960

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El valor del asiento que debe hacerse en el libro IFRS sería: (6.200 (costo
promedio IFRS) - 5.792 (costo histórico) ) * 5 unidades = 2.040

4.1.3 Aplicación de descuentos condicionados

 De acuerdo a las NIIF, los descuentos condicionados, es decir aquellos cuya


obtención está sujeta al cumplimiento de unas condiciones en el futuro
(pronto pago, volumen de compras), se pueden reconocer desde el momento
de la compra, disminuyendo el precio se los materiales comprados, lo cual
deriva en una disminución del valor de los inventarios, una vez se registren las
respectivas entradas de estas compras. La adopción de este procedimiento se
hará bajo las siguientes premisas:
 Al momento de la elaboración del documento de compras ya se
reconoce la existencia de los descuentos condicionados y por tanto se
pueden estimar e incluir en el mismo.
 Las sociedades del GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, tienen el interés
de acceder a estos descuentos y una historia que permita soportar
adecuadamente la estimación de los mismos.
 Para el cumplimiento de este requisito se debe implementar un desarrollo
para que al momento del ingreso de las facturas de compra se verifique si en
la condición de pago del documento se incluye la opción de descuentos
pronto pago y de ser así, efectuar un asiento contable en el libro IFRS
imputando el valor del descuento a una cuenta de inventario y actualizar
consecuentemente el precio IFRS del material que se registra en el campo
´Precio contable 3’ de la maestra de materiales.

4.2 NIC 16 – Propiedades, planta y equipo

4.2.1 Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser


clasificados y tratados como Propiedad, Planta y Equipo.

 La aplicación de NIIF en GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ, requerirá de la


identificación de aquellos materiales, específicamente repuestos, cuyas
existencias actualmente se gestionan en el submódulo de inventarios MM-IM

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(Gestión de materiales-Gestión de inventarios) y que por sus características (vida
útil superior a un año, no destinados a la venta, destinados a garantizar la
continuidad en la prestación de un servicio), deben ser clasificados y gestionados
como Propiedad, Planta y Equipo, según la directriz de la NIC 16.
 La gestión de las existencias de estos materiales se continuará realizando en el
submódulo MM-IM pero haciendo el respectivo cambio de cuenta contable de la
actual cuenta de existencias (15XXXX) a una cuenta de Propiedad, Planta y Equipo
(16XXXX). Este cambio de cuenta implica el cambio de la categoría de valoración,
en los datos maestros de estos materiales a nivel de: Material, Centro y Clase de
valoración.
 Para poder realizar el cambio de Categoría de valoración mencionado en el punto
anterior, es necesario cerrar los pedidos abiertos que existan para estos
materiales, así como dar de baja las existencias de los mismos, y una vez
efectuado el cambio de la categoría de valoración, volver a darle de alta a las
existencias respectivas. Para realizar estos movimientos se sugiere utilizar las
clases de movimiento 562 (anulación entrada inicial de stocks) y 561 (entrada
inicial de stocks) respectivamente, para lo cual es preciso definir las cuentas
contables que deben afectarse con los mismos.
 La gran mayoría de estos materiales actualmente se gestionan con valoración
separada, donde las diferentes clases de valoración representan los posibles
estados del material, a saber: Nuevo, usado, reparado, dañado, por reparar, etc.
El cambio de categoría de valoración ya mencionado se debe hacer a nivel de cada
clase de valoración y sólo para aquellas clases de valoración que el GRUPO DE
ENERGÍA DE BOGOTÁ considere que deben ser tratados como Propiedad, Planta y
Equipo.
 Para aquellos materiales para los que se defina que tienen un valor neto de
reposición o un valor razonable diferente al costo promedio histórico que se tiene
registrado en la maestra de materiales, se deben generar los respectivos asientos
contables, solo en el libro IFRS, por el valor de esta diferencia y afectando las
cuentas contables de Inventarios específicas para IFRS que deben ser definidas
por el GRUPO DE ENERGÍA DE BOGOTÁ.
 Se definirán nuevos almacenes para la gestión exclusiva de las existencias de los
Repuestos que se tratarán contablemente como Activos Fijos. De esta forma se
tendrán individualizadas estas existencias.

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4.3 NIC 21 – Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda


extranjera.

4.3.1 Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras

 De acuerdo con la norma, las diferencias en tasa de cambio no deben


capitalizarse, es decir, no deben afectar el costo de los inventarios, por lo
tanto es necesario implementar un desarrollo para que las diferencias por tasa
de cambio que se generen en el proceso de compras sean contabilizadas
siempre a cuentas contables de diferencia en tasa de cambio, solo en el libro
IFRS, y como contrapartida se debe disminuir el valor del inventario.
 Las diferencias en tasa en lo que respecta al proceso de compras, se
presentan entre la tasa de cambio al momento de la entrada de mercancía y la
tasa de cambio al momento del ingreso de la respectiva factura,
independientemente de cuál evento se presente primero.
 Para la contabilización de las diferencias en tasas de cambio, en el proceso de
compras, es preciso definir la o las cuentas contables a las que se harán estas
imputaciones.

5 Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios

Reportes
TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja

Stock valorado a costo IFRS 1 Baja

Interfaces
TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja

Conversiones

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TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja

Mejoras
TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja

Desarrollos
TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja

Carga inicial de Valores netos de realización o 2 Media


Valores Razonables
Generación de asientos IFRS a partir de 1 Media
movimientos de inventarios
Actualización del campo ´Precio contable 3´ de 1 Media
la maestra de materiales con los valores de los
asientos que se hagan directamente en el libro
IFRS
Descarga y carga de saldos de materiales a 1 Media
gestionar como Activos Fijos para cambio de
Categoría de Valoración
Realizar asientos contables a cuenta de 1 Media
inventarios, en el libro IFRS, reflejando el valor
de los descuentos condicionados.
Asientos contables en el libro IFRS, por el valor 1 Alta
de las diferencias en tasa de cambio generadas
en el proceso de compra, actualizando el valor
del inventario.

Formularios
TÍTULO PRIORIDAD COMPLEJIDAD

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Alta/Media/Baja

Prioridad:

* Prioridad 1: Crítico para el Go-Live


Significa que el objeto debe estar totalmente operativo antes de la fecha de Go-Live.
* Prioridad 2: Alto impacto para la operación o Requerido para el primer cierre
* Prioridad 3: Medio o Bajo impacto en la Operación
* Prioridad 0: Funcionalidad deseable (Nice to have)

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6 Gaps & Issues

Gaps
TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Issues
TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

7 Seguridad

8 Anexos

9 Firmas de validación/aceptación

Validado EEB Firma Observaciones

Miguel Terreros
Ricardo Tusso

Aceptado EEB Firma Observaciones

Julio Alarcón

Validado TGI Firma Observaciones

Elayne Alfonso
Aceptado TGI Firma Observaciones

Martín Maldonado

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