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ENSAYO GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental se ha convertido en algo esencial en tiempos donde vivimos cada instante
la modernización de la tecnología y así mismo creación de contenido documental ya sea
empresarial, social, investigativo, económico, histórico etc. Y esto quiere decir que deben de haber
formas de administrar y almacenar toda esta información de forma correcta cualquiera que sea su
tipo, con los avances tecnológicos ha progresado con el trascurrir del tiempo mejores formas para
hacer de la gestión de archivo más organizado,optimo,seguro y según sea su clasificación por su
tipo de archivo se ha creado métodos de protegerlo y o administrarle de la mejor manera,
debemos también tener en conocimiento que hay diferentes tipos de almacenamiento de este
los cuales según el tipo de archivo se debe utilizar como por ejemplo las estanterías, cajas,
carpetas y demás medidas para proteger los datos que están plasmados en los archivos que se
desea almacenar y con esto debemos tener muy en cuenta que es algo al momento de empezar el
proceso de almacenamiento y creación de la base de datos de nuestro archivo que es la TRD
(TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL) es de suma importancia ya que es una de las bases que nos
permite organizar de manera adecuada según la clasificación de cada uno de los documentos que
se encuentran en nuestro archivo y así hacer de este un archivo correctamente almacenado con
todos los requerimientos y clasificación cualquiera que sea su tipo, también debemos tener en
cuenta que nuestro archivo sea almacenado en una ubicación donde sea accesible: para cuando se
presente el momento de realizar una búsqueda de cualquier archivo su búsqueda sea sencilla y
ágil así mismo debe estar a disposición de una persona que tenga conocimiento acorde a la
gestión documental para asegurarse de que no haya errores al momento de almacenar, crear
bases de datos, saber diferenciar los tipos de clasificación de documentos, TRD que según se
maneje en el establecimiento, empresa, sector administrativo gubernamental, estatal ya sea
público o privado así prevemos de que sea una manera de gestionar documentación de la manera
más adecuada.

También debemos tener en cuenta los sistemas de gestión documental  han de ofrecer medios de
almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de
estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión
documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los
mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas.  Respecto
a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente
por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para
que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

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