PROCESO CAUSACION DE FACTURAS Y NOTAS CREDITOS.

Entradas:
 Factura Proveedor
 Orden de compra (OC)
 Entrada de mercancía (MIGO)
 Incidente de facturación resuelto.
 Nota crédito por novedad en factura (precio y cantidad).

Proveedores:
 Gestión documental
 Compras no operacionales
 Abastecimiento
 Datos Maestros creación proveedores

Usuarios:
 Auxiliar Contable (Causación)
 Auxiliar Contable (Gestion)

Insumos:
 Informe partidas individuales cuenta mayor (TX: FBL3N) cuenta 26-01

Riesgos:
 Tributarios:
o Error en el indicador de retenciones
o Omisión en la causación de retención en la fuente
o Contabilizar facturas sin que cumplan con los requisitos legales.
 Operativos:
o El no cumplimiento con los procesos estipulados, es decir, se reciban facturas por
fuera de las fechas establecidas, entre otros.
o Causación de facturas a nombre de un tercero diferente al de la orden
o Error en valor o cantidad de una orden que genere un reconocimiento a una cuenta
por pagar por mayor o menor valor
 Factores:
o Se caiga la red
o error en digitación
o Mal parametrización del sistema.

Salidas:
 Saldos correctos de las cuentas por pagar de la compañía.
 Saldos correctos de las entradas pendientes por facturar por parte de los proveedores.
 Saldos correctos de las cuentas de retención en la fuente.
 Saldos correctos de la cuenta de IVA descontable.
 Saldos correctos de las cuentas de gastos.
 Saldos correctos de las cuentas de inventario
 Saldos correctos de las cuentas de procesos.
 Saldos correctos de la cuenta del costo.
 Informe sobre la antigüedad de las entradas pendientes por facturar.
 Informe sobre el número de facturas procesadas durante el mes.
 Informe sobre la antigüedad de las cuentas por pagar.

Canal de salida:
 SAP
 Correos
 Reuniones

Clientes

 Contabilidad general.
 Tesoreria.
 Costos.
 Impuestos.
 Planeación financiera.
 Contraloría.
 Proveedores

Indicadores: Archivo de Excel

PROCESO NOTAS CREDITO PEDIDOS DE DEVOLUCION

Entradas:
 Nota Credito Proveedor.
 Pedido de Devolución
 Salida de mercancía (MIGO).
 Incidente de devolución resuelto. (otro proceso me alimenta con esta entrada).

Usuarios:
 Auxiliar Contable (Causación y Gestion)

Insumos:
 Informe partidas individuales cuenta mayor (TX: FBL3N) cuenta 26-01.
 Remisión de devolución de mercancía.

Riesgos:
 Operativos Pedidos de Devolución:
o Salidas de mercancía en el sistema sin entregar la tela al proveedor
o Entrega de tela al proveedor sin realizar la salida del inventario. (Esto implica pagar de
más al proveedor ya que no se cuenta con información para la solicitud de la NC).
o Error en la cantidad registrada en el sistema versus la cantidad real devuelta al
proveedor
 Legales
o Que la NC no cumpla con los requisitos mínimos legales
 Financiero
o Que no haya facturas para realizar los cruces y el proveedor no pueda responder por
el dinero
 Factores:
o Fallas en el sistema SAP
o Ingreso de información de manera errada

Indicadores: (archivo Excel Don Nelson)

Salidas:
 Saldos correctos de las cuentas por pagar de la compañía.
 Saldos correctos de las salidas pendientes por nota crédito por parte de los proveedores.
 Saldos correctos de las cuentas de retención en la fuente.
 Saldos correctos de la cuenta de IVA por devolución.
 Saldos correctos de las cuentas de gastos cuentas no operacionales
 Saldos correctos de las cuentas de inventario
 Saldos correctos de la cuenta del costo.
 Informe sobre la antigüedad de las salidas pendientes por nota crédito.
 Informe sobre el número de notas crédito procesadas durante el mes.
 Informe sobre el estado de los pedidos de devolución.
Canal de salida:
 SAP
 Correos
 Reuniones

Clientes
 Contabilidad general.
 Tesoreria.
 Costos.
 Impuestos.
 Planeación financiera.
 Contraloría.
 Proveedores
PROCESO NOTAS CREDITO REPROCESO

Entradas:
 Nota Crédito Proveedor.
 Orden de reproceso
 Factura de Reproceso

Usuarios:
 Auxiliar Contable (Causación y Gestion)

Insumos:
 Informe ordenes de reproceso
 Cuenta 26-1 TX: FBL3N
 Cuenta 26-6 TX: FBL3N

Riesgos:
 Operativos Reprocesos:
o Que el proveedor no envié la NC y se paguen las dos facturas (inicial y reproceso)
o Que no se realice un control y el reproceso no ingrese y no se haga el cobro respectivo
al proveedor
Financiero:
o Que se cree la orden con 4000 y no como reprocesos 5000

 Legales
o Que la NC no cumpla con los requisitos mínimos legales
o Que no haya facturas para realizar los cruces y el proveedor no pueda responder por
el dinero
 Factores:
o Fallas en el sistema SAP
o Ingreso de información de manera errada

Indicadores: Archivo de Excel

Salidas:
 Saldos correctos de las cuentas por pagar de la compañía.
 Saldos correctos de la cuenta del costo.

Canal de Salida:
 Presentación de Informe de cierre de mes
PROCESO CREACION PROVEEDORES

Entradas:
 Formato de solicitud de creación de proveedor y documentos soportes
 Solicitud de actualización de Información proveedores (después de inactividad 1 año)

Usuarios:
 Auxiliar Contable

Insumos:
 Formulario creación proveedores totalmente diligenciado
 Rut con vigencia no mayor a 1 año
 Cámara de comercio con vigencia no mayor a 3 meses
 Certificación bancaria con vigencia 1 mes
 Sarlaft
 Formato de la factura
 Concepto de sustentabilidad
 Planilla seguridad social (si es persona natural y nos presta un servicio)

Riesgos:
 Operativos:
o Error en digitación de cuenta bancaria
o Creación de proveedor con documentos que no cumplen los requisitos
o Error en información suministrada por el área de cartera (mal diligenciamiento de
formato creación de asesoras)
o Bases de Datos de proveedores con información desactualizada
 Legales
o Creación de un proveedor sin todos los documentos soportes anexos y sin firmas
 Tributarios
o Error en el indicador de retenciones

Indicadores: archivo Excel

Salidas:
 Base de datos de proveedores
 Informe de indicadores de retención
 Informe de empleados

Canal de Salida:
 SAP
 Correos
 Clientes

Todas las áreas de la compañía

 Contabilidad general.
 Tesoreria.
 Impuestos.
 Contraloría
 Sustentabilidad
 Nomina
 Cartera
 Abastecimientos
 No operacionales

PROCESO ATENCION PROVEEDORES

Entradas:
 Estados de cuenta
 Solicitud de Certificados de Retenciones
 Solicitud de relación de Pagos
 Formatos de Información Proveedores (Créditos, Actualización información, Tributarios)
 Solicitud Documentos legales
 Solicitud de Modificación de indicadores de retención
 Solicitud de elaboración de Cartas de Ingresos Salariales (Asesoras)
 Solicitud de elaboración de Certificados Comerciales

Usuarios:
 Auxiliar Contable

Riesgos:
 Operativos:
o Notificación de facturas canceladas que no correspondan
o Error en el diligenciamiento del formato
o Retraso en él envió de la información
o Envió de información desactualizada
o Envió documentos que no correspondan
o Recibo de información desactualizada
o Recibo de información errónea
o Recibo de solicitud por medios no autorizados
o Error en las fechas para el cálculo de los ingresos salariales
 Legales
o Suministrar información confidencial de la empresa
o Recibo de información Falsa por parte de proveedores externos
 Tributarios:
o Error en la asignación del indicador
o No obtención de la totalidad de los certificados implica inconsistencias en las
declaraciones tributarias

Indicadores: archivo Excel

Salidas:
 Certificados de retención en la fuente
 Certificados de retención de IVA
 Certificado de retención ICA
 Carta de Ingresos Asesoras
 Certificados Comerciales
 Formatos diligenciados
 Informes
 Estados de cuenta

Canal de Salida:
 Correo
 Formatos físicos
 Entrega personal

Clientes
Todas las áreas y proveedores
 Contabilidad general.
 Tesoreria.
 Impuestos.
 Contraloría
 Asesoras
 Proveedores
 Cartera
 Compradores
PROCESO CONCILIACION CUENTA POR PAGAR PROVEEDORES

Entradas:
 Estado de cuenta del proveedor

Usuarios:
 Analista Contable

Insumos
 SAP
 WM

Riesgos:
 Operativos:
o Perdida de facturas
o Afectación en las relaciones comerciales
o Retrasos en los pagos a proveedores
 Tributarios:
o Dejar de reconocer costos
o Dejar de reconocer impuestos
o Omisión de facturas del año fiscal

Indicadores: archivo Excel

Salidas:
 Conciliación

Canal de Salida:
 Correos

Clientes
 Contabilidad general
 Tesoreria
 Proveedor
PROCESO GESTION (Incidente de facturacion)

Entradas:
 Factura con novedad
 Nota crédito con Novedad

Usuarios:
 Auxiliar Contable

Insumos
 SAP
 WM
 Cuadro de novedades
 Bodegas (Auxiliares de Ingresos)
 Negociadores
 Proveedor (externo)

Riesgos:
 Operativos:
o Pago de facturas por mayor o menor valor
o Retraso en el proceso de causación
o Retraso en el pago de la factura

 Tributarios:
o Ingreso de facturas en meses diferentes al de la fecha de expedición

Indicadores: archivo Excel

Salidas:
 Novedad solucionada
 Factura u orden corregida

Canal de Salida:
 WM
 Correo

Clientes
 Auxiliar Causación
 Proveedor
PROCESO DE TELAS, INSUMOS Y PROCESOS

 El proceso inicia con el ingreso de la factura, la cual es entregada por el proveedor en el centro
documental, que se encarga de escanear y cargar al software de Workmanager.
 El auxiliar contable se asigna las facturas en WM y las causa en SAP por la TX: Miro o FB60.
 Para el procesos de ingreso de la factura en la Miro el auxiliar debe diligenciar los datos
básicos (fecha, consecutivo de la factura, seleccionar indicador de impuesto, valor total de la
factura) y llamar la orden de compra, la cual contiene toda la información de la mercancía que
factura el proveedor (cantidad, precio, descripción del producto), esta información se valida
contra lo que factura el proveedor, si la factura concuerda se validan las retenciones y se
cumple tanto en SAP como en WM.
 Si la factura presenta diferencias con respecto a la orden de compra el auxiliar reasigna la
factura a la persona encargada de gestionar las novedades, especificándole a que corresponde
la diferencia o que novedad presenta la factura.
 El auxiliar encargado de la gestión de las novedades verifica a diario las facturas que le fueron
reasignadas con novedad, las descarga en un archivo de Excel
(\\copernico\Diferencias_facturas\TELAS-INSUMOS-PROCESOS Y CONFECCIÓN) con el cual
lleva el control de las novedades y los tiempos de respuesta de cada una.
 Si la factura presenta diferencia en precio, se valida con el comprador por medio de correo
electrónico o chat interno, este tiene un plazo máximo de 24 horas para dar respuesta. Si el
comprador informa que el precio de la factura está bien y en la orden hay error, él debe
modificar la orden en SAP, la factura se reasigna al auxiliar de causación para que cumpla el
proceso. Si la factura tiene el precio malo se realiza la gestión con el proveedor. Si el
proveedor factura a un mayor valor se solicita nota crédito y la factura se causa llevando la
diferencia a la cuenta 26-6, si facturo a un menor valor se solicita factura adicional y la factura
se causa llevando la diferencia a una cuenta de variación. Si el comprador no da respuesta
dentro del plazo estipulado la factura se causa llevando la diferencia a la cuenta de variación.
También se puede presentar el caso de que el proveedor prefiera modificar la factura para
esto se devuelve desde WM la factura al centro documental para que el proveedor pueda
reclamar la factura mala y radicar la nueva.
 Si la diferencia corresponde a cantidad se valida con bodega de telas, centro de integración, o
comprador según corresponda. Se envía correo a la persona encargada de gestionar las
inconsistencias, este se encarga de informar si la diferencia está dentro del rendimiento o
límite de tolerancia, si este es el caso la factura se vuelve a reasignar al auxiliar encargado de
causación para que la cause y la diferencia se lleva a una cuenta de variación, si el proveedor
facturo mayor cantidad se solicita nota crédito y la factura se causa llevando la diferencia a la
cuenta 26-6, si el proveedor facturo menor cantidad e informa que va a facturar la cantidad
que hace falta, se causa la factura modificando la cantidad para que quede pendiente la
diferencia que se factura luego.
 Si la factura presenta problemas sea por fecha, datos erróneos, valores mal calculados o no
cumple con algún requisito legal, se realiza devolución en WM y se notifica vía correo
electrónico al proveedor para que pase a recoger la factura.
 Por FB60 se causan las facturas que no tienen orden de compra, por lo general son las facturas
adicionales que se solicitan o algún proceso adicional que el proveedor tuvo que realizar.
 La auxiliar encargada de realizar la gestión de las novedades, también debe monitorear la
cuenta 26-1. Para esto diariamente debe realizar la MR11, luego compensar la cuenta por la
TX: F.13 y generar el informe de la cuenta 26-1 por la TX: FBL3N. En este informe se visualizan
todos los ingresos de mercancía realizados por las bodegas, se filtran los ingresos del proceso
que corresponde y se revisa que las órdenes no tengan más de 5 días desde la fecha de
creación hasta la fecha de revisión del informe. Las órdenes que tengan más de 5 días se
deben gestionar con el proveedor. Primero se verifica si el proveedor ya facturo la orden que
aparece pendiente, en caso de que ya este facturada se solicita al proveedor copia de la
factura con sello de radicado de la empresa para verificar donde quedo la factura y poder
causarla. Si el proveedor informa que no ha facturado la orden se solicita que realice la factura
lo más pronto posible.

NOTAS CREDITO

 PEDIDOS DE DEVOLUCION

Los pedidos de devolución se presentan en el proceso de compra de telas debido a que la tela
llegue con problemas como mala calidad, sobrepase rendimientos, entre otros. Esto implica
realizar una devolución de la tela al proveedor.

 El proceso de pedidos de devolución inicial con la generación del informe de la cuenta 26-1 en
la TX: FBL3N. En este informe se filtran los pedidos de devolución los cuales corresponde a los
que inician el con consecutivo 54000---, este informe se confronta contra los soportes físicos
de la entrega de la tela, los cuales se encuentran consignados en una carpeta digital
(\\copernico\Recepcion_Telas\DEVOLUCIONES\SCANNER 2018) que es alimentada por el
personal de bodega de telas encargado de las devoluciones, se revisa que el proveedor ya
haya recogido la tela para poder solicitar la nota crédito correspondiente, la cual tiene un
plazo máximo de 8 días para ser enviada. Si transcurridos los 8 días la nota crédito no ha
llegado se realiza gestión con el proveedor para verificar si existe algún inconveniente. Si
existe algún inconveniente se gestiona con el comprador o bodega de telas según
corresponda.
 Cuando el proveedor envía la nota crédito se radica en el centro documental, estos la cargan a
WM y la auxiliar de contabilidad encargada de los pedidos de devolución la toma para realizar
la causación de esta en SAP por la TX: MIRO (Abono). En el momento de la causación se
presenta variación entre el pedido y la nota, las cuales se deben verificar si corresponden a
conversión de unidad de medida o por error en el ingreso de la información. Si corresponde a
unidad de medida la diferencia se causa llevándola a la cuenta de variación. Si es por error en
el ingreso de la información se solicita al encargado de devoluciones en bodega que modifique
dicho ingreso y se causa la nota crédito.
 Luego de causar las notas crédito se realiza la compensación de estas con la factura
correspondiente, para esto se ingresa a la TX: F-44 si la devolución cruza completamente con
la factura y no queda saldo por cancelar, por la TX: FB05 si la nota crédito no cubre la factura
en su totalidad y queda saldo por cancelar.
 REPROCESOS

Los reprocesos se presentan los procesos de estampación y tintorería de telas, cuando la tela que
se envió al proveedor llega con problemas que no cumplen con los estándares de la empresa, en
estos casos se devuelve la tela al proveedor para que la reprocese y la envié nuevamente. Para
esto se genera una nueva orden que comienza por 5000 y un nuevo pedido para realizar el ingreso
en bodega. El proveedor debe enviar la tela reprocesada acompañada por una nota crédito y una
factura.

 Cuando el proveedor trae la nota crédito y la factura, las radica en el centro documental,
ellos se encargan de escanearlas y subirlas al software de WorkManager. El auxiliar de
contabilidad encargado de los pedidos de devolución se asigna las notas crédito, revisa
que en la nota se relacione la factura o el pedido del reproceso para poder causarla en SAP
por la TX: MIRO (Abono). En caso de que la nota no relacione la factura o el pedido del
reproceso debe relacionar la factura inicial que genero el reproceso y con los datos de esta
el auxiliar debe buscar la orden del reprocesos realizando un proceso adicional por la TX:
zpp_rep_wip en el cual se realizan varios filtros para poder llegar a esta orden y así causar
la NC.
 La nota crédito debe coincidir en cantidad y precio con la factura del reproceso, en caso no
de no hacerlos se debe informar al proveedor para que realice la modificación de alguna
de la dos.
 Luego de tener los dos documentos causados se realiza la compensación de estos y se
solicita realizar el proceso de 102 el cual se encarga de anular la MIGO para cerrarla orden.
 La persona encargada de los reprocesos debe generar un informe mensual para la gestión
de los reprocesos. Se debe verificar que las órdenes de reprocesos tengan su respectiva
factura y nota crédito y se haya realizado el 102 para cerrar la orden. En el caso de no
cumplir con lo anterior se identifica cual es la novedad y se gestiona con el personal
encargado según el caso.

 INCONSISTENCIAS EN FACTURA

Existen notas crédito que se generar cuando una factura presenta diferencia por cantidad, precio,
o tiene alguna novedad por parte del comprador. En este caso se verifica la novedad y se causa
por la TX: FB65 y se compensa con la factura que corresponda.

 Cuando corresponde a cantidad o precio estas diferencias se llevan a la cuenta 26-6, esta
cuenta se monitorea para verificar que los proveedores si estén enviando las notas crédito
o de lo contrario se realiza la gestión necesaria para poder mantener la cuenta
compensada.
CONCILIACION CUENTA POR PAGAR (2205)

El proceso de conciliación de la cuenta por pagar se realiza mensualmente y está a cargo de la

analista contable. Para realizar el proceso se genera en SAP un informe por la TX: FBL3N de la
cuenta 220501, del cual se toman una muestra de proveedores a los cuales se les envía correo
solicitando un estado de cuenta con corte al mes inmediatamente anterior, con el fin de verificar
que los saldos entre las dos empresas estén iguales.

Luego de que el proveedor envié el estado de cuenta, este se confronta con la cuenta por pagar,
para esto se genera por la TX: FBL1N la cartera de cada proveedor y se realiza el cruce de cuentas
en Excel. Si las cuentas concuerdan en cantidad de facturas y notas crédito y saldos de cada una se
envía un correo al proveedor informando la conformidad con los saldos. Si la conciliación genera
diferencias se revisa cada una y se especifica en el informe que novedad tienen y se envía al
proveedor dicho informe con cada anotación para su revisión. Para el mes siguiente se solicita
nuevamente el estado de cuenta a estos proveedores con el fin de verificar que las inconsistencias
informadas si se hayan corregido.