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PLAN DE AUSTERIDAD DOCUMENTO

DIDÁCTICO
2016 - 2019
SECRETARIA GENERAL

ALCALDÍA DE NEIVA
PLAN DE AUSTERIDAD
2016 - 2019

2016 - 2019

NEIVA - HUILA - COLOMBIA


Secretaría General Carrera 5 N°. 9-74 Pisos 3 Teléfono 8 8726200 Ext. 410
liliana.trujillo@alcaldianeiva.gov.co
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PRESENTACIÓN

La racionalidad en el gasto es un deber de todo servidor de la Administració n Municipal dentro del fortalecimiento de la
cultura del autocontrol, su objetivo debe estar focalizado a diseñ ar, ejecutar, monitorear y evaluar cada una de las metas del
plan de austeridad; con ello reafirmará la austeridad en el gasto, en la efectividad en la reducció n de gastos, que conlleve a la
erradicació n de todo tipo de despilfarro.

La conciencia colectiva alrededor de las buenas prá cticas de gestió n administrativa incluye aspectos como la excelencia en el
cumplimiento de cada uno de los objetivos y metas acorde con los indicadores, con el convencimiento que la gestió n que
realizamos en el este entorno “si no podemos medir lo que hacemos, no podemos controlarlo. Si no podemos controlarlo, no
podemos dirigirlo. Si no podemos dirigirlo, no podemos mejorarlo. Si no podemos mejorarlo, imposible cumplir con el
objetivo del presente plan”.

La gestió n del talento humano es fundamental para mitigar acciones que pueden conducir a desperdicios, dañ os, retrasos
por: su débil selecció n, su capacitació n no pertinente y carencia de motivació n; de ahí, que la interiorizació n de éste plan se
convierte en la herramienta que a partir de la administració n de personal la implementació n de la inducció n y la reinducció n
de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo como de los de comunicació n y evaluació n y control, estrategia generará a
la postre la reducció n y o eliminació n de costos elevados de reposició n.

Es pertinente tener en cuenta las negociaciones colectivas pactadas con los diferentes sindicatos (9) que sus pretensiones
tienen su impacto severo en el futuro financiero, la posició n dominante del personal directivo en la toma de decisiones
relacionadas con éste plan, es menester trascender a ello, que como puede preverse, la austeridad tiene un alcance mucho
mayor que el simple control al uso del teléfono, la compra de papel, el pago de horas extras, viá ticos, la compra de
gasolinaǥ Que finalmente solo afectan a los empleados de los menores niveles jerá rquicos y desestimulan el trabajo.

Así, las cosas se considerada como un propó sito a través del cual se pretende la maximizació n en el empleo de los
diferentes recursos a disposició n de la Administració n Municipal, lo cual implica que ninguno de ellos pueda estar por
debajo de sus posibilidades reales de uso y en donde nada se pueda desaprovechar, de esta concepció n surge el nexo
directo con la austeridad, que impone la obligació n de evitar todo despilfarro, el mal uso y el deterioro de los recursos.

Vale tener en cuenta en el cumplimiento de la eficacia, la claridad la misió n, la visió n, los objetivos y las metas de la
dministració n Municipal y sus dependenciasǢ al considerar que “La razó n es la Gente”, el ciudadano es el centro de la
actuació n con un enfoque de excelencia del servicio, para lo cual se requiere rigurosos sistemas de control de la gestió n del
plan, programa, proyecto segú n sea el caso y lograr la prestació n de los servicios con costo mínimo para la administració n
municipal y el ciudadano basado en un comportamiento ético a toda prueba, la calidad humana y actuaciones correctas,
dentro del manejo de la austeridad.

Promover campañ as para fortalecer la conciencia colectiva hacia la racionalidad en el gasto, fortalecer la cultura del uso
racional de los recursos, promover la organizació n y mejoramiento continuo de las acciones en el trabajo, usar de los
indicadores como instrumentos de medició n y control de los gastos, la eficiencia y la eficacia como prioridad institucional,
realizar la evaluació n del costo de la mala calidad, promover la cultura de las cosas bien hechas, la estandarizació n del
trabajo, a través de la documentació n del 100% de procesos procedimientos, protocolos, manuales y reglamentos segú n
sea el caso; ademá s de realizar campañ as de motivació n al talento humano como factor clave en la racionalizació n de los
gastos, difundir a través de la comunicació n interna personalizada y electró nicamente la difusió n del plan de austeridad y
participació n total del personal en el seguimiento acorde con los objetivos, metas e indicadores, lograr el compromiso
individual y colectivo para con las metas del plan de austeridad la capacitació n es fundamental para el logro de los
objetivos y metas del plan de austeridad.

Se requiere la adopció n del plan, la ejecució n obligatoria y el compromiso segú n los términos fijados por la Administració n
Municipal, el apoyo expreso de las dependencias, la participació n de la comunidad y el control prioritario de la ejecució n
del plan.

LILIANA TRUJILLO URIBE

Secretaria General

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LINEAMIENTOS DE AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO

Campo de aplicación. Se sujetan a la regulació n de medidas de austeridad del gasto pú blico las
dependencias de la administració n municipal de que trata el Decreto con fuerza de Acuerdo N° 0590
de 10/10/2016 que financien sus gastos con recursos del presupuesto del Municipio.

Comisiones al exterior. Las comisiones de servicio al exterior de los servidores pú blicos de los
ó rganos adscritos o vinculados será n conferidas por el Alcalde.

Desembolsos sujetos al PAC. En los contratos no se podrá n pactar desembolsos en cuantías que
excedan el programa anual de caja aprobado por el COMFIS.

Reservas presupuestales y perfeccionamiento de contratos. Las reservas presupuéstales


provenientes de relaciones contractuales só lo podrá n constituirse con fundamento en los contratos
debidamente perfeccionados, cuando se haya adjudicado una licitació n, concurso de méritos o
cualquier otro proceso de selecció n del contratista con todos los requerimientos legales, incluida la
disponibilidad presupuestal, y su perfeccionamiento se efectú a en la vigencia fiscal siguiente, se
atenderá con el presupuesto de esta ú ltima vigencia, previo el cumplimiento de los procedimientos
presupuestales correspondientes.

Oferta más favorable. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y demá s normas que lo
modifiquen, para las compras que se realicen sin licitació n o concurso de méritos, los ó rganos
pú blicos tendrá n en cuenta las condiciones que el mercado ofrezca y escogerá n la má s eficiente y
favorable para el presupuesto Municipal.

Prohibiciones para el suministro, adquisición, mantenimiento o reparación de bienes muebles. No


se podrá n iniciar trá mites de licitació n, contrataciones directas, o celebració n de contratos, cuyo
objeto sea la realizació n de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, que implique mejoras
ú tiles o suntuarias, tales como el embellecimiento, la ornamentació n o la instalació n o adecuació n de
acabados estéticos.

En consecuencia, só lo se podrá n adelantar trá mites de licitació n y contrataciones para la realizació n


de trabajos materiales sobre bienes inmuebles, cuando el contrato constituya una mejora necesaria
para mantener la estructura física de dichos bienes.

Contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes


muebles. Só lo se podrá n iniciar trá mites para la contratació n o renovació n de contratos de
suministro, mantenimiento o reparació n de bienes muebles y para la adquisició n de bienes
inmuebles, cuando el Secretario General, determine en forma motivada que la contratació n es
indispensable para el normal funcionamiento de la Administració n Municipal o para la prestació n
de los servicios a su cargo.

Provisión de vacantes de personal. Cuando se provean vacantes de personal se requerirá de la


certificació n de disponibilidad suficiente de recursos por todos los conceptos en el presupuesto de la
vigencia fiscal del respectivo añ o.

Convenciones o Pactos Colectivos. Las convenciones o pactos colectivos se ajustará n a las pautas
generales fijadas por el Consejo Nacional de Política Econó mica y Social, Conpes. (Art. 3 Decreto 26
de 1998) NEIVA - HUILA - COLOMBIA
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Horas extras y comisiones. La autorizació n de horas extras y comisiones só lo se hará cuando así lo
impongan las necesidades reales e imprescindibles de los ó rganos pú blicos, de conformidad con las
normas legales vigentes. (Art. 4 Decreto 26 de 1998)

Provisión y desvinculación de cargos. El Alcalde velará porque la provisió n y desvinculació n de


cargos se haga de acuerdo con la norma vigente y previa el cumplimiento de los requisitos legales.

En consecuencia, para los empleados de libre nombramiento y remoció n quedan abolidas todas las
autorizaciones previas para su provisió n o su desvinculació n. (Art. 5 Decreto 26 de 1998)

Condiciones para contratar la prestación de servicios. Los contratos de prestació n de servicios con
personas naturales o jurídicas, só lo se podrá n celebrar cuando no exista personal de planta con
capacidad para realizar las actividades que se contratará n.

Se entiende que no existe personal de planta en la Administració n Municipal, es imposible atender


la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con el manual específico, no existe personal
que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestació n del servicio, o
cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especializació n que implica la
contratació n del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la
inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo.

Tampoco se podrá n celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con
objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorizació n expresa del Alcalde. Esta
autorizació n estará precedida de la sustentació n sobre las especiales características y necesidades
técnicas de las contrataciones a realizar. Art.1 del Decreto 2209 de 1998)

Prohibición de contratar prestación de servicios de forma continua. Está prohibido el pacto de


remuneració n para pago de servicios personales calificados con personas naturales, o jurídicas,
encaminados a la prestació n de servicios en forma continua para atender asuntos propios de la
Administració n Municipal, por valor mensual superior a la remuneració n total mensual establecida
para el Alcalde.

Los servicios a que hace referencia corresponden exclusivamente a aquellos comprendidos en el


concepto de "remuneració n servicios técnicos" desarrollado en el decreto de liquidació n del
presupuesto del Municipio, con independencia del presupuesto con cargo al cual se realice su pago.

De manera excepcional, para aquellos eventos en los que se requiera contratar servicios altamente
calificados, podrá n pactarse honorarios superiores a la remuneració n total mensual establecida
para el Alcalde, los cuales no podrá n exceder del valor total mensual de remuneració n del Alcalde
incluidos los factores prestacionales y las contribuciones inherentes a la nó mina, relacionadas con
seguridad social y parafiscales a cargo del empleador. En estos eventos el Alcalde deberá certificar
el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1. Justificar la necesidad del servicio personal altamente
calificado. 2. Indicar las características y calidades específicas, altamente calificadas, que reú ne el
contratista para la ejecució n del contrato, y 3. Determinar las características de los productos y/o
servicios que se espera obtener.

Se entiende por servicios altamente calificados aquellos requeridos en situaciones de alto nivel de
especialidad, complejidad y detalle. NEIVA - HUILA - COLOMBIA
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Vinculación de supernumerarios. Só lo podrá hacerse cuando no exista personal de planta


suficiente para atender las actividades requeridas. En este caso, deberá motivarse la vinculació n,
previo estudio de las vacantes disponibles en la planta de personal. (Art. 5 Decreto 1737 de 1998)

Actividades de divulgación. De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011,


la Alcaldía podrá adelantar directa o indirectamente, actividades de divulgació n de sus programas y
políticas, para dar cumplimiento a la finalidad de la respectiva entidad en un marco de austeridad en
el gasto y reducció n real de costos, acorde con los criterios de efectividad, transparencia y
objetividad. (Art. 1 Decreto 4326 de 2011)

Actividades no comprendidas. No se consideran actividades de divulgació n de programas y


políticas, ni publicidad oficial, aquellas que realice la Alcaldía con la finalidad de promover o facilitar
el cumplimiento de la Ley en relació n con los asuntos de su competencia, la satisfacció n del derecho
a la informació n de los ciudadanos o el ejercicio de sus derechos, o aquellas que tiendan
simplemente a brindar una informació n ú til a la ciudadanía, como pueden ser entre otras:

 Las originadas en actividades o situaciones de riesgo, cuya difusión tiende a prevenir o


disminuir la consumación de daños a la ciudadanía;
 Las notificaciones, comunicaciones o publicaciones legalmente dispuestas;
 La comunicación o publicación de los instrumentos y demás documentos que deba realizar, de
acuerdo con el ordenamiento jurídico;
 La información de orden legal que sea de interés general para la ciudadanía.
(Art. 2 Decreto 4326 de 2011)

Papelería. La papelería de la Alcaldía deberá ser uniforme en su calidad, preservando claros principios
de austeridad en el gasto.

Avisos institucionales. Solamente se publicará n los avisos institucionales que sean requeridos por
la ley. En estas publicaciones se procurará la mayor limitació n, entre otros, en cuanto a contenido,
extensió n tamañ o y medios de publicació n, de tal manera que se logre la mayor austeridad en el
gasto y la reducció n real de costos. (Art. 7 Decreto 1737 de 1998)

Impresión de folletos, informes y textos institucionales. La impresió n de informes, folletos o textos


institucionales se deberá hacer con observancia del orden y prioridades establecidos en normas y
directivas presidenciales.

En ningú n caso la Alcaldía podrá patrocinar, contratar o realizar directamente la edició n, impresió n
o publicació n de documentos que no estén relacionados con las funciones que legalmente deben
cumplir, ni contratar o patrocinar la impresió n de ediciones de lujo, ni de impresiones con
policromías,.

Prohibición de aplausos y/o censura. La Administració n Municipal no podrá en ningú n caso difundir
expresiones de aplauso, censura, solidaridad o similares, o publicitar o promover su imagen o sus
funcionarios con cargo a recursos pú blicos.

Tarjetas de navidad, presentación, conmemoración. Está prohibido a los Administració n


Municipal utilizar recursos pú blicos, la impresió n, suministro y utilizació n, con cargo a dichos
recursos, de tarjetas de navidad, tarjetas de presentació n o tarjetas de conmemoraciones.
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Cuotas a clubes y pagos de tarjetas de crédito. Está prohibida la utilizació n de recursos pú blicos
para relaciones pú blicas para afiliació n o pago de cuotas de servidores pú blicos a clubes sociales o
para el otorgamiento y pago de tarjetas de crédito a dichos servidores. (Art. 10 Decreto 1737 de
1998)

Alojamiento y alimentación. La Administració n Municipal no podrá con recursos pú blicos celebrar


contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentació n, encaminadas a desarrollar, planear o
revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen.

Cuando reuniones con propó sitos similares tengan ocurrencia en la sede de trabajo los servicios de
alimentació n podrá n adquirirse exclusivamente dentro de las regulaciones vigentes en materia de
cajas menores.

Lo previsto anteriormente no se aplica a los seminarios o actividades de capacitació n que de acuerdo


con las normas vigentes se deban ofrecer u organizar, y que sea necesario desarrollar con la presencia
de los funcionarios. En este caso el ordenador del gasto deberá dejar constancia de dicha situació n en
forma previa a la autorizació n del gasto.

Tampoco se encuentran dentro del á mbito de regulació n de esta disposició n, las actividades
necesarias para la negociació n de pactos y convenciones colectivas.

Celebración de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones. Está prohibida la realizació n


de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos
Pú blicos.

Asignación de códigos para llamadas. La Administració n Municipal a través de la Secretaría


General debe asignar có digos para llamadas internacionales, nacionales y a líneas celulares. Los
jefes de dependencia a los cuales se asignará n teléfonos con có digo, será n responsables del
conocimiento de dichos có digos y, consecuentemente, de evitar el uso de teléfonos con có digo para
fines personales por parte de los funcionarios de las respectivas dependencias.(Art. 14 Decreto 1737
de 1998)

Asignación de Teléfonos celulares. Se podrá n asignar teléfonos celulares con cargo a los recursos de
Pú blico exclusivamente a los siguientes servidores:

1. Alcalde.
2. Secretarios y Jefes de Oficina

La Secretaria General deberá adoptar las medidas necesarias para:

1. Verificar que los planes autorizados a sus funcionarios no sean cedidos o transferidos por estos
a personal ajeno a la misma.

2. Verificar cuando menos semestralmente el uso que se está dando al servicio.

3. Verificar que una vez finalizada la relación laboral, el proveedor del servicio de
comunicaciones con el cual tiene contratado el servicio, suspenda su prestación.

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Asignación de vehículos. Se podrá n asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos Pú blicos
exclusivamente al Alcalde.

Vehículos operativos. Se constituirá un grupo de vehículos operativos administrados directamente por


la Secretaría General. Su utilizació n se hará de manera exclusiva y precisa para atender necesidades
ocasionales e indispensables propias de las funciones de cada dependencia y en ningú n caso se podrá
destinar uno o má s vehículos al uso habitual y permanente de un servidor pú blico distinto de los
mencionados en el artículo anterior.

Será responsabilidad del Secretario general, observar el cabal cumplimiento de esta disposició n. De
igual modo, será responsabilidad de cada conductor de vehículo, de acuerdo con las obligaciones de
todo servidor pú blico, poner en conocimiento de aquél la utilizació n de vehículos operativos no
ajustada a estos pará metros. (Art. 18 Decreto 1737 de 1998, inciso 1 derogado por el Decreto 2710 de
2014, artículo 41, literal A, numeral 2.1)

Traslado de servidores públicos fuera de la sede. Los servidores pú blicos que por razó n de las labores
de su cargo deban trasladarse fuera de su sede no podrá n hacerlo con vehículos de ésta, salvo cuando
se trate de localidades cercanas y resulte econó mico.

No habrá lugar a la prohibició n anterior cuando el desplazamiento tenga por objeto visitar obras
para cuya inspecció n se requiera el uso continuo del vehículo. (Art. 15 Decreto 26 de 1998)

Pagos conciliaciones judiciales. Los apoderados de la Alcaldía deben garantizar que los pagos de
las conciliaciones judiciales, las transacciones y todas las soluciones alternativas de conflictos sean
oportunos, con el fin de evitar gastos adicionales para el Presupuesto del Municipio. (Art. 6 Decreto
26 de 1998)

Verificación de cumplimiento de disposiciones. La oficina de Control Interno verificará en forma


mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demá s de restricció n de gasto que
continú an vigentes; esta dependencia preparará y enviará al Alcalde, un informe trimestral, que
determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al
respecto.

Si se requiere tomar medidas antes de la presentació n del informe, así lo hará saber el Jefe de control
interno al Alcalde.

En todo caso, será responsabilidad del Secretarios General, velar por el estricto cumplimiento de las
disposiciones aquí contenidas.

El informe de austeridad que presente el Jefe de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por
parte de la Contraloría Municipal a través del ejercicio de sus auditorías regulares.

Responsabilidades asignadas al Secretario General. Las responsabilidades asignadas a los


secretarios generales referentes a la austeridad del gasto será n cumplidas por éstos, (Art. 10 Decreto
2209 de 1998)

Constitución de la Caja Menor. Las cajas menores se constituirá n, para cada vigencia fiscal,
mediante resolució n suscrita por el Alcalde, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la
finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad
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ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal. Para la constitució n y reembolso de las cajas
menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Las cajas menores deberá n ajustarse a las necesidades de la Administració n Municipal, siendo
responsabilidad del ordenador del gasto el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas
que aquí se establecen. (Art. 2 Decreto 2768 de 2012)

Cuantía. La cuantía de la caja menor se establecerá de acuerdo con la siguiente clasificació n de los
ó rganos, dentro de cada vigencia fiscal:

PRESUPUESTO VIGENTE DEL ORGANISMO O CUANTIA MAXIMA DE CAJA UNA


ENTIDAD DE
(Salario Mínimo Legal Mensual Vigente) LASMínimo
(Salario CAJASLegal
MENORES HASTA
Mensual Vigente)
1 Menos de 3.897 11
2 3.898 a 7.796 22
3 7.797 a 19.546 27
4 19.547 a 39.089 31
5 39.09 a 80.184 40
6 80.185 a 117.27 44
7 117.271 o má s 53

Destinación. El dinero que se entregue para la constitució n de la caja menor debe ser utilizado para
sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto del Municipio que tengan el
cará cter de urgente. De igual forma los recursos podrá n ser utilizados para el pago de viá ticos y gastos
de viaje, los cuales só lo requerirá n de autorizació n del Ordenador del Gasto.

Los dineros entregados para viá ticos y gastos de viaje se legalizará n dentro de los cinco (5) días
siguientes a la realizació n del gasto y, para las comisiones al exterior, en todo caso, antes del 29 de
diciembre de cada añ o.

Podrá n destinarse recursos de la caja menor para los gastos de alimentació n que sean
indispensables con ocasió n de reuniones de trabajo requeridas para la atenció n exclusiva del
Despacho del Alcalde.

Fianzas y Garantías. El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías que considere
necesarias para proteger los recursos Pú blicos. (Art. 6 Decreto 2768 de 2012)

Legalización. La legalizació n de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5)
días siguientes a su realizació n.

No se podrá n entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto
anterior. (Art. 7 Decreto 2768 de 2012)

Prohibiciones. No se podrá n realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.


2. Realizar desembolsos con destino a gastos diferentes a los de la Alcaldía Municipal Nivel Central.
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3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y


normas que lo reglamenten deban constar por escrito.
4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley
sobre la nómina, cesantías y pensiones.
5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén del municipio.
7. Efectuar gastos de servicios públicos.
8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como
facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o
reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. (Art. 8 Decreto 2768 de
2012)

Manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de
acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo hasta cinco (5)
salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos recursos será n administrados por el funcionario
facultado, debidamente afianzado.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisió n, el


funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolució n, encargar a
otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situació n,
para lo cual só lo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a
la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo. (Art. 9 Decreto 2768 de 2012)

Primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de constitución.


2. Que el funcionado encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo
y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor. (Art. 11 Decreto
2768 de 2012)

Registro de Operaciones. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor deben ser
registradas por el responsable de la caja menor. Esto incluye los procesos relacionados con la
apertura, ejecució n, reembolso y de legalizació n para el cierre de la caja menor.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean
oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberá n
efectuar arqueos perió dicos y sorpresivos.

Legalización. En la legalizació n de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de
los requisitos que a continuació n se indican:

1. Que se haya registrado una solicitud de reembolso.


2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con
identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y
cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
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4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el
caso.
5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en
el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

La legalizació n definitiva de la caja menor, constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del
29 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante
responderá por el incumplimiento de su legalizació n oportuna y del manejo del dinero que se
encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demá s acciones legales a que hubiese lugar. (Art.13 Decreto
2768 de 2012)

Reembolso. Los reembolsos se hará n en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto
previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido má s de
un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros
presupuestales afectados.

En el reembolso se deberá n reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin
de efectuar un corte de numeració n y de fechas. (Art. 14 Decreto 2768 de 2012)

Cambio de Responsable. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una
legalizació n efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.
(Art. 15 Decreto 2768 de 2012)

Cancelación de la Caja menor. Cuando se decida la cancelació n de una caja menor, su titular la
legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió . En este caso, se debe
saldar la cuenta corriente. (Art. 16 Decreto 2768 de 2012)

Vigilancia. Corresponde a la Contraloría Municipal ejercer la vigilancia y el control posterior en los


términos establecidos en el artículo 268 de la Constitució n Política.

El responsable de la caja menor deberá n adoptar los controles internos que garanticen el adecuado
uso manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete
adelantar a las oficinas de auditoría o control interno. (Art. 17 Decreto 2768 de 2012)

Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos Pú blicos, para constituir caja
menor se hará n responsables por el incumplimiento en la legalizació n oportuna y por el manejo de
este dinero. (Art. 18 Decreto 2768 de 2012)

NORMATIVIDAD.

Directiva presidencial N° 01 de10/02/2016.

Decreto N° 26 de 8/01/1998, Por el cual el Presidente de la Repú blica dicta normas de austeridad en
el gasto pú blico.

Decreto N° 1737 del 21/08/1998 “por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se
someten a condiciones especiales la asunció n de compromisos por parte de las entidades pú blicas
que manejan recursos del Tesoro Pú blico”
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Decreto con fuerza de Acuerdo N° 0590 de 10/10/2016, “Por el cual se establece la estructura de la
Alcaldía del Municipio de Neiva y se señ alan las funciones de sus dependencias y se dictan otras
disposiciones”

Ley N° 80 de 28/10/1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratació n de la


Administració n Pú blica

Decreto N° 2768 de 28/12/2012, Por el cual se regula la constitució n y funcionamiento de las Cajas
Menores

Decreto N° 2209 de 29/10/1998, por el cual se modifican parcialmente los Decretos 1737 y 1738
del 21/08/1998. El Ministro de Hacienda y Crédito pú blico, delegatario de funciones presidenciales,
conforme con el Decreto 2190 del 26/10/1998, en uso de las facultades conferidas por el artículo
189, numerales 11 y 20 de la Constitució n Política y el artículo 76 del Decreto 111 de 1996,
Los contratos de prestació n de servicios con personas naturales o jurídicas, só lo se podrá n celebrar
cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratará n.

Decreto por el cual se liquida el presupuesto del Municipio.

Decreto N° 4326 de 11/11/2011, Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 10 de la Ley


1474 de 2011, “ por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevenció n,
investigació n y sanció n de actos de corrupció n y la efectividad del control de la gestió n pú blica".

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I. DIAGNOSTICO.

De acuerdo a la informació n recopilada, se logró establecer que en el Municipio de Neiva, desde el añ o


1999 ha venido adoptando medidas de austeridad del gasto, control y racionalizació n del gasto
pú blico en aspectos diversos, relacionados con la contratació n de prestació n de servicios, la
vinculació n de personal supernumerario, la realizació n de fiestas agasajos, celebraciones o
conmemoraciones; otorgamiento de regalos con cargo al tesoro pú blico; la publicació n de avisos;
gastos suntuarios, tarjetas de presentació n, tarjetas de navidad, servicio de correspondencia;
comunicació n, telefonía fija, telefonía celular; desembolsos y cuantías que exceden el programa anual
de caja; la asignació n de vehículos oficiales ( Decreto 0264 del 17/08/1999, Decretos 0158 del 12 de
Abril de 2000, Decreto 491 del 17 de marzo de 2008, Decreto 072 de 2009, Decreto 235 de 2010,
Decreto 0854 del 27 de Septiembre de 2012 ).

En el artículo Séptimo del Decreto Municipal 491 de 2008, se adopta formatos para el seguimiento a
las medidas sobre austeridad del gasto a diligenciar trimestralmente las diferentes dependencias
involucradas (ver anexo N° 1 al 10).

En cumplimiento de la misió n institucional hacemos del ciudadano nuestro mayor patrimonio,


ofreciendo calidad y eficiencia en al manejo adecuado de los recursos que conlleven a elevar la
calidad y eficiencia en el manejo adecuado de los recursos que conlleven a elevar la gestió n de
nuestros empleados como de la sociedad en general".

El plan de austeridad del gasto, se concibe como elemento fundamental para el establecimiento de
la conciencia colectiva de evitar el desperdicio en todo orden e imprimirle la má xima utilizació n a
los recursos, sin sacrificar la calidad y cobertura del servicio, para el logro de los objetivos
institucionales.

La Austeridad debe asumirse como una forma de vida en la Administració n Municipal, lo cual implica
las buenas prá cticas del rigor y la disciplina en la planeació n, la presupuestació n, la ejecució n y el
control de los gastos e inversiones, de la mano con todas las acciones que conlleven evitar el mal
uso de los recursos. É sta se ve reflejada al interior de la institució n en comportamientos como
los siguientes:

 Actitud permanente hacia la sobriedad colectiva en los gastos. 


Aplicació n del control interno, vía autocontrol.
 Excelente calidad en los productos y servicios.
 Protecció n de los recursos.
 Realizació n de los procesos de contratació n dando cumplimiento a los
principios rectores de la misma (Igualdad, moralidad, eficacia, economía,
Celeridad, imparcialidad y publicidad).
 Realizació n de interventorías y supervisiones de los contratos, de manera objetiva,
oportuna y en tiempo real.

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 Procesos de planeació n y de asignació n presupuestal, orientados al beneficio social y


comunitario.
 El proceso de gestió n del talento humano, como eje de todo lo que se haga en materia de
reducció n o eliminació n de gastos, debiendo la Administració n Municipal cuidar los
procedimientos de selecció n, contratació n, inducció n, bienestar, desarrollo, motivació n,
remuneració n, negociació n colectiva, calificació n de servicios.

1. DOFA

Aná lisis agregado de la matriz DOFA del componente de austeridad en las diferentes dependencias
de la administració n municipal involucradas en el tema objeto de estudio tiene el propó sito de
presentar un panorama general y su incidencia en el comportamiento del componente humano
vinculado como funcionarios, la construcció n de la matriz consolidada de Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA), en el que se identifican aspectos comunes que
deben ser intervenidos desde una mirada institucional con la finalidad de avanzar hacia el uso
racional de los recursos y de los bienes al servicio de las labores de apoyo para el desarrollo
misional y el cumplimiento de los objetivos focalizados a la solució n de las necesidades de los
neivanos identificados en las diferentes metas de resultado y que se pretenden resolver a través de
los objetivos de producto - y proyectos de inversió n.

Al realizar las evaluaciones pertinentes se identifican de potencialidades y oportunidades para la


implementació n del plan de austeridad y de acciones de mejora en los aspectos susceptibles a ser
fortalecidos para que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

DOFA PLAN DE AUSTERIDAD


D O
1. Cultura de la austeridad en los funcionarios 1. Desarrollar proceso de capacitació n
2. Nivel de autocontrol 2. Auditoria externa al SIGC
3. Nivel de planeació n 3. Personal experto en planeació n
4. Seguimientos acorde con Indicadores 4. Asesoría del Mintic
ESTRATEGIAS (DO)
1. (D1;O1): Desarrollar un proceso de capacitació n para fortalecer la cultura de la austeridad
2. (D2; O2): Aprovechar las auditorias del SIGC para establecer procesos de mejora en el autocontrol
3. (D3; O3): Recurrir a personal experto para mejorar el nivel de planeació n
4. (D4; O4): Establecer una alianza con MINTIC para el desarrollo de innovació n tecnoló gica
ESTRATEGIAS (FA)
1. Compromiso de la Alta Direcció n 1. (F1,A1): Reducir la pérdida de recursos aprovechando el
interés del alto gobierno
F 2. Disposició n del talento humano
3. Desarrollo de las tic 2. (F2, A2); Recurrir a la experiencia del talento humano para
mitigar el riesgo de la pérdida de la categoría
A 1. Pérdida de Recursos 3. (F3,A3): Aprovechar el desarrollo de las TIC, para generar
un proyecto de
2. Categorizació n del Municipio
3. Procesos de investigació n innovació n

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II. PARTE ESTRATEGICA

1. PRINCIPIOS AXIOLOGICOS

1.1 MISION:

Servir a la comunidad, promover la prosperidad general, prestar los servicios pú blicos que determine
la constitució n y la ley, construir obras pú blicas que demande el progresos local, ordenar el desarrollo
de su territorio, promover la participació n comunitaria, la convivencia ciudadana, el mejoramiento
social y cultural de sus habitantes y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
constitucionales que le corresponden como fundamento en los principios orientadores de la funció n
pú blica. ARTICULO N° 311 CPC

1.2 VISION:

Neiva y su á rea de influencia será una regió n ambiental y econó micamente sostenible; culta,
socialmente educativa y solidaria, con só lidos valores, donde el avance científico y tecnoló gico nos
inserte competitivamente en el mundo globalizado, para la convivencia y el bienestar de sus
habitantes.

Fuente: ACUERDO MUNICIPAL N° 012 DE 28/05/2016

1.3 PRINCIPIOS

Los principios rectores de este plan de austeridad corresponden a los considerados en el Programa de
gobierno “NEIV L R ZÓ N ES L GENTE - GOBIERNO TRANSPARENTE 2016 - 2019 se
contemplan los inherentes al Plan de Desarrollo Administrativo:

1.3.1 TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN


PÚBLICA. La Transparencia Activa es una de las formas que ha establecido la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a Informació n Pú blica, para que haya disponibilidad de
informació n en todas las pá ginas web de quienes deben cumplir con esta legislació n.

Visto de otra forma, es la obligació n que tienen los sujetos obligados de divulgar proactivamente
informació n pú blica. Esto quiere decir que se tiene la responsabilidad de publicar en los sitios de
internet, al menos unos mínimos de informació n, pero con el paso del tiempo y de acuerdo a las
funciones que tenga cada sujeto obligado, deberá exponerse cada vez má s informació n que sea de
interés para los ciudadanos y sus usuarios.

1.3.2 PRECAUCIÓN Y PREVENCIÓN EN LA ACCIÓN. La obligació n de vigilancia y


adopció n de previsiones en relació n a los bienes y personas, a fine asegurarse que, en condiciones
normales, no causen perjuicios. Esta obligació n está constituida por el conjunto de “está ndares
mínimos” de comportamiento.

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1.3.3 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. Ejercer la administració n de los recursos


pú blicos en forma pulcra y transparente estos son sagrados por cuanto contribuyen al
mejoramiento de la calidad de los vulnerables

1.3.4 EQUIDAD ECONÓMICA. Promueve la igualdad de oportunidades garantizando a cada


persona el mismo acceso potencial a un cierto bien social o econó mico por otra parte significa que
cada persona recibe efectivamente la misma cantidad del bien social o econó mico que cualquier otra
persona.

1.3.5 ARMONÍA CON EL MEDIO AMBIENTE. Contribuir desde la toma de decisiones de


gobierno el cuido de los espacios verdes del entorno y promover entre los ciudadanos la motivació n
a las nuevas generaciones a cuidar la naturaleza, enseñ ando a tener un há bito de reciclaje, a botar la
basura en su lugar y detalles como esos, que pueden ser pequeñ os ahorita pero en un futuro van a
ser significativos.

1.3.6 CALIDAD EN LA GESTIÓN. Se fortalece la planificació n, organizació n y control del


desarrollo del sistema y otras actividades relacionadas con la calidad en la prestació n de servicios.

1.4 VALORES.

1.4.1 RESPETO: El respeto es un valor fundamental para la convivencia social; respetar es


estimar y considerar los derechos propios y de los demá s, valorando las cualidades de los otros y el
medio que nos rodea.

El respeto también es una forma de aprecio y de valoració n de nuestras propias cualidades y las
cualidades de los demá s, ya sea por el nivel de conocimiento, de experiencia o el valor que tenemos
como personas.

Como servidor público, soy respetuoso cuando: Respeto a las demá s personas y evito valerme de
ellas para cualquier fin personal, cumplo con los compromisos adquiridos ante los demá s, me
comporto de manera ejemplar y transparente y aprendo a controlar la agresividad y acepto la
diversidad.

1.4.2 JUSTICIA: Es dar a cada cual lo que se merece, es reconocer, respetar y hacer valer los
derechos de las personas; es el valor de ver el mundo como es, y no como queremos que sea; es
centrarnos en los problemas y no en las circunstancias; es observar las cosas de fondo y no
superficialmente.

Como servidor público, soy justo cuando: No admito que se cometan atropellos contra las personas,
denuncio los abusos que se presenten en la entidad, soy responsable, bueno, honesto, tolerante y
compasivo y desarrollo mi sentido de lo que está bien y está mal.

1.4.3 RESPONSABILIDAD: Es la capacidad de reconocer y aceptar las consecuencias de las


decisiones tomadas libremente. Es la obligació n moral que tenemos como servidores pú blicos, de
cumplir con nuestros deberes laborales y con lo que nos hemos comprometido, es un claro signo de
nuestra madurez.
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Es realizar nuestros deberes con calidad y oportunidad aplicando todo nuestro talento en los
diferentes procesos a nuestro cargo, satisfaciendo y respondiendo permanentemente a las
necesidades de los usuarios.

Como servidor público, soy responsable cuando: Administro el tiempo y recurso de manera ó ptima,
generando tranquilidad y confianza a los ciudadanos, entiendo que mi funció n ayuda a mejorar la
calidad de vida de los habitantes de mi municipio, llego a tiempo a los compromisos adquiridos y
desarrollo responsablemente mis funciones administrativas y cuando me comprometo con la
transparencia y cuando ofrezco mis servicios a mis compañ eros y a la ciudadanía de la misma forma
que quisiera ser tratado por ellos.

1.4.4. HONESTIDAD: Es el valor que mueve al ser humano a actuar con rectitud, honradez y
veracidad en todos y cada uno de los actos de la vida, a proceder de acuerdo con reglas y valores aceptados por
la sociedad como buenos principios.

La honestidad no consiste solo en la franqueza sino en asumir que la verdad es sola y ú nica; expresa
respeto por uno mismo y por los demá s; brinda confianza, sinceridad, apertura, disposició n de vivir a
la luz de la verdad.

Como servidor público, soy honesto cuando: Soy congruente entre lo que pienso y lo que realizo en el
desarrollo de mis funciones, actú o siempre con imparcialidad y rectitud, cumplo con mis funciones
diarias y soy fiel a mis promesas y compromisos adquiridos.

1.4.5 TOLERENCIA: Es el valor que nos permite respetar y aceptar las actitudes y
comportamientos individuales, sociales o institucionales, entendiendo las diferentes opiniones y
posiciones de cada uno, aun cuando no se compartan.

La tolerancia contribuye en la construcció n de un clima de civilidad y convivencia respetuosa,


permitiéndonos solucionar los conflictos; reafirma el reconocimiento de los principios de libertad e
igualdad y nos fortalece en su prá ctica diaria.

Como servidor público, soy tolerante cuando: Respeto la forma de ser y actuar de mis
compañ eros y demá s seres humanos, escucho sin interrumpir a los demá s, respeto la opinió n de los
demá s y no impongo la mía, comprendo el estado de á nimo de mis compañ eros y de los ciudadanos,
tengo la capacidad de colaborarle a mis compañ eros y a los ciudadanos y respeto la diversidad y la
diferencia.

1.4.6 SOLIDARIDAD: La solidaridad es el valor que nos permite sentirnos unidos a nuestros
semejantes y a cooperar con ellos; ademá s nos fortalece para asumir sin temor grandes desafíos. Es
actuar en unió n, sintiendo como propias las causas, intereses y responsabilidades de otros, de
manera desinteresada y oportuna, expresando un alto grado de integració n, estabilidad interna,
adhesió n ilimitada y total a una causa, situació n o circunstancia, que implica asumir y compartir por
ella beneficios y riesgos.

Como servidor público, soy solidario cuando: Desarrollo la capacidad de adaptarnos a las
circunstancias, los tiempos y las personas, para logar un mejor entendimiento y convivencia,
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comparto mis experiencias, conocimientos e inquietudes, a los demá s compañ eros de trabajo,
fomento el diá logo y la convivencia pacífica en los sitios de trabajo y prestar asesoría e informació n al
ciudadano externo que requieran de mis servicios así estas no sean de mi competencia.

1.4.7 VOCACIÓN DE SERVICIO: La vocació n de servicio es una inclinació n natural que debe
caracterizar al servidor pú blico, una prá ctica constante que le permite involucrarse en su trabajo para
hacer má s y mejor las cosas, para ser má s productivo y contribuir mejor al desarrollo de la
administració n municipal.

Como servidor público, tengo vocación de servicio cuando: Comprendo que el compromiso de la
funció n pú blica es buscar las soluciones a los problemas de los ciudadanos, atiendo de manera
especial y natural a los ciudadanos y a los servidores pú blicos, tengo disposició n de escuchar los
requerimientos de los ciudadanos y a los servidores pú blicos intentando guiar la solució n de los
mismos así estos no sean de mi competencia y tengo compromiso, motivació n e interés para realizar
funciones pertinentes a mi cargo.

1.4.8 PERTENENCIA: El sentido de pertenencia es tener claro que yo soy responsable de cada
uno de mis actos, decisiones y palabras y que ellos inciden en el clima y desarrollo organizacional de
la administració n municipal. Los ciudadanos que poseen sentido de pertenencia se caracterizan por
su compromiso, rendimiento y cumplimiento de sus deberes; esto implica, entre otros, el
cumplimiento de las normas y valores institucionales que contribuirá n al fortalecimiento de la
cultura organizacional.

Como servidor público, tengo sentido de pertenencia cuando: Participo en la consecució n de los logros y
contribuyo al fortalecimiento de la cultura de la Entidad, cumplo con las directrices institucionales de
la administració n municipal, aplico todas mis capacidades para lograr los objetivos propuestos, me
responsabilizo de lograr lo que se ha asignado y me apropio de los objetivos de la administració n y el
cumplimiento de la misió n y la visió n institucional.

1.4.9 TRANSPARENCIA: Es la disposició n de nuestra administració n municipal, hacia el


cumplimiento de las normas bajo pará metros éticos, que garanticen el seguimiento y el control por
parte de las demá s instituciones pú blicas, por la comunidad y la ciudadanía en particular, en
cumplimiento de nuestras funciones.

Como servidor público, soy transparente cuando: Manejo bien los recursos pú blicos, pongo a
disposició n de los organismos de control y la ciudadanía informació n fidedigna, promulgo el
cumplimiento de las normas y la claridad de los procesos administrativos y mantengo actualizada la
informació n de carácter pú blica y al alcance de la ciudadanía.

1.5 OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE AUSTERIDAD

Liderar y promover a todo nivel, una campañ a sobre su conocimiento e interiorizació n por parte de
todos los funcionarios de la administració n central del municipio el plan de austeridad y verificar a
través del seguimiento trimestral el cumplimiento de las metas adoptadas que se relejen en la
reducció n del gasto pú blico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
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 Generar de una cultura interior de la Administració n Municipal hacia la calidad, la reducció n


o eliminació n del despilfarro en todas sus formas.
 Incentivar del uso racional de los recursos.
 Reducir gastos administrativos y operativos.
 Reorientar de la gestió n de la Administració n Municipal hacia la eficiencia y la eficacia.

1.6 POLITICA DEL PLAN DE AUSTERIDAD

Apoyar la difusió n y operativizació n al plan de austeridad y eficiencia a través de la racionalizació n


permanente y de bú squeda de soluciones reales a los problemas de malgasto con las cosas bien
hechas en condiciones razonables de costos en pro del fortalecimiento de todas las acciones que
conduzcan a evitar el mal uso de los recursos donde:

EFICACIA EFICIENCIA
EFECTIVIDAD IGUA MAS
LOGROS - RESULTADOS GASTOS MÍNIMOS
L

2. EL ESQUEMA ORGANIZATIVO.

2.1 COMITÉ DIRECTIVO: Compuesto por la Secretaria General, Direcció n de Planeació n y la


Secretaria de Hacienda. Su papel es el hacer seguimiento, establecer acciones de mejora a
implementar en pro de encontrar nuevas oportunidades de reducció n de gastos, establecer sistemas
de retroalimentació n de los resultados alcanzados, adoptar una mentalidad permanente hacia la
austeridad y mostrar interés constante por el trabajo racionalizador de las á reas y evaluar los
resultados.

2.2 COORDINADOR GENERAL: será asumida por La Secretaria General, tiene como
responsabilidad la ordenació n del gasto de funcionamiento y consolidará los resultados de
reducció n de gastos y de reportarlos al Comité Directivo y al Consejo de Gobierno.

2.3 LA CULTURA Y LOS ESTIMULOS : Para fortalecer la construcció n de una cultura de


austeridad se crea estímulos al mejor funcionario “C CIQUE L G IT N ” y la mejor organizació n
veeduría con el mismo nombre, se debe tener en cuenta la implementació n del plan de austeridad

2.4 LA PLANEACION Y LA PRESUPUESTACION: El cumplimiento de las metas


concretas y aprovechando al má ximo los recursos disponibles, dirigirá su acció n hacia los campos en
donde sea prioritaria la intervenció n, seguimiento y control del plan.

El presupuesto es la herramienta que se expide anualmente debe reflejar los planes corto, mediano y
largo plazo; con éste se proyecta el plan de acció n. En su elaboració n se tienen en cuenta los objetivos
de los planes inherentes al plan de desarrollo administrativo.

3. ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE AUSTERIDAD

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Con el objeto de establecer y reiterar lineamientos estratégicos que permitan cumplir con lo del
asunto, se establecen de manera general los siguientes pará metros, para que la ejecució n
presupuestal del Municipio, sea eficiente, Austera y estratégica en el marco del plan de austeridad;
para lograr el compromiso general alrededor del plan de austeridad racionalizador tomando en
cuenta las experiencias vividas y el ambiente laboral general, de tal manera que se colectivice como
disciplina permanente el comportamiento de cada servidor pú blico, se desarrollaran las estrategias
que describen seguidamente determinadas como factores claves de éxito.

 Desarrollar un proceso de capacitació n para fortalecer la cultura de la austeridad


 Aprovechar las auditorias del SIGC para establecer procesos de mejora en el autocontrol
 Recurrir a personal experto para mejorar el nivel de planeació n
 Establecer una alianza con MINTIC para el desarrollo de innovació n tecnoló gica
 Reducir la pérdida de recursos aprovechando el interés del alto gobierno
 Recurrir a la experiencia del talento humano para mitigar el riesgo de la pérdida de la
categoría
 Aprovechar el desarrollo de las TIC, para generar un proyecto de innovació n

En concordancia a lo anterior se promoverá n las siguientes acciones, en el enmarco del


cumplimiento al có digo de ética y del buen gobierno, adoptado mediante resolució n N° 000 de
00/00/000

4. ACTIVIDADES, OBJETIVOS, METAS E INDICADORES

3.1 RACIONALIZACIÓN DE RECURSOS

CÓMO LOGRARLO: La importante reducció n del gasto obliga a las dependencias a adoptar
medidas responsables para racionalizar el gasto sin merma del cumplimiento de sus funciones
esenciales, este ejercicio es imprescindible por el compromiso que la Administració n tiene con los
neivanos que le ha encomendado mediante el voto a la gestió n de los recursos pú blicos del municipio,
el cual son sagrados.

OBJETIVO, METAS E INDICADORES.

OBJETIVO : Generar ahorros en gastos generales aprobado en el acuerdo


de Presupuesto de cada vigencia fiscal.
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : $ 12.917´554.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Presupuesto ejecutado en la vigencia / Presupuesto
ejecutado * 100%

OBJETIVO : Ejecutar el 20% del plan de adquisiciones a través de


Colombia Compra Eficiente.

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META : 20%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : Valor de las adquisiciones a través de Colombia compra
Eficiente / Valor total del Plan de adquisiciones * 100%

OBJETIVO : Reducir en la vigencia el % de los recursos ejecutados por


concepto de impresiones de lujo o policromías, pendones y
stands.
META : 20%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : $50´956.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor de las impresiones de lujo o policromías, pendones y
stands de la vigencia / El valor total del presupuesto asignado
para publicaciones e impresiones * 100%

3.2 REDUCIR EL VALOR DE LOS VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

CÓMO LOGRARLO: Utilizar sistemas de comunicaciones virtuales para reducir los


desplazamientos, la movilidad; los desplazamientos de los funcionarios, se realizará n ida y regreso
el mismo día siempre y cuando no se afecte la actuació n misional y las rutas no generen sobrecostos.
La programació n de desplazamientos se realizará con anticipació n para acceder a tiquetes con
mejores tarifas.

OBJETIVO : Reducir los gastos de viá ticos y los de viaje, privilegiando el


uso de TIC.
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : $153´635.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor de la ejecució n del rubro para viá ticos y gastos de viaje
durante la vigencia / valor total presupuestado para viá ticos y
gastos de viaje para la vigencia

3.3 REDUCIR EL VALOR DEL MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

CÓMO LOGRARLO: Realizar contratos centralizados de mantenimiento preventivo y correctivo y


suministro de repuestos para los vehículos.

OBJETIVO : Realizar seguimiento mensual a los recorridos mediante


planilla controlada para cada vehículo
META 1
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NOMBRE DEL INDICADOR : N°


LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : N° total se seguimientos realizados a cada vehículo en una
vigencia / N° total de seguimientos planeados para la vigencia a
cada vehículo

OBJETIVO : Realizar un control diario a cada vehículo al consumos de


combustible.
META 365
NOMBRE DEL INDICADOR : Controles
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : N° total de controles diarios realizados al consumo de
combustible de vehículos en una vigencia / N° total de
controles diarios planeados en la vigencia * 100%

OBJETIVO : Disminuir el % de los gastos de combustibles.


META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : ND
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor de la ejecució n presupuestal por concepto de
combustible en la vigencia / Valor total presupuestado para
combustible en la vigencia * 100%

3.4 REDUCIR EL CONSUMO DE PAPELERÍA Y TELEFONÍA:

CÓMO LOGRARLO: El uso de papelería se deben establecer puntos para recopilar el papel
reciclado y realizar capacitació n para su utilizació n el cual incidirá en la reducció n de los consumos de
papel para extender las existencias mediante la impresió n a doble cara y reutilizació n en fotocopias
de uso interno cuando sea posible.

Los documentos como formatos, procedimientos, manuales y papelería institucional se encuentran


en red y son descargables, por lo que debe evitarse en lo posible su impresió n.

Las publicaciones institucionales deberá n difundirse preferiblemente a través del correo electró nico
y podrá n descargarse de la pá gina web del municipio y racionalizar el uso de formatos imprimibles
de los sistemas de gestió n, de tal manera que se pueda virtualizar muchos de los trá mites internos.

Las comunicaciones internas deben elaborarse a través del correo electró nico y se dará continuidad a
las publicaciones digitales y solo se priorizará la impresió n de documentos que formen parte del
registro documental obligatoria para el cumplimiento de la misió n.

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La implementació n de la iniciativa cero papel contempla cuatro componentes principales, los


procesos y procedimientos, la cultura organizacional, el componente normativo y de gestió n
documental y el componente de tecnología.

Los planes corporativos de telefonía mó vil deberá n ser revisados y se hará la actualizació n de los
planes con los operadores a fin de generar mayores servicios por un menor valor.

OBJETIVO :Diseñ ar un programa de gestió n documental que incorpore la


gestió n electró nica de documentos.
META 1
NOMBRE DEL INDICADOR : N°
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : Programa de gestió n documental diseñ ado

OBJETIVO :Realizar campañ as mensuales en las dependencias en buenas


prá cticas para reducir el consumo de papel
META 12
NOMBRE DEL INDICADOR : Campañ as
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : N° de campañ as realizadas en la vigencia / N° total de
campañ as planeadas en la vigencia
: N° de dependencias que realizan campañ as en la vigencia / N°
total de dependencias
: N° total de funcionarios vinculados a las campañ as
realizadas en la vigencia / N° total de funcionarios de la
administració n central

OBJETIVO :Reducir el valor % ejecutado por concepto de fotocopiado y


escaneado en la vigencia
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : ND
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor total ejecutado del presupuesto de la vigencia por
concepto de fotocopiado y escaneado / Valor total
presupuestado por concepto de fotocopiado y escaneado en la
vigencia * 100%

OBJETIVO : Realizar campañ as mensuales para promover la


conservació n de los documentos en archivos electró nicos
META 12
NOMBRE DEL INDICADOR : Campañ as
LINEA BASE : ND
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FORMULA DEL INDICADOR : N° total de campañ as mensuales realizadas para promover la


conservació n de los documentos en archivos electró nicos / N°
total de campañ as mensuales planeadas para promover la
conservació n de los documentos en archivos electró nicos
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos en archivos electró nicos / N° total de
dependencias
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos en archivos electró nicos computador/ N° total
de dependencias
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos en archivos electró nicos en discos compactos /
N° total de dependencias
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos en archivos electró nicos en DVD / N° total de
dependencias
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos en archivos electró nicos en el ciber espacio / N°
total de dependencias
: N° total de dependencias con conservació n de los
documentos con directrices formuladas por el comité de
archivo / total de dependencias.
: N° total de dependencias que promueven el uso de medidas
de seguridad necesarias para garantizar que no se pone en
riesgo sus activos de informació n / N° total de dependencias. :
N° total de dependencias que promueven la captura,
registro, clasificació n, archivo que controle el acceso a la
informació n / N° total de dependencias.
: N° total de dependencias que promueven la publicació n,
recuperació n y disposició n final de la informació n en pá gina
web del municipio / N° total de dependencias.
: N° total de dependencias que implementan herramientas de
gestió n de documentos / N° total de dependencias.

OBJETIVO : Promover campañ as mensuales para promover el reciclaje


META 12
NOMBRE DEL INDICADOR : Campañ as
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : N° total de campañ as mensuales realizadas para promover el
reciclaje / N° total de campañ as mensuales planeadas para
promover el reciclaje

OBJETIVO : Instalar en los computadores de las dependencias el servicio


de internet

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META : 100%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : ND
FORMULA DEL INDICADOR : N° total de computadores existentes en la administració n
con servicio de internet / N° total de computadores de la
administració n * 100%
: N° total de funcionarios con servicio de internet / N° total de
funcionarios de la administració n * 100%
: N° total de funcionarios con uso de correo electró nico / N°
total de funcionarios de la administració n * 100%

3.5 REDUCIR EL COSTO DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS:

CÓMO LOGRARLO: Optimizar el manejo y operació n de los sistemas ahorradores en las


instalaciones físicas del municipio, revisió n de las instalaciones eléctricas, aires acondicionados,
luminarias de bajo consumo, realizar seguimiento de los consumos de agua para reducir perdidas,
vigilar permanentemente las instalaciones para evitar fugas y perdidas e implementar campañ as de
reciclaje y uso de elementos para reducir el costo por recolecció n de basuras.

OBJETIVO : Reducir el valor % facturado por servicio de Acueducto,


alcantarillado y aseo en la vigencia, en las diferentes
dependencias.
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : ND
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor facturado por servicio de acueducto, alcantarillado y
aseo en la vigencia / N° Valor presupuestado en la vigencia
para el pago de acueducto, alcantarillado y aseo * 100%

OBJETIVO : Reducir el valor % facturado por servicio de energía en la


vigencia, en las diferentes dependencias.
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : $981´155.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor facturado por servicio de energía en la vigencia / N°
Valor presupuestado en la vigencia para el pago de energía *
100%

3.6 REDUCIR EL COSTO DE EVENTOS Y CAPACITACIONES

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CÓMO LOGRARLO: Realizar capacitaciones preferentemente en las instalaciones del municipio,


utilizando medios propios y sin consumo de alimentos con cargo a los recursos del municipio. Dar
continuidad a la celebració n de convenios interadministrativos para capacitaciones con la ESAP y
adicionalmente se deben limitar los costos de alimentació n, traslado y otros relacionados con
actividades de bienestar y capacitació n a los estrictamente necesarios.

OBJETIVO : Reducir el valor % en los costos de alquiler de auditorios.


META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : ND
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor total ejecutado en el rubro de alquiler de auditorios en
la vigencia / Valor total presupuestado para alquiler de
auditorios para la vigencia

OBJETIVO :Reducir el valor % en los costos de alimentació n en eventos y


reuniones.
META : 10%
NOMBRE DEL INDICADOR : %
LINEA BASE : ND
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor total ejecutado en el rubro de costos de alimentació n
en eventos y reuniones / Valor total presupuestado para
alimentació n en eventos y reuniones.

OBJETIVO : Promover capacitaciones semestrales por dependencia con


personal interno.
META 1
LINEA BASE 0
FORMULA DEL INDICADOR : N° de capacitaciones semestrales realizadas con personal
interno por dependencia durante la vigencia / N° total de
capacitaciones planeadas semestralmente por dependencia con
personal interno en la vigencia.

3.7 REDUCIR GASTOS DE NÓMINA Y DE CONTRATACIÓN POR SERVICIOS


PERSONALES

CÓMO LOGRARL0: Aplicar los elementos arrojados en el estudio técnico de modernizació n y


ceñ irse a éste, fortalecido con la documentació n de los procesos procedimientos, manuales,
reglamentos y protocolos, acordes con el manual de funciones y competencias y en coherencia con
las cargas laborales, y se requiere personal de apoyo éste deberá tener el carácter de temporal.

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OBJETIVO : Reducir el valor % de los gastos de nó mina.


META : 2%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : $29.839´630.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor ejecutado de los gastos de nó mina en la vigencia /
Valor total del presupuesto de la nó mina para la vigencia *
100%

OBJETIVO : Reducir el valor % de los gastos de horas extras. :


META 10%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : $668´576.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor ejecutado de los gastos de horas extras en la vigencia /
Valor total del presupuesto de las horas extras para la vigencia
* 100%

OBJETIVO : Reducir el valor % de la compensació n en dinero de


vacaciones de los funcionarios de planta.
META : 50%
NOMBRE DEL INDICADOR :%
LINEA BASE : $386´002.000
FUENTE LINEA BASE : CHIP 30/12/2015
FORMULA DEL INDICADOR : Valor ejecutado de compensació n en dinero de vacaciones de
los funcionarios de planta en la vigencia / Valor total del
presupuesto de la compensació n en dinero de vacaciones de los
funcionarios de planta en la vigencia * 100%

FUENTES DE FINANCIACIÓN:

La fuente de financiació n es de ingresos corrientes de libre destinació n del municipio, con el cual se
financiará el presente plan de austeridad en el marco del cumplimiento de lo establecido en la ley N°
617 de 2000.

ANEXOS
Anexo N°. 1: Informe de Administració n de personal y Contratació n de servicios personales.
Anexo N°. 2: Informe sobre impresos, publicidad y publicaciones.
Anexo N°. 3: Informe sobre inmuebles, mantenimiento y mejoras.
Anexo N°. 4: Informe sobre asignació n y consumo de energía.
Anexo N°. 5: informe sobre asignació n y consumo de acueducto.
Anexo N°. 6: Informe sobre asignació n y uso de teléfonos fijos.
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Anexo N°. 7: Informe sobre asignació n y uso de celulares.


Anexo N°. 8: Informe sobre consumo de combustibles y lubricantes.
Anexo N°. 9: Informe sobre viá ticos y Gastos de viaje.
Anexo N°. 10: Informe sobre medidas de austeridad.

Elaboró:
Humberto Quintero Collazos
Apoyo: Edith Pulido Cárdenas

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