UNITEC CORPORACIÓN UNIVERSITARIA

INGENIERÍAS-POSGRADOS
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
CURSO: GESTIÓN DE PROYECTOS CON ORGANISMOS DE COOPERACION INTERNACIONAL

Mentoring 1.0
Transferencia del conocimiento dentro de la empresa

PRESENTADO POR:

Arielis Solorzano Villa

Fabio Gomez Patarrollo
Héctor William Romero M

TUTOR DEL CURSO:

Alejandro Mejia Ballesteros

Bogotá Colombia, (Noviembre) de 2020

 NOMBRE DEL PROYECTO
Mentoring 1.0
Plan de Ejecución del Proyecto

HOJA DE CONTROL DEL DOCUMENTO

TÍTULO:
NOMBRE DEL PROYECTO
Mentoring 1.0
PLAN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
CÓDIGO FECHA REVISIÓN
CGPOCI-A 23/11/201X A (ENTREGA PARCIAL No. 1)
CGPOCI -B 08/02/201X B (ENTREGA PARCIAL No. 2)
CGPOCI-C 22/03/201X C (ENTREGA PARCIAL No. 3)

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Mentoring 1.0
Plan de Ejecución del Proyecto

Tabla de contenido

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO.........................................................................................3

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO.............................................................................................3

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................3
3. NECESIDADES Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.............................................................................3
4. DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO..........................................................................4
5. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DE LA PROPUESTA...................................................................4
6. HITOS PRINCIPALES DEL CRONOGRAMA.................................................................................4
7. RESUMEN DE RECURSOS Y COSTOS.........................................................................................4
8. RIESGOS DE ALTO NIVEL.........................................................................................................4
9. VALORACIÓN DE LA PROPUESTA.............................................................................................4

DISEÑO DEL PROYECTO...................................................................................................................6

1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN.....................................................................................................6
2. ANÁLISIS DE LA PARTICIPACIÓN..............................................................................................6
3. ÁRBOL DE PROBLEMAS...........................................................................................................7
4. ÁRBOL DE OBJETIVOS.............................................................................................................7
5. ANÁLISIS DE LA ALTERNATIVA................................................................................................7
6. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE MARCO LÓGICO......................................................................7

PLAN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO...............................................................................................9

1. ALCANCE DETALLADO DEL PROYECTO.....................................................................................9

2. ESTRUCTURA DE DESGLOCE DEL TRABAJO (E.D.T)...................................................................9
3. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO............................................................................9
4. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN................................................................................................9
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO (EOP)...........................................................9
6. REQUISITOS DE RECURSOS DEL PROYECTO.............................................................................9
7. PRESUPUESTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO................................................................9
8. PLAN DE MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO................................................................10
9. PLAN DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO..................................................................................10

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Plan de Ejecución del Proyecto

El propósito de este documento es presentar un resumen ejecutivo del ámbito general del
proyecto: NOMBRE DEL PROYECTO Mentoring 1. En el cual se establecen las bases del Acta de
Constitución del Proyecto (ACP) y del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) del mismo.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

xxx… (intro)
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Nombre Completo del Transferencia de conocimiento dentro de la empresa
Proyecto:
a través de plataformas digitales usadas para la
educación
Nombre Corto o Seudónimo: Mentoring 1.1 Código o ID:
Unidad Promotora: Dpto Comercial Representante: Fabio Gómez
Unidad Ejecutora: Investigación, Representante: Héctor Romero
Desarrollo e innovación
Unidad Operadora: Soporte e Representante: Arielis
implementación Solorzano
Unidad Donante: Representante:
Unidad Receptora: Representante:
Ubicación:

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Nuestro emprendimiento MENTORES VIRTUALES ASOCIADOS, se basa en el uso de plataformas

virtuales para la capacitación de empleados dentro de las empresas permitiendo dar valor
reconocer y difundir el conocimiento practico de los empleados acerca del negocio, así como la
transmisión de capacitaciones de ley requeridas por el Gobierno, Es por esta razón que se debe
definir el uso de plataformas externas evaluando la viabilidad de aquellas que son representativas
en el mercado, con el fin de determinar los esfuerzos económicos del emprendimiento hacia la
creación de modelos sobre alguna de estas herramientas o la generación de un producto nuevo
para cubrir nuestros requerimientos.

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3. NECESIDADES Y OBJETIVOS DEL PROYECTO

 Determinar la arquitectura con la que se pondrá en marcha la generación de productos para
capacitación interna de pequeñas, medianas y grandes empresas.
 Establecer el modelo de transferencia de conocimiento en una empresa a traves de la filosofía
de la empresa

4. DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL DEL PROYECTO

Se obtendrá el estudio del modelo básico para la capacitación interna de empresas, debe evaluarse
si aplica para pequeñas, medias y grandes empresas en su totalidad o alguna de ellas, debe tenerse
en cuenta el modelado del curso según la filosofía y oferta de valor de MENTORES VIRTUALES
ASOCIADOS.

Se debe tener en cuenta, que se realizaran los prototipos sobre un top 3 de las plataformas que
presenten mejores condiciones para el modelo de capacitación, y sobre estas se evaluara la
plataforma que represente las mejores características en cuanto a:

 Disponibilidad

 Usabilidad

 Escalabilidad

 Multiplataforma

 Costos

5. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES DE LA PROPUESTA

Debe incluir:
 Se requiere la contratación de las principales plataformas disponibles en el mercado con el fin
de montar el modelo de transferencia de conocimiento de la empresa.
 Se requiere el documento de especificación del modelo de transferencia de conocimiento de la
empresa MENTORES VIRTUALES ASOCIADOS, el cual hace parte de la promesa de valor de la
empresa.
 Para la contratación se cuenta con un presupuesto de 10.000.000 el cual no debe ser superado
sin autorización de la gerencia financiera.
 Se debe tener en cuenta que la herramienta debe ser optima en los principales navegadores
que se encuentran en el mercado tales como Google Chrome, FireFox, Opera etc.
 De no aplicar ningún modelo-plataforma el proyecto se dará por finalizado, reportando que
ninguna plataforma es viable.

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6. HITOS PRINCIPALES DEL CRONOGRAMA

Debe incluir:
 Se espera tener el modelo básico montado sobre la plataforma para inicios del año 2021 mes
de marzo.

 Para finales del mes de enero se debe tener claro la viabilidad del montaje dentro de por lo
menos una plataforma.

7. RESUMEN DE RECURSOS Y COSTOS

Para la planificación y desarrollo del proyecto se requiere :

 Un líder de proyecto: responsable del seguimiento y entrega del proyecto.

 Asistente administrativo (financiero) : revisión de mercados y otras tareas.
 Un Ingeniero de sistemas: revisión de modelos, ejecución pruebas de carga y estrés.
 Un especialista en contenidos: revisión de modelo empresa vs plataforma.
 Un asesor en pedagogía y docencia: revisión de modelo empresa vs plataforma.

El resto de los recursos necesarios para la planificación en detalle y la construcción deberán

ser subcontratados. En caso de ser totalmente necesario, se deberán requerir recursos
adicionales a través del jefe de desarrollo.

Los recursos del proyecto se estiman en un rango de 25 a 28 MM

8. RIESGOS DE ALTO NIVEL

El mayor riesgo de la no viabilidad del uso de las plataformas es el incremento de costes en los
siguientes aspectos.
 Desarrollo plataforma propia: implica contratación de terceros o personal, así como servicios
externos para alojamiento y mantenimiento del producto.
 Ampliación de tiempos: al tener que crear una nueva plataforma los tiempos se extienden, así
como sus costos, por otra parte, puede reducirse la oportunidad del mercado.

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Plan de Ejecución del Proyecto

9. VALORACIÓN DE LA PROPUESTA
Debe incluir:
 La valoración de la propuesta con base en la Guía de Formulación de Proyectos de Cooperación
Internacional. Se debe valorar la propuesta a ante los criterios para la selección de proyectos de
cooperación internacional
 Alineación del proyecto con las líneas estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022
 Componente(s) del Plan Nacional de Desarrollo que será(n) impactado(s) por el proyecto
 Prioridades sectoriales tanto nacionales como de los cooperantes

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Plan de Ejecución del Proyecto

DISEÑO DEL PROYECTO

xxx…(intro)
1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
Debe incluir:
 Matriz FODA enfocada a la situación de la población objetivo. Debe referirse a la población
objetivo y no al proyecto
 Matriz de valoración de problemas con base en la cual se selecciona el problema a abordar o
que se pretende solucionar.
2. ANÁLISIS DE LA PARTICIPACIÓN
xxx…
Análisis de los Intereses de los Involucrados
Impacto (+) del Poder Interés
Principales Intereses o proyecto sobre
Involucrados
Expectativas intereses de
Alto Bajo Alto Bajo
involucrados
Grupos de Transmisión
 Gerentes, directores de
personas: conocimiento, en
departamentos,
menor tiempo y  X   X   
Coordinadores y jefes de
din desgaste del
RRHH
personal
Instituciones: Reducción de
costos en
Grandes, medianas y capacitación,
 X   X   
pequeñas empresas personal
productivo en
menor tiempo 
Otros:
           

Tabla Clasificación de Involucrados por Importancia e Influencia

I Grandes, Medianas y pequeñas II empresas temporales o cooperativas de
empresas trabajo asociados, empresas de
Interés

Alto

capacitación de personal.

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III Microempresas, Empresas IV personal que capacita dentro de la

unipersonales empresa como cargo.
Bajo

Dueño del conocimiento por años.

Bajo Alto
 
Poder

Descripción de los Cuadrantes

I DEFENSORES: Beneficiarios del Proyecto o Beneficiarios Directos
II PROMOTORES: Probables socios o aliados del Proyecto
NEUTRALES: Indirectos, Excluidos o Neutrales, o poco afectados que pueden moverse
III
a los otros cuadrantes
IV LATENTES: Potenciales Opositores al Proyecto o fuentes de riesgo

3. ÁRBOL DE PROBLEMAS
Debe establecer con claridad el problema seleccionado (del ítem 1), sus causas y sub-causas, así
como sus efectos y sub-efectos.
4. ÁRBOL DE OBJETIVOS
Debe estar absolutamente alineado con el Árbol de Problemas, no se trata de análisis diferentes o
separados.
Si el proyecto que se plantea no va a solucionar o a atender la totalidad de los objetivos, debe
incluirse un texto para aclarar o delimitar el alcance.
Los objetivos que queden seleccionados se deben incluir en el Acta de Constitución del Proyecto:
Fines (PROPÓSITO O JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO) y Objetivos Específicos (NECESIDADES Y
OBJETIVOS DEL PROYECTO)
5. ANÁLISIS DE LA ALTERNATIVA
Se deben presentar iniciativas o alternativas y aplicar la Matriz de Priorización para escoger la
opción que mejor satisfaga los criterios de selección de esta.
El Análisis de Alternativas debe generar como resultado o conclusión una propuesta o iniciativa que
pretenderá resolver el problema analizado (Árbol de Problemas), o lo que es lo mismo, alcanzar los
objetivos establecidos (Árbol de Objetivos);

6. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE MARCO LÓGICO

La Matriz de Planificación de Marco Lógico MPML debe contener:
 La columna OBJETIVOS de la MPML debe provenir “literalmente” del ÁRBOL DE OBJETIVOS con
las delimitaciones que hayan considerado aplicables

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Plan de Ejecución del Proyecto

 El ítem ACTIVIDADES debe provenir de la acción seleccionada en el ANÁLISIS DE LA

ALTERNATIVA.
 Los objetivos debe ser SMART (específico, medible, alcanzable, orientado a resultados, y con
fecha límite de ejecución).
 A partir de allí de despliegan INDICADORES, MEDIOS DE VERIFICACIÓN y SUPUESTOS.
 Cada objetivo debe tener asociado indicadores. Cada indicador debe tener un medio de
verificación o fuente de información.
 Cada objetivo debe tener asociados los riesgos (oportunidades y amenazas). Las amenazas y
oportunidades son eventos potenciales que tienen una causa y generan un impacto (positivo
y/o negativo) sobre el objetivo, es decir son riesgos. Debe quedar caramente expresada la
causa, el evento y el efecto en términos medibles (modelo del corbatín). Son eventos que se
materializarse afectarían los objetivos del proyecto.
 Cada objetivo debe tener asociados los factores externos (supuestos); son condiciones
necesarias y suficientes para que se alcancen los objetivos. Son eventos que es necesario que
ocurran que se puedan cumplir los objetivos del proyecto.

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Plan de Ejecución del Proyecto

PLAN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Xxxx….
1. ALCANCE DETALLADO DEL PROYECTO
Explicar “detalladamente” el proyecto objeto de este documento; es posible que se elabore para un
proyecto completo o para una parte de él, y debe estar claramente expresado cual es el caso.
Indicar entregables y sus criterios de aceptación, subproyectos, áreas físicas, instalaciones,
paquetes de trabajo, especialidades técnicas o disciplinas involucradas, etc., así como los límites de
batería (hasta donde llega el proyecto – inclusiones y exclusiones) y demás premisas del alcance.
Expresar claramente lo que contempla y lo que no contempla el proyecto. Ofrecer una narrativa de
lo que se mostrará en la EDT.
2. ESTRUCTURA DE DESGLOCE DEL TRABAJO (E.D.T)
La EDT debe expresar claramente los trabajos a ejecutar, se debe ampliar el nivel de
descomposición.
Incluir gráfico de la EDT y explicar.
3. ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Explicar “detalladamente” qué (tareas principales), cómo (estrategia) y cuándo (secuencias) se
prevé ejecutar el proyecto objeto de este documento; es posible que se elabore para un proyecto
completo o para una parte de él, y debe estar claramente expresado cual es el caso.
Ofrecer una narrativa de lo que se mostrará en el cronograma.
4. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN
Explicar las bases y criterios considerados para elaborar el cronograma del proyecto (duraciones,
calendarios, jornadas, etc.)
Incluir Diagrama de Gantt (MS Project) y explicarlo
El cronograma mostrado debe estar alineado con la información presentada en el acta de
constitución del proyecto, con la EDT y alcance descrito, así como con la estrategia expuesta.
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO (EOP)
Incluir gráfico de la EOP. Explicar y comentar.
6. REQUISITOS DE RECURSOS DEL PROYECTO
Detallar y explicar las cantidades de recursos que requiere el Proyecto (Materiales, Equipos,
Personal, Servicios, etc.)
Se debe mostrar lista de recursos del proyecto, unidad de medida, cantidad requerida y fechas de
ingreso o salida de estos.
7. PRESUPUESTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
Explicar las bases y criterios considerados para elaborar el estimado de costos del proyecto. Se
puede usar un modelo como el siguiente y/o adaptarlo según el proyecto:

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ID Concepto Monto ($COP) / ($USD) %

Costos de Personal
Costos de Materiales
Costos de Equipos
Servicios / Otros Costos y Gastos
Total Costos Directos
Gastos Administrativos
Total Costos Indirectos
Contingencia / Imprevistos (XX%)
Sub-Total
Utilidad o Ganancia (XX%)
Costo Total del Proyecto

 Se debe colocar como anexo el detalle del estimado de costos y hacer los comentarios
pertinentes en esta parte del documento.
 Incluir un gráfico o tabla resumen de perfil de desembolsos: el monto distribuido debe coincidir
con el costo del proyecto, y el rango del tiempo del gráfico o tabla debe coincidir con lo
indicado en el Diagrama de Gantt. Explicar y comentar gráfico o tabla.
 Identificar la cantidad de recursos económicos, la fuente de financiamiento, la autoridad que
aprueba y método de financiamiento para el proyecto.
8. PLAN DE MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO
El plan de monitoreo se debe enfocar en el cronograma y presupuesto del proyecto y no en los
componentes de la MPML
 Explicar el procedimiento para manejar los intereses de los involucrados en el proyecto,
identificar cambios y como serán manejados, los indicadores o métodos para el control de los
stakeholders y del cumplimiento de las expectativas del proyecto.
 Explicar el procedimiento para monitorear el alcance, identificar cambios y como serán
manejados, los indicadores o métodos para el control del alcance y del cumplimiento de los
requisitos del proyecto.
 Explicar el procedimiento para monitorear la programación, identificar cambios y como serán
manejados, los indicadores o métodos para el control del tiempo y las fechas del plan y del
cumplimiento del cronograma del proyecto.
 Explicar el procedimiento para monitorear el presupuesto, identificar cambios y como serán
manejados, los indicadores o métodos para el control del desembolso y del cumplimiento de los
costos del proyecto.
9. PLAN DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
La evaluación debe partir de la MPML para determinar el cumplimiento de los indicadores definidos
para el proyecto.
 EVALUACIÓN DE RESULTADOS O PRODUCTOS (EFICIENCIA): Indicar Lógica, Responsables,
Cronología, Estructura Operativa

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 EVALUACIÓN DE OBJETIVO (EFECTIVIDAD): Indicar Lógica, Responsables, Cronología, Estructura

Operativa
 EVALUACIÓN DE SUPUESTOS (ENTORNO): Indicar Lógica, Responsables, Cronología, Estructura
Operativa
 EVALUACIÓN DE FINALIDAD (IMPACTO): Indicar Lógica, Responsables, Cronología, Estructura
Operativa

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