PROGRAMA DE ESTUDIOS SECRETARIADO EJECUTIVO
MÓDULO III: “ASISTENTE DE DIRECCIÓN Y GERENCIA”
EL TELETRABAJO
La opción laboral en tiempo de Covid19
Con la crisis actual motivada por el coronavirus, no podemos pararnos, pero el modo
de trabajo debe cambiar. Es prioritario que, siempre que podamos, optemos por el
teletrabajo.
Para eso, necesitaremos una serie de aplicaciones que permitan ese trabajo en remoto
y coordinado sin que eso suponga ninguna pérdida de productividad.
El objetivo de un negocio con el teletrabajo debe ser la eficiencia en la coordinación
remota de 6 puntos esenciales:
1. Comunicaciones entre equipos de trabajo. Incluyendo las sustitución de las
reuniones presenciales por videoreuniones.
2. Videollamadas y videoreuniones. En realidad, forma parte de las comunicaciones,
pero es tan importante, que debemos darle apartado propio.
3. Gestión de tareas y proyectos. Abarcando la gestión eficiente de equipos en
remoto.
4. Gestión remota de documentos y archivos. Incluyendo el teletrabajo y la edición
y revisión concurrente de informes, hojas de cálculo y similares. Eso también implica
sincronización de archivos segura y copia de seguridad de los mismos.
5. Sincronización y copia de seguridad de archivos. De nuevo, podría estar incluido
en el punto anterior, pero de nuevo es tan importante, que merece mención propia.
6. Gestión de las relaciones con clientes y proveedores. Ahora más que nunca,
debemos estar cerca y asegurar, en la medida de lo posible, que los trabajos con
ellos siguen adelante y ayudamos a que nuestras relaciones con clientes sufran el
menor impacto posible.
Para cada uno de estos puntos, se presenta las mejores aplicaciones de
teletrabajo basada en la experiencia personal de trabajo en remoto.
1. APLICACIONES DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN DE EQUIPOS
DURANTE EL TELETRABAJO
Mantener un canal de comunicación abierto y eficaz durante el teletrabajo es
fundamental para que el funcionamiento de la empresa no sólo no se rezague, sino
que alcance mejores resultados.
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Para eso es necesaria una comunicación fluida y las mejores aplicaciones para ello
son:
1.1. SLACK. El rey de la comunicación remota empresarial
Slack es la aplicación que, mucho antes de que ocurriera todo esto, se empezó
a hacer un estándar en prácticamente todas las empresas que tenían que
coordinar equipos y trabajadores de forma remota (o incluso presencial). Tiene la
capacidad de crear grupos, compartir archivos, que ayuden a organizar tareas más
recurrentes y básicas durante el teletrabajo.
1.2. MICROSOFT TEAMS, la opción de comunicación para los que están muy
integrados en el ecosistema de Microsoft
Microsoft Teams es una aplicación similar a Slack para comunicación general
y gestión de equipos, que se ha hecho un hueco rápidamente por una sencilla
razón: está integrada con Office 365 y muchas empresas dependen mucho de
las aplicaciones de Microsoft, está mejor integrada con documentos y aplicaciones
de Office.
2. EL MEJOR SOFTWARE PARA VIDEOLLAMADAS Y VIDEOREUNIONES
Aunque, en sentido amplio, también son aplicaciones de comunicación, las
videollamadas y las videoreuniones tienen tanta importancia en el teletrabajo, que
merecen un lugar propio.
2.1. ZOOM MEETING, la opción de videollamada y videoreunión más usada.
Si queremos videollamadas y videoreuniones, Zoom Meeting es probablemente
la mejor aplicación. Disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android, Zoom
Meeting tiene niveles gratuitos y de pago para elegir. Sin embargo, incluso en la
versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo y de calidad.
Eso sí, para reuniones con tres o más participantes, hay un límite de tiempo de 40
minutos en la versión gratis.
Zoom Meeting tiene otras opciones interesantes de teletrabajo, como compartir el
escritorio y las aplicaciones, pizarras y anotaciones, así como otras
características que son de pago en otras apps de la competencia, como la grabación
del vídeo de las reuniones en formato MP4.
Compilado por: Dámaris Correa Z.
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2.2. SKYPE PARA NEGOCIOS. La alternativa más básica
Skype está hecho para videollamadas a nivel básico y personal y la realidad es
que la versión básica no está hecha para un entorno empresarial, de modo que le
faltan muchas de las prestaciones que tiene Zoom Meeting, por ejemplo.
Sin embargo, su solidez y buen funcionamiento lo hacen una alternativa factible para
todas aquellas empresas y negocios que tengan que coordinar a poca gente, o para
reuniones y comunicaciones cara a cara donde no haya más de cuatro personas
implicadas a la vez. Además, está disponible para prácticamente todas las
plataformas de ordenador y móvil, lo que lo hace más fácil a la hora de integrarlo en
nuestro flujo de trabajo. Del mismo modo, Skype tiene una versión empresarial,
integrada con Microsoft Teams, que permite algo más parecido a Zoom Meeting.
2.3. HANGOUTS BUSINESS, La herramienta de videoconferencia de Google
Si estamos más integrados en el ecosistema de Google que en el de otros, y
por ejemplo utilizamos Google Calendar y similares, quizá nos interese Google
Hangouts Meet, la herramienta de videoconferencia, muy similar al Google Hangouts
de siempre, pero enfocada en los negocios.
Algunas de sus principales prestaciones son:
 Videollamadas y audio con hasta 250 participantes si tienes la GSuite Edition.
 Acceso sencillo a las reuniones con un enlace para unirse con un clic desde
móvil u ordenador
 Integración con Google Calendar, etc.
3. SOFTWARE DE GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS DURANTE EL
TELETRABAJO
Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar las tareas del equipo, aglutinarlas
por proyectos, asignar dichas tareas a usuarios concretos, ver el estado de
ejecución, compartir archivos y documentos del proyecto e incluso comunicarse de
manera eficiente entre los miembros del equipo.
A destacar el hecho de que una buena aplicación de gestión de proyectos puede
permitir realizar casi todo el teletrabajo necesario. Sin embargo, también es cierto
que, como suele suceder, las aplicaciones que tratan de hacerlo todo a la vez suelen
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hacer ese todo de una manera un poco peor que las herramientas especializadas en
cada tarea concreta.
3.1. TRELLO. Gestión sencilla de proyectos en formato Kanban
Aunque Trello no disponga de tantas características de gestión de proyectos y
tareas como otras herramientas más especializadas, personalmente la he usado
durante mucho tiempo y la recomiendo. Principalmente, porque puede ser
muy sencilla e intuitiva, sobre todote para proyectos y tareas dentro de empresas
con equipos pequeños.
Algunas de sus características más interesantes son:
 Gestión de tareas sencilla en formato Kanban. De este modo, creas un
tablero para el proyecto, en ellos creas columnas y en cada una, tarjetas. El
gestor del proyecto puede añadir etiquetas, prioridades, usuarios, fechas, etc,
a cada tarjeta.
 Funcionamiento «Arrastrar y Soltar»: Lo que hace muy fácil reprogramar
tareas, cambiar su estado y editar proyectos.
 Añadir documentos, archivos, etc.
 Power-ups, que son prestaciones adicionales, como las de calendario, por
ejemplo.
Trello tiene muchas funcionalidades gratuitas, aunque apenas puedes usar power-
ups en ese caso para aumentar las capacidades.
También está integrado con otras muchas aplicaciones, como Dropbox, Google
Drive, etc, al ser tan popular, para muchas pequeñas empresas, será intuitivo y
eficiente. Sin embargo, para proyectos más complejos o empresas más grandes con
necesidades muy concretas, quizá se pueda quedar corto.
3.2. ASANA, La aplicación de gestión de proyectos más interesante
Asana permite gestión de proyectos, tareas y equipos más tradicional para el
teletrabajo. Gratis para equipos de hasta 15 usuarios, se puede gestionar,
proyectos, tareas, tener vistas de tablero y calendario, asignar trabajos, controlar
fechas de entrega y mucho más.
Además, al ser una aplicación líder y ya veterana, seguramente estará integrada
con la mayoría de aplicaciones que ya utilizas, así como con otros servicios como
Dropbox y similares.
Compilado por: Dámaris Correa Z.
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3.3. BITRIX 24, La opción global para gestionar tu empresa completa

4.1. GOOGLE DOCS, una suite de ofimática para la colaboración remota
Ayuda a gestionar todo lo posible en la empresa desde un único lugar. Esto
Es la mejor opcion de uso por 3 motivos:
incluye la gestión de tareas y proyectos, pero no solo eso, también tienes
1. Sus aplicaciones ofimáticas son buenas. Puede que no tengan tantas
funcionalidades de CRM, administración o comunicaciones, ya que es una gran
prestaciones como las de Office, pero tienen más que de sobra en mi caso y
herramienta de gestión global. Sin embargo, para quien no quiere fragmentar, y
en muchos otros casos.
desea tenerlo todo en un único lugar, Bitrix 24 es recomendable como gestor de
2. La colaboración y edición en línea es excelente. Con un buen sistema de
proyectos. Tiene un plan gratuito bastante generoso.
cambios y comentarios por parte de varios usuarios, incluso a la vez, son muy
buenos.
3.4. TODOIST, La solución más sencilla e intuitiva para tareas y proyectos
3. Uso bastante el ecosistema de Google. Es decir, Gmail, Google Drive para
Para freelancers, autónomos y microempresas, es ideal, porque sus archivos… Al ser ese mi caso, obviamente la suite de ofimática de Google me
prestaciones son muy buenas y no es tan complicada como pueden ser otras sirve mejor que otras al estar mejor integrada de serie.
soluciones. Para equipos, también se puede adaptar. Todoist permite, en su versión
gratuita, hasta 80 proyectos y 5 personas por proyecto. Las versiones de pago ya De esta manera podemos crear contenidos, hojas de cálculo, recibir comentarios,
incluyen recordatorios, comentarios, adjuntar y compartir archivos, posee excelente compartir documentos con clientes y que editen directamente lo que deseen. La
integración con Google Calendar,una herramienta imprescindible en mi flujo de opción empresarial de estas herramientas podemos usarlo todo gratuitamente.
trabajo.
4.2. OFFICE 365. Suite ofimática para usuarios de ecosistema Microsoft
Para casos sencillos o proyectos más pequeños, con Todoist tendremos ese
Si está muy integrado en el ecosistema de Microsoft (es decir, usa Office,
equilibrio en facilidad y prestaciones. Teniendo en cuenta que muchas empresas
Outllok, Skype, etc) entonces Office 365 es la mejor opción para el teletrabajo de
se están adaptando al teletrabajo con la necesidad de hacerlo muy rápido, esta
ofimática en su empresa. Es la más poderosa.
facilidad puede ser clave para no provocar una disrupción en la coordinación
remota de equipos.
4.3. NOTION. Herramienta para organizar documentación, notas, etc.
4. SOFTWARE DE TRABAJO EN REMOTO CON DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Su uso se expande casi para todas las necesidades de documentación, notas
y organización personal. Es difícil describir Notion, porque es una herramienta vasta
Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo: el acceso, por parte
y poderosa, pero sería un lugar de trabajo común.
de todos aquellos que lo necesiten, a los distintos archivos y documentos importantes
en la empresa. Para ser efectivos en este teletrabajo, estas aplicaciones deben
Permite crear diferentes espacios de trabajo y, en ellos, crear documentos,
permitir.
notas, tablas, calendarios, subir archivos y todo lo necesario para trabajar en
1. El acceso (con permisos y autorizaciones adecuadas) a esos documentos y
cada uno. Permite compartirlos y que diversos usuarios trabajen en esos espacios,
archivos. Lo que significa tenerlos seguros en la nube de una manera que permita
actualizando o modificando esos documentos, tablas, etc.
que todo el mundo que los necesite (y posea los adecuados permisos de acceso)
los tenga disponibles.
Por ejemplo, podemos crear un espacio llamado «Marketing» y que todos los que
2. El trabajo concurrente con los mismos. Es decir, que varias personas puedan
trabajen en eso tengan un lugar centralizado al que acudir para crear materiales,
trabajar en ellos, a la vez si es necesario y sin problemas de versiones anticuadas
revisar otros, hacer anotaciones, etc. En esos espacios, puedo crear las
sin saber quién ha cambiado qué en los informes, las hojas de cálculo, etc.
subsecciones necesarias (podemos crear una sección específica para el marketing
Las mejores aplicaciones para ello son: de cada producto o servicio).

Compilado por: Dámaris Correa Z.

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Notion tiene una parte gratuita, que se quedará un poco corta enseguida, pero es
muy económica por usuario para todo lo que ofrece.
Al principio, puede que sea un poco desconcertante entender qué hace Notion,
debido a su enorme poder y prestaciones, pero tras media hora dedicada a
aprender, probablemente se dé cuenta de su enorme poder para el teletrabajo.
5. APLICACIONES DE TELETRABAJO PARA TENER SINCRONIZADOS Y A
SALVO LOS ARCHIVOS DE NUESTRA EMPRESA
Dentro del apartado de colaboración con archivos, es fundamental:
1. Que tengamos esos archivos accesibles y sincronizados en la nube.
2. Que tengamos copia de seguridad de esos archivos.
Como veremos, no es lo mismo una cosa que otra, así que veamos las mejores
opciones en cada caso.
5.1. DROPBOX, GOOGLE DRIVE Y MICROSOFT DRIVE para tener archivos
sincronizados en la nube
Lo ideal es tener todos los archivos en la nube, de manera segura y
sincronizada, para que podamos trabajar en ellos y no haya líos de versiones y
adjuntos.
Las 3 opciones principales de sincronización de archivos para el teletrabajo son:
 Dropbox Business. Una opción veterana con un funcionamiento impecable.
Además, está implementando interesantes opciones de colaboración.
 Google Drive. La opción de Google, la más generosa en cuanto a lo que
obtienes gratis si lo usamos de manera personal.
 Microsoft OneDrive. La opción para los que tienen muy integrado el ecosistema
de Microsoft en sus procesos de trabajo.
Otras opciones son iCloud de Apple, si es que esa es su preferencia principal.
5.2. IDRIVE, servicio de copia de seguridad de archivos
El tema de tener una copia de seguridad de nuestros archivos es fundamental, pero
más aún si vamos a apostar por el teletrabajo. Por eso, es importante un servicio de
este tipo. Esto no es lo mismo que un servicio de sincronización de
archivos como los que hemos visto antes.
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Si, por ejemplo, alguien con suficiente permiso borra un archivo sincronizado en
Dropbox, todos lo perdemos. Por eso, un servicio de copia de seguridad guarda los
archivos importantes en lugar seguro en la nube y, si ocurren accidentes o pérdidas,
puede restaurarlos.
Tiene 5 GB gratis y un precio económico si necesitamos más, además de
interesantes servicios para empresas, como backup de servidores.
5.3. SPIDEROAK ONE, un software alternativo de copia de seguridad
Si, iDrive no nos convence, una buena alternativa es SpiderOak One. Este
servicio tiene, por ejemplo, aplicaciones nativas en el caso de que use Linux en sus
ordenadores (cosa que iDrive no posee). No tiene un segmento gratuito, pero es
bastante económico.
6. APLICACIONES DE CRM: Relaciones con clientes y proveedores
No importa si optamos por el teletrabajo o no. Para clientes y proveedores, hemos
de tener implementada una aplicación de CRM (Customer Relationship
Management) o Gestión de la Relación con Clientes.
Este software nos permite trazar las comunicaciones con ellos, saber en qué punto
estamos, qué oportunidades y problemas han surgido, además de tener muy claras
las tareas a realizar con ellos para vender y quién tiene que realizarlas.
No importa la distancia, a pesar del teletrabajo, con un CRM podremos estar siempre
al lado del cliente.
El teletrabajo se ha convertido en una necesidad imperiosa por circunstancias
excepcionales. En la medida de lo posible, tenemos que convertirlo en una
oportunidad que optimice la manera de trabajar de los equipos y suponga una ventaja.
Compilado por: Dámaris Correa Z.
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LA OFIMÁTICA Y SU IMPACTO EN EL CAPITAL HUMANO
PROFESIONAL
El impacto de las nuevas tecnologías sobre la vida diaria de todos y cada uno de los
profesionales es indiscutible, pero no cabe duda alguna que la ofimática se ha convertido
en la columna vertebral del mundo informático, de Internet y de las nuevas tecnologías
en general.
El impacto de las nuevas tecnologías en la sociedad actual resulta evidente, pero la
aparición de la ofimática ha sido un factor decisivo para el desarrollo de todo el entorno
online, como también ha influido enormemente en el triunfo de infinidad de personas en
el ámbito laboral.
El mercado laboral ha evolucionado hasta puntos insospechados. Desde las pequeñas
empresas hasta los grandes negocios bien asentados han experimentado cambios
propios de la evolución de la sociedad, pero sobre todo y de manera más pronunciada,
de el avance de las nuevas tecnologías, que se han incorporado a la vida cotidiana de
todos los ciudadanos, así como a la vida laboral donde los sistemas y las estructuras de
trabajo nuevas han llegado para quedarse. Con el objetivo de manenerse al día y
permanecer con éxito en el sector que corresponda, lo más importante es informarse y
estar al tanto de estos cambios.
A pesar de que Internet, ha supuesto toda una revolución para el mundo actual,
impactando sobre todos y cada uno de los ámbitos de nuestra vida, la ofimática se ha
convertido en un pilar esencial.
 La ofimática en el mundo laboral.
No cabe duda alguna que la ofimática se ha convertido en una herramienta vital para
cualquier persona que esté en busca de un buen puesto de trabajo. En la actualidad, no
basta con saber encender el ordenador y navegar por Internet, por ello los cursos de
ofimática han comenzado a ganar adeptos.
La ofimática tiene una gran repercusión sobre la gran mayoría de puestos de trabajo
actuales, de ahí la clara necesidad que se presenta por parte de los candidatos a
cualquier puesto de trabajo de contar con los conocimientos necesarios para poder
manejar eficazmente esta herramienta.
El manejo de las herramientas ofimáticas aumenta las oportunidades laborales en
cualquier campo, incluso existen instituciones educativas cuyos programas de
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enseñanza están orientados al uso de Tablet y no cuadernosl. Facilita el uso y manejo
de los dispositivos y potencia el conocer y aprender sus diversas aplicaciones desde
muy tierna edad, lo que se traduce en una relación más amistosa y cotidiana con la
tecnología y sus aplicaciones.
Programas tan habituales y utilizados como Word, Excel, PowerPoint y Access,
englobados dentro de Office, son utilizados a diario por millones y millones de personas
de todo el mundo. La competitividad en el mundo laboral actual se ha incrementado
enormemente, lo que supone que los candidatos a cualquier empleo han de estar
perfectamente preparados y capacitados para desempeñar cualquier tarea en los
programas anteriormente mencionados, ya que su utilización, está a la orden del día.
 ¿Conviene invertir en capacitación de aplicaciones ofimáticas?
La respuesta siempre será positiva, lo relevante a considerar es quien asume el
costo de esta inversión ¿la empresa o el trabajador? Eso dependerá del costo y
requerimientos del empleo y la organización. Los cursos y diplomados en esta área
ofrecen al participante crear documentos profesionales con Word, el uso y utilidad de la
hoja de cálculo o Excel, entre otras aplicaciones.
Esta área es un eje clave en el futuro cercano debido a la demanda de nuevos empleos
y también por todos los beneficios asociados. Algunas razones para apostar por la
formación ofimática como prioridad:
 Una buena formación ofimática no aporta sólo conocimiento del entorno de las
aplicaciones y sus comandos. Aporta la información y destreza en el uso de las
funciones y su uso eficiente a la tarea realizada. El Excel por ejemplo es útil en el
área de transporte, en recursos humanos o para un gerente que necesite mostrar
unos resultados durante una exposición.
El formador transmite el fruto de su experiencia y aprendizaje formado a lo largo del
tiempo, por eso un formador no transmite solamente un ¿Cómo funciona? Sino un
¿Cómo se debe hacer de forma óptima? (González, Marzo de 2003).
Asimismo, con la incorporación de la ofimática se encuentran la posibilidad de
aprendizaje interactivo y educación a distancia para los empleados e impartir nuevos
conocimientos para la empleabilidad, así como ofrecer nuevas formas de trabajo e
inclusión laboral como el teletrabajo
Compilado por: Dámaris Correa Z.
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Bibliografía/Linkografía
 Granados, G. (Mato de 2017). Ofimática, herramienta para mayor productividad.
Obtenido de Visión industrial: www.visionindustrial.com.mx.
 Grupo Femxa. (14 de Abril de 2017). Razones para estudiar ofimática. Obtenido de
Emagister: www.emagister.com
 Oliveras, E. (Octubre de 2016). Ofimática y proceso de la información/capital
humano. Obtenido de Blog.grupo-pya: www.blog.grupo-pya.com
 RECIMUNDO: Revista Científica Mundo de la Investigación y el Conocimiento. Artículo
“Informática y ofimática una herramienta pedagógica” Vol. 3 núm.3, septiembre, ISSN:
2588-073X, 2019, pp. 1085-1100, publicado: 30/09/2019, disponible en
http://recimundo.com/index.php/es/article/view/560.

ACTIVIDAD 01: Sintetizamos la información con criterio

analítico

Estimad@ estudiante:
 Lea detenidamente la información proporcionada.
 Considerando los criterios e indicadores de evaluación que se precisan en la
Ficha de la Actividad de aprendizaje, realice las siguientes actividades.
1. Elabore un mapa conceptual sintetizando la información, según los
requerimientos que se indican en la rúbrica correspondiente. (10 pts)
2. Redacte un análisis crítico sobre la importancia o uso/aplicación de la
DÁMARIS CORREA ZEÑA
ofimática, desde la perspectiva de la empresa (empleador) y del
profesional (empleado o trabajador, considerando además otros puntos WhatsApp : +51961694678
de vista. (1 ó 2 páginas como máximo, según la rúbrica correspondiente E-mail: dacze@hotmail.com
– Valor 10 pts.) Facebook: Dámaris Correa Zeña
3. Enviarlo a la docente por el medio que le sea más accesible (e-mail, Cualquier duda o consulta al
facebook o whatsApp), hasta el domingo 26.04.2020, anotando con grupo de whatsapp de su aula
claridad su nombre completo.

Compilado por: Dámaris Correa Z.