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POLITICAS DE MANEJO DE
INFORMACION Y DATOS PRSONALES PAGINA 1 DE 19
DE DISOL S.A.
FECHA: 8/09/2016
Versión: 01
Última Actualización: Septiembre del 2016.
La Política del Tratamiento de Datos personales, se rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta
Directiva de DISOL S.A.
PREAMBULO
DISOL S.A., se permite dar a conocer sus Políticas de manejo de Información y Datos Personales
de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 del 2012, en la cual se dictaron disposiciones
generales para la protección en los distintos niveles de manipulación y almacenamiento ya sea
en bases de datos o archivos, de toda la información personal y desarrollar de ese modo el
mandato constitucional del que habla nuestra Carta Política y por el cual estamos obligados a
dar a conocer, actualizar y rectificar información según sea el caso, siempre velando por la
preservación del Derecho a la información.
En tal virtud DISOL S.A., como responsable del manejo y tratamiento de datos e información de
carácter personal que posee, se permite presentar y divulgar el presente texto con el fin de dar
cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y en especial de cumplir con su obligación legal de
atender las consultas y reclamos que sobre tal efecto recaigan en la ejecución de estas políticas.
El Derecho de HABEAS DATA, como consigna constitucional, permite conocer, actualizar y
rectificar dicha información de carácter personal, que haya sido recogida en razón del ejercicio
de la actividad comercial y empresarial por parte de DISOL S.A. y que repose en Archivos y
bases de datos de naturaleza pública o privada y que le garantice a todas las contrapartes su
poder de decisión, control y disposición sobre su información personal. Por tanto, DISOL S.A.,
acoge las presentes disposiciones y políticas internas y externas como un objetivo de imperativo
cumplimiento, para ello DISOL S.A. ha elaborado manuales que nos permitan crear un sistema
de procedimientos de los cuales disponemos en cada área.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato
generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de
sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información
relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su
calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin
reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para
el titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos;
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO SEPTIMO. PRINCIPIOS. DISOL S.A. establece a continuación los principios que
constituyen los parámetros generales que serán respetados por DISOL S.A. en los procesos de
recolección, uso, almacenamiento y tratamiento de los datos personales de nuestras
Contrapartes. Los principios a saber son:
CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN
En tal sentido el Artículo 5, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1581 de 2012, permite a DISOL S.A., adoptar procedimientos con el fin de solicitar, a más
tardar, en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el
Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como
todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
AVISO DE PRIVACIDAD
DISOL S.A. y sus empresas vinculadas, informan a los titulares de datos personales la existencia
de su Política de Tratamiento de Datos Personales que podrá ser consultada
en www.bevgo.com.co
Aunado a lo anterior, si por el ingreso o registro de los datos personales a cualquiera de los
portales Web de DISOL S.A. (www.bevgo.com.co) y por participar en los espacios de
interacción, éste pueda captar información adicional como hábitos de uso en el portal Web, la
información sobre los productos o servicios que consulta o adquiere, los comentarios que
realiza, el navegador o plataforma móvil que utiliza, la publicidad a la que accede o consulta, la
dirección IP del dispositivo que utilice, su ubicación geográfica, información de cookies, entre
otros.
En algunos casos, DISOL S.A. podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre
y voluntaria entrega por parte de los clientes o usuarios.
La ley de protección de Datos Personales otorga a sus titulares los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Para ejercer cualquiera de sus derechos, el titular de los datos podrá contactarnos a través del
correo electrónico contacto@bevgo.com.co o radicando su petición en nuestra oficina principal
CAPITULO III
DERECHOS Y DEBERES
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DISOL S.A., en su condición
de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISOL S.A., en su condición de
Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por DISOL S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante el Responsable del Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Tal y como lo establece el Artículo 9, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, la solicitud de supresión de la información y la
revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos. El Responsable y el Encargado, en este caso
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la
Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
e) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se
regula en la Ley.
f) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad o detalles del dato personal.
g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
NOTA: La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de
garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos, los cuales, tanto le
garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como
su derecho a la protección de la misma.
En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones
que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento
pudiera no resultar ajustado a los mismos. Así, la Ley reconoce y desarrolla los siguientes
derechos.
a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a
que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en
posesión del responsable, a través de los medios dispuestos por el responsable para
dicho acceso.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo
cual se traduce en el deber de DISOL S.A. de informar al titular sobre el tipo de datos
personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo
podrá cobrar el Titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de
documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del
material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la
Superintendencia el Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos
gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
a) Habilitar a través de los medios dispuestos en esta política, las informaciones solicitadas
dentro del marco de la misma.
b) Establecer que para consulta de información, se utilicen los medios definidos para el
acceso de la información que se detallan en esta política.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En
cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite,
esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. Si por alguna circunstancia DISOL S.A. recibe un reclamo que en realidad no
debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo
de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene
DISOL S.A. una leyenda que diga "Reclamo en Trámite" y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro
de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular
busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos
personales.
DISOL S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este
derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar
medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
DISOL S.A. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación,
siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de
la Ley 1581 de 2012.
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión se realizará en los términos definidos por la Ley de acuerdo con lo solicitado por
el titular del registro, estableciendo que el derecho de cancelación no es absoluto, por lo que
también se podrá negar el ejercicio del mismo en los términos de la misma Ley. Estos casos
serian:
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria
consentimiento a DISOL S.A., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o
parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está
conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y
responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que DISOL S.A. establezca para atender las solicitudes de
revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las
reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
CAPITULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Todas las bases de datos, propiedad de DISOL S.A., sin importar la calidad del dato cuentan con
las medidas de seguridad básicas, dichas medidas se incrementen según la calidad del dato.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO VIGESIMO TRCERO. DISOL S.A. designa al Jefe Jurídico para decepcionar las
solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación,
ARTÍCULO VIGESIMO CUARTO. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del momento en
que sea aprobada por la Junta Directiva de DISOL S.A.
Las bases de datos administradas por DISOL S.A. se mantendrán indefinidamente, mientras
desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de
carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en
cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación
legal de DISOL S.A. o una obligación contenida en un contrato entre la DISOL S.A. y Titular