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Por un plan: Se producen salidas en una fecha determinada, por ejemplo el cheque de pago
de los sueldos los días 15 y último de cada mes.
En la mayoría de los casos las salidas son documentos impresos aunque en algunos casos se
opta por las salidas en pantalla.
Maneja datos detallados: Los datos sirven para crear rastros de auditoría. Un rastro de auditoría
es un registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
Proporcionan poca información para la resolución de problemas: Tales como los estados
financieros que son informes estándares de contabilidad, que pueden indicar la existencia de un
problema, pero no su solución.
El sistema se representa por un rectángulo vertical que está en el centro. Los elementos del entorno
se representan con rectángulos horizontales y están conectados con el sistema con flechas llamadas
flujos de datos.
Los elementos del sistema de distribución incluyen clientes, proveedores, almacén y la gerencia. En
este caso el entorno se refiere al sistema que se documenta. Por esta razón algunos elementos del
entorno como el almacén y la gerencia en realidad están en el interior de la organización.
Los flujos de datos que conectan a la organización con sus clientes, son similares a los que la conectan
con sus proveedores.
1. Sistemas que surten los pedidos de los clientes: En la figura se muestran los cuatro
formas de pedido de los clientes: Captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por
cobrar.
2. El sistema de captura de pedidos, introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el
sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación
prepara las facturas para los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar recauda el dinero de
los clientes.
2. Sistemas que ordenan la existencia de reabastecimiento: De forma similar se identifican los
sistemas que se encargan de ordenar la existencia de reabastecimiento de los proveedores, en la figura
12. El sistema de compras envía órdenes de compras a los proveedores para las existencias que se
requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar efectúa los
pagos.
3. Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general: En la figura se muestra el último de los
tres procesos :
- Mantener el libro mayor de contabilidad. - El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el
sistema contable que combina los datos de los otros sistemas para presentar un panorama financiero
de las operaciones de la organización.
Primero, los datos del inventario de los artículos surtidos se complementan con datos del
cliente provenientes del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como
nombre y dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor. Estos elementos se
imprimirían en las facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de
facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.
2. Preparar facturas
La preparación de la factura requiere extender cada renglón, o artículo listado en el cuerpo del
formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de
todos los artículos y el Impuesto al Valor Agregado.
Una vez que se imprimen las facturas se envían a los clientes y los datos a pedidos facturados se
pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos facturados no incluyen los detalles
de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando
la factura por número, fecha, código del cliente, nombre y dirección del cliente, número del
pedido, código del vendedor e importe de la factura.
Una vez surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la
situación del surtido se refleje en el registro de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo
de datos de pedidos completos.
El sistema de cuentas por cobrar es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente
de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio iniciador. Los procesos
son los siguientes:
1. Añadir nuevas cuentas por cobrar. Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar
inmediatamente después de la facturación. El iniciador pedido facturados ocurre a diario.
2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas. Así mismo se eliminan registros del archivo de cuentas
por cobrar para reflejar los pagos de clientes.
3. Prepara estados de cuenta. Cada mes se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar
estados de cuentas. Un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o más
facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se
considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la
cuenta por cobrar se considera vencida.
Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no
se ha pagado. El estado de cuenta que entregan las tarjetas de créditos lista todas las facturas
pendientes (compras no pagadas)
4. Proporcionar datos de libro mayor. También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar
proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen
como un activo en el Estado de Situación (Balance General).
En este punto ya se han realizado todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes, y
a continuación se necesita responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y
conseguir existencias de reabastecimiento.
El sistema de Información contable para las compras
Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento son
compras, recepción y cuentas por pagar.
Compras
El departamento de compras consiste en varios empleados que se encargan de seleccionar a los
proveedores que suministrarán la existencia de reabastecimiento, y de negociar aspectos tales como
precios y fechas de entrega.
El sistema de compras tiene como iniciador el sistema de inventarios cuando se llega al punto de
reorden.
Este sistema comprende los siguientes cuatro subsistemas :